Business Contact Manager में गैजेट्स उपयोग करना

Outlook के लिए Business Contact Manager विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए चार्ट्स में आपकी व्‍यावसायिक गतिविधि के बारे में अप-टू-डेट जानकारी प्रदर्शित करता है -- या गैजेट्स (gadget: A tool that displays business data in charts and graphs. Gadgets are displayed in a workspace and on the dashboard. Examples are the sales funnel, campaign comparison, and overdue business project gadgets. ) -- जिसे आप Business Contact Manager डैशबोर्ड या किन्‍हीं कार्यस्‍थानों (workspace: The Contact Management, Sales, Marketing, and Project Management folders in which users can view business information, open records, and analyze business data. The workspaces are divided into a section for gadgets and a section for tabs.) में जोड़ सकते हैं.

गैजेट्स के साथ, आप उस जानकारी को भी चुन सकते हैं जिसे आप चाहते हैं और जहाँ इसे आप चाहते हैं. आप प्रदर्शित डेटा से रिपोर्ट्स भी मुद्रित कर सकते हैं.

यह आलेख Outlook के लिए Business Contact Manager में उपलब्‍ध गैजेट्स और आप उसके साथ कैसे कार्य कर सकते हैं, का विवरण देता है.

इस आलेख में


गैजेट्स को समझना

क्‍या आप जानना चाहते हैं कि आपके शीर्ष विक्रय वाले उत्‍पाद अभी कौन हैं ? शीर्ष विक्रय वाले गैजेट्स पर एक नज़र डालें.

उन लीड्स को क्‍वालिफ़ाई करने में आपके प्रयासों वर्तमान स्‍थिति क्‍या है ? विक्रय फ़नल गैजेट को देखें .

क्‍या आपको नवीनतम विपणन अभियान पर आपके व्‍यय को समायोजित करने की आवश्यकता है? अभियान तुलना गजैट आपको आपके सक्रिय अभियानों द्वारा जनरेट किए हुए अपेक्षित आय को दिखाते हैं .

Outlook के लिए Business Contact Manager के पास विभिन्न गैजेट्स हैं जिसे आप अपने व्‍यवसाय की स्‍थिति के त्‍वरित स्‍नैपशॉट को प्राप्त करने के लिए उपयोग कर सकते हैं. ये गैजेट्स चार्ट्स आपके प्रदर्शित करते हैं रिकॉर्ड्स (रिकॉर्ड: कोई पूर्ण अकाउंट, बिज़नेस कॉन्टेक्ट, या अपॉर्च्युनिटी प्रपत्र. रिकॉर्ड में अकाउंट, बिज़नेस कॉन्टेक्ट, या अपॉर्च्युनिटी की जानकारी के साथ-साथ उनमें लिंक किए गए अन्य रिकॉर्ड और आइटम होते हैं.) में दर्ज की गई जानकारी के विज़ुअल सारांशों को प्रदर्शित करते हैं. वे तब अद्यतन किए जाते हैं जब भी आप डैशबोर्ड या गैजेट्स को शामिल किए कार्यस्‍थान खोलते हैं या जब आप ताज़ा करें क्‍लिक करते हैं.

 नोट   अधिक परिश्रमी आप और आपके कर्मचारियों के बारे में विपणन गतिविधियों (marketing activity: An action that is intended to sell or identify products and services for a selected group of recipients. Marketing activities can include call lists, e-mail messages, and printed flyers.) में लीड्स (लीड: संभावित ग्राहक, जिसे विक्रय प्रतिनिधि से कनेक्ट होना चाहिए और विक्रय अवसर के रूप में या तो योग्य या अयोग्य होना चाहिए.) को लिंक करना अवसर (अपॉर्च्युनिटी: किसी अकाउंट या बिज़नेस कॉन्टेक्ट में अपने उत्पाद या अपनी सेवाएँ बेचने का अवसर.) रिकॉर्ड्स बनाते हुए खाता (अकाउंट: कोई व्यवसाय या संगठन, जिसके साथ आप व्यवसाय करते हैं. यदि कोई सेवा प्रदान की जा रही हो, जैसे दंत संबंधी या चिकित्सकीय सेवा, तो अकाउंट कोई ग्राहक भी हो सकता है.) और व्‍यावसायिक संपर्क (बिज़नेस कॉन्टेक्ट: वह व्यक्ति, जिसके साथ आप किसी कंपनी या संगठन में व्यवसाय करते हैं.) में डेटा दर्ज करना और आगे, के बारे में है, अधिक मूल्‍यवान आपके गैजेट्स में प्रदर्शित सारांश डेटा होगा.

गैजेट्स अपना डेटा कहाँ से प्राप्त करते हैं ?

आपको गैजेट में डेटा देख सकने के पहले, आपको Business Contact Manager डेटाबेस (Business Contact Manager डेटाबेस: अकाउंट, बिज़नेस कॉन्टेक्ट, अपॉर्च्युनिटी, बिज़नेस प्रोजेक्ट्‍स या अन्य आइटम्स के बारे में जानकारी संग्रहीत करने वाला डेटाबेस.) में अपनी व्‍यावसायिक जानकारी प्राप्त करना आवश्‍यक है. गैजेट्स केवल आपके लिए आवश्‍यक जानकारी के साथ चार्ट्स प्रदर्शित करने के लिए सॉर्ट किए गए डेटा को क्‍वेरी करते हैं.

अपने व्‍यावसायिक डेटा को मैन्‍युअल रूप से दर्ज करने प्रपत्रों का उपयोग करें या Business Contact Manager में अपना डेटा आयात करें में डेटा आयात करें. निम्‍न अनुभाग प्रत्‍येक गैजेट और उनके द्वारा प्रदर्शित किए जाने वाले डेटा को कैसे दर्ज करें, का विवरण देते हैं.

विक्रय गैजेट्स

विक्रय गैजेट्स आपके उस विक्रय संसाधन के क्षेत्र पर फ़ोकस करते हैं जिसे आपके ध्यान देने, हाइलाइट्स और चुनौतियों की आवश्‍यकता है . दो विशेष रूप से विस्तृत गैजेट्स, विक्रय पाइपलाइन और विक्रय फ़नल विक्रय पाइपलाइन और विक्रय फ़नल गैजेट्स में पूर्ण रूप से वर्णन किए गए हैं.

विक्रय फ़नल गैजेट

जिस विक्रय स्तर पर है, उसके द्वारा विक्रय अवसरों को प्रदर्शित करने वाला गजेट.

विक्रय गैजेट के किसी डेटा को देखने के लिए, आपको पहले अवसर रिकॉर्ड्स बनाना आवश्‍यक है. आप जिस जानकारी को देखना चाहते हैं, उसके प्रकार पर निर्भर होने पर आपको अवसर रिकॉर्ड में उत्‍‍पाद और सेवा आइटम्‍स (उत्पाद और सेवाएँ आइटम: वे वस्तुएँ और सेवाएँ, जिन्हें आप खरीदते या बेचते हैं, या खरीदने या बेचने का प्रस्ताव देते हैं.) को जोड़ने की आवश्‍यकता होगी.

आय जानकारी को प्रदर्शित करने के लिए किसी गैजेट हेतु आपको प्रायिकता प्रतिशत दर्ज करना और अवसर रिकॉर्ड में उत्‍पाद और सेवा आइटम्‍स को जोड़ना आवश्यक है. अपेक्षित आय प्रायिकता प्रतिशत और कुल उत्‍पाद और रिकॉर्ड्स पर सेवा आइटम्‍स से होती है. आय कुल उत्‍पाद और रिकॉर्ड्स पर सेवा आइटम्‍स से आती है.

 नोट   अवसर रिकॉर्ड्स का खाता या व्‍यावसायिक संपर्क रिकॉर्ड्स से लिंक किया जाना आवश्‍यक है .

इस गैजेट में डेटा देखने के लिए ... ...अवसर रिकॉर्ड पर इन फ़ील्ड्स में डेटा दर्ज करें गैजेट सुप्त ग्राहकों
को प्रदर्शित करता है विक्रय चरण (खाता या व्‍यावसायिक संपर्क रिकॉर्ड से लिंक किया गया कम से कम एक अवसर को ग्राहक निर्धारित करने के लिए नजदीकी जीत का विक्रय चरण होना आवश्‍यक है) वह खाते और व्‍यावसायिक संपर्क जिसके साथ आपने चयनित अंतराल के लिए कोई संचार नहीं किया है और अनुमानित आय जिसका प्रतिनिधित्‍व प्रत्‍येक करता है .
विक्रय पाइपलाइन
  • प्रायिकता (0%से बड़ा होना आवश्‍यक है),
  • नजदीकी दिनांक
  • उत्पाद और सेवाएँ.
अपेक्षित नजदीकी दिनांको द्वारा बंद विक्रय अवसरों को खोलें.
विक्रय फ़नल
  • प्रायिकता (0%से बड़ा होना आवश्‍यक है),
  • विक्रय चरण
  • उत्पाद और सेवाएँ.
विक्रय चरणों द्वारा खुले अवसर.
शीर्ष ग्राहक विक्रय चरण (must be नजदीकी जीत होना आवश्‍यक है) और उत्‍पाद और सेवाएँ वे ग्राहक जिन्‍होंने आपकी कंपनी में धन राशि या सकल लाभ से अधिकांश पैसा ख़र्च किया.
शीर्ष उत्‍पाद विक्रय चरण (नजदीकी जीत होना आवश्‍यक है),नजदीकी दिनांक और उत्‍पाद और सेवाएँ समय के साथ, विक्रय की गई संख्‍याओं, आय या समल लाभ द्वारा अपने तक अपने श्रेष्ठ-विक्रय उत्‍पादों को चार्ट करें.
शीर्ष संदर्भ इसके द्वारा प्रारंभ किया गया में वह खाता या व्‍यावसायिक संपर्क का नाम होना आवश्‍यक है जिसने आपकी कंपनी के लिए व्‍यवसाय को संदर्भित किया है . संदर्भित व्‍यवसाय से आय का डेटा देखने के लिए आपको नजदीकी जीत, का विक्रय चरण का चयन करना उत्‍पाद और सेवाएँ को जोड़ना आवश्‍यक है. धन मान या संपर्कों की संख्‍या द्वारा नए व्‍यवसाय के लिए श्रेष्ठ स्रोत.

विणनण गैजेट्स

विपणन गतिविधियाँ (marketing activity: An action that is intended to sell or identify products and services for a selected group of recipients. Marketing activities can include call lists, e-mail messages, and printed flyers.) और विपणन अभियान विपणन गैजेट्स के मुख्‍य कार्य हैं. इन गैजेट्स से सर्वाधिक प्राप्त करने के लिए आपको वह प्रत्‍येक विपणन गतिविधि और अभियान के लिए विस्‍तृत रिकॉर्ड्स बनाने की आवश्‍यकता होगी जिसे आप संचालित करते हैं. आप खातों की संख्‍या, व्‍यावसायिक संपर्क, लीड्स या वे अवसर जिसे वे उत्‍पन्‍न करते हैं या आय, व्‍यय या बजट राशि द्वारा गतिविधियों और अभियानों की तुलना कर सकते हैं.

सटीक वित्तीय जानकारी के लिए, प्रत्‍येक विपणन गतिविधि रिकॉर्ड पर इन विवरणों को शामिल करना सुनिश्चित करें:

  • विवरण पृष्ठ पर बजट की गई लागत फ़ील्‍ड
  • ट्रैक पृष्ठ पर वास्‍तविक लागत फ़ील्‍ड
  • विपणन गतिविधियों के परिणाम वाले सभी विक्रय अवसर या खाता, व्‍यावसायिक संपर्क या लीड रिकॉर्ड्स पर प्रत्‍येक रिकॉर्डस इसके द्वारा प्रारंभ किया गया फ़ील्‍ड में गतिविधि नाम दर्ज करें. उन उत्‍पादों और सेवाओं का कुल जो अवसर प्रपत्र पर सूचीबद्ध हैं, वांछित आय को परिकलित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं.

 यु्क्ति   यदि आप उन फ़ोन कॉल्‍स के नंबरों को ट्रैक करना चाहते हैं जो गतिविधि प्रकार से संबद्ध हैं, तो फ़ोन लॉग के इसके द्वारा प्रारंभ किया गया फ़ील्‍ड में भी गतिविधि नाम प्रकार लिखें.

इस गैजेट में डेटा देखने के लिए ... ... आपको... ... और गैजेट
गतिविधि प्रकार विश्लेषण की आवश्‍यकता है समान प्रकार की एक से अधिक विपणन गतिविधि रिकॉर्ड को बनाएँ और जितना विवरण आप दर्ज कर सकते हैं उतना दर्ज करें . एकल प्रकार की सभी गतिविधियों की तुलना करता है जैसे कॉल सूचियाँ या समूह ई-मेल गतिविधियाँ. (एकल गतिविधि के परिणामों को देखने के लिए, विपणन कार्यस्‍थान (workspace: The Contact Management, Sales, Marketing, and Project Management folders in which users can view business information, open records, and analyze business data. The workspaces are divided into a section for gadgets and a section for tabs.) के विश्लेषण टैब का उपयोग करें.)
अभियान विश्लेषण किसी प्रकार का एक या अधिक विपणन गतिविधि रिकॉर्ड्स बनाएँ और इसे अभियान को असाइन करें और जितना विवरण दर्ज कर सकते हैं, उतना करें . चयनित विपणन अभियान में परिणामों को चार्ट्स करता है.
अभियान तुलना एक से अधिक विपणन अभियान को बनाएँ और उन प्रत्‍येक गतिविधि के लिए उतनी गतिविधि दर्ज करें जितना आप कर सकते हैं, जो उसमें शामिल हैं . सभी विपणन अभियानों की सफलता की तुलना करता है.

प्रोजेक्‍ट प्रबंधन गैजेट्स

प्रोजेक्‍ट प्रबंधन गैजेट्स आपके सभी व्‍यावसायिक प्रोजेक्‍ट्स, नियत दिनांक द्वारा प्रदर्शित, समय रेखाएँ और प्रतिशत पूर्ण की प्रगति को चार्ट करता है.

इस गैजेट में डेटा देखने के लिए ... यह रिकॉर्ड खोलें ... और इन फ़ील्ड्स में डेटा दर्ज करें
व्‍यावसायिक प्रोजेक्‍ट्स - विलंबित व्यावसायिक प्रोजेक्ट
  • प्रारंभ दिनांक
  • नियत दिनांक (वर्तमान दिनांक से पहले होना आवश्‍यक है)
  • % पूर्ण
व्‍यावसायिक प्रोजेक्‍ट्स - नियत दिनांक व्यावसायिक प्रोजेक्ट
  • प्रारंभ दिनांक
  • नियत दिनांक
  • % पूर्ण
व्‍यावसायिक प्रोजेक्‍ट्स - सभी व्यावसायिक प्रोजेक्ट
  • प्रारंभ दिनांक
  • नियत दिनांक
  • % पूर्ण
परियोजना कार्य - विलंबित प्रोजेक्ट कार्य
  • प्रारंभ दिनांक
  • नियत दिनांक (वर्तमान दिनांक से पहले होना आवश्‍यक है)
  • % पूर्ण
परियोजना कार्य - अगला नियत प्रोजेक्ट कार्य
  • प्रारंभ दिनांक
  • नियत दिनांक
  • % पूर्ण
परियोजना कार्य - सभी प्रोजेक्ट कार्य
  • प्रारंभ दिनांक
  • नियत दिनांक
  • % पूर्ण

प्रोजेक्‍ट कार्य गैजेट

गैजेट नियत दिनांकों पर पहुँच रहे व्‍यावसायिक प्रोजेक्‍ट्स से संबंधित कार्यों को प्रदर्शित कर रहा है .

सामान्य गैजेट

यह गैजेट कार्य फ़ंक्‍शन के लिए निर्दिष्ट नहीं है लेकिन कई स्‍थानों में उपयोगी हो सकता है .

  • नवीनतम व्‍यावसायिक आइटम्‍स . आपके द्वारा हाल में खोली गई आइटम्‍स की सूची, जिसमें यह इंगित करने के लिए चिह्न हैं कि प्रत्‍येक आइटम किस प्रकार का है.

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गैजेट जोड़ें या निकालें

Outlook के लिए Business Contact Manager में गैजेट्स कार्यस्‍थानों (workspace: The Contact Management, Sales, Marketing, and Project Management folders in which users can view business information, open records, and analyze business data. The workspaces are divided into a section for gadgets and a section for tabs.) द्वारा श्रेणीबद्ध किए गए हैं जिसमें बहुत संभव है कि आप उनका उपयोग करें लेकिन आप किसी भी कार्यस्‍थान या डैशबोर्ड में कोई भी गैजेट्स जोड़ सकते हैं.

डैशबोर्ड से गैजेट जोड़ना

  1. नेविगेशन फलक में, Business Contact Manager क्लिक करें.
  2. On the Ribbon, on the Home tab, in the गैजेट्स जोड़ें समूह, निम्न में से किसी एक पर क्लिक करें:
  • विक्रय
  • विपणन
  • प्रोजेक्ट प्रबंधन
  • सामान्य
  1. उस बॉक्‍स को क्‍लिक करें जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं.

गैजेट डैशबोर्ड पर दिखाई देता है . अन्‍य गैजेट्स को देखने के लिए नीचे स्क्रॉल करें.

कार्यस्थान में नया गैजेट जोड़ें

  1. नेविगेशन फलक में Business Contact Manager के तहत, कार्यस्थान को प्रदर्शित करने के लिए, निम्न में से किसी एक फ़ोल्डर पर क्लिक करें:
    • संपर्क प्रबंधन.
    • विक्रय.
    • विपणन.
    • परोयोजना प्रबंधन.
  1. रिबन पर, गैजेट्स टैब पर क्लिक करें.
  2. गैजेट्स जोड़ें समूह में, निम्न में से किसी एक पर क्लिक करें:
    • विक्रय
    • विपणन
    • प्रोजेक्ट प्रबंधन
    • सामान्य

गैजेट्स टैब

रिबन पर गैजेट्स टैब.
  1. उस गैजेट को क्‍लिक करें जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं.

गैजेट कार्यस्‍थान के शीर्ष पर दिखाई देती है.

 यु्क्ति   गैजेट को जोड़ना गैजेट क्षेत्र को स्‍वचालित रूप से प्रदर्शित करने का कारण है.

गैजेट निकालना

  • जिस गैजेट को आप निकालना चाहते हैं, निकालें बटन क्‍लिक करें गैजेट निकालना.

गैजेट बंद होता है और निकाले गए गैजेट्स द्वारा छोड़े गए अंतर को भरने के लिए शेष गैजेट्स उपर या किनारे की तरफ खिसकेंगे .

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गैजेट्स के साथ कार्य करना

प्रत्‍येक गैजेट्स विभिन्‍न बटन की सुविधा देता है .

क्लि करें परिणाम
गैजेट ताज़ा करें ताज़ा करना     आपके Business Contact Manager डेटाबेस (Business Contact Manager डेटाबेस: अकाउंट, बिज़नेस कॉन्टेक्ट, अपॉर्च्युनिटी, बिज़नेस प्रोजेक्ट्‍स या अन्य आइटम्स के बारे में जानकारी संग्रहीत करने वाला डेटाबेस.) की क्‍वेरी कर और तब वर्तमान जानकारी को प्रदर्शित कर डेटा अद्यतन करता है.
रिपोर्ट बनाना लंच रिपोर्ट     वह रिपोर्ट प्रदर्शित करता है जिस पर गैजेट डेटा आधारित है.
विकल्प विकल्प     वह संवाद बॉक्‍स खोलता है जिसे आप गैजेट में डेटा चयन करने के लिए और डेटा कैसे प्रदर्शित होता है, का चयन करने के लिए उपयोग कर सकते हैं.
गैजेट बंद करें

निकालें     कार्यस्‍थान या डैशबोर्ड से गैजेट निकालता है .

 नोट   कार्यस्‍थान और डैशबोर्ड स्‍वतंत्र रूप से ऑपरेट करते हैं. कार्यस्‍थान से गैजेट को निकालना, डैशबोर्ड से गैजेट्स को नहीं निकालता .

 नोट   गैजेट्स पुन: आकार देने योग्य नहीं हैं .

गैजेट में प्रदर्शित अनुभागों को चुनें

प्रत्‍येक गैजेट आपको जानकारी का केवल लघु नमूना दिखाता है लेकिन आप जानकारी के ठीक उन बिट्स को चुन सकते हैं जिन्‍हें आप देखना चाहते हैं. आप एक से अधिक बार अपने डैशबोर्ड या कार्यस्‍थान में, उनमें से प्रत्‍येक में प्रदर्शित किए गए विभिन्‍न डेटा से चुनकर, उन समान गैजेट को भी जोड़ सकते हैं.

  1. गैजेट पर विकल्प विकल्‍प बटन करें.
  2. संवाद बॉक्‍स में सूचियाँ और चेक बॉक्‍सेस मे चयनों क समीक्षा करें और तब उन विकल्‍पों को क्‍लिक करें जिसे आप गैजेट में देखना चाहते हैं .
  3. यदि आप लेबल्‍स को गैजेट में प्रदर्शित करना चाहते हैं तो चार्ट के अंतर्गत, गैजेट में लेबल्‍स को प्रदर्शित करने के लिए निम्‍न चेक बॉक्‍सेस में से किसी का चयन करें:
    • अक्ष शीर्षक. गैजेट चार्ट के x और y अक्षों दोनों पर डेटा के लिए लेबल्‍स प्रदर्शित करता है.
    • उपशीर्षक. गैजेट में डेटा का विवरण देते लेबल को प्रदर्शित करता है, जैसे वर्तमान गतिविधियों द्वारा जनरेट किए गए अवसर .
    • लेजेंड. गैजेट में प्रत्‍येक रंग और पट्टियों को प्रदर्शित करता है . प्रत्‍येक गैजेट पर विकल्‍प नहीं.
  4. ठीक क्‍लिक करें. गैजेट डेटा का अद्यतन किया गया है.

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गैजेट्स को व्‍यवस्‍थित करना या ले जाना

आप कार्यस्‍थान या डैशबोर्ड्स के आसपास गैजेट्स को ले जा सकते हैं .

गैजेट को ले जाने के लिए, इसे कार्यस्‍थान में नए स्‍थान पर या डैशबोर्ड पर खींचें . डैशबोर्ड पर, अन्‍य गैजेट्स स्‍थान को भरने के लिए अनुलंब रूप या क्षैतिज रूप में ले जाऐंगे.

कार्यस्‍थान गैजेट्स को एकल पंक्ति में प्रदर्शित करते हैं . उन गैजेट्स को देखने के लिए जो कार्यस्‍थान में दृश्‍यमान नहीं हैं, बाएँ या दाएँ स्‍्क्रॉल करने के लिए तीरों को क्‍लिक करें .

डैशबोर्ड स्‍तंभों में गैजेट्स प्रदर्शित करता है और यह 20 गैजेट्स तक प्रदर्शित करने के लिए विस्‍तृत कर सकता है. आप एक से चार स्‍तंभों में गैजेट्स प्रदर्शित करने के लिए चुन सकते हैं .

  1. नेविगेशन फलक में, डैशबोर्ड प्रदर्शित करने के लिए Business Contact Manager पर क्लिक करें.
  2. रिबन पर, दृश्य टैब क्लिक करें.
  3. स्‍तंभ समूह में, उन स्‍तंभों की संख्‍या क्‍लिक करें जिसे आप प्रदर्शित करना चाहते हैं.

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गैजेट से रिपोर्ट को देखना

प्रत्‍येक गैजेट उसके प्रदर्शित डेटा से रिपोर्ट जनरेट कर सकता है . गैजेट से रिपोर्ट देखने के लिए, निम्‍न में से एक कार्य करें:

  • लॉन्‍च रिपोर्ट बटन क्‍लि‍क करें. रिपोर्ट बनाना गैजेट पर.

रिपोर्ट गैजेट से सभी डेटा, साथ ही साथ अन्‍य संबंधित जानकारी को प्रदर्शित करती है. उदाहरण के लिए, यदि आप सुप्त ग्राहक गैजेट से रिपोर्ट खोलते हैं तो आप प्रत्‍येक ग्राहक के खाता नाम, फ़ोन बंबर, विक्रय चरण और बंद दिनांक समेत उन ग्राहकों की सूची देख सकते हैं, जिनका पिछले 30 दिनों से आपके व्‍यवसाय से संपर्क नहीं रहा.

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