जब आप Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office PowerPoint 2007, या Microsoft Office Access 2007 खोलते हैं, या जब आप Microsoft Office Outlook 2007 में कोई नया संदेश बनाते हैं, तो आप पाएँगे कि प्रोग्राम विंडो बदल गई है. पुराना मेनू और उपकरण पट्टी डिज़ाइन बदल गए हैं. आप इस समृद्ध, नई डिज़ाइन का उपयोग कैसे करते हैं? Microsoft Office कैसे सरल और बेहतर हुआ यह जानने — और देखने के लिए पढ़ें.

आपके द्वारा माँगी गई सरलता प्रदान करना

जब आप अपने पसंदीदा Office प्रोग्राम का पहली बार उपयोग करते हैं तो आपको कुछ अजीब सा लग सकता है. कई वर्षों तक उपयोग किया गया Office अब भिन्न लग सकता है. प्राकृतिक रूप से आप भ्रम की स्थिति में होंगे. किंतु रुकें, जानें कि यह सब किसके बारे में है. कुछ ही समय में आप पाएँगे क‍ि यह नई डिज़ाइन आपके लिए कार्य करती है आपके विरुद्ध नहीं. जिसे Office Fluent यूज़र इंटरफ़ेस कहा जाता है, इसे उन्हीं सब कार्यों को प्रदान करने के लिए विकसित किया गया है जिसे Microsoft Office उपयोगकर्ताओं —संभावत: आपने —कहा था: वे प्रोग्राम्स जो उन आदेशों के साथ उपयोग करने में सरल हैं जो ढूँढने में आसान हैं.

आदेशों को ढूँढना सरल बनाना

2007 रिलीज़ में आदेशों को ढूँढना कितना आसान है इसका एक उदाहरण समूहीकृत बटनों का समृद्ध प्रदर्शन है जिन्हें विंडो के सबसे ऊपर देखते हैं. आदेशों को अब नहीं ढूँढना होगा. आपको जिसकी आवश्यकता है वह सामने और पढ़ने के लिए उपलब्ध है. मेनू में छुपे या पृथक फलकों के आदेशों के साथ छुपी उपकरणपट्टियों के बजाय, अब आपके पास एक नियंत्रण केंद्र है जिसने सभी आवश्यकताओं को एक साथ करके उन्हें स्पष्ट रूप से दृश्यमान कर दिया है. और बटनों को छोड़ा नहीं जाएगा; वे हमेशा साथ ही होंगे.

आपको वे आदेश दिखाना जिन्हें आप उपयोग करते हैं

संभवत: आप सोचें, "क्या सभी आदेश एक स्थान पर और सभी दृश्यमान? वे पूरी विंडो पर आएँगे." अवश्य. इसलिए Office को फिर से डिज़ाइन करने का अन्य उद्देश्य था: मुख्य, सर्वाधिक उपलब्ध सेट के रूप में प्रदान किए गए आदेशों की संख्या को कम करने और उन आदेशों को पास लाना जिन्हें आप आमतौर पर उपयोग करते हैं.

Microsoft यूज़ेबिलिटी इंजीनियर्स ने उन लोगों का पता लगाया जो Office अनुमोदन, आदेशों के मुख्य सेट, का उपयोग करते हैं जिनका उपयोग वे बार-बार करते हैं. वे आदेश अब बहुत महत्वपूर्ण बन गए हैं.

उदाहरण के लिए, चिपकाएँ आदेश Office में बार-बार उपयोग होने वाले आदेशों में से एक है. क्यों न इसे विंडो में इसके संबंधित आदेशों काटें और प्रतिलिपि बनाएँ के साथ अधिकतम प्राथमिकता दी जाए? ये अब किसी मेनू या उपकरण पट्टी पर दूरस्थ संबंधित आदेशों की श्रेणी के साथ स्थान साझा नहीं करेंगे. ये आदेश आमतौर पर बहुत उपयोग किए जाते हैं, इसलिए ये उन आदेशों में से एक हैं जो आपकी अंगुली पर हैं. याद रखें: वे सुविधाएँ जिन्हें आप पसंद करते हैं दूर नहीं गईं हैं; उन्हें आपके द्वारा उपयोग करने के अनुसार व्यवस्थित किया गया है.

प्रमुख कार्यों का समर्थन देने के लिए आदेशों को व्यवस्थित करना

इसलिए, आदेशों को और दृश्यमान बना दिया गया है और लोकप्रिय उपयोग के अनुसार संख्या में कमी कर दी गई है. किंतु वे कैसे व्यवस्थित किए जाते हैं?

वे मुख्य कार्यों के आस-पास व्यवस्थित किए जाते हैं जिन्हें आप किसी दिए गए Office प्रोग्राम में करेंगे: देखें यह कैसे कार्य करता है: रिबन — सभी आदेशों वाली विंडो के शीर्ष पर चलती हुई चौड़ी पट्टी — प्रत्येक प्रोग्राम के लिए प्रमुख कार्यों को विभाजित करती है और प्रत्येक कार्य टैब द्वारा प्रदर्शित किया जाता है. उदाहरण के लिए, Word में प्रमुख कार्य लिखना है, और उस प्रोग्राम में सबसे पहले दिखाई देने वाला टैब लिखें टैब है. किसी दस्तावेज़ को लिखते समय आवश्यक मुख्य आदेश इस टैब पर एकत्रित हो जाते हैं, जैसे फ़ॉन्ट स्वरूपण और पाठ शैलियाँ.

नोट   चिपकाएँ, काटें, और प्रतिलिपि बनाएँ आदेश इस टैब पर दिखाई देते हैं. ये आदेश बार-बार उपयोग किए जाते हैं और तार्किक रूप से Word के प्रमुख कार्य लेखन के लिए उपयुक्त होते हैं. जैसे ही आप अतिरिक्ति टैब पर क्लिक करते हैं, रिबन बदल जाता है, जो Word में अन्य प्रमुख कार्यों को प्रस्तुत करने वाले आदेशों की बढ़ी हुई दृश्यता की अनुमति देते हैं. उदाहरण के लिए, सम्मिलित करें टैब उन आदेशों की सुविधा देता है जो उन तत्वों की श्रेणी को शामिल करते हैं जिन्हें आप सम्मिलित करते हैं, ग्राफ़िक और आकृतियों से हायपरलिंक्स, शीर्ष लेख और वर्डआर्ट. क्रम में अगला पेज लेआउट टैब में पृष्ठ को संगठित और स्वरूपित करने वाले सभी आदेश होते हैं.

आप अन्य 2007 Microsoft Office सिस्टम प्रोग्राम्स में प्रथम टैब के साथ समान संगठन ही प्राप्त करेंगे जिनमें महत्वपूर्ण कार्य प्रकार के लिए आदेश शामिल होते हैं. उदाहरण के लिए, प्रमुख Excel टैब को पत्रक कहा जाता है. प्रमुख PowerPoint टैब को स्लाइड कहा जाता है. Access, यह डेटा है, और Outlook में नया संदेश लिखने के लिए यह लिखें है.

समूह: बड़े कार्य में आदेश

टैब पर क्या है आइए करीब से जानें: कई आदेश जो फ़ंक्शन द्वारा सेट में व्यवस्थित हैं. सेट्स को समूह कहा जाता है, और आप उन्हें पिछली उपकरण पट्टियों के समान पसंद कर सकते हैं. किंतु उनकी क्षमता उन सभी आदेशों के एक साथ कार्य करने की है जो आपके किसी कार्य प्रकार के लिए आवश्यक होते हैं और जो आपको समृद्ध दृ्श्य सहायता देते हैं.

उदाहरण के लिए, लिखें टैब में एक समूह शामिल होता है जिसे त्वरित स्वरूपण कहा जाता है, जो दृश्य उदाहरणों के साथ पाठ शैलियों की श्रेणी प्रदर्शित करती है और आपके द्वारा चयनित पाठ का पूर्वावलोकन उस शैली में देता है जिसे आप इंगित करते हैं.

और आदेश केवल तभी जब आपको उनकी आवश्यकता हो

उन आदेशों का क्या जो टैब्स पर प्राथमिक समूहों में नहीं है? प्रत्येक आदेश को हर समय उपलब्ध करने के बजाय, कुछ आदेश केवल किसी कार्य को करने के प्रतिसाद में ही दिखाई देते हैं. उदाहरण के लिए, PowerPoint में, जब आप कोई चित्र सम्मिलित करते हैं, तो आप संपूर्ण आकृति संरेखण और क्रमांकन आदेशों को प्राप्त करते हैं; वे अब सबमेनू में और छुपे नहीं रहते हैं.

जब आप सहेजना या पूर्ववत् करना चाहें

Office में सभी उपकरण पट्टियों को छोड़ा नहीं गया है. जिन कार्यों को आप बार-बार करते हैं, जैसे सहेजना और पूर्ववत् करें, उनका समर्थन करने के लिए, त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी (QAT) होती है. इसके डिफ़ॉल्ट संस्करण में केवल कुछ आदेश ही होते हैं, किंतु कोई भी आदेश शामिल करने के लिए आप इसे आसानी से अनुकूलित कर सकते हैं. जिस आदेश को आप जोड़ना चाहते हैं उसे केवल राइट-क्लिक करें और त्वरित पहँच उपकरण पट्टी में जोड़ें चुनें. आप प्रथम टैब के बाईं ओर उस आदेश के लिए चिह्न देखेंगे.

दृश्यों को स्विच करना

Office अनुभवी के रूप में, आपको प्रोग्राम विंडो में दृश्यों को बदलने की आदत हो जाती है, जैसे Word में सामान्य और मुद्रण लेआउट दृश्यों के बीच स्विच करना या PowerPoint में सामान्य और स्लाइड शो दृश्यों के बीच स्विच करना. प्रत्येक Office प्रोग्राम में विंडो के नीचे दाईं ओर दृश्य चयनकर्ता शामिल होता है. यह दृश्य मेनू के साथ होता है, जिसमें प्रोग्राम विंडो में अपनी विंडोज़ व्यवस्थित करने के लिए आदेश शामिल होते हैं.

परिचित आइटम्स

अभी भी कई आदेशों वाला फ़ाइल मेनू है जिनका उपयोग आप नए विकल्पों के साथ फ़ाइल प्रबंधन, साफ़ करने और वितरण के लिए करते हैं. समूह में आदेशों के लिए और विस्तृत या उन्नत विकल्पों को देखने के लिए आप कुछ समूहों पर धन चिह्न क्लिक करके परिचित संवाद बक्सों को खोल सकते हैं. कभी-कभी परिचित किंतु व्यवस्थित कार्यफलक —जैसे Word में शैलियाँ कार्यफलक —आपके द्वारा कोई आदेश क्लिक करने पर अपने आप खुलता है जिससे कार्य को पूरा करने में आपकी मदद की जा सके.

स्क्रीन रीयल इस्टेट के बारे में क्या?

रिबन, टेबल आकृति वाली स्क्रीन के समान होते हुए स्केलेबल होते हैं. जैसे-जैसे स्क्रीन रिज़ॉल्यूशन घटता जाता है यह टैब्स और समूहों का छोटा संस्करण प्रदर्शित करता है. रिबन इसकी डिज़ाइन की क्षमता और मोटाई को दिखाते हुए उच्च रिज़ॉल्यूशन वाली बड़ी स्क्रीन के साथ बेहतर कार्य करता है.

जो नया है उनके बारे में, जो परिचित है उनके बारे में और

अभी जानने के लिए और भी बहुत कुछ है जिसे जानकर आप 2007 रिलीज़ के बारे में प्रसन्नता का अनुभव करेंगे. आप जितना प्रोग्राम्स को अधिक उपयोग करेंगे उतना ही आप इसके बारे में विस्तार से जानेंगे:

• अपनी फ़ाइल प्रारंभ करना

  जब आप कोई नया दस्तावेज़, कार्यपत्रक, स्लाइड शो या डेटाबेस प्रारंभ करते हैं, तो प्रारंभ करने के लिए आप एक रंगीन विंडो प्राप्त करेंगे. अपने अधिकृत कार्य प्रारंभ करने के लिए टेम्पलेट के कैटलॉग या Office Online की आलेख लिंक्स से चुनें. या किसी नई या मौजूदा फ़ाइल के साथ प्रारंभ करें, जैसा कि आप ऐसा करने में अभ्यस्त हो गए हैं.

• अपनी फ़ाइल समाप्त करना

  फ़ाइल मेनू अब और बहुमुखी हो गया है. रिबन के ऊपरी बाएँ कोने पर स्‍िथत, इसमें वे मूलभूत आदेश होते हैं जिसकी अपेक्षा आप करते हैं: सहेजें, नई फ़ाइल के रूप में सहेजें, और मुद्रित करें. यह उस स्थान पर भी होता है जहाँ आप प्रोग्राम के लिए सेटिंग्स, जैसे मुद्रण, वर्तनी जाँच, और डिफ़ॉल्ट फ़ाइल दृश्‍य के लिए, चुनते हैं.

  इसके अतिरिक्त, यहाँ फ़ाइल में और संशोधन चिह्न या दूसरी व्‍यक्तिगत जानकारी नहीं है यह जाँचने और किसी साझा कार्यस्थान पर फ़ाइल वितरित करने के लिए समर्थन होता है.

• कुंजीपटल शॉर्टकट

  सभी पुरानी शॉर्टकट कुंजियाँ जो CTRL से शुरू होती हैं अभी भी हैं. इसी प्रकार फ़ंक्शंन कुंजियाँ भी रखी गईं हैं.

  ALT से शुरू होने वाली नई शॉर्टकट कुंजियाँ स्क्रीन पर स्पष्ट रूप से इंगित होती हैं. ALT को दबाकर रखें और Office प्रत्‍येक टैब, समूह, और आदेश के लिए अक्षर दिखाता है.

  नोट:   यदि आप चाहें तो Office 2003 में उपयोग किए गए ALT के साथ प्रारंभ होने वाली शॉर्टकुंजियों को चालू होने पर सेट करते हुए आप किसी प्रोग्राम को चुन सकते हैं.

• फ़ाइल स्वरूप

  2007 रिलीज़ में, Word, Excel, और PowerPoint ने Microsoft Office Open XML स्वरूपों को शामिल किया है, जिसका अर्थ है कि उनके डिफ़ॉल्ट फ़ाइल स्वरूप अब एक्सटेंसिबिल मार्कअप लैंग्वेज (XML) पर आधारित होते हैं. परिवर्तन के लाभों में आपकी फ़ाइलों की वृद्धिगत सुरक्षा; घटा हुआ फ़ाइल आकार; और संग्रहण और पुनर्प्राप्त सिस्टम्स की श्रेणी में डेटा साझाकरण शामिल होता है. यदि आप चुनते हैं तो आप अपने 2007 Microsoft Office सिस्टम्स फ़ाइलों को पुराने स्वरूपों में सहेज सकते हैं किंतु आप इन लाभों को खो देंगे.

  दस्तावेज़ों, स्प्रेडशीट्स, और प्रस्तुतीकरणों के लिए, डिफ़ॉल्ट स्वरूप में अब फ़ाइल एक्सटेंशन के अंत में "x" होता है जो XML को इंगित करता है. यदि आप फ़ाइल को किसी टेम्पलेट के रूप में सहेजते हैं, तो वही लागू होता है: आप अंत में "x" के साथ पुराना ही टेम्पलेट एक्सटेंशन प्राप्त करते हैं: उदाहरण के लिए Excel में xlsx. यदि आपकी फ़ाइल में कोड या मैक्रो होते हैं, तो आपको इसे नए मैक्रो-सक्षम फ़ाइल स्वरूप में सहेजना होता है. किसी Word दस्तावेज़ के लिए, जो किसी Word टेम्पलेट, .dotm को .docm में अनुवाद करता है. जिप की गईं फ़ाइलों के दो संस्करण होंगे — एक जिनमें कोई कोड नहीं होगा (.docx, .xlsx और .pptx) और दूसरा मैक्रो सक्षम (.docm, .xlsm, .pptm और कुछ अन्य).

• संस्करण संगतता

  यदि आप Office के पहले संस्‍करण में बनी किसी फ़ाइल को खोलते हैं, तो आपको पूछा जाएगा कि क्‍या आप इसे नए स्‍वरूप में बदलना चाहते हैं. यदि आप हाँ कहते हैं, तो दस्‍तावेज़ नए XML स्‍वरूप में सहेजा जाएगा. यदि आप नहीं बदलने का चयन करते हैं, तो यह अपने मूल स्‍वरूप में ही बना रहेगा. आप इसे 2007 Microsoft Office सिस्‍टम में खोलकर बदल सकते हैं, किंतु 2007 रिलीज़ की कुछ सुविधाएँ उपलब्‍ध नहीं होंगी.

  यदि आप Office का पहले वाला संस्‍करण उपयोग कर रहे हैं और आप कोई फ़ाइल प्राप्‍त करते हैं जो 2007 रिलीज़ में बनाई गई थी, तो 2007 Microsoft Office सिस्‍टम फ़ाइल को पढ़ने और संपादित करने के लिए आपको किसी कनवर्टर की आवश्‍यकता होती है. आप किसी कनवर्टर को यहाँ डाउनलोड कर सकते हैं.