चित्रों और अनुलग्नकों का आकार घटाना

जब आप कोई ऐसा संदेश भेजते हैं, जो या तो आपके या फिर प्राप्तकर्ता के मेल सर्वर के लिए संदेश आकार सीमा बढ़ाता है, तो आपको संदेश वापस लौटाया जाएगा और वितरित नहीं होगा. अक्सर इसे "बाउंस्‍ड" संदेश कहा जाता है.

ई-मेल्‍स के लिए चित्रों और अनुलग्नकों का आकार ऑप्टिमाइज़ करना आपको अधिकांश ई-मेल खातों से संबद्ध अधिकतम संदेश आकार सीमाओं को बढ़ाने से बचने में सहायता करता है.

 नोट    इंटरनेट द्वारा भेजे जाने पर संदेश का आकार पाठ, ग्राफ़िक्स, चित्रों और अनुलग्नकों के वास्तविक आकार के योग से बढ़ जाता है. इंटरनेट के माध्यम से भेजे जाने के लिए संदेश की एन्कोडिंग करना लगभग एक-तिहाई आकार को बढ़ा देता है. उदाहरण के लिए, यदि आपका इंटरनेट सेवा प्रदाता (ISP) (ISP: एक व्यवसाय जो इलेक्ट्रॉनिक मेल, चैट रूम्स, या वर्ल्ड वाइड वेब के उपयोग के लिए इंटरनेट तक पहुँच उपलब्ध करवाता है. कुछ ISPs बहुराष्ट्रीय होते हैं, जो कई स्थानों पर पहुँच उपलब्ध करवाते हैं जबकि अन्य केवल किसी विशेष स्थान तक सीमित रहते हैं.) आपको 10 मेगाबाइट्‍स (MB) तक संदेश भेजने की अनुमति देता है और आप 9 MB अनुलग्नक शामिल करते हैं, तो आप संभवत: अधिकतम संदेश आकार पार कर देंगे.

प्रत्येक-संदेश आकार सीमा के अतिरिक्त, कई ई-मेल खाते मेलबॉक्स या खाता संग्रह सीमा शामिल करते हैं. बड़े अनुलग्नक केवल प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स का आकार ही नहीं बल्कि आपकी स्वयं की Outlook डेटा फ़ाइल का आकार और मेलबॉक्स भी बढ़ाते हैं. डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके द्वारा भेजे गए प्रत्येक संदेश की एक प्रतिलिपि Outlook में भेजे गए आइटम्स फ़ोल्डर में सहेजी जाती है.

इस आलेख में


चित्र अनुलग्नकों का आकार घटाना

आप जिन चित्रों को Outlook 2010 में ई-मेल संदेशों में अनुलग्न करते हैं, उनका आकार घटाने के दो तरीके हैं:

  • चित्र के आयाम घटाना    डिजिटल कैमरे बहुत बड़ी छवियाँ बना सकते है, अधिकतम कंप्यूटर मॉनिटर्स द्वारा पूर्ण स्क्रीन में प्रदर्शित किए जा सकने वाले आयामों से कहीं अधिक. छवि को छोटी चौड़ाई और ऊँचाई में संपीड़ित करना फ़ाइल आकार को बहुत घटा सकता है. यह विकल्प अनुलग्न किए गए चित्रों के लिए उपलब्ध है, लेकिन संदेश के मुख्य भाग के अंतर्गत प्रदर्शित नहीं किया गया.
  • चित्र का रिज़ॉल्यूशन संपीड़ित करना    डॉट्स प्रति इंच (DPI) घटा कर, फ़ाइल का आकार घटता है, लेकिन साथ ही छवि की गुणवत्ता भी प्रभावित होती है. कंप्यूटर मॉनिटर पर छवियाँ प्रदर्शित करने के लिए, मुद्रित की गई छवियों की अपेक्षा कम DPI की आवश्यकता होती है. यदि प्राप्तकर्ता को उच्च गुणवत्ता के रिज़ॉल्यूशंस की आवश्यकता नहीं है, तो किसी निचली सेटिंग का उपयोग करें. यह विकल्प संदेश के मुख्य भाग के अंतर्गत प्रकट होने वाले चित्रों के लिए उपलब्ध है.

सभी स्थितियों में, आपके कंप्यूटर के हार्ड डिस्क या स्मृति डिवाइस पर सहेजी गई मूल चित्र फ़ाइल संशोधित नहीं की जाती. केवल भेजे जाने वाले चित्र की प्रतिलिपि आकार में घटती है.

Outlook के अंतर्गत अनुलग्न की गई चित्र फ़ाइलें

जब आप Outlook में अनुलग्नक जोड़ते हैं, तो आप प्रत्येक-संदेश के आधार पर चित्र अनुलग्नक घटा सकते हैं. जब आप बड़ी छवियों को आकार बदलने के लिए चुनते हैं, तो कोई भी अनुलग्न छवि अधिकतम रिज़ॉल्यूशन 1024x768 पिक्सेल तक कम होती है.

 नोट    यदि आप चित्र को संदेश के मुख्य भाग में एम्बेड करते हैं — तो चित्र संदेश में प्रकट होता है — उदाहरण समूह में चित्र आदेश के उपयोग द्वारा, छवि अनुलग्नक आकार बदलें सुविधा उपलब्ध नहीं है.

  1. Outlook में कोई नया ई-मेल संदेश बनाएँ.
  2. सम्मिलित करें टैब पर, शामिल करें समूह में, फ़ाइल अनुलग्न करें पर क्लिक करें.

 युक्ति    आप भी Windows Explorer से किसी चित्र को खींच और छोड़ सकते हैं. चित्र फ़ाइल को ई-मेल संदेश से अनुलग्न कर दिया जाएगा.

  1. संदेश विंडो में, फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.
  2. छवि अनुलग्नक के तहत, मेरे द्वारा इस संदेश को भेजने पर बड़ी छवियों का आकार बदलें पर क्लिक करें.

Backstage दृश्य में चित्र अनुलग्नक आकार बदलें विकल्प

  1. अपने संदेश पर लौटने के लिए संदेश टैब पर क्लिक करें.
  2. जब आप अपना ई-मेल संदेश लिखना समाप्त कर दें, तो भेजें पर क्लिक करें.

यहाँ भेजें सुविधा के साथ Windows Explorer से भेजी गई चित्र फ़ाइलें

जब आप चित्र फ़ाइल का चयन करने के लिए Windows Explorer का उपयोग करते हैं और फिर एक ई-मेल संदेश बनाते हैं, तो आपके पास आकार बदलने के एकाधिक विकल्प होते हैं.

  1. प्रारंभ करें पर क्लिक कर और फिर कंप्यूटर पर डबल-क्लिक कर Windows Explorer खोलें.

 नोट    Windows XP में मेरा कंप्यूटर पर डबल-क्लिक करें.

कुंजीपटल शॉर्टकट    Windows Explorer खोलने के लिए, Windows लोगो कुंजी+E दबाएँ.

  1. उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें, जिसमें वह चित्र शामिल हैं जिसे आप भेजना चाहते हैं.
  2. चित्र का चयन करें. एकाधिक फ़ाइलों का चयन करने के लिए, आपके द्वारा प्रत्येक फ़ाइल पर क्लिक करते समय CTRL दबाकर रखें.
  3. चयनित फ़ाइल पर राइट-क्लिक करें, यहाँ भेजें इंगित करें और फिर मेल प्राप्तकर्ता पर क्लिक करें.

Windows 7 में, फाइलें अनुलग्न करें संवाद बॉक्स प्रकट होता है. Windows Vista और Windows XP में, समान संवाद बॉक्स प्रकट होता है.

  1. चित्र आकार सूची में, इच्छित छवि आकार पर क्लिक करें.

चित्र अनुलग्नक का आकार बदलें विकल्प

नया फ़ाइल आकार प्रकट होने का अनुमान.

अनुलग्न चित्र के साथ एक नई Outlook संदेश विंडो प्रकट होती है.

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चित्र अनुलग्नकों की रिज़ॉल्यूशन गुणवत्ता को घटा कर चित्र फ़ाइल आकार घटाना

 नोट    यह विकल्प केवल उन चित्रों के लिए उपलब्ध है जो कि संदेश के मुख्य भाग में प्रकट होते हैं.

अपने लक्षित गंतव्य के लिए छवि का स्वीकारने (पिक्सेल: माप की एकल इकाई जिसका उपयोग आपके कंप्यूटर का प्रदर्शन हार्डवेयर आपकी स्क्रीन पर छवियों को पैंट करने के लिए उपयोग करता है. ये इकाइयाँ, जो प्राय: छोटे डॉट्स के रूप में प्रकट होती हैं, आपकी स्क्रीन द्वारा प्रदर्शित चित्रों को कम्पोज़ करती हैं.) योग्य संस्करण प्राप्त करने हेतु, जब आपको किसी छवि में प्रत्येक एकल पिक्सेल की आवश्यकता नहीं होती है, तो आप रिज़ॉल्यूशन घटा या परिवर्तित कर सकते हैं. रिज़ॉल्यूशन घटाना या परिवर्तित करना उन चित्रों के लिए प्रभावी हो सकता है जिन्हें आपने छोटा होने के लिए स्केल किया है, क्योंकि इस स्थिति में उनके डॉट्स प्रति इंच (dpi) वास्तव में बढ़ते हैं. रिज़ॉल्यूशन को परिवर्तित करना छवि की गुणवत्ता को प्रभावित कर सकता है.

  1. उस चित्र या चित्रों पर क्लिक करें जिसका आप रिज़ॉल्यूशन (रिज़ॉल्यूशन: किसी मॉनिटर या प्रिंटर द्वारा दिखाए गए चित्र या पाठ की स्पष्टता.) परिवर्तित करना चाहते हैं.
  2. चित्र उपकरण के तहत, स्वरूप टैब पर, समायोजित करें समूह में, चित्र संपीड़ित करें पर क्लिक करें.

रिबन पर समायोजित करें समूह

यदि आप चित्र उपकरण या स्वरूप टैब्स नहीं देखते हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपने किसी चित्र का चयन किया है. आपको चित्र का चयन करने और स्वरूप टैब खोलने के लिए उसे डबल-क्लिक करना पड़ सकता है.

  1. फ़ाइल में सभी चित्रों के बजाय केवल चयनित चित्रों का रिज़ॉल्यूशन परिवर्तित करने के लिए, केवल इस चित्र पर लागू करें चेक बॉक्स का चयन करें.
  2. लक्षित आउटपुट के तहत, अपने इच्छित रिज़ॉल्यूशन पर क्लिक करें.

 महत्वपूर्ण    फ़ाइल का आकार घटाने के लिए, चित्र को संपीड़ित करने या रिज़ॉल्यूशन परिवर्तित करने से स्रोत चित्र में रखी गई विवरण की मात्रा परिवर्तित होती है. इसका अर्थ है कि संपीड़न के बाद, चित्र संपीड़न के पहले से भिन्न दिखाई दे सकता है. इस कारण, आपको कोई कलात्मक प्रभाव लागू करने से पहले चित्र का संपीड़न करना चाहिए.

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फ़ाइल अनुलग्नकों का आकार घटाना

घटने की संभव मात्रा फ़ाइल स्वरूप और सामग्री के प्रकार पर निर्भर करती है. उदाहरण के लिए, कोई नोटपैड .txt फ़ाइल विशेष रूप से संपीड़ित की जाएगी. .docx फ़ाइल स्वरूप में Microsoft Word 2010 दस्तावेज़ को पहले से ही संपीड़ित किया गया है; और अधिक संपीड़न फ़ाइल आकार पर थोड़ा ही प्रभाव डालेगा.

 नोट    चित्र फ़ाइलें घटाने संबंधी अधिक जानकारी के लिए, चित्र अनुलग्नकों का आकार घटाना अनुभाग देखें.

  1. प्रारंभ करें पर क्लिक कर और फिर कंप्यूटर पर डबल-क्लिक कर Windows Explorer खोलें.

 नोट    Windows XP में मेरा कंप्यूटर पर डबल-क्लिक करें.

कुंजीपटल शॉर्टकट    Windows Explorer खोलने के लिए, Windows लोगो कुंजी+E दबाएँ.

  1. उस फ़ोल्डर पर नेविगेट करें जिसमें वह चित्र शामिल हैं जिसे आप भेजना चाहते हैं.
  2. फ़ाइल का चयन करें. एकाधिक फ़ाइलों का चयन करने के लिए, आपके द्वारा प्रत्येक फ़ाइल पर क्लिक करते समय CTRL दबाकर रखें.
  3. चयन पर राइट-क्लिक करें, यहाँ भेजें इंगित करें और फिर संपी‍ड़ित(ज़िप्ड) फ़ोल्डर पर क्लिक करें.
  4. नई बनाई गई संपीड़ित फ़ाइल का चयन करें.

फ़ाइल का नाम मूल फ़ाइल के नाम से मेल खाएगा लेकिन इसका आइकन भिन्न होगा. यदि आपने Windows को फ़ाइल एक्सटेंशंस नाम प्रदर्शित करने के लिए कॉन्फ़िगर किया हुआ है, तो फ़ाइल का नाम .zip एक्सटेंशंस के साथ समाप्त होगा.

  1. यहाँ भेजें इंगित करें और फिर मेल प्राप्तकर्ता पर क्लिक करें.

एक नया Outlook संदेश विंडो प्रकट होता है.

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जब चित्रों और अनुलग्नकों को भेज रहे हों तब आकार प्रबंधन के श्रेष्ठ तरीके

चित्रों और अनुलग्नकों को भेजते समय, उपयोग करने के लिए श्रेष्ठ तरीकों की सूची निम्न है:

  • बड़े अनुलग्नक पोस्ट या प्रकाशित करना     यदि आप अपने संगठन के अंतर्गत किसी को अनुलग्नक या चित्र भेज रहे हैं, तो अपने कंप्यूटर या साझा नेटवर्क संसाधन पर फ़ाइल सझा करें का उपयोग करें. आप अपने ईमेल संदेश में उस स्थान का लिंक शामिल कर सकते हैं. या, यदि आपका संगठन Windows SharePoint Services 3.0का उपयोग करता है, तो दस्तावेज़ कार्यस्थान या SharePoint लाइब्रेरी में अनुलग्नक पोस्ट करें और उपयोगकर्ताओं को यहाँ इंगित करें. या दूसरे तरीके से, प्रत्येक व्यक्ति फ़ाइलों की केवल एक ही प्रतिलिपि का उपयोग करता है.
  • अपने अनुलग्नकों को 5 मेगाबाइट्‍स (MB) के अंतर्गत सीमित करना     यह एक सामान्य दिशानिर्देश है; धीमे, डायल-अप कनेक्शंस के लिए आपको चाहिए कि आप अधिक छोटे आकार का उपयोग करें, जैसे कि 250 किलोबाइट्स (KB). यदि आपको बड़ा अनुलग्नक भेजना आवश्यक है, तो संदेश का अधिकतम आकार सत्यापित करें जो आप भेज सकते हैं. आपका मेल सर्वर व्यवस्थापक या ISP इसके बारे में बता सकता है. इसी तरह, प्राप्तकर्ता से पूछें कि उनकी अधिकतम सीमा क्या है. अंत में, प्राप्तकर्ता की इंटरनेट कनेक्शन गति पर ध्यान दें. डायल-अप इंटरनेट कनेक्शन पर बड़ा अनुलग्नक डाउनलोड करना अधिक समय ले सकता है.
  • कई ई-मेल संदेशों का उपयोग कर एकाधिक अनुलग्नक भेजना     एक बड़े संदेश की तुलना में, एकाधिक छोटे संदेशों के वितरित होने की अधिक संभावना होती है. हो सकता है कि यह तकनीक आपको प्रत्येक-संदेश सीमाओं से बचने के लिए मददगार हो, लेकिन प्राप्तकर्ता के मेलबॉक्स की सीमा अभी भी बढ़ाई जा सकती है. किसी भी व्यक्ति के मेल बॉक्स की संग्रहण सीमा पूर्ण होने के बाद कोई भी प्राप्त संदेश विशेष रूप से अस्वीकृत किए जाते हैं.
  • संपीड़ित ग्राफ़िक फ़ाइल स्वरूपों का उपयोग करना     यहाँ पर लिखने के लिए बहुत अधिक ग्राफ़िक फ़ाइल स्वरूपों की सूची है, लेकिन उनमें से सामान्य रूप से उपयोग किए जाने वाले हैं, ई-मेल के लिए श्रेष्ठ चित्र स्वरूप हैं .jpg, .png, और .gif. सबसे बड़े ग्राफ़िक्स फ़ाइल स्वरूप वे हैं जो कि संपीड़ित फ़ाइल स्वरूप में नहीं सहेजे गए हैं, जैसे कि .tif और .bmp (Windows पेंट का डिफ़ॉल्ट फ़ाइल स्वरूप).
  • छोटी मूल फ़ाइलों का उपयोग करना     डिजिटल कैमरे द्वारा लिए गए चित्र का आकार विशेष रूप से बड़ा होता है, यहाँ तक कि जब संपीड़ित फ़ाइल स्वरूप में सहेजा गया हो जैसे कि .jpg. एकल चित्र के लिए कई मेगाबाइट्‍स का होना कोई असामान्य बात नहीं है. याद रखें कि ई-मेल संदेश का आकार इंटरनेट पर भेजते समय लगभग एक-तिहाई तक बढ़ जाएगा. डिजिटल फ़ोटो लेते समय अपने कैमरे पर कम रिज़ॉल्यूशन सेटिंग का उपयोग करें. संपीड़ित फ़ाइल स्वरूपों का उपयोग करें जैसे कि .jpg. ग्राफ़िक्स प्रोग्राम में, आवश्यक सामग्री के लिए छायाचित्रों की काट-छाँट करें.
  • फ़ाइल संपीड़न उपयोगिता का उपयोग करना     तृतीय-पक्ष उपयोगिताओं के अतिरिक्त, Windows फ़ाइल संपीड़न उपयोगिता शामिल करता है जो कि संपीड़ित .zip फ़ाइल स्वरूप का उपयोग करती है. कई अनुलग्नक फ़ाइल स्वरूप संपीड़न उपयोगिता के उपयोग के साथ घटाए जा सकते हैं. घटाए जाने की संभव मात्रा, कुछ ऐसे फ़ाइल स्वरूपों के साथ न्यूनतम होगी, जो कि पहले ही से संपीड़ित स्वरूप में सहेजे गए हैं. उदाहरण के लिए, Notepad .txt पाठ फ़ाइल नाटकीय रूप से घटेगी, जबकि .jpg छवि नहीं घटेगी. .jpg फ़ाइल स्वरूप पहले ही से संपीड़ित फ़ाइल स्वरूप है. आप Windows मदद में फ़ाइल संपीड़न उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी ढूँढ सकते हैं.
  • अपने भेजे गए आइटम फ़ोल्डर की समीक्षा करें     डिफ़ॉल्ट रूप से, आपके द्वारा भेजे गए प्रत्येक संदेश की एक प्रतिलिपि भेजे गए आइटम्स फ़ोल्डर में सहेजी जाती है. यह आपके Outlook डेटा फ़ाइल (.pst) का आकार बढ़ाता है, जो कि विशिष्ट खातों के साथ, आपके मेल बॉक्स आकार सीमा के विपरीत रख सकता है, क्योंकि भेजे गए आइटम्स आपके मेल सर्वर पर सहेजे गए हैं.

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