Office दस्तावेज़ों से छुपा हुआ डेटा और व्यक्तिगत जानकारी निकालना

सहकर्मियों और क्लायंट्स के साथ कोई महत्वपूर्ण दस्तावेज़ साझा करने के पहले, आप संभवत: दस्तावेज़ की सामग्री की अशुद्धि जाँच या समीक्षा करना चाहें जिससे सुनिश्चित हो जाए कि सारी चीज़ें ठीक हैं और दस्तावेज़ में ऐसा कुछ नहीं है जिसे आप अन्य लोगों के साथ साझा नहीं करना चाहते हैं. यदि आप किसी Microsoft Office दस्तावेज़ की कोई इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि साझा करने का निर्णय लेते हैं, तो दस्तावेज़ में या दस्तावेज़ गुण (मेटाडेटा (मेटाडेटा: ऐसा डेटा जो अन्य डेटा का वर्णन करता है. उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ के शब्द डेटा होते हैं; शब्द गणना मेटाडेटा का उदाहरण है.)) में संभवत: छुपे हुए डेटा या व्यक्तिगत जानकारी के लिए दस्तावेज़ की समीक्षा करने का अतिरिक्त चरण लेना एक अच्छा विचार है. चूँकि यह छुपी जानकारी आपके संगठन के बारे में या स्वयं दस्तावेज़ के बारे में कोई ऐसी जानकारी प्रकट कर सकती है जिसे आप सार्वजनिक रूप से साझा नहीं करना चाहते हों, इसलिए संभव है कि दस्तावेज़ को अन्य लोगों के साथ साझा करने से पहले आप इस अतिरिक्त जानकारी को निकालना चाहें.

यह आलेख बताता है कि Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007, और Microsoft Office PowerPoint 2007 में दस्तावेज़ निरीक्षक सुविधा आपको अपने Office दस्तावेज़ों में छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी ढूँढने और निकालने में कैसे मदद कर सकती है.

इस आलेख में


Office दस्तावेज़ों में किस प्रकार का छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी संग्रहीत होती है?

Office दस्तावेज़ में कई प्रकार का छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी सहेजी जा सकती है. संभव है कि किसी Office प्रोग्राम में दस्तावेज़ देखने पर यह जानकारी तुरंत प्रकट नहीं हो, लेकिन अन्य लोग संभवत: जानकारी देख या प्राप्त कर सकते हैं.

छुपी जानकारी में कोई ऐसा डेटा शामिल हो सकता है जो Office प्रोग्राम्स आपको अन्य लोगों के साथ किसी दस्तावेज़ के लेखन और संपादन पर सहयोग करने में सक्षम बनाने के लिए किसी फ़ाइल में जोड़ते हैं. इसमें कोई ऐसी जानकारी भी हो सकती है जिसे आप सोच समझकर छुपी हुई निर्दिष्ट करते हैं.

Office दस्तावेज़ों में निम्न प्रकार का छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी हो सकती है:

  • टिप्पणियाँ, ट्रैक किए गए परिवर्तनों से समीक्षा चिह्न, संस्करण, और इंक एनोटेशन    यदि आपने अन्य लोगों के सहयोग से अपना दस्तावेज़ बनाया है, तो आपके दस्तावेज़ में ट्रैक किए गए परिवर्तनों से समीक्षा चिह्न, टिप्पणियाँ, इंक एनोटेशन, या संस्करण जैसे आइटम हो सकते हैं. यह जानकारी अन्य लोगों को आपके दस्तावेज़ पर कार्य करने वाले दूसरे लोगों के नाम, समीक्षकों की टिप्पणियाँ, और आपके दस्तावेज़ में किए गए परिवर्तन देखने में सक्षम बना सकती है.
  • दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी    दस्तावेज़ गुण, जिसे मेटाडेटा (मेटाडेटा: ऐसा डेटा जो अन्य डेटा का वर्णन करता है. उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ के शब्द डेटा होते हैं; शब्द गणना मेटाडेटा का उदाहरण है.) भी कहा जाता है, में आपके दस्तावेज़ के बारे में विवरण शामिल होते हैं जैसे कि लेखक, विषय, और शीर्षक. दस्तावेज़ गुण में वह जानकारी भी होती है जिसका Office प्रोग्राम्स स्वचालित रूप से रखरखाव करते हैं, जैसे कि कोई दस्तावेज़ हाल ही में सहेजने वाले व्यक्ति का नाम और दस्तावेज़ बनाए जाने का दिनांक. यदि आपने विशेष सुविधाओं का उपयोग किया है, तो आपके दस्तावेज़ में अतिरिक्त प्रकार की पर्सनली आइडेंटिफ़ाइबल इन्फ़ॉर्मेशन (PII) (पर्सनली आइडेंटिफ़िएबल इन्फ़र्मेशन (PII): किसी व्यक्ति की पहचान करने में उपयोग की जाने वाली कोई भी जानकारी, जैसे नाम, पता, ई-मेल पता, सरकारी ID, IP पता, या दूसरे प्रोग्राम में PII से संबद्ध कोई भी अनन्य पहचानकर्ता.), जैसे कि ई-मेल शीर्ष लेख, समीक्षा के लिए भेजी गई जानकारी, रूटिंग स्लिप्स, प्रिंटर पथ, और वेब पेजेज़ के प्रकाशन के लिए फ़ाइल पथ जानकारी हो सकती है.
  • शीर्ष लेख, पाद लेख, और वाटरमार्क    Word दस्तावेज़ों और Excel कार्यपुस्तिकाओं में शीर्ष लेख और पाद लेख में जानकारी हो सकती है. इसके अतिरिक्त, संभव है कि आपने अपने Word दस्तावेज़ में कोई वाटरमार्क जोड़ा हो.
  • छुपा पाठ    Word दस्तावेज़ों में छुपे पाठ के रूप में स्वरूपित किया गया पाठ हो सकता है. यदि आपको नहीं पता है कि क्या आपके दस्तावेज़ में छुपा पाठ है, तो उसे खोजने के लिए आप दस्तावेज़ निरीक्षक का उपयोग कर सकते हैं.
  • छुपी पंक्तियाँ, स्तंभ, और कार्यपत्रक    किसी Excel कार्यपुस्तिका में, पंक्तियाँ, स्तंभ, और संपूर्ण कार्यपत्रक छुपे हो सकते हैं. यदि आप छुपी पंक्तियों, स्तंभों, या कार्यपत्रकों वाली किसी कार्यपुस्तिका की कोई प्रतिलिपि वितरित करते हैं, तो अन्य लोग इन पंक्तियों, स्तंभों, या कार्यपत्रकों को सामने ला सकते हैं और उनका डेटा देख सकते हैं.
  • अदृश्य सामग्री    PowerPoint प्रस्तुतियों और Excel कार्यपुस्तिकाओं में ऐसे ऑब्जेक्ट्स हो सकते हैं जो दृश्यमान नहीं हैं क्योंकि वे अदृश्य के रूप में स्वरूपित हैं.
  • ऑफ़-स्लाइड सामग्री    PowerPoint प्रस्तुतियों में ऐसे ऑब्जेक्ट्स हो सकते हैं जो तुरंत दृश्यमान नहीं होते हैं क्योंकि उनको स्लाइड से बाहर ऑफ़-स्लाइड क्षेत्र में खींच दिया गया था. इस ऑफ़-स्लाइड सामग्री में पाठ बक्से, क्लिप आर्ट, ग्राफ़िक्स, और तालिकाएँ शामिल हो सकती हैं.
  • प्रस्तुति नोट्स    किसी PowerPoint प्रस्तुति के नोट अनुभाग में वह पाठ हो सकता है जिसे आप संभवत: सार्वजनिक रूप से साझा नहीं करना चाहते हों, विशेषकर यदि नोट्स केवल प्रस्तुति देने वाले व्यक्ति के लिए लिखे गए हों.
  • दस्तावेज़ सर्वर गुण    यदि आपका दस्तावेज़ किसी दस्तावेज़ प्रबंधन सर्वर के किसी स्थान पर सहेजा गया था, जैसे कि कोई दस्तावेज़ कार्यस्थान साइट या Microsoft Windows SharePoint सेवाओं पर आधारित कोई लायब्रेरी, तो दस्तावेज़ में अतिरिक्त दस्तावेज़ गुण या इस सर्वर स्थान से संबंधित जानकारी हो सकती है.
  • कस्टम XML डेटा    दस्तावेज़ों में ऐसा कस्टम XML डेटा हो सकता है जो दस्तावेज़ में दृश्यमान नहीं होता. दस्तावेज़ निरीक्षक यह XML डेटा ढूँढ और निकाल सकता है.

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दस्तावेज़ निरीक्षक कैसी जानकारी ढूँढ और निकाल सकता है?

दस्तावेज़ निरीक्षक में कई प्रकार के भिन्न निरीक्षक शामिल हैं जिनका आप भिन्न प्रकार का छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी ढूँढने और निकालने के लिए उपयोग कर सकते हैं. इनमें से कुछ निरीक्षक अलग-अलग Office प्रोग्राम्स के लिए विशिष्ट हैं. Office Word 2007, Office Excel 2007 , और Office PowerPoint 2007 प्रोग्राम्स के लिए विशिष्ट छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी ढूँढने और निकालने में आपको सक्षम करने के लिए दस्तावेज़ निरीक्षक इन प्रोग्राम्स में निरीक्षक के भिन्न सेट्स प्रदर्शित करता है.

किसी विशिष्ट Microsoft Office में दस्तावेज़ निरीक्षक किस प्रकार का छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी ढूँढ और निकाल सकता है इसके बारे में अधिक जानने के लिए, नीचे दी गई तालिकाओं का समीक्षा करें.

 नोट   यदि आपके संगठन ने निरीक्षक मॉड्यूल्स जोड़कर दस्तावेज़ निरीक्षक अनुकूलित किया है, तो संभवत: आप अपने दस्तावेज़ों को अतिरिक्त प्रकार की जानकारी के लिए जाँच सकते हैं.

Office Word 2007

निरीक्षक का नाम ढूँढता और निकालता है
टिप्पणियाँ, समीक्षा, संस्करण, और एनोटेशन
  • टिप्पणियाँ
  • ट्रैक किए गए परिवर्तनों से समीक्षा चिह्न
  • दस्तावेज़ संस्करण जानकारी
  • इंक एनोटेशन
दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी
  • दस्तावेज़ गुण, जिसमें दस्तावेज़ गुण संवाद बॉक्स के सारांश, आँकड़े, और कस्टम टैब्स की जानकारी शामिल है
  • ई-मेल शीर्ष लेख
  • रूटिंग स्लिप्स
  • समीक्षा के लिए भेजी गई जानकारी
  • दस्तावेज़ सर्वर गुण
  • दस्तावेज़ प्रबंधन नीति जानकारी
  • सामग्री प्रकार जानकारी
  • डेटाबाउंड फ़ील्ड्स के लिए डेटाबाइंडिग लिंक जानकारी (अंतिम मान पाठ में कनवर्ट कर दिया गया)
  • उपयोगकर्ता का नाम
  • टेम्पलेट का नाम
शीर्ष लेख और पाद लेख
  • दस्तावेज़ शीर्ष लेख की जानकारी
  • दस्तावेज़ पाद लेख की जानकारी
  • वाटरमार्क
छुपा पाठ
  • छुपे हुए के रूप में स्वरूपित किया गया पाठ (कोई फ़ॉन्ट प्रभाव जो फ़ॉन्ट संवाद बॉक्स में उपलब्ध हो)

 नोट   यह निरीक्षक ऐसे पाठ का पता नहीं लगा सकता जिसे अन्य पद्धतियों द्वारा छुपाया गया हो (उदाहरण के लिए, किसी सफ़ेद पृष्ठभूमि पर सफ़ेद पाठ).

कस्टम XML डेटा
  • कस्टम XML डेटा जो संभवत: किसी दस्तावेज़ में संग्रहीत हो

Office Excel 2007

निरीक्षक का नाम ढूँढता और निकालता है
टिप्पणियाँ और एनोटेशन
  • टिप्पणियाँ
  • इंक एनोटेशन
दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी
  • दस्तावेज़ गुण, जिसमें दस्तावेज़ गुण संवाद बॉक्स के सारांश, आँकड़े, और कस्टम टैब्स की जानकारी शामिल है
  • ई-मेल शीर्ष लेख
  • रूटिंग स्लिप्स
  • समीक्षा के लिए भेजी गई जानकारी
  • दस्तावेज़ सर्वर गुण
  • दस्तावेज़ प्रबंधन नीति जानकारी
  • सामग्री प्रकार जानकारी
  • उपयोगकर्ता का नाम
  • प्रिंटर पथ जानकारी
  • परिदृश्य टिप्पणियाँ
  • वेब पेजेज़ के प्रकाशन के लिए फ़ाइल पथ
  • निर्दिष्ट नामों और तालिका नामों के लिए टिप्पणियाँ
  • निष्क्रिय बाह्य डेटा कनेक्शंस
शीर्ष लेख और पाद लेख
  • कार्यपत्रक शीर्ष लेख की जानकारी
  • कार्यपत्रक पाद लेख की जानकारी
छुपी पंक्तियाँ और स्तंभ
  • छुपी पंक्तियाँ
  • छुपे स्तंभ जिनमें डेटा हो

 नोट 

  • यदि आपकी कार्यपुस्तिका में ऐसे छुपे स्तंभ हैं जिनमें डेटा नहीं है और वे उन स्तंभों के बीच में स्थित हैं जिनमें डेटा है, तो ये रिक्त छुपे स्तंभ भी ढूँढे और निकाले जाएँगे.
  • यदि आपकी कार्यपुस्तिका की छुपी पंक्तियों या स्तंभों में डेटा है, तो आप वह डेटा निकालकर अपनी कार्यपुस्तिका में परिकलनों या सूत्रों के परिणाम बदल सकते हैं. यदि आपको नहीं पता है कि छुपी पंक्तियों या स्तंभों में क्या जानकारी है, तो दस्तावेज़ निरीक्षक बंद करें, छुपी पंक्तियाँ या स्तंभ सामने लाएँ, और तब उनकी सामग्री की समीक्षा करें.
  • यह नि‍रीक्षक आकृति, चार्ट्स, नियंत्रण, Microsoft ActiveX ऑब्जेक्ट्स और नियंत्रण, चित्र या SmartArt ग्राफ़िक्स जो शायद छुपे हुए स्तंभों में स्थित हों, का पता नहीं लगाता है.
छुपी कार्यपुस्तिकाएँ
  • छुपी कार्यपुस्तिकाएँ

 नोट   यदि आपकी कार्यपुस्तिका में छुपे कार्यपत्रकों में डेटा है, तो आप वह डेटा निकाल कर अपनी कार्यपुस्तिका में परिकलनों या सूत्रों के परिणाम बदल सकते हैं. यदि आपको नहीं पता है कि छुपे कार्यपत्रकों में क्या जानकारी है, तो दस्तावेज़ निरीक्षक बंद करें, छुपे कार्यपत्रक सामने लाएँ, और तब उनकी सामग्री का समीक्षा करें.

कस्टम XML डेटा
  • कस्टम XML डेटा जो संभवत: किसी कार्यपुस्तिका में संग्रहीत हो
अदृश्य सामग्री
  • वे ऑब्जेक्ट्स जो दृश्यमान नहीं हैं क्योंकि वे अदृश्य के रूप में स्वरूपित हैं

 नोट   यह निरीक्षक उन ऑब्जेक्ट्स का पता नहीं लगाता जो अन्य ऑब्जेक्ट्स द्वारा कवर हैं.

Office PowerPoint 2007

निरीक्षक का नाम ढूँढता और निकालता है
टिप्पणियाँ और एनोटेशन
  • टिप्पणियाँ
  • इंक एनोटेशन
दस्तावेज़ गुण और व्यक्तिगत जानकारी
  • दस्तावेज़ गुण, जिसमें दस्तावेज़ गुण संवाद बॉक्स के सारांश, आँकड़े, और कस्टम टैब्स की जानकारी शामिल है
  • ई-मेल शीर्ष लेख
  • रूटिंग स्लिप्स
  • समीक्षा के लिए भेजी गई जानकारी
  • दस्तावेज़ सर्वर गुण
  • दस्तावेज़ प्रबंधन नीति जानकारी
  • सामग्री प्रकार जानकारी
  • वेब पेजेज़ के प्रकाशन के लिए फ़ाइल पथ
अदृश्य ऑन-स्लाइड सामग्री
  • वे ऑब्जेक्ट्स जो दृश्यमान नहीं हैं क्योंकि वे अदृश्य के रूप में स्वरूपित हैं

 नोट   यह निरीक्षक उन ऑब्जेक्ट्स का पता नहीं लगाता जो अन्य ऑब्जेक्ट्स द्वारा कवर हैं.

ऑफ़-स्लाइड सामग्री
  • सामग्री या ऑब्जेक्ट्स जो किसी प्रस्तुति में तुरंत दिखाई नहीं देते क्योंकि वे स्लाइड क्षेत्र के बाहर स्थित होते हैं, इनमें शामिल है:
    • क्लिप आर्ट
    • पाठ बक्से
    • ग्राफ़िक्स
    • तालिकाएँ

 नोट   दस्तावेज़ निरीक्षक ऐनिमेशन प्रभाव वाले ऑफ़-स्लाइड ऑब्जेक्ट्स ढूँढता और निकालता नहीं है.

प्रस्तुति नोट्स
  • वह पाठ जो किसी प्रस्तुति के नोट अनुभाग में जोड़ा गया था

 नोट   दस्तावेज़ निरीक्षक किसी प्रस्तुति के नोट्स अनुभाग में जोड़े गए चित्रों को निकाल नहीं सकता है.

कस्टम XML डेटा
  • कस्टम XML डेटा जो संभवत: किसी प्रस्तुति में संग्रहीत हो

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मैं अपने Office दस्तावेज़ों में छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी कैसे ढूँढ और निकाल सकता हूँ?

Office Word 2007, Office Excel 2007, Office PowerPoint 2007, और इन Office प्रोग्राम्स के पिछले संस्करणों में बनाए गए Office दस्तावेज़ों में छुपा डेटा और व्यक्तिगत जानकारी ढूँढने और निकालने के लिए आप दस्तावेज़ निरीक्षक का उपयोग कर सकते हैं. अपने Office दस्तावेज़ की कोई इलेक्ट्रॉनिक प्रतिलिपि, जैसे किसी ई-मेल अनुलग्नक में, साझा करने के पहले दस्तावेज़ निरीक्षक का उपयोग करना अच्छा विचार है.

  1. वह Office दस्तावेज़ खोलें जिसे आप छुपे डेटा या व्यक्तिगत जानकारी के लिए जाँचना चाहते हैं.
  2. Microsoft Office बटनबटन छवि क्लिक करें, इस रूप में सहेजें क्लिक करें, और तब अपने मूल दस्तावेज़ की कोई प्रतिलिपि सहेजने के लिए फ़ाइल का नाम बॉक्स में कोई नाम लिखें.

 महत्वपूर्ण   अपने मूल दस्तावेज़ की किसी प्रतिलिपि पर दस्तावेज़ निरीक्षक का उपयोग करना एक अच्छा विचार है क्योंकि दस्तावेज़ निरीक्षक द्वारा निकाले जाने वाले डेटा को पुनर्स्थापित करना हमेशा संभव नहीं होता है.

  1. अपने मूल दस्तावेज़ की प्रतिलिपि में, Microsoft Office बटनबटन छवि क्लिक करें, तैयार करें इंगित करें, और तब दस्तावेज़ जाँचें क्लिक करें.
  2. दस्तावेज़ निरीक्षक संवाद बॉक्स में, किस प्रकार की छुपी सामग्री का निरीक्षण करना है यह चुनने के लिए चेक बक्सों का चयन करें. अलग-अलग निरीक्षकों के बारे में जानकारी के लिए, दस्तावेज़ निरीक्षक कैसी जानकारी ढूँढ और निकाल सकता है? देखें
  3. निरीक्षण करें क्लिक करें.
  4. दस्तावेज़ निरीक्षक संवाद बॉक्स में निरीक्षण के परिणामों की समीक्षा करें.
  5. अपने दस्तावेज़ से निकाली जानी वाली छुपी सामग्री के प्रकार के निरीक्षण परिणाम के आगे सभी निकालें क्लिक करें.

 महत्वपूर्ण   

  • यदि आप अपने दस्तावेज़ से छुपी सामग्री निकालते हैं, तो पूर्ववत् करें क्लिक कर संभवत: आप उसे पुनर्स्थापित नहीं कर पाएँगे.
  • टिप्पणियाँ और एनोटेशन के लिए निरीक्षक, दस्तावेज़ गुण व्यक्तिगत जानकारी, और शीर्ष लेख और पाद लेख उस Excel कार्यपुस्‍तिका में उपयोग नहीं किए जा सकते जो साझा कार्यपुस्‍तिका में सहेजी गई है (समीक्षा टैब, साझा कार्यपुस्तिका आदेश). यह इसलिए है क्‍योंकि साझा कार्यपुस्‍तिकाएँ विभिन्‍न लोगों को एक ही कार्यपुस्‍तिका पर सहयोग करने में सक्षम करने के लिए व्‍यक्तिगत जानकारी का उपयोग करती हैं. इस जानकारी को साझा कार्यपुस्‍तिका से निकालने के लिए, आप कार्यपुस्‍तिका की प्रतिलिपि बना सकते हैं और फिर उसको साझा करना बंद करें. कार्यपुस्‍तिका को साझा करना बंद करने के लिए, समीक्षा टैब पर, साझा कार्यपुस्‍तिका क्‍लिक करें. संपादन टैब पर, एक समय में एक से अधिक उपयोगकर्ताओं द्वारा परिवर्तन की अनुमति दें चेक बॉक्‍स साफ़ करें.
  • यदि आप OpenDocument Formats (.odt, .ods, .odp) में से किसी एक में सहेजे गए दस्‍तावेज़ों से छुपे हुए डेटा और व्‍यक्तिगत जानकारी को निकालना चाहते हैं, तो आपको इन स्‍वरूपों में दस्‍तावेज़ सहेजते समय हमेशा दस्‍तावेज़ निरीक्षक चलना होगा.

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इनपर लागू:
Excel 2007, PowerPoint 2007, Word 2007