सूचियों का परिचय

सूची डेटा का वह संग्रह है, जिसे आप टीम के सदस्यों और अन्य साइट उपयोगकर्ताओं के साथ साझा कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप सूची का उपयोग करते हुए ईवेंट के लिए साइन-अप पत्रक बना सकते हैं या क़ैलेंडर पर टीम ईवेंट्स को ट्रैक कर सकते हैं. आप उपयोग करने के लिए अनेक तैयार सूचियों और सूची टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं, जो सूची आइटम्स को व्यवस्थित करने के लिए अच्छा प्रारंभिक बिंदु प्रदान करते हैं. आपकी सूचियाँ व्यवस्थित करने का तरीका इस पर निर्भर करता है कि अपने समूह की आवश्यकताओं और जानकारी को आप किस तरह संग्रहीत और खोजना पसंद करते हैं. निम्न आलेख सूचियों की सुविधाओं का ओवरव्यू प्रदान करता है और सामान्य रूप से उल्लेख करता है, कि आप सूचियों के साथ क्या कर सकते हैं और अगले चरणों की सूची प्रदान करता है, ताकि आप सूचियों के साथ कार्य कर सकें.

इस आलेख में


सूचियों का ओवरव्यू

SharePoint साइट आम तौर पर लिंक्स, घोषणाओं, समस्या ट्रैकिंग, सर्वेक्षणों और कार्यों को शामिल करते हुए कई डिफ़ॉल्ट सूचियों को शामिल करता है, जिनका उपयोग आप टीम सहभागिता के लिए फ़ोकल प्वॉइंट के रूप में या व्यावसायिक समाधान में कर सकते हैं. कई मामलों में ये डिफ़ॉल्ट सूचियाँ कम या बिना संशोधन के त्वरित, प्रभावशाली समाधान प्रदान कर सकती हैं. उदाहरण के लिए, आप निम्न का उपयोग कर सकते हैं:

  • सर्वेक्षण, जो कर्मचारी और ग्राहक संतुष्टि मूल्यांकनों के लिए सशर्त ब्रांचिंग और पेज ब्रेक्स का समावेश करता है.
  • समस्या ट्रैकिंग, जिसमें कार्यसमूह प्रोजेक्ट और सामान्य कार्यों के गहरे विश्लेषण के लिए संस्करण और संस्करण-इतिहास संग्रह होता है.

सूचियाँ रिच और स्थिति के अनुरूप ढलने वाली होती हैं और उनमें कई अंतर्निहित सुविधाएँ होती हैं जो डेटा को संग्रहीत, साझा और उनके साथ कार्य करने का एक मजबूत तरीका प्रदान करती हैं. आप यह कर सकते हैं:

  • पाठ, संख्या, पसंद, मुद्रा, दिनांक और समय, लुकअप, हाँ/नहीं और परिकलित को शामिल करते हुए विभिन्न प्रकार के स्तंभों के साथ सूची बनाएँ. समर्थन संख्याओं शामिल करने वाले स्प्रेडशीट या पृष्ठभूमि जानकारी शामिल करने वाले दस्तावेज़ जैसा अतिरिक्त विवरण प्रदान करने के लिए आप सूची आइटम से एक या अधिक फ़ाइलें भी अनुलग्न कर सकते हैं.
  • विभिन्न और विशिष्ट तरीकों से डेटा व्यवस्थित, सॉर्ट, और फ़िल्टर करने; मेटाडेटा परिवर्तित करने, जैसे स्तंभों को जोड़ना और हटाना और पुष्टीकरण नियम संशोधित करने; और सूचियों को सामग्री प्रकारों, साइट स्तंभों और टेम्पलेट्स के साथ साइट्स में समान रूप से उपयोग करने के लिए सूची दृश्य बनाएँ. उदाहरण के लिए आप मुख पृष्ठ पर कैलेंडर से केवल मौजूदा ईवेंट्स देख सकते हैं और दीवार कैलेंडर के समान ही - अन्य पृष्ठ पर - विज़ुअल दृश्य बना सकते हैं.
  • अद्वितीय स्तंभों, लुक अप स्तंभों और संबंध प्रवर्तन (कैस्केड और हटाना प्रतिबंधित करें) के संयोजन का उपयोग करके सूचियों के बीच संबंध बनाएँ, जिनमें से सभी अधिक परिष्कृत व्यवसायिक समाधान बनाने और आपके डेटा की अखंडता को संरक्षित करने में मदद के लिए आपकी क्षमता को एन्हांस करते हैं.
  • कस्टम सूचियाँ बनाएँ, डेटा को वेब पार्ट्स और वेब पार्ट पेजेज़ में प्रदर्शित करें और अन्य प्रोग्राम्स, जैसे Microsoft Office Excel और OfficeAccess से डेटा आयात, निर्यात और लिंक करें.
  • संस्करण और विस्तृत इतिहास ट्रैक करें, डेटा संशोधित करने के लिए स्वीकृति आवश्यक बनाएँ, आइटम-स्तर और फ़ोल्डर सुरक्षा का उपयोग करें, चेक-इन और चेक-आउट करें और चेतावनियों और RSS फ़ीड्स के उपयोग से परिवर्तनों के बारे में स्वत: सूचना पाएँ.
  • अतिरिक्त सुविधा और बेहतर प्रदर्शन के लिए सामग्री को फ़ोल्डरों में एक अकेली सूची में व्यवस्थित करें और बड़ी सूचियों के साथ इंडेक्सिंग के उपयोग से आम तौर पर प्रदर्शन बेहतर बनाएँ.

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सूचियों से कार्य करने के तरीके

आपके समूह के लिए सूचना प्रबंधित करने में आपकी मदद के लिए, सूचियों से कार्य करने के निम्न कुछ तरीके हैं.

संस्करण और विस्तृत इतिहास ट्रैक करना    आप सूची आइटम्स के संस्करणों को ट्रैक कर सकते हैं, इसलिए आप देख सकते हैं, कि कौन से सूची आइटम्स परिवर्तित हुए हैं साथ ही उन्हें किसने परिवर्तित किया है. यदि नए संस्करण में ग़लतियाँ हो जाती हैं, तब आप किसी आइटम का पिछला संस्करण पुनर्स्थापित कर सकते हैं. सूची के इतिहास को ट्रैक करना, विशेष रूप से तब महत्वपूर्ण है, जब आपका संगठन को सूची के बनने के बाद उसकी निगरानी करने की आवश्यकता हो.

अनुमोदन की आवश्यकता    आप निर्दिष्ट कर सकते हैं, कि सूची आइटम के प्रत्येक व्यक्ति द्वारा देखे जा सकने के पहले स्वीकृति आवश्यक है. आइटम्स तब तक लंबित स्थिति में रहते हैं जब तक उन्हें वो व्यक्ति स्वीकृत या रद्द नहीं करता, जिसके पास स्वीकृत करने की अनुमति हो. आप उपयोगकर्ताओं के उन समूहों को नियंत्रित कर सकते हैं जो अनुमोदित होने के पहले किसी सूची आइटम को देख सकते हैं.

अनुमतियाँ अनुकूलित करना    आप निर्दिष्ट कर सकते हैं, कि आपकी सूची के लिए सहभागी केवल अपने द्वारा बनाए गए आइटम्स को पढ़ और संपादित कर सकते हैं या सूची में सभी आइटम्स को. लोग, जिनके पास सूची को प्रबंधित करने की अनुमति है, सभी सूची आइटम्स को पढ़ और संपादित कर सकते हैं. आप एकल सूची आइटम पर विशिष्ट अनुमति स्तरों को लागू कर सकते हैं, उदाहरण के लिए यदि सूची में गोपनीय जानकारी हो.

दृश्यों को बनाना और प्रबंधित करना    आपका समूह समान सूची का विभिन्न दृश्य बना सकता है. वास्तविक सूची की सामग्रियाँ परिवर्तित नहीं होती, लेकिन आइटम्स व्यवस्थित या फ़िल्टर किए गए होते हैं, ताकि लोग सर्वाधिक महत्वपूर्ण या रोचक जानकारी ढूँढ सकें.

सूचियों का अद्यतन करें     इस बात पर ध्यान दिए बिना कि आप किस प्रकार की सूची का अद्यतन कर रहे हैं, सूची आइटम्स को जोड़ने, संपादित करने और हटाने के लिए प्रक्रिया समान है. सूची में आइटम को जोड़ने या संपादित करने के दो तरीके हैं.

  • प्रपत्र का उपयोग करते हुए, जो डिफ़ॉल्ट पद्धति है.
  • इनलाइन, जिसका अर्थ है, कि आप आइटम को सीधे सूची पृष्ठ पर जोड़ते हैं.

इनलाइन संपादन का सूची स्वामी या उस अन्य उपयोगकर्ता द्वारा सक्षम किया जाना आवश्यक है, जिसके पास सूची के लिए डिज़ाइन अनुमति है. इनलाइन संपादन दृश्य सेटिंग है (दृश्य संपादित करें पृष्ठ में, इनलाइन संपादन अनुभाग में इनलाइन संपादन की अनुमति दें चेक बॉक्स को सेट करें); यहाँ सूची सेटिंग नहीं है.

यदि सूची को संस्करणों को ट्रैक करने के लिए सेट किया गया है, तो प्रत्येक बार जब आप सूची आइटम को संपादित करते हैं, तो सूची आइटम का एक नया संस्करण बनाया जाता है. सूची आइटम किस प्रकार परिवर्तित किया गया है, आप इसका इतिहास देख सकते हैं और यदि आपने नए संस्करण में कोई ग़लती कर दी है, तो पुराने संस्करण को पुनर्स्थापित कर सकते हैं.

सूत्रों और परिकलित मानों का उपयोग करना    सूची के स्तंभों में डायनेमिक रूप से जानकारी जनरेट करने के लिए आप सूत्रों और परिकलित मानों का उपयोग कर सकते हैं. कार्रवाइयों में अन्य स्तंभों में जानकारी के साथ-साथ मौजूदा दिनांक संकेत देने के लिए [आज] जैसे सिस्टम फ़ंक्शंस शामिल हो सकते हैं. उदाहरण के लिए आप ऐसा डिफ़ॉल्ट नियत दिनांक निर्दिष्ट कर सकते हैं, जो वर्तमान दिनांक से सात दिन है.

परिवर्तनों के बारे में जानकारी बनाए रखना    सूचियाँ और दृश्य, RSS का उपयोग कर सकते हैं, ताकि आपके कार्यसमूह के सदस्य स्वचालित रूप से अद्यतनों को प्राप्त कर सकें. RSS वह तकनीक है जो लोगों को समाचार और जानकारी के अद्यतनों या RSS फ़ीड्स को समेकित स्थान से प्राप्त करने और देखने में सक्षम बनाती है. जब सूचियाँ परिवर्तित होती हैं या जब नए आइटम्स जोड़े जाते हैं, तब आपको सूचित करने के लिए आप ई-मेल चेतावनियाँ भी बना सकते हैं. आपके लिए महत्वपूर्ण परिवर्तनों का ट्रैक रखने के लिए चेतावनियाँ एक सुविधाजनक तरीका हैं.

सूची संबंध बनाना    स्रोत सूची में, दो सूचियो के बीच संबंध बनाने के लिए, आप एक ऐसा लुक अप स्तंभ बनाते हैं, जो लक्ष्य सूची से एक या अधिक मानों को पुनर्प्राप्त (या खोजता है) करता है, यदि वे मान स्रोत सूची में लुकअप स्तंभ के मानों से मेल खाते हैं. यदि आप चाहें तो आप लक्ष्य सूची से स्रोत सूची में अतिरिक्त स्तंभों को जोड़ना जारी रख सकते हैं. जब आप एक लुकअप स्तंभ बनाते हैं, तो आप आपके डेटा को मान्य रखने में मदद करने वाले और भविष्य में समस्याओं का कारण बन सकने वाली असंगतियों को रोकने में मदद करने वाले, कैस्केड डिलीट को सेट कर या हटाएँ विकल्प प्रतिबंधित कर संबंध व्यवहार को लागू करने का निर्णय भी ले सकते हैं.

किसी डेटाबेस प्रोग्राम से सूची जानकारी साझा करना    यदि आपके पास डेटाबेस प्रोग्राम, जैसे Microsoft Office Access 2010 स्थापित है, तो आप अपनी साइट में या से डेटा को निर्यात और आयात करने के साथ-साथ डेटाबेस से तालिका को लिंक कर सकते हैं. जब आप एक Access डेटाबेस में अपनी सूची डेटा के साथ कार्य करते हैं, तो आप क्वेरीज़, प्रपत्र और रिपोर्ट्स भी बना सकते हैं.

पूरी साइट में सूचियों का उपयोग संगतता के साथ करना    यदि आपका समूह विभिन्न प्रकार की सूचियों के साथ कार्य करता है, तो आप सामग्री प्रकारों, साइट स्तंभों और टेम्पलेट्स के साथ एकाधिक सूचियों में संगतता जोड़ सकते हैं. ये सुविधाएँ सक्षम तरीके से सेटिंग्स और सूची संरचना का पुन: उपयोग करने में आपको सक्षम बनाती हैं. उदाहरण के लिए, आप ऐसी ग्राहक सेवा समस्या के लिए सामग्री प्रकार बना सकते हैं, जो सामग्री प्रकार के लिए निश्चित स्तंभों, (जैसे ग्राहक संपर्क) और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को निर्दिष्ट करता है. अन्य उदाहरण विभाग नामों के लिए साइट स्तंभ बनाना है, जिसमें विभागों की ड्रॉप-डाउन सूची है. प्रत्येक सूची में नाम हमेशा समान तरीके से प्रकट हो रहा है, यहाँ सुनिश्चित करने के लिए आप एकाधिक सूचियों में स्तंभ का पुनः उपयोग कर सकते हैं.

किसी ई-मेल प्रोग्राम से सूची आइटम्स पर कार्य करना    SharePoint तकनीकों के साथ संगत ई-मेल प्रोग्राम का उपयोग करते हुए, आप महत्वपूर्ण सूची जानकारी को अपने साथ रख सकते हैं. उदाहरण के लिए, Microsoft Office Outlook 2010 के साथ आप Outlook से कार्यों, संपर्कों और आपकी साइट पर चर्चा पटल को देख सकते हैं और उनका अद्यतन कर सकते हैं.

सामग्री लक्ष्य सेट करना    आप सूची के लिए लक्ष्य श्रोता सक्षम कर सकते हैं और सूची में आइटम्स को केवल उन लोगों के लिए प्रकट कर सकते हैं, जो किसी विशेष SharePoint और सक्रिय निर्देशिका समूहों या श्रोताओं के सदस्य हैं. यह, वेब पार्ट्स जैसे सामग्री क्वेरी वेब पार्ट का उपयोग करते हुए पूरा किया जाता है, जो समूह में उपयोगकर्ता की सदस्यता के आधार पर सूची को फ़िल्टर करने के लिए लक्ष्य श्रोता का उपयोग करते हैं. इससे पहले कि सूची में आइटम्स को विशेष श्रोता के लिए सक्षम किया जा सके, सूची का लक्ष्य श्रोता स्तंभ के साथ सेट अप होना आवश्यक है.

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सूचियों के प्रकार

उपयोग की जा रही सूची का प्रकार आपके द्वारा साझा की जा रही जानकारी के प्रकार पर निर्भर करता है.

उद्‍घोषणाएँ    समाचार और स्थिति साझा करने और अनुस्मारक प्रदान करने के लिए घोषणा सूची का उपयोग करें. घोषणाएँ, छवियों, हाइपरलिंक्स और स्वरूपित पाठ के साथ एन्हांस किए गए स्वरूपण का समर्थन करती हैं.

संपर्क    आप जिन लोगों या समूहों के साथ कार्य करते हैं, उनके बारे में जानकारी संग्रह करने के लिए संपर्क सूची का उपयोग करें. यदि आप ई-मेल या संपर्क प्रबंधन प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो SharePoint तकनीकों के साथ संगत है, तो आप अन्य प्रोग्राम में अपनी SharePoint साइट से अपने संपर्कों को देख सकते हैं और उनका अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप Outlook 2010 जैसे SharePoint तकनीकों से संगत ई-मेल प्रोग्राम से अपने संगठन के सभी आपूर्तिकर्ताओं की सूची का अद्यतन कर सकते हैं. संपर्क सूची वास्तव में आपकी साइट के सदस्यों को प्रबंधित नहीं करती, बल्कि इसका उपयोग आपके संगठन के लिए संपर्कों को संग्रह और साझा करने के लिए किया जा सकता है, जैसे बाह्य विक्रेताओं की सूची.

परिचर्चा पटल    समाचार समूहों के स्वरूप के समान टीम परिचर्चाओं को रिकॉर्ड और संग्रह करने के लिए केंद्रीय स्थान प्रदान करने हेतु चर्चा पटल का उपयोग करें. यदि आपके व्यवस्थापक ने आपकी साइट पर सूचियों को, ई-मेल संदेशों को प्राप्त करने के लिए सक्षम किया है, तो चर्चा पटल अधिकांश सामान्य ई-मेल प्रोग्राम से ई-मेल परिचर्चाओं को संग्रह कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने संगठन के नए उत्पाद रिलीज़ के लिए चर्चा पटल बना सकते हैं.

लिंक्स    इंटरनेट, आपकी कंपनी का इंटरानेट व अन्य संसाधनों के लिए लिंक्स हेतु केंद्रीय स्थान के रूप में लिंक्स सूची का उपयोग करें. उदाहरण के लिए, आप अपने ग्राहक की वेब साइट्स के लिए लिंक्स की सूची बना सकते हैं.

कैलेंडर    अपनी टीम की सभी ईवेंट्स या विशेष स्थितियों, जैसे कंपनी अवकाशों के लिए कैलेंडर बनाएँ. मीटिंग्स, सामाजिक ईवेंट्स और पूरे दिन के ईवेंट्स को शामिल करते हुए कैलेंडर, आपके टीम ईवेंट्स डेस्क या दीवार कैलेंडर के समान ही विज़ुअल दृश्य प्रदान करता है. आप टीम माइलस्टोन्स, जैसे डेडलाइन या ऐसे उत्पाद रिलीज़ दिनांक को ट्रैक कर सकते हैं, जो विशिष्ट समय अंतराल से संबंधित नहीं हैं. यदि आप ई-मेल या संपर्क कैलेंडर प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो SharePoint तकनीकों के साथ संगत है, तो आप अन्य प्रोग्राम में कार्य करते समय अपनी SharePoint साइट से अपने कैलेंडर को देख सकते हैं और उनका अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए आप दोनों कैलेंडर्स को साथ-साथ देखते हुए या एक-दूसरे पर अधिव्यापित होते हुए Office Outlook 2010 में अपने Office Outlook 2010 कैलेंडर से दिनांक के साथ अपने कैलेंडर की तुलना कर सकते हैं और उसका अद्यतन कर सकते हैं.

कार्य    अपने समूह के लिए प्रोजेक्ट और अन्य करने के लिए ईवेंट्स हेतु जानकारी ट्रैक करने के लिए कार्य सूची का उपयोग करें. आप कार्यों को लोगों के लिए असाइन कर सकते हैं और साथ ही साथ, जैसे-जैसे कार्य पूर्णता की ओर जाता है आप उसके पूर्णता की स्थिति और प्रतिशत को ट्रैक कर सकते हैं. यदि आप किसी ऐसे ई-मेल या कार्य प्रबंधन प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो Office SharePoint तकनीकों के साथ संगत है, तो आप अपने अन्य प्रोग्राम में अपनी साइट से अपने कार्यों को देख और उनका अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप अपने संगठन की बजट प्रक्रिया के लिए कार्य सूची बना सकते हैं और फिर उसे अपने अन्य कार्यों के साथ Office Outlook 2010 में देख और उनका अद्यतन कर सकते हैं.

प्रोजेक्ट कार्य    गैंट दृश्य और प्रगति पट्टियों के साथ कार्य जानकारी को संग्रह करने के लिए प्रोजेक्ट कार्य सूची का उपयोग करें. जैसे-जैसे कार्य पूर्णता की ओर जाता है आप उसके पूर्णता की स्थिति और प्रतिशत को ट्रैक कर सकते हैं. यदि आप किसी ऐसे ई-मेल या कार्य प्रबंधन प्रोग्राम का उपयोग कर रहे हैं, जो Office SharePoint तकनीकों के साथ संगत है, तो आप अपने अन्य प्रोग्राम में अपनी साइट से अपने कार्यों को देख और उनका अद्यतन कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप प्रशिक्षण मैन्‍युअल बनाने के लिए कार्य को पहचानने और असाइन करने के लिए अपनी साइट पर प्रोजेक्ट कार्य सूची बना सकते हैं और फिर आप Office Project 2010 से अपने संगठन की प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं.

समस्या ट्रैकिंग    विशिष्ट समस्याओं, जैसे समर्थन समस्याओं के बारे में जानकारी संग्रह करने और उनकी प्रगति को ट्रैक करने के लिए समस्या-ट्रैकिंग सूची का उपयोग करें. आप समस्याएँ असाइन कर सकते हैं, उन्हें श्रेणीबद्ध कर सकते हैं और समस्याओं को एक-दूसरे के साथ संबंधित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए आप ग्राहक सेवा समस्याओं और समाधानों को प्रबंधित करने के लिए समस्या-ट्रैकिंग सूची बना सकते हैं. आप जब भी समस्याओं को संपादित करते हैं, तब प्रत्येक बार समस्या के मूल विवरण को बदले बिना टिप्पणियों का इतिहास बनाते हुए उन पर टिप्पणी कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, एक ग्राहक सेवा प्रतिनिधि समस्या को हल करने के लिए उठाए गए प्रत्येक कदम और परिणामों को रिकॉर्ड कर सकता है. समस्या या प्रोजेक्ट ट्रैकिंग को प्रबंधित करने में आपके संगठन की मदद के लिए आप तीन-स्थिति वर्कफ़्लो के साथ समस्या ट्रैकिंग सूची बना सकते हैं.

सर्वेक्षण    कर्मचारी की संतुष्टि सर्वेक्षण, या प्रश्नोत्तरी जैसी प्रतिक्रिया को संकलित और एकत्रित करने के लिए सर्वेक्षण का उपयोग करें. आप कई भिन्न तरीकों से अपने प्रश्नों और उत्तरों को डिज़ाइन कर सकते हैं और अपनी प्रतिक्रिया के सम्पूर्ण ओवरव्यू को देख सकते हैं. यदि आपके पास SharePoint तकनीकों से संगत स्प्रेडशीट या डेटाबेस प्रोग्राम स्थापित है, तो आप आगे उनका विश्लेषण करने के लिए उन्हें निर्यात कर सकते हैं.

कस्टम    नए सिरे से सूची को प्रारंभ करने के लिए एक कस्टम सूची का उपयोग करें. यदि आपके पास SharePoint तकनीकों से संगत स्प्रेडशीट प्रोग्राम स्थापित है, तो आप ऐसी कस्टम सूची भी बना सकते हैं, जो स्प्रेडशीट पर आधारित हो. उदाहरण के लिए आप उस सूची को Office Excel 2010 से आयात कर सकते हैं, जिसे आपने विक्रेताओं के साथ अनुबंधों को संग्रह करने के लिए बनाया था.

डेटापत्रक में कस्टम सूची    दृश्य कस्टम सूची के समान, लेकिन डेटापत्रक दृश्य में डिफ़ॉल्ट रूप से सूची को प्रदर्शित करने के लिए रिक्त सूची बनाने हेतु डेटापत्रक दृश्य में कस्टम सूची का उपयोग करें. डेटापत्रक दृश्य पंक्तियों और स्तंभों के रूप में डेटा को देखने और संपादित करने के लिए डेटा ग्रिड प्रदान करता है. आप पंक्तियों और स्तंभों को जोड़ और संपादित कर सकते हैं, फ़िल्टर्स लागू कर सकते हैं और क्रमों को सॉर्ट कर सकते हैं, परिकलित मानों और योग को प्रदर्शित कर सकते हैं और ग्रिड कक्षों में सहजता से डेटा को संपादित कर सकते हैं. डेटापत्रक दृश्य को 32-बिट क्लाइंट कंप्यूटर पर Office 2010 के स्थापित होने और ActiveX नियंत्रणों का समर्थन करने वाले ब्राउज़र की आवश्यकता होती है. आप डेटापत्रक दृश्य उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी डेटापत्रक मदद में प्राप्त कर सकते हैं, जिसे आप डेटापत्रक दृश्य में प्रदर्शित कर और स्थिति पट्टी में मदद पर क्लिक कर देख सकते हैं.

स्थिति सूची    अपने प्रोजेक्ट के लक्ष्यों को प्रदर्शित और ट्रैक करने के लिए स्थिति सूची का उपयोग करें. सूची उस डिग्री का संचार करने के लिए रंगीन चह्नों को शामिल करती है, जिसके लिए लक्ष्यों को प्राप्त किया गया है.

वितरण    अपने टीम के सदस्यों को पुष्टिकरण स्टैम्प्स को शामिल करते हुए जानकारी भेजने के लिए वितरण सूची का उपयोग करें.

Microsoft IME शब्दकोश सूची    जब आप सूची के डेटा को Microsoft IME शब्दकोश के रूप में उपयोग करना चाहते हों, तब Microsoft IME शब्दकोश सूची का उपयोग करें. आप Microsoft IME का उपयोग करते हुए पठन स्तंभ आइटम्स को प्रदर्शन में कनवर्ट कर सकते हैं और IME टिप्पणी विंडो में टिप्पणी की सामग्री को देख सकते हैं. डेटा को विशिष्ट URL से लिंक किया जा सकता है.

PerformancePoint सामग्री सूची    स्कोरकार्ड्स, रिपोर्ट्स, फ़िल्टर्स, डैशबोर्ड पृष्ठों और अन्य डैशबोर्ड आइटम्स, जिन्हें आप PerformancePoint डैशबोर्ड डिज़ाइनर का उपयोग करते हुए बनाते हैं, का संग्रह करने के लिए PerformancePoint सामग्री सूची का उपयोग करें.

भाषाएँ और अनुवादक    अनुवाद प्रबंधन लाइब्रेरी में अनुवाद प्रबंधन वर्कफ़्लो के साथ भाषा और अनुवादक सूची का उपयोग करें. प्रत्येक भाषा के लिए सूची में निर्दिष्ट अनुवादक को अनुवाद कार्य असाइन करने के लिए वर्कफ़्लो, सूची का उपयोग करती है. आप इस सूची को मैन्युअल रूप से बना सकते हैं या आप जब अनुवाद प्रबंधन वर्कफ़्लो को अनुवाद प्रबंधन लाइब्रेरी से जोड़ते हैं, तब इस सूची को स्वचालित रूप से बनाया जाना चुन सकते हैं.

KPI सूची    मुख्य प्रदर्शन सूचकों को ट्रैक करने के लिए KPI सूची का उपयोग करें, जो आपको माप योग्य लक्ष्यों के विरुद्ध प्रगति का मूल्यांकन त्वरित रूप से करने की अनुमति देती है. चार डेटा स्रोतों: मैन्युअल रूप से दर्ज किया गया डेटा, SharePoint सूची में डेटा, Microsoft Office Excel कार्यपुस्तिकाओं में डेटा और विश्लेषण सेवाओं में डेटा — जो कि Microsoft SQL सर्वर का एक घटक है, इनमें से एक का उपयोग करते हुए आप प्रदर्शन को ट्रैक करने के लिए KPI सूचियाँ सेट अप कर सकते हैं. KPI सूची बन जाने के बाद, आप इसका उपयोग डैशबोर्ड पृष्ठ पर सूचक की स्थिति को प्रदर्शित करने के लिए कर सकते हैं.

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साइट पर सूचियाँ व्यवस्थित करना

यद्यपि आप सूचियों की सुविधाएँ विभिन्न तरीकों से उपयोग कर सकते हैं, तब भी आप उन्हें कैसे उपयोग करते हैं यह आपकी सूचियों के आकार और उनकी संख्या तथा आपके संगठन की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है.

एक सूची में कई आइटम्स सॉर्ट करना

आप विभिन्न आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए एक बड़ी सूची चाह सकते हैं. उदाहरण के लिए, आपके पास संगठन के अंतर्गत ट्रैक करने के लिए तकनीकी समस्याओं की बड़ी संख्या हो सकती है और समस्याएँ एकाधिक प्रोजेक्ट्स और समूहों पर लागू हो सकती हैं.

कोई एकल सूची उपयोग करें जब:

  • आपके समूह को सूची आइटम्स या एक ही सेट के आइटम्स के विभिन्न दृश्यों के बारे में सारांश जानकारी देखने की आवश्यकता हो सकती है. उदाहरण के लिए, एक प्रबंधक संगठन के लिए सभी तकनीकी समस्याओं पर प्रगति को देखना या समान समय अवधि के अंतर्गत फ़ाइल की गई सभी समस्याओं को देखना चाह सकता है.
  • लोग किसी साइट पर एक ही स्थान की समस्याओं के लिए ब्राउज़ या खोज कर सकते हैं.
  • आप समान सेटिंग्स सूची आइटम्स, जैसे संस्करण ट्रैक करना या अनुमोदन आवश्यकता, पर लागू करना चाहते हैं.
  • सूची कार्य कर रहे समूहों में समान वि‍शेषताएँ होती हैं, जैसे अनुमति‍यों का समान स्तर. अद्वितीय अनुमति विशिष्ट फ़ाइलों में लागू की जा सकती है, लेकिन यदि अनुमति के स्तरों में अत्यधिक भिन्नता होती हैं, तो एकाधिक सूचियों पर विचार करें.
  • आप सूची के बारे में जानकारी का विश्लेषण करना या सूची के लिए समेकित अद्यतन प्राप्त करना चाहते हैं. जब सूची आइटम्स परिवर्तित किए जाएँ तो आप चेतावनियाँ प्राप्त कर सकते हैं या RSS तकनीक का उपयोग करते हुए सूची में किए गए परिवर्तनों को देख सकते हैं. RSS फ़ीड्स परि‍वर्ति‍त किए गए जानकारी की समेकित सूची देखने में आपके कार्यसमूह के सदस्यों को सक्षम करते हैं.

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एकाधिक सूचियाँ बनाना

जब प्रबंधित करने के लिए इच्छित आइटम्स के बीच या उनके साथ कार्य कर रहे लोगों के समूहों के बीच अधिक अंतर हो तो हो सकता है आप एकाधिक सूचियाँ चाहें.

एकाधिक सूचियाँ उपयोग करें जब:

  • आप लोगों से आइटम्स साथ-साथ सारांशित करने की अपेक्षा नहीं करते.
  • जानकारी के साथ कार्य करने वाले लोगों का समूह भिन्न है और भिन्न अनुमति स्तर रखते हैं.
  • आपको आइटम्स के एकाधिक सेट्स पर विभिन्न सेटिंग्स, जैसे संस्करण या अनुमोदन, लागू करने की आवश्यकता होती है.
  • आपको आइटम्स साथ-साथ विश्लेषित करने या सूची के बारे में एकत्रित अद्यतन प्राप्त करने की आवश्यकता नहीं होती.

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सूची में आइटम्स व्यवस्थित करना

सूचियाँ और सूची आइटम्स संगठित करने के कुछ तरीके निम्न हैं:

स्तंभों को जोड़ना    आपके समूह को सर्वाधिक महत्वपूर्ण आइटम्स का ठीक से पता लगाने में मदद के लिए आप अपनी सूची में स्तंभों को जोड़ सकते हैं. उदाहरण के लिए, विशिष्ट प्रोजेक्ट पर कार्य करने वाले लोगों को अधिक आसानी से उनके आइटम्स को देखने और उनके साथ कार्य करने में मदद के लिए आप सूची से प्रोजेक्ट स्तंभ जोड़ सकते हैं. यदि आप प्रत्येक सूची आइटम के लिए अतिरिक्त जानकारी, जैसे विभाग का नाम या कर्मचारी का नाम संकलित करना चाहते हैं, तो आप अधिक स्तंभों को जोड़ना भी चाह सकते हैं.

यदि आपके पास सूची में एकाधिक आइटम्स हैं, तो कई आइटम्स को देखते समय या दृश्यों को स्विच करते समय प्रदर्शन को सुधारने के लिए आप निश्चित स्तंभों की इंडेक्सिंग करने पर विचार कर सकते हैं. यह सुविधा आइटम्स के व्यवस्थित होने के ढंग को परिवर्तित नहीं करती, लेकिन यह सूची में आइटम्स की बड़ी संख्या को अधिक आसानी से संग्रह करने में संगठनों को सक्षम बना सकती है. हालाँकि, इंडेक्सिंग अधिक डेटाबेस स्थान ले सकती है.

दृश्यों को बनाना    यदि आपके समूह के लोगों को अक्सर निश्चित तरीके से डेटा देखने की आवश्यकता होती है, तो आप दृश्यों का उपयोग कर सकते हैं. दृश्य डेटा को सॉर्ट, समूहीकृत, फ़िल्टर और प्रदर्शित करने के लिए स्तंभों का उपयोग करते हैं. आप यहाँ चयन भी कर सकते हैं, कि प्रत्येक दृश्य में एक समय पर कितने आइटम्स प्रदर्शित किए जाएँ. उदाहरण के लिए, लोग अपनी प्राथमिकताओं और अपने कनेक्शन की गति के आधार पर प्रति पृष्ठ 25 या 100 आइटम्स के सेट में सूची को ब्राउज़ कर सकते हैं.

दृश्य आपको सूची में आइटम्स की बड़ी संख्या को संग्रह करने का लचीलापन देते हैं, लेकिन विशेष समय पर केवल इच्छित सबसेट्स को देखने के लिए, जैसे केवल इस वर्ष पोस्ट की गई समस्याओं या कैलंडर में केवल मौजूदा ईवेंट्स. आप ऐसे निजी दृश्यों को बना सकते हैं, जो केवल आपके लिए उपलब्ध हों और यदि आपके पास सूची को संशोधित करने के लिए अनुमति हो, तो आप ऐसे सार्वजनिक दृश्य बना सकते हैं, जो सभी के लिए उपलब्ध हों.

फ़ोल्डर्स बनाना    यदि आपके सूची स्वामी ने फ़ोल्डर्स को बनाने की अनुमति दी है, तो आप अधिकांश प्रकार की सूचियों में फ़ोल्डर्स जोड़ सकते हैं. यहाँ विशेष रूप से तब मददगार है, जब आपके सूची आइटम्स को विशेष रूप से विभाजित किया जा सकता हो, जैसे प्रोजेक्ट या समूह द्वारा. सूची आइटम्स को अधिक आसानी से स्कैन और प्रबंधित करने में फ़ोल्डर्स लोगों की मदद करते हैं. SharePoint तकनीक ट्री दृश्य प्रदान करते हैं, जो लोगों को उसी तरह साइट और फ़ोल्डर्स में नेविगेट करने में सक्षम करता है, जैसे वे फ़ोल्डर्स के साथ अपने हार्ड डिस्क पर कार्य करते हैं. उदाहरण के लिए, प्रत्येक विभाग का अपना निजी फ़ोल्डर हो सकता है.

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अगले चरण

अब आपके पास सूचियों का बड़ा चित्र है, निम्न वह सामान्य और उपयोगी कार्य हैं जिन्हें आप सूचियों के साथ कर सकते हैं.

  • एक स्थानीय सूची, बाह्य सूची और सूची संबंध बनाएँ या हटाएँ
  • स्तंभों, फ़ोल्डर्स और दृश्यों को बनाएँ या हटाएँ
  • विभिन्न प्रकार की सूचियाँ, जैसे कैलेंडर्स और चर्चा पटल बनाएँ
  • प्रोज़ेक्ट कार्य सूचियाँ बनाएँ और प्रबंधित करें
  • सूचियों में आइटम्स जोड़ें, संपादित करें या हटाएँ
  • कई आइटम्स वाली सूची प्रबंधित करें
  • पूर्व-स्थान दृश्यों को कॉन्फ़िगर करें
  • सूची टेम्पलेट्स और सामग्री प्रकारों के साथ कार्य करें
  • क्लाइंट प्रोग्राम के साथ अपने कंप्यूटर पर SharePoint सूची सिंक्रनाइज़ करें
  • सूची पर अनुमति‍याँ और उन्नत सेटिंग्स सेट करें
  • फ़ोल्डर्स और सूची आइटम्स तक उपयोगकर्ता पहुँच को अनुकूलित करें
  • सूची के साथ वर्कफ़्लोज़ का उपयोग करें

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