השתמש במיזוג דואר כשאתה מעוניין ליצור קבוצת מסמכים, כגון מכתב אחיד הנשלח ללקוחות רבים או גיליון של תוויות כתובות. כל מכתב או תווית מכילים מידע מסוג זהה, אך התוכן ייחודי. לדוגמה, במכתבים ללקוחות, ניתן להתאים אישית כל מכתב על ידי הוספת שם הלקוח. המידע הייחודי בכל מכתב או תווית מגיע מערך במקור הנתונים.
תהליך מיזוג הדואר דורש את השלבים הכוללים הבאים:
- הגדרת המסמך הראשי. המסמך הראשי מכיל את הטקסט ואת פריטי הגרפיקה הזהים עבור כל גרסה של המסמך הממוזג. לדוגמה, כתובת השולח או הברכה במכתב אחיד.
- חיבור המסמך למקור נתונים. מקור נתונים הוא קובץ המכיל את המידע שימוזג אל המסמך. לדוגמה, השמות והכתובות של נמענים.
- מיקוד רשימת הנמענים או הפריטים. Microsoft Office Word יוצר עותק של המסמך הראשי עבור כל פריט, או רשומה, בקובץ הנתונים שלך. אם קובץ הנתונים הוא רשימת דיוור, פריטים אלה הם ככל הנראה נמעני רשימת הדיוור שלך. אם ברצונך ליצור עותקים עבור פריטים מסוימים בלבד בקובץ הנתונים שלך, תוכל לבחור אלו פריטים (רשומות) לכלול.
- הוספת מצייני מיקום, הקרויים שדות מיזוג דואר, למסמך. בעת מיזוג הדואר, שדות מיזוג הדואר מתמלאים במידע מקובץ הנתונים שלך.
- תצוגה מקדימה של המיזוג והשלמתו. באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה כל עותק של המסמך לפני הדפסת הקבוצה כולה.
פקודות בכרטיסיה דברי דואר משמשות לביצוע מיזוג דואר.
עצה באפשרותך לבצע מיזוג דואר גם על-ידי שימוש בחלונית המשימות מיזוג דואר, אשר מנחה אותך צעד אחר צעד לאורך התהליך. כדי להשתמש בחלונית המשימות, בקבוצה התחל מיזוג דואר בכרטיסיה דברי דואר, לחץ על התחל מיזוג דואר, ולאחר מכן לחץ על אשף מיזוג דואר צעד אחר צעד.
הגדרת המסמך הראשי
- הפעל את Word.
מסמך ריק נפתח כברירת מחדל. השאר אותו פתוח. אם תסגור אותו, הפקודות בשלב הבא לא יהיו זמינות.
- בכרטיסיה דיוור, בקבוצה הפעלת מיזוג דואר, לחץ על הפעל מיזוג דואר.
- הקש על סוג המסמך שברצונך ליצור.
לדוגמה, באפשרותך ליצור:
- קבוצת מעטפות כתובת השולח זהה בכל המעטפות, אך כתובת היעד ייחודית לכל מעטפה. לחץ על מעטפות ולאחר מכן ציין את ההעדפויות הרצויות עבור גודל המעטפה ועיצוב הטקסט בכרטיסיה אפשרויות מעטפה בתיבת הדו-שיח אפשרויות מעטפה.
- קבוצה של תוויות כתובת כל תווית מציגה את השם והכתובת של האדם, אך השם והכתובת בכל תווית ייחודיים. לחץ על תוויות ולאחר מכן ציין את העדפותיך עבור סוג התווית בתיבת הדו-שיח אפשרויות תווית.
- קבוצה של מכתבים אחידים או הודעות דואר אלקטרוני אחידות התוכן הבסיסי זהה בכל המכתבים או ההודעות, אך כל מכתב או הודעה מכילים מידע ספציפי עבור הנמען המסוים, כגון שם, כתובת או מידע אחר. לחץ על מכתבים או הודעות דואר אלקטרוני כדי ליצור מסמכים מסוג זה.
- קטלוג או מדריך כתובות עבור כל פריט מוצג סוג מידע זהה, כגון שם ותיאור, אך השם והתיאור בכל פריט הם ייחודיים. לחץ על מדריך כתובות ליצירת מסמך מסוג זה.
חידוש מיזוג דואר
אם עליך להפסיק את העבודה על מיזוג דואר, באפשרותך לשמור את המסמך הראשי ולהמשיך את המיזוג במועד מאוחר יותר. Microsoft Office Word שומר את מקור הנתונים ואת מידע השדה. אם השתמשת בחלונית המשימות מיזוג דואר, Word יחזור למקומך בחלונית המשימות כאשר תחדש את המיזוג.
- כשתהיה מוכן להמשיך במיזוג, פתח את המסמך.
Word מציג הודעה ובה אתה נשאל אם ברצונך לפתוח את המסמך; פתיחת המסמך תפעיל פקודת SQL.
- מאחר שמסמך זה מחובר למקור נתונים וברצונך לאחזר את הנתונים, לחץ על כן. אם היית פותח מסמך ולא היית מודע לכך שהוא מחובר למקור נתונים, היה באפשרותך ללחוץ על לא כדי למנוע גישה לנתונים העלולה להיות זדונית.
הטקסט של המסמך, יחד עם כל השדות שהוספת, מופיעים.
- לחץ על הכרטיסיה דברי דואר והמשך בעבודתך.
לראש הדף
חיבור המסמך למקור נתונים
כדי למזג מידע לתוך המסמך הראשי, עליך לחבר את המסמך למקור נתונים, או לקובץ נתונים. אם עדיין אין לך קובץ נתונים, תוכל ליצור את הקובץ במהלך מיזוג הדואר.
בחירת קובץ נתונים
- בכרטיסיה דיוור, בקבוצה הפעלת מיזוג דואר, לחץ על בחר נמענים.
- בצע אחת מהפעולות הבאות:
- אם ברצונך להשתמש ברשימת אנשי הקשר שלך ב- Outlook, לחץ על בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook.
עצות לעבודה עם רשימת אנשי קשר של Outlook
התחברות לתיקיית אנשי הקשר שלך ב- Outlook היא בדרך כלל תהליך חלק, אך לעתים ייתכן שתיתקל בבעיה. להלן פתרונות לבעיות נפוצות בהן אתה עשוי להיתקל:
אין באפשרותי למצוא את תיקיית אנשי הקשר שלי ב- Outlook
ייתכן שתצטרך להפעיל את המאפיין הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני ב- Outlook או ייתכן שתצטרך לשנות את פרופיל המשתמש שלך ב- Outlook.
הפעלת המאפיין הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני
- ב- Microsoft Office Outlook, בתפריט בצע, לחץ על אנשי קשר.
- לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיית אנשי הקשר המכילה את המידע הרצוי לשימוש במיזוג הדואר, ולאחר מכן לחץ על מאפיינים.
- בכרטיסיה פנקס כתובות של Outlook, ודא שתיבת הסימון הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני נבחרה ולאחר מכן לחץ על אישור.
חזור לעצות של Outlook
שינוי פרופיל המשתמש שלך ב- Outlook
פרופיל המשתמש ב- Outlook הוא קבוצה של חשבונות דואר אלקטרוני ופנקסי כתובות. בדרך כלל אתה צריך רק פרופיל אחד — אך אם אתה חולק את המחשב שלך עם אנשים נוספים או משתמש בפנקסי כתובות אחרים למטרות שונות, באפשרותך להתקין יותר מפרופיל אחד. אם בעת התחלת מיזוג הדואר תשתמש בפרופיל שאינו כולל את תיקית אנשי הקשר בה ברצונך להשתמש, תיקיה זו לא תהיה זמינה.
כדי לעבור לפרופיל משתמש אחר, הפעל מחדש את Outlook. כאשר תתבקש לבחור פרופיל, בחר את הפרופיל הכולל את תיקית אנשי הקשר בה ברצונך להשתמש במיזוג הדואר.
אם אינך מתבקש לבחור פרופיל וידוע לך שתצטרך יותר מפרופיל אחד, ייתכן שתרצה להגדיר את Outlook כך שהבקשה תופיע. כדי לעשות זאת:
- סגור את Outlook.
- בלוח הבקרה, עבור לתצוגה קלאסית ולאחר מכן לחץ על דואר.
- לחץ על הצגת פרופילים.
- כדי שתתבקש לבחור פרופיל בכל פעם שתפעיל את Outlook, לחץ על הצג בקשה לבחירת פרופיל בו ייעשה שימוש ולאחר מכן לחץ על אישור.
חזור לעצות של Outlook
אני מקבל הודעות שגיאה אודות לקוחות דואר וטבלאות
אם תנסה לחבר את תיקית אנשי הקשר שלך במהלך מיזוג הדואר ב- Word ו- Outlook אינו מוגדר כתוכנית הדואר האלקטרוני של ברירת המחדל ב- Windows Internet Explorer, תופיע הודעת השגיאה הבאה:
"אין לקוח דואר המשמש כברירת מחדל או שלקוח הדואר הנוכחי אינו יכול למלא את בקשת העברת ההודעה. נא הפעל את Microsoft Office Outlook והגדר אותו כלקוח הדואר המשמש כברירת מחדל".
כדי להימנע מקבלת הודעה זו במהלך מיזוג דואר, בצע את הפעולות הבאות:
- צא מ- Word.
- בתפריט כלים של Internet Explorer, לחץ על אפשרויות אינטרנט ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה תוכניות.
- תחת דואר אלקטרוני, לחץ על Microsoft Office Outlook ולאחר מכן לחץ על אישור.
הפעל שוב את Word, פתח את מסמך מיזוג הדואר והתחבר לתיקיית אנשי הקשר שלך ב- Outlook.
חזור לעצות של Outlook
אין באפשרותי להתחבר לתיקיית אנשי קשר של Outlook ב'תיקיות ציבוריות'
אם תתחיל מיזוג דואר ב- Word ותנסה להתחבר לתיקית אנשי קשר של Outlook בתיקיות ציבוריות, תופיע הודעת השגיאה הבאה:
"לא ניתן להשלים פעולה זו עקב כשלים בתיבת הדו-שיח או במנגנון מסד הנתונים. נסה שנית מאוחר יותר".
אם תנסה שוב מאוחר יותר, תופיע אותה הודעת השגיאה.
כדי להשתמש בתיקיית אנשי קשר שבתיקיות הציבוריות כקובץ נתונים עבור מיזוג הדואר שלך, עליך להתחיל את מיזוג הדואר מתוך Outlook.
חזור לעצות של Outlook
ברצוני להשתמש בפנקס הכתובות שלי ב- Outlook Express כתיקיית אנשי הקשר שלי
אין באפשרותך להתחבר ישירות לפנקס כתובות מסוג זה בעת המיזוג. במקום זה, יצא את פנקס הכתובות של Outlook Express כקובץ טקסט מסוג .csv ולאחר מכן התחבר אליו בתבנית זו.
ייצוא פנקס הכתובות של Outlook Express:
- הפעל את Microsoft Outlook Express.
- בתפריט קובץ, הצבע על יצא ולאחר מכן לחץ על פנקס כתובות.
- בתיבת הדו-שיח כלי ייצוא פנקס כתובות, לחץ על Text File (Comma Separated Values) ולאחר מכן לחץ על יצא.
- בתיבה שמור קובץ מיוצא בשם, הקלד שם קובץ עבור הקובץ המיוצא ולאחר מכן לחץ על עיון.
- בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, ברשימה שמור ב, בחר את המיקום הרצוי לשמירת הקובץ ולאחר מכן לחץ על שמור. נוח לשמור קבצי נתונים בתיקיה מקורות הנתונים שלי שבתיקיה המסמכים שלי. זה המקום שבו Word יתחיל לחפש קבצי נתונים כאשר תנסה לאתר אותם במהלך מיזוג.
- לחץ על הבא. בחר בתיבות הסימון לצד השדות שברצונך לייצא ולאחר מכן לחץ על סיום.
הערה כשתחליט אילו שדות לייצא, חשוב על המכתבים האחידים, הודעות הדואר האלקטרוני או התוויות שברצונך ליצור באמצעות מיזוג הדואר. לדוגמה, אם תחליט לא לכלול כינויים או אתרי אינטרנט אישיים במסמכים הממוזגים שלך, אל תייצא שדות אלה.
- לאחר שתקבל את ההודעה שהליך הייצוא הושלם, לחץ על אישור.
- כדי לסגור את תיבת הדו-שיח כלי ייצוא פנקס כתובות, לחץ על סגור ולאחר מכן צא מ- Outlook Express.
כשתחזור לביצוע מיזוג הדואר ב- Word ותגיע לשלב שבו אתה מתחבר לקובץ נתונים, לחץ על האפשרות השתמש ברשימה קיימת ודפדף כדי לאתר את הקובץ מסוג .csv שייצאת זה עתה. לפני פתיחת הקובץ, ייתכן שתתבקש לבחור תו הפרדה שיפריד בין העמודות ברשימת הכתובות שלך. לחץ על פסיק ולאחר מכן לחץ על אישור.
חזור לעצות של Outlook
- אם ברשותך גליון עבודה של Microsoft Office Excel, מסד נתונים של Microsoft Office Access או סוג אחר של קובץ נתונים, לחץ על השתמש ברשימה קיימת ולאחר מכן אתר את הקובץ בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים.
עבור Excel, באפשרותך לבחור נתונים מכל גליון עבודה או טווח בעל שם בתוך חוברת עבודה. עבור Access, תוכל לבחור נתונים מכל טבלה או שאילתה (שאילתה: אמצעי לחיפוש כל הרשומות המאוחסנות במקור נתונים אשר מתאימות לקבוצת קריטריונים שציינת. שאילתות יכולות להכיל אופרטורים, מרכאות, תווים כלליים וסוגריים כדי לסייע במיקוד החיפוש.) המוגדרים במסד הנתונים. עבור סוג אחר של קובץ נתונים, בחר את הקובץ בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים. אם הקובץ אינו מופיע ברשימה, בחר את סוג הקובץ המתאים או בחר באפשרות All Files בתיבה קבצים מסוג. במיזוג הדואר, באפשרותך להשתמש בסוגים הבאים של קבצי נתונים:
עצות עבור עיצוב נתונים ב- Excel
אם קובץ הנתונים שלך הוא גליון עבודה של Excel הכולל אחוזים, ערכי מטבע או קודי מיקוד, באפשרותך לשמר את העיצוב המספרי של הנתונים על-ידי שימוש בחילופי מידע דינאמיים כדי להתחבר לגליון העבודה של Excel מתוך Word. לדוגמה, באפשרותך לודא שאזור המיקוד בעל חמש הספרות 07865 בקובץ הנתונים שלך לא יוצג בתור המספר 7865 (ללא האפס המוביל).
לפני ההתחברות לגליון העבודה, בצע את הפעולות הבאות ב- Word:
- לחץ על לחצן Microsoft Office
ולאחר מכן לחץ על סגור.
- לחץ על מתקדם.
- גלול למקטע כללי ולאחר מכן בחר בתיבת הסימון אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה.
- לחץ על אישור.
- כאשר המסמך הראשי של מיזוג הדואר פתוח, בקבוצה התחל מיזוג דואר בכרטיסיה דברי דואר, לחץ על בחר נמענים, ולאחר מכן לחץ על שימוש ברשימה קיימת.
- אתר את גליון העבודה של Excel בתיבת הדו-שיח בחירת מקור נתונים ולחץ עליו פעמיים.
- בתיבת הדו-שיח אישור מקור נתונים, לחץ על MS Excel Worksheets via DDE (*.xls) ולאחר מכן לחץ על אישור.
הערה אם אינך רואה את האפשרות MS Excel Worksheets via DDE (*.xls), בחר בתיבת הסימון הצג הכל.
- בתיבת הדו-שיח Microsoft Office Excel, עבור טווח נקוב או טווח תאים, בחר את טווח התאים או את גליון העבודה המכילים את המידע שברצונך למזג ולאחר מכן לחץ על אישור.
הערה כדי למנוע הופעת בקשה בכל פעם פתיחה של קובץ נתונים, תוכל לבטל את האפשרות אשר המרת תבנית קובץ בעת הפתיחה לאחר שתתחבר לגליון העבודה.
- אם אין ברשותך עדיין קובץ נתונים, לחץ על הקלד רשימה חדשה ולאחר מכן השתמש בטופס שייפתח כדי ליצור את הרשימה שלך. הרשימה נשמרת כקובץ מסד נתונים (.mdb) בו באפשרותך להשתמש מחדש.
הערה אם התקנת את Microsoft Office system 2007 (במקום להתקין את Microsoft Word לבדו) באפשרותך להשתמש גם ב- Microsoft Query כדי להרכיב שאילתה (שאילתה: אמצעי לחיפוש כל הרשומות המאוחסנות במקור נתונים אשר מתאימות לקבוצת קריטריונים שציינת. שאילתות יכולות להכיל אופרטורים, מרכאות, תווים כלליים וסוגריים כדי לסייע במיקוד החיפוש.) ולאחזר את הנתונים הרצויים ממקור נתונים חיצוני (מקור נתונים חיצוני: מקור נתונים המכיל את הנתונים אליהם רוצה המשתמש לגשת: לדוגמה, רשימה ב- Microsoft Excel או מסד נתונים של Microsoft Access.).
לראש הדף
מיקוד רשימת הנמענים או הפריטים
בעת החיבור לקובץ נתונים מסוים, ייתכן שלא תרצה למזג מידע מכל הרשומות באותו קובץ הנתונים אל המסמך הראשי.
כדי לצמצם את רשימת הנמענים או להשתמש בקבוצת משנה של הפריטים בקובץ הנתונים שלך, בצע את הפעולות הבאות:
- בכרטיסיה דיוור, בקבוצה הפעלת מיזוג דואר, לחץ על ערוך רשימת נמענים.
- בתיבת הדו-שיח נמעני מיזוג דואר, בצע אחת מהפעולות הבאות:
- בחירת רשומות בודדות שיטה זו שימושית ביותר אם הרשימה שלך קצרה. בחר בתיבות הסימון לצד הנמענים שברצונך לכלול ונקה את תיבות הסימון לצד הנמענים שאין ברצונך לכלול.
אם ידוע לך שברצונך לכלול מספר מועט של רשומות במיזוג שלך, באפשרותך לנקות את תיבת הסימון בשורת הכותרת ולאחר מכן לבחור את הרשומות הרצויות בלבד. באופן דומה, אם ברצונך לכלול את רוב הרשימה, בחר בתיבת הסימון בשורת הכותרת ולאחר מכן נקה את תיבות הסימון עבור הרשומות שאין ברצונך לכלול.
- מיון רשומות לחץ על כותרת העמודה של הפריט שלפיו ברצונך למיין. הרשימה ממוינת בסדר אלף-ביתי עולה (מ- א' עד ת'). לחץ שוב על כותרת העמודה כדי למיין את הרשימה בסדר אלף-ביתי יורד (ת' עד א').
אם ברצונך לבצע מיון מורכב יותר, לחץ על מיון תחת מקד את רשימת הנמענים ובחר את העדפות המיון שלך בכרטיסיה מיין רשומות בתיבת הדו-שיח סינון ומיון. לדוגמה, תוכל להשתמש בסוג מיון זה אם ברצונך למיין את כתובות הנמענים ברשימה אלף-ביתית לפי שם המשפחה בתוך כל מיקוד ואת מספרי המיקוד לפי סדר מספרי.
- סינון רשומות אפשרות זו שימושית אם הרשימה מכילה רשומות שאינך מעוניין לראות או לכלול במיזוג. לאחר שתסנן את הרשימה, תוכל להשתמש בתיבות הסימון כדי לכלול או לא לכלול רשומות.
כדי לסנן רשומות, בצע את הפעולות הבאות:
- תחת מקד את רשימת הנמענים, לחץ על סינון.
- בכרטיסיה סנן רשומות בתיבת הדו-שיח סינון ומיון, בחר את הקריטריונים הרצויים לשימוש עבור המסנן.
לדוגמה, כדי ליצור עותקים של המסמך הראשי רק עבור כתובות שבהן אוסטרליה רשומה כמדינה/אזור, לחץ על מדינה או אזור ברשימה שדה, על שווה ל ברשימה השוואה ועל אוסטרליה ברשימה השווה ל.
- כדי למקד עוד יותר את המסנן, לחץ על וגם או על או ולאחר מכן ציין קריטריונים נוספים.
לדוגמה, כדי ליצור עותקים של המסמך הראשי רק עבור עסקים במינכן, סנן את הרשומות אשר השדה עיר שלהן מכיל את מינכן ואשר השדה שם החברה שלהן אינו ריק. אם תבחר באו במקום בוגם במסנן זה, מיזוג הדואר שלך יכלול את כל הכתובות במינכן ואת כל הכתובות הכוללות שם חברה בעיר כלשהי.
הערה אם התקנת תוכנת אימות כתובות, באפשרותך ללחוץ על אמת כתובות בתיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר כדי לאמת את כתובות הנמענים שלך.
לראש הדף
הוספת מצייני מיקום, הקרויים שדות מיזוג דואר, למסמך
לאחר חיבור המסמך הראשי שלך לקובץ נתונים, אתה מוכן להקליד את טקסט המסמך ולהוסיף מצייני מיקום כדי לציין היכן המידע הייחודי יופיע בכל עותק של המסמך.
מצייני המיקום, כגון כתובת וברכה, נקראים שדות מיזוג דואר. שדות ב- Word מתאימים לכותרות העמודה בקובץ הנתונים הנבחר.
עמודות בקובץ נתונים מייצגות קטגוריות של מידע. שדות שתוסיף למסמך הראשי הם מצייני מיקום עבור קטגוריות אלה.
שורות בקובץ נתונים מייצגות רשומות של מידע. Word יוצר עותק של המסמך הראשי עבור כל רשומה בעת ביצוע מיזוג דואר.
על-ידי הוספת שדה למסמך הראשי, אתה מציין שברצונך שקטגוריה מסוימת של מידע, כגון שם או כתובת, תופיע במיקום זה.
הערה בעת הוספת שדה מיזוג דואר למסמך הראשי, שם השדה תמיד יוקף בסוגריים זוויתיים (« »). סוגריים זוויתיים אלה אינם מופיעים במסמכים הממוזגים. הם פשוט עוזרים לך להבחין בין השדות במסמך הראשי ובין הטקסט הרגיל.
מה מתרחש בעת המיזוג
בעת המיזוג, מידע מהשורה הראשונה בקובץ הנתונים מחליף את השדות במסמך הראשי שלך כדי ליצור את המסמך הממוזג הראשון. מידע מהשורה השניה בקובץ הנתונים מחליף את השדות כדי ליצור את המסמך הממוזג השני, וכן הלאה.
עבודה עם שדות: דוגמאות
תוכל להוסיף כותרת עמודה כלשהי למסמך הראשי כשדה. כך תקבל גמישות בעת עיצוב המכתבים האחידים, התוויות, הודעות הדואר האלקטרוני ומסמכים ממוזגים אחרים. לדוגמה:
- נניח שאתה יוצר מכתב המודיע לעסקים מקומיים שהם נבחרו להיכלל במדריך העיר השנתי שלך. אם קובץ הנתונים שלך מכיל את העמודה 'חברה' עם השם של כל עסק שברצונך ליצור עימו קשר, באפשרותך להזין את השדה «חברה» במקום להקליד את שם החברה עבור כל חברה.
- תאר לעצמך שאתה שולח הודעות דואר אלקטרוני רבעוניות ללקוחותיך המודיעות להן על מוצרים חדשים ומבצעים מיוחדים. כדי להתאים אישית הודעות אלה עבור הלקוחות הטובים ביותר, ביכולתך להוסיף עמודת 'הערה אישית' לקובץ הנתונים שלך שבה תוכל להקליד הערות כגון "גב' מילר, מוצר X החדש הוא בדיוק מה שחיפשת". על-ידי מיקום של השדה «הערה אישית» במסמך הראשי, תוכל לכלול הערות אלה בחלק התחתון של הודעות מסוימות.
- נניח שרשימת הדיוור שלך היא עבור אנשים המנויים לידיעון שלך, ושקובץ הנתונים שלך כולל עמודה הנקראת 'תאריך תפוגה' עבור אחסון התאריך בו התוקף של כל מנוי יפוג. אם תמקם את השדה «תאריך תפוגה» במסמך הראשי של התווית לפני הפעלת המיזוג, כל אחד מהמנויים יוכל לראות את תאריך התפוגה שלו בתווית הדיוור שלו.
באפשרותך לשלב שדות ולהפרידם באמצעות סימני פיסוק. לדוגמה, כדי ליצור כתובת, באפשרותך להגדיר שדות במסמך הראשי באופן הבא:
«שם פרטי» «שם משפחה»
«כתובת רחוב»
«עיר» «מיקוד דואר»
עבור רכיבים שאתה משתמש בהם לעתים קרובות, כגון בלוקי כתובת ושורות ברכה, Word מספק שדות מורכבים המקבצים מספר שדות יחד. לדוגמה:
- השדה של בלוק הכתובת הוא שילוב של מספר שדות, כולל שם פרטי, שם משפחה, כתובת הרחוב, עיר ומיקוד.
- השדה שורת ברכה יכול לכלול שם שדה אחד או יותר, בהתאם לפנייה הנבחרת.
באפשרותך להתאים אישית את התוכן של כל אחד מהשדות המורכבים האלה. לדוגמה, בכתובת, אולי תרצה לבחור עיצוב שם רשמי (מר רון שגיא); בברכה, אולי תרצה להשתמש ב "לכבוד" במקום ב"היקר".
מיפוי שדות מיזוג הדואר אל קובץ הנתונים שלך
כדי לוודא שיש ל- Word אפשרות למצוא עמודה בקובץ הנתונים המתאימה לכל רכיב כתובת או ברכה, ייתכן שתצטרך למפות את שדות מיזוג הדואר ב- Word לעמודות בקובץ הנתונים שלך.
כדי למפות את השדות, לחץ על התאמת שדות בקבוצה כתוב והוסף שדות של הכרטיסיה דברי דואר.
נפתחת תיבת הדו-שיח התאמת שדות.
רכיבים של כתובת וברכה מפורטים בצד שמאל. כותרות עמודות מקובץ הנתונים שלך מפורטות בצד ימין.
Word מחפש את העמודה המתאימה לכל רכיב. באיור, Word התאים באופן אוטומטי את העמודה משפחה בקובץ הנתונים לשם משפחה. אך לא היתה ל- Word אפשרות למצוא התאמה לרכיבים אחרים. מתוך קובץ נתונים זה, לדוגמה, אין ל- Word אפשרות לבצע התאמה לשם פרטי.
ברשימה מימין, באפשרותך לבחור את העמודה מקובץ הנתונים שלך שמתאימה לרכיב בצד שמאל. באיור, העמודה פרטי מתאימה כעת לשם פרטי. זה בסדר שתואר כבוד, זיהוי ייחודי ושם פרטי שני אינם תואמים. לא כל שדה צריך לשמש את מסמך מיזוג הדואר שלך. אם תוסיף שדה שאינו מכיל נתונים מקובץ הנתונים, הוא יופיע במסמך הממוזג כמציין מיקום ריק — בדרך כלל כשורה ריקה או כשדה מוסתר.
הקלדת תוכן והוספת שדות
- במסמך הראשי, לחץ במקום בו ברצונך להוסיף את השדה.
- השתמש בקבוצה כתוב והוסף שדות בכרטיסיה דברי דואר.
- הוסף אחד מהפריטים הבאים:
בלוק כתובת עם שם, כתובת ומידע נוסף
- לחץ על בלוק הכתובת.
- בתיבת הדו-שיח הוספת בלוק כתובת, בחר את רכיבי הכתובת שברצונך לכלול ואת העיצובים הרצויים ולאחר מכן לחץ על אישור.
- אם תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה, ייתכן של- Word לא הייתה אפשרות לאתר חלק מהמידע הנחוץ לבלוק הכתובת. לחץ על החץ לצד (לא תואם), ולאחר מכן בחר את השדה מקובץ הנתונים שלך המתאים לשדה הדרוש למיזוג הדואר.
שורת ברכה
- לחץ על שורת ברכה.
- בחר את תבנית שורת הברכה, הכוללת את הפנייה, תבנית השם וסימן הפיסוק שאחרי השם.
- בחר את הטקסט שברצונך שיופיע במקרים בהם אין ל- Microsoft Word אפשרות לפענח את שם הנמען, למשל, כאשר קובץ הנתונים אינו מכיל שם פרטי או שם משפחה עבור הנמען, אלא רק שם חברה.
- לחץ על אישור.
- אם תיבת הדו-שיח התאמת שדות מופיעה, ייתכן של- Word לא הייתה אפשרות לאתר חלק מהמידע הנחוץ עבור שורת הברכה. לחץ על החץ לצד (לא תואם), ולאחר מכן בחר את השדה מקובץ הנתונים שלך המתאים לשדה הדרוש למיזוג הדואר.
שדות בודדים
באפשרותך להוסיף מידע משדות בודדים, כגון שם פרטי, מספר טלפון או את סכום התרומה ברשימה של תורמים. כדי להוסיף במהירות שדה מקובץ הנתונים שלך למסמך הראשי, לחץ על החץ לצד הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן לחץ על שם השדה.
לקבלת אפשרויות נוספות לשם הוספת שדות בודדים למסמך, בצע את הפעולות הבאות:
- בכרטיסיה דיוור, בקבוצה כתיבת והוספת שדות, לחץ על הוסף שדה מיזוג.
- בתיבת הדו-שיח הוספת שדה מיזוג בצע אחת מהפעולות הבאות:
- כדי לבחור שדות כתובת שיתאימו אוטומטית לשדות במקור הנתונים שלך, גם אם שמות השדות במקור הנתונים אינם זהים לשמות השדות שלך, לחץ על שדות כתובת.
- כדי לבחור שדות שמקבלים תמיד נתונים ישירות מעמודה בקובץ הנתונים שלך, לחץ על שדות מסד נתונים.
- בתיבה שדות, לחץ על השדה הרצוי.
- לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על סגור.
- אם מופיעה תיבת הדו-שיח התאמת שדות, ייתכן של- Microsoft Word לא היתה אפשרות למצוא חלק מהמידע הדרוש להוספת השדה. לחץ על החץ לצד (לא תואם) ולאחר מכן בחר את השדה מקובץ הנתונים שלך המתאים לשדה הדרוש למיזוג הדואר.
הערה אם תוסיף שדה מתוך הרשימה שדות מסד נתונים ולאחר מכן תעבור למקור נתונים שאינו מכיל עמודה בעלת אותו שם, ל- Word לא תהיה אפשרות להוסיף את המידע משדה זה אל המסמך הממוזג.
שדות מותאמים אישית מאנשי קשר של Outlook
הדרך היחידה לכלול שדות אנשי קשר מותאמים אישית במסמך הראשי שלך היא להתחיל את מיזוג הדואר מתוך Outlook. ראשית, הגדר תצוגה של אנשי הקשר שלך עם השדות בהם ברצונך להשתמש במיזוג. לאחר מכן, התחל את מיזוג הדואר. לאחר בחירת ההגדרות הרצויות, Word יופעל באופן אוטומטי ותוכל להשלים את המיזוג.
הגדרת תצוגה של אנשי הקשר שלך הכוללת שדות מותאמים אישית
- באנשי קשר של Outlook, בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית, ולאחר מכן לחץ על רשימת טלפונים.
- לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת עמודה ולאחר מכן לחץ על בוחר השדות.
- ברשימה הנפתחת בחלק העליון של תיבת הדו-שיח בוחר השדות, בחר באפשרות שדות מוגדרים על-ידי המשתמש בתיקיה.
- גרור את השדה שברצונך להוסיף מתיבת הדו-שיח לכותרת העמודה. חץ אדום קטן מסייע לך למקם את השדה במיקום הרצוי לך.
הערה באפשרותך להוסיף שדה חדש בתיבת הדו-שיח בוחר השדות על-ידי לחיצה על חדש בתחתית.
- לאחר הוספת כל השדות המותאמים אישית שלך לתצוגה, סגור את תיבת הדו-שיח בוחר השדות.
- כדי להסיר שדה שאין ברצונך לכלול במיזוג הדואר, לחץ על שם השדה בכותרת העמודה בתצוגה רשימת טלפונים וגרור אותו מכותרת העמודה.
הפעלת מיזוג דואר מתוך Outlook
- באנשי הקשר של Outlook, בחר אנשי קשר בודדים על-ידי הקשת SHIFT ולחיצה כדי לבחור טווח או על-ידי הקשת CTRL ולחיצה כדי לבחור אנשי קשר בודדים. אם ברצונך לכלול את כל אנשי הקשר המופיעים כעת בתצוגה, אל תלחץ על אנשי קשר כלשהם.
- בתפריט כלים, לחץ על מיזוג דואר.
- אם בחרת אנשי קשר בודדים כדי לכלול אותם במיזוג, לחץ על אנשי קשר נבחרים בלבד. אם ברצונך לכלול את כל אנשי הקשר המופיעים באותו רגע בתצוגה, לחץ על כל אנשי הקשר בתצוגה הנוכחית.
- אם הגדרת את תצוגת רשימת הטלפונים כך שהיא מראה בדיוק את השדות הדורשים לך לשימוש במיזוג, לחץ על שדות אנשי קשר בתצוגה הנוכחית. אם לא, לחץ על כל שדות אנשי הקשר כדי שכל שדות אנשי הקשר יהיו זמינים במיזוג.
- אם ברצונך ליצור מסמך ראשי חדש עבור המיזוג, לחץ על מסמך חדש. אם לא, לחץ על מסמך קיים ולחץ על עיון כדי לאתר את המסמך שישמש כמסמך ראשי.
- אם ברצונך לשמור את אנשי הקשר ואת השדות שבחרת, כך שניתן יהיה להשתמש בהם שנית, בחר בתיבת הסימון קובץ קבוע ולאחר מכן לחץ על עיון כדי לשמור את הקובץ. הנתונים נשמרים בקובץ Word כנתונים המופרדים באמצעות פסיקים.
- בחר אחת מאפשרויות המיזוג הרצויות:
- מכתבים אחידים הכן קבוצה של מכתבים עבור דיוור לנמענים מרובים.
- תוויות מען הגדר תוויות כתובות עבור דיוור לנמענים מרובים
- מעטפות הגדר מעטפות עבור דיוור לנמענים מרובים.
- קטלוג צור מסמך יחיד המכיל קטלוג או רשימת כתובות.
- מסמך חדש צור מסמכים ממוזגים שתוכל לערוך בנפרד ב- Word.
- מדפסת שלח מסמכים ממוזגים ישירות למדפסת ברירת המחדל.
- דואר אלקטרוני צור מסמכים ממוזגים המעוצבים כהודעות דואר אלקטרוני. כשתהיה מוכן להשלים את המיזוג ב- Word, בכרטיסיה דברי דואר שבקבוצה סיום, לחץ על סיים ומזג ולאחר מכן לחץ על שליחת הודעות דואר אלקטרוני. בשורת הנושא יוזן הטקסט שהקלדת בתיבת הדו-שיח אנשי קשר למיזוג דואר ב- Outlook.
- לחץ על אישור. בעת פתיחת המסמך ב- Word, בכרטיסיה דברי דואר, בקבוצה כתוב והוסף שדות, לחץ על החץ לצד הוסף שדה מיזוג ולאחר מכן לחץ על השדות שברצונך להוסיף למסמך.
הערות
עיצוב נתונים ממוזגים
תוכניות של מסדי נתונים וגליונות אלקטרוניים, כגון Microsoft Office Access ו- Microsoft Office Excel, מאחסנות את המידע שאתה מקליד בתאים כנתונים גולמיים. עיצוב שתחיל ב- Access או ב- Excel, כגון גופנים וצבעים, אינו מאוחסן עם הנתונים הגולמיים. בעת מיזוג מידע מקובץ נתונים לתוך מסמך Word, אתה ממזג את הנתונים הגולמיים ללא העיצוב שהוחל.
כדי לעצב את הנתונים במסמך, בחר את שדה מיזוג הדואר ועצב אותו כפי שהיית מעצב כל טקסט אחר. ודא שהבחירה כוללת את הסוגריים הזוויתיים (« ») המקיפים את השדה.
לראש הדף
תצוגה מקדימה של המיזוג והשלמתו
לאחר שהוספת שדות למסמך הראשי, אתה מוכן להציג בתצוגה מקדימה את תוצאות המיזוג. כאשר תהיה מרוצה מהתצוגה המקדימה, תוכל להשלים את המיזוג.
תצוגה מקדימה של המיזוג
באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה את המסמכים הממוזגים ולערוך שינויים לפני השלמת המיזוג.
כדי להציג תצוגה מקדימה, בצע אחת מהפעולות הבאות בקבוצה הצג תצוגה מקדימה של תוצאות בכרטיסיה דברי דואר:
- לחץ על הצג תצוגה מקדימה של תוצאות.
- דפדף בכל מסמך ממוזג על-ידי שימוש בלחצנים הרשומה הבאה והרשומה הקודמת בקבוצה הצג תצוגה מקדימה של תוצאות.
- הצג מסמך מסוים בתצוגה מקדימה על-ידי לחיצה על חיפוש נמען.
הערה לחץ על עריכת רשימת נמענים בקבוצה התחל מיזוג דואר בכרטיסיה דברי דואר כדי לפתוח את תיבת הדו-שיח נמענים של מיזוג דואר, בה באפשרותך לסנן את הרשימה או להסיר נמענים אם אתה רואה רשומות שאינך מעוניין לכלול.
השלמת המיזוג
באפשרותך להדפיס את המסמכים הממוזגים או לשנות אותם בנפרד. באפשרותך להדפיס או לשנות את כל המסמכים או רק קבוצת משנה של מסמכים.
הדפסת המסמכים הממוזגים
- בכרטיסיה דיוור, בקבוצה סיום, לחץ על סיים ומזג ולאחר מכן לחץ על הדפסת מסמכים.
- בחר להדפיס את כל קבוצת המסמכים, את העותק המוצג כעת בלבד או קבוצת משנה מתוך הקבוצה, שתציין לפי מספר רשומה.
שינוי עותקים בודדים של המסמך
- בכרטיסיה דיוור, בקבוצה סיום, לחץ על סיים ומזג ולאחר מכן לחץ על עריכת מסמכים נפרדים.
- בחר אם ברצונך לערוך את כל קבוצת המסמכים, את העותק המוצג כעת בלבד או קבוצת משנה מתוך הקבוצה, שתציין לפי מספר רשומה. Word שומר את העותקים שברצונך לערוך בקובץ יחיד, עם מעבר עמוד בין כל עותק של המסמך.
שמירת המסמך הראשי
זכור שמסמכים ממוזגים שאתה שומר נבדלים מהמסמך הראשי. מומלץ שתשמור את המסמך הראשי עצמו אם אתה מתכוון להשתמש בו עבור מיזוג דואר אחר.
בעת שמירת המסמך הראשי, נשמר גם החיבור שלו לקובץ הנתונים. בפעם הבאה שתפתח את המסמך הראשי, תישאל אם ברצונך שוב למזג מידע מקובץ הנתונים לתוך המסמך הראשי.
- אם תלחץ על כן, המסמך ייפתח עם מידע מהרשומה הראשונה ממוזג לתוך המסמך.
- אם תלחץ על לא, החיבור בין המסמך הראשי ובין קובץ הנתונים יתנתק. המסמך הראשי הופך למסמך Word רגיל. השדות מוחלפים במידע ייחודי מהרשומה הראשונה.
לראש הדף
