מאת Connie Miller

נראה שמיזוג הדואר פועל היטב, אך פתאום שמת לב שמחירים, תאריכים ומספרים אחרים אינם נראים כהלכה במסמכים הממוזגים. המשך לקרוא כדי ללמוד כיצד למנוע בעיה זו.

---

שאלה מההערות שלך

הנתונים שלי נמצאים בגליון עבודה של Excel. כשאני מבצע מיזוג דואר, המחירים בעמודה 'מחירים' אינם שומרים על תבנית המטבע הנכונה. הצילו!

עצה מתיבת התשובות

דברים קטנים ומתסכלים, כמו מספרים שלא מתמזגים נכון, עלולים לסבך פרויקט מיזוג דואר שלם.

למרבה המזל, באפשרותך להשתמש במספר גישות שונות כדי שכל מספר - מטבע, אחוזים, תאריכים, קודי מיקוד עם אפס בהתחלה - ייראה בדיוק כפי שאתה רוצה. הטבלה להלן מפרטת את הגישות ומספקת את העצות שלי מתי להשתמש בהן. לאחר הטבלה, תראה פרטים נוספים אודות הדרך המדויקת שבה פועלת כל גישה.

שימוש בחילופי מידע דינאמיים

חילופי מידע דינאמיים (DDE) זו אחת השיטות הזמינות במערכת ההפעלה Microsoft Windows‎(r)‎ להעברת נתונים בין יישומים. שיטה זו משתמשת בזיכרון משותף כדי להחליף נתונים. אם תשתמש בשיטות העברת נתונים אחרות, תיתקל בבעיה: נתונים מגליון העבודה מועברים בתבנית המקורית שבה הם מאוחסנים ב-Excel, במקום בעיצוב שהחלת עליהם בתאי גליון העבודה.

כדי לבחור בשיטת העברת הנתונים DDE בעת התחברות לגליון עבודה של Excel במהלך מיזוג דואר, כל שעליך לעשות הוא לבחור תיבת סימון אחת ב- Word:

1. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה כללי.
2. לחץ על אשר המרות בעת הפתיחה.

בשלב בתהליך מיזוג הדואר שבו מתבצע החיבור לקובץ הנתונים, לאחר איתור גליון העבודה של Excel שאליו ברצונך להתחבר, תופיע תיבת הדו-שיח אישור מקור נתונים. לחץ על MS Excel Worksheets via DDE (*.xls‎) ולאחר מכן לחץ על אישור. בתיבת הדו-שיח Microsoft Excel, עבור טווח נקוב או טווח תאים, בחר את טווח התאים או את גליון העבודה המכיל את המידע שברצונך למזג ולאחר מכן לחץ על אישור. המספרים מהגיליון האלקטרוני של Excel במסמכים הממוזגים ייראו כעת זהים לתאי גליון העבודה.

 הערה    יהיה זה רעיון טוב לבטל את האפשרות אשר המרות בעת הפתיחה לאחר שתסיים את מיזוג הדואר. אחרת, תתבקש לאשר את מקור הנתונים כאשר יהיה זה הדבר האחרון שיעניין אותך.

השתמש בקודי שדה ב- Word

מכיוון שגישת ה- DDE עובדת כל כך חלק, ייתכן שתתפתה להפסיק לקרוא כאן. אולם כדאי להמשיך ללחוץ, משום שמעט לימוד על קודי שדה יכול להעניק לך הרבה יותר שליטה על תוצאות מיזוג הדואר.

עיצוב מטבע ומספרים אחרים באמצעות קודי שדה

הבא נתחיל בדוגמה. נאמר שהוספת שדה 'מחיר' למכתב אחיד שאתה מכין למיזוג דואר. במסמך הראשי, השדה ייראה בערך כך, כאשר "מחיר" הוא השדה:

האביזר שהזמנת יעלה «מחיר».

לחץ על ALT+F9 ותראה את הקוד שמאחורי השדה. הקוד ייראה כך:

האביזר שהזמנת יעלה { MERGEFIELD "מחיר" }.

באפשרותך לשלוט בעיצוב של המחירים בשדה זה על-ידי הקלדת מספר תווים נוספים (כלומר, על-ידי הוספת בורר עיצוב) בתוך הסוגריים מסולסלים.

כדי לכלול:

• סימן דולר
• ארבע ספרות כברירת מחדל ורווח, אם למספר שאתה ממזג יש רק שלוש ספרות
• שני מקומות עשרוניים
• ופסיק בין המספר הראשון והשני

זה מה שעליך להקליד (מוצג באותיות מודגשות) בקוד השדה:

{ MERGEFIELD "מחיר" ‎\# $#,###.00 }

כשתסיים להקליד, הקש ALT+F9 כדי להסתיר את קודי השדה. כעת כשתמזג, כל המחירים יעוצבו בדיוק בדרך הרצויה (באפשרותך להשתמש באותה גישה עם מספרים שאינם מחירים).

הנה פירוט של הרכיבים בבורר שבו השתמשנו:

1. שם השדה שהוספת למסמך הראשי. מתאים לעמודה בגליון העבודה של Excel.
2. קו נטוי הפוך, אשר מתחיל את בורר העיצוב.
3. הגדרה של הבורר - במקרה זה, עיצוב מספרים.
4. תווים שברצונך לכלול - לדוגמה $ שמופיע לפני כל מחיר.
5. מספר הספרות המרבי. אם מספר כולל פחות ספרות, Word משאיר רווח. הקלד פסיקים במקום שבו ברצונך שיופיעו במספר.
6. נקודה עשרונית, הקלד במקום שבו ברצונך שתופיע. האפסים מציינים את מספר הספרות המרבי לאחר הנקודה העשרונית. אם יש פחות ספרות, Word מוסיף אפס.

בתיבה 'למידע נוסף', תמצא קישור (הנקרא בורר שדה תמונה מספרית) לקבלת מידע נוסף אודות עיצוב מספרים באמצעות בורר.

עיצוב תאריכים באמצעות קודי שדה

באפשרותך גם להשתמש בבורר עיצוב כדי שתאריכים מעמודה 'תאריך' בגיליון האלקטרוני ייראו בדיוק כפי שאתה רוצה במסמכים הממוזגים. אם תוסיף שדה תאריך למסמך הראשי ולאחר מכן תקיש ALT+F9, תראה:

{ MERGEFIELD "תאריך" }

כדי שכל התאריכים במסמכים הממוזגים יהיו בתבנית פברואר 18, 2008 (ללא תלות באופן עיצוב התאריכים בתאי גליון העבודה), באפשרותך להוסיף בורר עיצוב זה (מוצג באותיות מודגשות) לקוד השדה:

{ MERGEFIELD "תאריך" ‎\@ "MMMM d, yyyy" }

בתיבה 'למידע נוסף', תוכל למצוא קישור (הנקרא בורר שדה תמונת תאריך-שעה) לקבלת מידע נוסף אודות עיצוב תאריכים באמצעות בורר.

עיצוב תאים בגליון עבודה של Excel

גישה זו עשויה להתאים בדיוק אם אתה יוצר גליון עבודה חדש של Excel לשימוש בפרויקט מיזוג דואר. בדרכים מסוימות, זו הגישה הישירה ביותר מכיוון שבאפשרותך להגדיר תאריכים, אחוזים ומספרים אחרים בגליון העבודה בדיוק כפי שתרצה שייראו ב- Word לאחר המיזוג. בכל מיזוג, הם ייראו כך.

בעיות עיצוב מספרים במיזוג דואר מתרחשות כאשר תאים המכילים את המספרים בגליון העבודה של Excel מעוצבים כמספר, מטבע, תאריך, אחוז וכן הלאה. הפתרון לכך שמספרים ייראו כהלכה בעת מיזוג, הוא לעצב את התאים שמכילים מספרים כטקסט. כאשר תאים מעוצבים כטקסט, באפשרותך להקליד את המספרים בתאים בדיוק כפי שהיית רוצה שהם ייראו (עם סימן דולר, אפסים וכן הלאה). כך הם יתמזגו בדיוק כפי שהקלדת אותם.

1. כדי להגדיר עיצוב תאים ב-Excel, בחר את העמודה שמכילה את התאים שברצונך להגדיר.
2. בתפריט עיצוב לחץ על תאים ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה מספר.
3. תחת קטגוריה, לחץ על טקסט.

עצה טובה אודות אפסים תחיליים במיקוד

למעשה, אינך צריך לעצב כטקסט תאים המכילים מיקוד, כדי שמספרי מיקוד המתחילים באפס יתמזגו כהלכה. בעת הקלדת המיקוד בתא, פשוט הקלד גרש לפני האפס התחילי. הגרש אינו נראה בתא. הוא רק גורם לאפס "להתנהג יפה".

שתזכה להרבה מיזוגים שמחים,

Connie, מפקחת תיבת התשובות

“”

אודות המחבר

Connie Miller, כתבת בצוות הסיוע למשתמשי Microsoft Office, אוספת נושאים המגיעים לתשומת לב 'תיבת התשובות של Word' ועונה עליהם. כדי לשלוח שאלה מפורטת משלך שייתכן שנוכל לענות עליה, שלח משוב.