יצירה והדפסה של תוויות עבור דברי דואר לנמענים מרובים

כאשר ברצונך להשתמש בתוויות כתובות כדי לשלוח דברי דואר לנמענים מרובים, באפשרותך להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור גיליון של תוויות כתובות. כל תווית מכילה כתובת מהרשימה שלך.

תהליך מיזוג הדואר דורש את השלבים הכוללים הבאים:

  1. הגדרת התוויות. הגדרת פריסת התוויות מתבצעת פעם אחת עבור כל התוויות במיזוג הדואר. במיזוג דואר, המסמך בו אתה משתמש כדי לעשות זאת קרוי המסמך הראשי. במסמך הראשי של התווית, באפשרותך גם להגדיר כל תוכן שברצונך שיחזור בכל תווית, כגון סמל חברה או כתובת השולח בתוויות משלוח.
  2. חיבור התוויות לרשימת הכתובות שלך. רשימת הכתובות שלך היא מקור הנתונים אשר בו משתמש Microsoft Office Word במיזוג הדואר. זה קובץ המכיל את הכתובות שיודפסו בתוויות.
  3. מיקוד רשימת הנמענים. Word יוצר תווית עבור כל כתובת ברשימת הדיוור שלך. אם ברצונך ליצור תוויות רק עבור כתובות מסוימות ברשימת הדיוור שלך, באפשרותך לבחור את הכתובות או את הרשומות שייכללו.
  4. הוספת מצייני מיקום, הקרויים שדות מיזוג דואר, לתוויות. בעת מיזוג הדואר, שדות מיזוג הדואר מתמלאים במידע מרשימת הכתובות שלך.
  5. תצוגה מקדימה של המיזוג והשלמתו. באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה כל תווית לפני שתדפיס את הקבוצה כולה.

פקודות בכרטיסיה דברי דואר משמשות לביצוע מיזוג דואר.

 עצה   באפשרותך לבצע מיזוג דואר גם באמצעות חלונית המשימות מיזוג דואר המנחה אותך צעד אחר צעד לאורך התהליך. כדי להשתמש בחלונית המשימות, בקבוצה התחל מיזוג דואר בכרטיסיה דברי דואר, לחץ על התחל מיזוג דואר ולאחר מכן לחץ על אשף מיזוג דואר צעד אחר צעד. בשלב 1 של התהליך, תחת בחירת סוג מסמך, לחץ על תוויות.

תמונת רצועת הכלים של Word

הגדרת התוויות

רוב הסיכויים שכבר יש לך חבילה של גליונות תוויות מאחד מספקי גליונות התוויות, כגון Avery‏, AOne או Formtec. כל גיליון הוא בגודל מסוים ומכיל מספר מסוים של תוויות בממדים ספציפיים.

כדי להגדיר את המסמך הראשי של התווית, עליך להתאים את הממדים של מסמך זה לממדי התוויות בגליונות שברשותך.

  1. הפעל את Word.

מסמך ריק נפתח כברירת מחדל. השאר אותו פתוח. אם תסגור אותו, הפקודות בשלב הבא לא יהיו זמינות.

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה הפעלת מיזוג דואר, לחץ על הפעל מיזוג דואר.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. לחץ על תוויות.
  2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות תווית, עליך לבצע מספר בחירות.

תיבת הדו-שיח אפשרויות תווית

הסבר 1 סוג המדפסת בה אתה משתמש כדי להדפיס תוויות
הסבר 2 הספק המייצר את גליונות התוויות שלך
הסבר 3 המספר התואם למספר המוצר המפורט בחבילה של גליונות התוויות שלך

הצגמספר המוצר עבור גליונות התוויות שלי אינו תואם לאף אחת מהאפשרויות בתיבת הדו-שיח אפשרויות תווית

עדיין באפשרותך להדפיס את התוויות. כל שעליך לעשות הוא לבצע התאמה אישית שלהן.

  1. מדוד את התוויות בגיליון שברשותך ורשום את המידות ואת מספר התוויות שמכיל גיליון יחיד.

 הערה   מדוד את התוויות בקפידה. ייתכן שגודל התווית בפועל קטן יותר מהגודל שציין יצרן התוויות. לדוגמה, תווית בגודל של 2.54 על 5.08 ס"מ עשויה בפועל להיות בגובה של 2.38 ס"מ וברוחב של 4.92 ס"מ.

  1. ברשימה מספר מוצר, בחר סוג של תווית הדומה בגודלה לתוויות שלך.

אם אינך רואה את סוג התווית הרצוי בתיבה מספר מוצר, אולי תוכל להשתמש באחת מהתוויות האחרות המפורטות או ליצור גודל תוויות חדש.

  1. לחץ על פרטים ולאחר מכן השווה בין ממדי התווית לבין מספר התוויות בגיליון (עבור תוויות המודפסות במדפסות לייזר ובמדפסות הזרקת דיו) או לבין מספר העמודות בטופס התוויות (עבור תוויות המודפסות במדפסות סיכות).
  2. בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • אם הממדים ופריסת התוויות מתאימים לאלה של התוויות שברשותך, השתמש בסוג זה של תוויות.
    • אם הממדים והפריסה אינם תואמים לממדים ולפריסה שלך, לחץ על ביטול והמשך לשלב 5.
  3. בתיבת הדו-שיח אפשרויות תווית, לחץ על סוג המדפסת (מדפסות הזנה רציפה או מדפסות עמודים) ולאחר מכן לחץ על תווית חדשה.
  4. הקלד שם בתיבה שם תווית, בחר גובה, רוחב, שוליים ואפשרויות אחרות עבור התווית שלך ולאחר מכן לחץ על אישור.

התווית החדשה מופיעה בתיבה מספר מוצר כשם תווית - מותאם אישית. התווית ממוקמת גם בקטגוריה אחר/מותאם אישית. בפעם הבאה שתשתמש בתוויות המותאמות אישית, הקפד לבחור באחר/מותאם אישית ברשימה ספקי תוויות.

  1. לאחר בחירה באפשרויות התוויות הרצויות, לחץ על אישור.

Word יוצר מסמך המכיל את גליון התוויות. Word עושה שימוש בטבלה כדי לפרוס את התוויות. אם אינך רואה קווים המפרידים בין התוויות, לחץ על הכרטיסיה פריסה תחת כלי טבלאות ולאחר מכן, בקבוצה טבלה, לחץ על הצג קווי רשת.

חידוש מיזוג דואר

אם עליך להפסיק את פעולת מיזוג הדואר, באפשרותך לשמור את המסמך הראשי של התווית ולחדש את המיזוג מאוחר יותר. Word שומר על מקור הנתונים ועל מידע השדה. אם השתמשת בחלונית המשימות מיזוג דואר, Word חוזר למקום שלך בחלונית המשימות בעת חידוש המיזוג.

  1. כאשר תהיה מוכן לחדש את המיזוג, פתח את המסמך.

Word מציג הודעה המבקשת ממך לאשר אם ברצונך לפתוח את המסמך; פתיחת המסמך תפעיל פקודת SQL.

  1. מאחר שמסמך זה מחובר למקור נתונים וברצונך לאחזר את הנתונים, לחץ על כן. אם היית פותח מסמך ולא היית מודע לכך שהוא מחובר למקור נתונים, היה באפשרותך ללחוץ על לא כדי למנוע גישה לנתונים העלולה להיות זדונית.

הטקסט של המסמך, יחד עם כל השדות שהוספת, מופיעים.

  1. לחץ על הכרטיסיה דברי דואר וחדש את עבודתך.

לראש הדף לראש הדף

חיבור התוויות לרשימת הכתובות שלך

כדי למזג מידע אל התוויות, עליך לחבר את התוויות לרשימת הכתובות שלך הידועה גם כמקור נתונים או כקובץ נתונים. אם עדיין אין לך קובץ נתונים, באפשרותך ליצור את הקובץ תוך כדי מיזוג הדואר.

בחירת קובץ נתונים

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה הפעלת מיזוג דואר, לחץ על בחר נמענים.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • אם ברצונך להשתמש ברשימת אנשי הקשר שלך ב- Microsoft Office Outlook, לחץ על בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook.

הצגעצות לגבי עבודה עם רשימת אנשי הקשר של Microsoft Office Outlook

ההתחברות לתיקיית אנשי הקשר של Office Outlook היא בדרך כלל תהליך חלק, אך לעתים ייתכן שתיתקל בבעיה. להלן פתרונות לבעיות נפוצות בהן אתה עשוי להיתקל:

אין באפשרותי למצוא את תיקיית אנשי הקשר שלי ב- Outlook

ייתכן שתצטרך להפעיל את המאפיין הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני ב- Outlook או ייתכן שתצטרך לשנות את פרופיל המשתמש שלך ב- Outlook.

הפעלת המאפיין הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני

  1. ב- Microsoft Office Outlook, בתפריט בצע, לחץ על אנשי קשר.
  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה אנשי קשר המכילה את המידע בו ברצונך להשתמש עבור מיזוג דואר ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.
    מאפייני אנשי קשר ב- Outlook
  3. בכרטיסיה פנקס כתובות של Outlook, ודא שתיבת הסימון הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני נבחרה ולאחר מכן לחץ על אישור.

חזור לעצות של Outlook

שינוי פרופיל המשתמש שלך ב- Outlook

פרופיל משתמש Outlook הוא קבוצה של חשבונות דואר אלקטרוני ופנקסי כתובות. בדרך כלל אתה זקוק לפרופיל אחד בלבד, אך אם אתה חולק את המחשב שלך עם אנשים אחרים או משתמש בפנקסי כתובות שונים למטרות שונות, באפשרותך להגדיר יותר מפרופיל אחד. אם בעת תחילת מיזוג הדואר אתה משתמש בפרופיל אשר אינו כולל את תיקיית אנשי הקשר שבה ברצונך להשתמש, תיקיה זו לא תהיה זמינה.

כדי לעבור לפרופיל משתמש אחר, פשוט הפעל מחדש את Outlook. כשתתבקש לבחור פרופיל, בחר את הפרופיל המכיל את תיקיית אנשי הקשר בה ברצונך להשתמש במיזוג הדואר.

אם לא תתבקש לבחור פרופיל ואתה יודע שיש לך יותר מפרופיל אחד, ייתכן שתרצה להגדיר את Outlook כך שיבקש ממך לבחור פרופיל. כך תוכל לבצע זאת:

  1. צא מ- Outlook.
  2. בלוח הבקרה, עבור לתצוגה קלאסית ולאחר מכן לחץ על דואר.
  3. לחץ על הצגת פרופילים.
  4. כדי שתתבקש לבחור פרופיל בכל פעם שתפעיל את Outlook, לחץ על הצג בקשה לבחירת פרופיל בו ייעשה שימוש ולאחר מכן לחץ על אישור.


חזור לעצות של Outlook

אני מקבל הודעות שגיאה אודות לקוחות דואר וטבלאות

אם אתה מנסה להתחבר לתיקיית אנשי הקשר שלך במהלך מיזוג דואר ב- Word ו- Outlook אינו מוגדר כתוכנית הדואר האלקטרוני המשמשת כברירת מחדל ב- Windows Internet Explorer, תקבל הודעה האומרת:

"אין לקוח דואר המשמש כברירת מחדל או שלקוח הדואר הנוכחי אינו יכול למלא את בקשת העברת ההודעה. נא הפעל את Microsoft Office Outlook והגדר אותו כלקוח הדואר המשמש כברירת מחדל".

כדי להימנע מקבלת הודעה זו במהלך מיזוג דואר, בצע את הפעולות הבאות:

  1. צא מ- Word.
  2. בתפריט כלים של Internet Explorer, לחץ על אפשרויות אינטרנט ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה תוכניות.
  3. תחת דואר אלקטרוני, לחץ על Microsoft Office Outlook ולאחר מכן לחץ על אישור.

הפעל שוב את Word, פתח את מסמך מיזוג הדואר והתחבר לתיקיית אנשי הקשר שלך ב- Outlook.

חזור לעצות של Outlook

אין באפשרותי להתחבר לתיקיית אנשי קשר של Outlook ב'תיקיות ציבוריות'

אם תפעיל מיזוג דואר ב- Word ותנסה להתחבר לתיקיית אנשי קשר של Outlook ב'תיקיות ציבוריות', תקבל הודעה בנוסח הבא:

"לא ניתן להשלים פעולה זו עקב כשלים בתיבת הדו-שיח או במנגנון מסד הנתונים. נסה שנית מאוחר יותר".

אם תנסה שנית מאוחר יותר, תקבל הודעה זהה.

כדי להשתמש בתיקיית אנשי קשר של 'תיקיות ציבוריות' כקובץ הנתונים עבור מיזוג הדואר, עליך להפעיל את מיזוג הדואר מתוך Microsoft Office Outlook.

חזור לעצות של Outlook

ברצוני להשתמש בפנקס הכתובות שלי ב- Outlook Express כתיקיית אנשי הקשר שלי

אין באפשרותך להתחבר לסוג זה של פנקס כתובות במהלך מיזוג דואר. במקום זאת, יצא את פנקס הכתובות של Microsoft Outlook Express כקובץ טקסט ‎.csv ולאחר מכן התחבר אליו בתבנית זו.

ייצוא פנקס הכתובות שלך ב- Outlook Express

  1. הפעל את Outlook Express.
  2. בתפריט קובץ, הצבע על יצא ולאחר מכן לחץ על פנקס כתובות.
  3. בתיבת הדו-שיח כלי ייצוא פנקס כתובות, לחץ על Text File (Comma Separated Values)‎ ולאחר מכן לחץ על יצא.
  4. בתיבה שמור קובץ מיוצא בשם, הקלד שם קובץ עבור הקובץ המיוצא ולאחר מכן לחץ על עיון.
  5. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, ברשימה שמור ב, בחר את המיקום בו ברצונך לשמור את הקובץ ולאחר מכן לחץ על שמור. נוח לשמור קבצי נתונים בתיקיה מקורות הנתונים שלי בתיקיה המסמכים שלי. במיקום זה Word מחפש תחילה את קבצי הנתונים כשאתה מנסה לאתר אותם במהלך מיזוג דואר.
  6. לחץ על הבא. בחר בתיבות הסימון לצד השדות שברצונך לייצא ולאחר מכן לחץ על סיום.

 הערה   בעת ההחלטה אילו שדות לייצא, חשוב על המכתבים האחידים, הודעות הדואר האלקטרוני או התוויות שבכוונתך ליצור באמצעות מיזוג הדואר. לדוגמה, אם אינך כולל אף פעם כינויים או אתרי אינטרנט אישיים במסמכים הממוזגים שלך, אל תייצא שדות אלה.

  1. לאחר שתקבל את ההודעה שהליך הייצוא הושלם, לחץ על אישור.
  2. כדי לסגור את תיבת הדו-שיח כלי ייצוא פנקס כתובות לחץ על סגור ולאחר מכן צא מ- Outlook Express.

לאחר שתחזור ל- Word ותבצע את מיזוג הדואר, ותגיע לשלב בו אתה מתחבר לקובץ נתונים, לחץ על האפשרות השתמש ברשימה קיימת ודפדף כדי לאתר את קובץ ‎.csv שזה עתה ייצאת. לפני שהקובץ ייפתח, ייתכן שתתבקש לבחור את התו המפריד שיפריד בין עמודה אחת לשניה ברשימת הכתובות שלך. לחץ על פסיק ולאחר מכן לחץ על אישור.


חזור לעצות של Outlook

  • אם ברשותך גליון עבודה של Microsoft Office Excel, מסד נתונים של Microsoft Office Access או סוג אחר של קובץ נתונים, לחץ על השתמש ברשימה קיימת ולאחר מכן אתר את הקובץ בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים.

עבור Office Excel, באפשרותך לבחור נתונים מכל גליון עבודה או טווח בעל שם בתוך חוברת עבודה. עבור Office Access, באפשרותך לבחור נתונים מכל טבלה או שאילתה (שאילתה: אמצעי לחיפוש כל הרשומות המאוחסנות במקור נתונים אשר מתאימות לקבוצת קריטריונים שציינת. שאילתות יכולות להכיל אופרטורים, מרכאות, תווים כלליים וסוגריים כדי לסייע במיקוד החיפוש.) המוגדרות במסד הנתונים. עבור סוג אחר של קובץ נתונים בחר את הקובץ בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים. אם הקובץ אינו מופיע ברשימה, בחר את סוג הקובץ המתאים או בחר באפשרות All Files בתיבה קבצים מסוג. במיזוג דואר, באפשרותך להשתמש בסוגים הבאים של קבצי נתונים:

הצגעצות עבור עיצוב נתונים ב- Office Excel

אם קובץ הנתונים שלך הוא גליון עבודה של Office Excel הכולל אחוזים, ערכי מטבע או מיקודי דואר, באפשרותך לשמר את העיצוב המספרי של הנתונים באמצעות חילופי מידע דינאמיים (DDE) כדי להתחבר לגליון העבודה של Excel מ- Word. לדוגמה, באפשרותך לוודא שמיקוד דואר בעל חמש ספרות שמספרו 07865 מקובץ הנתונים שלך לא יוצג כמספר 7865 (ללא האפס המוביל).

לפני ההתחברות לגליון העבודה, בצע את הפעולות הבאות ב- Word:

  1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן ולאחר מכן לחץ על סגור.
  1. לחץ על מתקדם.
  2. גלול למקטע כללי ולאחר מכן בחר בתיבת הסימון אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה.
  3. לחץ על אישור.
  4. כאשר המסמך הראשי של מיזוג הדואר פתוח, בקבוצה התחל מיזוג דואר בכרטיסיה דברי דואר, לחץ על בחר נמענים ולאחר מכן לחץ על שימוש ברשימה קיימת.
  5. אתר את גליון העבודה של Excel בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים ולחץ עליו פעמיים.
  6. בתיבת הדו-שיח אישור מקור נתונים לחץ על MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)‎ ולאחר מכן לחץ על אישור.

 הערה   אם אינך רואה את האפשרות MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)‎, בחר בתיבת הסימון הצג הכל.

  1. בתיבת הדו-שיח Microsoft Office Excel, עבור טווח נקוב או טווח תאים, בחר את טווח התאים או את גליון העבודה המכילים את המידע שברצונך למזג ולאחר מכן לחץ על אישור.

 הערה   כדי למנוע הצגת בקשה בכל פעם שתפתח קובץ נתונים, באפשרותך לנקות את תיבת הסימון אשר המרות בעת הפתיחה לאחר ההתחברות לגליון העבודה.

  • אם אין ברשותך עדיין קובץ נתונים, לחץ על הקלד רשימה חדשה ולאחר מכן השתמש בטופס שייפתח כדי ליצור את הרשימה שלך. הרשימה נשמרת כקובץ מסד נתונים (‎.mdb) בו באפשרותך להשתמש מחדש.

 הערה   אם התקנת את Microsoft Office system 2007 (במקום להתקין את Office Word 2007 לבדו), באפשרותך גם להשתמש ב- Microsoft Query כדי לבנות שאילתה (שאילתה: אמצעי לחיפוש כל הרשומות המאוחסנות במקור נתונים אשר מתאימות לקבוצת קריטריונים שציינת. שאילתות יכולות להכיל אופרטורים, מרכאות, תווים כלליים וסוגריים כדי לסייע במיקוד החיפוש.) ולאחזר את הנתונים הרצויים ממקור נתונים חיצוני (מקור נתונים חיצוני: מקור נתונים המכיל את הנתונים אליהם רוצה המשתמש לגשת: לדוגמה, רשימה ב- Microsoft Excel או מסד נתונים של Microsoft Access.).

לראש הדף לראש הדף

מיקוד רשימת הנמענים

בעת החיבור לקובץ נתונים מסוים, ייתכן שלא תרצה למזג מידע מכל הרשומות (השורות) בקובץ נתונים זה אל תוך התוויות שלך.

כדי לצמצם את רשימת הנמענים או להשתמש בקבוצת משנה של הפריטים בקובץ הנתונים שלך, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה הפעלת מיזוג דואר, לחץ על ערוך רשימת נמענים.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, בצע פעולה כלשהי מהפעולות הבאות:
    • בחירת רשומות בודדות    שיטה זו שימושית ביותר אם הרשימה שלך קצרה. בחר בתיבות הסימון לצד הנמענים שברצונך לכלול ונקה את תיבות הסימון לצד הנמענים שאין ברצונך לכלול.

אם ידוע לך שברצונך לכלול מספר מועט של רשומות במיזוג שלך, באפשרותך לנקות את תיבת הסימון בשורת הכותרת ולאחר מכן לבחור את הרשומות הרצויות בלבד. באופן דומה, אם ברצונך לכלול את רוב הרשימה, בחר בתיבת הסימון בשורת הכותרת ולאחר מכן נקה את תיבות הסימון עבור הרשומות שאין ברצונך לכלול.

  • מיון רשומות    לחץ על כותרת העמודה של הפריט שלפיו ברצונך למיין. הרשימה ממוינת בסדר אלף-ביתי עולה (מ-א' עד ת'). לחץ שוב על כותרת העמודה כדי למיין את הרשימה בסדר אלף-ביתי יורד (ת' עד א').

אם אתה מעוניין במיון מורכב יותר, לחץ על מיון תחת מקד את רשימת הנמענים ובחר את העדפות המיון שלך בכרטיסיה מיין רשומות בתיבת הדו-שיח סינון ומיון. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בסוג מיון זה אם ברצונך שכתובות נמענים יסודרו באופן אלף-ביתי לפי שם משפחה בתוך כל מיקוד דואר ושמיקודי הדואר יפורטו בסדר מספרי.

  • סינון רשומות    פעולה זה שימושית אם הרשימה מכילה רשומות שידוע לך שאין ברצונך להציג או לכלול במיזוג. לאחר סינון הרשימה, תוכל לבחור בתיבות הסימון או לנקות אותן כדי לכלול או לא לכלול רשומות.

כדי לסנן רשומות, בצע את הפעולות הבאות:

  1. תחת מקד את רשימת הנמענים, לחץ על סינון.
  2. בכרטיסיה סנן רשומות בתיבת הדו-שיח סינון ומיון, בחר את הקריטריונים בהם ברצונך להשתמש עבור הסינון.

לדוגמה, כדי ליצור תוויות רק עבור כתובות בהן מופיעה אוסטרליה כמדינה/אזור, לחץ על מדינה או אזור ברשימה שדה, שווה ל ברשימה השוואה ואוסטרליה ברשימה השווה ל.

  1. כדי למקד עוד יותר את הסינון, לחץ על וגם או על או ובחר בקריטריונים נוספים.

לדוגמה, כדי ליצור תוויות רק עבור עסקים במינכן, סנן רשומות אשר השדה עיר שלהן מכיל את המילה מינכן והשדה שם החברה שלהן אינו ריק. אם תשתמש באו במקום בוגם בסינון זה, מיזוג הדואר שלך יכלול את כל הכתובות במינכן וכן גם את כל הכתובות המכילות שם חברה, בעיר כלשהי.

 הערה   אם התקנת תוכנת אימות כתובות, באפשרותך ללחוץ על אמת כתובות בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר כדי לאמת את כתובות הנמענים שלך.

לראש הדף לראש הדף

הוספת מצייני מיקום, הקרויים שדות מיזוג דואר, לתוויות

לאחר שתחבר התוויות שלך לרשימת הכתובות, תהיה מוכן להוסיף מצייני מיקום המציינים את המיקום בו יופיעו הכתובות בכל תווית. באפשרותך גם להקליד טקסט שברצונך שיחזור בכל תווית, כגון סמל החברה או כתובת השולח בתווית משלוח.

מצייני המיקום עבור הכתובות קרויים שדות מיזוג דואר. שדות ב- Word מתאימים לכותרות העמודות בקובץ הנתונים בו אתה בוחר.


קובץ נתונים עם עמודות (קטגוריות) ושורות (רשומות)

הסבר 1 עמודות בקובץ נתונים מייצגות קטגוריות מידע. שדות שאתה מוסיף לתוויות הם מצייני מיקום עבור קטגוריות אלה.
הסבר 2 שורות בקובץ נתונים מייצגות רשומות מידע. Word יוצר תווית עבור כל רשומה בעת מיזוג דואר.

על-ידי מיקום שדה בתווית הראשונית שאתה מגדיר (המסמך הראשי של התווית), אתה מציין שאתה רוצה שקטגוריית מידע מסוימת, כגון שם או כתובת, תופיע במיקום זה.

שדות הנוספים למסמך Word

 הערה   בעת הוספת שדה מיזוג דואר למסמך הראשי של התווית, שם השדה מוקף תמיד בסוגרים זוויתיים (« »). סוגרים זוויתיים אלה אינם מופיעים בתוויות הסופיות. הם פשוט מסייעים לך להבחין בין השדות במסמך הראשי של התווית לבין הטקסט הרגיל.

מה מתרחש בעת המיזוג

בעת המיזוג, מידע מהשורה הראשונה בקובץ הנתונים מחליף את השדות כדי ליצור את התווית הראשונה. מידע מהשורה השניה בקובץ הנתונים מחליף את השדות כדי ליצור את התווית השניה וכן הלאה.

מיזוג מידע מקובץ נתונים לתוך תווית

עבודה עם שדות: דוגמאות

באפשרותך להוסיף כותרת עמודה כלשהי מקובץ הנתונים שלך לתווית כשדה. פעולה זו מעניקה לך גמישות בעת עיצוב תוויות.

לדוגמה, נניח שרשימת הדיוור שלך היא עבור מנויים לידיעון שלך וקובץ הנתונים שלך כולל עמודה הקרויה "תאריך תפוגה" למיון התאריך שבו התוקף של כל מנוי יפוג. אם תמקם שדה «תאריך תפוגה» במסמך הראשי של התווית לפני הפעלת המיזוג, מנויים יוכלו לראות את תאריך התפוגה שלהם בתווית הדיוור שלהם.

באפשרותך לשלב שדות ולהפריד ביניהם באמצעות סימני פיסוק. לדוגמה, כדי ליצור כתובת, באפשרותך להגדיר את השדות במסמך הראשי של התווית באופן הבא:

«שם פרטי» «שם משפחה»

«כתובת רחוב»

«עיר» «מיקוד דואר»

עבור פריטים בהם אתה משתמש לעיתים קרובות, כגון בלוקי כתובת ושורות ברכה, Word מספק שדות מורכבים המקבצים מספר שדות יחד. לדוגמה, השדה 'בלוק כתובת' הוא שילוב של מספר שדות, כולל שם פרטי, שם משפחה, כתובת רחוב, עיר ומיקוד דואר.

רכיבים בשדה 'בלוק כתובת'

באפשרותך להתאים אישית את התוכן בכל אחד משדות מורכבים אלה. לדוגמה, בכתובת, ייתכן שתרצה לבחור תבנית שם רשמי (מר רון שגיא). בברכה, ייתכן שתרצה להשתמש ב"לכבוד" במקום ב"היקר".

מיפוי שדות מיזוג הדואר לקובץ הנתונים שלך

כדי לוודא ש- Word יוכל למצוא עמודה בקובץ הנתונים שלך התואמת לכל רכיב כתובת, ייתכן שתצטרך למפות את שדות מיזוג הדואר ב- Word לעמודות בקובץ הנתונים.

כדי למפות את השדות, לחץ על התאמת שדות בקבוצה כתוב והוסף שדות בכרטיסיה דברי דואר.

תמונת רצועת הכלים של Word

נפתחת תיבת הדו-שיח התאמת שדות.

תיבת הדו-שיח התאמת שדות

רכיבי כתובת מפורטים בצד ימין. כותרות עמודות מקובץ הנתונים שלך מפורטות בצד שמאל.

Word מחפש את העמודה המתאימה לכל רכיב. באיור, Word התאים באופן אוטומטי את העמודה משפחה של קובץ הנתונים לשם משפחה. אך ל- Word לא היתה אפשרות להתאים רכיבים אחרים. מקובץ נתונים זה, לדוגמה, אין ל- Word אפשרות להתאים את שם פרטי.

ברשימה מימין, באפשרותך לבחור בעמודה מקובץ הנתונים שלך אשר מתאימה לרכיב משמאל. באיור, העמודה שם מתאימה כעת לשם פרטי. זה בסדר שתואר כבוד, מזהה ייחודי ושם פרטי שני אינם מתאימים. תווית מיזוג הדואר שלך אינה צריכה להשתמש בכל שדה. אם תוסיף שדה שאינו מכיל נתונים מקובץ הנתונים שלך, הוא יופיע במסמך הממוזג כמציין מיקום ריק  — בדרך כלל שורה ריקה או שדה מוסתר.

תיבת הדו-שיח התאמת שדות

הקלדת התוכן והוספת השדות

  1. בתווית הראשונית שאתה מגדיר (המסמך הראשי של התווית), לחץ על המקום בו ברצונך להוסיף את השדה.
  2. השתמש בקבוצה כתוב והוסף שדות בכרטיסיה דברי דואר.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. הוסף אחד מהפריטים הבאים:

הצגבלוק כתובת עם שם, כתובת ומידע נוסף

  1. לחץ על בלוק הכתובת.
  2. בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, בחר את רכיבי הכתובת שברצונך לכלול ואת התבניות הרצויות ולאחר מכן לחץ על אישור.
  3. אם תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה, ייתכן של- Word לא היתה אפשרות למצוא חלק מהמידע הנדרש עבור בלוק הכתובת. לחץ על החץ לצד (לא תואם) ולאחר מכן בחר את השדה ממקור הנתונים שלך התואם לשדה הנדרש עבור מיזוג הדואר.

הצגשדות בודדים

באפשרותך להוסיף מידע משדות בודדים, כגון שם פרטי, מספר טלפון או סכום התרומה מרשימת תורמים. כדי להוסיף במהירות שדה מקובץ הנתונים שלך למסמך הראשי של התווית, לחץ על החץ לצד הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן לחץ על שם השדה.

לקבלת אפשרויות נוספות לשם הוספת שדות בודדים למסמך, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה כתיבת והוספת שדות, לחץ על הוסף שדה מיזוג.
  1. בתיבת הדו-שיח הוספת שדה מיזוג בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • כדי לבחור שדות כתובת שיתאימו באופן אוטומטי לשדות במקור הנתונים שלך, אף אם לשדות של מקור הנתונים אין שמות זהים לשמות השדות שלך, לחץ על שדות כתובת.
    • כדי לבחור שדות שמקבלים תמיד נתונים ישירות מעמודה בקובץ הנתונים שלך, לחץ על שדות מסד נתונים.
  2. בתיבה שדות, לחץ על השדה הרצוי.
  3. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור.
  4. אם תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה, ייתכן שלא היתה ל- Word אפשרות למצוא חלק מהמידע הדרוש להוספת השדה. לחץ על החץ לצד (לא תואם) ולאחר מכן בחר את השדה ממקור הנתונים שלך המתאים לשדה הדרוש למיזוג הדואר.

 הערה   אם תוסיף שדה מתוך הרשימה שדות מסד נתונים ולאחר מכן תעבור למקור נתונים שאינו מכיל עמודה בעלת אותו שם, ל- Word לא תהיה אפשרות להוסיף את המידע משדה זה אל המסמך הממוזג.

הצגשדות מותאמים אישית מאנשי קשר של Office Outlook

הדרך היחידה לכלול שדות אנשי קשר מותאמים אישית במסמך הראשי שלך היא להתחיל במיזוג הדואר מתוך Outlook. ראשית, הגדר תצוגה של אנשי הקשר שלך עם השדות בהם ברצונך להשתמש במיזוג. לאחר מכן התחל במיזוג הדואר. לאחר בחירת ההגדרות הרצויות, Word מופעל באופן אוטומטי ובאפשרותך להשלים את המיזוג.

הגדרת תצוגה של אנשי הקשר שלך הכוללת שדות מותאמים אישית

  1. ב'אנשי קשר' של Outlook, בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על רשימת טלפונים.
  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת עמודה ולאחר מכן לחץ על בוחר השדות בתפריט הקיצור.
  3. ברשימה הנפתחת בחלק העליון של תיבת הדו-שיח בוחר השדות, בחר באפשרות שדות מוגדרים על-ידי המשתמש בתיקיה.
  4. גרור את השדה שברצונך להוסיף מתיבת הדו-שיח לכותרות העמודות. חץ אדום קטן מסייע לך למקם את השדה במיקום הרצוי.
    גרירת שדה מותאם אישית מבוחר השדות לתצוגת תיקיית אנשי קשר

 הערה   באפשרותך להוסיף שדה חדש בתיבת הדו-שיח בוחר השדות על-ידי לחיצה על חדש בתחתית.

  1. לאחר הוספת כל השדות המותאמים אישית שלך לתצוגה, סגור את תיבת הדו-שיח בוחר השדות.
  2. כדי להסיר שדה שאין ברצונך לכלול במיזוג הדואר, לחץ על שם השדה בכותרת העמודה בתצוגה 'רשימת טלפונים' וגרור אותו מחוץ לכותרת העמודה.

הפעלת מיזוג הדואר מ- Outlook

  1. באנשי הקשר של Outlook, בחר אנשי קשר בודדים על-ידי החזקת SHIFT לחוץ ולחיצה כדי לבחור טווח או על-ידי החזקת CTRL לחוץ ולחיצה כדי לבחור אנשי קשר בודדים. אם ברצונך לכלול את כל אנשי הקשר הגלויים בעת בתצוגה, אל תלחץ על אף איש קשר.
  2. בתפריט כלים, לחץ על מיזוג דואר.
  3. אם בחרת אנשי קשר בודדים שברצונך לכלול במיזוג הדואר, לחץ על אנשי קשר נבחרים בלבד. אם ברצונך לכלול את כל אנשי הקשר הגלויים כעת בתצוגה, לחץ על כל אנשי הקשר בתצוגה הנוכחית.
  4. אם קבעת את תצורת התצוגה 'רשימת טלפונים' כך שתציג בדיוק את השדות בהם ברצונך להשתמש במיזוג הדואר, לחץ על שדות אנשי קשר בתצוגה הנוכחית. בשאר המקרים, לחץ על כל שדות אנשי הקשר כדי להפוך את כל שדות אנשי הקשר לזמינים במיזוג הדואר.
  5. אם ברצונך ליצור מסמך ראשי חדש עבור מיזוג הדואר, לחץ על מסמך חדש. בשאר המקרים, לחץ על מסמך קיים ולאחר מכן לחץ על עיון כדי לאתר את המסמך בו ברצונך להשתמש כמסמך הראשי.
  6. אם ברצונך לשמור את אנשי הקשר והשדות שבחרת כך שניתן יהיה להשתמש בהם מחדש, בחר בתיבת הסימון קובץ קבוע ולאחר מכן לחץ על עיון כדי לשמור את הקובץ. הנתונים יישמרו במסמך Word כנתונים מופרדים באמצעות פסיק.
  7. בחר בתוויות מען.
  8. לחץ על אישור. כאשר נפתח המסמך ב- Word, בכרטיסיה דברי דואר בקבוצה כתוב והוסף שדות, לחץ על החץ לצד הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן לחץ על השדות שברצונך להוסיף למסמך הראשי של התווית.
  1. לאחר סיום ההגדרה של התווית הראשונה באופן הרצוי, בקבוצה כתוב והוסף שדות, לחץ על עדכן תוויות.

תוכן התווית הראשונה מועתק לכל התוויות האחרות.

 הערות 

עיצוב הנתונים הממוזגים

תוכניות של מסדי נתונים וגליונות אלקטרוניים, כגון Microsoft Office Access ו- Microsoft Office Excel, מאחסנות את המידע שאתה מקליד בתאים כנתונים גולמיים. עיצוב שתחיל ב- Access או ב- Excel, כגון גופנים וצבעים, אינו מאוחסן עם הנתונים הגולמיים. בעת מיזוג מידע מקובץ נתונים לתוך מסמך Word, אתה ממזג את הנתונים הגולמיים ללא העיצוב שהוחל.

כדי לעצב את הנתונים במסמך, בחר את שדה מיזוג הדואר ועצב אותו, כפי שבאפשרותך לעצב כל טקסט. ודא שהקטע הנבחר כולל את הסוגריים הזוויתיים (« ») המקיפים את השדה.

לראש הדף לראש הדף

תצוגה מקדימה והשלמה של המיזוג

לאחר הוספת השדות לתווית הראשונית שאתה מגדיר (מסמך ראשי של תווית), אתה מוכן להציג בתצוגה מקדימה את תוצאות מיזוג הדואר. כאשר תהיה מרוצה מהתצוגה המקדימה, תוכל להשלים את מיזוג הדואר.

תצוגה מקדימה של המיזוג

באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה את התוויות שלך ולערוך שינויים לפני השלמת מיזוג הדואר.

כדי להציג תצוגה מקדימה, בצע אחת מהפעולות הבאות בקבוצה הצג תצוגה מקדימה של תוצאות בכרטיסיה דברי דואר:

תמונת רצועת הכלים של Word

  • לחץ על הצג תצוגה מקדימה של תוצאות.
  • דפדף בין כל התוויות באמצעות לחיצה על הלחצנים הרשומה הבאה והרשומה הקודמת בקבוצה הצג תצוגה מקדימה של תוצאות בכרטיסיה דברי דואר.
  • הצג מסמך מסוים בתצוגה מקדימה על-ידי לחיצה על חיפוש נמען.

 הערה   לחץ על עריכת רשימת נמענים בקבוצה התחל מיזוג דואר בכרטיסיה דברי דואר כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר בה באפשרותך לסנן את הרשימה או להסיר נמענים אם אתה רואה רשומות שאין ברצונך לכלול.

תמונת רצועת הכלים של Word

 הערה   Word משתמש בטבלה כדי לפרוס גליון תוויות בדף. בעת הדפדוף בין התוויות, הרשומה הפעילה מוצגת בתא הראשון של הטבלה כשהרשומות הבאות מוצגות בתאים עוקבים. שיטה זו של תצוגה עשויה לתת לך את הרושם ש- Word ייצור גליון תוויות עבור כל רשומה בקובץ הנתונים, אך זה לא מה שיקרה.

השלמת המיזוג

באפשרותך להדפיס את התוויות או לשנות אותן באופן פרטני. באפשרותך להדפיס או לשנות את כולן או רק קבוצת משנה של התוויות.

הדפסת התוויות

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה סיום, לחץ על סיים ומזג ולאחר מכן לחץ על הדפסת מסמכים.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. בחר אם להדפיס את כל קבוצת התוויות, רק את התווית הגלויה כעת או קבוצת משנה של הקבוצה, אשר אתה מציין לפי מספר רשומה.

שינוי תוויות בודדות

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה סיום, לחץ על סיים ומזג ולאחר מכן לחץ על עריכת מסמכים נפרדים.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. בחר אם ברצונך לערוך את קבוצת התוויות כולה, רק את התווית הגלויה כעת או קבוצת משנה של הקבוצה, אשר אתה מציין לפי מספר רשומה. Word שומר את התוויות שברצונך לערוך בקובץ יחיד.

שמירת המסמך הראשי של התווית

זכור שהתוויות הממוזגות שאתה שומר נפרדות מהתווית הראשונית שאתה מגדיר (המסמך הראשי של התווית). מומלץ לשמור את המסמך הראשי של התווית אם אתה מתכוון להשתמש בו עבור מיזוג דואר אחר.

בעת שמירת המסמך הראשי של התווית, אתה שומר גם את החיבור שלו לקובץ הנתונים. בפעם הבאה שתפתח את המסמך הראשי של התווית, תתבקש לבחור אם ברצונך למזג שוב את המידע מקובץ הנתונים אל תוך המסמך הראשי של התווית.

  • אם תלחץ על כן, המסמך ייפתח כאשר המידע מהרשומה הראשונה ממוזג.
  • אם תלחץ על לא, החיבור בין המסמך הראשי של התווית וקובץ הנתונים יתנתק. המסמך הראשי של התווית הופך למסמך Word רגיל. השדות מוחלפים במידע הייחודי מהרשומה הראשונה.

לראש הדף לראש הדף

 
 
חל על:
Word 2007