जब आप अपने द्वारा परिवर्तित किए गए किसी प्रपत्र टेम्पलेट को प्रकाशित करते हैं, तो InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट (.xsn फ़ाइल) और उस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित मौजूदा प्रपत्रों (.xml फ़ाइलों) दोनों को अद्यतन कर सकता है. डिफ़ॉल्ट रूप से, InfoPath अपनेआप प्रपत्र टेम्पलेट के पुराने संस्करण को नवीनतम संस्करण से बदल देता है. आप उस अद्यतन विधि को चुन सकते हैं, जिसे आप मौजूदा उपयोगकर्ता प्रपत्रों के लिए प्राथमिकता देते हैं.
इस आलेख में
InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्स को किस प्रकार अद्यतन करता है
जब उपयोगकर्ता आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित कोई प्रपत्र पहली बार खोलते हैं, तब अंतर्निहित प्रपत्र टेम्पलेट फ़ाइल उनके कंप्यूटर पर किसी अस्थायी स्थान पर संग्रहीत की जाती है. इस अस्थायी स्थान को कैश कहा जाता है.अन्य बातों की तुलना में, कैश्ड स्थान ऑफ़लाइन उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र टेम्पलेट की किसी स्थानीय प्रतिलिपि पर कार्य करने की सुविधा प्रदान करता है.
जब भी कोई नया संस्करण उपलब्ध होता है तब InfoPath किसी प्रपत्र टेम्पलेट का कैश्ड संस्करण अद्यतन कर देता है. उपयोगकर्ता जब भी प्रपत्र का कोई नया संस्करण खोलते हैं तब यह अद्यतन स्वचालित रूप से हो जाता है. आपके द्वारा किसी अद्यतन प्रपत्र टेम्पलेट को प्रकाशित करते समय यदि उपयोगकर्ता ऑफ़लाइन कार्य कर रहे होते हैं, तो उनके अगली बार नेटवर्क से कनेक्ट होने पर अद्यतन हो जाता है.
आमतौर पर उपयोगकर्ता यह नहीं जान पाएँगे कि कोई अद्यतन हो रहा है, फिर भी अपना प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करते समय आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं.
नोट कोई कस्टम स्थापित प्रपत्र टेम्पलेट वह प्रपत्र टेम्पलेट है जो उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर Microsoft Windows Installer (MSI) पैकेज या अन्य सेटअप प्रोग्राम के उपयोग से स्थापित किया गया है. इस प्रकार के प्रपत्र टेम्पलेट के साथ, प्रत्येक बार जब आप प्रपत्र टेम्पलेट को अद्यतन करते हैं तब आपको उपयोगकर्ता के कंप्यूटर पर इसे मैन्युअली पुनः स्थापित करना आवश्यक है. स्थापना, किसी प्रोग्राम जैसे Microsoft Systems Management Server (SMS) 2003, किसी डेस्कटॉप-से-डेस्कटॉप स्थापना, या किसी प्रक्रार की स्थापना स्क्रिप्ट के उपयोग से स्वत: हो सकती है.
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ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र टेम्पलेट्स अद्यतन करने की सावधानियाँ
सभी ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र टेम्पलेट्स उज़र-सक्षम प्रपत्र टैम्पलेट: ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टैम्पलेट जिसे InfoPath Forms Services चलाने वाले सर्वर पर प्रकाशित किया जा चुका है, और जो ब्राउज़र-सक्षम हो ताकि उपयोगकर्ता वैब ब्राउज़र में प्रपत्र को देख सके और भर भी सके.)InfoPath Forms Services चलाने वाले किसी सर्वर पर होस्ट किए जाते है, जो कि Windows SharePoint Services 3.0 पर बनाई गई सर्वर तकनीक है. InfoPath Forms Services चलाने वाले किसी सर्वर पर प्रपत्र टेम्पलेट्स होस्ट करने के लिए दो प्रस्थापन मोड होते हैं: एक एंड-यूज़र प्रस्थापन के लिए और एक व्यवस्थापक प्रस्थापन के लिए. जब आप कोई ब्राउज़र-सक्षम प्रपत्र टेम्पलेट अद्यतन करते हैं, तब निम्न बातों का ध्यान रखें:
- यदि आप कोई व्यवस्थापक-अनुमोदित प्रपत्र टेम्पलेट व्यवस्थापक द्वारा अनुमोदित प्रपत्र टैम्पलेट : एक ब्राउज़र संगत प्रपत्र टैम्पलेट जिसे किसी व्यवस्थापक द्वारा InfoPath Forms Services चलाने वाले सर्वर पर अपलोड किया गया है. व्यवस्थापक द्वारा अनुमोदित प्रपत्र टैप्मलेट में कोड भी शामिल हो सकता है.) अद्यतन करने की योजना बनाते हैं, तो आपको अद्यतन प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करना चाहिए, और तब किसी साइट संग्रह की प्रपत्र लाइब्रेरी में प्रस्थापन के लिए उसे अपने Windows SharePoint Services 3.0 फ़ार्म व्यवस्थापक को देना चाहिए. साइट संग्रह किसी वर्चुअल सर्वर पर ऐसी वेब साइट्स का कोई समूह होता है जिनका स्वामी समान होता है और जो व्यवस्थापक सेटिंग्स साझा करती हैं. जब कोई फ़ार्म व्यवस्थापक किसी अद्यतन प्रपत्र टेम्पलेट को प्रस्थापित करता है, तो वह कोई "साथ-साथ" नवीनीकरण विकल्प निर्दिष्ट कर सकता है, जो प्रपत्र के अद्यतन संस्करण को मूल संस्करण के साथ चलने की अनुमति देता है. यह नवीनीकरण विकल्प किसी अद्यतन संस्करण को प्रस्थापित किए जाने पर उपयोगकर्ताओं को उनका कार्य बिना खोए प्रपत्र भरने की प्रक्रिया पूरी करने की सुविधा प्रदान करता है.
- यदि आप किसी ऐसे प्रपत्र टेम्पलेट के अद्यतन प्रकाशित करते हैं जिसे आपने स्वयं किसी Windows SharePoint Services 3.0 लाइब्रेरी या सूची पर स्थापित किया है, तो वे उपयोगकर्ता जो उस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित कोई प्रपत्र भरने के मध्य में होते हैं, जब अपने प्रपत्र को सहेजने या सबमिट करने का प्रयास करते हैं तब उन्हें एक त्रुटि संदेश दिखाई देता है. इसलिए, संभव है कि आप उपयोगकर्ताओं को अद्यतन के बारे में सूचित कर सकते हैं और कम व्यस्त समय के दौरान अद्यतन करने के लिए संभवत: प्रपत्र टेम्पलेट को ऑफ़लाइन ले जा सकते हैं.
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मौजूदा उपयोगकर्ता प्रपत्रों में डेटा क्षति को रोकने में मदद करना
यदि आपको किसी मौजूदा प्रपत्र टेम्पलेट अद्यतन करने की आवश्यकता है, तो आप उसे परिवर्तित कर सकते हैं, उसे पुनर्प्रकाशित कर सकते हैं, और उसे उपयोगर्ताओं को पुनर्वितरीत कर सकते हैं. हालाँकि, कुछ प्रकार के परिवर्तन आपके प्रपत्र को उन पूर्ण प्रपत्रों में डेटा तक पहुँचने से रोकता सकता है जो मूल प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित थे.
यदि आप किसी प्रपत्र टेम्पलेट में कोई ऐसा परिवर्तन करते हैं जो पहले से भरे जा चुके प्रपत्रों में डेटा हानि या त्रुटि उत्पन्न कर सकता है, तो एक संदेश प्रकट होगा. जब आप किसी प्रपत्र टेम्पलेट में नई, आवश्यक फ़ील्ड्स जोड़ते हैं, या जब आप प्रपत्र टेम्पलेट की फ़ील्ड्स या समूहों का नाम बदलते हैं या निकालते हैं, तब आप प्राय: संदेश देखेंगे.
जब आप यह संदेश प्राप्त करते हैं, यदि आप हाँ क्लिक करते हैं और अपने परिवर्तन जारी रखते हैं, तो अद्यतन प्रपत्र टेम्पलेट को प्रकाशित करने के बाद मौजूदा प्रपत्रों में डेटा तक पहुँचना संभव नहीं होगा. कुछ परिदृश्यों में, यह स्वीकार करने योग्य हो सकता है. आपको यह निर्णय लेना होगा कि आपकी स्थिति के लिए क्या अच्छा है.
यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप उस डेटा तक पहुँच सकते हैं जो आपने पहले से ही उपयोगकर्ताओं से संग्रहीत किया है, जब आप अपने मूल प्रपत्र टेम्पलेट में परिवर्तन करें तब निम्न दिशानिर्देशों का अनुसरण करें:
- डेटा स्रोत में मौजूदा फ़ील्ड और समूह के नाम न बदलें.
- मौजूदा फ़ील्ड्स या समूहों को डेटा स्रोत में यहाँ-वहाँ न ले जाएँ.
- डेटा स्रोत से मौजूदा फ़ील्ड्स या समूहों को हटाएँ नहीं. जब तक आप डेटा स्रोत में नियंत्रण की संगत फ़ील्ड्स या समूहों को छोड़ नहीं देते, तब तक आप बिना कोई त्रुटि उत्पन्न किए प्रपत्र टेम्पलेट से नियंत्रण हटा सकते हैं.
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मौजूदा उपयोगकर्ता प्रपत्रों को अद्यतन करने के विकल्प
जब आप किसी मौजूदा प्रपत्र टेम्पलेट में परिवर्तन करते हैं, तब हो सकता है कि उस प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित मौजूदा प्रपत्र (.xml फ़ाइलें) अद्यतन करने की आवश्यकता हो ताकि वे प्रपत्र टेम्पलेट के नवीनतम संस्करण के साथ कार्य करें. इससे यह सुनिश्चित करने में मदद मिलती है कि उपयोगकर्ता बिना किसी समस्या के उनके मौजूदा प्रपत्रों के साथ कार्य करना जारी रख सकते हैं, और आप उन प्रपत्रों में संग्रहीत किए जाने वाले किसी भी डेटा का उपयोग करना जारी रख सकते हैं. जब आप उपयोगकर्ताओं के लिए अपने मौजूदा प्रपत्र अद्यतन करते हैं, तब आप तीन पद्धतियों में से कोई एक चुन सकते हैं:
- प्रपत्रों को स्वचालित रूप से अद्यतन करना आप InfoPath को मौजूदा प्रपत्र स्वचालित रूप से अद्यतन करने की अनुमति दे सकते हैं, जो कि डिफ़ॉल्ट सेटिंग होती है. इस स्थिति में, कोई भी मौजूदा प्रपत्र नए अद्यतन प्रपत्र टेम्पलेट से मेल खाएगा. उदाहरण के लिए, यदि आप प्रपत्र टेम्पलेट से कोई सूची बॉक्स नियंत्रण निकाल देते हैं और तब संशोधित प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करते हैं, तो InfoPath सभी मौजूदा प्रपत्रों से सूची बॉक्स नियंत्रण स्वचालित रूप से निकाल देगा.
- कोड के उपयोग द्वारा प्रपत्र अद्यतन करना तकनीकी विशेषज्ञ OnVersionUpgrade ईवेंट संभालने के लिए कोड लिख सकते हैं, जो तब होती है जब खोले गए प्रपत्र का संस्करण क्रमांक उस प्रपत्र टेम्पलेट के संस्करण क्रमांक से पुराना होता है जिस पर वह आधारित है. उदाहरण के लिए, किसी व्यय रिपोर्ट प्रपत्र में, यह पता करने के लिए कि क्या किसी पुराने संस्करण क्रमांक वाले प्रपत्र में कोई ई-मेल पता नामक फ़ील्ड है और, यदि नहीं है तो प्रपत्र में जोड़ने के लिए, आप OnVersionUpgrade ईवेंट हैंडलर का उपयोग कर सकते हैं. OnVersionUpgrade ईवेंट उस XML स्कीमा (XML स्कीमा: XML में लिखा गया वह स्वरूप स्पष्टीकरण, जो किसी XML दस्तावेज़ की संरचना निर्धारित करता है, इसमें घटक नाम और रिच डेटा प्रकार शामिल हैं, जिनके संयोजन में घटक दिखाई दे सकते हैं, और जिनकी विशेषताएँ प्रत्येक घटक के लिए उपलब्ध होती हैं.) में परिवर्तन करने के लिए उपयोगी है जिस पर आपका प्रपत्र टेम्पलेट आधारित है.
- प्रपत्रों को अद्यतन नहीं करना चुनना आप मौजूदा प्रपत्रों को अद्यतन नहीं करना चुन सकते हैं. जब यह विकल्प चयनित होता है, तो उपयोगकर्ता अद्यतन प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्र भर सकते हैं, परंतु वे मौजूदा प्रपत्रों को नहीं खोल सकते हैं. यदि वे मौजूदा प्रपत्रों को खोलने में सक्षम हैं, तो वे नए जोड़े गए फ़ील्ड्स संपादित नहीं कर पाएँगे.
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