Outlook 2013 में मूलभूत कार्य

Microsoft Outlook 2013 आपके ईमेल, कैलेंडर, संपर्क, कार्य और टू-डू सूची सभी एक ही स्‍थान पर व्‍यवस्‍थित करता है. यह सब आपके ईमेल खाते से प्रारंभ होता है. वहां से आप ईमेल के साथ कार्य करना प्रारंभ कर सकते हैं, उन्हें कार्यों या अपॉइंटमेंट्स में बदल सकते हैं और अपने संपर्कों में अपने भागीदारी किए जाने वाले लोगों को संग्रहीत कर सकते हैं, ताकि आपको कभी कोई ईमेल पता या फ़ोन नंबर याद न करना पड़े. आइए उन मूल चरणों का त्वरित अवलोकन करते हैं.

ईमेल खाता सेट अप करना

पहला चरण है आपका खाता सेट करना. उसके बाद, आप ईमेल भेजने और प्राप्‍त करने, कैलेंडर का उपयोग करने, संपर्क बनाने, कार्य के साथ काम करने के लिए तैयार होंगे.  

यदि आपने समान कंप्‍यूटर पर Outlook के पुराने संस्‍करण का उपयोग किया है, तो सेटअप का स्‍वचालित रूप से ध्‍यान रखा जाता है. यदि आपने ऐसा नहीं किया है तो आपके द्वारा Outlook पहली बार प्रारंभ करने पर स्‍वतः खाता सेटअप प्रारंभ हो जाएगा और आपको प्रक्रिया में आगे ले जाएगा.

यह आपका नाम, ईमेल पता और पासवर्ड पूछेगा. यह सामान्‍यतया पर्याप्‍त होता है, लेकिन यदि स्‍वचालित सेटअप विफल हो जाता है, तो Outlook कुछ और जानकारी के लिए पूछेगा, जैसे आपका मेल सर्वर नाम.

यदि आपके पास वह जानकारी न हो, तो आपका ईमेल प्रदाता आपको विवरण दे सकता है.

बैकस्‍टेज दृश्‍य में नया खाता दृश्‍य

 नोट    यदि आप बाद में कोई अन्‍य ईमेल खाता जोड़ना चाहते हैं, तो स्‍वतः खाता सेटअप प्रारंभ करने के लिए फ़ाइल > खाता सेटिंग पर क्‍लिक करें.

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नया ईमेल संदेश बनाना

मेल में, नया ईमेल पर क्‍लिक करें.

नया ईमेल

कुंजीपटल शॉर्टकट    कोई ईमेल संदेश बनाने के लिए, Ctrl+Shift+M दबाएँ.

जब आप पूरा कर चुके हों, समाप्त पर क्लिक करें.

अधिक जानकारी के लिए, ई-मेल संदेश बनाना देखें.

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किसी ईमेल संदेश को अग्रेषित करना या प्रत्‍युत्‍तर देना

पठन फलक (पठन फलक: Outlook की एक विंडो जहाँ आप किसी आइटम को खोले बिना उसका पूर्वावलोकन कर सकते हैं. पठन फलक में आइटम खोलने के लिए, आइटम क्लिक करें.) में या रिबन पर, प्रत्युत्‍तर दें या सभी को प्रत्‍युत्‍तर दें या अग्रेषित करें क्‍लिक करें.

प्रत्युत्तर देना

प्रति और प्रतिलिपि पंक्तियों से नाम निकालने के लिए, नाम पर क्लिक करें और फिर Delete दबाएँ. प्राप्तकर्ता जोड़ने के लिए, प्रति, प्रतिलिपि, या गुप्त प्रतिलिपि बॉक्स में क्लिक करें और प्राप्तकर्ता दर्ज करें.

अधिक जानकारी के लिए, ई-मेल संदेश का प्रत्युत्तर देना या अग्रेषित करना देखें.

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किसी ईमेल संदेश में कोई अनुलग्‍नक जोड़ना

कोई फ़ाइल साझा करने के लिए, आप इसे अपने संदेश में अनुलग्न कर सकते हैं. आप अन्‍य Outlook आइटम, जैसे संदेश, संपर्क या कार्य भी अनुलग्न कर सकते हैं.

  1. संदेश बनाएँ या किसी मौजूदा संदेश के लिए, प्रत्युत्तर दें, सबको उत्तर दें या अग्रेषित करें पर क्लिक करें.
  2. संदेश विंडो में, संदेश > फ़ाइल अनुलग्‍न करें पर क्लिक करें.

फ़ाइल अनुलग्‍न करना

अधिक जानकारी के लिए किसी ईमेल संदेश में फ़ाइल, संदेश या कोई कार्य अनुलग्‍न करना देखें.

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ईमेल संदेश अनुलग्‍नक खोलना और सहेजना

आप पठन फलक (पठन फलक: Outlook की एक विंडो जहाँ आप किसी आइटम को खोले बिना उसका पूर्वावलोकन कर सकते हैं. पठन फलक में आइटम खोलने के लिए, आइटम क्लिक करें.) से या खुले हुए संदेश से अनुलग्नक खोल सकते हैं. कोई अनुलग्‍नक खोलने और देखने के बाद आप इसे सहेज सकते हैं. यदि संदेश में एक से अधिक अनुलग्नक हैं, तो आप समूह के रूप में एकाधिक अनुलग्नकों को सहेज सकते हैं या उन्हें अलग-अलग सहेज सकते हैं.

अनुलग्नक खोलना

अनुलग्नक पर डबल-क्लिक करें.

अधिक जानकारी के लिए, अनुलग्‍नक खोलना देखें.

कोई अनुलग्नक सहेजना

  1. पठन फलक या खुले संदेश में अनुलग्नक क्लिक करें.
  2. अनुलग्नक टैब पर, क्रियाएँ समूह में, इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें. आप अनुलग्नक पर राइट-क्लिक कर, इस रूप में सहेजें पर भी क्लिक कर सकते हैं.

अनुलग्‍लक के रूप में सहेजना

अधिक जानकारी के लिए, अनुलग्‍नक सहेजना देखें.

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संदेश में कोई ईमेल हस्‍ताक्षर जोड़ना

वैयक्‍तिकृत हस्‍ताक्षर बनाएँ जो आपके संदेश के नीचे दिखाई देता है. हस्‍ताक्षर में पाठ, छविया, आपका इलेक्‍ट्रॉनिक बिज़नेस कार्ड (इलेक्ट्रॉनिक बिजनेस कार्ड: कागज़-आधारित बिजनेस कार्ड के समान स्वरूप में, किसी संपर्क के बारे में विशेष जानकारी का दृश्य, जिसे संदेशों में सम्मिलित किया जा सकता है.), कोई लोगो या यहाँ तक कि आपके हस्‍तलिखित हस्‍ताक्षर की छवि भी शामिल हो सकती है.

कोई हस्ताक्षर बनाना

  1. किसी नए संदेश में हस्‍ताक्षर >हस्‍ताक्षर क्‍लिक करें.

हस्ताक्षर

  1. ईमेल हस्ताक्षर टैब पर, नया पर क्लिक करें.

हस्ताक्षर जोड़ना

किसी संदेश में हस्‍ताक्षर क्‍लिक करें, और फिर अपना इच्‍छित हस्‍ताक्षर क्‍लिक करें.

हस्ताक्षर

अधिक जानकारी के लिए, ई-मेल संदेश हस्ताक्षर बनाना या जोड़ना देखें.

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कैलेंडर अपॉइंटमेंट बनाना

Outlook में, अपॉइंटमेंट मीटिंग के समान नहीं होते हैं. अपॉइंटमेंट वे गतिविधियाँ है जिन्‍हें आप अपने कैलेंडर में शैड्यूल करते हैं, जिसमें अन्‍य लोगों या आरक्षित संसाधनों जैसे कॉन्‍फ़्रेंस रुम का आमंत्रण शामिल नहीं होता है.

कैलेंडर क्लिक करना

कैलेंडर में, नया अपॉइंटमेंट पर क्लिक करें. वैकल्पिक रूप से, आप अपने कैलेंडर ग्रिड में समय ब्लॉक पर राइट-क्लिक और फिर नया अपॉइंटमेंट पर क्लिक कर सकते हैं.

कैलेंडर नया अपॉइंटमेंट

कुंजीपटल शॉर्टकट    अपॉइंटमेंट बनाने के लिए, Ctrl+Shift+A दबाएँ.

अधिक जानकारी के लिए, अपॉइंटमेंट शेड्यूल करना देखें.

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किसी मीटिंग को शेड्यूल करना

Outlook में, किसी मीटिंग में अन्‍य लोगों या आरक्षित संसाधनों, जैसे कॉन्‍फ़्रेंस रुम का आमंत्रण शामिल होता है. आपके मीटिंग के अनुरोधों को मिलने वाले जवाब, आपके इनबॉक्स में प्रदर्शित होते हैं.

कैलेंडर में, नई मीटिंग पर क्लिक करें.

कैलेंडर नई मीटिंग

कुंजीपटल शॉर्टकट    Outlook में किसी फ़ोल्डर से नया मीटिंग अनुरोध बनाने के लिए, Ctrl+Shift+Q दबाएँ.

अधिक जानकारी के लिए, अन्य लोगों के साथ मीटिंग शेड्यूल करना देखें.

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अनुस्मारक सेट करना

अनुस्‍मारक एक अलर्ट विंडो पॉप-अप करता है ताकि आप कोई महत्‍वपूर्ण डेडलाइन न खो दें. आप ईमेल संदेशों, अपॉइंटमेंट, संपर्कों सहित लगभग किसी के लिए भी Outlook अनुस्‍मारक जोड़ या निकाल सकते हैं.

अपॉइंटमेंट्स या मीटिंग्स के लिए

कोई अपॉइंटमेंट या मीटिंग खोलें और फिर अनुस्‍मारक ड्रॉप-डाउन सूची में, अपॉइंटमेंट या मीटिंग के पहले अपने इच्छित अनुस्मारक के प्रकट होने की समयावधि का चयन करें. अनुस्मारक बंद करने के लिए, कोई नहीं का चयन करें.

ईमेल संदेशों, संपर्कों और कार्यों के लिए

कार्रवाई हेतु > अनुस्मारक जोड़ें पर क्लिक करें.

अनुसरण करना

 यु्क्ति    अनुस्मारकों का प्रयोग करके आप ई-मेल संदेशों को, करने के लिए कार्य के रूप में तेज़ी से ध्वजांकित कर सकते हैं. इससे कार्य और कार्य पीक में संदेश दिखाई देता है, लेकिन स्‍वचालित रूप से अनुस्‍मारक नहीं जोड़ता है. कोई अनुस्‍मारक जोड़ने के लिए संदेश में ध्‍वज को राइट क्‍लिक करें. या, यदि आपके पास संदेश खुला है, तो अनुसरण करें > अनुस्‍मारक जोड़ें पर क्‍लिक करें.

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संपर्क बनाना

संपर्क, नाम और ईमेल पतों की तरह सामान्‍य हो सकते हैं या संपर्क के लिए सड़क के पते, एकाधिक फ़ोन नंबर, कोई चित्र, जन्‍मदिनाँक शामिल हो सकते हैं.

लोग

लोग में, नया संपर्क क्‍लिक करें.

नया संपर्क

कुंजीपटल शॉर्टकट    Outlook में किसी भी फ़ोल्डर से कोई संपर्क बनाने के लिए, Ctrl+Shift+C दबाएँ.

अधिक जानकारी के लिए, संदेश बनाना या जोड़ना देखें.

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कार्य बनाना

कागज़ पर, स्‍प्रैडशीट में या कागज़ और इलैक्‍ट्रॉनिक विधियों के संयोजन के रूप में—कई लोग करने के लिए सूचियाँ  रखते हैं. Outlook में आप आपकी विभिन्न सूचियों को एक सूची में जोड़ सकते हैं, अनुस्‍मारक प्राप्त कर सकते हैं और कार्य प्रगति ट्रैक कर सकते हैं.

 कार्य पर क्लि‍क करना

कार्य में, नया कार्य पर क्‍लिक करें.

नया कार्य

कुंजीपटल शॉर्टकट    नया कार्य बनाने के लिए, Ctrl+Shift+K दबाएँ.

अधिक जानकारी के लिए, कार्य और करने के लिए आइटम्स बनाना देखें.

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ई-मेल संदेश, संपर्क, कैलेंडर आइटम या कार्य मुद्रित करना

फ़ाइल > मुद्रित करें के अंतर्गत, आप आइटम्स जैसे ईमेल संदेश, संपर्क या कैलेंडर आइटम या मेल फ़ोल्‍डर के लिए बड़ा दृश्‍य जैसे कैलेंडर, पता पुस्‍तिका या संपर्क सूचीयाँ मुद्रित कर सकते हैं.

  1. Outlook में कोई इच्छित आइटम या फ़ोल्डर मुद्रित करने के लिए उस पर क्लिक करें.
  2. फ़ाइल > मुद्रित करें क्लिक करें.

मुद्रित करना

अधिक जानकारी के लिए, Outlook में आइटम्स मुद्रित करना देखें.

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