PivotTable और PivotChart रिपोर्ट्स का ओवरव्‍यू

कोई PivotTable रिपोर्ट (PivotTable रिपोर्ट: कोई सहभागी, क्रॉसटेबुलेटेड Excel रिपोर्ट जो विभिन्न स्रोतों से आने वाले डेटा, जैसे डेटाबेस रिकॉर्ड्स, को सारांशित और विश्लेषित करती है, जिसमें वे भी सम्मिलित होते हैं जो Excel से बाहर के हैं.) सारांश डेटा को सारांशित, विश्लेषित, अन्वेषण और प्रस्‍तुत करने के लिए उपयोगी है. कोई PivotChart रिपोर्ट (PivotChart रिपोर्ट: एक चार्ट जो डेटा का सहभागी विश्लेषण, जैसे कोई PivotTable रिपोर्ट, प्रदान करता है. आप डेटा के दृश्य परिवर्तित कर सकते हैं, विवरण के भिन्न स्तर देख सकते हैं, या फ़ील्ड्स खींच कर और फ़ील्ड्स के आइटम दिखा कर या छुपा कर चार्ट लेआउट पुनर्संगठित कर सकते हैं.) उस सारांश डेटा को PivotTable रिपोर्ट विज़ुअलाइज करने और डेटा सारांशित करने मे मदद कर सकता है ताकि आप आसानी से तुलना, प्रतिमानों और रूझानों को देख सकें. दोनों रिपोर्ट्स आपको आपकी एंटरप्राइज़ में महत्वपूर्ण डेटा के बारे में सूचित निर्णयों को लेने में सक्षम करती हैं. निम्‍न अनुभाग PivotTable और PivotChart रिपोर्ट्स का ओवरव्‍यू प्रदान करते हैं.

युक्ति    आप PivotTable और PivotChart आदेश को रिबन (सम्‍मिलित करें टैब, तालिका समूह) पर ढूँढ सकते हैं. PivotTable या PivotChart रिपोर्ट बनाने के बारे में निर्देशों के लिए, त्‍वरित प्रारंभ: एक PivotTable रिपोर्ट बनाएँ या एक PivotTable या PivotChart रिपोर्ट बनाएँ या हटाएँ देखें.

इस आलेख में


PivotTable रिपोर्ट क्या है?

PivotTable रिपोर्ट डेटा की बड़ी मात्रा को त्‍वरित रूप से सारांशित करने का सहभागी तरीका है. संख्यात्मक डेटा को विस्‍तार से विश्लेषित करने के लिए और आपके डेटा के बारे में अप्रत्याशित प्रश्नों का उत्तर देने के लिए PivotTable रिपोर्ट का उपयोग करें. PivotTable विशेष रूप से निम्‍न के लिए डिज़ाइन किया गया है:

  • कई उपयोगकर्ता-फ्रेंडली तरीक़ों से बड़ी मात्रा के डेटा की क्‍वेरी करना.
  • संख्‍यात्‍मक डेटा का उप-योग और पूर्ण योग, श्रेणियों और उपश्रेणियों के अनुसार डेटा सारांशित करना, और कस्‍टम परिकलन और सूत्र बनाना.
  • आपके परिणामों को फ़ोकस करने के लिए डेटा के विस्तारण और संक्षिप्तीकरण स्‍तर और आपकी रुचि के क्षेत्रों के लिए सारांश डेटा से वर्णनों तक तेज़ी से नीचे ड्रिल करना.
  • स्रोत डेटा के विभिन्‍न सारांशों को देखने के लिए स्‍तंभों तक पंक्तियाँ ले जाना या पंक्तियों तक स्‍तंभ ले जाना (या "पिवटिंग").
  • इच्छित जानकारी पर फ़ोकस करने में आपको सक्षम करने के लिए डेटा के सर्वाधिक उपयोगी और रोचक सबसेट को फ़िल्‍टर, सॉर्ट, समूहीकृत और सशर्त स्‍वरूपण करना.
  • संक्षिप्‍त, आकर्षक, और एनोटेटेड ऑनलाइन या मुद्रित रिपोर्ट्स प्रस्‍तुत करना.

आप अक्‍सर PivotTable रिपोर्ट का उपयोग तब करते हैं जब आप संबंधित योगों को विश्लेषित करना चाहते हैं, विशेष रूप से जब आपके पास योग के लिए आँकड़ों की लंबी सूची हो और आप प्रत्‍येक आँकड़े के बारे में कई तथ्‍यों की तुलना करना चाहते हों. नीचे निरूपित किए गए PivotTable रिपोर्ट में, आप आसानी से देख सकते हैं कि कक्ष F3 में, अन्‍य खेल या तिमाही या कुल विक्रय के लिए विक्रय की तुलना में, तीसरी तिमाही गोल्फ़ विक्रय कैसी रही.


स्रोत डेटा और परिणामस्‍वरूप PivotTable रिपोर्ट के उदाहरण
कॉलआउट 1 इस मामले में, किसी कार्यपत्रक से स्रोत डेटा
कॉलआउट 2 PivotTable रिपोर्ट में तिमाही3 गोल्‍फ़ सारांश के लिए स्रोत मान
कॉलआउट 3 पूरी PivotTable रिपोर्ट
कॉलआउट 4 स्रोत डेटा से C2 और C8 में स्रोत मानों का सारांश

PivotTable रिपोर्ट में, आपके स्रोत डेटा में प्रत्‍येक स्‍तंभ या फ़ील्‍ड PivotTable फ़ील्‍ड (फ़ील्ड: किसी PivotTable या PivotChart रिपोर्ट में, डेटा की एक श्रेणी जिसे स्रोत डेटा के किसी फ़ील्ड से प्राप्त किया गया है. PivotTable रिपोर्ट्स में पंक्ति, स्तंभ, पृष्ठ, और डेटा फ़ील्ड्स होते हैं. PivotChart रिपोर्ट में श्रृंखला, श्रेणी, पृष्ठ, और डेटा फ़ील्ड्स होते हैं.) हो जाता है जो जानकारी की एकाधिक पंक्तियो को सारांशित करता है. पूर्ववर्ती उदाहरण में, खेल स्‍तंभ खेल फ़ील्‍ड हो जाता है और गोल्‍फ़ के लिए प्रत्‍येक अभिलेख एकल गोल्‍फ़ आइटम (आइटम: PivotTable और PivotChart रिपोर्ट्स में किसी फ़ील्ड की कोई उपश्रेणी. उदाहरण के लिए, फ़ील्ड "महीना" में "जनवरी," "फरवरी," और अन्य इसी प्रकार के आइटम हो सकते हैं.) में सारांशित होता है.

मान फ़ील्‍ड, जैसे विक्रय के योग, सारांशित करने के लिए मानों को प्रदान करते हैं. पूर्ववर्ती रिपोर्ट में कक्ष F3 स्रोत डेटा में प्रत्‍येक पंक्ति से विक्रय मान का योग शामिल करता है जिसके लिए खेल स्‍तंभ गोल्‍‍फ़ शामिल करता है और तिमाही स्‍तंभ तिमाही3 को शामिल करता है. डिफ़ॉल्‍ट रूप सें, मान क्षेत्र के डेटा निम्नलिखित तरीके से PivotChart रिपोर्ट में अंतर्निहित स्रोत डेटा को सारांशित करते हैं: सांख्यिक मान SUM फ़ंक्शन उपयोग करते हैं और पाठ मान COUNT फ़ंक्शन का उपयोग करते हैं.

कोई PivotTable रिपोर्ट बनाने के लिए, आपको उसके स्रोत डेटा निर्धारित करना चाहिए, कार्यपुस्तिका में कोई स्‍थान निर्दिष्‍ट करना चाहिए और फ़ील्‍ड्स ले आउट करना चाहिए.

अधिक जानकारी के लिए, PivotTable या PivotChart रिपोर्ट बनाएँ या हटाएँ और किसी PivotTable या PivotChart रिपोर्ट में Pivot डेटा देखें.

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किसी PivotTable रिपोर्ट के साथ काम करने के तरीक़े

आपके द्वारा PivotTable फ़ील्‍ड सूची में फ़ील्‍ड्स व्‍यवस्थित करते हुए और प्रारंभिक लेआउट चुनते हुए डेटा स्रोत निर्धारित कर प्रारंभिक PivotTable रिपोर्ट बनाए जाने के बाद, आप किसी PivotTable रिपोर्ट के साथ कार्य करते हुए निम्‍न कार्य कर सकते हैं:

निम्न कार्य करते हुए    डेटा अन्‍वेषित करें:

  • डेटा विस्‍तृत और संक्षिप्‍त करें और मानों से संबंधित अंतर्निहित वर्णन दिखाएँ.
  • फ़ील्‍ड्स और आइटम्‍स को सॉर्ट, फ़िल्‍टर और समूहीकृत करें.
  • सारांश फ़ंक्‍शंस परिवर्तित करें और कस्‍टम परिकलनों और सूत्रों को जोड़ें.

निम्न कार्य करते हुए    प्रपत्र लेआउट और फ़ील्ड व्यवस्था परिवर्तित करें:

  • इनसे PivotTable रिपोर्ट प्रपत्र परिवर्तित करें: संकुचित, बाह्यरेखा या तालिका रूप.
  • फ़ील्‍ड्स जोड़ें, पुनर्व्‍यवस्थित करें और निकालें.
  • फ़ील्‍ड्स या आइटम्‍स का क्रम परिवर्तित करें .

निम्न कार्य करते हुए    स्तंभों, पंक्तियों और उप-योगों का लेआउट परिवर्तित करें:

  • स्‍तंभ और पंक्ति फ़ील्‍ड शीर्षलेख चालू या बंद करें, या रिक्‍त पंक्तियाँ प्रदर्शित करें या छुपाएँ.
  • उप-योगों को उनकी पंक्तियों के ऊपर या नीचे प्रदर्शित करें.
  • ताज़ा करें पर स्‍तंभ चौड़ाई समायोजित करें.
  • किसी स्‍तंभ फ़ील्‍ड को पंक्ति क्षेत्र या पंक्ति फ़ील्‍ड को स्‍तंभ क्षेत्र तक ले जाएँ.
  • बाहरी पंक्ति और स्‍तंभ आइटम्‍स के लिए कक्षों को मर्ज या अनमर्ज करें.

निम्न कार्य करते हुए    रिक्तियों और त्रुटियों का प्रदर्शन परिवर्तित करें:

  • त्रुटियों और ख़ाली कक्षों के प्रदर्शन का तरीक़ा परिवर्तित करें.
  • डेटा के बिना आइटम्‍स और लेबल्‍स दिखाए जाने का तरीक़ा परिवर्तित करें.
  • रिक्त रेखाएँ प्रदर्शित करें या छुपाएँ

निम्न कार्य करते हुए    स्‍वरूपण परिवर्तित करें:

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PivotChart रिपोर्ट क्या है?

PivotChart रिपोर्ट PivotTable रिपोर्ट में डेटा का वह ग्राफ़िकल प्रदर्शन प्रदान करता है जो इस स्‍िथति में संबद्ध PivotTable रिपोर्ट (संबद्ध PivotTable रिपोर्ट: वह PivotTable रिपोर्ट जो PivotChart रिपोर्ट को स्रोत डेटा देती है. जब आप कोई नई PivotChart रिपोर्ट बनाते हैं तो यह स्वचालित रूप से बन जाती है. जब आप किसी एक रिपोर्ट का लेआउट परिवर्तित करते हैं, तो दूसरी भी बदल जाती है.) कहा जाता है. PivotTable रिपोर्ट की तरह PivotChart रिपोर्ट सहभागी है. जब आप PivotChart रिपोर्ट बनाते हैं तो PivotChart रिपोर्ट फ़िल्‍टर्स चार्ट क्षेत्र (चार्ट क्षेत्र: संपूर्ण चार्ट और उसके सभी तत्व.) में प्रदर्शित किए जाते हैं ताकि आप PivotChart रिपोर्ट के अंतर्निहित डेटा को फ़िल्‍टर और सॉर्ट कर सकें. आप संबद्ध PivotTable में फ़ील्‍ड लेआउट और डेटा में जो परिवर्तन करते हैं वह PivotChart रिपोर्ट में तुरंत प्रतिबिंबित होते हैं.

PivotChart रिपोर्ट डेटा श्रृंखला (डेटा श्रृंखला: संबन्‍िधत डेटा बिन्‍दु जो किसी चार्ट पर प्‍लॉट किए जाते हैं और मूलत: डेटा पत्रक पंक्‍ितयों और स्‍तंभों से आते हैं. किसी चार्ट की प्रत्‍येक डेटा श्रृंखला का एक अनन्‍य रंग या प्रतिमान होता है. आप किसी चार्ट में एक या अधिक डेटा श्रृंखलाएं प्‍लॉट कर सकते हैं. पाइर्द चार्ट में केवल एक डेटा श्रृंखला होती है.), श्रेणियाँ, डेटा मार्कर्स (डेटा मार्कर: किसी चार्ट की कोई पट्टी, क्षेत्र, बिंदु, स्लाइस, या अन्य प्रतीक, जो कोई एकल डेटा बिंदु या मान दर्शाता है. किसी चार्ट के संबद्ध डेटा मार्कर एक डेटा श्रृंखला बनाते हैं.) और अक्ष (अक्ष: चार्ट प्लॉट क्षेत्र की सीमावर्ती एक रेखा जिसका उपयोग माप के लिए संदर्भ की किसी फ़्रेम के रूप में किया जाता है. सामान्यतया y अक्ष लंबवत अक्ष होता है और उसमें डेटा होता है. सामान्यतया x-अक्ष क्षैतिज अक्ष होता है और उसमें श्रेणियाँ होती हैं.) को ठीक वैसे ही प्रदर्शित करता है जैसे मानक चार्ट्स प्रदर्शित करते हैं. आप चार्ट प्रकार और अन्‍य विकल्‍पों को भी परिवर्तित कर सकते हैं, जैसे शीर्षक (चार्ट में शीर्षक: वर्णनात्मक पाठ जो स्वचालित रूप से किसी अक्ष पर संरेखित होता है या किसी चार्ट के ऊपरी भाग में मध्य संरेखित होता है.), लेजेंड (लेजेंड: ऐसा बॉक्स जो डेटा श्रृंखला को असाइन किए गए प्रतिमानों या रंगों या चार्ट की श्रेणियों की पहचान करता है.) जमावट, डेटा लेबल्‍स (डेटा लेबल: कोई लेबल जो किसी ऐसे डेटा मार्कर के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करता है, जो मूल रूप से किसी कार्यपत्रक कक्ष से प्रकट होने वाला कोई एकल डेटा बिंदु या मान दर्शाता है.), और चार्ट स्‍थान.


चौथाई के अनुसार खेल विक्रय की PivotChart रिपोर्ट

PivotChart रिपोर्ट


जब आप पहली बार कोई PivotTable रिपोर्ट बनाते हैं तो आप स्‍वचालित रूप से कोई PivotChart रिपोर्ट बना सकते हैं, या आप किसी मौजूदा PivotTable रिपोर्ट से कोई PivotChart रिपोर्ट बना सकते हैं.

अधिक जानकारी के लिए, PivotTable या PivotChart रिपोर्ट बनाएँ या हटाएँ और किसी PivotTable या PivotChart रिपोर्ट में Pivot डेटा देखें.

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PivotTable रिपोर्ट और PivotChart रिपोर्ट की तुलना करना

जब आप PivotTable रिपोर्ट से PivotChart रिपोर्ट बनाते हैं तो PivotChart रिपोर्ट का लेआउट, जो इसके फ़ील्‍ड्स की स्थिति है, प्रारंभिक रूप से PivotTable रिपोर्ट के लेआउट द्वारा निर्धारित होती है. जब आप पहले PivotChart रिपोर्ट बनाते हैं तो PivotTable फ़ील्‍ड सूची से फ़ील्‍ड्स को चार्ट पत्रक (चार्ट पत्रक: किसी कार्यपुस्तिका में कोई पत्रक जिसमें केवल एक चार्ट होता है. कोई चार्ट पत्रक तब लाभदायक होता है जब आप पृथक रूप से कार्यपत्रक डेटा या किसी PivotTable रिपोर्ट से कोई चार्ट या कोई PivotChart रिपोर्ट देखना चाहते हैं.) पर निर्दिष्ट क्षेत्रों में खींच कर चार्ट लेआउट को निर्धारित कर सकते हैं.

नोट    संबद्ध PivotTable रिपोर्ट के योग और उप-योग रिपोर्ट पर PivotChart रिपोर्ट में ध्यान नहीं दिया जाता.

विक्रय डेटा के निम्‍न PivotTable और PivotChart रिपोर्ट्स इन दोनों के बीच संबंधों को दिखाते हैं.


किसी पंक्ति का किसी श्रेणी के लिए और किसी स्‍तंभ का किसी श्रृंखला के लिए संगतता
कॉलआउट 1 पंक्ति लेबल किसी श्रेणी से संगत है
कॉलआउट 2 स्‍तंभ लेबल किसी डेटा श्रृंखला से संगत है

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PivotChart और मानक चार्ट के बीच अंतर

यदि आप मानक चार्ट्स से परिचित हैं तो आप पाएँगे कि PivotChart रिपोर्ट्स में अधिकांश कार्रवाइयाँ समान हैं. हालाँकि, कुछ अंतर भी हैं:

पंक्ति/ स्तंभ ओरिएंटेशन    मानक चार्ट के विपरीत, आप डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्‍स का उपयोग करके PivotChart रिपोर्ट के पंक्ति/स्‍तंभ ओरिएंटेशन स्‍विच नहीं कर सकते. हालाँकि, आप समान प्रभाव को प्राप्त करने के लिए संबद्ध PivotTable रिपोर्ट की पंक्ति और स्‍तंभ लेबल्‍स को pivot कर सकते हैं.

चार्ट प्रकार    xy (स्कैटर), स्‍टॉक या बबल चार्ट के अलावा आप PivotChart रिपोर्ट को किसी अन्‍य चार्ट प्रकार में परिवर्तित कर सकते हैं.

स्रोत डेटा    मानक चार्ट्स सीधे कार्यपत्रक कक्षों से लिंक्‍ड होते हैं. PivotChart रिपोर्ट्स संबद्ध PivotTable रिपोर्ट (संबद्ध PivotTable रिपोर्ट: वह PivotTable रिपोर्ट जो PivotChart रिपोर्ट को स्रोत डेटा देती है. जब आप कोई नई PivotChart रिपोर्ट बनाते हैं तो यह स्वचालित रूप से बन जाती है. जब आप किसी एक रिपोर्ट का लेआउट परिवर्तित करते हैं, तो दूसरी भी बदल जाती है.) के डेटा स्रोत पर आधारित होत हैं. मानक चार्ट के विपरीत, आप PivotChart रिपोर्ट के डेटा स्रोत का चयन करें संवाद बॉक्‍स में चार्ट डेटा श्रेणी को परिवर्तित नहीं कर सकते हैं.

स्वरूपण    सर्वाधिक स्‍वरूपण — चार्ट तत्‍वों समेत, जिन्‍हें आप जोड़ते हैं, लेआउट और शैली बनाते हैं — तब संरक्षित की जाती है जब आप PivotChart रिपोर्ट ताज़ा (ताज़ा करें: अंतर्निहित स्रोत डेटा में किए गए परिवर्तन दर्शाने के लिए किसी PivotTable या PivotChart रिपोर्ट की सामग्री अद्यतन करने के लिए. यदि रिपोर्ट, बाह्य डेटा पर आधारित है, तो ताज़ा करना नया या परिवर्तित डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए अंतर्निहित क्वेरी को चलाता है.) करते हैं. हालाँकि, डेटा सेट्स के लिए ट्रेंडलाइंस (ट्रेंडलाइन: डेटा श्रृंखला में ट्रेंड की एक ग्राफ़िक प्रस्तुति, जैसे कि ऊपर की ओर उन्नत एक रेखा दर्शाए गए महीनों में बढ़े हुए विक्रय को बताती है. ट्रेंडलाइंस पूर्वानुमान की समस्याओं के अध्ययन के लिए उपयोग की जाती हैं, प्रतीपगमन विश्लेषण भी कही जाती हैं.) डेटा लेबल्‍स‍ (डेटा लेबल: कोई लेबल जो किसी ऐसे डेटा मार्कर के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करता है, जो मूल रूप से किसी कार्यपत्रक कक्ष से प्रकट होने वाला कोई एकल डेटा बिंदु या मान दर्शाता है.), त्रुटि पट्टियाँ (त्रुटि पट्टियाँ: आमतौर पर सांख्यिकीय या वैज्ञानिक डेटा में उपयोग की जाने वाली, त्रुटि पट्टियाँ संभावित त्रुटियाँ या किसी श्रृंखला के प्रत्येक डेटा मार्कर से संबंधित अनिश्चितता का अंश दिखाती हैं.) और अन्‍य परिवर्तन संरक्षित नहीं किए जाते. मानक चार्ट्स एक बार लागू हो जाने पर इस स्‍वरूपण को नहीं खोते हैं.

हालाँकि आप PivotChart रिपोर्ट में डेटा लेबल्‍स का आकार सीधे नहीं बदल सकते, आप लेबल्‍स का आकार प्रभावी रूप से बदलने के लिए पाठ का फ़ॉन्ट आकार बढ़ा सकते हैं.

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PivotTable या PivotChart रिपोर्ट के स्रोत डेटा के साथ कार्य करना

जब आप कोई PivotTable या PivotChart रिपोर्ट बनाते हैं, तो आप स्रोत डेटा (स्रोत डेटा: वह सूची या तालिका जो कोई PivotTable या PivotChart रिपोर्ट बनाने में उपयोग की जाती है. स्रोत डेटा किसी Excel सूची या श्रेणी, किसी बाहरी डेटाबेस या क्यूब, या अन्य PivotTable रिपोर्ट से लिया जा सकता है.) के विभिन्‍न प्रकारों में से किसी का भी उपयोग कर सकते हैं.

कार्यपत्रक डेटा से PivotTable या PivotChart बनाना

आप रिपोर्ट के लिए के आधार के रूप में Microsoft Excel कार्यपत्रक से डेटा का उपयोग कर सकते हैं. डेटा को पहली पंक्ति में स्‍तंभ लेबल्‍स के साथ, सूची स्‍वरूप में होना चाहिए. अनुवर्ती पंक्तियों में प्रत्‍येक कक्ष को उसके स्‍तंभ शीर्षलेख के लिए उचित स्‍तंभ शामिल करना चाहिए. रुचि के डेटा के अंतर्गत रिक्त पंक्तियाँ या स्‍तंभ नहीं होने चाहिए. Excel आपके स्‍तंभ लेबल्‍स के लिए फ़ील्‍ड (फ़ील्ड: किसी PivotTable या PivotChart रिपोर्ट में, डेटा की एक श्रेणी जिसे स्रोत डेटा के किसी फ़ील्ड से प्राप्त किया गया है. PivotTable रिपोर्ट्स में पंक्ति, स्तंभ, पृष्ठ, और डेटा फ़ील्ड्स होते हैं. PivotChart रिपोर्ट में श्रृंखला, श्रेणी, पृष्ठ, और डेटा फ़ील्ड्स होते हैं.) रिपोर्ट में नामों का उपयोग करता है.

नामित श्रेणी का उपयोग करना    अद्यतन करने के लिए रिपोर्ट को आसान बनाने के लिए, स्रोत श्रृंखला को नाम दें (नाम: कोई शब्द या वर्णों की स्ट्रिंग जो किसी कक्ष, कक्षों की श्रेणी, सूत्र, या स्थिरांक मान दर्शाती है. समझने में कठिन श्रेणियों, जैसे विक्रय!C20:C30, को संदर्भित करने के लिए समझने-में-आसान नामों का उपयोग करें, जैसे उत्पाद.) और रिपोर्ट बनाते समय नाम का उपयोग करें. यदि नामित श्रेणी अधिक डेटा को शामिल करने के लिए विस्‍तृत होती है तो आप नए डेटा को शामिल करने के लिए रिपोर्ट ताज़ा (ताज़ा करें: अंतर्निहित स्रोत डेटा में किए गए परिवर्तन दर्शाने के लिए किसी PivotTable या PivotChart रिपोर्ट की सामग्री अद्यतन करने के लिए. यदि रिपोर्ट, बाह्य डेटा पर आधारित है, तो ताज़ा करना नया या परिवर्तित डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए अंतर्निहित क्वेरी को चलाता है.) कर सकते हैं.

Excel तालिकाएँ    Excel तालिकाएँ पहले से ही सूची स्‍वरूप में हैं और PivotTable स्रोत डेटा के लिए अच्‍छी प्रत्याशी हैं. जब आप PivotTable रिपोर्ट को ताज़ा करते हैं तो Excel तालिका से नए और अद्यतन किए गए डेटा स्‍वचालित रूप से ताज़ा करें कार्रवाई में शामिल हो जाते हैं.

योग सम्मिलित करना    Excel स्‍वचालित रूप से PivotTable रिपोर्ट में उप-योग और कुल योग को बनाता है. यदि डेटा स्रोत डेटा डेटा टैब पर बाह्य रेखा समूह में आपके द्वारा बनाए गए उप-योग आदेश का उपयोग करते हुए स्‍वचालित उप-योग और कुल योग को शामिल करता है तो आप रिपोर्ट बनाने के पहले उप-योग और कुल योग को निकालने के लिए समान आदेश का उपयोग करें.

PivotTable या PivotChart को बनाने के लिए बाह्य डेटा स्रोत का उपयोग करना

आप उस स्रोत से डेटा पुनर्प्राप्त कर सकते हैं जो Excel के लिए बाह्य है जैसे डेटाबेस डेटाबेस : किसी एक विषय या उद्देश्‍य से सम्‍बन्‍िधत डेटा का संग्रह. डेटाबेस में, किसी एक इकाई के बारे में जानकारी को जैसे किसी कर्मचारी या अनुक्रम को तालिकाओं, रिकॉर्ड, और फील्‍ड्स में श्रेणीबद्ध किया जाता है.), Online Analytical Processing (OLAP) (OLAP: एक डेटाबेस तकनीक जिसे हस्तांतरण संसाधित करने के स्थान पर, क्वेरी करने या रिपोर्ट करने के लिए ऑप्टिमाइज़ किया गया है. OLAP डेटा पदानुक्रम रूप से व्यवस्थित होता है और तालिकाओं के स्थान पर क्यूब्स में संग्रहीत होता है.) घन, या एक पाठ फ़ाइल. उदाहरण के लिए, आप विक्रय अभिलेखों के उस डेटाबेस को बनाए रख सकते हैं जिसे आप सारांशित और विश्लेषित कर सकते हैं.

Office डेटा कनेक्‍शन फ़ाइलें    यदि आप अपने रिपोर्ट के लिए बाह्य डेटा (बाह्य डेटा: डेटा जो Excel के बाहर संग्रहीत होता है. उदाहरण में Access, dBASE, SQL Server, या किसी वेब सर्वर पर बनाए गए डेटाबेस शामिल होते हैं.) को पुनर्प्राप्त करने के लिए Office Data Connection (ODC) फ़ाइल (.odc) का उपयोग करते हैं तो PivotTable रिपोर्ट में सीधे ही डेटा को इनपुट कर सकते हैं. हम अनुशंसा करते हैं कि आप ODC फ़ाइलों का उपयोग करते हुए अपने रिपोर्ट्स के लिए बाह्य डेटा प्राप्त करें.

OLAP स्रोत डेटा    जब आप किसी OLAP डेटाबेस या किसी घन (क्यूब: कोई OLAP डेटा संरचना. क्यूब में आयाम होते हैं, जैसे देश/क्षेत्र/नगर, और डेटा फ़ील्ड्स, जैसे विक्रय राशि. आयाम डेटा के प्रकारों को विवरण के स्तरों, और डेटा फ़ील्ड्स माप की मात्राओं वाले पदानुक्रमों में व्यवस्थित करते हैं.) फ़ाइल से स्रोत डेटा पुनर्प्राप्त करते हैं, तो डेटा केवल किसी ऐसी PivotTable रिपोर्ट या PivotTable रिपोर्ट की तरह ही Excel को लौटता है, जिसे कार्यपत्रक फ़ंक्‍शंस में परिवर्तित कर दिया गया है.

गैर-OLAP स्रोत डेटा    यह PivotTable रिपोर्ट या PivotChart रिपोर्ट के लिए वह अंतर्निहित डेटा है जो OLAP डेटाबेस से किसी अन्‍य स्रोत से आता है. उदाहरण के लिए, संबंधात्मक डेटाबेसेज़ या पाठ फ़ाइलों से डेटा.

अन्‍य PivotTable रिपोर्ट का डेटा स्रोत के रूप में उपयोग करना

PivotTable कैश    आप प्रत्‍येक बार जब एक नया PivotTable रिपोर्ट या PivotChart रिपोर्ट बनाते हैं, तो Excel डेटा की एक प्रति रिपोर्ट के लिए स्मृति में संग्रहीत करता है और इस संग्रह क्षेत्र को कार्यपुस्‍तिका फ़ाइल के भाग के रूप में सहेजता है. इस प्रकार, प्रत्‍येक नए रिपोर्ट को अतिरिक्त स्मृति और डिस्‍क स्‍थान की आवश्‍यकता होती है. हालाँकि, जब आप एक मौजूदा PivotTable रिपोर्ट का उपयोग समान कार्यपुस्‍तिका में एक नए रिपोर्ट के लिए स्रोत के रूप में करते हैं तो दोनों रिपोर्ट्स डेटा की समान प्रतिलिपि को साझा करते हैं. क्‍योंकि आप समान संग्रह क्षेत्र का पुन:उपयोग करते हैं, कार्यपुस्‍तिका फ़ाइल का आकार कम हो जाता है और कम डेटा स्मृति में रखा जाता है.

स्‍थान आवश्‍यकताएँ    किसी अन्‍य रिपोर्ट के लिए स्रोत के रूप में PivotTable रिपोर्ट का उपयोग करने के लिए दोनों रिपोर्ट्स का समान कार्यपुस्‍तिका में होना आवश्‍यक है. यदि स्रोत PivotTable रिपोर्ट भिन्‍न कार्यपुस्‍तिका में है तो स्रोत रिपोर्ट की प्रतिलिपि उस कार्यपुस्‍तिका स्‍थान के लिए बनाएँ जहाँ आप चाहते हैं, कि नया रिपोर्ट दिखाई दे. भिन्‍न कार्यपुस्‍तिकाओं में प्रत्येक PivotTable रिपोर्ट्स और PivotChart रिपोर्ट्स, स्मृति में और कार्यपुस्‍तिका फ़ाइलों में निजी डेटा की प्रतिलिपि के साथ अलग हैं.

परिवर्तन दोनों रिपोर्ट्स को प्रभावित करते हैं    जब आप नए रिपोर्ट में डेटा ताज़ा करते (ताज़ा करें: अंतर्निहित स्रोत डेटा में किए गए परिवर्तन दर्शाने के लिए किसी PivotTable या PivotChart रिपोर्ट की सामग्री अद्यतन करने के लिए. यदि रिपोर्ट, बाह्य डेटा पर आधारित है, तो ताज़ा करना नया या परिवर्तित डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए अंतर्निहित क्वेरी को चलाता है.) हैं तो Excel स्रोत डेटा में डेटा को अद्यतन भी करता है और इसके विपरीत. जब आप एक समूह में आइटम्‍स को समूहीकृत या असमूहीकृत करते हैं तो दोनों रिपोर्ट्स प्रभावित होते हैं. जब आप एक रिपोर्ट में परिकलित फ़ील्‍ड्स (परिकलित फ़ील्ड: किसी PivotTable रिपोर्ट या PivotChart रिपोर्ट में कोई फ़ील्ड जो आपके द्वारा बनाए गए किसी सूत्र का उपयोग करता है. परिकलित फ़ील्ड्स, PivotTable रिपोर्ट या PivotChart रिपोर्ट के अन्य फ़ील्ड्स की सामग्री का उपयोग करके परिकलन कर सकते हैं.) या परिकलित आइटम्‍स (परिकलित आइटम: किसी PivotTable फ़ील्ड या PivotChart फ़ील्ड के भीतर स्थित कोई आइटम जो आपके द्वारा बनाए गए किसी सूत्र का उपयोग करता है. परिकलित आइटम्स, PivotTable रिपोर्ट या PivotChart रिपोर्ट में समान फ़ील्ड के भीतर स्थित अन्य आइटम्स की सामग्री का उपयोग करके, परिकलन संपन्न कर सकते हैं.) बनाते हैं तो दोनों रिपोर्ट्स प्रभावित होते हैं.

PivotChart रिपोर्ट्स     आप नए PivotTable रिपोर्ट या PivotChart रिपोर्ट को PivotTable रिपोर्ट पर आधारित कर सकते हैं पर आप इसे किसी अन्‍य PivotChart रिपोर्ट पर सीधे आधारित नहीं कर सकते हैं. हालाँकि, जब कभी आप PivotChart रिपोर्ट बनाते हैं तो Excel समान डेटा से संबद्ध PivotTable रिपोर्ट बनाता है (संबद्ध PivotTable रिपोर्ट: वह PivotTable रिपोर्ट जो PivotChart रिपोर्ट को स्रोत डेटा देती है. जब आप कोई नई PivotChart रिपोर्ट बनाते हैं तो यह स्वचालित रूप से बन जाती है. जब आप किसी एक रिपोर्ट का लेआउट परिवर्तित करते हैं, तो दूसरी भी बदल जाती है.); इसलिए, आप एक नया रिपोर्ट संबद्ध रिपोर्ट पर आधारित कर सकते हैं. PivotChart रिपोर्ट में परिवर्तन संबद्ध PivotTable रिपोर्ट और इसके विपरीत को प्रभावित करते हैं.

एक मौजूदा PivotTable रिपोर्ट के स्रोत डेटा में परिवर्तन

स्रोत डेटा (स्रोत डेटा: वह सूची या तालिका जो कोई PivotTable या PivotChart रिपोर्ट बनाने में उपयोग की जाती है. स्रोत डेटा किसी Excel सूची या श्रेणी, किसी बाहरी डेटाबेस या क्यूब, या अन्य PivotTable रिपोर्ट से लिया जा सकता है.) में परिवर्तनों का परिणाम विश्लेषण के लिए उपलब्‍ध हो रहे भिन्‍न डेटा में हो सकते हैं. उदाहरण के लिए, आप सुविधाजनक रूप से परीक्षण डेटाबेस से एक उत्पादन डेटाबेस में स्‍विच करना चाह सकते हैं. आप एक नए डेटा के साथ PivotTable रिपोर्ट या PivotChart रिपोर्ट को अद्यतन कर सकते हैं जो रिपोर्ट ताज़ा करने (ताज़ा करें: अंतर्निहित स्रोत डेटा में किए गए परिवर्तन दर्शाने के लिए किसी PivotTable या PivotChart रिपोर्ट की सामग्री अद्यतन करने के लिए. यदि रिपोर्ट, बाह्य डेटा पर आधारित है, तो ताज़ा करना नया या परिवर्तित डेटा पुनर्प्राप्त करने के लिए अंतर्निहित क्वेरी को चलाता है.) के द्वारा मूल डेटा कनेक्‍शन जानकारी के समान है.

अतिरिक्त डेटा या भिन्‍न डेटा को शामिल करने के लिए, आप रिपोर्ट के लिए स्रोत डेटा को पुन:निर्धारित कर सकते हैं. यदि डेटा कई नए या अतिरिक्त फ़ील्‍ड्स से वस्तुत: भिन्‍न है तो हो सकता है नया रिपोर्ट बनाना अधिक आसान हो.

ताज़ा करें के द्वारा लाए गए नए डेटा का प्रदर्शन     रिपोर्ट को ताज़ा करना प्रदर्शन के लिए उपलब्‍ध डेटा को परिवर्तित भी कर सकता है. कार्यपत्रक सूचियों पर आधारित रिपोर्ट्स के लिए, Excel आपके द्वारा निर्दिष्ट स्रोत श्रेणी या नामित (नाम: कोई शब्द या वर्णों की स्ट्रिंग जो किसी कक्ष, कक्षों की श्रेणी, सूत्र, या स्थिरांक मान दर्शाती है. समझने में कठिन श्रेणियों, जैसे विक्रय!C20:C30, को संदर्भित करने के लिए समझने-में-आसान नामों का उपयोग करें, जैसे उत्पाद.) श्रेणी में नए फ़ील्‍ड्स को पुनर्प्राप्त करता है. बाह्य डेटा पर आधारित रिपोर्ट्स के लिए, Excel उस नए डेटा को पुनर्प्राप्त करता है, जो अंतर्निहित क्वेरी (क्वेरी: Query या Access में, ऐसे रिकॉर्ड्स ढूँढने का एक साधन जो डेटाबेस में संग्रहीत डेटा के बारे में पूछे गए किसी विशेष प्रश्न का उत्तर देता है.) या उस डेटा के लिए मानदंड को पूरा करता है, जो OLAP घन (क्यूब: कोई OLAP डेटा संरचना. क्यूब में आयाम होते हैं, जैसे देश/क्षेत्र/नगर, और डेटा फ़ील्ड्स, जैसे विक्रय राशि. आयाम डेटा के प्रकारों को विवरण के स्तरों, और डेटा फ़ील्ड्स माप की मात्राओं वाले पदानुक्रमों में व्यवस्थित करते हैं.) में उपलब्ध हो जाता है. आप फ़ील्‍ड सूची में किसी भी नए फ़ील्‍ड्स को देख सकते हैं और फ़ील्‍ड्स को रिपोर्ट में जोड़ सकते हैं.

आपके द्वारा निर्मित OLAP घनों को परिवर्तित करना     OLAP डेटा पर आधारित रिपोर्ट्स को हमेशा घन में सभी डेटा के लिए पहुँच प्राप्त है. यदि आपने ऑफ़लाइन घन फ़ाइल (ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइल: एक फ़ाइल जो आप किसी PivotTable या PivotChart रिपोर्ट का OLAP स्रोत डेटा संग्रहीत करने के लिए अपनी हार्डडिस्क पर या किसी नेटवर्क भाग पर बनाते हैं. जब आप OLAP सर्वर से कनेक्टेड नहीं होते हैं तब भी आप ऑफ़लाइन क्यूब फ़ाइल में कार्य कर सकते हैं.) बनाया है जिसमें सर्वर घन में डेटा का सबसेट शामिल होता है तो आप अपनी घन फ़ाइल को संशोधित करने के लिए, ऑफ़लाइन OLAP आदेश का उपयोग कर सकते हैं ताकि इसमें सर्वर से भिन्‍न डेटा शामिल हो सके.

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इनपर लागू:
Excel 2010