Outlook 2010 में मूलभूत कार्य

Office 2010 के साथ प्रारंभ करना यहाँ कुछ मूलभूत कार्य हैं, जिन्हें आप Microsoft Outlook 2010 में कर सकते हैं.

इस आलेख में


Outlook क्या है?

Microsoft Outlook 2010, विश्वभर में 500 मिलियन करोड़ से अधिक Microsoft Office उपयोगकर्ताओं के लिए प्रीमियम व्यावसायिक और व्यक्तिगत ई-मेल प्रबंधन उपकरण प्रस्तुत करता है. Outlook 2010 के रिलीज़ के साथ, आप कार्यस्थान, घर और विद्यालय में अपनी संचार संबंधी आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अनुभवों का बेहतर सेट पाते हैं.

पुनः डिज़ाइन किए गए दृश्य से लेकर उन्नत ई-मेल संगठन, खोज, संचार और सामाजिक नेटवर्किंग सुविधाओं तक, Outlook 2010 आपको अपने व्यक्तिगत और व्यावसायिक नेटवर्क के साथ उत्पादी और संपर्क में रहने के लिए विश्वस्तरीय अनुभव प्रदान करता है.

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ई-मेल खाता जोड़ना

आपके द्वारा ई-मेल संदेश Outlook 2010 में भेजने या प्राप्त करने से पहले, आपको कम से कम एक ई-मेल खाता जोड़ना या कॉन्फ़िगर करना आवश्यक है. यदि आप उसी कंप्यूटर पर Microsoft Outlook का पूर्व संस्करण उपयोग कर चुके हैं, जिस पर आपने Outlook 2010 स्थापित किया था, आपकी खाता सेटिंग्स स्वचालित रूप से आयात हो जाती हैं.

यदि आप Outlook पर नए हैं या नए कंप्यूटर पर Outlook 2010 स्थापित कर रहे हैं, स्वत: खाता सेटअप सुविधा स्वचालित रूप से प्रारंभ होती है और आपके ई-मेल खातों के लिए खाता सेटिंग्स कॉन्फ़िगर करने में आपकी मदद करती है. इस सेटअप को केवल आपके नाम, ई-मेल पते और पासवर्ड की आवश्यकता होती है. यदि आपका ई-मेल खाता स्वचालित रूप से कॉन्फ़िगर नहीं किया जा सकता, तो आपको अतिरिक्त जानकारी मैनुअली दर्ज करने की आवश्यकता होगी.

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.
  2. खाता जानकारी के अंतर्गत खाता जोड़ें पर क्लिक करें.

Backstage दृश्य और खाता जोड़ें आदेश

अधिक जानकारी के लिए, ई-मेल खाता जोड़ें या निकालें देखें.

 नोट    Windows Live Hotmail खाता जोड़ने के लिए, Outlook में Windows Live Hotmail खाता उपयोग करें देखें.

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नया ई-मेल संदेश बनाना

Outlook 2010, सुविधाओं और अनुकूलनों के रिच सेट के साथ एक या अधिक प्राप्तकर्ताओं से संचार करने में सक्षम बनाता है.

  • मेल में, मुख पृष्ठ टैब पर नया समूह में, नया ई-मेल पर क्लिक करें.

रिबन पर नया ई-मेल आदेश

कुंजीपटल शॉर्टकट    ई-मेल संदेश बनाने के लि‍ए, CTRL+SHIFT+M दबाएँ.

अधिक जानकारी के लिए, ई-मेल संदेश बनाएँ देखें.

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ई-मेल संदेश अग्रेषित करना या उसका उत्तर देना

  • मुख पृष्ठ या संदेश टैब पर, प्रतिसाद समूह में, प्रत्युत्तर दें, सबको उत्तर दें या अग्रेषित करें पर क्लिक करें.

रिबन पर प्रत्युत्तर दें समूह

 नोट    टैब का नाम इस पर निर्भर करता है कि संदेश सूची में संदेश का चयन किया गया है या नहीं, इसकी स्वयं की विंडो में खोला गया है या नहीं.

प्रति और प्रतिलिपि पंक्तियों से नाम निकालने के लिए, नाम पर क्लिक करें और फिर DELETE दबाएँ. प्राप्तकर्ता जोड़ने के लिए, प्रति, प्रतिलिपि या गुप्त प्रतिलिपि बॉक्स में क्लिक करें और प्राप्तकर्ता दर्ज करें.

अधिक जानकारी के लिए, ई-मेल संदेश का प्रत्युत्तर दें या अग्रेषित करें देखें.

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ई-मेल संदेश में अनुलग्नक जोड़ना

ई-मेल संदेश में फ़ाइलें अनुलग्न की जा सकती हैं. इसके अलावा, संदेश, संपर्क या कार्यों जैसे Outlook आइटम्स में वे संदेश भी शामिल हो सकते हैं जिन्हें आप भेजते हैं.

  1. संदेश बनाएँ या मौजूदा संदेश के लिए, प्रत्युत्तर दें, सबको उत्तर दें या अग्रेषित करें पर क्लिक करें.
  2. संदेश विंडो में, संदेश टैब पर, शामिल करें समूह में, फ़ाइल अनुलग्न करें क्लिक करें.

रिबन में फ़ाइल आदेश जोड़ें

अधिक जानकारी के लिए, ई-मेल संदेश में कोई फ़ाइल या अन्य आइटम अनुलग्न करें देखें.

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ई-मेल संदेश अनुलग्नक खोलना या सहेजना

आप पठन फलक (पठन फलक: Outlook की एक विंडो जहाँ आप किसी आइटम को खोले बिना उसका पूर्वावलोकन कर सकते हैं. पठन फलक में आइटम खोलने के लिए, आइटम क्लिक करें.) से या खुले हुए संदेश से अनुलग्नक खोल सकते हैं. अनुलग्नक को खोलने और देखने के बाद, आप उसे डिस्क ड्राइव में सहेजने का चयन कर सकते हैं. यदि संदेश में एक से अधिक अनुलग्नक हैं, तो आप समूह के रूप में एकाधिक अनुलग्नकों को सहेज सकते हैं या उन्हें अलग-अलग सहेज सकते हैं.

अनुलग्नक को खोलना

  • अनुलग्नक पर डबल-क्लिक करें.

अनुलग्नक सहेजना

  1. पठन फलक या खुले संदेश में अनुलग्नक क्लिक करें.
  2. अनुलग्नक टैब पर, क्रियाएँ समूह में, इस रूप में सहेजें क्लिक करें. आप अनुलग्नक पर राइट-क्लिक कर इस रूप में सहेजें भी क्लिक कर सकते हैं.

रिबन पर इस रूप में सहेजें आदेश

अधिक जानकारी के लिए, अनुलग्नक खोलें या सहेजें देखें.

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संदेशों में ई-मेल हस्ताक्षर जोड़ना

आप अपने ई-मेल संदेशों के लिए वैयक्तिकृत हस्ताक्षर बना सकते हैं जिसमें पाठ, छवियाँ, आपका इलेक्ट्रॉनिक बिज़नेस कार्ड (इलेक्ट्रॉनिक बिजनेस कार्ड: कागज़-आधारित बिजनेस कार्ड के समान स्वरूप में, किसी संपर्क के बारे में विशेष जानकारी का दृश्य, जिसे संदेशों में सम्मिलित किया जा सकता है.), कोई लोगो या आपके हस्तलिखित हस्ताक्षर की कोई छवि होती है.

हस्ताक्षर बनाना

  1. नया संदेश खोलें. संदेश टैब पर, शामिल करें समूह में, हस्ताक्षर क्लि‍क करें और फिर हस्ताक्षर क्लि‍क करें.

रिबन पर हस्ताक्षर आदेश

  1. ई-मेल हस्ताक्षर टैब पर, नया क्लि‍क करें.

हस्ताक्षर जोड़ना

  • नए संदेश में, संदेश टैब पर, शामिल करें समूह में, हस्ताक्षर क्लिक करें और फिर आप जिस हस्ताक्षर को चाहते हैं उस पर क्लिक करें.

रिबन पर हस्ताक्षर आदेश

अधिक जानकारी के लिए, ई-मेल संदेश हस्ताक्षर बनाएँ या जोड़ें देखें.

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कैलेंडर अपॉइंटमेंट बनाना

अपॉइंटमेंट्स आपके कैलेंडर में आपके द्वारा शेड्यूल वे गतिविधियाँ हैं, जिसमें अन्य लोगों को आमंत्रित करना या संसाधनों को आरक्षित करना शामिल नहीं है.

  • कैलेंडर में, मुख पृष्ठ टैब पर, नया समूह में, नया अपॉइंटमेंट क्लि‍क करें. वैकल्पिक रूप से, आप अपने कैलेंडर ग्रिड में समय ब्लॉक पर राइट-क्लिक और फिर नया अपॉइंटमेंट पर क्लिक कर सकते हैं.

रिबन पर नई अपॉइंटमेंट आदेश

कुंजीपटल शॉर्टकट    अपॉइंटमेंट बनाने के लिए CTRL+SHIFT+A दबाएँ.

अधिक जानकारी के लिए, अपॉइंटमेंट शेड्यूल करें देखें.

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अन्य व्यक्तियों के साथ मीटिंग शेड्यूल करना

मीटिंग एक अपॉइंटमेंट होता है, जिसमें अन्य लोग शामिल होते हैं और इसमें कॉन्फ़्रेंस रूम जैसे संसाधन शामिल होते हैं. आपके मीटिंग के अनुरोधों को मिलने वाले जवाब, आपके इनबॉक्स में प्रदर्शित होते हैं.

  • कैलेंडर में, मुख पृष्ठ टैब पर, नया समूह में, नई मीटिंग क्लि‍क करें.

रिबन पर नया मीटिंग आदेश

कुंजीपटल शॉर्टकट    Outlook में किसी फ़ोल्डर से नया मीटिंग अनुरोध बनाने के लिए, CTRL+SHIFT+Q दबाएँ.

अधिक जानकारी के लिए, अन्य लोगों के साथ मीटिंग शेड्यूल करें देखें.

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अनुस्मारक सेट करना

आप विभिन्न आइटम्स के लिए, ई-मेल संदेशों और संपर्कों के साथ, अनुस्मारक सेट कर सकते हैं या निकाल सकते हैं.

अपॉइंटमेंट्स या मीटिंग्स के लिए

किसी खुले हुए आइटम में, अपॉइंटमेंट या मीटिंग टैब पर, विकल्प समूह में, अनुस्मारक ड्रॉप-डाउन सूची में, उस समयावधि का चयन करें, जिस पर आप अपॉइंटमेंट या मीटिंग से पहले अनुस्मारक देखना चाहते हैं. अनुस्मारक बंद करने के लिए, कोई नहीं का चयन करें.

ई-मेल संदेशों, संपर्कों और कार्यों के लिए

  • मुख पृष्ठ टैब पर, टैग समूह में, कार्रवाई हेतु क्लिक करें और फिर अनुस्मारक जोड़ें क्लिक करें.

रिबन पर अनुस्मारक जोड़्ना

 युक्ति    अनुस्मारकों का प्रयोग करके आप ई-मेल संदेशों को, करने के लिए आइटम्स के रूप में तेज़ी से ध्वजांकित कर सकते हैं. संदेश सूची में ध्वज स्थिति स्तंभ पर राइट-क्लिक करें. या यदि आपने संदेश खोल लिया है, तो संदेश टैब पर, ट्रैकिंग समूह में, कार्रवाई हेतु क्लि‍क करें और फिर अनुस्मारक जोड़ें पर क्लि‍क करें.

अधिक जानकारी के लिए, अनुस्मारक सेट करें या निकालें देखें.

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संपर्क बनाना

संपर्क, नाम और ई-मेल पते की तरह सरल हो सकते हैं या गली पता, एकाधिक फ़ोन नंबर, चित्र, जन्मदिन और अन्य कोई जानकारी जो संपर्क से संबंधित हो जैसी अतिरिक्त विस्तृत जानकारी शामिल कर सकते हैं.

  • संपर्क में, मुख पृष्ठ टैब पर, नया समूह में, नया संपर्क क्लिक करें.

रिबन पर नया संपर्क आदेश

कुंजीपटल शॉर्टकट    Outlook में फ़ोल्डर से नया संपर्क बनाने के लिए, CTRL+SHIFT+C दबाएँ.

अधिक जानकारी के लिए, संदेश बनाएँ या जोड़ें देखें.

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कार्य बनाना

 बहुत से लोग करने के लिए कार्यों की सूची रखते हैं — पेपर पर, स्प्रैडशीट में अथवा पेपर या इलैक्ट्रॉनिक पद्धतियों के संयोजन के साथ. Microsoft Outlook में आप अपनी विभिन्न सूचियों को एक सूची में जोड़ सकते हैं, अनुस्मारक प्राप्त कर सकते हैं और कार्य प्रगति ट्रैक कर सकते हैं.

  • कार्य में, मुख पृष्ठ टैब पर, नया समूह में, नया कार्य पर क्लि‍क करें.

रिबन पर नया कार्य आदेश

कुंजीपटल शॉर्टकट    नया कार्य बनाने के लिए, CTRL+SHIFT+K दबाएँ.

अधिक जानकारी के लिए, कार्य और करने के लिए आइटम्स बनाएँ देखें.

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नोट बनाना

नोट्‍स काग़ज़ के चिपकाने वाले नोट्‍स के इलेक्ट्रॉनिक समतुल्य हैं. प्रश्नों, विचारों, अनुस्मारकों और कुछ भी जिसे आप पेपर पर लिखना चाहेंगे को लिखने के लिए नोट्स का उपयोग करें.

  • नोट्स में, नया समूह में और नया नोट पर क्लिक करें.

रिबन पर नया नोट आदेश

कुंजीपटल शॉर्टकट    नोट बनाने के लिए, CTRL+SHIFT+N दबाएँ.

अधिक जानकारी के लिए, नोट बनाएँ देखें.

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ई-मेल संदेश, संपर्क, कैलेंडर आइटम या कार्य मुद्रित करना

आप अलग-अलग आइटम्स, जैसे ई-मेल संदेश, संपर्क या कैलेंडर आइटम्स या बड़े दृश्यों, जैसे कैलेंडर्स, पता पुस्तिकाओं या मेल फ़ोल्डर्स की सामग्री सूचियों का मुद्रण कर सकते हैं.

Microsoft Outlook  में मेल, कैलेंडर या अन्य फ़ोल्डर में मुद्रण की प्रक्रिया समान है— सभी मुद्रण सेटिंग्स और फ़ंक्शंस Backstage दृश्य में पाए जाते हैं. Backstage दृश्य खोलने के लिए फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.

  1. Outlook में इच्छित आइटम या फ़ोल्डर मुद्रित करने के लिए उस पर क्लिक करें.
  2. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.
  3. मुद्रित करें पर क्लिक करें.

अधिक जानकारी के लिए, Outlook में आइटम्स मुद्रित करें देखें.

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