Excel 2013 में मूलभूत कार्य

बहुत अधिक डेटा का अर्थ जानने के लिए, Excel एक बहुत ही शक्तिशाली उपकरण है. इसके अतिरिक्त यह सामान्य परिकलन और अधिकांशत: किसी भी प्रकार की जानकारी को ट्रैक करने के लिए भी वास्तविक रूप से अच्छा कार्य करता है. इन सभी क्षमताओं तक पहुँचने की कुंजी कक्षों की ग्रिड का होना है. कक्षों में संख्याएँ, पाठ या सूत्र शामिल हो सकते हैं. आप डेटा को अपने कक्षों में रखें और उन्हें पंक्तियों और स्तंभों में समूहीकृत करें. यह आपके डेटा को जोड़ने, उसे सॉर्ट और फ़िल्टर करने, उसे तालिकाओं में रखने और श्रेष्ठ दिखने वाले चार्ट्स बनाने की अनुमति देता है. आपका कार्य प्रारंभ करने के लिए, चलिए, इसके मूलभूत चरण देखें.

 यु्क्ति    आपको अपनी पहली कार्यपुस्तिका बनाने में सहायक प्रशिक्षण पाठ्यक्रम के लिए Excel 2013 में अपनी पहली कार्यपुस्तिका बनाना देखें. नई सुविधाओं के बारे में सीखने के लिए Excel 2013 में नया क्या है देखें.

नई कार्यपुस्तिका बनाना

Excel दस्तावेज़ कार्यपुस्तिकाएँ कहलाते हैं. प्रत्येक कार्यपुस्तिका में विशेष रूप से स्प्रेडशीट्स कहे जाने वाले पत्रक होते हैं. आप कार्यपुस्तिका में अपने इच्छानुसार कई पत्रक जोड़ सकते हैं, या आप अपने डेटा को अलग-अलग रखने के लिए नई कार्यपुस्तिकाएँ बना सकते हैं.

  1. फ़ाइल > नया क्लिक करें.
  2. नया के अंतर्गत, रिक्त कार्यपुस्तिका पर क्लिक करें.

नई रिक्त कार्यपुस्तिका

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अपना डेटा दर्ज करना

  1. किसी रिक्त कक्ष पर क्लिक करें. उदाहरण के लिए, नए पत्रक पर कक्ष A1.

कक्षों का संदर्भ पत्रक पर पंक्ति और स्तंभ में उनके स्थान के अनुसार होता है, इस प्रकार कक्ष A1 स्तंभ A की प्रथम पंक्ति में है.

  1. कक्ष में पाठ या कोई संख्या लिखें.
  2. अगले कक्ष में जाने के लिए Enter या Tab दबाएँ.

कार्यपत्रक कक्षों में डेटा को मैन्युअल रूप से दर्ज करने के तरीकों के बारे में अधिक जानें.

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अपना डेटा जोड़ने के लिए स्वत:योग का उपयोग करना

जब आप अपने पत्रक में संख्याएँ दर्ज कर लें, तो हो सकता है कि आप उन्हें जोड़ना चाहें. यह करने का तीव्र तरीका, स्वत:योग का उपयोग करना है.

  1. उन संख्याओं के दाएँ या नीचे की ओर के कक्ष का चयन करें जिन्हें आप जोड़ना चाहते हैं.
  2. मुख पृष्ठ > स्वत:योग पर क्लिक करें, या Alt+= दबाएँ.

मुख पृष्ठ टैब पर स्वत:योग

स्वत:योग संख्याएँ जोड़ता है और आपके द्वारा चयनित कक्ष में परिणाम दिखाता है.

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कोई साधारण सूत्र बनाना

संख्याएँ जोड़ना, आपके द्वारा किए जाने वाले कार्यों में से एक है, लेकिन Excel अन्य गणित भी कर सकता है. अपनी संख्याएँ जोड़ने, घटाने, गुणन या विभाजन करने के लिए कुछ आसान सूत्रों का प्रयास करें.

  1. कोई कक्ष चुनें और एक बराबर चिहन (=) लिखें. यह Excel को बताता है कि इस कक्ष में एक सूत्र लिखा जाएगा.
  2. संख्याओं और परिकलन ऑपरेटर्स का एक संयोजन लिखें, जैसे कि जोड़ने के लिए, धन चिह्न (+), घटाने के लिए ऋण चिह्न (-), गुणन के लिए तारांकन (*) या विभाजन के लिए फ़ॉरवर्ड स्लैश (/).

उदाहरण के लिए, =2+4, =4-2, =2*4 या =4/2 दर्ज करें.

  1. Enter दबाएँ. इससे परिकलन होता है.

यदि आप चाहते हैं कि कर्सर सक्रिय कक्ष पर रहे, तो आप Ctrl+Enter भी दबा सकते हैं.

साधारण सूत्र बनाने के बारे में अधिक जानें.

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किसी संख्या स्वरूप को लागू करना

भिन्न प्रकार की संख्याओं में अंतर करने के लिए, कोई स्वरूप जोड़ें, जैसे मुद्रा, प्रतिशत या दिनांक.

  1. उन कक्षों का चयन करें, जिनमें स्वरूपित की जाने वाली आपकी इच्छित संख्याएँ हैं.
  2. मुख पृष्ठ > सामान्य के आगे तीर पर क्लिक करें.

मुख पृष्ठ टैब पर संख्या स्वरूपित करें बॉक्स

  1. कोई संख्या स्वरूप चुनें.

संख्या स्वरूप गैलरी

यदि आपको इच्छित संख्या स्वरूप नहीं दिखाई देता है, तो अधिक संख्या स्वरूप पर क्लिक करें.

संख्याएँ स्वरूपित करने के तरीकों के बारे में अधिक जानें.

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किसी तालिका में अपना डेटा रखना

Excel की बहुत अधिक क्षमता पर पहुँच करने का आसान तरीका, अपने डेटा को तालिका में रखना है. जो नौसिखियों के लिए, आपको त्वरित रूप से डेटा फ़िल्टर या सॉर्ट करने देता है.

  1. अपने डेटा में प्रथम कक्ष पर क्लिक कर अंतिम कक्ष तक खींचते हुए, अपने डेटा का चयन करें.

कुंजीपटल का उपयोग करने के लिए, अपने डेटा का चयन करने हेतु जब आप तीर कुंजियाँ दबाते हैं, तो Shift दबाए रखें.

  1. चयन के नीचे-दाएँ कोने में त्वरित विश्लेषण बटन त्वरित विश्लेषण बटन पर क्लिक करें.

त्वरित विश्लेषण लेंस बटन ‍दृश्यमान होने के साथ चयनित डेटा

  1. तालिकाएँ पर क्लिक करें, अपने कर्सर को तालिका बटन पर ले जाएँ, जिससे कि आप देख सकें कि आपका डेटा कैसा दिखेगा. यदि आपको दिखावट पसंद आती है, तो बटन पर क्लिक करें.

त्वरित विश्लेषण तालिकाएँ गैलरी

  1. आप अब अपने डेटा पर कार्य कर सकते हैं: केवल अपना इच्छित डेटा देखने के लिए फ़िल्टर करें, या उसे सॉर्ट करें, जैसे, सबसे बड़े से सबसे छोटे पर जाने हेतु. किसी स्तंभ के तालिका शीर्ष में तीर फ़िल्टर ड्रॉप-डाउन तीर पर क्लिक करें.
  2. डेटा फ़िल्टर करने के लिए, सभी चेक मार्क साफ़ करने हेतु सभी का चयन करें बॉक्स अनचेक करें और फिर उस डेटा के बॉक्सेज़ को चेक करें, जिसे आप अपनी तालिका में दिखाना चाहते हैं.

सॉर्ट करें और फ़िल्टर करें गैलरी में सभी का चयन करें बॉक्स

  1. डेटा सॉर्ट करने के लिए, A से Z तक सॉर्ट करें या Z से A तक सॉर्ट करें पर क्लिक करें.

सॉर्ट और फ़िल्टर करें गैलरी में सॉर्टिंग आदेश

Excel तालिका में डेटा फ़िल्टर करने के बारे में अधिक जानें.

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अपनी संख्याओं का कुल योग दिखाना

त्वरित विश्लेषण उपकरण आपको त्वरित रूप से अपनी संख्याओं का कुल योग निकालने देते हैं. चाहे यह आपका इच्छित योग, औसत या गणना हो, Excel परिकलन परिणामों को आपकी संख्याओं के ठीक नीचे या आगे दिखाता है.

  1. उन कक्षों का चयन करें, जिनमें वे संख्याएँ है, जिन्हें आप जोड़ना या जिनकी गणना करना चाहते हैं.
  2. चयन के नीचे-दाएँ कोने में त्वरित विश्लेषण बटन त्वरित विश्लेषण बटन पर क्लिक करें.
  3. योग पर क्लिक करें, अपने डेटा के परिकलन परिणाम देखने के लिए सभी बटन पर अपना कर्सर ले जाएँ और फिर योग लागू करने के लिए बटन पर क्लिक करें.

त्वरित विश्लेषण योग गैलरी

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अपने डेटा में अर्थ जोड़ना

सशर्त स्वरूपण या स्पार्कलाइंस आपके सर्वाधिक महत्वपूर्ण डेटा को हाइलाइट कर सकते हैं या डेटा रुझान दिखा सकते हैं. इसे आज़माने के लिए लाइव पूर्वावलोकन का प्रयास करने हेतु, त्वरित विश्लेषण उपकरण का उपयोग करें.

  1. जिस डेटा का आप अधिक निकट से परीक्षण करना चाहते हैं उसका चयन करें.
  2. त्वरित विश्लेषण बटन बटन छवि पर क्लिक करें, जो आपके चयन के निचले-दाएँ कोने में प्रकट होता है.
  3. स्वरूपण और स्पार्कलाइंस टैब पर मौजूद विकल्प आपके डेटा को कैसे प्रभावित करते हैं, यह देखने के लिए उनका अन्वेषण करें.

त्वरित विश्लेषण स्वरूपण गैलरी

उदाहरण के लिए, उच्च, मध्यम और न्यून तापमान में अंतर करने हेतु स्वरूपण गैलरी में एक रंग मापनी चुनें.

रंग मापनी सशर्त स्वरूपण के साथ डेटा

  1. जब आप कुछ ऐसा देखें जो आपको पसंद आए, तो उस विकल्प पर क्लिक करें.

कैसे सशर्त स्वरूपण लागू करें या कैसे स्पार्कलाइन्स के उपयोग द्वारा डेटा में रुझानों का विश्लेषण करें के बारे में अधिक जानें.

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चार्ट में अपना डेटा दिखाना

त्वरित विश्लेषण उपकरण आपके डेटा के लिए उचित चार्ट की अनुशंसा करता है और केवल कुछ ही क्लिक्स में एक विज़ुअल प्रस्तुति देता है.

  1. उन कक्षों का चयन करें, जिनमें वह डेटा है जिसे आप चार्ट में दिखाना चाहते हैं.
  2. त्वरित विश्लेषण बटन बटन छवि पर क्लिक करें, जो आपके चयन के निचले-दाएँ कोने में प्रकट होता है.
  3. चार्ट्स पर क्लिक करें, अपने डेटा के लिए श्रेष्ठ दिखने वाले सभी अनुशंसित चार्ट्स पर जाएँ और फिर अपने इच्छित चार्ट पर क्लिक करें.

त्वरित विश्लेषण चार्ट्स गैलरी

 नोट    Excel आपके डेटा के लिए अनुशंसित किए गए के आधार पर इस गैलरी में भिन्न-भिन्न चार्ट्स दिखाता है.

चार्ट बनाने के अन्य तरीकों के बारे में जानें.

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अपना कार्य सहेजना

  1. त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी पर सहेजें बटन क्लिक करें, या Ctrl+S दबाएँ.

त्वरित पहुँच उपकरण पट्टी पर सहेजें बटन

यदि आपने अपना कार्य पहले ही सहेज लिया है, तो आपका काम हो गया.

  1. यदि यह पहली बार है, तो अगले चरण पूर्ण करने के लिए आगे बढ़ते रहें:
    1. इस रूप में सहेजें के अंतर्गत, अपनी कार्यपुस्तिका को सहेजने का स्थान चुनें और फिर किसी फ़ोल्डर पर ब्राउज़ करें.
    2. फ़ाइल नाम बॉक्स में, अपनी कार्यपुस्तिका के लिए कोई नाम दर्ज करें.
    3. समाप्त करने के लिए सहेजें पर क्लिक करें.

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मुद्रित करना

  1. फ़ाइल > मुद्रित करें पर क्लिक करें या Ctrl+P दबाएँ.
  2. अगला पृष्ठ और पिछला पृष्ठ तीरों पर क्लिक करके पृष्ठों का पूर्वावलोकन करें.

मुद्रण पूर्वावलोकन फलक में अगला और पिछला बटन

पूर्वावलोकन विंडो आपकी प्रिंटर सेटिंग्स के आधार पर पृष्ठों को श्वेत और श्याम या रंगीन प्रदर्शित करती है.

यदि आपको अपने पृष्ठ मुद्रित किए जाने का तरीका पसंद नहीं आता है, तो आप पृष्ठ हाशियों में परिवर्तन कर सकते हैं या पृष्ठ विराम जोड़ सकते हैं.

  1. मुद्रित करें पर क्लिक करें.

किसी कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका को मुद्रित करने के बारे में अधिक जानें.

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मूलभूत बातों से अधिक

कोई सूत्र बनाने के लिए किसी फंक्शन का उपयोग करने, Excel तालिका में डेटा फ़िल्टर करने के लिए स्लाइसर्स का उपयोग करने या किसी चार्ट पर कोई रुझान या औसत रेखा जोड़ने द्वारा अपनी कार्यपुस्तिकाओं के साथ मूलभूत कार्यों से कुछ बढ़कर करें.

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