Office 365 Enterprise के लिए अपने संगठन को सेट करना

अपने संगठन के लिए व्यवस्थापक के रूप में, आपने Office 365 Enterprise के लिए साइन अप किया है. आपने अपने Office 365 खाते में साइन इन किया है और Office 365 व्यवस्थापन केंद्र का अन्वेषण किया है.

अब क्या? 

व्यवस्थापक के रूप में, आपके संगठन के लोगों द्वारा Office 365 का उपयोग कर सकने से पहले आपको कुछ महत्वपूर्ण सेटअप कार्यों को करना आवश्यक है. यह मार्गदर्शिका उन कार्यों के दौरान आपका निर्देशन करती है. आपके संगठन को त्वरित रूप से आगे बढ़ाने और कार्यशील बनाने में आपकी मदद करना ही लक्ष्य है. Office 365 पर अधिक जानकारी के लिए, Office 365 परिनियोजन केंद्र देखें.

आइए प्रारंभ करते हैं.

देखें: Office 365 Enterprise का परिचय



चरण 1: अपना डोमेन जोड़ना

संभवतः आप अपने ईमेल पतों द्वारा आपके संगठन का नाम उपयोग करना चाहें,जैसे @fourthcoffee.com या @contoso.com. ये कस्टम डोमेन के उदाहरण हैं. अधिकांश संगठन एक कस्टम डोमेन चाहते हैं.

  1. निर्णय लें यदि आप अपने ईमेल को अपना कस्टम डोमेन उपयोग करने देना चाहते हैं:
  • किसी कस्टम डोमेन के लिए, आपको किसी पंजीकृत डोमेन नाम की आवश्यकता होगी. यदि आपके पास पहले से कोई डोमेन नाम नहीं है, तो उसे खरीदने के तरीके के बारे में जानें.
  • यदि आप किसी कस्टम डोमेन का उपयोग करना नहीं चाहते हैं, तो आप अपने द्वारा Office 365 के लिए साइन अप करने के दौरान बनाए गए डोमेन का उपयोग करना जारी रख सकते हैं; उदाहरण के लिए, contoso.onmicrosoft.com.
  1. अपना कस्टम डोमेन सेट करें. हम आपको दिखाएँगे कि यह Office 365 के साथ कैसे कार्य करता है.

चरण 2: उपयोगकर्ताओं को जोड़ना और ईमेल सेट करना

आप सीधे Office 365 व्यवस्थापन पोर्टल में उपयोगकर्ता बना सकते हैं या आप उन्हें किसी .csv फ़ाइल के द्वारा एकमुश्त जोड़ सकते हैं.

Office 365, Exchange Online (जो कि आपके ईमेल, कैलेंडर, संपर्क आदि प्रदान करता है) और Outlook Web App (जिसका उपयोग आप वह सभी जानकारी पढ़ने के लिए कर सकते हैं) के साथ आता है.

  1. उपयोगकर्ता खाते बनाएँ.    उपयोगकर्ताओं को बनाने के दो तरीके हैं:

आप द्वारा अपने संगठन में उपयोगकर्ताओं को जोड़ने के बाद, आप लाइसेंस प्रबंधित करके प्रत्येक उपयोगकर्ता को व्यवस्थापक भूमिका असाइन कर सकते हैं और उन्हें उपलब्ध सेवाएँ परिवर्तित कर सकते हैं.

  1. ईमेल सेट करें.    आपके द्वारा Exchange Online के लिए किसी उपयोगकर्ता खाते को लायसेंसीकृत करने पर, क्लाउड में उस उपयोगकर्ता के लिए स्वचालित रूप से एक मेलबॉक्स बन जाता है. अधिक जानकारी के लिए, Exchange ऑनलाइन प्रबंधित करें देखें.

चरण 3: SharePoint Online और Lync Online सेट करना

SharePoint Online में टीम साइट्स शामिल होती हैं. आपके संगठन के लिए एक SharePoint Online साइट पहले से बनाई गई है और आप विशिष्ट टीम और प्रोजेक्ट्स के लिए आवश्यकतानुसार अतिरिक्त साइट्स बना स‍कते हैं. टीम साइट आपको अपने संगठन के दस्तावेज़ और व्यावसायिक जानकारी तक कहीं से भी पहुँच प्राप्त करने के लिए एक केंद्रीय स्थान प्रदान करता है.

आपको लोगों को टीम साइट्स तक पहुँच प्राप्त करने के लिए अनुमति प्रदान करना आवश्यक है. एक बार आपके द्वारा साइट्स सेट करने और स्वामी असाइन करने पर, प्रत्येक टीम साइट स्वामी साझा की गई सूचियों, कैलेंडर्स, पृष्ठों, टीम या प्रोजेक्ट ईमेल आदि संग्रहीत करने के लिए कोई साइट मेलबॉक्स, और अधिक के साथ अपनी साइट्स अनुकूलित कर सकता है. अधिक जानकारी के लिए, SharePoint के साथ प्रारंभ करना और Office 365 में साइट मेलबॉक्स का उपयोग करने के लिए योजना बनाएँ देखें.

समूहों और प्रोजेक्ट्स के लिए टीम साइट्स के अतिरिक्त, आपके संगठन का प्रत्येक व्यक्ति दस्तावेज़ों को अपलोड करने के लिए SkyDrive Pro का उपयोग कर सकता है. फिर वे इन दस्तावेज़ों पर विभिन्न प्रकार के डिवाइसेज़ के द्वारा पहुँच प्राप्त कर सकते हैं, तब भी जब वे कार्यालय से दूर हों.

Lync Online के साथ, आप देख सकते हैं कि आपके सहकर्मी ऑनलाइन हैं या नहीं. आप उनसे त्वरित संदेश सेवा (IM), ऑडियो कॉल्स, या वीडियो कॉल्स के द्वारा भी संवाद कर सकते हैं. यहाँ तक कि आप ऐसी ऑनलाइन प्रस्तुतियाँ भी संचालित कर सकते हैं जिनमें ऑडियो, वीडियो, स्क्रीन साझाकरण और वर्चुअल व्हाइटबोर्ड शामिल होते हैं. Lync Online सेट करना देखें.

चरण 4: उपयोगकर्ता पहुँच सेट करना

आपके उपयोगकर्ता किसी PC या Mac डेस्कटॉप कंप्यूटर, मोबाइन फ़ोन, टैबलेट्स या वेब ब्राउज़र का उपयोग कर Office 365 तक पहुँच प्राप्त कर सकते हैं.

सर्वश्रेष्‍ठ क्लाइंट अनुभव के लिए, Office 365 ProPlus की सदस्यता लें. यह Office अनुप्रयोगों और दस्तावेज़ो तक पहुँच प्रदान करता है. इसे आपके —PC से लेकर स्मार्टफ़ोन और टैबलेट्स तक सभी डिवाइसेस पर श्रेष्ठ अनुभव देने के लिए ऑप्टिमाइज़ किया गया है. Office 365 ProPlus में Word, PowerPoint, Excel, Outlook, OneNote, Access, Publisher और Lync शामिल होते है. अधिक जानने के लिए, Office 365 ProPlus का ओवरव्यू देखें.

Office 365 ProPlus उस समान कंप्यूटर पर स्थापित हो सकता है जिसमें Office का कोई पुराना संस्करण है. Office 365 के साथ अपने PC या Mac पर Office स्थापित करना देखें.

निम्न आलेखों में अन्य क्‍लाइंट पहुँच पद्धतियाँ वर्णित हैं:

चरण 5: ईमेल वितरण के लिए DNS कॉन्फ़िगर करना

 महत्वपूर्ण    यदि आप Office 365 आज़मा रहे हैं और Office 365 परीक्षण के लिए किसी उत्पादन डोमेन का उपयोग कर रहे हैं, तो यह चरण निष्पादित न करें.

ईमेल डिलीवरी के लिए आपके द्वारा DNS कॉन्फ़िगर करने पर, आपके डोमेन पर भेजे गए सभी ईमेल क्लाउड में आपकी नई Exchange Online सेवा में जाना शुरू हो जाएँगे. क्लाउड में ईमेल भेजने के लिए “आसान स्विच” के रूप में इस चरण को करने के बारे में सोचें.

ईमेल को Office 365 में आना सेट करने के लिए, आप मेल एक्सचेंज रिकॉर्ड (MX रिकॉर्ड) वहाँ कॉन्फ़िगर करते हैं जहाँ आपके डोमेन के DNS रिकॉर्ड्‍स होस्ट किए जाते हैं. हम कई लोकप्रिय डोमेन रजिस्‍ट्रार और DNS होस्टिंग प्रदाताओं के लिए Office 365 सेवाओं हेतु DNS रिकॉर्ड्‍स जोड़ने और अद्यतन करने के विस्तृत चरण प्रदान करते हैं.

यदि आपके संगठन के पास किसी IMAP-संगत सर्वर पर मौजूदा मेलबॉक्स डेटा है, तो अपना MX रिकॉर्ड कॉन्फ़िगर करने से पहले मेल को क्लाउड पर आयात करने पर विचार करें. IMAP अधिकांश ईमेल सर्वर और क्लाउड-आधारित सेवाओं द्वारा समर्थित है. विवरण के लिए, ईमेल को किसी IMAP सर्वर से Exchange ऑनलाइन मेलबॉक्स में माइग्रेट करना देखें.

आप मेल डेटा को किसी भी समय आयात कर सकते हैं. हालाँकि, यदि उपयोगकर्ताओं द्वारा उनके Office 365 खातों का उपयोग करना प्रारंभ करने से पहले आप ऐसा करते हैं, तो यह उनके लिए कम व्यवधानकारी होता है.

प्रत्येक उपयोगकर्ता द्वारा साइन इन करने के बाद अपने ईमेल और संपर्क उनके Office 365 खाते में ले जाने के लिए कहना एक वैकल्पिक तरीका है. अधिक जानने के लिए, वीडियो: Office 365 में ईमेल और अधिक उपयोग करना और किसी नए Office 365 खाते में ईमेल और संपर्कों को ले जाना देखें.

चरण 6: आपके उपयोगकर्ताओं को सूचि‍त करें

आपके उपयोगकर्ता साइन इन करने और ईमेल भेजना और प्राप्त करना प्रारंभ करने, टीम साइट्स तक पहुँचने, और ऑनलाइन सहयोग करने के लिए अब तैयार हैं.

  1. अपेक्षाओं के बारे में अपने संगठन को बताएँ. अपने संगठन के लोगों को यह बताने वाला कोई ईमेल संदेश भेजें कि वे जल्द ही Office 365 का उपयोग करेंगे.
  2. प्रत्येक उपयोगकर्ता को निर्देश भेजें. सभी उपयोगकर्ताओं के पास एक उपयोगकर्ता ID और अस्थायी पासवर्ड होना चाहिए, जो कि आपके द्वारा उनके उपयोगकर्ता खाते बनाए जाने पर Office 365 के द्वारा उनको भेजे गए थे. जब आप Office 365 को प्रारंभ करने के लिए तैयार हों, तो प्रारंभ करने के लिए आवश्यक जानकारी शामिल करते हुए प्रत्येक व्यक्ति को एक ईमेल संदेश भेजें:
  • Office 365 पोर्टल पृष्ठ तक पहुँचने के लिए URL: https://portal.microsoftonline.com
  • Outlook Web App तक सीधे पहुँचने के लिए URL: http://mail.office365.com
  • Office 365 प्रारंभ करना के लिए लिंक, जिसमें सामान्य कार्यों के लिए निर्देश शामिल हैं जो कि उपयोगकर्ता को सर्वप्रथम करने आवश्यक हैं
  • मदद के लिए किसे संपर्क करें के बारे में जानकारी (संभवतः आप)

अपने संगठन में व्यवस्थापक के रूप में, संभवतः आप ही वह व्यक्ति हैं जिसके पास मदद के लिए सभी जाते हैं. वह संभवत: Office 365 के लिए भी सत्य होगा. यदि आपसे कोई ऐसा प्रश्न पूछा जाता है जिसका उत्तर आपको नहीं पता है, तो यहाँ व्यवस्थापकों जैसे कि आप के लिए विशेष रूप से संसाधन दिए गए हैं:

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