ई-मेल संदेशों पर अवधारण नीति असाइन करना

अवधारण नीतियाँ, Microsoft Exchange Server 2010 खाते के साथ उपलब्ध मैसेजिंग रिकॉर्ड्स मैनेजमेन्ट (MRM) तकनीक का भाग है. MRM, संदेशों को रखना आसान बनाता है, जिसे संगठन नाति, सरकारी अधिनियमों या क़ानूनी आवश्यकताओं के साथ अनुपालन करने की और वह सामग्री निकालने के लिए जिसमें अब क़ानूनी या व्यवसाय मान्यताएँ नहीं हैं, आवश्यकता है.

 नोट    अवधारण नीतियाँ केवल तभी उपलब्ध होती हैं जब Microsoft Outlook 2010 का उपयोग Microsoft Office Professional Plus 2010, Microsoft Exchange Server 2010 के भाग के रूप में कर रहे हों और आपके Exchange व्यवस्थापक ने अवधारण नीतियाँ सक्षम कि हों. Microsoft Office Professional Plus 2010 केवल वॉल्यूम लायसेंसिंग के माध्यम से उपलब्ध है. अधिक जानकारी के लिए, वॉल्यूम लायसेंसिंग प्रोग्राम्स देखें.

इस आलेख में


अवधारण नीति के बारे में

संगठन, Exchange Server मेलबॉक्स में सभी मेल आइटम्स के लिए डिफ़ॉल्ट अवधारण नीतियाँ बना सकते हैं, डिफ़ॉल्ट फ़ोल्डर्स के लिए विशिष्ट नीतियाँ बना सकते हैं — जैसे कि इनबॉक्स, प्रारूप, भेजे गए आइटम्स, हटाए गए आइटम्स और रद्दी ई-मेल — या अवधारण नीतियाँ बनाएँ जिन्हें उपयोगकर्ताओं फ़ोल्डर्स या व्यक्तिगत आइटम्स पर लागू कर सकते हैं. आपके Exchange Server व्यवस्थापक द्वारा सभी को या इन विकल्पों के संयोजन को कॉन्फ़िगर किया जा सकता है.

 महत्वपूर्ण    यदि आप अपने संगठन की अवधारण नीतियों के बारे में कुछ पूछना है, तो आपको अपने संगठन की दिशानिर्देशों की समीक्षा करनी चाहिए या अपने क़ानूनी विभाग से संपर्क करना चाहिए.

प्रत्येक फ़ोल्डर को व्यक्तिगत रूप से अवधारण नीति असाइन करने की बजाए प्रति-फ़ोल्डर के आधार पर असाइन करना आसान है. हालाँकि, जब फ़ोल्डर पर भी अवधारण नीति असाइन की जाती है, तो आप एक या एकाधिक संदेशों का चयन कर सकते हैं और फिर केवल उन संदेशों को ही भिन्न नीति असाइन कर सकते हैं. किसी संदेश को असाइन की गई नीति, किसी भी इनहेरिट की गई फ़ोल्डर नीति पर अग्रता रखती है.

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किसी ई-मेल फ़ोल्डर को अवधारण नीति असाइन करें

  1. नेविगेशन फलक में, मेल फ़ोल्डर पर क्लिक करें.
  2. फ़ोल्डर टैब पर, गुण समूह में, नीति पर क्लिक करें.

रिबन पर नीति आदेश

दिखाएँरिबन पर नीति आदेश गुम है.

यदि रिबन पर नीति आदेश गुम है, या तो आपके Exchange Server व्यवस्थापक ने आपके खाते के लिए अवधारण नीतियों को सक्षम नहीं किया है, या आप Outlook 2010 का उपयोग Microsoft Office Professional Plus के भाग के रूप में नहीं कर रहे हैं. Microsoft Office Professional Plus 2010 केवल वॉल्यूम लायसेंसिंग के माध्यम से उपलब्ध है. अधिक जानकारी के लिए, Microsoft वॉल्यूम लायसेंसिंग प्रोग्राम्स देखें.

  1. नीति टैब पर, फ़ोल्डर नीति सूची में, आपके संगठन की दिशानिर्देशों पर आधारित प्रविष्टि पर क्लिक करें.

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ई-मेल संदेशों को अवधारण नीति असाइन करना

  1. संदेश सूची में, संदेश पर क्लिक करें.

 युक्ति    एक से अधिक संदेश का चयन करने के लिए, प्रत्येक संदेश पर क्लिक करते समय CTRL को दबा कर रखें.

  1. मुख पृष्ठ टैब पर, टैग्स समूह में, नीति असाइन करें पर क्लिक करें.

रिबन पर नीति असाइन करें आदेश.

दिखाएँरिबन पर नीति असाइन करें आदेश गुम है.

रिबन पर नीति असाइन करें आदेश गुम है, या तो आपके Exchange Server व्यवस्थापक ने आपके खाते के लिए अवधारण और संग्रह नीति को सक्षम नहीं किया है या आप Outlook 2010 का उपयोग Microsoft Office Professional Plus के भाग के रूप में नहीं कर रहे हैं. Microsoft Office Professional Plus 2010 केवल वॉल्यूम लायसेंसिंग के माध्यम से उपलब्ध है. अधिक जानकारी के लिए, Microsoft वॉल्यूम लायसेंसिंग प्रोग्राम्स देखें.

  1. अवधारण नीति के तहत, आपके संगठन की दिशानिर्देशों पर आधारित प्रविष्टि पर क्लिक करें.

संदेश के लिए अवधारण नीति, प्राप्तकर्ता नामों के अंतर्गत, पठन फलक में, शीर्ष लेख में प्रकट होती है और समय सीमा समाप्ति दिनांक को शामिल करती है. यदि कोई अवधारण नीति लागू नहीं है, तो संदेश प्राप्तकर्ता नामों के अंतर्गत, कोई भी जानकारी प्रकट नहीं होती है.

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अतिरिक्त वैकल्पिक अवधारण नीतियाँ प्राप्त करना

Outlook उपयोगकर्ता, नई अवधारण नीतियाँ नहीं बना सकते हैं. इन्हें, आपके Exchange Server व्यवस्थापक द्वारा बनाए जाना आवश्यक है. हालाँकि, हो सकता है कि आपके संगठन ने अतिरिक्त अवधारण नीतियाँ प्रदान की हों यह डिफ़ॉल्ट रूप से प्रकट नहीं होते हैं. यदि अतिरिक्त अवधारण नीतियाँ उपलब्ध हैं, तो नीतियाँ लागू करते समय, उपलब्ध विकल्पों पर उन्हें जोड़ने के लिए, निम्न कार्य करें.

  1. संदेश सूची में, संदेश पर क्लिक करें.

 युक्ति    एक से अधिक संदेश का चयन करने के लिए, प्रत्येक संदेश पर क्लिक करते समय CTRL को दबा कर रखें.

  1. मुख पृष्ठ टैब पर, टैग्स समूह में, नीति असाइन करें पर क्लिक करें.

रिबन पर नीति असाइन करें आदेश.

  1. अवधारण नीति के तहत, अधिक अवधारण नीतियाँ पर क्लिक करें.
  2. अवधारण नीतियाँ संबाद बॉक्स में, अवधारण नीतियाँ जोड़ें या निकालें पर क्लिक करें.

Microsoft Outlook Web App (OWA), वेब ब्राउज़र विंडो में खुलती है.

  1. OWA में, लॉगइन करने के लिए अपने क्रेडेंशियल्स दर्ज करें.

OWA, विकल्प और अवधारण नीतियाँ अनुभाग में खुलते हैं.

  1. सूची में, नीति पर क्लिक करें और फिर जोड़ें क्लिक करें.

वैकल्पिक नीति को नीतियों की सूची में जोड़ गया है, जिसका आप फ़ोल्डर या आइटम पर अवधारण नीति निर्धारित करते समय चयन कर सकते हैं.

अवधारण नीति निकालना

जब आप किसी ई-मेल संदेश से कोई अवधारण नीति निकालते हैं, तो आइटम पर फ़ोल्डर नीति लागू होती हैं, यदि एक असाइन की गई है तो.

  1. संदेश सूची में, संदेश पर क्लिक करें.

 युक्ति    एक से अधिक संदेश का चयन करने के लिए, प्रत्येक संदेश पर क्लिक करते समय CTRL को दबा कर रखें.

  1. मुख पृष्ठ टैब पर, टैग्स समूह में, नीति असाइन करें पर क्लिक करें.

रिबन पर नीति असाइन करें आदेश.

  1. अवधारण नीति के तहत, फ़ोल्डर नीति का उपयोग करें पर क्लिक करें.

संदेश के लिए अवधारण नीति, प्राप्तकर्ता नामों के अंतर्गत, पठन फलक में, शीर्ष लेख में प्रकट होती है और समय सीमा समाप्ति दिनांक को शामिल करती है. यदि कोई अवधारण नीति लागू नहीं है, तो संदेश प्राप्तकर्ता नामों के अंतर्गत, कोई भी जानकारी प्रकट नहीं होती है.

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