अनावश्यक संदेशों को निकालने के लिए वार्तालाप साफ़ करें का उपयोग करना

Microsoft Outlook 2010 में नई वार्तालाप साफ़ करें सुविधा के साथ, आप अपने मेल फ़ोल्डर्स से संदेशों की संख्या को कम कर सकते हैं. वार्तालाप में मौजूद अनावश्यक संदेशों को हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में ले जाया गया है.

वार्तालाप क्या है?

हो सकता है कि आप वार्तालाप को टर्म ई-मेल थ्रेड द्वारा जानते हों. वार्तालाप, सभी प्रतिसाद के पहले संदेश से ई-मेल संदेशों की पूर्ण श्रृंखला है. वार्तालाप के संदेशों का समान विषय है.

उदाहरण के लिए, जब आप किसी को संदेश भेजते हैं और फिर वार्तालाप परिणामों का प्रत्युत्तर देते हैं. कई वार्तालापों में, कई प्रत्युत्तर के आदान-प्रदान हो सकते हैं या एकाधिक व्यक्ति, सभी वार्तालाप के भागों का प्रत्युत्तर देते हुए हो सकते हैं.

वार्तालाप साफ़ करें क्या करता है?

वार्तालाप साफ़ करें, वार्तालाप में प्रत्येक संदेश की सामग्री का मूल्यांकन करता है. यदि संदेश पूरी तरह से एक प्रत्युत्तर के भीतर है, तो पिछला संदेश हट जाता है. निम्न उदाहरण पर विचार करें.

जस्टिन, मेलिस्सा और एन्ड्रिव को संदेश भेजता है. मेलिस्सा दोनों जस्टिन और एन्ड्रिव को प्रत्युत्तर देती है और उसके Outlook संदेश के मुख्य भाग में जस्टिन के सभी मूल संदेश शामिल हैं. अब, एन्ड्रिव, मेलिस्सा का संदेश देखता है और दोनों जस्टिन और मेलिस्सा को प्रत्युत्तर देता है. एन्ड्रिव का प्रत्युत्तर, वार्तालाप के सभी पिछले संदेशों को शामिल करता है. वार्तालाप साफ़ करें, एन्ड्रिव के अंतिम संदेश को छोड़ कर सभी संदेशों को हटा सकता है, क्योंकि उस संदेश के भीतर पिछले सभी संदेशों की प्रतिलिपि मौजूद है.

वार्तालाप साफ़ करें, कई प्रतिसाद के आदान-प्रदान के साथ वार्तालाप में अधिक उपयोगी है, विशेष रूप से कई प्राप्तकर्ताओं के साथ.

अनावश्यक संदेशों को निकालना

  1. मुख पृष्ठ टैब पर, हटाएँ समूह में, साफ़ करें पर क्लिक करें.

रिबन पर आदेश को साफ़ करना

  1. निम्न में से किसी एक पर क्लिक करें:
  • वार्तालाप को साफ़ करना    वर्तमान वार्तालाप समीक्षा की गई है और अनावश्यक संदेशों को हटाया गया है.
  • फ़ोल्डर साफ़ करना    चयनित फ़ोल्डर में सभी वार्तालाप की समीक्षा की गई है और अनावश्यक संदेशों को हटाया गया है.
  • फ़ोल्डर और सबफ़ोल्डर्स को साफ़ करना    चयनित फ़ोल्डर और किसी भी फ़ोल्डर में जिसमें वार्तालाप मौजूद है, उनकी समीक्षा की गई है और अनावश्यक संदेशों को हटाया गया है.

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वार्तालाप साफ़ करें विकल्पों को परिवर्तित करना

आप निर्दिष्ट कर सकते हैं कि साफ़ करें से किस संदेश को छोड़ा जाए और संदेशों को हटाने के बाद कहाँ ले जाया जाए.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.
  2. विकल्प पर क्लिक करें.
  3. मेल पर क्लिक करें.
  4. वार्तालाप साफ़ करें के अंतर्गत, निम्न में से कोई एक कार्य करें:
  • आइटम्स को ले जाने का स्थान परिवर्तित करने के लिए, साफ़ किए गए आइटम्स इस फ़ोल्डर में जाएँगे के लिए, ब्राउज़ करें पर क्लिक करें और फिर Outlook फ़ोल्डर का चयन करें. डिफ़ॉल्ट रूप से, संदेशों को हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में ले जाया गया है. यदि आपके Outlook प्रोफ़ाइल में एकाधिक ई-मेल खातें हैं, तो प्रत्येक खाते के पास स्वयं का हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर है. संदेशों को उस हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में ले जाया गया है , जो ई-मेल खाते से संगत है.
  • आइटम्स साफ़ करें हटाएँ की फ़ोल्डर संरचना को दोहराने के लिए, (जब साफ़ करें फ़ोल्डर और उप फ़ोल्डर आदेश का उपयोग कर रहे हों), जब उप-फ़ोल्डर्स को साफ़ करते हैं, तो गंतव्य फ़ोल्डर में फ़ोल्डर पदानुक्रम पुनः बनती है का चयन करें.
  • आपके द्वारा पढ़े नहीं गए किसी भी संदेश को हमेशा रखने के लिए, पढ़े नहीं गए संदेशों को न ले जाएँ चेक बॉक्स का चयन करें या साफ़ करें. हम अनुशंसा करते है कि आप इस विकल्प का चयन न करें. शेष वार्तालाप संदेशों में हटाए गए संदेश होंगे, उन संदेशों सहित जिन्हें हो सकता है कि आपने नहीं पढ़ा हो.
  • किसी भी श्रेणीबद्ध संदेश को हमेशा रखने के लिए, श्रेणीबद्ध संदेशों को न ले जाएं चेक बॉक्स का चयन करें या हटाएँ. हम अनुशंसा करते हैं कि आप इस विकल्प का चयन करें. विशिष्ट संदेशों पर लागू श्रेणियाँ और श्रेणीबद्ध संदेश को हटाना, श्रेणीबद्ध संदेश के खोने का कारण होगा.
  • ध्वजांकित संदेश को हमेशा रखने के लिए, ध्वजांकित संदेशों को न ले जाएँ चेक बॉक्स का चयन करें या साफ़ करें. हम अनुशंसा करते हैं कि आप इस विकल्प का चयन करें. विशिष्ट संदेशों पर लागू ध्वज और ध्वजांकित संदेश को हटाना, ध्वजांकित संदेश के खोने का कारण होगा.
  • डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित संदेश को हमेशा रखने के लिए, डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित संदेशों को न ले जाएँ चेक बॉक्स का चयन करें या साफ़ करें. हम अनुशंसा करते हैं कि आप इस विकल्प का चयन करें.
  • यदि किसी ने संदेश में बदलाव किया हो जब यह प्रत्युत्तर में हो तो हमेशा मूल संदेश रखने के लिए, जब कोई प्रत्युत्तर संशोधित होता है, एक संदेश, मूल संदेश न हटाएँ चेक बॉक्स का चयन करें या साफ़ करें. हम अनुशंसा करते हैं कि आप इस विकल्प का चयन करें. यह सुनिश्चित करता है कि यदि किसी प्रत्युत्तर के अंतर्गत शामिल संदेश में कोई बदलाव करता है तो आपके पास ईवेंट के वार्तालाप में सभी सामग्री का पूर्ण रिकार्ड होता है.

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