नियमों का उपयोग करके ईमेल संदेशों को प्रबंधित करना

नियम एक ऐसी क्रिया है जो आपके द्वारा निर्दिष्ट की गई शर्तों के आधार पर आवक या जावक संदेशों पर Microsoft Outlook के द्वारा स्वचालित रूप से की जाती है. आप किसी टेम्पलेट से, किसी संदेश से या अपनी स्‍वयं की शर्तों का उपयोग करके नियम बना सकते हैं.

इसके बजाय Outlook Web App का उपयोग कर रहे हैं? अपने ऐसे नियमों को बनाने और प्रबंधित करने के बारे में जानने के लिए इनबॉक्स नियमों को देखें जो Outlook डेस्कटॉप प्रोग्राम के साथ भी कार्य करेंगे.

इस आलेख में


ईमेल संदेश प्रबंधित करने में नियम आपकी कैसे मदद करते हैं

नियम एक ऐसी क्रिया है, जो नियम में आपके द्वारा निर्दिष्ट शर्तों को पूरा करने वाले किसी आवक या जावक संदेश पर Microsoft Outlook के द्वारा स्वचालित रूप से होती है. नियम विज़ार्ड का उपयोग करके आप कई शर्तें और क्रियाएँ चुन सकते हैं.

नियम दो श्रेणियों में से किसी एक में आते हैं — संगठन और सूचना. नियम पढ़े गए संदेशों पर ऑपरेट नहीं होते हैं, वे केवल न पढ़े गए संदेशों पर ऑपरेट होते हैं.

नियम विज़ार्ड में नियम टेम्पलेट्स

नियम विज़ार्ड में सर्वाधिक उपयोग किए जाने वाले नियमों के टेम्पलेट्स शामिल होते हैं, जो निम्न हैं:

  • व्यवस्थित रहना     ये नियम संदेशों पर फ़ाइल और फ़ॉलो अप करने में आपकी मदद करते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी विशिष्ट प्रेषक के संदेशों के लिए कोई नियम बना सकते हैं, जैसे विषय पंक्ति में "विक्रय" शब्द वाले बॉबी मूरे के संदेशों को फ़ॉलो-अप करने के लिए ध्वजांकित, विक्रय के रूप में श्रेणीबद्ध किया जा सकता है और बॉबी के विक्रय नामक किसी फ़ोल्डर में ले जाया जा सकता है.
  • अप टू डेट रहना     ये नियम कोई विशेष संदेश प्राप्त होने पर, किसी तरह से आपको सूचना देते हैं. उदाहरण के लिए, आप एक ऐसा नियम बना सकते हैं जो परिवार के किसी सदस्य द्वारा भेजा गया संदेश मिलने पर आपके मोबाइल डिवाइस को स्वचालित रूप से एक चेतावनी भेजता है.
  • रिक्त नियम से प्रारंभ करना     ये वे नियम हैं, जिन्हें आप नियम टेम्पलेट की सहायता के बिना बनाते हैं और जिन्हें आप पूरी तरह से अनुकूलित कर सकते हैं.

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नियम बनाना

Outlook में सामान्य परिदृश्य के लिए नियम टेम्पलेट्स हैं. इन नियम टेम्पलेट्स का उपयोग करें या अपने स्वयं के कस्टम नियमों का डिज़ाइन बनाएँ.

Outlook नियम टेम्पलेट्स का उपयोग करना

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.
  2. नियम और चेतावनियों को प्रबंधित करें पर क्लिक करें.
  3. नियम और चेतावनियाँ संवाद बॉक्स में, ई-मेल नियम टैब पर, नया नियम क्लिक करें.
  4. चरण 1: किसी टेम्पलेट का चयन करें के अंतर्गत, उस टेम्पलेट का चयन करें जो आप व्यवस्थित रहें या अप टू डेट रहें टेम्पलेट्स संग्रहण से चाहते हैं.
  5. चरण 2: नियम का वर्णन संपादित करें के अंतर्गत, कोई रेखांकित मान क्लिक करें. उदाहरण के लिए, यदि आप लोग या सार्वजनिक समूह लिंक पर क्लिक करते हैं, तो पता पुस्तिका खुल जाती है.
  6. अगला पर क्लिक करें.
  7. चरण 1: शर्त(शर्तों) का चयन करें के अंतर्गत, उन शर्तों का चयन करें जो आप चाहते हैं कि नियम को लागू करने के लिए संदेशों में हों.
  8. चरण 2: नियम का वर्णन संपादित करें के अंतर्गत, उस किसी भी शर्त के रेखांकित मान पर क्लिक करें, जिसे आपने जोड़ा है और फिर मान निर्दिष्ट करें.
  9. अगला पर क्लिक करें.
  10. चरण 1: क्रिया(क्रियाओं) का चयन करें के अंतर्गत, उस क्रिया का चयन करें जिसे आप निर्दिष्ट की गई शर्तें पूरी होने पर नि‍यम द्वारा नि‍ष्पादि‍त करना चाहते हैं.
  11. चरण 2: नियम का वर्णन संपादित करें के अंतर्गत, उस किसी भी क्रिया के रेखांकित मान पर क्लिक करें, जिसे आपने जोड़ा है और फिर मान निर्दिष्ट करें.
  12. अगला पर क्लिक करें.
  13. चरण 1: अपवाद(अपवादों) का चयन करें के अंतर्गत, नियम के लि‍ए अपवादों का चयन करें और फिर अगला क्लिक करें.
  14. चरण 2: नियम का वर्णन संपादित करें के अंतर्गत, आपके द्वारा जोड़े गए किसी भी अपवाद के लिए रेखांकित मान पर क्लिक करें और फिर मान निर्दिष्ट करें.
  15. अगला पर क्लिक करें.
  16. चरण 1: इस नियम के लिए नाम निर्दिष्ट करें के अंतर्गत, नाम दर्ज करें.
  17. चरण 2: नियम विकल्पों को सेट करें के अंतर्गत, अपने इच्छित विकल्पों के लिए चेक बॉक्सेज़ का चयन करें.
    • यदि आप उन संदेशों पर यह नियम चलाना चाहते हैं, जो पहले से ही इनबॉक्स में हैं, तो ''इनबॉक्स" में पहले से मौजूद संदेशों पर यह नियम अभी चलाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
    • डिफ़ॉल्ट रूप से, नया नियम चालू होता है. नियम बंद करने के लिए, यह नियम चालू करें चेक बॉक्स साफ़ करें.
    • Outlook में अपने सभी ईमेल खातों के सेटअप में यह नियम लागू करने के लिए, यह नियम सभी खातों पर बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
  18. समाप्त पर क्लिक करें.

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कस्टम नियम डिज़ाइन करना

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.
  2. नियम और चेतावनियों को प्रबंधित करें पर क्लिक करें.
  3. नियम और चेतावनियाँ संवाद बॉक्स में, ई-मेल नियम टैब पर, नया नियम क्लिक करें.
  4. किसी रिक्त नियम से प्रारंभ करें के अंतर्गत या तो संदेश आने पर उन्हें जाँचें या भेजने के बाद संदेश जाँचें क्लिक करें.
  5. अगला पर क्लिक करें.
  6. चरण 1: शर्त(शर्तों) का चयन करें के अंतर्गत, उन शर्तों का चयन करें जो आप चाहते हैं कि नियम को लागू करने के लिए संदेशों में हों.
  7. चरण 2: नियम का वर्णन संपादित करें के अंतर्गत, उस किसी भी शर्त के रेखांकित मान पर क्लिक करें, जिसे आपने जोड़ा है और फिर मान निर्दिष्ट करें.
  8. अगला पर क्लिक करें.
  9. चरण 1: क्रिया(क्रियाओं) का चयन करें के अंतर्गत, उस क्रिया का चयन करें जिसे आप निर्दिष्ट की गई शर्तें पूरी होने पर नि‍यम द्वारा नि‍ष्पादि‍त करना चाहते हैं.
  10. चरण 2: नियम का वर्णन संपादित करें के अंतर्गत, उस किसी भी क्रिया के रेखांकित मान पर क्लिक करें, जिसे आपने जोड़ा है और फिर मान निर्दिष्ट करें.
  11. अगला पर क्लिक करें.
  12. चरण 1: अपवाद(अपवादों) का चयन करें के अंतर्गत, नियम के लि‍ए अपवादों का चयन करें और फिर अगला क्लिक करें.
  13. चरण 2: नियम का वर्णन संपादित करें के अंतर्गत, आपके द्वारा जोड़े गए किसी भी अपवाद के लिए रेखांकित मान पर क्लिक करें और फिर मान निर्दिष्ट करें.
  14. अगला पर क्लिक करें.
  15. चरण 1: इस नियम के लिए नाम निर्दिष्ट करें के अंतर्गत, नाम दर्ज करें.
  16. चरण 2: नियम विकल्पों को सेट करें के अंतर्गत, अपने इच्छित विकल्पों के लिए चेक बॉक्सेज़ का चयन करें.
    • यदि आप उन संदेशों पर यह नियम चलाना चाहते हैं, जो पहले से ही इनबॉक्स में हैं, तो ''इनबॉक्स" में पहले से मौजूद संदेशों पर यह नियम अभी चलाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
    • डिफ़ॉल्ट रूप से, नया नियम चालू होता है. नियम बंद करने के लिए, यह नियम चालू करें चेक बॉक्स साफ़ करें.
    • Outlook में सभी ईमेल खातों के सेटअप में यह नियम लागू करने के लिए, यह नियम सभी खातों पर बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
  17. समाप्त पर क्लिक करें.

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किसी संदेश के प्रेषक या प्राप्तकर्ता पर आधारित नियम बनाना

कोई नियम किसी संदेश से त्वरित रूप से बनाया जा सकता है. इस तरह से नियम बनाने का लाभ यह है, कि नियमों का सुझाव संदेश प्रेषक या प्राप्तकर्ताओं के आधार पर किया जाता है. उदाहरण के लिए, जब आप किसी संदेश के साथ प्रारंभ करते हैं, तो सुझाया गया नियम उस प्रेषक के सभी संदेशों को आपके द्वारा चुने गए फ़ोल्डर में ले जाता है.

  1. उस संदेश पर क्लिक करें, जिसके लिए आप नियम बनाना चाहते हैं, और फिर होम टैब पर, ले जाएँ समूह में, नियम क्लिक करें.

सुझाए गए नियम संदेश प्रेषक और प्राप्तकर्ताओं के आधार पर प्रकट होते हैं.

  1. निम्न में से कोई एक कार्य करें:
  • सुझाए गए नियमों में से किसी एक पर क्लिक करें, गंतव्य फ़ोल्डर क्लिक करें, और फिर ठीक पर क्लिक करें.
  • प्रेषक, प्राप्तकर्ता या संदेश के विषय के आधार पर अधिक नियम विकल्पों के लिए, नियम बनाएँ पर क्लिक करें.

यदि आपने चरण 2 में नियम बनाएँ चुना था, तो नियम बनाएँ संवाद बॉक्स प्रकट होता है. निम्न चरणों के साथ जारी रखें.

  1. सभी चयनित शर्तों के साथ मुझे ई-मेल कब प्राप्त होगा के अंतर्गत, अपने इच्छित शर्तों के लिए चेक बक्सों का चयन करें.
  2. निम्नलिखित करें के अंतर्गत, उस क्रिया के चेक बॉक्सेज़ का चयन करें जिसे आप निर्दिष्ट की गई शर्तें पूरी होने पर नि‍यम द्वारा नि‍ष्पादि‍त करना चाहते हैं.
  3. आइटम इस फ़ोल्डर में ले जाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
  4. संदेशों को संग्रहीत करने हेतु किसी मौजूदा फ़ोल्डर पर क्लिक करें या एक फ़ोल्डर बनाने के लिए नया पर क्लिक करें.

नियम में और अधिक शर्तें, क्रियाएँ, या अपवाद जोड़ने के लिए, उन्नत विकल्प पर क्लिक करें और फिर नियम विज़ार्ड के शेष निर्देशों का अनुसरण करें. यह वही विज़ार्ड है, जो Backstage दृश्य में (फ़ाइल टैब पर क्लिक करके) आपके द्वारा नियम और चेतावनियाँ प्रबंधित करें पर क्लिक करने से प्रकट होता है. अधिक जानकारी के लिए, कस्टम नियम डिज़ाइन करना देखें.

  1. ठीक पर क्लिक करें.

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नियमों को आयात या निर्यात करना

अन्य लोग नियमों का उपयोग कर सकें, इसलिए नियमों को आयात या निर्यात करने के बारे में जानने के लिए नियमों के सेट को आयात या निर्यात करना देखें.

नियमों को मैन्युअल रूप से चलाना

यदि आप एक या अधिक नियमों को मैन्युअल रूप से चलाना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें:

  1. फ़ाइल टैब क्लिक करें.
  2. नियम और चेतावनियों को प्रबंधित करें पर क्लिक करें.
  3. अभी नियम चलाएँ पर क्लिक करें.
  4. अभी नियम चलाएँ संवाद बॉक्स में, चलाने के लिए नियमों का चयन करें के अंतर्गत, उस प्रत्येक नियम के आगे वाले चेक बॉक्स का चयन करें, जिसे आप चलाना चाहते हैं.
  5. इस फ़ोल्डर में चलाएँ बॉक्स में, यदि आप किसी भिन्न फ़ोल्डर का चयन करना चाहते हैं, तो ब्राउज़ करें पर क्लिक करें, फ़ोल्डर क्लिक करें, और फिर ठीक क्लिक करें.

चरण 5 में निर्दिष्ट फ़ोल्डर के अंतर्गत सभी फ़ोल्डर शामिल करने के लिए, सबफ़ोल्डर्स शामिल करें चेक बॉक्स का चयन करें.

  1. इन पर नियम लागू करें सूची में सभी संदेश डिफ़ॉल्ट हैं. आप इसे पढ़े गए या न पढ़े गए संदेशों में परिवर्तित कर सकते हैं.
  2. अभी चलाएँ पर क्लिक करें.

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सर्वर-आधारित नियम बनाम केवल-क्लाइंट नियम

Outlook में दो प्रकार के नियम हैं  सर्वर-आधारित और केवल-क्लाइंट आधारित.

  • सर्वर-आधारित नियम     यदि आप किसी Microsoft Exchange Server खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो आपके द्वारा बनाए गए कुछ नियम सर्वर-आधारित नियम होते हैं. ये नियम Exchange मेल सर्वर पर आपके कंप्यूटर में Outlook के न चलने पर भी आपके मेलबॉक्स में चलते हैं. आपके इनबॉक्स में पहली बार डिलिवर किए जाने वाले संदेशों पर सर्वर-आधारित नियम लागू होना आवश्यक हैं और नियम को तब तक चलने में सक्षम होना चाहिए जब तक कि वे सर्वर पर पूर्ण नहीं हो जाते. उदाहरण के लिए, कोई ऐसा नियम जो निर्दिष्ट करता है कि किसी संदेश को मुद्रित किए जाने पर तब तक नहीं चलाया जा सकता जब तक कि यह सर्वर पर पूर्ण नहीं हो जाता. यदि किसी नियम को सर्वर पर लागू नहीं किया जा सकता है तो इसे आपके द्वारा Outlook प्रारंभ करने पर ही लागू किया जा सकता है और यह केवल-क्लाइंट नियम होता है.
  • केवल-क्लाइंट नियम     वे नियम होते हैं जो केवल आपके कंप्यूटर पर चलते हैं. ये वे नियम हैं, जो सर्वर पर पूर्ण होने से पहले नहीं चल सकते हैं जैसे, कुछ संदेशों को मुद्रित किए जाने के लिए निर्दिष्ट करना. केवल-क्लाइंट नियम केवल तभी चल सकते हैं जब Outlook चल रहा हो.

यदि नियमों की आपकी सूची में दोनों प्रकार के नियम हैं, तो सर्वप्रथम सर्वर-आधारित नियम लागू होते हैं, उसके बाद केवल-क्लाइंट नियम लागू होते हैं.

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अन्य Outlook आइटम्स में नियम लागू करना

वितरण रसीदें, वोटिंग प्रतिसाद और स्वचालित उत्तर

जब नियम लागू किए जाते हैं, तो वितरण रसीदें, पठन रसीदें, वोटिंग प्रतिसाद और स्वचालित उत्तर (कार्यालय से बाहर होने की सूचनाएँ) इस तरह संसाधित किए जाते हैं, जैसे कि वे संदेश हों. उदाहरण के लिए, कोई नियम जो विषय में ''मीटिंग'' शब्द वाले आइटम्स (आइटम: कोई आइटम आधारभूत तत्व होता है जो Outlook (अन्य प्रोग्राम्स में किसी फ़ाइल के समान) में जानकारी रखता है. आइटम्स में ई-मेल संदेश, अपॉइंटमेंट्स, संपर्क, कार्य, जर्नल प्रविष्टियाँ, नोट्स, पोस्ट किए गए आइटम्स, और दस्तावेज़ होते हैं.) को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाता है, साथ ही उन सभी वितरण रसीदों, वोटिंग प्रतिसादों या स्वचालित उत्तर को भी ले जाता है, जिनके विषय में ''मीटिंग'' शब्द होता है.

 नोट    जब कोई नियम वोटिंग प्रतिसादों को इनबॉक्स से किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाता है तो आपकी वोट ट्रैकिंग प्रभावित होती है. जब आप वोटिंग बटन को शामिल करने वाले किसी भेजे गए संदेश को खोलते हैं, तो किसी नियम द्वारा ले जाए गए प्रतिसादों के मिलान को ट्रैकिंग जानकारी शामिल नहीं करेगी.

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मीटिंग अनुरोध, कार्य अनुरोध और दस्तावेज़

नियमों को लागू करते समय, मीटिंग अनुरोध, कार्य अनुरोध और दस्तावेज़ों को संदेश माना जाता है. उदाहरण के लिए, जब आप कोई ऐसा नियम बनाते हैं जो कि विषय (आइटम: कोई आइटम आधारभूत तत्व होता है जो Outlook (अन्य प्रोग्राम्स में किसी फ़ाइल के समान) में जानकारी रखता है. आइटम्स में ई-मेल संदेश, अपॉइंटमेंट्स, संपर्क, कार्य, जर्नल प्रविष्टियाँ, नोट्स, पोस्ट किए गए आइटम्स, और दस्तावेज़ होते हैं.) बॉक्स में "मीटिंग" शब्द वाले आइटम्स को किसी विशिष्ट फ़ोल्डर में ले जाता है, तो उस शर्त को पूरा करने वाला कोई भी कार्य अनुरोध या मीटिंग अनुरोध भी चला जाता है. हालाँकि इस प्रकार के आइटम्स को प्रभावित करने वाले नियम बनाते समय निम्न सीमाओं के प्रति सतर्क रहें:

  • हो सकता है कि, किसी मेल फ़ोल्डर के बजाय किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाया गया आइटम, ले जाने के बाद अपेक्षानुसार कार्य न करे. उदाहरण के लिए, यदि किसी संदेश को कैलेंडर फ़ोल्डर में ले जाया जाता है, तो कोई नया अपॉइंटमेंट नहीं बनाया जाता है.
  • यदि किसी मीटिंग या कार्य प्रतिसाद को नियम का उपयोग करके हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में ले जाया जाता है, तो प्रतिसाद को मूल आइटम द्वारा ट्रैक नहीं किया जाता है.
  • यदि कोई मीटिंग अनुरोध स्वचालि‍त रूप से हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में ले जाया जाता है, तो मीटिंग को कैलेंडर में नहीं जोड़ा जाता है.
  • आपके द्वारा भेजे जाने वाले संदेशों को प्रभावित करने वाले नियम, कार्य अनुरोध और मीटिंग अनुरोध पर लागू नहीं किए जाते हैं.

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संपर्क समूह

संपर्क समूह शामिल करने वाला नियम, नियम बनाए जाने के आधार पर भिन्न रूप से व्यवहार कर सकता है.

  • किसी संपर्क समूह फ़ोल्डर में भेजे गए संदेशों को ले जाना      यह नियम केवल आपके द्वारा Exchange Server खाते का उपयोग करने के दौरान ही उपलब्ध होता है. केवल संपर्क समूह को भेजे गए संदेश ही निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाए जाते हैं. संपर्क समूह के सदस्यों से आने वाले संदेश, निर्दिष्ट फ़ोल्डर में नहीं ले जाए जाते हैं.

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संदेशों को अपने संगठन से बाहर अग्रेषित करना

यदि आप किसी Microsoft Exchange Server 2010 खाते का उपयोग कर रहे हैं, तो डिफ़ॉल्ट रूप से, आप अपने संगठन के बाहर के ईमेल पतों पर संदेश अग्रेषित करने के लिए नियमों का उपयोग नहीं कर सकते. यह सेटिंग गोपनीय और निजी संगठनात्मक जानकारी को प्रकट होने से बचाने में मदद करती है. यह सेटिंग केवल किसी Exchange व्यवस्थापक द्वारा ही परिवर्तित की जा सकती है.

अधिक जानकारी के लिए, मेरे खाते से कनेक्ट होने वाले Microsoft Exchange Server का संस्करण निर्धारित करना देखें.

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इनपर लागू:
Outlook 2010