Excel 2010 में मूलभूत कार्य

Office 2010 के साथ प्रारंभ करना, यहाँ कुछ मूलभूत कार्य हैं जिन्हें आप Microsoft Excel 2010 में कर सकते हैं.

इस आलेख में


Excel क्या है?

Microsoft Office सिस्टम में Excel एक स्प्रेडशीट प्रोग्राम है. आप डेटा विश्लेषण करने और अधिक सूचित व्यावसायिक निर्णयों को लेने के लिए कार्यपुस्तिकाओं (स्प्रेडशीट्स का संग्रह) को बनाने और स्वरूपित करने के लिए Excel का उपयोग कर सकते हैं. विशेष रूप से, आप डेटा ट्रैक करने, डेटा विश्लेषण करने के लिए मॉडल्स बनाने, उस डेटा पर परिकलन करने के लिए सूत्रों को लिखने, कई तरीकों से डेटा पिवट करने और व्यावसायिक दिखने वाले चार्ट्स में कई तरीकों से डेटा को प्रस्तुत करने के लिए Excel का उपयोग कर सकते हैं.

Excel उपयोग करने के सामान्य परिदृश्यों में निम्न शामिल हैं:

  • लेखांकन आप Excel की शक्तिशाली परिकलन सुविधाओं का उपयोग कई वित्तीय लेखांकन विवरणों में कर सकते हैं-उदाहरण के लिए, एक नकद-प्रवाह विवरण, आय विवरण या लाभ और हानि विवरण.
  • बजट बनाना चाहे आपकी आवश्यकताएँ व्यक्तिगत या व्यवसाय से संबंधित हों, आप Excel में किसी भी प्रकार का बजट बना सकते हैं-उदाहरण के लिए, एक विपणन बजट योजना, एक ईवेंट बजट या एक सेवानिवृत्ति बजट.
  • बिलिंग और विक्रय Excel बिलिंग और विक्रय डेटा के प्रबंधन के लिए भी उपयोगी है और आप अपनी आवश्यकता के प्रपत्रों को आसानी से बना सकते हैं-उदाहरण के लिए, विक्रय इनवॉइसेज़, पैकिंग स्लिप्स या क्रय आदेश.
  • रिपोर्टिंग आप कई प्रकार की रिपोर्ट्स Excel में बना सकते हैं जो आपके डेटा विश्लेषण को प्रतिबिंबित या आपके डेटा को सारांशित करते हैं-उदाहरण के लिए, वे रिपोर्ट्स जो प्रोजेक्ट प्रदर्शन को मापती हैं, प्रस्तावित और वास्तविक परिणामों के बीच भिन्नता दिखाती हैं या वे रिपोर्ट्स जिनका उपयोग आप डेटा अनुमान लगाने के लिए कर सकते हैं.
  • योजना बनाना व्यावसायिक योजनाएँ या उपयोगी आयोजक बनाने के लिए Excel एक बेहतरीन उपकरण है-उदाहरण के लिए, एक साप्ताहिक वर्ग योजना, एक विपणन शोध योजना, एक वर्ष-अंत कर योजना या फिर वे आयोजक जो साप्ताहिक भोजन, पार्टियों या अवकाशों को व्यवस्थित रखने में आपकी मदद करते हैं.
  • ट्रैक करना आप Excel का उपयोग टाइम शीट या सूची में डेटा का ट्रैक रखने के लिए कर सकते हैं-उदाहरण के लिए, कार्य को ट्रैक करने के लिए टाइम शीट या एक इन्वेंट्री सूची जो उपकरण का ट्रैक रखती है.
  • कैलेंडर्स का उपयोग करना इसके ग्रिड-जैसे कार्यस्थान के कारण, Excel किसी भी प्रकार के कैलेंडर बनाने के लिए सही है—उदाहरण के लिए, विद्यालय वर्ष के दौरान गतिविधियों का ट्रैक रखने के लिए शैक्षणिक कैलेंडर या व्यावसायिक ईवेंट्स और माइलस्टोन्स का ट्रैक रखने के लिए वित्तीय वर्ष कैलेंडर.

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टेम्पलेट ढूँढना और लागू करना

Excel 2010 आपको अंतर्निहित टेम्पलेट्स लागू करने, आपके स्वयं के कस्टम टेम्पलेट्स लागू करने और Office.com पर भिन्न टेम्पलेट्स के लिए खोज करने की अनुमति देता है. Office.com बजट सहित लोकप्रिय Excel टेम्पलेट्स के विस्तृत चयन प्रदान करता है.

Excel 2010 में टेम्पलेट ढूँढने के लिए, निम्न कार्य करें:

  1. फ़ाइल टैब पर, नया क्लिक करें.
  2. उपलब्ध टेम्पलेट्‍स के अंतर्गत, निम्न में से कोई एक करें:
  • हाल ही में उपयोग किए गए टेम्पलेट को पुनः उपयोग करने के लिए, नवीनतम टेम्पलेट्स पर क्लिक करें, अपने इच्छित टेम्पलेट पर क्लिक करें और फिर बनाएँ पर क्लिक करें.
  • अपने स्वयं के टेम्पलेट का उपयोग करने के लिए जिसे आपने पहले ही स्थापित किया है, मेरे टेम्पलेट्स पर क्लिक करें, अपने इच्छित टेम्पलेट का चयन करें और फिर ठीक पर क्लिक करें.
  • इस Office.com पर टेम्पलेट ढूँढने के लिए, Office.com टेम्पलेट्स के तहत, किसी टेम्पलेट श्रेणी पर क्लिक करें, अपने इच्छित टेम्पलेट का चयन करें और फिर अपने कंप्यूटर पर Office.com से टेम्पलेट डाउनलोड करने के लिए डाउनलोड करें पर क्लिक करें.

 नोट    आप Excel के भीतर से ही Office.com पर टेम्पलेट्स के लिए खोज भी कर सकते हैं. टेम्पलेट्स के लिए Office.com पर खोजें बॉक्स में, एक या अधिक खोज आइटम्स लिखें और फिर खोज करने के लिए तीर बटन पर क्लिक करें.

टेम्पलेट्स को ढूँढने और लागू करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, नई कार्यपुस्तिका बनाना देखें.

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नई कार्यपुस्तिका बनाना

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें और फिर नया पर क्लिक करें.
  2. उपलब्ध टेम्पलेट्स के तहत, रिक्त कार्यपुस्तिका पर क्लिक करें.
  3. बनाएँ पर क्लिक करें.

कार्यपुस्तिका बनाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, नई कार्यपुस्तिका बनाएँ देखें.

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कार्यपुस्तिका सहेजना

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.
  2. इस रूप में सहेजें पर क्लिक करें.
  3. इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स में, इस प्रकार में सहेजें सूची में, Excel कार्यपुस्तिका का चयन करें
  4. फ़ाइल नाम बॉक्स में, अपनी कार्यपुस्तिका के लिए कोई नाम दर्ज करें.

Excel इस रूप में सहेजें संवाद बॉक्स

  1. समाप्त करने के लिए सहेजें पर क्लिक करें.

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कार्यपत्रक में डेटा दर्ज करना

  1. उस कक्ष पर क्लिक करें जहाँ आप डेटा दर्ज करना चाहते हैं.
  2. कक्ष में डेटा लिखें.
  3. अगले कक्ष में ले जाने के लिए दर्ज करें या टैब दबाएँ.

डेटा कैसे दर्ज करें, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए, कार्यपत्रक में डेटा दर्ज करें देखें.

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संख्याएँ स्वरूपित करना

  1. स्वरूपित करने के लिए इच्छित कक्षों का चयन करें.
  2. मुख पृष्ठ टैब पर, संख्या समूह में, संख्या के आगे संवाद बॉक्स लॉन्चर पर क्लिक करें (या सिर्फ CTRL+1 दबाएँ).
    संख्या समूह में संवाद बॉक्स लॉन्चर
  3. श्रेणी सूची में, उस स्वरूप पर क्लिक करें, जिसका आप उपयोग करना चाहते हैं और फिर यदि आवश्यक हो तो, सेटिंग्स समायोजित करें. उदाहरण के लिए, यदि आप मुद्रा स्वरूप का उपयोग कर रहे हैं, तो आप एक भिन्न मुद्रा प्रतीक का चयन कर सकते हैं, अधिक या कम दशमलव स्थानों को दिखा सकते हैं या ऋणात्मक संख्याएँ प्रदर्शित करने का तरीका परिवर्तित कर सकते हैं.
    कक्ष स्वरूपित करें संवाद बॉक्स

संख्याओं और उपलब्ध संख्या स्वरूपों को स्वरूपित करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, कार्यपत्रक में संख्याएँ स्वरूपित करें या उपलब्ध संख्या स्वरूप देखें.

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कक्ष बॉर्डर्स लागू करना

  1. उस कक्ष या उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें, जिससे आप बॉर्डर जोड़ना चाहते हैं.
  2. मुख पृष्ठ टैब पर, फ़ॉन्ट समूह में, बॉर्डर्स के आगे वाले तीर पर क्लिक करें और फिर इच्छित बॉर्डर शैली पर क्लिक करें.

Excel रिबन छवि

कार्यपत्रक पर स्वरूपण लागू करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए कार्यपत्रक स्वरूपित करना देखें.

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Excel तालिका बनाना

  1. किसी कार्यपत्रक पर, कक्षों की ऐसी श्रेणी का चयन करें जिसे आप तालिका में सम्मिलित करना चाहते हैं. कक्ष रिक्त हो सकते हैं या उनमें डेटा हो सकता है.
  2. मुख पृष्ठ टैब पर, शैलियाँ समूह में, तालिका के रूप में स्वरूपित करें पर क्लिक करें और फिर इच्छित तालिका शैली का चयन करें.

मुख पृष्ठ टैब पर शैली समूह

  1. यदि चयनित श्रेणी में वह डेटा है जिसे आप तालिका शीर्ष लेख के रूप में प्रदर्शित करना चाहते हैं, तो तालिका के रूप में स्वरूपित करें संवाद बॉक्स में मेरी तालिका में शीर्ष लेख हैं चेक बॉक्स का चयन करें.

तालिका बनाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, Excel तालिका बनाना देखें.

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कक्ष छायांकन लागू करना

  1. उस कक्ष या उन कक्षों की श्रेणी का चयन करें, जिन पर आप कक्ष छायांकन लागू करना चाहते हैं.
  2. मुख पृष्ठ टैब पर, फ़ॉन्ट समूह में, भरण रंग बटन छवि के आगे तीर पर क्लिक करें, और फिर विषयवस्तु रंग या मानक रंग के तहत इच्छित रंग पर क्लिक करें.

कार्यपत्रक पर स्वरूपण लागू करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए कार्यपत्रक स्वरूपित करना देखें.

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अपना डेटा फ़िल्टर करना

  1. उस डेटा का चयन करें जिसे आप फ़िल्टर करना चाहते हैं.
  2. डेटा टैब पर, सॉर्ट और फ़िल्टर करें समूह में, फ़िल्टर करें पर क्लिक करें.

डेटा टैब पर सॉर्ट और फ़िल्टर समूह

  1. उस सूची को प्रदर्शित करने के लिए जिसमें आप फ़िल्टर विकल्पों को बना सकते हैं, स्तंभ शीर्षलेख में फ़िल्टर ड्रॉप-डाउन तीर तीर पर क्लिक करें.
  2. मानों के आधार पर चयन करने के लिए, सूची में (सभी का चयन करें) चेक बॉक्स साफ़ करें. यह सभी चेक बॉक्स से चेक चिह्नों को निकाल देता है. फिर, केवल उन मानों का चयन करें जिन्हें आप देखना चाहते हैं और परिणामों को देखने के लिए ठीक पर क्लिक करें.

डेटा को फ़िल्टर करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए स्वतः फ़िल्टर का उपयोग कर डेटा फ़िल्टर करना देखें.

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अपना डेटा सॉर्ट करना

अपना डेटा त्वरित रूप से सॉर्ट करने के लिए, निम्न करें:

  1. डेटा की श्रेणी, जैसे A1:L5 (एकाधिक पंक्तियाँ और स्तंभ) या C1:C80 (एकल स्तंभ) का चयन करें. श्रेणी में वे शीर्षक हो सकते हैं, जिन्हें आपने स्तंभों या पंक्तियों को पहचानने के लिए बनाया है.
  2. स्तंभ में एकल कक्ष का चयन करें जिस पर आप सॉर्ट करना चाहते है.
  3. एक आरोही सॉर्ट करने के लिए (A से Z या सबसे छोटी से सबसे बड़ी संख्या) बटन छवि पर क्लिक करें.

डेटा टैब पर सॉर्ट और फ़िल्टर समूह में त्वरित सॉर्ट बटन

  1. एक अवरोही सॉर्ट करने के लिए (Z से A या सबसे बड़ी से सबसे छोटी संख्या) बटन छवि पर क्लिक करें.

विशेष मापदंड द्वारा सॉर्ट करने के लिए, निम्न करें:

  1. जिस श्रेणी को आप सॉर्ट करना चाहते हैं उसमें कहीं भी एकल कक्ष का चयन करें.
  2. डेटा टैब पर, सॉर्ट और फ़िल्टर समूह में, सॉर्ट करें पर क्लिक करें.

डेटा टैब पर सॉर्ट और फ़िल्टर समूह में सॉर्ट करें आदेश

सॉर्ट करें संवाद बॉक्स प्रकट होता है.

  1. इसके द्वारा सॉर्ट करें सूची में, उस पहले स्तंभ का चयन करें जिस पर आप सॉर्ट करना चाहते हैं.
  2. इस पर सॉर्ट करें सूची में, या तो मानों, कक्ष रंग, फ़ॉन्ट रंग, या कक्ष चिह्न का चयन करें.
  3. क्रम सूची में उस क्रम का चयन करें जिसे आप सॉर्ट कार्रवाई पर लागू करना चाहते हैं — वर्णानुक्रम या सांख्यिक रूप से आरोही या अवरोही क्रम में (अर्थात पाठ के लिए A से Z या Z से A या संख्याओं के लिए निम्न से उच्च या उच्च से निम्न).

डेटा सॉर्ट करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, ऑटो फ़िल्टर का उपयोग कर डेटा सॉर्ट करना देखें.

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कोई सूत्र बनाना

  1. किसी कक्ष में, सूत्र प्रारंभ करने के लिए एक बराबर चिह्न (=) लिखें.
  2. संख्याओं और ऑपरेटर्स का संयोजन लिखें; उदाहरण के लिए, 3+7.
  3. अन्य कक्षों का चयन करने के लिए माउस का उपयोग करें (उनके बीच एक ऑपरेटर सम्मिलित करते हुए). उदाहरण के लिए, B1 का चयन करें और फिर धन चिह्न (+) लिखें, C1 का चयन करें और + लिखें और फिर D1 का चयन करें.
  4. जब आप लिखना समाप्त करें तो सूत्र को पूर्ण करने के लिए ENTER दबाएँ.

सूत्र बनाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, सूत्र बनाना देखें.

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अपने डेटा को चार्ट करना

  1. चार्ट करने के लिए इच्छित डेटा का चयन करें.
  2. सम्मिलित करें टैब पर, चार्ट्स समूह में, आप जिस चार्ट प्रकार का उपयोग करना चाहते हैं उस पर क्लिक करें और फिर एक चार्ट उपप्रकार पर क्लिक करें.
    Excel रिबन छवि
  3. शीर्षकों और डेटा लेबल्स जैसे चार्ट तत्वों को जोड़ने और डिज़ाइन, लेआउट या अपने चार्ट का स्वरूप परिवर्तित करने के लिए चार्ट उपकरणों का उपयोग करें.
    चार्ट उपकरण

चार्ट बनाने के बारे में अधिक जानकारी के लिए, अपने अपना डेटा चार्ट करना देखें.

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कार्यपत्रक मुद्रित करना

  1. उस कार्यपत्रक पर क्लिक करें या उन कार्यपत्रकों का चयन करें जिनका आप पूर्वावलोकन करना चाहते हैं.
  2. फ़ाइल पर क्लिक करें और फिर मुद्रित करें पर क्लिक करें.

कुंजीपटल शॉर्टकट  आप CTRL+P भी दबा सकते हैं.

नोट    जब तक कि आप किसी रंगीन प्रिंटर पर मुद्रण के लिए कॉन्फ़िगर नहीं करते हैं, पूर्वावलोकन विंडो इस पर ध्यान दिए बिना श्वेत और श्याम में प्रदर्शित होगी, कि आपके कार्यपत्रकों में रंग शामिल है या नहीं.

  1. अगले और पिछले पृष्ठों का पूर्वावलोकन करने के लिए, मुद्रण पूर्वावलोकन विंडो के निचले भाग पर, अगला पृष्ठ और पिछला पृष्ठ क्लिक करें.
  2. मुद्रण विकल्पों को सेट करने के लिए, निम्न करें:
  • प्रिंटर को परिवर्तित करने के लिए, प्रिंटर के तहत ड्रॉप-डाउन बॉक्स पर क्लिक करें और इच्छित प्रिंटर का चयन करें.
  • पृष्ठ ओरिएंटेशन, पृष्ठ आकार और पृष्ठ हाशियों के परिवर्तन सहित पृष्ठ सेटअप परिवर्तन करने के लिए, सेटिंग्स के तहत इच्छित विकल्पों का चयन करें.
  • किसी एकल मुद्रित पृष्ठ पर संपूर्ण कार्यपत्रक को फिट करना स्केल करने के लिए, सेटिंग्स के तहत, स्केल विकल्प ड्रॉप-डाउन बॉक्स में इच्छित विकल्प क्लिक करें.
  1. कार्यपुस्तिका मुद्रित करने के लिए, निम्न में से एक कार्य करें:
  • किसी कार्यपत्रक का कुछ भाग मुद्रित करने के लिए, कार्यपत्रक पर क्लिक करें और फिर मुद्रित करने के लिए इच्छित डेटा श्रेणी का चयन करें.
  • संपूर्ण कार्यपत्रक को मुद्रित करने के लिए, कार्यपुस्तिका सक्रिय करने हेतु इस पर क्लिक करें.
  1. मुद्रित करें पर क्लिक करें.

मुद्रित करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए कार्यपत्रक मुद्रित करना देखें.

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ऐड-इन को सक्रिय और उपयोग करना

  1. फ़ाइल टैब पर क्लिक करें.
  2. विकल्प पर क्लिक करें और फिर ऐड-इन्स श्रेणी पर क्लिक करें.
  3. Excel विकल्प संवाद बॉक्स के नीचे के नज़दीक, सुनिश्चित करें कि प्रबंधित करें बॉक्स में Excel ऐड-इन्स का चयन किया गया है और फिर जाएँ पर क्लिक करें.
  4. ऐड-इन्स संवाद बॉक्स में, जो ऐड-इन्स आप सक्रिय करना चाहते हैं उनके चेक बॉक्सेज़ का चयन करें और फ़िर ठीक पर क्लिक करें.
  5. यदि Excel ऐसा संदेश प्रदर्शित करता है जो यह बताता है कि वह इस ऐड-इन को नहीं चला सकता और इसे स्थापित करने का संकेत देता है तो ऐड-इन्स स्थापित करने के लिए हाँ पर क्लिक करें.

ऐड-इन्स का उपयोग करने के बारे में अधिक जानकारी के लिए त्वरित प्रारंभ: ऐड-इन को सक्रिय और उपयोग करना देखें.

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