ऑफ़लाइन और ऑनलाइन कार्य करने के बीच स्विच करना

Microsoft Office Outlook 2007 में, आपको आपके मेल सर्वर के साथ Outlook को स्‍वचालि‍त या मैन्‍युअली उसे सेट कर ऑनलाइन या ऑफ़लाइन कार्य करने योग्‍य बनाने की स्‍वतंत्रता होती है.

इस आलेख में


ऑफ़लाइन कार्य करने के बारे में

जब आप Outlook और अपने ई-मेल सर्वर के साथ ऑनलाइन कार्य करते हैं, तो आप मेल के पहुँचते ही उसे प्राप्‍त कर लेते हैं, और भेजे जाने वाले संदेश तत्‍काल प्रेषि‍त हो जाते हैं. हालाँकि‍, कई बार ऑनलाइन कार्य करना व्‍यावहारि‍क नहीं होता है. उदाहरण के लि‍ए, ऐसा हो सकता है कि‍ आपके स्‍थान के कारण नेटवर्क कनेक्‍शन उपलब्‍ध न हो. कई बार ऐसा भी हो सकता है कि‍ कनेक्‍शन उपलब्‍ध हो, लेकि‍न आप कनेक्‍शन शुल्‍क बचाने के उसका उपयोग न करना चाहते हो.

यदि‍ आपका खाता Exchange से कनेक्ट होता है, तो आपके संदेश आपके सर्वर के मेलबॉक्‍स में सहेजे जाते हैं. जब आप सर्वर से कनेक्‍ट होते हैं और ऑनलाइन कार्य करते हैं, तो आप Outlook की सभी कार्यशीलताएँ, जैसे आइटम्स खोलना, उन्‍हें फ़ोल्‍डर्स के बीच ले जाना, और आइटम्स हटाना, उपयोग कर सकते हैं. हालाँकि‍ जब आप ऑफ़लाइन कार्य करते हैं, तो आप सर्वर पर स्‍थि‍त सभी आइटम्स तक पहुँच को खो देते हैं. इस समय ऑफ़लाइन फ़ोल्‍डर्स जो आपके कंप्‍यूटर पर ऑफ़लाइन फ़ोल्‍डर फ़ाइल (.ost) में सहेजे होते हैं, उपयोगी होते हैं.

.ost फ़ाइल, आपके Exchange Server मेलबॉक्‍स की नकल या प्रति‍लि‍पि‍ होती है. जब आप ऑनलाइन होते हैं, यह .ost फ़ाइल अपने आप सर्वर से सिंक्रनाइज़ हो जाती है ताकि‍ दोनों प्रति‍लि‍पि‍याँ समान रहें, और एक में कि‍ए गए परि‍वर्तन अन्‍य में भी हों. यदि‍ Exchange से कनेक्‍शन स्थापित न हो सके, तो आप Outlook को स्‍वत: ऑफ़लाइन प्रारंभ होने के लि‍ए कॉन्‍फ़ि‍गर कर सकते हैं. आप ऑनलाइन और ऑफ़लाइन कनेक्‍शन स्‍थि‍ति‍यों के बीच मैन्‍युअली भी स्‍वि‍च कर सकते हैं और आपके कंप्‍यूटर पर स्‍थानीय रूप से अद्यतन रखे गए फ़ोल्‍डर्स को चुन सकते हैं.

यदि आप Exchange खाते का उपयोग करते हैं, तो यह अनुशंसा की जाती है कि आप इसे कैश्‍ड एक्‍सचेंज मोड के साथ उपयोग करें. जब आप कैश्‍ड एक्‍सचेंज मोड का उपयोग करते हैं तो ऑफ़लाइन कार्य करने के बहुत सारे कारण समाप्त हो जाते हैं. किसी नेटवर्क कनेक्शन का अभाव आपके लिए कोई ‍मुश्किल नहीं है क्योंकि आप अपने आइटम्स के साथ कार्य जारी रख सकते हैं.

डिफ़ॉल्ट रूप में, कैश्‍ड एक्‍सचेंज मोड कोई ऑफ़लाइन फ़ोल्डर फ़ाइल (.ost) बनाता और उपयोग करता है, तब आपके मेलबॉक्स में सभी फ़ोल्डर्स में आइटम्स की सिंक्रनाइज़ की हुई प्रतिलिपियों को डाउनलोड करता है और बनाए रखता है. आप अपने कंप्यूटर पर मौजूद सूचनाओं में कार्य करते हैं, और Outlook उन्हें सर्वर के साथ सिंक्रनाइज़ कर देता है.

चाहे आप कार्यालय में हों, या अपने घर में, या किसी विमान में, नेटवर्क परिवर्तन या उपलब्धता आपके लिए बेहद आसान है. जब Exchange से आपका कनेक्शन बाधित किया जाता है, तो आप अपने डेटा के साथ कार्य करना जारी रख सकते हैं. जब कोई कनेक्शन पुनर्स्थापित किया जाता है, तो Outlook स्वचालित रूप से परिवर्तनों को सिंक्रनाइज़ करता है, और सर्वर और आपके कंप्यूटर पर स्‍थि‍त फ़ोल्डर्स और आइटम्स एक बार फिर से समान हो जाते हैं. Outlook सर्वर से आपके कनेक्शन का प्रबंध करता है और आपके डेटा को अद्यतन रखता है. ऑफ़लाइन कार्य में स्विच करने और सर्वर से कनेक्ट करने के लिए प्रयास जारी रखने की आवश्यकता नहीं है — यह सब स्वत: होता है. 

कैश्‍ड एक्‍सचेंज मोड आपको भेजें/प्राप्त करें समूह सेट अप करने से मुक्त रखता है क्‍योंकि‍ इसने उन फ़ोल्डर्स को चुना है जि‍न्‍हें आप ऑफ़लाइन उपलब्ध करना चाहते हैं और यह उन फ़ोल्डर्स को सिंक्रनाइज़ रखता है.

केवल उस समय जब संभव है कि आप अभी भी ऑफ़लाइन कार्य करना चुनते हों जब आप इस पर अधिक नियंत्रण चाहते हैं कि आपके Exchange मेलबॉक्स की स्थानीय प्रतिलिपि में क्या डाउनलोड किया जाता है. इसमें वे परिस्थितियाँ शामिल हो सकती हैं जि‍नमें आप कोई कनेक्‍शन डिवाइस या सर्विस का उपयोग कर रहे हैं जिसका शुल्‍क आपके स्थानांतरि‍त डेटा की मात्रा पर आधारित है. कैश्‍ड एक्‍सचेंज मोड हर चीज़ अद्यतन रखता है. ऑफ़लाइन कार्य करना जानकारी के प्रकार और मात्रा को जो सिंक्रनाइज़ की गई होती है, उसे परिष्कृत करने के लिए आपको भेजें/प्राप्त करें समूहों का उपयोग करने की अनुमति देता है.

यदि‍ आप कि‍सी Exchange खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो क्‍या करेंगे? कई लोग अपने इंटरनेट सेवा प्रदाता (ISP) से कि‍सी POP3 या IMAP खाते या कि‍सी HTTP खाते, जैसे Microsoft Windows Live Mail का उपयोग करते हैं. जब आप ऑनलाइन होते हैं, तो इसका अर्थ है कि‍ मेल सर्वर से कनेक्‍शन उपलब्‍ध है, और Outlook, Exchange, IMAP, और HTTP ई-मेल खातों के लि‍ए तत्‍काल संदेश भेजता और प्राप्‍त करता है. POP3 ई-मेल खातों के लि‍ए, संदेश मेल सेटअप टैब पर, कनेक्‍ट होने पर तुरंत भेजें (उपकरण मेनू, वि‍कल्‍प आदेश) चेक बॉक्‍स चयनि‍त होने पर तत्काल भेजे जाते हैं. जब आप ऑफ़लाइन होते हैं, तो सभी खाते भेजें/प्राप्त करें समूह संवाद बॉक्‍स में, भेजें/प्राप्त करें समय को शेड्यूल करना उपयोग करते हैं. IMAP ई-मेल खातों के लि‍ए भी फ़ोल्‍डर ऑफ़लाइन के समय उपलब्‍ध नहीं होते हैं.

जब आप ऑफ़लाइन होते हैं, तो Outlook मेल सर्वर से कनेक्‍ट करता है केवल तब जब आप उसके लि‍ए ऐसा करना चुनते हैं. जब Outlook ऑफ़लाइन होता है, तो वह नए संदेशों को चेक करने के लि‍ए, जो शीर्षक डाउनलोड के लि‍ए चि‍ह्नि‍त कि‍ए गए हैं, उन्हें डाउनलोड करने के लि‍ए या संदेश भेजने के लि‍ए आपके मेल सर्वर से कनेक्‍ट करने का प्रयास नहीं करता है.

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यदि आपके पास कोई Microsoft Exchange Server ई-मेल खाता है

आपको ऑफ़लाइन और ऑनलाइन कार्य करने के बीच स्विच करने के लिए Outlook पुनर्प्रारंभ करना होगा. ऑफ़लाइन और ऑनलाइन कनेक्‍शन स्‍थि‍ति‍यों के बीच स्विच करने समय कैश्‍ड एक्‍सचेंज मोड का अधि‍क स्‍वतंत्रता के साथ कार्य करने के लि‍ए उपयोग करें.

ऑफ़लाइन कार्य करने का सबसे तेज़ तरीका डि‍फ़ॉल्‍ट Outlook सेटिंग उपयोग करना है. यदि‍ आप सेटिंग को अनुकूलि‍त करना चाहते हैं, जि‍समें ऑफ़लाइन फ़ोल्‍डर फ़ाइल (.ost) को सहेजने के लि‍ए स्‍थान शामि‍ल है, तो अनुकूलित सेटअप नि‍र्देशों का पालन करें.

त्‍वरि‍त सेटअप

  1. फ़ाइल मेनू पर, ऑफ़लाइन काम करें क्लिक करें.

फ़ाइल मेनू पर ऑफ़लाइन कार्य करें आदेश

  1. कि‍सी ऑफ़लाइन फ़ोल्‍डर फ़ाइल (.ost) को सेटअप करने के लि‍ए, ठीक क्‍लि‍क करें.

डि‍फॉल्‍ट रूप से, मुझे स्टार्टअप पर संकेत दें ताकि मैं ऑफ़लाइन या ऑनलाइन काम चुन सकूँ चेक बॉक्‍स चयनि‍त होता है. यदि‍ आप कनेक्‍शन के उपलब्‍ध होने पर Outlook से हमेशा ऑनलाइन कार्य करवाना चाहते हैं, तो चेक बॉक्‍स रि‍क्त करें.

.ost फ़ाइल बनने के बाद, जब आप बाहर आते हैं और Outlook को पुनर्प्रारंभ करते हैं, तो आपको अपने Exchange मेलबॉक्‍स को .ost फ़ाइल से सिंक्रनाइज़ करना होगा. यह करने का सबसे तेज़ तरीका नि‍म्‍न है: उपकरण मेनू पर, भेजें/प्राप्‍त करें इंगि‍त करें, और तब सभी भेजें/प्राप्‍त करें क्‍लि‍क करें.

अनुकूलित सेटअप

यदि‍ आप ऑफ़लाइन फ़ोल्‍डर फ़ाइल (.ost) सेटिंग अनुकूलित करना चाहते हैं, जैसे ost फ़ाइल आपके कंप्‍यूटर पर कहाँ सहेजी गई है, तो नि‍म्‍न कार्य करें:

  1. यदि आपने पहले से ऐसा नहीं किया हैं, तो कोई ऑफ़लाइन फ़ोल्डर फ़ाइल (.ost) बनाएँ.

दिखाएँकोई ऑफ़लाइन फ़ोल्डर फ़ाइल (.ost) बनाना

  1. उपकरण मेनू पर, ई-मेल खाते क्लिक करें.
  2. ई-मेल टैब पर, Exchange खाते का चयन करें, और तब परिवर्तित करें क्लिक करें.
  3. और अधिक सेटिंग्स क्लिक करें.
  4. उन्नत टैब क्लिक करें, और तब ऑफ़लाइन फ़ोल्डर फ़ाइल सेटिंग्स क्लिक करें.
  5. फ़ाइल बॉक्‍स में, .ost फ़ाइल के रूप में उपयोग करने के लि‍ए इच्‍छि‍त फ़ाइल का पथ लि‍खें.

डिफ़ॉल्ट फ़ाइल नाम Outlook.ost है. यदि यह फ़ाइल पहले से मौजूद है, तो आपको नए नाम के लिए संकेत दिया जाएगा.

  1. उपकरण मेनू पर, ई-मेल खाते क्लिक करें.
  2. ई-मेल टैब पर, Exchange खाते का चयन करें, और तब परिवर्तित करें क्लिक करें.
  3. और अधिक सेटिंग्स क्लिक करें.
  4. निम्न में से कोई एक कार्य करें:
  • Outlook को हमेशा ऑफ़लाइन प्रारंभ करें     खुद करें नियंत्रण कनेक्शन स्थिति क्लिक करें, और तब ऑफ़लाइन काम करें और डायल-अप नेटवर्किंग का उपयोग करें क्लिक करें.
  • प्रत्येक बार Outlook प्रारंभ करते समय ऑफ़लाइन या ऑनलाइन कार्य करना चुनें     खुद करें नियंत्रण कनेक्शन स्थिति क्‍लि‍क करें, और तब प्रारंभ के समय कनेक्शन के प्रकार को चुनें चेक बॉक्स का चयन करें.
  • हमेशा नेटवर्क से कनेक्‍ट करें     खुद करें नियंत्रण कनेक्शन स्थिति क्लिक करें, और तब नेटवर्क से कनेक्ट करें क्लिक करें.
  • Outlook स्‍वचालि‍त रूप से सर्वर से कनेक्‍शन उपलब्‍ध होने का पता लगाता है.     स्वतः कनेक्शन स्थिति का पता लगाएँ क्लिक करें. यदि Outlook मेल सर्वर से कनेक्ट होने में असमर्थ है, तो वह अपने आप ऑफ़लाइन मोड में खुल जाता है.

 नोट    सर्वर से किसी प्रतिक्रिया के लिए प्रतीक्षा करने का वह समय जिसके बाद आपको पुन: प्रयास करने या ऑफ़लाइन कार्य करने के लिए सूचि‍त किया जाए निर्दिष्ट करने के लिए, सेकंड, सर्वर कनेक्शन समयबाह्य होने तक बॉक्स में कोई संख्या लिखें.

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यदि आप कैश्ड एक्सचेंज मोड में अपना एक्सचेंज सर्वर खाता उपयोग कर रहे हैं

  • फ़ाइल मेनू पर, ऑफ़लाइन काम करें क्लिक करें.

फ़ाइल मेनू पर ऑफ़लाइन कार्य करें आदेश

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यदि आप POP3, IMAP, या HTTP खाते का उपयोग करते हैं

  • फ़ाइल मेनू पर, ऑफ़लाइन काम करें क्लिक करें.

फ़ाइल मेनू पर ऑफ़लाइन कार्य करें आदेश

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Outlook 2007