ניתן להשתמש במסמכים ראשיים (מסמך ראשי: בפעולת מיזוג דואר ב- Word, המסמך המכיל את הטקסט והגרפיקה הזהים עבור כל גירסה של המסמך הממוזג, לדוגמה, כתובת השולח או ברכה במכתב אחיד.) שנוצרו בגירסאות הבאות של Microsoft Word:

• גירסאות Microsoft Word 2002‏, 2000‏, 97‏, ‎7.x‏, ‎6.x או ‎2.x עבור Windows, אם המסמך הראשי מצורף למקור נתונים (מקור נתונים: קובץ המכיל את המידע שימוזג למסמך. לדוגמה, רשימת השמות והכתובות בה ברצונך להשתמש במיזוג דואר. עליך להתחבר למקור הנתונים לפני שתוכל להשתמש במידע שבו.).
• Microsoft Word 98 עבור Macintosh, אם המסמך הראשי מצורף למקור נתונים.
• Microsoft Word גירסה ‎1.x עבור Windows, אם המסמך הראשי מכיל שדה DATA המזהה את מקור הנתונים.
• Word עבור Macintosh או Word עבור MS-DOS, אם המסמך הראשי מכיל הוראת DATA המזהה את מקור הנתונים (מסמך נתונים).

פתח את המסמך הראשי (מסמך ראשי: בפעולת מיזוג דואר ב- Word, המסמך המכיל את הטקסט והגרפיקה הזהים עבור כל גירסה של המסמך הממוזג, לדוגמה, כתובת השולח או ברכה במכתב אחיד.). אם חלונית המשימות מיזוג דואר אינה מופיעה, הצבע על מכתבים ודברי דואר בתפריט כלים ולאחר מכן לחץ על מיזוג דואר. בשלב 2 של חלונית המשימות (בחירת המסמך הפותח), לחץ על אפשרויות תווית או על אפשרויות מעטפה ובחר בגודל הרצוי.

מה שכונה במספר גירסאות קודמות של Microsoft Word קטלוג, מכונה כעת מדריך כתובות. באפשרותך ליצור מדריך כתובות על-ידי בחירה במדריך כתובות בשלב 1 של חלונית המשימות מיזוג דואר ולאחר מכן ביצוע השלבים בחלונית המשימות.

1. פתח את המסמך הראשי.

2. בסרגל הכלים (סרגל כלים: סרגל הכולל לחצנים ואפשרויות ומשמש להפעלת פקודות. כדי להציג סרגל כלים, לחץ על התאמה אישית בתפריט כלים ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה סרגלי כלים .) מיזוג דואר, לחץ על הגדרת מסמך ראשי ולאחר מכן לחץ על מסמך Word רגיל.

בטל את ההצגה של קודי שדה (קוד שדה: טקסט מציין מיקום המציג את מקום הופעתו של מידע שצוין ממקור הנתונים; הרכיבים בשדה היוצרים תוצאת שדה. קוד השדה כולל את תווי השדה, סוג השדה והוראות.) לפני הדפסה. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות, לחץ על הכרטיסיה הדפסה ולאחר מכן נקה את תיבת הסימון קודי שדה.

למניעת שורות ריקות בשדות (שדה: מערכת קודים המורה ל- Microsoft Word להוסיף טקסט, גרפיקה, מספרי עמודים ותוכן אחר לתוך מסמך באופן אוטומטי. לדוגמה, השדה DATE מוסיף את התאריך הנוכחי.) Microsoft Word כגון IF‏, SET ו- ASK, בצע את הפעולות הבאות:

• אם שדה מסוים (כגון ASK או SET) אינו כולל כל טקסט שנובע ממנו, ניתן להוסיף את השדה בתוך הטקסט הרגיל. אם עליך למקם את השדה בפיסקה נפרדת, עצב את סימון הפיסקה (סימון פיסקה: הסימן שאינו מודפס שמוסיף Microsoft Word בעת הקשה על ENTER כדי לסיים פיסקה. בסימון הפיסקה מאוחסן העיצוב שהוחל על הפיסקה.) () כטקסט מוסתר (טקסט מוסתר: עיצוב תו המאפשר להציג או להסתיר טקסט מוגדר. Microsoft Word מציין טקסט מוסתר על-ידי סימונו בקו תחתון מנוקד.). לפני מיזוג המסמכים, נקה את תיבת הסימון טקסט מוסתר בכרטיסיה הדפסה בתיבת הדו-שיח אפשרויות (תפריט כלים).
• אם יש להדפיס טקסט שנוסף באמצעות שדה IF בפיסקה נפרדת, כלול את סימון הפיסקה בהוראות השדה. הוסף את שדה IF למסמך הראשי; לאחר מכן, כאשר קודי השדה (קוד שדה: טקסט מציין מיקום המציג את מקום הופעתו של מידע שצוין ממקור הנתונים; הרכיבים בשדה היוצרים תוצאת שדה. קוד השדה כולל את תווי השדה, סוג השדה והוראות.) מוצגים, הוסף את סימון הפיסקה בתוך קבוצת המרכאות המתאימה. בדוגמה הבאה, Word מוסיף את סימון הפיסקה לאחר המילה "brochure" רק אם הטקסט מודפס.

  ‎{ IF { MERGEFIELD Product }‎ = "פסטה" "הרחבנו את קו מוצרי הפסטה שלנו. אנא עיין בחוברת המידע המצורפת.‎

  ‎" " " }‎ אנו מודים לך על הזמנתך.‎

בעת מיזוג מכתבים אחידים או סוגים דומים של מסמכים ממוזגים במסמך חדש, Microsoft Word ממקם כל מכתב במקטע (מקטע: חלק ממסמך שבו באפשרותך לקבוע אפשרויות מסוימות של עיצוב עמוד. צור מקטע חדש כשברצונך לשנות מאפיינים כמו מספור שורות, מספר העמודות או כותרות עליונות וכותרות תחתונות.) נפרד של המסמך החדש.

להדפסת מכתבים מסוימים בלבד מתוך המסמך החדש, לחץ על הדפסה בתפריט קובץ. בתיבה עמודים, הקלד את מספרי המקטעים המכילים את המכתבים שברצונך להדפיס. לדוגמה, כדי להדפיס את המכתבים האחידים השלישי, השישי, השביעי והשמיני, הקלד s3,s6-s8 בתיבה עמודים. לזיהוי מספר המקטע, לחץ על מכתב ולאחר מכן בדוק מה מספר המקטע המוצג בשורת המצב - לדוגמה, "מקטע 3".

אם מופיעה תיבת הדו-שיח התאמת שדות, ייתכן ש- Microsoft Word לא הצליח לאתר חלק מהמידע הנדרש עבור בלוק הכתובת, שורת הברכה או שדה אחר. לחץ על החץ שלצד (לא זמין) ולאחר מכן בחר שדה מתוך מקור הנתונים התואם לשדה הנדרש עבור מיזוג הדואר.

בעת מיזוג לדואר אלקטרוני, כאשר Microsoft Outlook משמש כתוכנית הדואר האלקטרוני, ייתכן שתקבל הודעות של Outlook המיידעות אותך לגבי תוכנית המנסה לגשת לכתובות דואר אלקטרוני ולשלוח דואר אלקטרוני. אלה הם אמצעי אבטחה המיועדים להגן מפני וירוסים המשוכפלים דרך דואר אלקטרוני.

כדי להמשיך במיזוג, בחר בתיבת הסימון אפשר גישה עבור, ולאחר מכן בחר את הזמן הנדרש להשלמת המיזוג. לחץ על כן, ואם תתבקש שוב, המשך ללחוץ על כן עד אשר המיזוג יושלם.

הודעות אלה אינן מופיעות אם הודעות הדואר האלקטרוני נשלחות בתבנית HTML. כדי למנוע מההודעות להופיע בעת ביצוע מיזוג לדואר אלקטרוני, בחר בתבנית HTML כתבנית הדואר בתיבת הדו-שיח מזג לדואר אלקטרוני.

באפשרותך להפעיל את Microsoft Query מתוך תיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים. לחץ על תפריט כלים ולאחר מכן לחץ על MS Query.

תיבות הדו-שיח הוספת בלוק כתובת ושורת ברכה מספקות מידע לדוגמה עבור תצוגה מקדימה. הנמען לדוגמה המופיע בתיבות הדו-שיח אלה לא יופיע בשום מקום אחר במסמך הממוזג.

כברירת מחדל, שדה שורת הברכה כולל ברכה. אם אינך מעונין לכלול ברכה ובמקום זאת ברצונך להקליד ברכה ידנית במסמך, לחץ על (ללא) בתיבה תבנית שורת ברכה (תיבת הדו-שיח שורת ברכה).

אם המידע במקור הנתונים שלך מעוצב בצורה שונה מהטקסט במסמך הראשי, העיצוב עשוי להיראות שגוי בעת מיזוג המידע.

במסמך הראשי, בחר את שדה המיזוג התואם לנתונים שברצונך לעצב. לאחר מכן, בתפריט עיצוב, לחץ על גופן ולאחר מכן בחר באפשרויות הרצויות.

ייתכן שנוסף בטעות שדה בלתי רצוי לתוך המסמך. פתח את המסמך הראשי ומחק שדות מיותרים, אשר יהיו מוקפים בסוגריים: << >>.

אם מקור הנתונים שלך כולל כתובות ממדינות או אזורים שונים, Word יכול לעצב את הכתובות לפי המדינה או האזור של כתובת הנמען. אם ברצונך להשתמש בכל הכתובות בתבנית יחידה, באפשרותך לבטל אפשרות זו בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת על-ידי ניקוי תיבת הסימון עצב את הכתובת בהתאם למדינה/אזור המשמשים כיעד.

• ייתכן שהמידע חסר במקור הנתונים. בשלב 3 של חלונית המשימות מיזוג דואר (בחירת נמענים), לחץ על עריכת רשימת נמענים. ברשימה נמעני מיזוג דואר, אתר את הרשומה המכילה את המידע החסר. אם המידע חסר שם, פירוש הדבר הוא שהמידע חסר במקור הנתונים. באפשרותך לערוך את מקור הנתונים ישירות ולהפעיל מחדש את המיזוג. לחלופין, באפשרותך לא לכלול את הנמען במיזוג זה.

• ייתכן שחלונית המשימות מיזוג דואר לא זיהתה כותרת עמודה במקור הנתונים, דבר העשוי לגרום לאי יכולת למפות את המידע לשדה מיזוג. באפשרותך לפתור את הבעיה באמצעות תיבת הדו-שיח התאמת שדות. לשם כך, לחץ על התאמת שדות בתיבות הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, שורת ברכה או הוסף שדה מיזוג. בתיבת הדו-שיח התאמת שדות, לחץ על החץ לצד (לא זמין) ולאחר מכן בחר בשדה מתוך מקור הנתונים שלך, המתאים לשדה הנדרש עבור מיזוג הדואר.

• אם חסר מידע בבלוק הכתובת או בשורת הברכה, ודא שכללת את כל המידע הרצוי בתיבות הדו-שיח בלוק הכתובת או שורת ברכה - לדוגמה, שם נמען, ברכה וכו'. כדי לערוך את בלוק הכתובת או את שורת הברכה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שדה AddressBlock או על שדה GreetingLine במסמך ולאחר מכן לחץ על עריכת בלוק כתובות או על עריכת שורת ברכה.

כדי לערוך מידע בכל מכתב, הודעת דואר אלקטרוני וכדומה בנפרד, עליך להשלים תחילה את המיזוג, ולאחר מכן לערוך את השינויים במסמך הממוזג. עריכת מידע במסמך הראשי גוררת שינוי זהה במכתבים לכל הנמענים.

Microsoft Word מוסיף בלוקי כתובות, שורות ברכה ושדות אחרים במיקום נקודת הכניסה. הקפד לכלול את המרווח הנכון ואת ירידות הפיסקה לפני ואחרי שדות אלה, כפי שתעשה בכל טקסט אחר.