יצירה והדפסה של מעטפות עבור דברי דואר לנמענים מרובים

כאשר ברצונך להשתמש במעטפות כדי לשלוח דברי דואר לנמענים מרובים לרשימת הכתובות שלך, באפשרותך להשתמש במיזוג דואר כדי ליצור קבוצת מעטפות. כל מעטפה מכילה כתובת מהרשימה שלך.

תהליך מיזוג הדואר דורש את השלבים הכוללים הבאים:

  1. הגדרת המעטפה. הגדרת פריסת המעטפות מתבצעת פעם אחת עבור כל המעטפות במיזוג הדואר. במיזוג דואר, המסמך בו אתה משתמש כדי לעשות זאת קרוי המסמך הראשי. במסמך הראשי של המעטפה, באפשרותך גם להגדיר כל תוכן שברצונך שיחזור בכל תווית, כגון כתובת השולח, סמל חברה או טקסט מוכן מראש.
  2. חיבור המעטפות לרשימת הכתובות שלך. רשימת הכתובות שלך היא מקור הנתונים אשר בו משתמש Microsoft Office Word במיזוג הדואר. זה קובץ המכיל את הכתובות שיודפסו על המעטפות.
  3. מיקוד רשימת הנמענים. Word יוצר מעטפה עבור כל כתובת ברשימת הדיוור שלך. אם ברצונך ליצור מעטפות רק עבור כתובות מסוימות ברשימת הדיוור שלך, באפשרותך לבחור את הכתובות או את הרשומות שייכללו.
  4. הוספת מצייני מיקום, הקרויים שדות מיזוג דואר, למעטפות. בעת ביצוע מיזוג הדואר, שדות מיזוג הדואר מתמלאים במידע מרשימת הכתובות שלך.
  5. תצוגה מקדימה של מיזוג הדואר והשלמתו. באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה כל מעטפה לפני ההדפסה או השליחה של הערכה כולה.

פקודות בכרטיסיה דברי דואר משמשות לביצוע מיזוג דואר.

 עצה   באפשרותך גם לבצע מיזוג דואר באמצעות חלונית המשימות מיזוג דואר (חלונית משימות: חלון בתוך תוכנית Office המספק פקודות נפוצות. מיקום החלונית וגודלה המצומצם מאפשרים לך להשתמש בפקודות אלה במהלך העבודה על הקבצים שלך.)אשר מנחה אותך לאורך התהליך צעד אחר צעד. כדי להשתמש בחלונית המשימות, בקבוצה התחל מיזוג דואר בכרטיסיה דברי דואר, לחץ על התחל מיזוג דואר ולאחר מכן לחץ על אשף מיזוג דואר צעד אחר צעד. בשלב 1 של התהליך, תחת בחירת סוג מסמך, לחץ על מעטפות.

תמונת רצועת הכלים של Word

הגדרת המעטפה

אם ברצונך לכלול את כתובת השולח על-גבי המעטפות, באפשרותך להגדיר זאת לפני שתתחיל לעבוד על המסמך הראשי של המעטפה. מומלץ לנסות להדפיס כמה מעטפות ניסיון כדי לוודא שתצורת אפשרויות ההדפסה שלך נקבעה נכונה עבור המדפסת שלך.

הגדרה של כתובת השולח

  1. הפעל את Word.
  2. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן ולאחר מכן לחץ על סגור.
  1. לחץ על מתקדם.
  2. גלול מטה ותחת כללי, הקלד את כתובת השולח בתיבה כתובת משלוח.

Word מאחסן את הכתובת כך שתוכל להשתמש בה בכל פעם שתרצה להוסיף את כתובת השולח שלך למסמך.

  1. לחץ על אישור.

אימות אפשרויות ההדפסה

כדי למנוע הדפסה שגויה של קבוצת מעטפות במדפסת שלך, באפשרותך לוודא שאפשרויות המדפסת מוגדרות בצורה נכונה.

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה יצירה, לחץ על מעטפות.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה אפשרויות מעטפה.
  2. בתיבה גודל מעטפה, לחץ על האפשרות המתאימה לגודל המעטפות שלך.

אם אף אחת מהבחירות אינה תואמת לגודל המעטפה שלך, גלול לתחתית הרשימה, לחץ על גודל מותאם אישית ולאחר מכן הקלד את ממדי המעטפה בתיבות רוחב וגובה.

  1. לחץ על הכרטיסיה אפשרויות הדפסה.

מנהל המדפסת שולח ל- Word את המידע לגבי האופן שבו צריך לטעון את המעטפה במדפסת. מידע זה מוצג בכרטיסיה אפשרויות הדפסה של תיבת הדו-שיח אפשרויות מעטפה.


הכרטיסיה אפשרויות הדפסה של תיבת הדו-שיח אפשרויות מעטפה

הסבר 1 שיטת ההזנה קובעת את מיקום המעטפה (ימין, אמצע, שמאל) ואם הקצה הארוך או הקצר יוזן לתוך המדפסת.
הסבר 2 המעטפה יכולה להיות עם החזית כלפי מעלה או כלפי מטה. החזית היא הצד עליו תודפס הכתובת.
הסבר 3 אם המעטפה מוזנת עם הקצה הצר תחילה, ייתכן שיהיה צורך לסובב את המעטפה כדי למנוע מהטקסט להופיע הפוך בחזית המעטפה.

המעטפה באיור שלהלן ממוקמת לימין, פונה כלפי מטה, הקפל בחלק העליון והקצה הקצר מוזן לתוך המדפסת, בהתאם להגדרות בתיבת הדו-שיח המוצגת לעיל.

מדפסת עם מעטפה שהוזנה לתוכה

התמונות לעיל נלקחו מתוך Training on Microsoft Office Online.

  1. טען את המעטפה כמצוין בתיבת הדו-שיח.
  2. לחץ על אישור.
  3. הקלד טקסט ניסיון בתיבה כתובת הנמען ולאחר מכן לחץ על הדפס כדי להדפיס את המעטפה.
  4. ודא שהמעטפה הודפסה בצורה נכונה.
  5. אם המעטפה לא הודפסה בצורה נכונה, בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • עיין במידע המוצרף למדפסת שלך, אם הוא זמין, כדי ללמוד על האופן שבו יש לטעון מעטפות במדפסת.
    • עדכן את מנהל המדפסת שלך.
    • חזור לכרטיסיה אפשרויות הדפסה בתיבת הדו-שיח אפשרויות מעטפה והתאם את אפשרויות ההדפסה. הדפס שוב את המעטפה. חזור על תהליך זה עד שתמצא תצורה של אפשרויות הדפסה המספקת את התוצאות הרצויות.
  6. בעת הדפסת מעטפת הניסיון בצורה נכונה, רשום לעצמך את ההגדרות בכרטיסיה אפשרויות הדפסה בתיבת הדו-שיח אפשרויות מעטפה כך שתוכל להעתיק אותן מאוחר יותר, במהלך מיזוג הדואר.

עבודה במסמך הראשי של המעטפה

  1. הפעל את Word.

מסמך ריק נפתח כברירת מחדל. השאר אותו פתוח. אם תסגור אותו, הפקודות בשלב הבא לא יהיו זמינות.

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה הפעלת מיזוג דואר, לחץ על הפעל מיזוג דואר.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. לחץ על מעטפות.
  2. בתיבת הדו-שיח אפשרויות מעטפה, לחץ על הכרטיסיה אפשרויות מעטפה ולאחר מכן בתיבה גודל מעטפה, לחץ על האפשרות המתאימה לגודל המעטפות שלך.

אם אף אחת מהבחירות אינה תואמת לגודל המעטפה שלך, גלול לתחתית הרשימה, לחץ על גודל מותאם אישית ולאחר מכן הקלד את ממדי המעטפה בתיבות רוחב וגובה.

  1. בצע את התאמות העיצוב הרצויות במקטעים כתובת הנמען וכתובת השולח. תוכל לראות את התוצאה של הגדרות הפריסה שלך במקטע תצוגה מקדימה של תיבת הדו-שיח.
  2. אם כתוצאה מאימות הגדרות ההדפסה מתברר שעליך לבצע התאמות להגדרות, לחץ על הכרטיסיה אפשרויות הדפסה ובצע את ההתאמות הנחוצות.
  3. לאחר שתסיים, לחץ על אישור.

Word יוצר מסמך שבו הדף מותאם בגודלו לממדי המעטפה שצוינו. אם מוגדרת ב- Word כתובת השולח, כתובת זו מוצגת במסגרת הדף. מסגרת ריקה אחרת תכיל את כתובת השולח. כדי לראות את גבול המסגרת, לחץ בגוף המעטפה במקום בו אתה מצפה שתופיע כתובת הנמען.

חידוש מיזוג דואר

אם עליך להפסיק את פעולת מיזוג הדואר, באפשרותך לשמור את המסמך הראשי של המעטפה ולחדש את מיזוג הדואר מאוחר יותר. Word שומר על מקור הנתונים ועל מידע השדה. אם השתמשת בחלונית המשימות מיזוג דואר, Word חוזר למקום שלך בחלונית המשימות בעת חידוש המיזוג.

  1. כאשר תהיה מוכן לחדש את המיזוג, פתח את המסמך.

Word מציג הודעה המבקשת ממך לאשר אם ברצונך לפתוח את המסמך; פתיחת המסמך תפעיל פקודת SQL.

  1. מאחר שמסמך זה מחובר למקור נתונים וברצונך לאחזר את הנתונים, לחץ על כן. אם היית פותח מסמך ולא היית מודע לכך שהוא מחובר למקור נתונים, היה באפשרותך ללחוץ על לא כדי למנוע גישה לנתונים העלולה להיות זדונית.

טקסט המסמך מופיע יחד עם שדות כלשהם שהוספת.

  1. לחץ על הכרטיסיה דברי דואר וחדש את עבודתך.

לראש הדף לראש הדף

חיבור המעטפות לרשימת הכתובות שלך

כדי למזג מידע במעטפות שלך, עליך לחבר את המעטפות לרשימת הכתובות שלך, הידועה גם כמקור נתונים או כקובץ נתונים. אם עדיין אין לך קובץ נתונים, באפשרותך ליצור אותו במהלך מיזוג הדואר.

בחירת קובץ נתונים

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה הפעלת מיזוג דואר, לחץ על בחר נמענים.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • אם ברצונך להשתמש ברשימת אנשי הקשר שלך ב- Microsoft Office Outlook, לחץ על בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook.

הצגעצות לגבי עבודה עם רשימת אנשי הקשר של Microsoft Office Outlook

התחברות לתיקיית אנשי הקשר שלך ב- Outlook היא בדרך כלל תהליך חלק, אך לעתים ייתכן שתיתקל בבעיה. להלן פתרונות לבעיות נפוצות בהן אתה עשוי להיתקל:

אין באפשרותי למצוא את תיקיית אנשי הקשר שלי ב- Outlook

ייתכן שתצטרך להפעיל את המאפיין הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני ב- Microsoft Office Outlook או לשנות את פרופיל המשתמש של Outlook.

הפעלת המאפיין הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני

  1. ב- Microsoft Office Outlook, בתפריט בצע, לחץ על אנשי קשר.
  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה אנשי קשר המכילה את המידע בו ברצונך להשתמש עבור מיזוג דואר ולאחר מכן לחץ על מאפיינים בתפריט הקיצור.
    מאפייני אנשי קשר ב- Outlook
  3. בכרטיסיה פנקס כתובות של Outlook, ודא שתיבת הסימון הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני נבחרה ולאחר מכן לחץ על אישור.

חזור לעצות של Outlook

שינוי פרופיל המשתמש שלך ב- Outlook

פרופיל משתמש של Microsoft Office Outlook הוא קבוצה של חשבונות דואר אלקטרוני ופנקסי כתובות. בדרך כלל אתה זקוק לפרופיל אחד בלבד  — אבל אם אתה חולק את המחשב שלך עם אנשים אחרים או משתמש בפנקסי כתובות שונים למטרות שונות, באפשרותך להגדיר יותר מפרופיל אחד. אם בעת הפעלת מיזוג הדואר אתה משתמש בפרופיל שאינו כולל את תיקיית אנשי הקשר שבה ברצונך להשתמש, תיקיה זו לא תהיה זמינה.

כדי לעבור לפרופיל משתמש אחר, פשוט הפעל מחדש את Outlook. כשתתבקש לבחור פרופיל, בחר את הפרופיל המכיל את תיקיית אנשי הקשר בה ברצונך להשתמש במיזוג הדואר.

אם לא תתבקש לבחור פרופיל ואתה יודע שיש לך יותר מפרופיל אחד, ייתכן שתרצה להגדיר את Outlook כך שיבקש ממך לבחור פרופיל. כך תוכל לבצע זאת:

  1. צא מ- Outlook.
  2. בלוח הבקרה, עבור לתצוגה קלאסית ולאחר מכן לחץ על דואר.
  3. לחץ על הצגת פרופילים.
  4. כדי שתתבקש לבחור פרופיל בכל פעם שתפעיל את Outlook, לחץ על הצג בקשה לבחירת פרופיל בו ייעשה שימוש ולאחר מכן לחץ על אישור.


חזור לעצות של Outlook

אני מקבל הודעות שגיאה אודות לקוחות דואר וטבלאות

אם תנסה להתחבר לתיקיית אנשי הקשר שלך במהלך מיזוג דואר ב- Word ו- Outlook אינו מוגדר כתוכנית הדואר האלקטרוני המשמשת כברירת מחדל ב- Windows Internet Explorer, תקבל הודעה האומרת:

"אין לקוח דואר המשמש כברירת מחדל או שלקוח הדואר הנוכחי אינו יכול למלא את בקשת העברת ההודעה. נא הפעל את Windows Office Outlook והגדר אותו כלקוח הדואר המשמש כברירת מחדל".

כדי להימנע מקבלת הודעה זו במהלך מיזוג דואר, בצע את הפעולות הבאות:

  1. צא מ- Word.
  2. בתפריט כלים של Internet Explorer, לחץ על אפשרויות אינטרנט ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה תוכניות.
  3. תחת דואר אלקטרוני, לחץ על Microsoft Office Outlook ולאחר מכן לחץ על אישור.

הפעל שוב את Word, פתח את מסמך מיזוג הדואר והתחבר לתיקיית אנשי הקשר שלך ב- Outlook.


חזור לעצות של Outlook

אין באפשרותי להתחבר לתיקיית אנשי קשר של Outlook ב'תיקיות ציבוריות'

אם תפעיל מיזוג דואר ב- Word ותנסה להתחבר לתיקיית אנשי קשר של Outlook ב'תיקיות ציבוריות', תקבל הודעה בנוסח הבא:

"לא ניתן להשלים פעולה זו עקב כשלים בתיבת הדו-שיח או במנגנון מסד הנתונים. נסה שנית מאוחר יותר".

אם תנסה שנית מאוחר יותר, תקבל הודעה זהה.

כדי להשתמש בתיקיית אנשי קשר של 'תיקיות ציבוריות' כקובץ הנתונים עבור מיזוג הדואר, עליך להפעיל את מיזוג הדואר מתוך Microsoft Office Outlook.

חזור לעצות של Outlook

ברצוני להשתמש בפנקס הכתובות שלי ב- Outlook Express כתיקיית אנשי הקשר שלי

אין באפשרותך להתחבר לסוג זה של פנקס כתובות במהלך מיזוג. במקום זאת, יצא את פנקס הכתובות של Microsoft Outlook Express כקובץ טקסט ‎.csv ולאחר מכן התחבר אליו בתבנית זו.

ייצוא פנקס הכתובות שלך ב- Outlook Express

  1. הפעל את Outlook Express.
  2. בתפריט קובץ, הצבע על יצא ולאחר מכן לחץ על פנקס כתובות.
  3. בתיבת הדו-שיח כלי ייצוא פנקס כתובות, לחץ על Text File (Comma Separated Values)‎ ולאחר מכן לחץ על יצא.
  4. בתיבה שמור קובץ מיוצא בשם, הקלד שם קובץ עבור הקובץ המיוצא ולאחר מכן לחץ על עיון.
  5. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, ברשימה שמור ב, בחר במיקום בו ברצונך לשמור את הקובץ ולאחר מכן לחץ על שמור. נוח לשמור קבצי נתונים בתיקיה מקורות הנתונים שלי בתיקיה המסמכים שלי. במיקום זה Word מחפש תחילה את קבצי הנתונים כשאתה מנסה לאתר אותם במהלך מיזוג.
  6. לחץ על הבא. בחר בתיבות הסימון לצד השדות שברצונך לייצא ולאחר מכן לחץ על סיום.

 הערה   בעת ההחלטה אילו שדות לייצא, חשוב על המכתבים האחידים, הודעות הדואר האלקטרוני או התוויות שבכוונתך ליצור באמצעות מיזוג הדואר. לדוגמה, אם אינך כולל אף פעם כינויים או אתרי אינטרנט אישיים במסמכים הממוזגים שלך, אל תייצא שדות אלה.

  1. לאחר שתקבל את ההודעה שהליך הייצוא הושלם, לחץ על אישור.
  2. כדי לסגור את תיבת הדו-שיח כלי ייצוא פנקס כתובות לחץ על סגור ולאחר מכן צא מ- Outlook Express.

לאחר שתחזור ל- Word ותבצע את מיזוג הדואר, ותגיע לשלב בו אתה מתחבר לקובץ נתונים, לחץ על האפשרות השתמש ברשימה קיימת ודפדף כדי לאתר את קובץ ‎.csv שזה עתה ייצאת. לפני שהקובץ ייפתח, ייתכן שתתבקש לבחור את התו המפריד שיפריד בין עמודה אחת לשניה ברשימת הכתובות שלך. לחץ על פסיק ולאחר מכן לחץ על אישור.


חזור לעצות של Outlook

  • אם ברשותך גליון עבודה של Microsoft Office Excel, מסד נתונים של Microsoft Office Access או סוג אחר של קובץ נתונים, לחץ על השתמש ברשימה קיימת ולאחר מכן אתר את הקובץ בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים.

עבור Office Excel, באפשרותך לבחור נתונים מכל גליון עבודה או טווח בעל שם בתוך חוברת עבודה. עבור Office Access, באפשרותך לבחור נתונים מכל טבלה או שאילתה (שאילתה: אמצעי לחיפוש כל הרשומות המאוחסנות במקור נתונים אשר מתאימות לקבוצת קריטריונים שציינת. שאילתות יכולות להכיל אופרטורים, מרכאות, תווים כלליים וסוגריים כדי לסייע במיקוד החיפוש.) המוגדרות במסד הנתונים. עבור סוג אחר של קובץ נתונים, בחר בקובץ בתיבת הדו-שיח בחירת מקורות נתונים. אם הקובץ אינו מופיע ברשימה, בחר את סוג הקובץ המתאים או בחר באפשרות All Files בתיבה קבצים מסוג. במיזוג דואר, באפשרותך להשתמש בסוגים הבאים של קבצי נתונים:

הצגעצות עבור עיצוב נתונים ב- Office Excel

אם קובץ הנתונים שלך הוא גליון עבודה של Office Excel הכולל אחוזים, ערכי מטבע או מיקודי דואר, באפשרותך לשמר את העיצוב המספרי של הנתונים באמצעות חילופי מידע דינאמיים (DDE) כדי להתחבר לגליון העבודה של Excel מ- Word. לדוגמה, באפשרותך לוודא שמיקוד דואר בעל חמש ספרות שמספרו 07865 מקובץ הנתונים שלך לא יוצג כמספר 7865 (ללא האפס המוביל).

לפני ההתחברות לגליון העבודה, בצע את הפעולות הבאות ב- Word:

  1. לחץ על לחצן Microsoft Office תמונת לחצן ולאחר מכן לחץ על סגור.
  1. לחץ על מתקדם.
  2. גלול למקטע כללי ולאחר מכן בחר בתיבת הסימון אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה.
  3. לחץ על אישור.
  4. כאשר המסמך הראשי של מיזוג הדואר פתוח, בקבוצה התחל מיזוג דואר בכרטיסיה דברי דואר, לחץ על בחר נמענים ולאחר מכן לחץ על שימוש ברשימה קיימת.
  5. אתר את גליון העבודה של Excel בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים ולחץ עליו פעמיים.
  6. בתיבת הדו-שיח אישור מקור נתונים לחץ על MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)‎ ולאחר מכן לחץ על אישור.

 הערה   אם אינך רואה את האפשרות MS Excel Worksheets via DDE (*.xls)‎, בחר בתיבת הסימון הצג הכל.

  1. בתיבת הדו-שיח Microsoft Office Excel, עבור טווח נקוב או טווח תאים, בחר את טווח התאים או את גליון העבודה המכילים את המידע שברצונך למזג ולאחר מכן לחץ על אישור.

 הערה   כדי למנוע הצגת בקשה בכל פעם שתפתח קובץ נתונים, באפשרותך לנקות את תיבת הסימון אשר המרות בעת הפתיחה לאחר ההתחברות לגליון העבודה.

  • אם אין ברשותך עדיין קובץ נתונים, לחץ על הקלד רשימה חדשה ולאחר מכן השתמש בטופס שייפתח כדי ליצור את הרשימה שלך. הרשימה נשמרת כקובץ מסד נתונים (‎.mdb) בו באפשרותך להשתמש מחדש.

 הערה   אם התקנת את Microsoft Office system 2007 (במקום להתקין את Office Word 2007 לבדו), באפשרותך גם להשתמש ב- Microsoft Query כדי לבנות שאילתה (שאילתה: אמצעי לחיפוש כל הרשומות המאוחסנות במקור נתונים אשר מתאימות לקבוצת קריטריונים שציינת. שאילתות יכולות להכיל אופרטורים, מרכאות, תווים כלליים וסוגריים כדי לסייע במיקוד החיפוש.) ולאחזר את הנתונים הרצויים ממקור נתונים חיצוני (מקור נתונים חיצוני: מקור נתונים המכיל את הנתונים אליהם רוצה המשתמש לגשת: לדוגמה, רשימה ב- Microsoft Excel או מסד נתונים של Microsoft Access.).

לראש הדף לראש הדף

מיקוד רשימת הנמענים

בעת התחברות לקובץ נתונים מסוים, ייתכן שלא תרצה למזג מידע מכל הרשומות בקובץ נתונים זה אל תוך המעטפות שלך.

כדי לצמצם את רשימת הנמענים או להשתמש בקבוצת משנה של הפריטים בקובץ הנתונים שלך, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה הפעלת מיזוג דואר, לחץ על ערוך רשימת נמענים.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • בחירת רשומות בודדות    שיטה זו שימושית ביותר אם הרשימה שלך קצרה. בחר בתיבות הסימון לצד הנמענים שברצונך לכלול ונקה את תיבות הסימון לצד הנמענים שאין ברצונך לכלול.

אם ידוע לך שברצונך לכלול מספר מועט של רשומות במיזוג שלך, באפשרותך לנקות את תיבת הסימון בשורת הכותרת ולאחר מכן לבחור את הרשומות הרצויות בלבד. באופן דומה, אם ברצונך לכלול את רוב הרשימה, בחר בתיבת הסימון בשורת הכותרת ולאחר מכן נקה את תיבות הסימון עבור הרשומות שאין ברצונך לכלול.

  • מיון רשומות    לחץ על כותרת העמודה של הפריט שלפיו ברצונך למיין. הרשימה ממוינת בסדר אלף-ביתי עולה (מ-א' עד ת'). לחץ שוב על כותרת העמודה כדי למיין את הרשימה בסדר אלף-ביתי יורד (ת' עד א').

אם אתה מעוניין במיון מורכב יותר, לחץ על מיון תחת מקד את רשימת הנמענים ובחר בהעדפות המיון שלך בכרטיסיה מיין רשומות בתיבת הדו-שיח סינון ומיון. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בסוג מיון זה אם ברצונך לסדר את כתובות הנמענים בסדר אלף-ביתי לפי שם המשפחה בתוך כל מיקוד דואר ושמיקודי הדואר יפורטו בסדר מספרי.

  • סינון רשומות    פעולה זה שימושית אם הרשימה מכילה רשומות שידוע לך שאין ברצונך להציג או לכלול במיזוג. לאחר סינון הרשימה, תוכל לבחור בתיבות הסימון או לנקות אותן כדי לכלול או לא לכלול רשומות.

כדי לסנן רשומות, בצע את הפעולות הבאות:

  1. תחת מקד את רשימת הנמענים, לחץ על סינון.
  2. בכרטיסיה סנן רשומות בתיבת הדו-שיח סינון ומיון, בחר את הקריטריונים בהם ברצונך להשתמש עבור הסינון.

לדוגמה, כדי להפיק מעטפות רק עבור הכתובות המפרטות את אוסטרליה כמדינה/אזור, לחץ על מדינה או אזור ברשימה שדה, שווה ל ברשימה השוואה ואוסטרליה ברשימה השווה ל.

  1. כדי למקד עוד יותר את הסינון, לחץ על וגם או על או ולאחר מכן בחר בקריטריונים נוספים.

לדוגמה, כדי ליצור מעטפות רק עבור עסקים במינכן, סנן רשומות שהשדה עיר שלהן מכיל את מינכן ושהשדה שם החברה שלהן אינו ריק. אם תשתמש באו במקום בוגם בסינון זה, מיזוג הדואר שלך יכלול את כל הכתובות במינכן וכן גם את כל הכתובות הכוללות שם חברה, בעיר כלשהי.

 הערה   אם התקנת תוכנת אימות כתובות, באפשרותך ללחוץ על אמת כתובות בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר כדי לאמת את כתובות הנמענים שלך.

לראש הדף לראש הדף

הוספת מצייני מיקום, הקרויים שדות מיזוג דואר, למעטפות

לאחר שתחבר את המעטפות שלך לרשימת הכתובות שלך, תהיה מוכן להוסיף מצייני מיקום המציינים את המקום שבו יופיעו הכתובות בכל מעטפה. באפשרותך גם להוסיף את התוכן שברצונך שיחזור בכל תווית, כגון תמונה או כתובת השולח.

מצייני המיקום עבור הכתובות נקראים שדות מיזוג דואר. שדות ב- Word תואמים לכותרות העמודות בקובץ הנתונים שבחרת.


קובץ נתונים עם עמודות (קטגוריות) ושורות (רשומות)

הסבר 1 עמודות בקובץ נתונים מייצגות קטגוריות של מידע. שדות שאתה מוסיף למעטפות הם מצייני מיקום עבור קטגוריות אלה.
הסבר 2 שורות בקובץ נתונים מייצגות רשומות מידע. Word יוצר מעטפה עבור כל רשומה בעת ביצוע מיזוג דואר.

על-ידי מיקום שדה במעטפה הראשונית שאתה מגדיר (מסמך ראשי של מעטפה), אתה מציין שברצונך שקטגוריה מסוימת של מידע, כגון שם או כתובת, תופיע במיקום זה.

שדות הנוספים למעטפה

 הערה   בעת הוספת שדה מיזוג דואר למסמך הראשי של המעטפה, שם השדה מוקף תמיד בסוגרים זוויתיים (« »). סוגרים זוויתיים אלה אינם מופיעים במעטפות הסופיות. הם פשוט מסייעים לך להבחין בין השדות במסמך הראשי של המעטפה לטקסט הרגיל.

מה מתרחש בעת המיזוג

בעת המיזוג, מידע מהשורה הראשונה בקובץ הנתונים מחליף את השדות כדי ליצור את המעטפה הראשונה. מידע מהשורה השניה בקובץ הנתונים מחליף את השדות כדי ליצור את המעטפה השניה וכן הלאה.

מיזוג מידע מקובץ נתונים אל תוך מעטפה

עבודה עם שדות: דוגמאות

באפשרותך להוסיף כל כותרת עמודה מקובץ הנתונים שלך למעטפה כשדה. פעולה זו מעניקה לך גמישות בעת עיצוב המעטפות. לדוגמה, נניח שרשימת הדיוור שלך היא עבור מנויים לידיעון שלך וקובץ הנתונים שלך כולל עמודה הקרויה תאריך תפוגה למיון התאריך שבו התוקף של כל מנוי יפוג. אם תמקם שדה «תאריך תפוגה» במסמך הראשי של המעטפה לפני שתפעיל את מיזוג הדואר, המנויים יראו את תאריך התפוגה שלהם במעטפה שלהם.

באפשרותך לשלב שדות ולהפריד ביניהם באמצעות סימני פיסוק. לדוגמה, כדי ליצור כתובת, באפשרותך להגדיר את השדות במסמך הראשי של המעטפה שלך באופן הבא:

«שם פרטי» «שם משפחה»

«כתובת רחוב»

«עיר» «מיקוד דואר»

עבור פריטים בהם אתה משתמש לעיתים קרובות, כגון בלוקי כתובת ושורות ברכה, Word מספק שדות מורכבים המקבצים מספר שדות יחד. לדוגמה, השדה 'בלוק כתובת' הוא שילוב של מספר שדות, כולל שם פרטי, שם משפחה, כתובת רחוב, עיר ומיקוד דואר.

רכיבים בשדה 'בלוק כתובת'

באפשרותך להתאים אישית את התוכן בכל אחד משדות מורכבים אלה. לדוגמה, בכתובת ייתכן שתרצה לבחור תבנית שם רשמי (מר רון שגיא). בברכה, ייתכן שתרצה להשתמש ב"לכבוד" במקום ב"היקר".

מיפוי שדות מיזוג הדואר לקובץ הנתונים שלך

כדי לוודא ש- Word יוכל למצוא עמודה בקובץ הנתונים שלך התואמת לכל רכיב כתובת, ייתכן שתצטרך למפות את שדות מיזוג הדואר ב- Word לעמודות בקובץ הנתונים.

כדי למפות את השדות, לחץ על התאמת שדות בקבוצה כתוב והוסף שדות בכרטיסיה דברי דואר.

תמונת רצועת הכלים של Word

נפתחת תיבת הדו-שיח התאמת שדות.

תיבת הדו-שיח התאמת שדות

רכיבי כתובת מפורטים בצד ימין. כותרות עמודות מקובץ הנתונים שלך מפורטות בצד שמאל.

Word מחפש את העמודות התואמות לכל אחד מהרכיבים. באיור, Word התאים באופן אוטומטי את העמודה משפחה של קובץ הנתונים לשם משפחה. אך ל- Word לא היתה אפשרות להתאים רכיבים אחרים. מקובץ נתונים זה, לדוגמה, ל- Word אין אפשרות להתאים את שם פרטי.

ברשימה מימין, באפשרותך לבחור בעמודה מקובץ הנתונים שלך אשר מתאימה לרכיב משמאל. באיור, העמודה פרטי מתאימה כעת לשם פרטי. זה בסדר שתואר כבוד, מזהה ייחודי ושם פרטי שני אינם מתאימים. מעטפת מיזוג הדואר שלך אינה צריכה להשתמש בכל שדה. אם תוסיף שדה שאינו מכיל נתונים מקובץ הנתונים שלך, הוא יופיע במסמך הממוזג כמציין מיקום ריק  — בדרך כלל שורה ריקה או שדה מוסתר.

תיבת הדו-שיח התאמת שדות

הקלדת התוכן והוספת השדות

באפשרותך להוסיף את הטקסט המוכן מראש ותמונות למעטפה הראשונית שאתה מגדיר (המסמך הראשי של המעטפה). רכיבים אלה מופיעים בצורה זהה בכל המעטפות במיזוג. לדוגמה, באפשרותך לכלול את סמל החברה שלך או את כתובת השולח אם עדיין לא הגדרת ב- Word את התצורה של כתובת שולח הניתנת לשימוש חוזר.

הוספת התוכן

  1. מקם את הסמן במקום שבו ברצונך להוסיף את התוכן.
  2. כדי להוסיף כתובת שולח אם עדיין לא הגדרת את תצורתה ב- Word, לחץ בתוך אזור כתובת השולח במעטפה. מופיע גבול מסגרת. הקלד את כתובת השולח בתוך המסגרת.
  3. כדי להוסיף תמונה, לחץ באזור כתובת השולח או כתובת הנמען במעטפה, או לחץ פעמיים מחוץ לאזורי הכתובת. לאחר מכן, בכרטיסיה הוספה, בקבוצה איורים, לחץ על תמונה. אתר את התמונה ולחץ עליה פעמיים. אם עליך לשנות את גודלה של התמונה, בחר אותה ולאחר מכן החזק את מקש SHIFT לחוץ בעת גרירת נקודת האחיזה הפינתית לשינוי הגודל. גרירת נקודת האחיזה הפינתית לשינוי הגודל שומרת על יחס הגובה לרוחב. כדי למקם את התמונה, לחץ עליה באמצעות לחצן העכבר הימני, הצבע על גלישת טקסט בתפריט הקיצור ולאחר מכן לחץ על אפשרות גלישה כלשהי מלבד בשורה עם טקסט.

הוספת השדות

  1. במעטפה הראשונית שאתה מגדיר (המסמך הראשי של המעטפה), לחץ באזור כתובת הנמען.

מופיע גבול מסגרת.

  1. השתמש בקבוצה כתוב והוסף שדות בכרטיסיה דברי דואר.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. הוסף אחד מהפריטים הבאים:

הצגבלוק כתובת עם שם, כתובת ומידע נוסף

  1. לחץ על בלוק הכתובת.
  2. בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, בחר את רכיבי הכתובת שברצונך לכלול ואת התבניות הרצויות ולאחר מכן לחץ על אישור.
  3. אם תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה, ייתכן של- Word לא היתה אפשרות למצוא חלק מהמידע הנדרש עבור בלוק הכתובת. לחץ על החץ לצד (לא תואם) ולאחר מכן בחר את השדה ממקור הנתונים שלך התואם לשדה הנדרש עבור מיזוג הדואר.

הצגשדות בודדים

באפשרותך להוסיף מידע משדות בודדים, כגון שם פרטי, מספר טלפון, או סכום התרומה מרשימה של תורמים. כדי להוסיף שדה במהירות מקובץ הנתונים שלך למסמך הראשי של המעטפה, לחץ על החץ לצד הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן לחץ על שם השדה.

לקבלת אפשרויות נוספות לשם הוספת שדות בודדים למסמך, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה כתיבת והוספת שדות, לחץ על הוסף שדה מיזוג.
  1. בתיבת הדו-שיח הוספת שדה מיזוג בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • כדי לבחור שדות כתובת שיתאימו באופן אוטומטי לשדות במקור הנתונים שלך, אף אם לשדות של מקור הנתונים אין שמות זהים לשמות השדות שלך, לחץ על שדות כתובת.
    • כדי לבחור שדות שמקבלים תמיד נתונים ישירות מעמודה בקובץ הנתונים שלך, לחץ על שדות מסד נתונים.
  2. בתיבה שדות, לחץ על השדה הרצוי.
  3. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור.
  4. אם תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה, ייתכן של- Word לא היתה אפשרות למצוא חלק מהמידע הדרוש כדי להוסיף את השדה. לחץ על החץ לצד (לא תואם) ולאחר מכן בחר את השדה ממקור הנתונים שלך המתאים לשדה הדרוש למיזוג הדואר.

 הערה   אם תוסיף שדה מתוך הרשימה שדות מסד נתונים ולאחר מכן תעבור למקור נתונים שאינו מכיל עמודה בעלת אותו שם, ל- Word לא תהיה אפשרות להוסיף את המידע משדה זה אל המסמך הממוזג.

הצגשדות מותאמים אישית מאנשי קשר של Office Outlook

הדרך היחידה להכללת שדות אנשי קשר מותאמים אישית במסמך הראשי שלך היא התחלת מיזוג הדואר מתוך Microsoft Office Outlook. ראשית הגדר תצוגה של אנשי הקשר שלך עם השדות בהם ברצונך להשתמש במיזוג. לאחר מכן התחל את מיזוג הדואר. לאחר שאתה בוחר את ההגדרות הרצויות, Word מופעל באופן אוטומטי ובאפשרותך להשלים את המיזוג.

הגדרת תצוגה של אנשי הקשר שלך הכוללת שדות מותאמים אישית

  1. ב'אנשי קשר' של Outlook, בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית ולאחר מכן לחץ על רשימת טלפונים.
  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת עמודה ולאחר מכן לחץ על בוחר השדות בתפריט הקיצור.
  3. ברשימה הנפתחת בחלק העליון של תיבת הדו-שיח בוחר השדות, בחר באפשרות שדות מוגדרים על-ידי המשתמש בתיקיה.
  4. גרור את השדה שברצונך להוסיף מתיבת הדו-שיח לכותרות העמודות. חץ אדום קטן יסייע לך למקם את השדה במיקום הרצוי.
    גרירת שדה מותאם אישית מבוחר השדות לתוך תצוגת תיקיית אנשי קשר

 הערה   באפשרותך להוסיף שדה חדש בתיבת הדו-שיח בוחר השדות על-ידי לחיצה על חדש בתחתית.

  1. לאחר הוספת כל השדות המותאמים אישית שלך לתצוגה, סגור את תיבת הדו-שיח בוחר השדות.
  2. כדי להסיר שדה שאין ברצונך לכלול במיזוג הדואר, לחץ על שם השדה בכותרת העמודה בתצוגה 'רשימת טלפונים' וגרור אותו מחוץ לכותרת העמודה.

הפעלת מיזוג הדואר מ- Outlook

  1. באנשי הקשר של Outlook, בתפריט כלים, לחץ על מיזוג דואר.
  2. באנשי הקשר של Outlook, בחר באנשי קשר בודדים על-ידי החזקת SHIFT לחוץ ולחיצה כדי לבחור טווח או על-ידי החזקת CTRL לחוץ ולחיצה כדי לבחור אנשי קשר בודדים. אם ברצונך לכלול את כל אנשי הקשר הגלויים כרגע בתצוגה, אל תלחץ על איש קשר כלשהו.
  3. בתפריט כלים, לחץ על מיזוג דואר.
  4. אם בחרת אנשי קשר בודדים שברצונך לכלול במיזוג הדואר, לחץ על אנשי קשר נבחרים בלבד. אם ברצונך לכלול את כל אנשי הקשר הגלויים כעת בתצוגה, לחץ על כל אנשי הקשר בתצוגה הנוכחית.
  5. אם קבעת את תצורת התצוגה 'רשימת טלפונים' כך שתציג בדיוק את השדות בהם ברצונך להשתמש במיזוג הדואר, לחץ על שדות אנשי קשר בתצוגה הנוכחית. בשאר המקרים, לחץ על כל שדות אנשי הקשר כדי להפוך את כל שדות אנשי הקשר לזמינים במיזוג הדואר.
  6. אם ברצונך ליצור מסמך ראשי חדש עבור מיזוג הדואר, לחץ על מסמך חדש. בשאר המקרים, לחץ על מסמך קיים ולאחר מכן לחץ על עיון כדי לאתר את המסמך בו ברצונך להשתמש כמסמך הראשי.
  7. אם ברצונך לשמור את אנשי הקשר והשדות שבחרת כך שניתן יהיה להשתמש בהם מחדש, בחר בתיבת הסימון קובץ קבוע ולאחר מכן לחץ על עיון כדי לשמור את הקובץ. הנתונים יישמרו במסמך Word כנתונים מופרדים באמצעות פסיק.
  8. בחר במעטפות.
  9. לחץ על אישור. בעת פתיחת המסמך ב- Word, בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתוב והוסף שדות, לחץ על החץ לצד הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן לחץ על השדות שברצונך להוסיף למסמך הראשי של המעטפה.

 הערות 

עיצוב הנתונים הממוזגים

תוכניות של מסדי נתונים וגליונות אלקטרוניים, כגון Microsoft Office Access ו- Microsoft Office Excel, מאחסנות את המידע שאתה מקליד בתאים כנתונים גולמיים. עיצוב שתחיל ב- Access או ב- Excel, כגון גופנים וצבעים, אינו מאוחסן עם הנתונים הגולמיים. בעת מיזוג מידע מקובץ נתונים לתוך מסמך Word, אתה ממזג את הנתונים הגולמיים ללא העיצוב שהוחל.

כדי לעצב את הנתונים במסמך, בחר את שדה מיזוג הדואר ועצב אותו, כפי שבאפשרותך לעצב כל טקסט. ודא שהקטע הנבחר כולל את הסוגריים הזוויתיים (« ») המקיפים את השדה.

לראש הדף לראש הדף

תצוגה מקדימה של המיזוג והשלמתו

לאחר הוספת השדות למעטפה הראשונית שאתה מגדיר (המסמך הראשי של המעטפה), אתה מוכן להציג בתצוגה מקדימה את תוצאות מיזוג הדואר. לאחר שתהיה מרוצה מהתצוגה המקדימה, תוכל להשלים את מיזוג הדואר.

תצוגה מקדימה של המיזוג

באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה את המעטפות שלך ולבצע שינויים לפני שתשלים את מיזוג הדואר.

כדי להציג תצוגה מקדימה, בצע אחת מהפעולות הבאות בקבוצה הצג תצוגה מקדימה של תוצאות בכרטיסיה דברי דואר:

תמונת רצועת הכלים של Word

  • לחץ על הצג תצוגה מקדימה של תוצאות.
  • דפדף בין המעטפות על-ידי לחיצה על הלחצנים הרשומה הבאה והרשומה הקודמת בקבוצה הצג תצוגה מקדימה של תוצאות.
  • הצג מסמך מסוים בתצוגה מקדימה על-ידי לחיצה על חיפוש נמען.

 הערה   לחץ על עריכת רשימת נמענים בקבוצה התחל מיזוג דואר בכרטיסיה דברי דואר כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר בה באפשרותך לסנן את הרשימה או להסיר נמענים אם אתה רואה רשומות שאין ברצונך לכלול.

תמונת רצועת הכלים של Word

השלמת המיזוג

באפשרותך להדפיס את המעטפות או לשנות אותן באופן פרטני. באפשרותך להדפיס או לשנות את כולן או רק קבוצת משנה של מעטפות.

הדפסת המעטפות

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה סיום, לחץ על סיים ומזג ולאחר מכן לחץ על הדפסת מסמכים.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. בחר אם להדפיס את קבוצת המעטפות כולה, רק את המעטפה הגלויה כעת או קבוצת משנה של הערכה, אשר אתה מציין לפי מספר רשומה.

שינוי מעטפות בודדות

  1. בכרטיסיה דיוור, בקבוצה סיום, לחץ על סיים ומזג ולאחר מכן לחץ על עריכת מסמכים נפרדים.

תמונת רצועת הכלים של Word

  1. בחר אם ברצונך לערוך את קבוצת המעטפות כולה, רק את המעטפה הגלויה כעת או קבוצת משנה של הקבוצה, אשר אתה מציין לפי מספר רשומה. Word שומר את העותקים שברצונך לערוך בקובץ יחיד עם מעבר עמוד בין כל מעטפה.

שמירת המסמך הראשי של המעטפה

זכור שהמעטפות שאתה שומר נפרדות מהמעטפה הראשונית שאתה מגדיר (המסמך הראשי של המעטפה). כדאי שתשמור את המסמך הראשי של המעטפה אם אתה מתכוון להשתמש בו עבור מיזוג דואר אחר.

בעת שמירת המסמך הראשי של המעטפה, אתה שומר גם את חיבורו לקובץ הנתונים. בפעם הבאה שתפתח את המסמך הראשי של המעטפה, תתבקש לבחור אם ברצונך למזג שוב את המידע מקובץ הנתונים אל תוך המסמך הראשי של המעטפה.

  • אם תלחץ על כן, המסמך ייפתח כאשר המידע מהרשומה הראשונה ממוזג.
  • אם תלחץ על לא, החיבור בין המסמך הראשי של המעטפה וקובץ הנתונים יתנתק. המסמך הראשי של המעטפה הופך למסמך Word רגיל. השדות מוחלפים במידע הייחודי מהרשומה הראשונה.

לראש הדף לראש הדף

 
 
חל על:
Word 2007