מקור נתונים דומה לטבלה. כל עמודה במקור הנתונים מתייחסת לקטגוריה של מידע, או לשדה נתונים - לדוגמה, שם פרטי, שם משפחה, כתובת מגורים ומיקוד.

השם של כל שדה נתונים מופיע בשורת התאים הראשונה, הנקראת רשומת הכותרת. כל שורה עוקבת מכילה רשומת נתונים אחת, שהיא ערכה מלאה של מידע הקשור אליה - לדוגמה, השם והכתובת של נמען יחיד.

עם השלמת המיזוג, מידע של נמען בודד ממופה אל השדות שכללת במסמך הראשי (מסמך ראשי: בפעולת מיזוג דואר ב- Word, המסמך המכיל את הטקסט והגרפיקה הזהים עבור כל גירסה של המסמך הממוזג, לדוגמה, כתובת השולח או ברכה במכתב אחיד.).

כברירת מחדל, החיבור למקורות נתונים מתבצע דרך תיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים. אם אתה כבר משתמש במקור נתונים מסוים (כגון, רשימת אנשי קשר של Microsoft Outlook או מסד נתונים של Microsoft Access), באפשרותך להתחבר אליו ישירות באמצעות חלונית המשימות מיזוג דואר.

אם אין ברשותך מקור נתונים קיים, באפשרותך גם ליצור מקור נתונים ישירות באמצעות חלונית המשימות. אם דרושה לך רשימת כתובות פשוטה, חלונית המשימות מיזוג דואר תדריך אותך במהלך יצירת רשימת כתובות של Microsoft Office. לחלופין, באפשרותך ליצור רשימה מורכבת יותר באמצעות תיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים.

לאחר שאתה מתחבר למקור הנתונים, מידע הנמענים מופיע בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, בה באפשרותך לבחור אילו נמענים לכלול במיזוג.

לדוגמה, אם ברצונך לפנות ללקוחות באזורי מיקוד מסוימים, באפשרותך לבחור לקוחות אלה בלבד. באפשרותך להשתמש בתיבת דו-שיח זו גם לביצוע פעולות סינון ומיון מתקדמות יותר.