रद्दी ई-मेल फ़िल्टर के बारे में

रद्दी ई-मेल फ़िल्टर के दो भाग हैं: रद्दी ई-मेल फ़िल्टर सूचियाँ, और Microsoft Research द्वारा विकसित द स्टेट-ऑफ़-द-आर्ट तकनीक, जो यह मूल्यांकन करता है कि क्या अपठित संदेश को रद्दी ई-मेल संदेश के रूप में मानना चाहिए. यह मूल्यांकन कई तथ्यों पर आधारित होता है, जिनमें संदेश के भेजने का समय और संदेश की सामग्री शामिल होती है. फ़िल्टर किसी विशेष प्रेषक या ई-मेल संदेश प्रकार को नहीं चुनता. सामान्य तौर पर फ़िल्टर संदेश की सामग्री पर आधारित होता है और यह रद्दी ई-मेल संदेश है, इस संभावना को निर्धारित करने के लिए संदेश की संरचना के उन्नत विश्लेषण का उपयोग करता है.

रद्दी ई-मेल फ़िल्टर की पाँच सूचियाँ हैं: सुरक्षित प्रेषक सूची (सुरक्षित प्रेषक सूची: डोमेन नामों और ई-मेल पतों की कोई सूची जिनसे आप संदेश प्राप्त करना चाहते हैं. संपर्क और वैश्विक पता पुस्तिका के ई-मेल संदेश इस सूची में डिफ़ॉल्ट रूप से शामिल किए जाते हैं.), सुरक्षित प्राप्तकर्ता सूची (सुरक्षित प्राप्तकर्ता सूची: मेलिंग सूचियों या अन्य सदस्यता डोमेन नामों और ई-मेल पतों की कोई सूची जो आपके पास है और जिनसे आप संदेश प्राप्त करना चाहते हैं. इन पतों पर भेजे गए संदेश कभी-भी रद्दी ई-मेल की तरह नहीं लिए जाएँगे.), अवरोधित प्रेषक सूची (अवरोधित प्रेषक सूची: डोमेन नाम और ई-मेल पतों की कोई सूची जिसे आप अवरोधित करना चाहते है. इस सूची पर ई-मेल पते और डोमेन नाम हमेशा रद्दी ई-मेल या स्पैम की तरह लिए जाते हैं.), और दो अंतर्राष्ट्रीय सूचियाँ: अवरोधित एन्कोडिंग्स सूची (अवरोधित एन्कोडिंग्‍स सूची: वह सूची जो आपको उन अनचाहे अंतर्राष्ट्रीय ई-मेल संदेशों को बाहर फ़िल्टर करने के लिए किसी भाषा एन्कोडिंग या वर्ण सेट को अवरोधित करने देती है, जिन्हें आप नहीं समझते हैं.) और अवरोधित शीर्ष-स्तर डोमेन्स सूची (अवरोधित शीर्ष -स्तर डोमेन सूची: वह सूची जो आपको शीर्ष-स्तर के डोमेन नामों को अवरोधित करने देती है. देश/क्षेत्र शीर्ष-स्तर डोमेन को अवरोधित करना किन्हीं वि‍शेष देशों या क्षेत्रों से आपको प्राप्त होने वाले अनचाहे ई-मेल संदेशों को फ़िल्टर करने देता है.) .

सुरक्षित प्रेषक सूची     यदि फ़िल्टर किसी ई-मेल संदेश को ग़लती से रद्दी ई-मेल संदेश के रूप में चिह्नित कर देता है, तो आप उस संदेश के प्रेषक को सुरक्षित प्रेषक सूची में जोड़ सकते हैं. संदेश की सामग्री पर ध्यान दिए बिना, सुरक्षित प्रेषक सूची के ई-मेल संदेशों और डोमेन नामों को कभी भी रद्दी ई-मेल के रूप में नहीं माना जाता है.

• आपके संपर्क फ़ोल्डर के ई-मेल पतों को डिफ़ॉल्ट रूप से इस सूची में शामिल किया जाता है. इसलिए, आपके संपर्क फ़ोल्डर के लोगों की ओर से आए संदेशों को कभी भी रद्दी ई-मेल संदेश के रूप में नहीं माना जाएगा.
• ऐसे लोग, जो आपके संपर्क फ़ोल्डर में नहीं हैं, किंतु जिनका आपके साथ नियमित पत्राचार है, उनके ई-मेल पतों को जिन्हें मैं ई-मेल करता हूँ, उन लोगों को अपनेआप सुरक्षित प्रेषक सूची में जोड़ें चेक बॉक्स के चयनित करने पर डिफ़ॉल्ट रूप से इस सूची में शामिल किया जाता है.

नोट

• यदि आप Microsoft Exchange Server ई-मेल खाते का उपयोग कर रहे हों, तो वैश्विक पता सूची (वैश्विक पता सूची: वह पता सूची जिसमें आपके संगठन के सभी उपयोगकर्ता, समूह, और वितरण सूची ई-मेल पते होते हैं. व्यवस्थापक इस सूची को बनाता है और इसका रखरखाव करता है. इसमें सार्वजनिक फ़ोल्डर ई-मेल पते भी हो सकते हैं.) में ई-मेल खाता, नाम और ई-मेल पतों को अपने आप सुरक्षित माना जाता है.
• किन संदेशों को आपके इनबॉक्स में वितरित किया जाए इस पर पूर्ण नियंत्रण देते हुए, आप Outlook को केवल अपनी सुरक्षित प्रेषक सूची के लोगों की ओर से संदेशों को स्वीकार करने के लिए कॉन्फ़िगर भी कर सकते हैं.

सुरक्षित प्राप्तकर्ता सूची     यदि आपके पास मेलिंग सूचियाँ या वितरण सूचियाँ हैं, तो आप इन नामों को अपनी सुरक्षित प्राप्तकर्ता सूची में जोड़ सकते हैं, जिससे संदेशों की सामग्री पर ध्यान दिए बिना, इन ई-मेल पतों या डोमेन नामों को भेजे गए किसी भी संदेश को रद्दी नहीं माना जाएगा.

अवरोधित प्रेषक सूची     आप किसी विशेष प्रेषक के ई-मेल पते या डोमेन नाम को इस सूची में जोड़कर, उसके संदेशों को आसानी से अवरोधित कर सकते हैं. संदेश की सामग्री पर ध्यान दिए बिना, इस सूची के लोगों या डोमेन नाम से आए संदेशों को हमेशा रद्दी माना जाता है. जब आप किसी प्रेषक के नाम या ई-मेल पते को अवरोधित प्रेषक सूची में जोड़ते हैं, तो Outlook उस स्रोत से प्राप्त सभी संदेशों को रद्दी ई-मेल फ़ोल्डर में ले जाता है.

• यदि स्वचालित चित्र डाउनलोड को बंद कर दिया गया हो, तो सुरक्षित प्रेषक सूची और सुरक्षित प्राप्तकर्ता सूची में ई-मेल पतों या डोमेन नामों से या उनके द्वारा संदेशों को अपवाद स्वरूप माना जाता है, और अन्यथा अवरोधित सामग्री डाउनलोड की जाती है.
• यदि आपके पास सुरक्षित या अवरोधित नामों और पतों की मौजूदा सूचियाँ हैं, तो आप इस जानकारी को Outlook में आयात कर सकते हैं.
• ई-मेल पतों को एकदम सटीक मेल कराया जाता है, और विशेष पता प्रविष्टियाँ डोमेन नाम प्रविष्टियों से पहले आती हैं. किसी संपूर्ण डोमेन को अवरोधित करने किंतु विशेष सुरक्षित पतों से आए संदेशों को अभी भी देखने के लिए, उन विशेष पतों को सुरक्षित प्रेषक सूची में जोड़ें. उदाहरण के लिए, someone@example.com को सुरक्षित प्रेषक सूची और @example.com को अपनी अवरोधित प्रेषक सूची में जोड़ें. यह ई-मेल पते में someone@example.com से आए संदेश को छोड़कर, @example.com से प्राप्त किसी भी ई-मेल संदेश को अवरोधित कर देता है.

अंतर्राष्ट्रीय सूची     दूसरे देश या क्षेत्र से आने वाले, या दूसरी भाषा में दिखाई देने वाले अनचाहे ई-मेल संदेशों को अवरोधित करने के लिए, आप दो सूचियों का उपयोग कर सकते हैं.

• अवरोधित शीर्ष-स्तर डोमेन्स सूची     यह सूची आपको उन ई-मेल पतों को अवरोधित करने में सक्षम बनाती है, जो किसी विशेष शीर्ष-स्तर डोमेन के अंतिम शब्दों वाले हैं. उदाहरण के लिए, सूची में CA [कनाडा], US [यूनाइटेड स्टेट्‍स], और MX [मेक्सिको] चेक बक्सों का चयन करने से .ca, .us और .mx से समाप्त होने वाले ई-मेल पतों वाले संदेशों को अवरोधित किया जाएगा. अतिरिक्त देश कोड सूची में दिखाई देते हैं. यह किन्हीं विशेष देशों या क्षेत्रों से प्राप्त अनचाहे ई-मेल संदेशों को अलग करने में आपकी मदद करता है.
• अवरोधित एन्कोडिंग्स सूची     यह सूची आपको किसी विशेष भाषा एन्कोडिंग (एन्कोडिंग: HTML या सादे-पाठ ई-मेल संदेशों में वर्णों को प्रस्तुत करने की विधि, उदाहरणों में US-ASCII, यूनिकोड (UTF-8), और Western European (ISO) शामिल हैं. Outlook बाहर जाने वाले ई-मेल संदेशों के लिए स्वचालित रूप से ऑप्टिमल एन्कोडिंग का चयन करता है.), जिसे वर्ण सेट के रूप में भी जाना जाता है, में स्वरूपित सभी ई-मेल संदेशों को अवरोधित करने में सक्षम बनाती है. आज, बहुत बड़ी संख्या में रद्दी ई-मेल संदेश US-ASCII एन्कोडिंग में भेजे जाते हैं. शेष रद्दी ई-मेल अन्य विभिन्न अंतर्राष्ट्रीय एन्कोडिंग में भेजे जाते हैं. अवरोधित एन्कोडिंग्स सूची आपको उस भाषा में प्रदर्शित अनचाहे अंतर्राष्ट्रीय ई-मेल को बाहर फ़िल्टर करने में सक्षम बनाती है, जिसे आप नहीं समझते.

 नोट 

• यूनिकोड (यूनिकोड: यूनिकोड कंसोर्टियम द्वारा विकसित वर्ण एन्कोड करने का मानक. प्रत्येक वर्ण को दर्शाने के लिए एक से अधिक बाइट का उपयोग करके यूनिकोड, विश्व की लगभग सभी भाषाओं को एकल वर्ण सेट द्वारा दर्शाना सक्षम करता है.) एन्कोडिंग्स अवरोधित एन्कोडिंग्स सूची में शामिल नहीं की जाती है.
• अज्ञात या अनिर्दिष्ट एन्कोडिंग्स वाले संदेश नियमित रद्दी ई-मेल फ़िल्टर द्वारा फ़िल्टर के अंतर्गत होंगे.

रद्दी ई-मेल फ़िल्टर को निम्न प्रकार के ई-मेल खातों के साथ उपयोग किया जा सकता है:

• कैश्ड एक्स्चेंज मोड में कोई Microsoft Exchange Server ई-मेल खाता
• कोई Exchange Server खाता, जो इनमें वितरित होता हो व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल (.pst) (व्यक्तिगत फ़ोल्डर्स फ़ाइल (.pst): वह डेटा फ़ाइल जो आपके कंप्यूटर पर आपके संदेश और अन्य आइटम्स संग्रहीत करती है. आप ई-मेल संदेशों के लिए किसी .pst फ़ाइल को डिफ़ॉल्ट वितरण स्थान असाइन कर सकते हैं. आप सुरक्षित रखने के लिए आइटम्स को संगठित या बैक अप करने के लिए किसी .pst का उपयोग कर सकते हैं.)
• HTTP (HTTP (हाइपर ट्रांसफ़र प्रोटोकॉल): इस प्रोटोकॉल का तब उपयोग किया जाता है, जब आप वेब पेजेज़ तक इंटरनेट से पहुँचते हैं. Outlook, HTTP का उपयोग किसी ई-मेल प्रोटोकॉल के रूप में करता है.) (MSN Hotmail)
• POP3 (POP3: एक सामान्य प्रोटोकॉल जिसका उपयोग किसी इंटरनेट ई-मेल सर्वर से ई-मेल संदेश वापस लाने के लिए किया जाता है.)
• IMAP (IMAP (इंटरनेट मेसैज एक्सेस प्रोटोकॉल): इंटरनेट ई-मेल प्रोटोकॉल जैसे कि POP3 से भिन्न, अन्य कंप्यूटर्स द्वारा पुन: प्राप्त करने के लिए IMAP संदेशों को संग्रह/संगठित करने के लिए किसी सर्वर पर फ़ोल्डर्स बनाता है. आप केवल संदेश शीर्षों को ही पढ़ सकते हैं और चयन कर सकते है कि कौन-से संदेश डाउनलोड करना है.)
• IBM Lotus Domino के लिए Microsoft Office Outlook कनेक्टर
• MSN के लिए Outlook कनेक्टर

एक समान Outlook उपयोगकर्ता प्रोफ़ाइल (Outlook ई-मेल प्रोफ़ाइल: प्रोफ़ाइल वह जानकारी है जिसका उपयोग Outlook ई-मेल खातों और उन सेटिंग्स को याद रखने के लिए करता है जो Outlook को बताती है कि आपकी ई-मेल कहाँ संग्रहीत करना है.) के सभी ई-मेल खाते एक तरह की रद्दी ई-मेल फ़िल्टर सेटिंग्स और सूचियों को साझा करते हैं. यदि आपके पास Exchange Server ई-मेल खाता और कोई Hotmail खाता, दोनों ही हों, तो हर ई-मेल खाते का रद्दी ई-मेल फ़ोल्डर होता है. हालाँकि, यदि आपके पास Exchange Server ई-मेल खाता और POP3 खाता दोनों हों, तो दोनों ई-मेल खाते एक ही रद्दी ई-मेल फ़ोल्डर का उपयोग करते हैं.

यदि आप अपनी प्रोफ़ाइल बदलते हैं, तो ये परिवर्तन करने से पहले आपको अपनी रद्दी ई-मेल सूचियों की प्रतिलिपि निर्यात करना चाहिए, और तब अपनी रद्दी ई-मेल फ़िल्टर सूचियों को पुनः बनाने से बचने के लिए Outlook 2003 में जानकारी को आयात करें.

Microsoft Exchange Server 2003 से पहले के संस्करण

Exchange Server 2003

अब नियम डिज़ाइन किए गए हैं, ताकि वे रद्दी ई-मेल फ़ोल्डर में ले जाए गए संदेशों पर कार्य न करें. यह आपके द्वारा रद्दी के रूप में चिह्नित ई-मेल को दूसरे फ़ोल्डर में ले जाने के बजाय अन्यथा लागू किए जाने वाले किसी नियम के अनुसार सही स्थान पर रखता है.

• आवश्यकता के अनुसार अपना सुरक्षा स्तर बढ़ाएँ     रद्दी ई-मेल फ़िल्टर और अन्य एन्हांस्ड गोपनीयता सुविधाओं से संभव अधिकतम सुरक्षा प्राप्त करने के लिए, रद्दी ई-मेल फ़िल्टर का सुरक्षा स्तर उच्च पर या केवल सुरक्षित सूचियाँ पर सेट करें.
• अपने रद्दी ई-मेल फ़िल्टर को अद्यतन रखें     अद्यतन Office ऑनलाइन पर डाउनलोड्‍स पर उपलब्ध हैं. Office अद्यतन में, अद्यतनों की जाँच करें क्लिक करें.
• HTML संदेशों में वे छवियाँ अवरोधित करें, जिन्हें स्पैमर्स वेब बीकन के रूप में उपयोग करते हैं     वेब बीकन बाहरी वेब सर्वर से लिंक की गई, कोई ग्राफ़िक छवि हो सकती है, जो किसी HTML-स्वरूपित संदेश में रखी गई हो और उसका उपयोग यह सत्यापित करने में किया जा सकता है कि संदेश के खोले जाने पर और उसमें छवियों को डाउनलोड करने पर आपका ई-मेल पता मान्य है. डिफ़ॉल्ट रूप से, Outlook स्वचालित चित्र डाउनलोड्‍स अवरोधित करने के लिए सेट किया गया है. आपकी स्वचालित डाउनलोड सेटिंग्स क्या हैं, यह सत्यापित करने के लिए, उपकरण मेनू पर, विकल्प क्लिक करें. सुरक्षा टैब क्लिक करें, और तब स्वचालित डाउनलोड सेटिंग्स बदलें क्लिक करें. सत्यापित करें कि HTML ई-मेल में स्वचालित रूप से चित्रों या अन्य सामग्री को डाउनलोड न करें चेक बॉक्स चयनित है.
• मीटिंग अनुरोधों की स्वचालित प्रक्रिया और उनका पठन और वितरण प्राप्तियों को बंद करें     कभी-कभी स्पैमर्स मीटिंग अनुरोधों और संदेशों को भेजना पुनः सॉर्ट करते हैं, जिसमें पठन का अनुरोध और वितरण प्राप्तियाँ शामिल है. मीटिंग अनुरोध का उत्तर देना और पठन और वितरण प्राप्तियाँ स्वचालित रूप से वेब बीकन्स के लिए आपको असुरक्षित बना देती हैं.
• अपना ई-मेल पता पोस्ट करना सीमित करें     सार्वजनिक वेब साइटों पर अपना ई-मेल पता पोस्ट करते समय सावधानी बरतें, और अपनी व्यक्तिगत वेब साइटों से अपना ई-मेल पता निकाल दें. यदि आप अपना ई-मेल पता सूचीबद्ध या लिंक करते हैं, तो आपके स्पैम्ड होने की संभावना अधिक है.
• किसी समाचार समूह, चैट कक्ष, बुलेटिन बोर्ड, या किसी अन्य सार्वजनिक स्थान पर अपना ई-मेल पता पोस्ट करने पर उसे बदल दें     उदाहरण के लिए, आप "o" के स्थान पर शून्य का उपयोग करके अपने ई-मेल पते को "s0me0ne@example.c0m" के रूप में दे सकते हैं. इस तरह से, कोई भी व्यक्ति आपके पते को समझ सकता है लेकिन स्पैमर्स द्वारा उपयोग किए जाने वाले स्वचालित प्रोग्राम नहीं.
• भिन्न-भिन्न उद्देश्यों के लिए ‍भिन्न ई-मेल पतों का उपयोग करें      संभवतः आप मित्रों, परिवारजन, या सहकर्मियों के साथ पत्रव्यवहार करने में व्यक्तिगत उपयोग के लिए एक पता सेट करें, और अधिक सार्वजनिक गतिविधियों, जैसे जानकारी का अनुरोध करने, ख़रीददारी, या न्यूज़लेटर्स में सदस्यता, चर्चा सूचियों, और समाचार समूहों के लिए दूसरे पते का उपयोग करें.
• वेब साइटों की गोपनीयता नीतियों की समीक्षा करें     जब आप ऑनलाइन बैंकिंग, ख़रीददारी, और न्यूज़लेटर्स के लिए साइन अप करें, तो अपना ई-मेल पता या अन्य व्यक्तिगत जानकारी बताने के पहले गोपनीयता नीति की सूक्ष्मता से समीक्षा करें. "गोपनीयता विवरण," "गोपनीयता नीति," "निबंधन और शर्तें," या "उपयोग की शर्तें" नामक लिंक्स या अनुभाग (सामान्य रूप से वेब साइट के मुख पृष्ठ के नीचे) देखें. यदि वेब साइट इसका वर्णन नहीं करती कि आपकी व्यक्तिगत जानकारी का किस प्रकार उपयोग किया जाएगा, तो उस साइट पर सेवाओं के उपयोग का विचार न करें.
• पहले से चयनित चेक बक्सों को देखें     आपके द्वारा ऑनलाइन ख़रीददारी करने पर, कभी-कभी कंपनियाँ यह संकेत देने के लिए चेक बॉक्स (पहले से चयनित) जोड़ देती हैं कि आपके साथ दूसरे व्यवसायों ( या "तृतीय पक्ष") को बेचना आपका ई-मेल पता देना उनके लिए अच्छा है. यह चेक बॉक्स साफ़ करें, जिससे आपका ई-मेल पता साझा नहीं किया जाएगा.
• स्पैम का प्रत्य‍ुत्तर न दें     जब तक आप प्रेषक को नहीं जानते या उस पर विश्वास नहीं करते— तब तक कभी भी उत्तर न दें  — सदस्यता भी न लें  . स्पैम का उत्तर देना इसकी बिलकुल पुष्टि करता है कि आपका ई-मेल पता सक्रिय है.
• यदि कोई कंपनी ई-मेल संदेश का उपयोग व्यक्तिगत जानकारी पता करने के लिए करती है, तो संदेश भेजकर इसका प्रतिसाद न दें     अधिकांश वैध कंपनियाँ ई-मेल में व्यक्तिगत जानकारी के लिए नहीं कहेंगी. यदि वे ऐसा करें, तो संदेह है. यह जाली ई-मेल संदेश हो सकता है, जो वैध की तरह दिखाई देता है. इस चाल को "फ़िशिंग" के रूप में जाना जाता है, क्योंकि जैसा नाम से ही स्पष्ट है, स्पैम का उपयोग आपके क्रेडेंशियल्स के लिए "फ़िश" के रूप में किया जाता है, जैसे आपका खाता क्रमांक और पासवर्ड्‍स, जो आपके वित्तीय खातों में पहुँच प्राप्त करने और उनमें हेरफेर करने के लिए आवश्यक हैं. यदि स्पैम ऐसी कंपनी से है, जिसके साथ आपका व्यवसाय है  — उदाहरण के लिए, आपकी क्रेडिट कार्ड कंपनी — तो कंपनी को कॉल करें, किंतु ई-मेल में दिए गए फ़ोन नंबर का उपयोग न करें. स्वयं ढूँढे गए, निर्देशिका सहायक के माध्यम से, किसी विवरण, बिल, या किसी अन्य स्रोत से प्राप्त नंबर का उपयोग करें. यदि अनुरोध वैध है, तो कंपनी का ऑपरेटर आपकी सहायता करेगा.
• ई-मेल में अनुरोध के आधार पर दान न दें     दुर्भाग्यपूर्ण रूप से, कुछ स्पैमर्स आपकी भलमनसाहत का लाभ उठाते हैं. यदि आपको दान की कोई अपील प्राप्त हो, तो इसे स्पैम के रूप में लें. यदि आप इसका समर्थन करना चाहते हैं, तो उनका नंबर कहीं और से खोजें और कॉल करके पता करें कि आप इसमें कैसे सहयोग कर सकते हैं.
• श्रृंखला में ई-मेल संदेशों को अग्रेषित न करें     अधिक ट्रैफ़िक के अतिरिक्त, श्रृंखला में ई-मेल संदेशों को अग्रेषित करके, संभवतः आप धोखेबाजी को और बढ़ावा दें  — और इसमें आप इस बात पर नियंत्रण खो दें कि आपके ई-मेल पते को कौन देख रहा है.

Microsoft Office 2003 सर्विस पैक 2 प्रारंभ करके, रद्दी ई-मेल फ़िल्टर को आने वाले संदेशों का यह पता लगाने के लिए स्वचालित रूप से मूल्यांकन करने के लिए एन्हांस किया गया है, कि क्या वह संदेहास्पद, संभावित रूप से धोखा देने वाला, या "फ़िशिंग" योजना का हिस्सा है. विवरणों के लिए, संदेहास्पद संदेशों और फ़िशिंग योजनाओं को अवरोधित करें देखें.