नियम एक क्रिया है जो आपके द्वारा निर्दिष्ट की गई शर्तों पर आधारित आवक या जावक संदेशों पर Microsoft Outlook के द्वारा स्वचालित रूप से की जाती है. आप टेम्पलेट से, किसी संदेश से, या अपनी स्वयं की शर्तों का उपयोग करके नियम बना सकते हैं.
इस आलेख में
नियम आपको ई-मेल संदेश प्रबंधित करने में कैसे मदद करते हैं
नियम एक क्रिया है, जो नियम में आपके द्वारा निर्दिष्ट शर्त पूरा करने वाले किसी आवक या जावक संदेश पर Microsoft Outlook के द्वारा स्वत: संपन्न होती है. नियम विज़ार्ड का प्रयोग करके आप कई शर्तें और क्रियाएँ चुन सकते हैं. नियमों का प्रयोग करके आप व्यवस्थित और अद्यतन रह सकते हैं.
नियम दो श्रेणियों में से किसी एक में आते हैं — संगठन और अधिसूचना. नियम उन संदेशों पर लागू नहीं होते जो पढ़ लिए गए होते हैं, वे केवल न पढ़े गए संदेशों पर लागू होते हैं.
नियम विज़ार्ड में सर्वाधिक सामान्य रूप से उपयोग किए गए नियमों के टेम्पलेट्स शामिल हैं, जिसमें शामिल हैं:
- संगठित रहें ये वे नियम हैं जो आपको संदेश फ़ाइल करने और उनपर कार्रवाई करने में मदद करते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी विशिष्ट प्रेषक जैसे बॉबी मूरे से प्राप्त संदेशों को कार्रवाई हेतु ध्वजांकित करने, विक्रय के रूप में श्रेणीबद्ध करने, और बॉबी के विक्रय नामक फ़ोल्डर में ले जाने के लिए विषय पंक्ति में "विक्रय" शब्द के साथ कोई नियम बना सकते हैं.
- अद्यतन रहें ये नियम कोई विशेष संदेश मिलने पर आपको अधिसूचित करते हैं. उदाहरण के लिए, आप एक नियम बना सकते हैं जो परिवार के किसी सदस्य द्वारा भेजा गया संदेश मिलने पर आपके मोबाइल टेलीफोन पर स्वचालित रूप से चेतावनी भेजे.
- किसी रिक्त नियम से प्रारंभ करें ये वे नियम हैं जिन्हें आप शुरूआत से बनाते हैं.
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नियम बनाना
- होम टैब पर, क्रियाएँ समूह में, नियम क्लिक करें, और तब नियम और चेतावनियाँ प्रबंधित करें क्लिक करें.
- यदि आपके पास एक से अधिक ई-मेल खाते हैं, तो इस फ़ोल्डर में परिवर्तन लागू करें सूची में, इच्छित इनबॉक्स का चयन करें, और तब नया नियम क्लिक करें.
यदि आप टेम्पलेट से नियम बनाना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें:
- चरण 1: टेम्पलेट चयन करें के तहत, उस टेम्पलेट का चयन करें जो आप संगठित रहें या अद्यतन रहें टेम्पलेट्स संग्रहण से चाहते हैं.
- चरण 2: नियम का वर्णन संपादित करें के तहत, कोई रेखांकित मान क्लिक करें. उदाहरण के लिए, यदि आप लोग या वितरण सूची लिंक क्लिक करते हैं, तो पता पुस्तिका खुल जाती है.
- चरण 1: शर्तें चयन करें के अंतर्गत, उन शर्तों का चयन करें जो नियम को लागू करने के लिए संदेशों में पूरी होती हैं.
- चरण 2: नियम विवरण संपादित करें के अंतर्गत, किसी रेखांकित मान को क्लिक करें यदि आपने यह पहले से नहीं किया है, और तब अगला क्लिक करें
- चरण 1: क्रिया चयन करें के अंतर्गत, क्रिया का चयन करें जिसे आप निर्दिष्ट की गई शर्तें पूरी होने पर नियम द्वारा निष्पादित करना चाहते हैं.
- चरण 2: नियम विवरण संपादित करें के अंतर्गत, किसी रेखांकित किए गए मान को क्लिक करें यदि आपने यह पहले से नहीं किया है, और तब अगला क्लिक करें.
- चरण 1: अपवाद चयन करें के अंतर्गत, नियम के लिए अपवाद का चयन करें, और तब अगला क्लिक करें.
- नियम बनाना समाप्त करने के लिए, नियम के लिए कोई नाम दर्ज करें, और तब किसी भी इच्छित विकल्प का चयन करें.
- यदि आप उन संदेशों पर यह नियम चलाना चाहते हैं जो आपके किसी फ़ोल्डर में पहले से हैं, तो ''फ़ोल्डर" में पहले से मौजूद संदेशों पर अब यह नियम चलाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
- आपके सभी ई-मेल खातों और प्रत्येक खाते से संबद्ध इनबॉक्स पर यह नियम लागू करने के लिए, सभी खातों पर यह नियम बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
- समाप्त करें क्लिक करें.
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अपनी स्वयं की शर्तों, क्रियाओं, और अपवादों का चयन करके नियम बनाने के लिए, निम्न करें:
- होम टैब पर, क्रियाएँ समूह में, नियम क्लिक करें.
- यदि आपके एक से अधिक ई-मेल खाते हैं, तो इस फ़ोल्डर में परिवर्तन लागू करें सूची में, इच्छित इनबॉक्स का चयन करें.
- नया नियम क्लिक करें.
- किसी रिक्त नियम से प्रारंभ करें के अंतर्गत, या तो संदेश आने पर उन्हें जाँचें या भेजने के बाद संदेश चेक करें का चयन करें, और तब अगला क्लिक करें.
- चरण 1: शर्तें चयन करें के अंतर्गत, उन शर्तों का चयन करें जो नियम को लागू करने के लिए संदेशों में पूरी होती हैं.
- चरण 2: नियम विवरण संपादित करें के अंतर्गत, रेखांकित किए गए मान क्लिक करें यदि आपने यह पहले से नहीं किया है, और तब अगला क्लिक करें.
- चरण 1: क्रिया चयन करें के अंतर्गत, क्रिया का चयन करें जिसे आप निर्दिष्ट की गई शर्तें पूरी होने पर नियम द्वारा निष्पादित करना चाहते हैं.
- चरण 2: नियम विवरण संपादित करें के अंतर्गत, रेखांकित किए गए मान क्लिक करें यदि आपने यह पहले से नहीं किया है, और तब अगला क्लिक करें.
- चरण 1: अपवाद चयन करें के अंतर्गत, नियम के लिए अपवादों का चयन करें, और तब अगला क्लिक करें
- नियम बनाना समाप्त करने के लिए, नियम के लिए कोई नाम दर्ज करें, और तब कोई अन्य विकल्प चयन करें जिसे आप चाहते हैं.
- यदि आप उन संदेशों पर यह नियम चलाना चाहते हैं जो आपके किसी फ़ोल्डर में पहले से हैं, तो ''फ़ोल्डर" में पहले से मौजूद संदेशों पर अब यह नियम चलाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
- आपके सभी ई-मेल खातों और प्रत्येक खाते से संबद्ध इनबॉक्स पर यह नियम लागू करने के लिए, सभी खातों पर यह नियम बनाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
- समाप्त करें क्लिक करें.
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किसी संदेश से आप सीधे एक नियम बना सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप किसी व्यक्ति द्वारा भेजे गए संदेशों को किसी खास फ़ोल्डर में ले जाने का नियम बना सकते हैं.
यदि आप किसी संदेश से नियम बनाना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें:
- आप जिस संदेश के लिए नियम बनाना चाहते हैं उस पर क्लिक करें, तब होम टैब पर, क्रियाएँ समूह में, नियम क्लिक करें और तब नियम बनाएँ क्लिक करें.
- नियम बनाएँ संवाद बॉक्स में, आप जो शर्तें चाहते हैं उनके चेक बॉक्स क्लिक करें. कई विकल्पों में, आपके चुने हुए संदेश की सूचना पहले से मौजूद है.
- आइटम इस फ़ोल्डर में ले जाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
- संदेशों को संग्रहीत करने हेतु कोई मौजूदा फ़ोल्डर क्लिक करें या नया फ़ोल्डर बनाने के लिए नया क्लिक करें.
- नियम में अधिक शर्तों, क्रियाओं, या अपवादों को जोड़ने के लिए, उन्नत विकल्प क्लिक करें, और तब नियम विज़ार्ड के शेष निर्देशों का अनुसरण करें.
युक्ति नियम को तुरंत चलाने के लिए, नियम विज़ार्ड के अंतिम पृष्ठ पर फ़ोल्डर में पहले से मौजूद संदेशों पर अब यह नियम चलाएँ चेक बॉक्स का चयन करें.
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किसी नियम को मैन्युअल रूप से चलाना
यदि आप एक या अधिक नियमों को मैन्युअल रूप से चलाना चाहते हैं, तो निम्न कार्य करें:
- क्रियाएँ मेनू पर, नियम क्लिक करें.
- नियम और चेतावनियॉँ प्रबंधित करें संवाद बॉक्स में, नियम के आगे का चेक बॉक्स रिक्त कर नियम बंद करें.
- अब नियम चलाएँ क्लिक करें.
- अब नियम चलाएँ संवाद बॉक्स में, चलाने के लिए नियमों का चयन करें के अंतर्गत, उस नियम के आगे चेक बॉक्स का चयन करें जिसे आप चलाना चाहते हैं.
- फ़ोल्डर में चलाएँ बॉक्स पर, ब्राउज़ करें क्लिक करें और तब आप जिस फ़ोल्डर में नियम लागू करना चाहते हैं उसका चयन करें.
- इसमें नियम लागू करें सूची बॉक्स में, संदेशों की उस श्रेणी पर क्लिक करें जिस पर आप नियम लागू करना चाहते हैं.
उदाहरण के लिए, आप किसी फ़ोल्डर के सिर्फ न पढ़े संदेशों पर ही नियम लागू कर सकते हैं.
- अब चलाएँ क्लिक करें.
अपवाद
विशेष स्थितियों के लिए आप अपने नियमों में अपवाद जोड़ सकते हैं, जैसे कि जब कोई संदेश फॉलो-अप क्रिया के लिए ध्वजांकित हो या उच्च महत्व वाला हो. यदि आपके द्वारा निर्दिष्ट अपवादों में से एक भी पूरा होता है तो नियम किसी संदेश पर लागू नहीं होगा.
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सर्वर-आधारित नियम बनाम केवल-क्लाइंट नियम
सर्वर-आधारित नियम यदि आप Microsoft Exchange खाते का उपयोग करते हैं, तो आप सर्वर-आधारित नियम बना सकते हैं. Outlook के बंद होने पर भी ये नियम मेल सर्वर पर आपके मेलबॉक्स पर चलाए जाते हैं. जब सर्वर-आधारित नियम पहली बार आपके इनबॉक्स में भेजे जाते हैं तो वे संदेशों पर अवश्य लागू होने चाहिए, और नियम तब तक चलने में सक्षम होने चाहिए जब तक कि वे सर्वर पर पूरे न हो जाएँ. उदाहरण के लिए, कोई नियम जो यह निर्दिष्ट करता है कि संदेश प्रिंट किया जाना है, वह तब तक चल नहीं सकता जब तक कि वह सर्वर पर पूर्ण न हो जाए. यदि कोई नियम सर्वर पर लागू नहीं हो सकता, तो यह तब लागू होता है जब आप Outlook चालू करते हैं और एक केवल-क्लायंट नियम बन जाता है.
केवल-क्लाइंट नियम केवल-क्लायंट नियम वे नियम होते हैं जो केवल आपके कंप्यूटर पर चलते हैं. ये वे नियम हैं जो तब तक चल नहीं हो सकते जब तक कि वे सर्वर पर पूरे न हो जाएं, जैसे कि कुछ संदेशों को प्रिंट करने के लिए निर्दिष्ट करना. केवल-क्लायंट नियम केवल तभी चल सकते हैं जब Outlook चल रहा हो.
यदि आपकी नियमो की सूची में दोनों प्रकार के नियम शामिल हैं तो सर्वर-आधारित नियम पहले लागू होते हैं, और केवल-क्लाइंट नियम बाद में लागू होते हैं.
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अन्य Outlook आइटम्स में नियम लागू करना
वितरण प्राप्ति सूचनाएँ, वोटिंग प्रतिसाद, और स्वचालित उत्तर
जब नियम लागू किए जाते हैं, तो डिलीवरी की सूचना, पढ़ा गया प्राप्ति सूचना, वोटिंग प्रतिसाद, और स्वचालित उत्तर इस तरह काम किया जाता है जैसे कि वे संदेश हों. उदाहरण के लिए, कोई नियम जो विषय बॉक्स में ''मीटिंग'' शब्द वाले आइटम्स (आइटम: कोई आइटम आधारभूत तत्व होता है जो Outlook (अन्य प्रोग्राम्स में किसी फ़ाइल के समान) में जानकारी रखता है. आइटम्स में ई-मेल संदेश, अपॉइंटमेंट्स, संपर्क, कार्य, जर्नल प्रविष्टियाँ, नोट्स, पोस्ट किए गए आइटम्स, और दस्तावेज़ होते हैं.) को किसी खास फ़ोल्डर में ले जाता है, तो वह उन सभी डिलीवरी सूचनाओं, वोटिंग प्रतिसादों, या स्वचालित उत्तरों को भी ले जाता है जिनके विषय में ''मीटिंग'' शब्द हो.
नोट जब कोई नियम वोटिंग प्रतिसादों को इनबॉक्स से किसी अन्य फ़ोल्डर में ले जाता है, तो आपके वोट की ट्रैकिंग प्रभावित होती है. जब आप किसी जावक संदेश को खोलते हैं जिसमें वोटिंग बटन हो, तो ट्रैकिंग सूचना में उन प्रतिसादों के लिए टैली शामिल नहीं होगा जिन्हें किसी नियम ने हटाया था. किसी प्रतिसाद को मैन्यूअली ले जाने या हटाने से ट्रैकिंग प्रभावित नहीं होती.
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मीटिंग अनुरोध, कार्य अनुरोध, और दस्तावेज़
नियमों को लागू करते समय, मीटिंग अनुरोध, कार्य अनुरोध, और दस्तावेज़ों को संदेश माना जाता है. उदाहरण के लिए, जब आप कोई नियम बनाते हैं जो विषय बॉक्स में ''मीटिंग'' शब्द वाले आइटम्स (आइटम: कोई आइटम आधारभूत तत्व होता है जो Outlook (अन्य प्रोग्राम्स में किसी फ़ाइल के समान) में जानकारी रखता है. आइटम्स में ई-मेल संदेश, अपॉइंटमेंट्स, संपर्क, कार्य, जर्नल प्रविष्टियाँ, नोट्स, पोस्ट किए गए आइटम्स, और दस्तावेज़ होते हैं.) को किसी खास फ़ोल्डर में ले जाता है, तो उस शर्त को पूरा करने वाला कोई कार्य अनुरोध या मीटिंग अनुरोध भी हट जाता है. हालांकि, इस तरह के आइटम्स को प्रभावित करने वाले नियम बनाते समय निम्नलिखित सीमाओं का ध्यान रखें:
- किसी आइटम को ग़ैर-मेल फ़ोल्डर में ले जाने के बाद हो सकता है वह उस तरह काम न करे जैसी आप अपेक्षा करते हैं. उदाहरण के लिए, यदि किसी संदेश को कैलेंडर फ़ोल्डर में ले जाया जाए, तो कोई नया अपॉइंटमेंट नहीं बनता.
- किसी नियम का उपयोग कर यदि किसी मीटिंग या कार्य प्रतिसाद को हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में ले जाया जाता है, तो प्रतिसाद को मूल आइटम द्वारा ट्रैक नहीं किया जाता है.
- यदि कोई मीटिंग अनुरोध स्वचालित रूप से हटाए गए आइटम्स फ़ोल्डर में चला गया है, तो मीटिंग कैलेंडर में नहीं जोड़ी जाएगी.
- नियम जो आपके द्वारा भेजे गए संदेशों को प्रभावित करते हैं, वे कार्य अनुरोध और मीटिंग अनुरोध पर लागू नहीं किए जाते हैं.
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संपर्क समूह
कोई नियम जिसमें वितरण सूची शामिल है, वह नियम के बनाए जाने के आधार पर भिन्न रूप से व्यवहार कर सकता है.
- संपर्क समूह फ़ोल्डर में भेजे गए संदेशों को ले जाना यह सुविधा केवल तभी उपलब्ध है जब आप Exchange खाते का उपयोग कर रहे हों. केवल संपर्क समूह को भेजे गए संदेश ही निर्दिष्ट फ़ोल्डर में ले जाए जाते हैं. संपर्क समूह के सदस्यों के संदेश निर्दिष्ट फ़ोल्डर में नहीं ले जाए जाते.
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आपके संगठन से संदेश बाहर अग्रेषित करना
यदि आप Exchange 2010 के खाते का प्रयोग कर रहे हैं, तो आप अपने संगठन के बाहर के ई-मेल पतों को संदेश भेजने के लिए नियमों का प्रयोग नहीं कर सकते. यह सेटिंग आंतरिक कॉर्पोरेट सूचना को प्रकट होने से बचाती है. यह सेटिंग केवल एक Exchange व्यवस्थापक द्वारा बदली जा सकती है.
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