Microsoft Office InfoPath 2007 में नया क्या है

आप Microsoft Office InfoPath 2007 का उपयोग इलेक्ट्रॉनिक व्यावसायिक प्रपत्रों को डिज़ाइन करने और भरने, दोनों के लिए कर सकते हैं. Office InfoPath 2007 अन्य 2007 Microsoft Office सिस्टम प्रोग्राम्स और सर्वर के साथ बेहतर समेकन प्रदान करता है, जो आपके डेटा संग्रहीत, व्यवस्थित और प्रबंधित करने के तरीकों को उन्नत करने में मदद करते हैं.

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• प्रपत्र भरना
• प्रपत्र टेम्पलेट्स डिज़ाइन करना
• प्रपत्र टेम्पलेट्स का विकसित करना
• प्रपत्र टेम्पलेट्स प्रकाशित करना
• प्रपत्र टेम्पलेट्स बनाए रखना

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प्रपत्र भरना

निम्नलिखित सुविधाएँ आपके लिए अपने संगठन के कर्मचारियों से और कॉर्पोरेट फ़ायरवॉल के बाहर से आपके प्रपत्रों तक पहुँच प्राप्त करने वाले भागीदारों, आपूर्तिकर्ताओं और अन्य लोगों से आपके लिए आवश्यक डेटा संग्रहीत करना आसान बनाती हैं.

InfoPath ई-मेल प्रपत्र

Office InfoPath 2007 को संपूर्ण रूप से Microsoft Office Outlook 2007 के साथ कार्य करने के लिए डिज़ाइन किया गया है. यदि आप ई-मेल प्राप्तकर्ताओं की सूची के लिए कोई प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करते हैं, तो उपयोगकर्ता Office Outlook 2007 में प्रपत्र-संबंधित विभिन्न कार्य कर सकते हैं, जिनमें निम्नलिखित शामिल हैं:

• डेटा भरें और सबमिट करें    Office Outlook 2007 में, उपयोगकर्ता उन InfoPath प्रपत्रों को खोल सकते, भर सकते और सबमिट कर सकते हैं, जो उन्हें ई-मेल संदेशों के रुप में भेजे गए थे. वे उन प्रपत्रों का उसी तरह उत्तर दे सकते हैं या उन्हें अग्रेषित कर सकते हैं, जैसा वे किसी भी अन्य ई-मेल संदेश में कर सकते हैं.
• फ़ोल्डर्स में डेटा संग्रहीत करें    Office Outlook 2007 में, आप Office InfoPath 2007 प्रपत्रों से संबंधित संग्रहों को संग्रहीत करने के लिए एक नए प्रकार के फ़ोल्डर का उपयोग कर सकते हैं, जो InfoPath प्रपत्र फ़ोल्डर कहलाता है. उदाहरण के लिए, यदि आप ई-मेल प्राप्तकर्ताओं की सूची के लिए व्यय रिपोर्ट प्रपत्र टेम्पलेट प्रकाशित करते हैं, तो आप अपने इनबॉक्स में InfoPath प्रपत्र फ़ोल्डर में संपूर्ण व्यय रिपोर्ट संग्रहीत कर सकते हैं. आप उस फ़ोल्डर के स्तंभों में प्रत्येक प्रपत्र से डेटा को प्रदर्शित करना भी चुन सकते हैं. यह आपको अनगिनत प्रपत्रों से डेटा को तेज़ी से समूहीकृत करने, फ़िल्टर और सॉर्ट करने की सुविधा देता है. उदाहरण के लिए, व्यय रिपोर्ट के लिए InfoPath प्रपत्र फ़ोल्डर में, आप कुल व्यय की राशि के आधार पर सॉर्ट कर सकते हैं.

• डेटा मर्ज करें    आप एक प्रपत्र में कई ई-मेल प्रपत्रों से डेटा समेकित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप Office Outlook 2007 का उपयोग कर अपने समूह से स्थिति रिपोर्ट प्रपत्र एकत्रित करते हैं, तो आप अपने प्रबंधक के लिए एकल सारांश प्रपत्र में उन सभी प्रपत्रों से डेटा मर्ज कर सकते हैं.
• डेटा निर्यात करें    यदि आप प्रपत्र डेटा का विस्तृत विश्लेषण करना चाहते हैं, तो आप इसे अपने InfoPath प्रपत्र फ़ोल्डर के Office Outlook 2007 से Microsoft Office Excel 2007 में आयात कर सकते हैं. कार्यपुस्तिका में, आप डेटा का विश्लेषण कर सकते हैं, ग्राफ या चार्ट बना सकते हैं या मैप्ड डेटा को मानक XML के रुप में सहेज सकते या निर्यात कर सकते हैं, जिससे अन्य उपयोगकर्ता या सिस्टम्स इसका संसाधन कर सकें.

वेब के लिए प्रपत्र

Microsoft Office InfoPath 2003 में, उपयोगकर्ताओं को InfoPath प्रपत्र भरने के लिए अपने कंप्यूटर पर InfoPath स्थापित करना पड़ता था. अब आप कोई ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टैमपलेट : ऐसी प्रपत्र टैम्‍पलेट जो खास तरह की मोड संगतता को इस्‍तेमाल करते हुए InfoPath में तैयार की गई हो. ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टैम्‍पलेट InfoPath Forms Services चलाने वाले सर्वर पर प्रकाशित किए जाने पर ब्राउज़-सक्षम हो सकती है.)डिज़ाइन करने और प्रकाशित करने के लिए InfoPath Forms Services के संयोजन से Office InfoPath 2007 का उपयोग कर सकते हैं. ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट के ब्राउज़र-सक्षम होने के बाद, जिन उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटर पर InfoPath स्थापित नहीं है, वे भी वेब ब्राउज़र में प्रपत्र भर सकते हैं.

उदाहरण के लिए, कल्पना करें कि आप InfoPath में एक व्यय रिपोर्ट डिज़ाइन कर रहे हैं. आपकी अपेक्षा यह है कि अधिकांश व्यय रिपोर्ट प्रपत्र भरने वाले उपयोगकर्ताओं के कंप्यूटर पर InfoPath स्थापित होगा. फिर भी, कुछ उपयोगकर्ता, जैसे व्यवसाय के लिए यात्रा करने वाले कर्मचारियों की संभवतः InfoPath स्थापित कंप्यूटर तक पहुँच न हो. उपयोगकर्ताओं के दोनों सेट को समायोजित करने के लिए, आप ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट की तरह व्यय रिपोर्ट डिज़ाइन कर सकते है और इसे InfoPath Forms Services चला रहे सर्वर पर प्रकाशित कर सकते हैं. तब यदि आवश्यक हो, तो उपयोगकर्ता ब्राउज़र में व्यय रिपोर्ट भर सकते हैं.

InfoPath Forms Services आपके संगठन के लिए प्रपत्र टेम्पलेट संग्रहीत और प्रबंधित करने के लिए केंद्रीय स्थान भी प्रदान करता है.

मोबाइल डिवाइस के लिए प्रपत्र

InfoPath Forms Services के साथ Office InfoPath 2007 का उपयोग करके आप मोबाइल डिवाइस पर चलने वाले ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं. आप वे ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन कर सकते हैं, जो विशिष्ट रूप से छोटे स्क्रीन पर प्रदर्शन के लिए हैं. वैकल्पिक रुप से, आप अपने ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट में मोबाइल उपयोगकर्ताओं के लिए प्रदत्त दृश्य (दृश्‍य: एक प्रपत्र-विशेष प्रदर्शन सैटिंग, जिसे प्रपत्र टैम्‍पलेट के साथ सहेजा जा सकता है और प्रपत्र भरते समय डेटा में लागू किया जा सकता है. उपयोगकर्ता प्रपत्र में दिखाए गए डेटा की मात्रा चुनने के लिए दृश्‍यों में स्‍िवच कर सकते है बना सकते हैं और InfoPath में या वेब ब्राउज़र में प्रपत्र भरने वाले लोगों के लिए दूसरे दृश्य बना सकते हैं. दूसरे मामले में, यह जान लेना श्रेष्ठ है कि आप वास्तव में किन मोबाइल डिवाइस को लक्ष्यित कर रहे हैं, जिससे आप अपने डिज़ाइन को उस वातावरण के उपयुक्त बनाने के लिए ऑप्टिमाइज़ कर सकते हैं.

InfoPath 2003 के लिए प्रपत्र

यदि आपके कुछ उपयोगकर्ता अभी भी Microsoft Office InfoPath 2003 उपयोग कर रहे हों, तो आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट Office InfoPath 2007 को InfoPath 2003 के साथ संगत स्परूप में सहेज सकते हैं. आप प्रपत्र-दर-प्रपत्र आधार पर इस सेटिंग का उपयोग कर सकते हैं या Office InfoPath 2007 का उपयोग करके अपने डिज़ाइन किए गए किसी भी प्रपत्र टेम्पलेट को सहेजने के लिए InfoPath 2003 को डिफ़ॉल्ट स्वरूप बना सकते हैं.

दस्तावेज प्रबंधन के लिए प्रपत्र

कई Microsoft Office सिस्टम प्रोग्राम्स में, आप दस्तावेज़ सूचना पेनल में सर्वर दस्तावेज़ के गुणों को अद्यतन कर सकते हैं, जो दस्तावेज़ के शीर्ष पर संपादन योग्य फ़ील्ड्‍स के सेट के रूप में दिखाई देता है. उदाहरण के लिए, किसी Microsoft Office Word 2007 दस्तावेज़ में, संभवतः आपको लेखक का नाम, निर्माण का दिनांक और दस्तावेज़ प्रकार के गुणों को संपादित करने की आवश्यकता हो. अंततः यह आपके लिए उन चीज़ों को ढूँढना आसान बनाता है, जिन्हें आप सर्वर पर खोज रहे हैं. उदाहरण के लिए, आप उन सभी प्रेस विज्ञप्तियों को तेज़ी से ढूँढ सकते हैं, जहाँ ग्राहक गुण किसी विशेष ग्राहक के नाम से मेल खाता हो. आप किसी साइट या सूची सामग्री प्रकार के साथ उपयोग के लिए कोई कस्टम दस्तावेज़ जानकारी पेनल बनाने या संपादित करने के लिए InfoPath का उपयोग कर सकते हैं. यह पेनल में प्रपत्र फ़ील्ड्‍स के व्यवहार को अनुकूलित करने के लिए आपको दस्तावेज़ सूचना पेनल की दिखावट को नियंत्रित करने में या InfoPath सुविधाओं, जैसे डेटा मान्यता और सशर्त स्वरूपण का उपयोग करने में सक्षम बनाता है.

कस्टम व्यवसाय अनुप्रयोगों के लिए प्रपत्र

अब प्रपत्र डेवलपर कस्टम Windows अनुप्रयोग में या वेब (.aspx) पेज पर प्रपत्र भरने के लिए InfoPath परिवेश को एम्बेड कर सकते हैं. यह सुविधा डेवलपर्स को मौजूदा व्यवसाय अनुप्रयोगों में InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्स को समेकित करने की या ऐसे कस्टम अनुप्रयोग बनाने की सुविधा देता है, जिसे एम्बेडेड InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट में शामिल किया जाता है. उदाहरण के लिए, कोई बीमा कंपनी बीमा दावों की प्रक्रिया करने के लिए संभवतः कस्टम आवेदन में नियं‍त्रणों और अन्य प्रपत्र टेम्पलेट कार्यक्षमताओं को एम्बेड कर सकती है.

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प्रपत्र टेम्पलेट्स डिज़ाइन करना

निम्नलिखित सुविधाएँ आपको प्रपत्र टेम्पलेट्स डिज़ाइन और परीक्षण करना आसान बनाती हैं.

आयात और निर्यात विकल्प

यदि आप Microsoft Office Word या Microsoft Office Excel में मौजूदा प्रपत्रों का उपयोग करते हैं और आप उन प्रपत्रों को InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्‍स में कनवर्ट करना चाहते हैं, तो आपको InfoPath में एकदम शुरूआत से पुनः बनाने की आवश्यकता नहीं है. इसके बजाय, आप मौजूदा दस्तावेज या कार्यपुस्तिका को InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट में तेज़ी से बदलने के लिए विज़ार्ड का उपयोग कर सकते हैं.

इसके अतिरिक्त, आप उन तृतीय-पक्ष कंपनियों से आयातकर्ता और निर्यातकर्ता प्रपत्र डाउनलोड कर सकते हैं, जिनकी सेवाएँ Microsoft Office मार्केटप्लेस वेब साइट पर सूचीबद्ध हों.

InfoPath 2003 में, उपयोगकर्ता अपने पूर्ण प्रपत्र को Excel कार्यपत्रक या एकल फाइल वेब पेज (MHTML) (सिंगल फ़ाइल वेब पेज (MHTML): MHTML स्वरूप में सहेजा गया कोई HTML दस्तावेज़, जो दस्तावेज़ में संदर्भित इनलाइन ग्राफ़िक्स, एपलेट्स, लिंक किए गए दस्तावेज़, और अन्य समर्थन वाले आइटम्स एकीकृत करता है.) फाइल में निर्यात कर सकते हैं. Office InfoPath 2007 अब निम्नलिखित स्वरुपों में निर्यात की जा रही फाइलों का समर्थन करता है:

• पोर्टेबल डॉक्युमेंट फ़ॉर्मेट (PDF)     PDF एक फ़िक्स्ड-लेआउट इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल स्वरूप है, जो दस्तावेज़ स्वरूपण को संरक्षित करता है और फ़ाइल साझाकरण सक्षम करता है. PDF स्वरूप सुनिश्चित करता है कि फ़ाइल को ऑनलाइन देखने या मुद्रित करने पर, यह बिलकुल आपका इच्छित स्वरूप कायम रखती है और फ़ाइल के डेटा की आसानी से प्रतिलिपि बनाई नहीं जा सकती या आसानी से नहीं बदला जा सकता है. PDF स्वरूप व्यावसायिक मुद्रण पद्धतियों का उपयोग करके बनाए जाने वाले दस्तावेज़ों के लिए भी उपयोगी होता है.
• XML पेपर स्पेसिफ़िकेशंस (XPS)     PDF एक फ़िक्स्ड-लेआउट इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल स्वरूप है, जो दस्तावेज़ स्वरूपण को संरक्षित करता है और फ़ाइल साझाकरण सक्षम करता है. PDF स्वरूप सुनिश्चित करता है कि फ़ाइल को ऑनलाइन देखने या मुद्रित करने पर, यह बिलकुल आपका इच्छित स्वरूप कायम रखती है और फ़ाइल के डेटा की आसानी से प्रतिलिपि नहीं बनाई जा सकती या इसे आसानी से नहीं बदला जा सकता है.

आप ऐड-इन स्थापित करने के बाद ही किसी 2007 Microsoft Office सिस्टम प्रोग्राम से PDF या XPS फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, अन्य फ़ाइल स्वरूपों, जैसे PDF और XPS के लिए समर्थन सक्षम करें देखें.

दृश्यों के डिज़ाइनिंग के लिए और विकल्प

जब आप अनेक दृश्यों वाले प्रपत्र टेम्पलेट को डिज़ाइन करते हैं, तो Office InfoPath 2007 नए विकल्प प्रदान करता है. इन विकल्पों में शामिल हैं:

• केवल-पढ़ने के लिए दृश्य    जब उपयोगकर्ताओं को किसी प्रपत्र में डेटा देखने की आवश्यकता हो किंतु उसमें हेरफेर करने की आवश्यकता न हो  — या न करना — चाहते हों, तो केवल-पढ़ने के लिए दृश्य बनाएँ. केवल-पढ़ने के लिए दृश्य उस प्रकार की रिपोर्टिंग और अन्य प्रकार का डेटा बनाने का एक तेज़ तरीका उपलब्ध करा सकता है, जिसे आप चाहते हैं कि उपयोगकर्ता न बदलें.
• मुद्रित दृश्य    नए एकाधिक दृश्य मुद्रित करें संवाद बॉक्स में, आप बिलकुल ठीक रूप से यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि आपके उपयोगकर्ताओं के लिए किन दृश्यों को मुद्रित किया जा सकता है और साथ ही उन दृश्यों को किस क्रम में मुद्रित किया जा सकता है.
• लक्ष्यित दृश्य    ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट्स डिज़ाइन करने पर, आप विभिन्न वातावरण के लिए विभिन्न दृश्य बना सकते हैं, जहाँ उपयोगकर्ता प्रपत्र भरेंगे. उदाहरण के लिए, आप आप InfoPath में आपके प्रपत्र भरने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए एक दृश्य बना सकते हैं और ब्राउज़र में आपके प्रपत्र को भरने वाले उपयोगकर्ताओं के लिए दूसरा दृश्य बना सकते हैं. आप केवल-InfoPath दृश्य में उन सुविधाओं और नियंत्रणों को शामिल कर सकते हैं, जिन्हें आप ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट से अन्यथा रूप में उपयोग कर सकते हैं.

नए और उन्नत नियंत्रण

Office InfoPath 2007 में नए नियंत्रण शामिल हैं और यह मौजूदा नियंत्रण के कार्य के तरीके को उन्नत करता है. निम्न सूची इन सुधारों और संयोजनों में से कुछ का वर्णन करती है:

• कॉम्बो बॉक्स नियंत्रण    वह नियंत्रण, जो सूची बॉक्स के साथ संपादन नियंत्रण को संयोजित करता है. यह उपयोगकर्ताओं को कोई प्रविष्टि लिखने या सूची में से किसी को चुनने की सुविधा देता है.

• एकाधिक-चयन सूची बॉक्स    वह नियंत्रण, जो उपयोगकर्ताओं को चेक बक्सों की सूची में एक से अधिक आइटम का चयन करने सी सुविधा देता है.

• क्षैतिज क्षेत्र    वह नियंत्रण, जो आपको अपने प्रपत्र टेम्पलेट पर दो क्षेत्रों को पास-पास रखने में सक्षम बनाता है. जब आपके प्रपत्र टेम्पलेट पर आधारित प्रपत्रों का आकार बदला जाता है, तो उपलब्ध रिक्ति को भरने के लिए क्षैतिज क्षेत्र बढ़ता या सिकुड़ता है.
• क्षैतिज दोहराई जा रही तालिका    वह नियंत्रण, जो उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र भरने पर आवश्यकतानुसार कई स्तंभ जोड़ने में सक्षम बनाता है.

• मौजूदा नियंत्रणों में एन्हांसमेंट्‍स    और नियंत्रण उपलब्ध कराने के अतिरिक्त, Office InfoPath 2007 उस तरीके को सुधारता है, जिससे आप मौजूदा नियंत्रणों से कार्य करते हैं. अन्य चीज़ों में, आप पाठ बक्सों के लिए ऑटो-एडवांस विकल्पों को निर्दिष्ट कर सकते हैं, समृद्ध पाठ बक्सों में लिंक्ड छवियों की अनुमति दे सकते हैं, अतिरिक्त दिनांक और समय फ़ंक्शन्स का उपयोग कर सकते हैं और प्रपत्र नियंत्रणों में हस्तलेखन या वाक् पहचान को बेहतर बनाने के लिए इनपुट विषय क्षेत्रों को निर्धारित कर सकते हैं.

पुनः उपयोग योग्य टेम्पलेट भाग

प्रपत्र टेम्पलेट्‍स के संग्रहण के लिए एक मानकीकृत, समरूप डिज़ाइन प्राप्त करने के लिए स्वयं के कस्टम टेम्पलेट भाग बनाएँ. उदाहरण के लिए, आप हस्ताक्षर अनुभाग के लिए या कर्मचारियों की संपर्क जानकारी एकत्रित करने के लिए टेम्पलेट भाग बना सकते हैं.

नियंत्रण और लेआउट का पुनः उपयोग करने के अतिरिक्त, आप नियमों (नियम: कोई स्थिति या क्रिया, या स्थितियों या क्रियाओं का वह सेट, जो कि प्रपत्र में ईवेंट और मान के आधार पर स्वचालित रूप से कार्य करता हैं.) और डेटा मान्यता (डेटा मान्‍यता: डेटा की शुद्धता के परीक्षण की प्रक्रिया, नियमों का वह सैट, जिसें आप उपयोगकर्ताओं द्वारा दर्ज किए जाने वाले डेटा प्रकार और श्रेणी को निर्दिष्‍ट करने के लिए किसी नियंत्रण पर लागू कर सहित, व्यावसायिक तर्क का पुनः उपयोग कर सकते हैं. टेम्पलेट भाग की डिज़ाइन करने के बाद, आप उसे नियंत्रण कार्यफलक में जोड़ सकते हैं, जहाँ आप तब उसे अपने प्रपत्र टेम्पलेट्‍स में सम्मिलित कर सकते हैं. जहाँ भी आपको आवश्यकता हो, वहाँ उसे दूसरे प्रपत्र डिज़ाइनर्स के साथ साझा करें, और यदि आवश्यक हो, तो उसे अद्यतन करें, और आप टेम्पलेट भाग का पुनः उपयोग कर सकते हैं.

डिज़ाइन परीक्षक कार्यफलक

नया डिज़ाइन परीक्षक कार्यफलक डिज़ाइन की उन समस्याओं का पता लगाता है, जो आपके प्रपत्र टेम्पलेट में हो सकती हैं, जैसे InfoPath 2003 में उचित रूप से कार्य न करने वाले नियंत्रण या ब्राउज़र-संगत प्रपत्र टेम्पलेट्‍स में असमर्थित सुविधाएँ. आप अपना प्रपत्र टेम्पलेट सहेजने या प्रकाशित करने से पहले, दूसरे प्रोग्राम से प्रपत्र डिज़ाइन आयात करने के बाद या अपना प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करने के दौरान आप समस्याओं की जाँच कर सकते हैं. डिज़ाइन परीक्षक कार्यफलक ऐसी समस्या के बारे में विस्तृत जानकारी उपलब्ध कराता है.

तर्क निरीक्षक

तर्क निरीक्षक संवाद बॉक्स में, आप अपने प्रपत्र टेम्पलेट से संबद्ध सभी डेटा मान्य सेटिंग्स, परिकलित डिफ़ॉल्ट मान, नियम और प्रोग्रामिंग सुविधाओं की समीक्षा कर सकते हैं. ऐसा करके, आप इन सेटिंग्स की समीक्षा करने के लिए अलग-अलग से हर नियंत्रण को खोलने की समय-ख़र्च करने वाली प्रक्रिया से बच सकते हैं.

वर्कफ़्लो समेकन

शब्द "वर्कफ़्लो" व्यावसायिक प्रक्रिया से संबंधित क्रियाओं और कार्यों के विशिष्ट अनुक्रम के माध्यम से दस्तावेज़ या आइटम्स के स्वचालित मूवमेंट को संदर्भित करता है. वर्कफ़्लो का उपयोग सामान्य व्यावसायिक प्रक्रियाओं को निरंतर रूप से प्रबंधित करने में उपयोग किया जा सकता है, जैसे दस्तावेज़ अनुमोदन या समीक्षा. Microsoft Office SharePoint Server 2007 में InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट्‍स के साथ वर्कफ़्लो प्रबंधन का उपयोग करके, आप आप उन व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित बना सकते हैं, जिनमें प्रपत्रों को एक उपयोगकर्ता से दूसरे उपयोगकर्ता को पास किया जाता है. उदाहरण के लिए, प्रबंधक के रूप में, आप अनुमोदनकर्ताओं की सूची से एक व्यय रिपोर्ट को रूट करने के लिए किसी अनुमोदन वर्कफ़्लो का उपयोग कर सकते हैं. अनुमोदनकर्ता व्यय प्रपत्र रिपोर्ट को अनुमोदित या अस्वीकृत कर सकते हैं, अनुमोदन कार्य को पुनः असाइन कर सकते हैं या प्रपत्र में परिवर्तनों का अनुरोध कर सकते हैं. InfoPath में, उपयोगकर्ता वर्कफ़्लो में सहभागिता करने के लिए फ़ाइल मेनू पर आदेशों को क्लिक करते हैं. सर्वर पर, वे लायब्रेरी में प्रपत्र के नाम को इंगित करते हैं, दिखाई देने वाले तीर को क्लिक करते हैं, और तब वर्कफ़्लो में सहभागिता करने के लिए वर्कफ़्लो क्लिक करते हैं.

इसके अतिरिक्त, आप अपने प्रपत्र टेम्‍पलेट में नियम जोड़ सकते हैं जो वर्कफ़्लो में परिवर्तनों पर अपनी प्रतिक्रिया देते हैं. उदाहरण के लिए, आप व्‍यय रिपोर्ट्स के लिए प्रपत्र डिज़ाइन कर सकते हैं जिससे जब कोई कर्मचारी प्रपत्र सबमिट करता है, तो एक नियम स्‍वचालित रूप से किसी ऐसे दृश्‍य में जाता है जो व्‍ययों का उच्‍च-स्‍तरीय सारांश दिखाता है और उस दृश्‍य के साथ प्रपत्र को कर्मचारी के प्रबंधक को अनुमोदन के लिए रूट करता है.

बेहतर ऑफ़लाइन विकल्‍प

यदि आप ऑफ़लाइन उपयोग के लिए कोई द्वितीयक डेटा कनेक्‍शन कॉन्‍फ़िगर करते हैं, तो जो प्रपत्र आपके प्रपत्र टेम्‍पलेट पर आधारित हैं वे उस द्वितीयक डेटा कनेक्‍शन से कैश (कैश: एक विशेष स्मृति सबसिस्टम जिसमें बार-बार उपयोग होने वाले डेटा मान, जैसे वे फ़ाइलें जो ऑफ़लाइन उपयोग के लिए बनाई गई हैं, त्वरित पहुँच के लिए डुप्लिकेट किए जाते हैं. किसी फ़ाइल की कैश्ड प्रति में किए गए परिवर्तन फ़ाइल की स्रोत प्रति में दिखाई नहीं देते.) कर लिए जाते हैं. इससे उपयोगकर्ताओं के नेटवर्क से डिस्‍कनेक्‍ट होने पर भी या प्रपत्र का बाहरी डेटा स्रोत अनुपलब्‍ध होने पर भी उपयोगकर्ता बाहरी डेटा स्रोत से पुनर्प्राप्त किए गए डेटा को देख सकते हैं और उस पर कार्य कर सकते हैं. नेटवर्क कनेक्‍शन की कमी उपयोगकर्ताओं के लिए पारदर्शी है क्‍योंकि सूची बक्‍से और अन्‍य नियंत्रण जो डेटा स्रोत से डेटा पुनर्प्राप्त करते हैं, हमेशा की तरह कार्य करने के लिए दिखाई देते हैं. डिफ़ॉल्‍ट रूप से, InfoPath प्रपत्र टेम्‍पलेट कॉन्‍फ़िगर करता है जिससे उसके प्रपत्र इस डेटा को अनिश्चित रूप से कैश करते हैं. आप प्रपत्र टेम्‍पलेट कॉन्‍फ़िगर कर सकते हैं, जिससे उसके प्रपत्र इस कैश किए गए डेटा तक केवल निश्‍चित दिनों तक ही पहुँच प्राप्त कर सकता है. यदि आप ऐसा करते हैं, तो InfoPath उतने दिन हो जाने के बाद कैश में से डेटा को हटा देता है.

डेटा कनेक्‍शन के साथ कार्य करने के बेहतर तरीके

Office InfoPath 2007 और InfoPath Forms Services उपयोग करके, ‍आप डेटा कनेक्शंस (डेटा कनेक्शन: किसी InfoPath प्रपत्र और किसी बाह्य डेटा स्रोत, जैसे किसी डेटाबेस, वेब सेवा, SharePoint लायब्रेरी, या XML फ़ाइल के बीच कनेक्शन है. डेटा कनेक्शन डेटा क्वेरी और सबमिट करने के लिए उपयोग किए जाते हैं.) को InfoPath के बाहर संग्रहीत करते हुए data कनेक्शन लायब्रेरी (डेटा कनेक्शन लाइब्रेरी: Microsoft Office SharePoint Server 2007 चला रही साइट पर स्थित दस्तावेज़ लाइब्रेरी, जिसमें यूनिवर्सल डेटा कनेक्शन (.udcx) और Office डेटा कनेक्शन (.odc) फ़ाइलों का संग्रह होता है.) में, डेटा कनेक्शन फ़ाइल (डेटा कनेक्शन फ़ाइल: किसी डेटा स्रोत, जैसे Access डेटाबेस, स्प्रेडशीट, या कोई पाठ फ़ाइल में कनेक्शन के बारे में जानकारी संग्रहीत करने वाली फ़ाइल, और वह डेटा स्रोत व्यवस्थापन उपलब्ध कराती है.) में आसानी से साझा, प्रबंधित और अद्यतन कर सकते हैं. अन्‍य चीज़ों के साथ ही, डेटा कनेक्‍शन लायब्रेरीज़ आपके प्रपत्र टेम्‍पलेट को खोलने की आवश्‍यकता को समाप्त करता है और मौजूदा डेटा कनेक्‍शन सेटिंग्‍स को जब भी वो बदलती है, पुन: कॉन्‍फ़िगर करता है. यह तब विशेष रूप से उपयोगी होता है जब आप आपको प्रपत्र टेम्‍पलेट को किसी स्‍टैगिंग सर्वर से किसी प्रोडक्‍शन सर्वर पर ले जाने की आवश्‍यकता होती है.

IRM के लिए समर्थन

Office InfoPath 2007 इन्फ़ॉर्मेशन राइट्स मैनेजमेंट (IRM) का समर्थन करता है, जिससे आप प्रपत्रों और प्रपत्र टेम्‍पलेट्स के लिए पहुँच अनुमतियाँ निर्दिष्ट कर सकते हैं. IRM किसी प्रपत्र में संवेदनशील जानकारी को अनधिकृत लोगों द्वारा प्रकाशित, अग्रेषित होने, या प्रतिलिपि बनाए जाने से रोकता है. उदाहरण के लिए, आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि उपयोगकर्ता प्रपत्र टेम्‍पलेट पढ़ सकते हैं लेकिन उसे मुद्रित या ई-मेल संदेश में अग्रेषित नहीं कर सकते हैं. उपयोगर्ता प्रपत्रों के लिए जिन्‍हें वे भरते हैं, IRM सेटिंग्‍स भी निर्दिष्ट कर सकते हैं.

प्रपत्रों को मर्ज करने के लिए और विकल्‍प

Office InfoPath 2007 में, आप विशिष्ट नियंत्रणों के लिए डिफ़ॉल्‍ट मर्ज व्‍यवहार को अनुकूलित कर सकते हैं, जिसमें सूची बक्‍से, पाठ बक्‍से और सबसे अधिक दोहराए जाने वाले नियंत्रण शामिल हैं. उदाहरण के लिए, जब आप एकाधिक प्रपत्रों को मर्ज करते हैं तो एक लंबवत् रेखा, अर्द्धविराम या अन्‍य विजुअल विभाजक वाले संयोजित आइटम्‍स को पृथक करना चुन सकते हैं.

प्रपत्र मुद्रित करने के लिए अधिक विकल्‍प

अब आप उपयोगकर्ता प्रपत्रों से शीर्षलेख या पादलेख विशिष्ट डेटा मुद्रित करा सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आप कोई कानूनी प्रपत्र टेम्‍पलेट डिज़ाइन कर रहे हैं, तो आप केस नाम मुद्रित प्रपत्र के पादलेख में स्‍वचालित रूप से दिखा सकते हैं. एकाधिक दृश्‍यों वाले प्रपत्र टेम्‍पलेट में, आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं, कि जब कोई उपयोगकर्ता प्रपत्र मुद्रित करता है तो कौनसे दृश्‍य मुद्रित होने चाहिए, और किस क्रम में.

प्रपत्रों का पूर्वावलोकन करने के लिए अधिक विकल्‍प

प्रपत्र टेम्‍पलेट्स का परीक्षण आसान बनाने के लिए, आप किसी प्रपत्र टेम्‍पलेट का पूर्वावलोकन इसके स्थान पर विभिन्‍न सुरक्षा प्रतिबंधों के साथ कर सकते हैं. इसके अतिरिक्त, आप अब सभी पूर्वावलोकन सेटिंग्‍स प्रपत्र विकल्‍प संवाद बॉक्‍स में एक बार में अनुकूलित कर सकते हैं. उदाहरण के लिए, यदि आपके प्रपत्र टेम्‍पलेट में उपयोगकर्ता भूमिका (उपयोगकर्ता भूमिका: एक पूर्वपरिभाषित श्रेणी है जो कि प्रपत्र उपयोगकर्ता को कार्य शीर्षक या अन्य मापदंड के आधार पर असाइन की जा सकती है. भूमिका विशेष तौर पर विभिन्न प्रकार के उपयोगकर्ताओं को किसी प्रपत्र का कस्टम संस्करण प्रस्तुत करने के लिए उपयोग की जाती है.) असाइनमेंट्स हैं, तो आप यह निर्दिष्ट कर सकते हैं कि भूमिका जो डिफ़ॉल्‍ट से अलग है तब उपयोग की जाए जब प्रपत्र का पूर्वावलोकन किया जा रहा हो.

नए नमूना प्रपत्र

निम्‍न तालिका पाँच नए नमूना प्रपत्र टेम्‍पलेट्स को सूचीबद्ध करती है जो InfoPath के साथ आते हैं. उन प्रपत्र टेम्‍पलेट्स का उपयोग करें, उन्‍हें अपनी आवश्‍यकताओं के अनुसार अनुकूलित करें, या आपके स्‍वयं के प्रपत्र टेम्‍पलेट्स के लिए डिज़ाइन और लेआउट विचार प्राप्त करने के लिए उनकी समीक्षा करें.

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प्रपत्र टेम्‍पलेट डेवलप करना

आपको एक प्रभावी प्रपत्र टेम्‍पलेट डिज़ाइन करने के लिए विशेषज्ञों की आवश्‍यकता नहीं है. हालाँकि, यदि आपके व्‍यवसाय की ज़रूरतों के लिए कोड लिखना आवश्‍यक है, तो आप Office InfoPath 2007 की नई सुविधाओं का लाभ ले सकते हैं जो विशेष रूप से जो डेवलपर्स के लिए डिज़ाइन की गईं थीं. निम्न अनुभाग इन सुविधाओं को बाह्यरेखांकित करते हैं.

अद्यतन किए गए ऑब्जेक्ट मॉडल

Office InfoPath 2007 में कई नई सुविधाएँ जोड़ी गईं हैं जो डेवलपर्स की पसंद की हैं. इन सुधारों में सबसे प्रमुख नए प्रबंधित-कोड ऑब्जेक्ट मॉडल का जुड़ना है जो Microsoft .NET फ़्रेमवर्क के साथ स्पष्ट और बेहतर रूप से एकीकृत है. इस नए ऑब्जेक्ट मॉडल में लिखा गया व्यावसायिक तर्क किसी प्रपत्र टेम्पलेट के लिए ठीक उसी तरह कार्य करता है अर्थात Office InfoPath 2007 में खुलता है जैसे यह किसी वेब ब्राउज़र में खुले प्रपत्र टेम्पलेट के लिए करता है. एकबार कोड लिखकर और संकलित करके, आप महत्वपूर्ण विकास समय बचा सकते हैं.

Visual Studio में InfoPath

आप अपने कंप्यूटर पर 2007 Microsoft Office सिस्टम के लिए Microsoft Visual Studio 2005 उपकरण डाउनलोड और स्थापित करके InfoPath डिज़ाइन-मोड सुविधाओं को Microsoft Visual Studio 2005 विकास परिवेश में समेकित कर सकते हैं. तब आप Visual Studio 2005 खोल सकते है, InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट प्रोजेक्ट बना सकते और अपना प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन करने के लिए डिज़ाइन मोड सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं. 2007 Microsoft Office सिस्टम के लिए Microsoft Visual Studio 2005 उपकरण डाउनलोड करने पर जानकारी के लिए, Microsoft Developer Network (MSDN) वेब साइट पर InfoPath Developer Portal देखें.

InfoPath में Visual Studio

Office InfoPath 2007 डिज़ाइन मोड में, आप अनुप्रयोगों के लिए Microsoft Visual Studio 2005 उपकरण खोलकर अपने प्रपत्र टेम्पलेट में प्रबंधित कोड शीघ्रता से जोड़ सकते हैं (VSTA). VSTA Microsoft Script Editor (MSE) (Microsoft Script Editor (MSE): ऐसा प्रोग्रामिंग परिवेश, जिसे किसी InfoPath प्रपत्र में Microsoft JScript या Microsoft VBScript कोड बनाने, संपादित करने और डीबग करने में उपयोग किया जाता है.)के लिए प्रबंधित-कोड पूरक है, जिसे आप स्क्रिप्ट लेखन के लिए उपयोग करने हेतु जारी रख सकते हैं.

COM ऐड-इन्स के लिए समर्थन

Office InfoPath 2007घटक ऑब्जेक्ट मॉडल (COM) ऐड-इन (COM ऐड-इन: एक पूरक प्रोग्राम, जो कस्टम आदेश और विशेषीकृत सुविधाएँ जोड़कर किसी Microsoft Office प्रोग्राम की क्षमताएँ बढ़ाता है. COM ऐड-इन्स एक या अधिक Office प्रोग्राम्स में चल सकते हैं. COM ऐड-इन्स फ़ाइल नाम एक्स्टेंशन .dll या .exe का उपयोग करते हैं.) बनाने और पंजीकृत करके समर्थन प्रदान करता है, यह घटक ऑब्जेक्ट मॉडल (COM) ऐड-इन पूरक प्रोग्राम है जो Office InfoPath 2007 में कस्टम आदेश या विशेषीकृत सुविधाएँ जोड़ता है. विकास मॉडल अन्य Microsoft Office प्रोग्राम्स जैसे Word और Excel के बहुत समान है.

होस्टिंग विकल्प

अब आप कस्टम Windows अनुप्रयोगों या वेब (.aspx) पेजेज़ में InfoPath संपादन वातावरण होस्ट कर सकते हैं.

किसी कस्टम Windows अनुप्रयोग में InfoPath प्रपत्र होस्ट करने के लिए, आप Microsoft Office InfoPath प्रपत्र नियंत्रण उपयोग करते हैं, जो ActiveX नियंत्रण या .NET घटक के रूप में उपलब्ध होता है. उदाहरण के लिए, व्यावसायिक प्रपत्रों, जैसे एक यहाँ दिखाया गया है, को भरने के लिए कस्टम प्रोग्राम में InfoPath यूज़र इंटरफ़ेस तत्वों और सुविधाओं को सम्मिलित करने के लिए आपकी कंपनी InfoPath प्रपत्र नियंत्रण उपयोग कर सकते हैं.

कस्टम वेब पेज में InfoPath प्रपत्र होस्ट करने के लिए, आप Microsoft Office InfoPath XmlFormView नियंत्रण उपयोग कर सकते हैं, जो ASP.NET वेब नियंत्रण है जो InfoPath Forms Services चलाने वाले सर्वर्स पर उपलब्ध होते हैं.

डिज़ाइन मोड में IDs नियंत्रित करें

आप नियंत्रण का नियंत्रण गुण संवाद बॉक्स प्रदर्शित करके और तब उन्नत टैब क्लिक करके डिज़ाइन मोड में InfoPath प्रपत्र टेम्पलेट पर नियंत्रण के लिए अब ViewContext पहचानकर्ता का निर्धारण कर सकते हैं. वर्तमान नियंत्रण के लिए ViewContext मान उन्नत टैब के कोड अनुभाग में प्रदर्शित होता है.

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प्रपत्र टेम्पलेट्स प्रकाशित करना

प्रपत्र टेम्पलेट डिज़ाइन प्रक्रिया का मुख्य भाग आपके प्रपत्र टेम्पलेट को अपने उपयोगकर्ताओं में वितरित करना सम्मिलित करता है. Office InfoPath 2007 में, आप प्रपत्र टेम्पलेट्स को कई स्थानों पर प्रकाशित कर सकते हैं, जिनमें InfoPath Forms Services या Windows SharePoint Services 3.0 चला रहे सर्वर्स भी सम्मिलित होते हैं.

निम्न तालिका प्रकाशन विज़ार्ड में उपलब्ध प्रकाशन विकल्पों को सूचीबद्ध करती है.

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प्रपत्र टेम्‍पलेट्स को बनाए रखना

निम्‍न सुविधाओं द्वारा आपके लिए प्रपत्र और प्रपत्र टेम्‍पलेट्स रखना, अद्यतन करना और संग्रह करना आसान हो जाता है.

संग्रह विकल्‍प

संगठन कई बार प्रपत्र-डिज़ाइन जीवन चक्र के अंतिम चरण के रूप में प्रपत्रों का संग्रह करते हैं. Office InfoPath 2007 में, आप किसी पूर्ण प्रपत्र को उसे खोलकर और उसे निम्‍न में से किसी एक स्‍वरूप में निर्यात कर संग्रहीत कर सकते हैं:

• पोर्टेबल डॉक्यूमेंट फ़ॉर्मेट (PDF)     PDF एक फ़िक्स्ड-लेआउट इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल स्वरूप है, जो दस्तावेज़ स्वरूपण को संरक्षित करता है और फ़ाइल साझाकरण सक्षम करता है. PDF स्वरूप सुनिश्चित करता है कि फ़ाइल को ऑनलाइन देखने या मुद्रित करने पर, यह बिलकुल आपका इच्छित स्वरूप कायम रखती है और फ़ाइल के डेटा की आसानी से प्रतिलिपि बनाई नहीं जा सकती या आसानी से नहीं बदला जा सकता है. PDF स्वरूप व्यावसायिक मुद्रण पद्धतियों का उपयोग करके बनाए जाने वाले दस्तावेज़ों के लिए भी उपयोगी होता है.
• XML पेपर स्पेसिफ़िकेशंस (XPS)     PDF एक फ़िक्स्ड-लेआउट इलेक्ट्रॉनिक फ़ाइल स्वरूप है, जो दस्तावेज़ स्वरूपण को संरक्षित करता है और फ़ाइल साझाकरण सक्षम करता है. PDF स्वरूप सुनिश्चित करता है कि फ़ाइल को ऑनलाइन देखने या मुद्रित करने पर, यह बिलकुल आपका इच्छित स्वरूप कायम रखती है और फ़ाइल के डेटा की आसानी से प्रतिलिपि नहीं बनाई जा सकती या इसे आसानी से नहीं बदला जा सकता है.

आप ऐड-इन स्थापित करने के बाद ही किसी 2007 Microsoft Office सिस्टम प्रोग्राम से PDF या XPS फ़ाइल के रूप में सहेज सकते हैं. अधिक जानकारी के लिए, अन्य फ़ाइल स्वरूपों, जैसे PDF और XPS के लिए समर्थन सक्षम करें देखें.

यदि आपका संगठन Office SharePoint Server 2007 का उपयोग करता है, तो आप पूर्ण, सर्वर-आधारित प्रपत्रों (.xml फ़ाइलें) को उन्‍हें वेब पेजेज़ में कनवर्ट कर संग्रहीत कर सकते हैं.

 नोट   जब आप किसी प्रपत्र को किसी वेब पेज में कनवर्ट करते हैं, तो परिणाम स्‍वरूप मिली फ़ाइल मूल फ़ाइल से कुछ अलग हो सकती है. आपको यह सुनिश्चित करने के लिए कि कनवर्जन के परिणाम आपकी आवश्‍यकताओं को पूरा करते हैं, उन्‍हें सत्‍यापित करना चाहिए. उदाहरण के लिए, यदि द्वितीयक डेटा स्रोत का कोई डेटा कनेक्‍शन प्रपत्र के किसी सूची बॉक्‍स का उपयोग करता था, तो आपको संग्रहीत प्रपत्र में सभी सूची बॉक्‍स मान दिखाई नहीं देंगे. इसके बजाय, आप केवल वह मान देखेंगे जिसे उपयोगकर्ता प्रपत्र भरते समय निर्दिष्ट करता है.

अद्यतन विकल्‍प

जब आप कोई प्रकाशित प्रपत्र टेम्‍पलेट अद्यतन करते हैं, तो InfoPath स्‍वचालित रूप से उपयोगकर्ताओं के कंप्‍यूटर्स पर मूल प्रपत्र टेम्‍पलेट को नवीनतम संस्‍करण से बदल देता है. हालाँकि, यदि नियामकता या अन्‍य कारणों से आवश्‍यकता हो, तो आप अब उपयोगकर्ताओं को प्रपत्र टेम्‍पलेट अद्यतन करने की अनुमति दे सकते हैं.

यदि आपने कोई व्‍यवस्‍थापक-अनुमोदित प्रपत्र टेम्‍पलेट व्‍यवस्‍थापक द्वारा अनुमोदित प्रपत्र टैम्‍पलेट : एक ब्राउज़र संगत प्रपत्र टैम्‍पलेट जिसे किसी व्‍यवस्‍थापक द्वारा InfoPath Forms Services चलाने वाले सर्वर पर अपलोड किया गया है. व्‍यवस्‍थापक द्वारा अनुमोदित प्रपत्र टैप्‍मलेट में कोड भी शामिल हो सकता है.) सर्वर पर चलने वाले InfoPath Forms Services पर प्रकाशित किया है, तो उस प्रपत्र टेम्‍पलेट को उस उपयोगकर्ता जिसने अभी अभी ब्राउज़र में आपका प्रपत्र भरा है बिना डेटा हानि के नए संस्‍करण में बदल सकते हैं. यदि आपके पास कोई बाध्‍य कारण है जैसे सुरक्षा समस्‍या, तो आप तुरंत प्रपत्र टेम्‍पलेट को ओवरराइट करना चुन सकते हैं.

Office Diagnostics

Microsoft Office Diagnostics, नैदानिक परीक्षणों एक श्रृंखला है जो आपकी यह निर्धारित करने में मदद करता है कि आपका कंप्‍यूटर क्रेश क्‍यों कर रहा है. नैदानिक परीक्षण कुछ समस्‍याओं को सीधे हल कर सकते हैं और आपको समस्‍याओं को हल करने के तरीके भी बता सकते हैं. Microsoft Office Diagnostics Microsoft Office 2003 पता लगाएँ और सुधारें एवं Microsoft Office अनुप्रयोग पुनर्प्राप्ति सुविधाओं को बदल देता है.

Office विश्वास केंद्र

विश्वास केंद्र वह स्‍थान है जहाँ आप 2007 Microsoft Office सिस्टम प्रोग्राम्‍स के लिए सुरक्षा और गोपनीयता सेटिंग्‍स पाते हैं. बहुत उच्‍च, उच्‍च, मध्‍यम, और निम्‍न सुरक्षा स्‍तर जो Office के पिछले संस्‍करणों में उपयोग किए गए हैं, अब और सरलीकृत सुरक्षा प्रणाली के रूप में बदल जाते हैं.

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