रिकॉर्ड प्रकारों और सूचियों को बनाना और अनुकूलित करना

Business Contact Manager for Outlook के साथ, आप उन फ़ील्‍ड्स को जोड़कर जो आपके व्यवसाय के लिए प्रासंगिक नहीं हैं, उन फ़ील्‍ड्स को निकाल कर जिसकी आपको आवश्‍यकता नहीं है और आपके लिए सबसे अधिक महत्‍वपूर्ण जानकारी को बल देने के लिए फ़ील्‍ड्स को ले जा कर, अपने प्रपत्रों को अनुकूलित कर सकते हैं. आप नए प्रपत्रों को बना सकते हैं, सूचियाँ जोड़ सकते हैं, रिपोर्ट्स अनुकूलित कर सकते हैं, विक्रय चरणों को संशोधित कर सकते हैं और स्‍कोरिंग मापदंड को लीड कर सकते हैं और अपने संपर्क कार्ड्स के लिए फ़ील्‍ड्स को चुन सकते हैं.

यह आलेख प्रपत्रों को बनाना और अनुकूलित करना और सूचियों को बनाना और संपादित करना कवर करता है.

 नोट   केवल डेटाबेस स्‍वामी अनुकूलित प्रपत्रों को अनुकूलित कर सकते हैं.

रिपोर्ट्स अनुकूलित करने; विक्रय चरणों को संशोधित करने, विक्रय गतिविधियाँ और अनुस्‍मारक, लीड स्‍कोरिंग मापदंड को परिवर्तित करने और संपर्क कार्ड्स के बारे में जानकारी के लिए निम्‍न आलेखों को देखें:

आप क्या करना चाहते हैं?


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नया रिकॉर्ड प्रकार बनाना

Business Contact Manager for Outlook खाता (अकाउंट: कोई व्यवसाय या संगठन, जिसके साथ आप व्यवसाय करते हैं. यदि कोई सेवा प्रदान की जा रही हो, जैसे दंत संबंधी या चिकित्सकीय सेवा, तो अकाउंट कोई ग्राहक भी हो सकता है.), व्यावसायिक संपर्क (बिज़नेस कॉन्टेक्ट: वह व्यक्ति, जिसके साथ आप किसी कंपनी या संगठन में व्यवसाय करते हैं.), लीड (लीड: संभावित ग्राहक, जिसे विक्रय प्रतिनिधि से कनेक्ट होना चाहिए और विक्रय अवसर के रूप में या तो योग्य या अयोग्य होना चाहिए.), अवसर (अपॉर्च्युनिटी: किसी अकाउंट या बिज़नेस कॉन्टेक्ट में अपने उत्पाद या अपनी सेवाएँ बेचने का अवसर.) और व्यावसायिक प्रोजेक्ट (Business Project: ऐसा प्रोजेक्ट, जिसे Outlook के लिए Business Contact Manager में बनाया गया है. Business Project एक या कई प्रोजेक्ट कार्यों से बना होता है.) सहित अनुकूलन योग्‍य प्रपत्रो या रिकॉर्ड प्रकारों के कई भिन्‍न प्रकारों को शामिल करता है.

आप डिफ़ॉल्‍ट प्रपत्रों को बिना परिवर्तित किए उपयोग कर सकते हैं या आप अपने व्यवसाय की आवश्‍यकताओ को सूट करने के लिए नए रिकॉर्ड प्रकारों को बना सकते हैं .

आप फ़ील्‍ड्स को जोड़ने और निकालने के द्वारा भी प्रपत्रों को संशोधित कर सकते हैं. जानकारी के लिए, इस आलेख में बाद में फ़ील्‍ड्स को जोड़ना या निकालना देखें.

नए रिकॉर्ड प्रकारों को या तो खाता या व्‍यावसायिक संपर्क रिकॉर्ड प्रकार पर आधारित होना आवश्‍यक है. रिकॉर्ड कैसे लिंक किए जा सकते हैं और उनमें साझा की गई जानकारी आपके द्वारा बनाए गए किसी रिकॉर्ड में कैसे संरक्षित की जाती है.

उदाहरण: साइकल का थोकविक्रेता कस्‍टम रिकॉर्ड्स प्रकारों को बनाता है

साइकल थोकविक्रेता को संग्रह और कर्मचारी रिकॉर्ड्स को संग्रहित करें, को बनाने की आवश्‍यकता होती है.

प्रत्‍येक संग्रह, जो थोकविक्रेता से खरीदता है, के पास कई कर्मचारी होते हैं जो खरीदने के लिए उत्तरदायी हैं. साइकल थोकविक्रेता, उनके प्रत्‍येक कर्मचारियों के अपने सेट के साथ जो खरीदने के निर्णयों को करते हैं, बहुत से संग्रहों का विक्रय करता है. कर्मचारियों की सूची और जब संग्रह के बारे में जानकारी की समीक्षा कर रहे हों तब संग्रह कर्मचारियों के साथ किसी संचार को देखने के लिए थोकविक्रेता को प्रत्‍येक संग्रह कर्मचारी से उनके विशेष संग्रह के साथ संबद्ध होने की आवश्‍यकता है.

ऐसा करने के लिए, थोकविक्रेता संग्रह रिकॉर्ड तैयार करता है जो खाता रिकॉर्ड प्रकार पर आधारित होता है और संग्रह कर्मचारी रिकॉर्ड बनाता है जो व्‍यावसायिक संपर्क रिकॉर्ड प्रकार पर आधारित होता है . थोकविक्रेता खाता रिकॉर्ड पर संग्रह रिकॉर्ड को आधारित करने को चुनता है क्‍योंकि खाता रिकॉर्ड प्रत्‍येक व्‍यावसायिक संपर्क से संबंधित व्‍यावसायिक संपर्कों की सूची और सभी संचार इतिहास आइटम्‍स को प्रदर्शित करते हैं.

कस्‍टम रिकार्ड प्रकार बनाएँ

  1. Microsoft बैकस्‍टेज बटन   Microsoft बैकस्‍टेज बटन क्‍लिक करें.
  1. Business Contact Manager टैब क्लिक करें.
  2. अनुकूलित करें बटन क्‍लिक करें और तब रिकॉर्ड प्रकारों को अनुकूलित करें क्‍लिक करें.
  3. अनुभाग यहाँ ले जाएँ संवाद बॉक्‍स, में नि‍म्‍न में से कोई एक कार्य करें:
    • व्‍यावसायिक संपर्क रिकॉर्ड प्रकार पर आधारित नए प्रपत्र को बनाने के लिए नया व्‍यावसायिक संपर्क प्रकार क्‍लिक करें.
    • खाता रिकॉर्ड प्रकार पर आधारित नए प्रपत्र को बनाने के लिए नया खाता प्रकार क्‍लिक करें.

नया व्‍यावसायिक संपर्क प्रकार बटन और नया खाता प्रकार बटन के साथ रिकॉर्ड प्रकारों को अनुकूलित करें संवाद बॉक्‍स बाह्यरेखांकित है.


 नोट 

  • यदि आपको व्‍यक्तियों के लिए नए रिकॉर्ड प्रकार को बनाने की आवश्‍यकता है तो नए व्‍यावसायिक संपर्क प्रकार को चुनें.
  • यदि आपको बड़े संगठन में संगठनों या समूहों के लिए नए रिकॉर्ड प्रकार की आवश्‍यकता है तो नया खाता प्रकार चुनें. खाते से लिंक किए गए किसी रिकॉर्ड से सभी संचार आइटम्‍स खाता रिकॉर्ड के संचार इतिहास में सूचीबद्ध हैं. खाता रिकॉर्ड्स के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Business Contact Manager में आपके खाते के बारे में संग्रह जानकारी देखें.
  1. नया व्‍यावसायिक संपर्क प्रकार या नया खाता प्रकार संवाद बॉक्‍स में, अपने नए रिकॉर्ड प्रकार के लिए एकवचन और बहुवचन नाम लिखें.
  2. वैकल्‍पिक रूप से, उस प्रकार के प्रत्‍येक रिकॉर्ड पर दिखाई देने वाले चिह्न को परिवर्तित करने के लिए ब्राउज़ करें क्‍लिक करें.
  3. ठीक क्‍लिक करें.

आपका नया रिकॉर्ड प्रकार रिकॉर्ड प्रकारों को अनुकूलित करें संवाद बॉक्‍स में रिकॉर्ड प्रकारों की सूची में शामिल है.

 नोट   आपका नया रिकॉर्ड प्रकार उन सभी डिफ़ॉल्‍ट पृष्ठों और खातों के फ़ील्‍ड्स या वह व्‍यावसायिक संपर्क जिस पर आप नया रिकॉर्ड प्रकार आधारित करते हैं, को शामिल करता है. यह उन अनुकूलित किए गए पृष्ठों या फ़ील्‍ड्स को शामिल नहीं करता जिसे आपने अन्‍य प्रपत्रों में जोड़ा है . पृष्ठों और फ़ील्‍ड्स को परिवर्तित करने के द्वारा प्रपत्र को अनुकूलित करने के लिए, अगला अनुभाग देखें, प्रपत्र अनुकूलित करना.

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प्रपत्र अनुकूलित करना

आप एकाधिक तरीकों से प्रपत्रों को अनुकूलित कर सकते हैं. आप पृष्ठों, अनुभागों और फ़ील्‍ड्स को जोड़ या निकाल सकते हैं. आप फ़ील्‍ड्स को इस तरीके से पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं जो आपके व्यवसाय के लिए अभिव्यक्ति करता है.

 नोट   केवल डेटाबेस स्‍वामी अनुकूलित प्रपत्रों को अनुकूलित कर सकते हैं.

आप अपने कस्‍टम प्रपत्रों को निर्यात कर सकते हैं ताकि आप उन्‍हें अन्‍य के साथ साझा कर सकें. डेटा आयात करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Business Contact Manager से अपने व्‍यावसायिक रिकॉर्ड्स को निर्यात करें देखें.

 महत्वपूर्ण   प्रपत्र पर किया गया कोई भी परिवर्तन उस प्रकार के सभी रिकॉर्ड्स को परिवर्तित करेगा. उदाहरण के लिए, यदि आप व्यावसायिक संपर्क प्रपत्र से फ़ील्‍ड को निकालते हैं तो यह उस फ़ील्‍ड को सभी व्यावसायिक संपर्क रिकॉर्ड्स से निकाल देगा.

इस अनुभाग में


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अनुकूलन के लिए प्रपत्र खोलना

  1. Microsoft बैकस्‍टेज बटन   Microsoft बैकस्‍टेज बटन क्‍लिक करें.
  1. Business Contact Manager टैब क्लिक करें.
  2. अनुकूलित करें बटन क्‍लिक करें और तब रिकॉर्ड प्रकारों को अनुकूलित करें क्‍लिक करें.
  3. सूची से, उस रिकॉर्ड प्रकार को क्‍लिक करें जिसे आप अनुकूलित करना चाहते हैं और तब प्रपत्र अनुकूलित करें बटन क्‍लिक करें.

प्रपत्र बटन अनुकूलित करें के साथ रिकॉर्ड प्रकारों को अनुकूलित करें संवाद बॉक्‍स बाह्यरेखांकित है

 यु्क्ति   आपने जो प्रपत्र खोल रखे है उसमें से किसी को अनुकूलित भी कर सकते हैं. रिबन पर, अनुकूलित करें समूह में, प्रपत्र लेआउट बटन क्‍लिक करें.

इस प्रपत्र का अनुकूलन योग्‍य संस्‍करण खुलता है. आप अब पृ्ष्ठों, अनुभागों और फ़ील्‍ड्स को जोड़ या निकाल सकते हैं या प्रपत्र पर अनुभागों और फ़ील्‍ड्स को पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं.

 नोट   सामान्‍य पृष्ठ डिफ़ॉल्‍ट रूप से प्रदर्शित है. भिन्‍न पृष्ठ को प्रदर्शित करने के लिए, अनुकूलित करें टैब पर, पेजेज़ समूह में, दिखाएँ क्‍लिक करें और तब पृष्ठ नाम क्‍लिक करें.

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कोई नया पृष्ठ बनाना

आप किसी प्रपत्र के लिए चार अतिरिक्त पृष्ठों तक बना सकते हैं. डिफ़ॉल्‍ट रूप से, सर्वाधिक प्रपत्र सामान्‍य, विवरण और इतिहास पृष्ठों का शामिल करते हैं.

  1. अनुकूलन के लिए प्रपत्र खोलना.
  2. अनुकूलित करें टैब पर, पेजेज़ समूह में, दिखाएँ चिह्न दिखाएँ क्‍लिक करें, और तब उपयोगकर्ता पृष्ठ 1 या अन्‍य उपयोगकर्ता पृष्ठों में से एक को क्‍लिक करें.

एक रिक्त पृष्ठ प्रदर्शित होता है.

 नोट   यदि पृष्ठ का नाम (छुपाया गया) के साथ समाप्त होता है तो पृष्ठ डिफ़ॉल्‍ट रूप से छुपाया जाता है. आपको इस प्रपत्र के इस पृष्ठ पर डेटा दर्ज करने में सक्षम होने के लिए सुविधा छुपाएँ को बंद करने की आवश्‍यकता होगी.

  1. यदि पृष्ठ छुपाया गया है तो पृष्ठ दिखाने के लिए सुविधा छुपाएँ को बंद करें. पेजेज़ समूह में, छुपाएँ क्लिक करें चिह्न छुपाएँ

 नोट   यह सत्‍यापित करने के लिए कि पृष्ठ अब छुपा नहीं है, पेजेज़ समूह में, दिखाएँ क्‍लिक करें. यदि आपका चयनित पृष्ठ अब पृष्ठ के नाम के बाद (छुपाया गया) शामिल नहीं करता है तब यह दृश्‍यमान है.

आप अब अपने पृष्ठ का नाम बदल सकते हैं या इसमें अनुभागों और फ़ील्‍ड्स को जोड़ सकते हैं. बाद में इस आलेख में अधिक जानकारी के लिए विस्तृत विवरण के लिए अनुभागों को जोड़ना या निकालना और फ़ील्ड्स को जोड़ना या निकालना देखें.

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पृष्ठ को नाम देना या नाम बदलना

  1. अनुकूलित करें टैब पर, पेजेज़ समूह में, दिखाएँ क्‍लिक करें, और तब उस पृष्ठ को क्‍लिक करें जिसका नाम आप बदलना चाहते हैं.
  2. पेजेज़ समूह में, पृष्ठ का नाम बदलें क्लिक करें पृष्ठ चिह्न का नाम बदलें.
  3. पृष्ठ नाम बॉक्स में, नया नाम लिखें और तब ठीक क्लिक करें.

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अनुभागों को जोड़ना या निकालना

प्रपत्र पर जानकारी अनुभागों में व्यवस्थित है. उदाहरण के लिए, व्‍यावसायिक संपर्क प्रपत्र पर, फ़ोन नंबर अनुभाग है जो भिन्‍न फ़ोन नंबर फ़ील्‍ड्स को शामिल करता है, जैसे व्‍यवसाय और मुख पृष्ठ.

हाइलाइट किए गए फ़ोन नंबर अनुभाग के साथ व्‍यावसायिक संपर्क प्रपत्र लेआउट स्‍क्रीन.

अनुभाग जोड़ना

  1. अनुकूलन के लिए प्रपत्र खोलना.
  2. अनुकूलित करें टैब पर, लेआउट समूह में, अनुभाग जोड़ें समूह चिह्न जोड़ें क्लिक करें.
  3. अनुभाग नाम बॉक्स में, अनुभाग के लिए नाम लिखें और तब ठीक क्लिक करें.

 नोट   यदि आप किसी अनुभाग की चौड़ाई को परिवर्तित करना चाहते हैं तो अनुभाग का चयन करें. अनुकूलित करें टैब पर, click या तो चौड़ा चौड़ा चिह्न या सँकरा सँकरा चिह्न क्‍लिक करें.

अनुभाग निकालना

  1. उस अनुभाग को क्‍लिक करें जिसे आप निकालना चाहते हैं.

 यु्क्ति   अनुभाग नाम में नाम के आगे क्षैतिज रेखा के साथ अनुभाग नाम है. अनुभाग का चयन करने के लिए, अनुभाग नाम पर या उसके पास क्‍लिक करें.

चयनित फ़ोन नंबर अनुभाग

  1. अनुकूलित करें टैब पर, लेआउट समूह में, निकालें चिह्न निकालें क्लिक करें.


 नोट 

  • इस अनुभाग में कोई फ़ील्‍ड निकाला गया है लेकिन वे आपके Business Contact Manager डेटाबेस से हटाए नहीं गए है. यदि आप फ़ील्‍ड्स को वापस प्रपत्र में जोड़ना चाहते हैं तो इस आलेख में बाद में कोई फ़ील्ड जोड़ें देखें. निकाले जा रहे फ़ील्‍ड्स शामिल किए गए फ़ील्‍ड्स या डेटा को नहीं निकालते हैं. फ़ील्‍ड्स में दर्ज किया गया कोई भी डेटा तब तक आपके डेटाबेस में सहेजा जाता है जब तक आप स्‍थायी रूप से फ़ील्‍ड्स को नहीं हटाते.
  • जब आप अनुभाग को निकालते हैं तो यह आपके Business Contact Manager डेटाबेस से हटा दिया जाता है. अनुभाग में शामिल किए गए फ़ील्‍ड्स अनुभाग के साथ हटाए नहीं जाते. यदि आप अनुभाग को पुन: जोड़ना चाहते हैं तो आप समान नाम के साथ अनुभाग जोड सकते हैं और तब फ़ील्‍ड्स को वापस उस अनुभाग में जोड़ें.

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फ़ील्ड्स को जोड़ना या निकालना

आप Business Contact Manager for Outlook में उन भिन्‍न प्रकार के फ़ील्‍ड्स जोड़ सकते हैं जिसकी आपको अपने व्‍यवसाय के लिए आवश्‍यकता है. आप जिस प्रकार के फ़ील्‍ड को जोड़ते हैं, वह उस प्रकार की जानकारी को संचालित करता है जिसे फ़ील्‍ड में दर्ज या चयनित किया जा सकता है.

उदाहरण के लिए, यदि आप पाठ बॉक्‍स में जानकारी लिखना चाहते हैं तो आप पाठ फ़ील्‍ड जोड़ सकते हैं; यदि आप सूची के किसी आइटम पर क्‍लिक करना चाहते हैं तो आप प्री-पॉपुलेटेड सूची जोड़ सकते हैं (ड्रॉप-डाउन सूची के रूप में भी जानी जाती है); यदि आप एक रिकॉर्ड को अन्‍य रिकॉर्ड से लिंक या संबद्ध करना चाहते हैं तो आप के लिए एक संबंध फ़ील्‍ड को जोड़ सकते हैं .

एक फूल विक्रेता “पसंदीदा फूल” नामक पाठ फ़ील्‍ड को बना सकता है जहाँ लोगों को फ़ील्‍ड में फूल के प्रकार का नाम लिखना है और एक ताप विशेषज्ञ चुनने के लिए “फर्नेस मॉडल” नामक फ़ील्‍ड बना सकता है. सूचियों के बारे में अधि‍क जानकारी के लि‍ए, बाद में इस आलेख में सूचियाँ बनाना या संपादित करना देखें.

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फ़ील्ड जोड़ना

  1. अनुकूलन के लिए प्रपत्र खोलना.

 यु्क्ति   अगले चरण के पहले, उस अनुभाग को क्‍लिक करें जहाँ आप फ़ील्‍ड को जोड़ना चाहते हैं. यदि फ़ील्‍ड वहाँ नहीं है जहाँ आप चाहते हैं तो इसे जोड़ने के बाद आप इसे अन्‍य अनुभाग में खींच सकते हैं.

  1. अनुकूलित करें टैब पर, लेआउट समूह में, फ़ील्‍ड्स जोड़ें फ़ील्ड चिह्न जोड़ना क्लिक करें.
  2. फ़ील्‍ड्स जोड़ें संवाद बॉक्स में, निम्न में से एक कार्य करें:
    • सूची में, सूचीबद्ध फ़ील्‍ड्स में से एक पर क्‍लिक करें और तब प्रपत्र में जोड़ें क्‍लिक करें.

फील्‍ड्स संवाद बॉक्‍स जोड़ना.

  • नए फ़ील्‍ड को बनाने के लिए या आपके द्वारा पहले से ही बनाए गए अन्‍य प्रपत्र के लिए फ़ील्‍ड जोड़ने के लिए, नया क्‍लिक करें.

कोई नया फ़ील्‍ड बनाएँ संवाद बॉक्स में, निम्न में से कोई एक कार्य करें:

दिखानानई फ़ील्ड बनाएँ    

  1. एक फ़ील्ड नाम बॉक्स में, फ़ील्ड के लिए एक नाम लिखें.
  2. डेटा प्रकार सूची से, उस डेटा पर क्‍लिक करें जो फ़ील्‍ड में शामिल होगा, उदाहरण के लिए, संख्या.
इस प्रकार के डेटा के लिए इस डेटा प्रकार का चयन करें
96 वर्णों वाले शब्‍द या वाक्‍यों का चयन पाठ
संख्याएँ दशमलव बिंदु के साथ या बिना संख्या
प्रतिशत प्रतिशत
मूल्य, आय या अन्य मुद्रा-संबधी डेटा मुद्रा
सामान्‍य प्रश्नो का उत्तर दें जैसे हाँ या नहीं, चालू या बंद या सही या ग़लत हाँ/नहीं
Outlook में उपलब्ध किसी भी स्‍वरूप में दिनांक या समय जानकारी दिनांक/समय
पूर्ण संख्‍या पूर्णांक
प्रपत्र ड्रॉप-डाउन सूची में समय बचाने या संगतता बनाए रखने के लिए आइटम्स (मान) की प्री-पॉपुलेटेड सूची
वेब पता URL
डेटाबेस संबध में अन्य रिकॉर्ड के लिए एक लिंक
  1.  नोट   फ़ील्ड बनाने के बाद आप फ़ील्ड के डेटा प्रकार को परिवर्तित नहीं कर सकते. यदि आप डेटा प्रकार को परिवर्तित करना चाहते हैं तो इस फ़ील्‍ड को हटाएँ और तब आप इच्‍छित डेटा प्रकार में नया जोड़ें..

  2. यदि आवश्‍यक हो, स्वरूप सूची में, फ़ील्‍ड के डेटा के लिए एक स्‍वरूप पर क्‍लिक करें.

 नोट   कुछ डेटा प्रकारों के पास केवल एक स्‍वरूप है.

  1. ठीक पर क्लिक करें.

आपके द्वारा बनाई गई फ़ील्ड फ़ील्ड्स जोड़ें संवाद बॉक्स की सूची में प्रदर्शित होती है.

  1. अपने प्रपत्र में फ़ील्ड जोड़ने के लिए, फ़ील्ड्स जोड़ें संवाद बॉक्स में, फ़ील्ड पर क्लिक करें और फिर प्रपत्र में जोड़ें पर क्लिक करें.

दिखानाकिसी भिन्न प्रपत्र से एक फ़ील्ड जोड़ना    

  1. किसी भिन्न प्रपत्र विकल्प से फ़ील्ड जोड़ें विकल्प पर क्लिक करें.
  2. सूची से एक फ़ील्ड पर क्लिक करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.

 नोट   इस सूची में प्रदर्शित होने के लिए आपको इसके लिए एक फ़ील्ड बनानी चाहिए.

आप द्वारा चयन की गई फ़ील्ड फ़ील्ड्स जोड़ें संवाद बॉक्स में प्रदर्शित होती है.

  1. अपने प्रपत्र में फ़ील्ड जोड़ने के लिए, फ़ील्ड्स जोड़ें संवाद बॉक्स में, फ़ील्ड पर क्लिक करें और फिर प्रपत्र में जोड़ें पर क्लिक करें.

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एक संबंध फ़ील्‍ड को जोड़ना

संबंधित रिकॉर्ड्स को लिंक करने के लिए संबंध फ़ील्‍ड का उपयोग करें. विशेष रिकॉर्ड्स से लिंक किए गए सभी रिकॉर्ड्स चयनित रिकॉर्ड पर सूचीबद्ध हैं, जो गंतव्‍य रिकॉर्ड के रूप में जाना जाता है, उसी तरीके के समान जैसे एक खाता रिकॉर्ड उन सभी व्‍यावसायिक संपर्कों को सूचीबद्ध करता है, जो उससे लिंक किए गए हैं.

 नोट   आप समान प्रकार के रिकॉर्ड्स को, साथ ही साथ उन लिंक रिकॉर्ड्स को भी लिंक कर सकते हैं जो भिन्‍न हैं.

उदाहरण के लिए, नमूना व्‍यवसाय डेटाबेस में, रीटेल साइकल स्‍टोर्स को उन विक्रेताओं से संपर्क करने के लिए, जिनकी बाइक को रीटेल स्‍टोर्स रखते हैं, आप निम्‍न करेंगे:

  • अनुकूलन के लिए विक्रेता रिकॉर्ड प्रकार खोलें. संबंध फ़ील्‍ड इस रिकॉर्ड प्रकार से जुड़ेगा.

चयनित विक्रेता रिकॉर्ड प्रकार के साथ नमूना व्‍यवसाय डेटाबेस में रिकॉर्ड प्रकारों को अनुकूलित करें संवाद बॉक्‍स.

  • रीटेल स्टोर्स कहे जाने वाले संबंध फ़ील्‍ड को, गंतव्‍य रिकॉर्ड प्रकार के रूप में और गंतव्‍य फ़ील्‍ड नाम के रूप में विक्रेता नाम स्‍टोर्स के साथ, विक्रेता रिकॉर्ड प्रकार में जोड़ें.


 नोट 

  • संबंध फ़ील्‍ड को संगठन रिकॉर्ड प्रकार में जोड़ना वह तालिका भी बनाता है जो गंतव्‍य रिकॉर्ड पर संबंधित रिकॉर्ड्स को सूचीबद्ध करती है. इस उदाहरण में, विक्रेता रिकॉर्ड्स (संगठन रिकॉर्ड) के पास वह संबंध फ़ील्‍ड होता है जिसका उपयोग आप रिकॉर्ड्स के लिंक को संग्रहित करने के लिए करते हैं. स्‍टोर रिकॉर्ड्स (गंतव्‍य रिकॉर्ड) के पास एक तालिका है जो उन विक्रेता रिकॉर्ड्स को सूचीबद्ध करती है, जो उनसे लिंक किए होते हैं .
  • तालिका या गंतव्‍य फ़ील्‍ड संपादन योग्‍य नहीं है . संबंधित रिकॉर्ड्स को परिवर्तित करने के लिए, संबंध फ़ील्‍ड का उपयोग करें. इस उदाहरण में, किसी स्‍टोर को निकालने या अन्‍य स्‍टोर को जोड़ने के लिए विक्रेता रिकॉर्ड्स पर जाएँ. यह संबंधित स्‍टोर रिकॉर्ड्स पर तालिका में विक्रेताओं की सूची परिवर्तित करता है.

नया फ़ील्‍ड संवाद बॉक्‍स में नया संबंध फ़ील्‍ड बनाना.

  • विक्रेता रिकॉर्ड्स पर संबंध फ़ील्‍ड का उपयोग विक्रेता के रिकॉर्ड्स के लिए रीटेल साइकल स्‍टोर को लिंक करने के लिए करें.

रीटेल संबंध फ़ील्‍ड में सूचीबद्ध स्‍टोर्स के साथ विक्रेता रिकॉर्ड.

  • रीटेल साइकल रिकॉर्ड्स पर उन विक्रेताओं की सूची देखने के लिए गंतव्‍य फ़ील्‍ड की जाँच करें जो उन स्‍टोर्स को साइकल की आपूर्ति करते हैं.

वह स्‍टोर रिकॉर्ड जो वह तालिका दिखाता है जो उस स्‍टोर के लिए साइकल आपूर्ति करने वाले विक्रेताओं को सूचीबद्ध करता है.

नमूना व्‍यवसाय डेटाबेस के बारे में जानकारी के लिए एडवेंचर वर्क्स और नमूना व्‍यवसाय डेटाबेस के बारे में देखें.

संबंध फ़ील्‍ड को जोड़ना
  1. अनुकूलन के लिए प्रपत्र खोलना.
  2. अनुकूलित करें टैब पर, लेआउट समूह में, फ़ील्‍ड्स जोड़ें फ़ील्ड चिह्न जोड़ना क्लिक करें.
  3. फ़ील्‍ड्स जोड़ें संवाद बॉक्स में, नया क्लिक करें.

फील्‍ड्स संवाद बॉक्‍स जोड़ना.

  1. नया फ़ील्‍ड बनाएँ संवाद बॉक्‍स में, फ़ील्‍ड नाम बॉक्‍स में, संबंध फ़ील्‍ड का नाम लिखें.
  2. डेटा प्रकार सूची में, संबंध क्लिक करें.
  3. गंतव्‍य रिकॉर्ड प्रकार सूची में, वह रिकॉर्ड प्रकार क्लिक करें, जिसे आप चयनित रिकॉर्ड से लिंक करना चाहते हैं.

 नोट   यदि गंतव्‍य रिकॉर्ड प्रकार उस रिकॉर्ड प्रकार के समान है जिसे आप अनुकूलित कर रहे हैं तो फ़ील्‍ड नाम और गंतव्‍य फ़ील्‍ड नाम भिन्‍न होना आवश्‍यक है.

  1. गंतव्‍य फ़ील्‍ड नाम बॉक्‍स में, गंतव्‍य फ़ील्‍ड का नाम लिखें.

 नोट   गंतव्‍य फ़ील्‍ड नाम उस तालिका का नाम है जो उन संबंधित रिकॉर्ड्स को सूचीबद्ध करती है जो गंतव्‍य रिकॉर्ड प्रकार से लिंक किए गए हैं.

  1. ठीक क्‍लिक करें.

आपके द्वारा चयनित फ़ील्‍ड फ़ील्‍ड्स जोड़ें संवाद बॉक्‍स में सूची में दिखाई देती है.

  1. अपने प्रपत्र में फ़ील्‍ड जोड़ने के लिए, फ़ील्‍ड्स जोड़ें संवाद बॉक्‍स में, डेटा प्रकार स्‍तंभ में संबंध को सूचीबद्ध करने वाले फ़ील्‍ड को क्‍लिक करें और तब प्रपत्र में जोड़ें क्‍लिक करें.

 नोट   डेटा प्रकार स्‍तंभ में संबंध सूचीबद्ध करने वाला फ़ील्‍ड डेटा प्रविष्टि फ़ील्‍ड है. डेटा प्रकार स्‍तंभ में जो फ़ील्‍ड संबंध गंतव्‍य सूची को सूचीबद्ध करता है, वह स्‍वचालित रूप से गंतव्‍य रिकॉर्ड प्रकार में जोड़ा जाता है और यह वह तालिका है जो उन सभी संबंधित रिकॉर्ड्स को सूचीबद्ध करती है, जिसे आपने संबंध फ़ील्‍ड में दर्ज किया.

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फ़ील्ड निकालना

  1. अनुकूलन के लिए प्रपत्र खोलना.
  2. प्रपत्र से जिस फ़ील्‍ड को निकालना चाहते हैं, उसे क्‍लिक करें.

 नोट   आवश्‍यक फ़ील्‍ड्स, जैसे खाता नाम, निकाले नहीं जा सकते.

  1. अनुकूलित करें टैब पर, लेआउट समूह में, निकालें चिह्न निकालें क्लिक करें या DELETE कुंजी दबाएँ.

 नोट   फ़ील्‍ड और कोई डेटा जिसे वह शामिल करता है प्रपत्र में वापस जोड़े जा सकत हैं क्‍योंकि फ़ील्‍ड अभी भी आपके Business Contact Manager डेटाबेस में संग्रहित है. फ़ील्‍ड फ़ील्‍ड्स जोड़ें संवाद बॉक्‍स से अन्‍य प्रपत्रों में जोड़ा जा सकता है.

फ़ील्‍ड्स को स्‍थायी रूप से हटाना

 चेतावनी   यदि आप फ़ील्‍ड्स जोड़ें संवाद बॉक्‍स से फ़ील्‍ड हटाते हैं तो आप स्‍थायी रूप से फ़ील्‍ड हटाते हैं और आप वह डेटा खो देंगे जो उस फ़ील्‍ड में दर्ज किया गया था. यदि आप प्रपत्र से किसी फ़ील्‍ड को निकालते या हटाते हैं तो आप केवल प्रपत्र से फ़ील्‍ड को हटाते हैं. यदि आप फ़ील्‍ड को वापस प्रपत्र में जोड़ते हैं तो आप तब डेटा पर पहुँच प्राप्त कर सकते हैं.

  1. अनुकूलन के लिए प्रपत्र खोलना.
  2. अनुकूलित करें टैब पर, लेआउट समूह में, फ़ील्‍ड्स जोड़ें फ़ील्ड चिह्न जोड़ना क्लिक करें.
  3. फ़ील्‍ड्स जोड़ें संवाद बॉक्‍स में, वह फ़ील्‍ड क्‍लि‍क करें जि‍से आप हटाना चाहते हैं और तब हटाएँ क्‍लि‍क करें.

 नोट   आप केवल स्‍थायी रूप से वह फ़ील्‍ड हटा सकते हैं, जो किसी अन्‍य प्रपत्र पर उपयोग नहीं किया गया है.

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अनुभागों को नाम बदलना और फ़ील्‍ड्स संपादित करना

आप प्रपत्र पर किसी अनुभाग का नाम बदल सकते हैं लेकिन आप केवल उन्‍हीं फ़ील्‍ड्स के नामों को बदल सकते हैं जिसे आपने बनाया है.

आप फ़ील्‍ड्स को उनका नाम बदल कर और उस डेटा के स्‍वरूप को परिवर्तित कर, जिसे फ़ील्‍ड में चयनित किया जा सकता है, संपादित कर सकते हैं.

 नोट   आप इस डेटा प्रकार का उपयोग विशेषता फ़ील्ड्‍स के लिए नहीं कर सकते. आप फ़ील्‍ड को हटा नहीं सकते और तब किसी नए को इच्‍छित डेटा प्रकार से जोड़ें.

  1. अनुकूलन के लिए प्रपत्र खोलना.
  2. उस अनुभाग या फ़ील्‍ड को क्‍लिक करें जिसे आप नाम बदलना या संपादित करना चाहते हैं.

 नोट   आप केवल अपने द्वारा बनाए गए फ़ील्‍ड्स का नाम बदल सकते हैं.

  1. अनुकूलित करें टैब पर, लेआउट समूह में, फ़ील्‍ड या अनुभाग संपादित करें संपादन फ़ील्‍ड या अनुभाग चिह्न क्लिक करें.
  2. निम्न में से कोई भी कार्य करें:
    • किसी अनुभाग का नाम बदलना     अनुभाग संपादित करें संवाद बॉक्स में, अनुभाग के लिए भिन्‍न नाम लिखें.
    • उस फ़ील्‍ड नाम को संपादित करें जिसे आपने बनाया है     अनुभाग संपादित करें संवाद बॉक्स में, अनुभाग के लिए भिन्‍न नाम लिखें.

यदि आप उस डेटा के स्‍वरूप को परिवर्तित करना चाहते हैं जो स्‍वरूप बॉक्‍स में, फ़ील्‍ड में स्‍वीकृत है, भिन्‍न स्‍वरूप पर क्‍लिक करें. कुछ फ़ील्‍ड प्रकार के पास केवल एक स्‍वरूपण विकल्‍प है.

प्रपत्र पर आइटम्‍स व्‍यवस्‍थित करना

अनुकूलन योग्‍य तालिका पर, आप अनुभागों को पृष्ठ पर ले जा सकते हैं या उन्‍हें भिन्‍न पृष्ठ पर ले जा सकते हैं और फ़ील्‍ड्स को पुनर्व्यवस्थित कर सकते हैं.

पृष्ठ पर अनुभाग को ले जाना या फ़ील्‍ड्स को पुनर्व्‍यवस्‍थित करना

  1. अनुकूलन के लिए प्रपत्र खोलना.
  2. उस अनुभाग को क्‍लिक करें जिसे आप ले जाना चाहते हैं.

 यु्क्ति   अनुभाग नाम में नाम के आगे क्षैतिज रेखा के साथ अनुभाग नाम है. अनुभाग का चयन करने के लिए, अनुभाग नाम पर या उसके पास क्‍लिक करें.

चयनित फ़ोन नंबर अनुभाग

  1. पृष्ठ पर अनुभाग या फ़ील्‍ड को नए स्‍थान पर खींचे या अनुभाग या फ़ील्‍ड को ले जाने के लिए अपने कुंजीपटल पर तीर कुंजियों का उपयोग करें .

पृष्ठ का शीर्ष पृष्ठ का शीर्ष

किसी आइटम को किसी अन्य पृष्ठ में ले जाना

  1. उस अनुभाग को क्‍लिक करें जिसे आप ले जाना चाहते हैं.

चयनित फ़ोन नंबर अनुभाग

  1. अनुकूलित करें टैब पर, लेआउट समूह में, इसमें ले जाएँ चिह्न ले जाएँ क्लिक करें.
  2. पृष्ठ में ले जाएँ संवाद बॉक्‍स में, उस पृष्ठ पर क्‍लिक करें, जिसे आप अनुभाग में ले जाना चाहते हैं और तब ठीक क्‍लिक करें.

 नोट   यदि पृष्ठ छुपा है तो आपको इस प्रपत्र के इस पृष्ठ पर डेटा दर्ज करने में सक्षम होने के लिए सुविधा छुपाएँ को बंद करने की आवश्‍यकता होगी. अनुकूलित करें टैब पर, दिखाएँ समूह में, पृष्ठ क्लिक करें. पेजेज़ समूह में छुपाएँ क्लिक करें चिह्न छुपाएँ

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प्रपत्र हटाना

 चेतावनी   यदि आप रिकॉर्ड प्रकार को हटाते हैं तो आप किसी भी उस डेटा को खो देंगे, जो उस रिकॉर्ड प्रकार में दर्ज किया था.

  1. Microsoft बैकस्‍टेज बटन   Microsoft बैकस्‍टेज बटन क्‍लिक करें.
  1. Business Contact Manager टैब क्लिक करें और फिर अनुकूलित करें बटन क्लिक करें.
  2. रिकॉर्ड प्रकारों को अनुकूलित करें क्‍लिक करें.
  3. रिकॉर्ड प्रकारों को अनुकूलित करें संवाद बॉक्‍स में, उस रिकॉर्ड प्रकार को क्‍लिक करें, जिसे आपने बनाया है.

 नोट   आप केवल उन रिकॉर्ड प्रकारों को हटा सकते हैं, जिसे आपने बनाया है. आप डिफ़ॉल्‍ट रिकॉर्ड प्रकारों को हटा नहीं सकते .

  1. रिकॉर्ड प्रकार हटाएँ क्लिक करें.

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सूचियाँ बनाना या संपादित करना

जब आप प्रपत्र में बार-बार समान डेटा को दर्ज करते हैं तो उस सूची को बनाना सुविधाजनक और अधिक संगत है जिसे आप उससे चुन सकते हैं.

एक सूची बनाना

  1. अनुकूलन के लिए प्रपत्र खोलना.
  2. अनुकूलित करें टैब पर, लेआउट समूह में, फ़ील्‍ड्स जोड़ें फ़ील्ड चिह्न जोड़ना क्लिक करें.
  3. फ़ील्‍ड्स जोड़ें संवाद बॉक्स में, नया क्लिक करें.
  4. डेटा प्रकार सूची में, ड्रॉप-डाउन सूची का चयन करें.

 नोट   सूची के लिए, केवल स्‍वरूप पसंद ड्रॉप-डाउन सूची भी है.

  1. ठीक क्‍लिक करें.
  2. किसी सूची में आइटम्स संगठित करना

दिखानाकैसे?

  1. सूचियाँ संपादित करें संवाद बॉक्‍स में, सूची में एक आइटम (मान) जोड़ने के लिए जोड़ें क्‍लिक करें.
  2. आइटम जोड़ें संवाद बॉक्स में, आइटम नाम बॉक्स में, मान का नाम लिखें.
  3. ठीक क्‍लिक करें.

सूचियाँ संपादित करें संवाद बॉक्‍स में, मान स्‍तंभ में, आपने जो आइटम जोड़ा है, वह दिखाई देता है.

  1. सूची में अन्‍य आइटम को जोड़ने के लिए, इस प्रक्रिया को दोहराएँ.
  1. किसी आइटम को सूची में उपर या नीचे ले जाने के लिए, उस मान पर क्‍लिक करें जिसे आप ले जाना चाहते हैं और तब उपर या नीचे तीर बटन पर क्‍लिक करें.
  2. फ़ील्‍ड में एक आइटम को डिफ़ॉल्‍ट मान के रूप में चुनने के लिए, मान क्‍लिक करें और तब डिफ़ॉल्‍ट बनाएँ बटन को क्‍लिक करें.

 नोट   यदि कोई ऐसा आइटम है जिसे अक्‍सर उपयोग किया जाएगा तो जब आप प्रपत्र को पूरा कर रहे हों तो समय बचाने के लिए आप इसे डिफ़ॉल्‍ट मान बना सकते हैं.

  1. ठीक क्‍लिक करें.

सूची संपादित करना

  1. Microsoft बैकस्‍टेज बटन   Microsoft बैकस्‍टेज बटन क्‍लिक करें.
  1. Business Contact Manager टैब क्लिक करें और फिर अनुकूलित करें बटन क्लिक करें.
  2. सूचियाँ संपादित करें क्‍लि‍क करें.
  3. सूचियाँ संपादित करें संवाद बॉक्स में, उस सूची को क्लिक करें जिसे आप संपादित करना चाहते हैं.

जब आप सूची का चयन करते हैं तो सूची मे आइटम्‍स मान स्‍तंभ में दिखाई देते हैं.

सूचियाँ संपादित करें संवाद बॉक्स

  1. सूचियाँ संपादित करने के लिए निम्न में से कोई एक कार्य करें:

सूची में मान जोड़ना      जोड़ें बटन क्‍लिक करें, आइटम नाम लिखें और तब ठीक क्लिक करें.

मान का नाम बदलना      आइटम पर क्‍लिक करें और तब नाम बदलें बटन क्‍लिक करें नया नाम लिखें, और तब ठीक क्‍लिक करें.

अन्‍य मान के साथ एक मान निकालना या बदलना      आइटम पर क्‍लिक करें और तब हटाएँ बटन क्‍लिक करें यदि आप मान को बदलना चाहते हैं तो सूची में अन्‍य मान का चयन करें और तब ठीक क्‍लिक करें. यदि आप इसे निकालना चाहते हैं तो ठीक क्‍लिक करें.

मान को सूची में उपर या नीचे ले जाएँ     आइटम पर क्‍लिक करें और तब उपर या नीचे बटन क्‍लिक करें.

डिफ़ॉल्‍ट मान का आइटम बनाएँ     आइटम पर क्‍लिक करें और तब डिफ़ॉल्‍ट बनाएँ बटन क्‍लिक करें.

  1. जब आप अपने सभी परिवर्तनों को पूरा कर लेते हैं तो सूचियाँ संपादित करें संवाद बॉक्‍स में, ठीक क्‍लिक करें.

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इनपर लागू:
Outlook 2013, Outlook 2010