אם אתה מכיר את תכונת מיזוג הדואר או שאתה מעדיף לעבוד מחוץ לחלונית המשימות, באפשרותך להשתמש בסרגל הכלים (סרגל כלים: סרגל הכולל לחצנים ואפשרויות ומשמש להפעלת פקודות. כדי להציג סרגל כלים, לחץ על התאמה אישית בתפריט כלים ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה סרגלי כלים.) מיזוג דואר. הלחצנים מופיעים לפי סדר משמאל לימין.

1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   התחל מהמסמך המופיע כעת בחלון המסמך

   • לחץ על השתמש במסמך הנוכחי.

   באפשרותך להקליד את המכתב בחלון המסמך, או להמתין עד שחלונית המשימות תציג בפניך בקשה לעשות זאת בשלב מאוחר יותר.

   התחל מתבנית

   1. לחץ על התחל מתבנית.

   2. לחץ על בחירת תבנית.

   3. בכרטיסיה מיזוג דואר בתיבת הדו-שיח בחר תבנית, בחר את התבנית הרצויה ולאחר מכן לחץ על אישור.

   התחל ממסמך קיים אחר

   1. לחץ על התחל ממסמך קיים.

   2. בתיבה התחל ממסמך קיים, בחר את המסמך הרצוי ולאחר מכן לחץ על פתיחה.

      אם אינך רואה את המסמך, לחץ על קבצים נוספים ולאחר מכן לחץ על פתיחה. בתיבת הדו-שיח פתיחה, אתר את המסמך הרצוי ולאחר מכן לחץ על פתח.

2. לחץ על הבא: בחר נמענים.

1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

   התחבר לרשימת אנשי קשר של Microsoft Outlook

   1. תחת בחירת נמענים, לחץ על בחר מתוך אנשי קשר ב- Outlook.
   2. לחץ על בחירת תיקיית אנשי קשר.
   3. בתיבת הדו-שיח בחירת תיקיה של רשימת אנשי קשר, לחץ על רשימת אנשי הקשר הרצויה ולאחר מכן לחץ על אישור.

   כל אנשי הקשר בתיקיה יופיעו בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, בה תוכל לערוך את רשימת הנמענים שייכללו במיזוג.

   התחבר לסוג אחר של רשימה, כגון מסד נתונים או רשימת כתובות של Office

   1. תחת בחירת נמענים, לחץ על השתמש ברשימה קיימת.
   2. לחץ על עיון.
   3. בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים, אתר את מקור הנתונים (מקור נתונים: קובץ המכיל את המידע שימוזג למסמך. לדוגמה, רשימת השמות והכתובות בה ברצונך להשתמש במיזוג דואר. עליך להתחבר למקור הנתונים לפני שתוכל להשתמש במידע שבו.) הרצוי ולחץ עליו.

      כברירת מחדל, Microsoft Word פותח את התיקיה מקורות הנתונים שלי.

   4. לחץ על פתח.

      בהתאם לסוג מקור הנתונים שתבחר, ייתכן שיופיעו תיבות דו-שיח נוספות בהן יהיה עליך לספק מידע ספציפי.

      לדוגמה, אם מקור הנתונים שלך הוא חוברת עבודה של Microsoft Excel המכילה מידע במספר גליונות עבודה, עליך לבחור את גליון העבודה המכיל את המידע הרצוי ולאחר מכן ללחוץ על אישור.

   כל הערכים במקור הנתונים יופיעו בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, בה תוכל לערוך את רשימת הנמענים שייכללו במיזוג.

   צור רשימת כתובות פשוטה חדשה

   1. תחת בחירת נמענים, לחץ על הקלד רשימה חדשה.
   2. לחץ על יצירה.
   3. בתיבת הדו-שיח רשימת כתובות חדשה, הקלד את המידע שברצונך לכלול עבור הערך הראשון תחת הזן מידע כתובת; לדוגמה, פרטי תואר, שמות וכתובות. אין צורך למלא את כל השדות.
   4. כדי להשלים את הערך הראשון ולעבור לערך חדש, לחץ על ערך חדש.
   5. חזור על שלבים 3 ו- 4 עד להוספת כל ערכי הכתובת הרצויים, ולאחר מכן לחץ על סגור.
   6. בתיבת הדו-שיח שמירת רשימת כתובות, הקלד שם עבור רשימת הכתובות בתיבה שם הקובץ ובחר תיקיה לשמירת הרשימה.

      כברירת מחדל, רשימת הכתובות נשמרת בתיקיה מקורות הנתונים שלי. מומלץ לשמור את רשימת הכתובות כאן מכיוון שזוהי גם תיקיית ברירת המחדל שבה Microsoft Word מחפש מקורות נתונים (מקור נתונים: קובץ המכיל את המידע שימוזג למסמך. לדוגמה, רשימת השמות והכתובות בה ברצונך להשתמש במיזוג דואר. עליך להתחבר למקור הנתונים לפני שתוכל להשתמש במידע שבו.). לכן אם תרצה להשתמש ברשימת כתובות זו למיזוג דואר במועד מאוחר יותר, לא יהיה עליך לנווט בין קבצים ותיקיות כדי לאתר אותה.

   7. לחץ על שמור.
   כל הערכים ברשימה החדשה יופיעו בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, בה תוכל לערוך את רשימת הנמענים שייכללו במיזוג.
2. בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, בחר את הנמענים שברצונך לכלול.

   כיצד?

   1. בצע אחת מהפעולות הבאות:

      השתמש בתיבות הסימון לציון נמענים

      שיטה זו יעילה במיוחד אם הרשימה שלך קצרה.

      • בחר בתיבות הסימון לצד הנמענים שברצונך לכלול, ונקה את תיבות הסימון לצד הנמענים שאינך מעוניין לכלול.

      עצה

      אם ידוע לך שתרצה לכלול במיזוג את רוב הנמענים ברשימה, תוכל ללחוץ תחילה על בחר הכל ולאחר מכן לנקות רשומות ספציפיות שאינך מעוניין לכלול. באותו אופן, אם ברצונך לכלול רק רשומות בודדות ברשימה, לחץ על נקה הכל ולאחר מכן בחר ברשומות הרצויות.

      מיין את הפריטים ברשימה

      אפשרות זו שימושית אם ברצונך לראות את הפריטים בסדר אלפביתי או מספרי.

      • לחץ על כותרת העמודה של הפריט שלפיו ברצונך למיין. לדוגמה, אם ברצונך להציג את הרשימה בסדר אלפביתי לפי שמות משפחה, לחץ על כותרת העמודה שם משפחה.

      סנן את הפריטים ברשימה

      אפשרות זו שימושית אם הרשימה מכילה רשומות שאינך מעוניין לראות או לכלול במיזוג. לאחר סינון הרשימה, באפשרותך להשתמש בתיבות הסימון כדי לכלול או לא לכלול רשומות כמתואר בסעיף הקודם.

      1. לחץ על החץ לצד כותרת העמודה של הפריט שלפיו ברצונך לסנן.
      2. לחץ על אחד הערכים הבאים:
         • (ריקים) מציג את כל הרשומות שבהן השדה התואם ריק.
         • (לא ריקים) מציג את כל הרשומות שבהן השדה התואם מכיל מידע.
         • אם מקור הנתונים שלך מכיל רשומות שמופיע בהן אותו מידע וישנם בעמודה עשרה ערכים ייחודיים או פחות, באפשרותך לסנן לפי מידע ספציפי. לדוגמה, אם קיימות מספר כתובות בהן המדינה המפורטת במדינה/אזור היא אוסטרליה, באפשרותך לסנן לפי אוסטרליה.

         תיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר מציגה רק את הרשומות שצוינו. כדי להציג שוב את כל הרשומות, לחץ על (הכל).

   2. לחץ על אישור כדי לחזור לחלונית המשימות מיזוג דואר. Microsoft Word ישתמש בנמענים שציינת עבור המיזוג.

   עצות

   • לשם מיון וסינון מתקדמים, לחץ על החץ לצד שם עמודה כלשהו ולאחר מכן לחץ על (מתקדם). השתמש בכרטיסיות סנן רשומות ומיין רשומות כדי להגדיר את שאילתת המיון או הסינון הרצויה.
   • אם התקנת תוכנה לאימות כתובות, באפשרותך ללחוץ על ודא בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר כדי לאמת את הכתובות של הנמענים.

3. לחץ על הבא: כתוב את המכתב שלך.

1. אם טרם עשית זאת, במסמך הראשי, הקלד את הטקסט שברצונך שיופיע בכל מכתב אחיד.
2. הוסף שדות מיזוג (שדה מיזוג: מציין מיקום שאתה מוסיף במסמך הראשי. לדוגמה, הוסף את שדה המיזוג «עיר» כדי ש- Word יוסיף שם עיר, כגון "פריס", המאוחסן בשדה הנתונים 'עיר'.) במקומות בהם ברצונך למזג שמות, כתובות ונתונים אחרים ממקור הנתונים (מקור נתונים: קובץ המכיל את המידע שימוזג למסמך. לדוגמה, רשימת השמות והכתובות בה ברצונך להשתמש במיזוג דואר. עליך להתחבר למקור הנתונים לפני שתוכל להשתמש במידע שבו.).

   כיצד?

   1. במסמך הראשי, לחץ במקום בו ברצונך להוסיף את השדה (שדה: מערכת קודים המורה ל- Microsoft Word להוסיף טקסט, גרפיקה, מספרי עמודים ותוכן אחר לתוך מסמך באופן אוטומטי. לדוגמה, השדה DATE מוסיף את התאריך הנוכחי.).
   2. הוסף את הפריטים הבאים או חלק מהם:

      בלוק כתובת עם שם, כתובת ומידע נוסף

      1. לחץ על בלוק הכתובת.
      2. בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, בחר את רכיבי הכתובת שברצונך לכלול ואת התבנית הרצויה, ולאחר מכן לחץ על אישור.
      3. אם מופיעה תיבת הדו-שיח התאמת שדות, ייתכן של- Microsoft Word לא היתה אפשרות לאתר חלק מהמידע הנדרש עבור בלוק הכתובת. לחץ על החץ שלצד (לא זמין) ולאחר מכן בחר שדה מתוך מקור הנתונים התואם לשדה הנדרש עבור מיזוג הדואר.

      שורת ברכה

      1. לחץ על שורת ברכה.
      2. בחר את תבנית שורת הברכה, הכוללת את הפנייה, תבנית השם וסימן הפיסוק שאחרי השם.
      3. בחר את הטקסט שברצונך להציג במקרים שאין ל- Microsoft Word אפשרות לפרש את שם הנמען, למשל כאשר מקור הנתונים אינו מכיל שם פרטי או שם משפחה עבור נמען אלא שם חברה בלבד.
      4. לחץ על אישור.
      5. אם מופיעה תיבת הדו-שיח התאמת שדות, ייתכן של- Word לא היתה אפשרות לאתר חלק מהמידע הנדרש עבור שורת הכתובת. לחץ על החץ לצד (לא זמין) ולאחר מכן בחר שדה מתוך מקור הנתונים התואם לשדה הנדרש עבור מיזוג הדואר.

      שדות מידע אחרים

      1. לחץ על פריטים נוספים.
      2. בצע אחת מהפעולות הבאות:
         • כדי לבחור שדות כתובת שיתאימו אוטומטית לשדות במקור הנתונים שלך, גם אם שמות השדות במקור הנתונים אינם זהים לשמות השדות שלך, לחץ על שדות כתובת.
         • כדי לבחור שדות המקבלים תמיד נתונים ישירות מעמודה במסד נתונים, לחץ על שדות מסד נתונים.
      3. בתיבה שדות, לחץ על השדה הרצוי. 
      4. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור.
      5. אם מופיעה תיבת הדו-שיח התאמת שדות, ייתכן של- Microsoft Word לא היתה אפשרות לאתר חלק מהמידע הנדרש להוספת השדה. לחץ על החץ לצד (לא זמין) ולאחר מכן בחר שדה ממקור הנתונים התואם לשדה הנדרש עבור מיזוג הדואר.

      הערה  אם תוסיף שדה מתוך הרשימה שדות מסד נתונים ולאחר מכן תעבור למקור נתונים שאינו מכיל עמודה בעלת אותו שם, ל- Word לא תהיה אפשרות להוסיף את המידע משדה זה אל המסמך הממוזג.

      דמי דואר אלקטרוניים

      כדי להוסיף דמי דואר אלקטרוניים, תחילה עליך להתקין תוכנית של דמי דואר אלקטרוניים, כגון תוכנית שרכשת משירות ב- World Wide Web ‏(World Wide Web (WWW)‎: ענף המולטימדיה של האינטרנט המציג לא רק טקסט, אלא גם גרפיקה, צלילים ווידאו. באינטרנט, משתמשים יכולים לעבור בקלות מפריט לפריט, מדף לדף או מאתר לאתר באמצעות היפר-קישורים.).

      1. לחץ על דמי דואר אלקטרוניים.

         אם לא מותקנת במחשב שלך תוכנית לתשלום דמי דואר באופן אלקטרוני, Microsoft Word יבקש ממך להתקין תוכנית כזו ויציג הצעה להתחבר לאתר האינטרנט של Microsoft Office Online. שם תוכל לקבל מידע נוסף וקישורים לאתרים אחרים המציעים תשלום דמי דואר באופן אלקטרוני.

      2. הכנס את דמי הדואר בהתאם להוראות התוכנית.

      בר-קוד דואר

      עליך לבחור סוג תווית או מעטפה התומך בבר-קוד של POSTNET.

      1. לחץ על בר-קוד דואר.
      2. בתיבת הדו-שיח הוספת בר-קוד דואר, בחר בשדות הכתובת המתאימים.

      הערה  האפשרות בר-קוד דואר מופיעה רק בעת שימוש בגירסה באנגלית (ארה"ב) של Microsoft Word.

   3. חזור על שלבים 1 ו- 2 עבור כל השדות שברצונך להוסיף.

   הערות

   • אין באפשרותך להקליד תווי שדות מיזוג («« »») ידנית או להשתמש בפקודה סימן בתפריט הוספה. עליך להשתמש בחלונית המשימות מיזוג דואר.

   • אם שדות המיזוג מופיעים בין סוגריים מסולסלים, כגון { MERGEFIELD עיר }, הרי ש- Microsoft Word מציג קודי שדות (קוד שדה: טקסט מציין מיקום המציג את מקום הופעתו של מידע שצוין ממקור הנתונים; הרכיבים בשדה היוצרים תוצאת שדה. קוד השדה כולל את תווי השדה, סוג השדה והוראות.) במקום תוצאות שדות (תוצאות שדה: טקסט או גרפיקה הנוספים למסמך כאשר Microsoft Word מבצע הוראות שדה. בעת הדפסת המסמך או הסתרת קודי השדה, תוצאות השדה מחליפות את קודי השדה.). אין לכך השפעה על המיזוג, אך אם ברצונך להציג את התוצאות, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על קוד השדה ולאחר מכן לחץ על החלף מצב קודי שדה בתפריט הקיצור.

3. אם רצונך בכך, באפשרותך לשנות את עיצוב הנתונים הממוזגים.

   כיצד?

   כדי לעצב את הנתונים הממוזגים, עליך לעצב את שדות המיזוג במסמך הראשי. אל תעצב את הנתונים במקור הנתונים, מכיוון שהעיצוב לא יישמר כאשר תמזג את הנתונים לתוך המסמך.

   1. במסמך הראשי, בחר את השדה המכיל את המידע שברצונך לעצב, כולל תווי שדה המיזוג המקיפים אותו («« »»).
   2. בתפריט עיצוב, לחץ על גופן ולאחר מכן בחר באפשרויות הרצויות.

   עיצוב באמצעות קודי שדות

   כדי לשלוט בהיבטים אחרים של העיצוב, הקש ALT+F9 כדי להציג את קודי השדות (קוד שדה: טקסט מציין מיקום המציג את מקום הופעתו של מידע שצוין ממקור הנתונים; הרכיבים בשדה היוצרים תוצאת שדה. קוד השדה כולל את תווי השדה, סוג השדה והוראות.) ולאחר מכן הוסף בוררים (בורר: בעת עבודה עם שדות, הוראה מיוחדת הגורמת לפעולה מסוימת להתרחש. בדרך כלל, בורר נוסף לשדה כדי לשנות תוצאה.) לשדות המיזוג.

   לדוגמה:

   • כדי להציג את המספר "34987.89" כ- "$34,987.89", הוסף בורר תמונה מספרית ‎(\# $#,###.00)‎.
   • כדי להדפיס שמות לקוחות באותיות רישיות (באנגלית), הוסף את הבורר של עיצוב אותיות רישיות ‎(\* Upper)‎.
   • כדי להבטיח שהמידע הממוזג יופיע באותו גופן ובאותו גודל בנקודות המוחלים על שדה המיזוג, הוסף את הבורר ‎\* MERGEFORMAT.
4. לאחר השלמת המסמך הראשי והוספת כל שדות המיזוג, לחץ על שמירה בשם בתפריט קובץ. תן שם למסמך ולאחר מכן לחץ על שמור.
5. לחץ על הבא: סקור את המכתבים שלך.

1. סקור את הפריטים. בצע אחת מהפעולות הבאות:
   • כדי לסקור את הפריטים לפי סדר, לחץ על לחצני החיצים .
   • כדי לאתר פריט ספציפי ולהציגו, לחץ על חיפוש נמען ולאחר מכן הזן את הקריטריונים לחיפוש בתיבת הדו-שיח חיפוש ערך.
2. אם יש צורך בכך, בצע שינויים אחרונים ברשימת הנמענים. בצע אחת מהפעולות הבאות:
   • כדי להוציא נמען מסוים מהמיזוג, לחץ על אל תכלול נמען זה.
   • כדי לשנות את רשימת הנמענים, לחץ על עריכת רשימת נמענים ולאחר מכן בצע את השינויים בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר.
3. לחץ על הבא: השלם את פעולת המיזוג.

בצע אחת מהפעולות הבאות: