संदेशों को नियमों से प्रबंधित करने के बारे में

नियम (नियम: ई-मेल संदेशों या मीटिंग अनुरोधों पर एक या उससे ज्यादा की गई स्वचालित क्रियाएँ जो निश्चित शर्तों को, उन शर्तों में अपवादों के साथ, पूरा करती हैं. नियम फ़िल्टर के रूप में भी संदर्भित किए जाते हैं.) आपके ई-मेल संदेशों में क्रियाओं का पालन करते हुए प्रबंध करने में मदद करता है, जो दशाओं के एक विशिष्ट सेट की से मेल खाए. एक नियम निर्मित करने के बाद आप Microsoft Outlook नियमों को तब लागू करता है, जब संदेश आपके इनबॉक्स में आए या जब आप एक संदेश भेजें. उदाहरण के लिए, आप अपने आप कर सकते हैं:

  • जितेंद्र जायसवाल द्वारा भेजे गए समस्त संदेश जब आपके इनबॉक्स में आएँ, तो आप उन्हें अपने प्रबंधक को आगे भेजें.
  • आपके द्वारा भेजे गए विषय बॉक्स में ''विक्रय'' शब्द वाले सभी संदेशों को विक्रय श्रेणी में असाइन करें.
  • आपके प्रबंधक से प्राप्त प्रत्येक मीटिंग अनुरोध अथवा मीटिंग अद्यतन को फ्लैग करें.

नियम दो साधारण श्रेणियों में आते हैं: प्रमाणीकरण और संगठन. जब आप एक कुछ तरीकों के विशेष संदेश पाते हैं तो प्रमाणीकरण नियम आपको चेतावनी देते हैं. उदाहरण के लिए, जब आप अपने परिवार के सदस्य का संदेश पाते हैं तो आप ऐसा नियम बना सकते हैं, जो अपने आप एक ई-मेल संदेश आपके मोबाइल टेलीफोन से भेज दे. संगठन नियम एक या अधिक क्रियाओं को संदेश पर प्रदर्शित करते हैं. उदाहरण के लिए, आप एक ऐसा नियम बना सकते हैं जो एक विशेष दिन विशिष्ट संदेशों को फ़ोल्डर में ले जाए या ध्वजांकित कर दे.

आप एक या एक से अधिक नियम स्वयं चला सकते हैं. स्वयं के नियम चलाना आपको पहले से आपके इनबॉक्स अथवा अन्य फ़ोल्डर में रखे संदेशों का चयन कर उन्हें लागू करने की सुविधा प्रदान करता है.

जब एक संदेश किसी क्रिया को फॉलो-अप करने के लिए ध्वजांकित किया जाता है अथवा उच्च महत्व के साथ चिह्नित किया जाता है, आप विशेष स्थितियों में अपने नियमों में अपवाद इसी तरह से जोड़ सकते हैं. यदि कोई भी अपवाद आपको मिलता है जो आपने उल्लेखित कर रखा है, तो नियम संदेश पर लागू नहीं होगा.

दिखाएँसर्वर आधारित नियम तथा केवल-क्लाइंट नियम

यदि आपका Microsoft Exchange Server पर एक ई-मेल पता (ई-मेल खाता: किसी ई-मेल सेवा से कनेक्ट करने के लिए Outlook द्वारा उपयोग किया गया सर्वर नाम, उपयोगकर्ता नाम, पासवर्ड, और ई-मेल पता. आप अपने व्यवस्थापक या इंटरनेट सर्विस प्रोवाइडर (ISP) के द्वारा प्रदान की गई जानकारी के उपयोग से ई-मेल खाता बनाते हैं.) है, तो सर्वर आपके संदेशों पर तब भी नियम लागू कर सकता है जब आउटलुक नहीं चलता है. ये सर्वर-आ‍धारित नियम कहलाते हैं. जब आप संदेशों को सर्वर पर इनबॉक्स में प्राप्त करते हैं, तो नियमों को लागू करने के लिए सेट होना और सर्वर पर पूर्णतया चालू करने के लिए सक्षम होना आवश्‍यक है. उदाहरण के लिए, यदि क्रिया यह प्रदर्शित करती है कि संदेश मुद्रित हो चुका है तो नियम सर्वर पर लागू नहीं होगा. यदि नियम सर्वर पर लागू नहीं होता, तो यह आउटलुक शुरू करते ही लागू हो जाएगा.

नियम के अंत‍ में जुड़ा हुआ "केवल-क्लाइंट" शब्द सर्वर पर लागू नहीं होता है. अन्य समस्त नियमों के बाद केवल-क्लाइंट नियम लागू होता है. यदि आपकी नियमों की सूची में ऐसे नियम हैं जो सर्वर पर चल सकते हैं, और ऐसे नियम भी हैं जो सर्वर पर नहीं चल सकते, तो सर्वर-आधारित नियम पहले लागू होते हैं, उनके बाद में केवल-क्लाइंट नियम.

दिखाएँवितरण प्राप्ति सूचना, वोटिंग प्रतिक्रिया, और कार्यालय से बाहर सूचनाएँ

वितरण प्राप्ति सूचना, पढ़ा गया प्राप्ति सूचना, वोटिंग प्रतिक्रिया, और कार्यालय से बाहर सूचनाएँ संदेशों की तरह माना जाता है. उदाहरण के लिए, जब आप एक नियम बनाते हैं जो आइटम्स (आइटम: कोई आइटम आधारभूत तत्व होता है जो Outlook (अन्य प्रोग्राम्स में किसी फ़ाइल के समान) में जानकारी रखता है. आइटम्स में ई-मेल संदेश, अपॉइंटमेंट्स, संपर्क, कार्य, जर्नल प्रविष्टियाँ, नोट्स, पोस्ट किए गए आइटम्स, और दस्तावेज़ होते हैं.) को विषय बॉक्स में "मीटिंग" शब्द के साथ मूव करता है, तो समस्त वितरण प्राप्ति सूचना, वोटिंग प्रतिक्रिया, और कार्यालय से बाहर सूचनाएँ जो उस स्थिति से मिलती है, मूव हो जाएगी.

नोट  यदि एक वोटिंग प्रतिक्रिया इनबॉक्स में मूव कर दी जाती है, तो प्रतिक्रिया अपने आप वास्तविक संदेश में ट्रैक हो जाएगी.

दिखाएँमीटिंग अनुरोध, कार्य अनुरोध, और दस्तावेज

मीटिंग अनुरोध, कार्य अनुरोध, और दस्तावेजों को संदेश माना जाता है. उदाहरण के लिए, जब आप एक नियम बनाते हैं जो आइटम्स (आइटम: कोई आइटम आधारभूत तत्व होता है जो Outlook (अन्य प्रोग्राम्स में किसी फ़ाइल के समान) में जानकारी रखता है. आइटम्स में ई-मेल संदेश, अपॉइंटमेंट्स, संपर्क, कार्य, जर्नल प्रविष्टियाँ, नोट्स, पोस्ट किए गए आइटम्स, और दस्तावेज़ होते हैं.) को विषय बॉक्स में "मीटिंग" शब्द के साथ मूव करता है, तो अन्य कार्य अनुरोध अथवा मीटिंग अनुरोध जो उस स्थिति से मिलती है, मूव हो जाएगी. फिर भी, नियम बनाते समय निम्नलिखित सीमाओं का ध्यान रखें जो इन प्रकारों के आइटम्स पर प्रभाव छोड़ती हैं:

  • एक आइटम नॉन-मेल फ़ोल्डर में जाने के बाद वैसा कार्य नहीं करेगा जैसा आप आशा कर रहे हैं. उदाहरण के लिए, यदि एक संदेश कैलेण्‍डर फ़ोल्डर में जाता है, तो नई अपॉइंटमेंट निर्मित नहीं होगी.
  • यदि किसी नियम का उपयोग करते हुए एक मीटिंग या कार्य प्रतिक्रिया हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में चले गए हैं, तो ट्रैक किया जा रहा वास्तविक आइटम अद्यतन नहीं होगा.
  • यदि मीटिंग अनुरोध अपने हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में चला गया है, तो मीटिंग कैलेण्‍डर में नहीं जुड़ सकता.
  • नियम जो आपके भेजे गए संदेशों को प्रभावित करते हैं, कार्य अनुरोध और मीटिंग अनुरोध पर लागू नहीं होंगे.
 
 
इनपर लागू:
Office 2003, Outlook 2003, Outlook