מאת Connie Miller

האם עיצוב טקסט יכול להיעלם? התשובה היא כן, אם תעצב את הטקסט בקובץ נתונים ולאחר מכן תמזג אותו לתוך יישום. למד מה גורם להיעלמות זו וגלה כיצד לעצב טקסט בפרסומים ממוזגים כך שהעיצוב יישמר.

שאלה מההערות שלך

ידעתי מהו המראה הרצוי של הטקסט במסמכים הממוזגים, לכן השקעתי זמן בהחלת גופנים וצבעים על הטקסט בקובץ הנתונים שלי. לאחר מכן ביצעתי מיזוג דואר, והטקסט במסמכים הממוזגים היה טקסט שחור רגיל בגופן Arial‏. מה קרה לעיצוב שלי ואיך אוכל לתקן זאת?

עצה מתיבת התשובות

לרוע המזל, מה שקרה זה מה שהיה אמור לקרות. תוכניות מסד נתונים וגיליונות אלקטרוניים, כגון Microsoft Office Access ו- Microsoft Office Excel מאחסנים את המידע שאתה מקליד בתאים כנתונים גולמיים. עיצובים שאתה מחיל, כגון גופנים וצבעים, אינם מאוחסנים עם הנתונים הגולמיים. במקום זאת, התוכנית מחילה מחדש את העיצוב בכל פתיחה של קובץ מסד נתונים או גיליון אלקטרוני. בעת מיזוג מידע מקובץ נתונים למסמך Word, אתה ממזג את הנתונים הגולמיים ללא העיצוב המוחל.

אין דרך להחזיר את הזמן שהשקעת בעיצוב קובץ הנתונים. אולם, החדשות הטובות הן שאתה בהחלט יכול לעצב טקסט כך שייראה בדיוק כפי שאתה רוצה במסמכים הממוזגים שלך, ופעולה זו לא תגזול זמן רב.

אכסה שתי גישות לעיצוב טקסט במסמכים ממוזגים, ואתן לך מספר עצות מתי להשתמש באיזו גישה:

עצב שדות במסמך הראשי

נאמר שאתה יוצר מכתבים אחידים לדיוור בכמות גדולה. ברצונך שהמחירים שיופיעו במכתבים יהיו מודגשים ובצבע כחול כדי להבליטם. מה תעשה?

כבר למדת מניסיונך המר שהחלת עיצוב על מחירים בעמודת המחיר של קובץ הנתונים אינה מביאה אותך למקום הרצוי. אך בוודאי אינך צריך לעצב את המחיר בכל אחד מ- 2,000, או כמה שלא יהיו, המכתבים שבכוונתך לשלוח.

ישנו פתרון פשוט ונוח לבעיה זו באמצע הדרך: החל עיצוב על שדות במסמך הראשי.

רק רענון קצר — במקרה שאתה טרוד בדברים אחרים ושכחת חלק מאוצר המילים של מיזוג הדואר. במיזוג דואר אתה מתחיל במסמך הראשי. מסמך התחלתי זה מכיל את המידע שיהיה זהה בכל עותק של המסמך הממוזג. הוא כולל מצייני מיקום (הנקראים שדות) עבור המידע שיהיה ייחודי בכל עותק.

שדות, המשמשים כמצייני מיקום עבור מידע ייחודי, מוקפים בסוגריים זוויתיים (« ») במסמך הראשי.

לדוגמה, במכתב האחיד עם המחירים המודגשים ובכחול, גוף המכתב יהיה זהה תמיד — אך הכתובת, הברכה והמחיר יהיו ייחודיים בכל עותק.

במסמך הראשי, אתה מקליד את טקסט גוף המסמך ולאחר מכן מוסיף שדות עבור כתובת, ברכה ומחיר. המשפט הכולל את השדה 'מחיר' נראה דומה לזה, כאשר «מחיר» הוא השדה:

"הפריט שהזמנת במיוחד יעלה «מחיר». נא לשלוח את התשלום המלא בהקדם האפשרי."

כדי שהמחיר יופיע בגופן מודגש בצבע כחול בכל עותק ממוזג של המכתב, כל שעליך לעשות הוא לבחור את השדה ולעצב אותו, בדיוק כפי שהיית מעצב כל טקסט. ודא שהעיצוב כולל את הסוגריים הזוויתיים (« ») המקיפים את השדה.

במסמך הראשי, השדה המעוצב עשוי להיראות בערך כך:

"הפריט שהזמנת במיוחד יעלה . נא לשלוח את התשלום המלא בהקדם האפשרי."

לאחר שתעצב את כל השדות במסמך הראשי לפי רצונך, תהיה מוכן להציג את המסמכים הממוזגים בתצוגה מקדימה ולהמשיך במיזוג.

הוסף בורר קטן ונחמד לקודי שדות

באפשרותך להשיג בדיוק את אותה תוצאה על-ידי עבודה עם קודי שדה מאחורי השדות, במקום עם השדות עצמם. כדי להציג את הקודים מאחורי השדות במסמך הראשי, הקש ALT+F9‏. כאשר קודי השדה מוצגים, המשפט שמכיל את השדה 'מחיר' עשוי להיראות כך, כאשר { MERGEFIELD "מחיר" } הוא קוד השדה עבור השדה 'מחיר':

"הפריט שהזמנת במיוחד יעלה { MERGEFIELD "מחיר" }. נא לשלוח את התשלום המלא בהקדם האפשרי."

כדי לעצב את השדה 'מחיר', בצע שני שלבים:

1. עצב את האות הראשונה בקוד השדה (רק אות זו — לא יותר) בדיוק כפי שהיית רוצה שהטקסט ייראה במסמכים הממוזגים. במקרה זה, תחיל עיצוב גופן מודגש וכחול רק על M.
2. הקלד את הבורר Charformat‏ (‎\*Charformat) בתוך הסוגריים המסולסלים.

לאחר ביצוע שלבים אלה, שדה הקוד ייראה כך:

• הקו הנטוי ההפוך מתחיל את הבורר.
• הכוכבית מגדירה את הבורר כבורר לעיצוב תווים.
• "Charformat" פירושו שהעיצוב של האות הראשונה של קוד השדה תוחל על כל השדה.

  מידע נוסף  ב- Word ישנם סוגי שדות רבים ושונים. שדה MERGEFIELD, כגון השדה «מחיר», משמש כמציין מיקום במסמך הראשי של מיזוג דואר עבור מידע מקובץ הנתונים.

לאחר שתסיים להוסיף את הבורר לקוד השדה, הקש שוב ALT+F9 כדי להסתיר את קודי השדה ולהציג את מצייני המיקום. אל תצפה שהעיצוב שזה עתה החלת באמצעות הבורר יופיע מיד בשדה «מחיר». כדי לראות את העיצוב, הצג את המסמכים הממוזגים בתצוגה מקדימה.

 הערה    אם ביצעת את ההוראות למעלה ועיצבת את האות הראשונה של קוד השדה, הקלדת את הבורר Charformat והצגת את המסמכים הממוזגים בתצוגה מקדימה, אך השדה עדיין אינו מעוצב, נסה זאת: בקוד השדה, בחר והחל עיצוב גם על הרווח שלפני האות הראשונה, בנוסף לאות הראשונה עצמה. את השאר בצע באותה דרך. כאשר תציג תצוגה מקדימה, השדה צריך להיות מעוצב.

בתיבה 'למידע נוסף', תמצא קישור לקבלת מידע נוסף אודות שימוש בבוררים לעיצוב תווים.

שתזכה להרבה מיזוגים שמחים,

Connie, מפקחת תיבת התשובות

אודות המחבר

Connie Miller, כתבת בצוות הסיוע למשתמשי Microsoft Office, אוספת שאלות והצעות המגיעות אל 'תיבת התשובות של Word' ועונה עליהם. כדי לשלוח שאלה או הצעה, לחץ על משוב.