Outlook कैलेंडर के उपयोग के दौरान सर्वोत्तम व्यवहार

Outlook कैलेंडर ईमेल, संपर्क और अन्य सुविधाओं के साथ पूरी तरह से एकीकृत है. यह एकीकरण कैलेंडर घटक को Outlook की सबसे लोकप्रिय सुविधाओं में से एक बना देता है. इस आलेख में, हम कैलेंडर के विभिन्न फ़ंक्शंस के उपयोग द्वारा आपका मार्गदर्शन करेंगे. इसके अतिरिक्त, हम आपको कैलेंडर सुधार से परिचय कराएंगे जो विशेष रूप से आपके अनुभवों को अधिक संगत बनाने के लिए लक्षित है.

 नोट    कई कैलेंडर एन्हांसमेंट को Outlook 2007 सर्विस पैक्स में जोड़ा गया था. इस कारण से, हम सबसे पहले अनुशंसित करते हैं कि आप Outlook 2007 Service Pack 3 (SP3) या बाद के संस्करण का उपयोग करना सुनिश्चित करें. नीचे के अनुभाग यह मानते हैं कि आप Outlook 2007 SP3 या बाद के संस्करण का उपयोग कर रहे हैं. यदि आप केवल Outlook 2000, Outlook 2002, या Outlook 2003 संस्करण का उपयोग कर रहे हैं तो निम्न से संदर्भ लें: Outlook मीटिंग अनुरोध: आवश्यक किए जाने और न किए जाने वाले कार्य

मीटिंग अनुरोध अग्रेषित करना

यदि आप Outlook 2007 का उपयोग कर रहे हैं तो आपको मीटिंग अनुरोध को अग्रेषित नहीं करना चाहिए. इसके परिणामस्वरूप मीटिंग्स गुम या बेमेल हो सकती हैं. बजाय इसके, मीटिंग आयोजक से सहभागियों को मूल मीटिंग अनुरोध में जोड़ने के लिए कहें.

यदि आप Outlook 2010 या नवीन संस्करण का उपयोग कर रहे हैं और आप एक मीटिंग सहभागी हैं, तो आप Outlook 2010 या नवीन संस्करण का उपयोग कर रहे किसी अन्य व्यक्ति को मीटिंग अग्रेषित कर सकते हैं. ऐसा Outlook 2010 द्वारा मीटिंग अग्रेषण सूचना सुविधा पेश करने के कारण संभव हुआ है. जब आप किसी ऐसे व्यक्ति को मीटिंग अग्रेषित करने के लिए Outlook 2010 का उपयोग करते हैं जिसे मूल रूप से मीटिंग में आमंत्रित नहीं किया गया था, तो Outlook 2010, मीटिंग आयोजक को एक मीटिंग अग्रेषण सूचना भेजता है. जब आयोजक को मीटिंग सूचना प्राप्त होती है, तब नए सहभागी को आयोजक की मीटिंग में जोड़ दिया जाता है. यदि मौजूदा सहभागियों को यह जानने की आवश्यकता है कि कोई अतिरिक्त सहभागी मीटिंग में जोड़ा गया था, फिर आयोजक को मीटिंग खोलना और सभी सहभागियों को मीटिंग अद्यतन भेजना आवश्यक है.

Microsoft Exchange उपयोगकर्ताओं के लिए

Microsoft Exchange Server 2007, कैलेंडर सहभागी सुविधा के एक भाग के रूप में मीटिंग अग्रेषण अधिसूचना भी प्रस्तुत करता है. यदि आप किसी Exchange Server 2007, Exchange Server 2010 या Exchange Server 2013 संगठन पर मेलबॉक्स से कनेक्ट करने के लिए Outlook का उपयोग करते हैं तो हो सकता है कि Exchange व्यवस्थापक द्वारा कॉन्फ़िगर किए जाने पर मीटिंग अग्रेषण अधिसूचना व्यवहार, Exchange सेटिंग्स के अधिन हो. उदाहरण के लिए, Exchange व्यवस्‍थापक मीटिंग अग्रेषण अधिसूचना को दूरस्थ डोमेन में भेजे जाने से रोक सकता है.

हम सामान्यत: यह अनुशंसा करते हैं कि यदि कोई सहभागी आयोजक के जैसे उसी Exchange संगठन से नहीं है तो जब तक के सभी निम्न स्थितियाँ सही न हो, वह मीटिंग को अग्रेषित न करें:

  • सहभागी, Microsoft Outlook 2010 या नए संस्करण का उपयोग कर रहा है.
  • सहभागी का Exchange व्यवस्‍थापक, मीटिंग अग्रेषण अधिसूचना को दूरस्थ डोमेन में भेजने की अनुमति देता है.
  • आयोजक किसी Microsoft Outlook क्लाइंट का उपयोग कर रहा है.

गैर-Exchange मेल सिस्टम का उपयोग करने वाले कोईागी के मामले में, हम सामान्यत: यह अनुशंसा करते हैं कि जब तक सभी निम्न स्थितियाँ सही न हो तब तक आप मीटिंग को अग्रेषित न करें:

  • सहभागी, Microsoft Outlook 2010 या नए संस्करण का उपयोग कर रहा है.
  • आयोजक किसी Microsoft Outlook क्लाइंट का उपयोग कर रहा है.

यदि किसी भी कारण से आयोजक को मीटिंग अग्रेषण अधिसूचना प्राप्त न हो तो मीटिंग सहभागियों को आयोजक के मीटिंग में जोड़ा नहीं जाता है. यदि आयोजक बाद में मीटिंग्स बदलता है और कोई अद्यतन भेजता है तो अद्यतन केवल मूल सहभागियों को ही भेजा जाता है. जिन सहभागियों ने पहले अग्रेषित की गई मीटिंग की प्रतिलिपि प्राप्त किए हैं वे अद्यतन प्राप्त नहीं करेंगे.

यदि उपरोक्त सीमाएँ आपको सफलतापूर्वक और संगतता से मीटिंग आमंत्रण अग्रेषित करने से रोकती हैं तो यह बेहतर होगा कि आप वांछित सहभागियों को जोड़ने के लिए केवल मीटिंग आयोजक से कहें. यदि आप निश्चित नहीं है कि आप और वांछित सहभागी का परिवेश उपरोक्त स्थिति को पूरा करते है तो वांछित सहभागियों को जोड़ने के लिए मीटिंग आयोजक से कहना आवश्यक है.

 नोट    Outlook प्रतिनिधि को मीटिंग अग्रेषण अधिसूचना प्राप्त नहीं होती है.

सभी मीटिंग अनुरोध और रद्दीकरण को संसाधित करें

हालाँकि आप अपने इनबॉक्स से किसी मीटिंग अनुरोध को सीधे हटा सकते हैं, लेकिन आपको इसे या तो स्वीकार करके या अस्वीकार करके मीटिंग अनुरोध को ठीक से संसाधित करना चाहिए. मीटिंग रद्दीकरण संसाधित करने के लिए हमेशा कैलेंडर से निकालें आदेश का उपयोग करना चाहिए. कैलेंडर मॉड्यूल से सीधे मीटिंग को संसाधित करने से बचें.

पुनरावर्ती मीटिंग्स के साथ कार्य करना

समाप्ति दिनांको को सेट करें और आवृत्तियों की सीमा निर्धारित करें

Outlook एकाधिक नियमित आवृत्तियाँ वाली मीटिंग शेड्यूल करना आसान बनाता है. हम अनुशंसा करते है कि 1) हमेशा समाप्ति दिनांक सेट करें और 2) पुनरावर्ती श्रृंखलाओं को आवृत्तियों की किसी विशिष्ट संख्या तक सीमित करें. सही कहें तो पुनरावर्ती मीटिंग्स में किसी एक बिंदु या अन्य बिंदु में आकर संशोधन की आवश्यकता होती है. समय के साथ, सहभागियों को किसी एकल आवृत्ति में जोड़ा या निकाला जाता है. अवकाश दिनांक या अप्रत्याशित परिस्थितियों के कारण मीटिंग स्थान या समय बदलता रहता है. Outlook इन विशेष बदलावों को मीटिंग अपवाद के रूप में सहेजता है. बहुत बड़ी संख्या में अपवाद वाली मीटिंग्स के परिणामस्वरूप मीटिंग श्रृंखला उत्पन्न होती हैं जिन्हें प्रबंधित करना कठिन होता है. इसके अतिरिक्त, यह अप्रत्याशित व्यवहार उत्पन्न कर सकता है. वर्तमान मीटिंग के समाप्त होने पर आप हमेशा एक नई मीटिंग श्रृंखला बना सकते हैं. आवृत्तियों की संख्या के बारे में सोचने पर आवृत्ति पर विचार करें. एक वर्ष की समयावधि में, उसी समयावधि के दौरान मासिक मीटिंग की अपेक्षा सप्ताह में दो बार मीटिंग में 90 और आवृत्तियाँ होंगी.

मूल समाप्ति दिनांक से पहले पुनरावर्ती मीटिंग समाप्त करें

हालाँकि आप किसी पुनरावर्ती मीटिंग को रद्द कर सकते हैं, लेकिन एक बेहतर विकल्प, श्रृंखला के लिए समाप्ति दिनांक परिवर्तित करना है. इससे आप और सहभागी भूतकाल में हुई मीटिंग का रिकॉर्ड रख सकते हैं. अगर आप पुनरावर्ती मीटिंग पूर्णतः रद्द कर देते हैं, तो इतिहास गुम हो जाता है. सर्वश्रेष्ट विकल्प, एक नया समाप्ति दिनांक सेट करना और फिर सभी सहभागियों को अद्यतन भेजना है. पिछली मीटिंग का रिकॉर्ड रखते समय, यह मीटिंग श्रृंखला पहले ही समाप्त कर देता है.

 नोट    यदि आप मीटिंग श्रृंखला को पहले ही समाप्त कर देते हैं तो पुनरावर्ती मीटिंग के साथ संबद्ध अपवाद गुम हो जाते हैं, अपवाद के बारे में अधिक जानने के लिए, "समाप्ति दिनांक सेट करें और आवृत्तियों की संख्या सीमित करें" अनुभाग देखें.

श्रृंखला में भविष्य सभी मीटिंग्स को रद्द करने के बारे में जानकारी के लिए, यह देखें: श्रृंखला में भविष्य की सभी मीटिंग्स रद्द करना

आयोजक परिवर्तित करें

Outlook, किसी मीटिंग आयोजक को परिवर्तित करने का तरीका नहीं प्रदान करता है. किसी पुनरावर्ती मीटिंग के मीटिंग आयोजक को परिवर्तित करने के लिए, पुनरावर्ती मीटिंग समाप्त करें. ऐसा करने के लिए, एक पूर्व समाप्ति दिनांक सेट करें और सभी सहभागियों को अद्यतन भेजें. आपके द्वारा यह चरण पूर्ण करने के बाद, नए आयोजक को एक नई पुनरावर्ती मीटिंग बनानी होगी.

पहले का समाप्ति दिनांक सेट करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, यह भी देखें: मीटिंग रद्द करें

अनुलग्नक साझा करने के लिए किसी पुनरावर्ती मीटिंग का उपयोग करने से बचें

अनुलग्नको को पुनरावर्ती मीटिंग अपवाद की जटिलता में जोड़ा जाता है. प्रत्येक अपवाद में अनुलग्न की अपनी स्वयं की प्रतिलिपि शामिल होती है. जैसे ही पुनरावर्ती मीटिंग में अपवादों को जोड़ा जाता है, अनुलग्नकों की नई प्रतिलिपियाँ बनाई जाती हैं. यदि आप अनुलग्नक के किसी एक सेट में कोई परिवर्तन करते हैं तो ये परिवर्तन अन्य अपवाद में वितरित नहीं किए जाते हैं. यदि आप चाहते हैं कि सभी सहभागियों के पास किसी भी दी गई मीटिंग के लिए परिवर्तनों की सबसे नवीनतम प्रतिलिपि हो तो OneDrive जैसी किसी साझाकरण सेवा के माध्यम से दस्तावेज़ साझा करें. नेटवर्क पर एंटरप्राइज़ उपयोगकर्ता SharePoint या अन्य साझा की गई फ़ाइलों का लाभ उठा सकते हैं.

मीटिंग नोट्स में असंगतताओं को रोकना

यदि आप मीटिंग समय, दिनांक, स्थान या सहभागी सूची में कोई परिवर्तन करते हैं और फिर मीटिंग को सहेजने का प्रयास करते हैं तो Outlook आपको केवल दो विकल्प प्रदान करता है. सभी सहभागियों को मीटिंग अद्यतन भेजें या परिवर्तन रद्द करें. यह डिज़ाइन यह सुनिश्चित करता है कि मीटिंग की प्रतिलिपि सभी सहभागियों के लिए संगत है. हालाँकि, नोट्स फ़ील्ड महत्त्वपूर्ण फ़ील्ड नहीं माना जाता है. इसलिए, आप नोट्स फ़ील्ड में सभी सहभागियों को बिना अद्यतन भेजे बदलावों को सहेज सकते हैं.

 महत्वपूर्ण    यदि आप इन्हें व्यक्तिगत नोट्स के रूप में उपयोग करने की इच्छा रखते हैं तो कोई भी अनुवर्ती बदलाव जिसे मीटिंग अद्यतन भेजने की आवश्यकता है में नोट्स सामग्री शामिल होंगे. आकस्मिक प्रकटीकरण को रोकने के लिए, अपने नोट्स को कहीं ओर संग्रहीत करें.

यही मीटिंग सहभागियों के लिए लागू होता है. मीटिंग सहभागी के रूप में आप अपने स्वयं के नोट्स को भी अपने मीटिंग की प्रतिलिपि में संग्रहीत कर सकते हैं. हालाँकि, यदि आप आयोजक से कोई अनुवर्ती संपूर्ण मीटिंग अद्यतन स्वीकार करते हैं तो आपके नोट्स अधिलेखित हो सकते हैं.

मीटिंग की प्रतिलिपि बनाने से बचें

डिज़ाइन के अनुसार, Outlook किसी प्रतिलिपि बनाई गई मीटिंग और मूल मीटिंग के बीच किसी भी लिंक को निकालता है. यह श्रेष्ठतम तरीके से असंगतताओं को रोकता है. Outlook का नया संस्करण "प्रतिलिपि" विषय में पाठ स्ट्रिंग को जोड़ता है. यह मीटिंग प्रतिलिपियों की पहचान करने में इसे आसान बनाता है.

प्रतिलिपि बनाई गई मीटिंग्स से संबंधित कार्रवाई अप्रत्याशित परिणाम उत्पन्न करती है, इसलिए मीटिंग की प्रतिलिपि बनाने से बचें. यह किसी अन्य उपयोगकर्ता के कैलेंडर से प्रतिलिपि बनाई गई मीटिंग्स, साथ ही आपके स्वयं के अन्य कैलेंडर फ़ोल्डर से प्रतिलिपि बनाई गई दोनों ही मीटिंग्स में लागू होती हैं.

आपके द्वारा अन्य कैलेंडर फ़ोल्डर में व्यवस्थित की गई मीटिंग्स को ले जाने के तरीकों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, निम्न देखें:

"अद्यतन भेजे" विकल्प को बिना खोए Outlook मीटिंग्स को कैसे ले जाएँ

आपके कैलेंडर से कनेक्ट डिवाइसेज़ का रख रखाव करें

यह सुनिश्चित करें कि कोई भी डिवाइस जो आपके कैलेंडर से कनेक्ट है उसमें नवीनतम अद्यतन स्थापित है. कुछ डिवाइसेज़, कैलेंडर और अन्य फ़ोल्डर को सिंक्रनाइज़ करने के लिए Exchange ActiveSync का उपयोग करते हैं. इन डिवाइसेज़ में Windows Phone, Windows RT, Apple iOS और Android डिवाइसेज़ शामिल होते हैं. Research In Motion (RIM) BlackBerry डिवाइसेज़ और अन्य भी कैलेंडर के साथ सिंक्रनाइज़ कर सकते हैं.

कुछ ज्ञात समस्याओं के बारे में अधिक जानकारी के लिए, निम्न देखें: Microsoft Exchange ActiveSync और तृतीय-पक्ष डिवाइसेज़ में वर्तमान की समस्याएँ.

 नोट    कुछ मामलो में, एकाधिक Outlook क्लाइंट और डिवाइसेज़ एक ही समय में विरोध उत्पन्न करने वाले आइटम्स संशोधित कर सकते हैं. यह संभावना कम करने के लिए, कम समयावधि के भीतर समान आइटम को दो या अधिक क्लाइंट्स या डिवाइसेज़ में संसाधित न करें.

Outlook के साथ एकीकृत होने वाले एड-इन्स का रखरखाव करें

भले ही सभी Outlook एड-इन्स Outlook डेटा तक पहुँच प्राप्त नहीं कर पाते है लेकिन अधिकांश करते हैं. कोई एड-इन्स Outlook आइटम को परिवर्तित कर सकता है जो आप उसी समय संपादित कर रहे हैं, चाहे उसी Outlook में या किसी अन्य डिवाइस में हो. यह विरोध उत्पन्न कर सकता है. इस संभावना को कम करने के लिए, सुनिश्चित करें कि Outlook के साथ एकीकृत होने वाले किसी भी एड-इन्स या प्रोग्राम्स के लिए नवीनतम अद्यतन स्थापित किए गए हैं. उन किसी भी प्रोग्राम्स और एड-इन्स की स्थापना रद्द करें या अक्षम करें जिन्हें आप उपयोग नहीं करते हैं या जिन्हें Outlook के साथ एकीकृत करने की आवश्यकता नहीं है.

 नोट    कुछ मामलो में, एकाधिक Outlook क्लाइंट और डिवाइसेज़ एक ही समय में विरोध उत्पन्न करने वाले आइटम्स संशोधित कर सकते हैं. यह संभावना कम करने के लिए, कम समयावधि के भीतर समान आइटम को दो या अधिक क्लाइंट्स या डिवाइसेज़ में संसाधित न करें.

Microsoft Exchange उपयोगकर्ताओं के लिए अतिरिक्त अनुशंसाएँ

प्रबंधक/प्रतिनिधि परिदृश्य में कार्य करना

यदि आपका संगठन इसकी अनुमति देता है तो कैशेड ए‍क्सचेंज मोड का उपयोग करके Outlook को अपने Exchange मेलबॉक्स से कनेक्ट करने के लिए कॉन्फ़िगर करें. यह सर्वोत्तम कार्यक्षमता प्रदान करता है.

Mac के लिए Microsoft Outlook, Microsoft Entourage, और Microsoft Outlook के नए संस्करण में प्रतिनिधि सुविधा के लिए कई सुधार शामिल हैं. इन संस्करणों के बारे में अधिक जानकारी के लिए, देखें:

Microsoft Outlook और Entourage के मिश्रित संस्करण में Outlook प्रतिनिधि सुविधा

प्रतिनिधियों की संख्या सीमित करें

Outlook आपके द्वारा जोड़े जा सकने वाले प्रतिनिधियों की संख्या को सीमित नहीं करता है. हालाँकि, हम अनुशंसा करते हैं कि आप संपादक अनुमतियाँ केवल एक (1) प्रतिनिधि को ही प्रदान करें. यह आपको यह ट्रैक करने की अनुमति देता है कि कब और कैसे मिटिंग संसाधित की गई थी. इस तथ्य पर विचार करते हुए कि कोई प्रतिनिधि एकाधिक डिवाइसेज़ का उपयोगआपके डेटा, कई प्रतिनिधि वाले संपादक अनुमतियों के साथ यह निर्धारित करना बहुत कठिन बना देता है कि मिटिंग क्यों गुम है या दिनांक से बाहर क्यों है.

भले ही आप संपादक किसी एक प्रतिनिधि को भी अनुमति प्रदान करें तब भी बड़ी संख्या में प्रतिनिधियों कोसमीक्षक या योगदानकर्ता अनुमतियों के साथ जोड़ने से बचें. बड़ी संख्या में प्रतिनिधि अन्य संसाधन को खाली कर सकते है इसी कारण से ऐसा होता है. उदाहरण के लिए, नियम डेटा के लिए 32K की अधिकतम सीमा तक पहुँचना. जब आप कोई प्रतिनिधि जोड़ते हैं तो विभिन्न परिवर्तन होते हैं:

  • Outlook, प्रासंगिक फ़ोल्डर्स के लिए अनुमतियाँ लागू करता है.
  • PublicDelegates Active Directory विशेषताओं को "की ओर से भेजें" अनुमतियों को प्रतिनिधि के लिए जोड़ने हेतु अद्यतित किया गया है.
  • Outlook, प्रबंधक के मेलबॉक्स पर प्रतिनिधि को किसी अग्रेषण नियम में जोड़ता है. यह प्रतिनिधि को मीटिंग अनुरोध अग्रेषित करता है.
  • Outlook, अतिरिक्त प्रतिनिधि जानकारी को प्रबंधक के मेलबॉक्स में सहेजता है.

प्रत्येक घटक क्षेत्र में भिन्न भिन्न सीमाएँ हो सकती हैं. इन सीमाओं तक पहुँचने से यह कार्यक्षमता और स्थिरता को प्रभावित करता है.

 नोट    उत्पाद के डेवलपमेंट और परीक्षण के दौरान, Microsoft अधिकतम चार (4) प्रतिनिधियों का उपयोग करता है. इसके अतिरिक्त, प्रतिनिधियों द्वारा केवल Outlook का उपयोग किया जाता है. परीक्षण में डिवाइसेज़ शामिल नहीं थे.यदि संपादक अनुमतियों के साथ प्रतिनिधि को या तो अस्थायी रूप से या अनिश्चित रूप से बदला नहीं जाता है तो अनुमतियों को संपादक से समीक्षक या कोई नहीं में परिवर्तित करें. फिर, नए या बैकअप प्रतिनिधि को संपादक अनुमतियाँ प्रदान करें.

यह भी देखें

Outlook कॉन्फ़िगरेशन विश्लेषक उपकरण जानकारी

Outlook (CalCheck) के लिए कैलेंडर जाँच उपकरण के बारे में जानकारी

 
 
इनपर लागू:
Outlook 2013