תיבת התשובות: שימוש באנשי קשר של דואר אלקטרוני במיזוג דואר של Word

תיבת התשובות

מאת Connie Miller

נתקלת בבעיות בעת ניסיון למזג מידע מרשימת אנשי הקשר של הדואר האלקטרוני לתוך מסמך? כך תגרום לזה לפעול.



חל על
Microsoft Office Word 2003
Microsoft Office Word 2002
Microsoft Outlook(r) 2003
Microsoft Outlook 2002

שאלה מההערות שלך

ברצוני לבצע דיוור ללקוחות. השמות, הכתובת ופרטים נוספים של הלקוחות מאוחסנים ברשימת אנשי הקשר של הדואר האלקטרוני, אך Word אינו מצליח להתחבר לרשימה זו כשאני מבצע מיזוג דואר. עזרו לי כדי שלא אצטרך ליצור קובץ נתוני לקוחות חדש לגמרי.

עצה מתיבת התשובות

אם אתה מקפיד לשמור את רשימת אנשי הקשר של הדואר האלקטרוני עדכנית, רשימה זו יכולה להיות מקור שימושי למידע עבור דיוורים בכמויות גדולות. אך אין די בזה שרשימה שימושית זו קיימת. ל- Word צריכה להיות אפשרות להתחבר אליה במהלך מיזוג דואר.

וכאן, אתה בהחלט עלול להיתקל במספר תקלות קטנות ולא נעימות. אנו נעבור על תקלות אלה ונאמר לך כיצד להימנע או לעקוף כל אחת מהן כדי שתוכל לשלוח את הדיוור ללקוחות שלך.

דבר מה שיש לקחת בחשבון   אם אתה יוצר מכתבים אחידים, מעטפות, תוויות או קטלוג, למעשה באפשרותך לבצע מיזוג דואר באמצעות תיקיית אנשי קשר של Outlook על-ידי התחלת העבודה מתוך Outlook. למד כיצד על-ידי לחיצה על קישור בתיבה 'למידע נוסף'.

לפי ההערות שלך, אלו התקלות הנפוצות ביותר שבהן נתקלת בעת ניסיון למזג מידע מרשימת אנשי הקשר של הדואר האלקטרוני:


איני מצליח למצוא את תיקיית אנשי הקשר של Outlook

היית שקדן. רשמת בקפידה את כל מידע אנשי הקשר שלך באנשי קשר של Outlook. כעת אתה בעיצומו של מיזוג דואר ב- Word. בחרת באפשרות בחר מתוך אנשי הקשר של Outlook בחלונית המשימות מיזוג דואר ולאחר מכן לחצת על הקישור בחירת תיקיית אנשי קשר. תיבת הדו-שיח בחירת תיקיה של רשימת אנשי קשר נפתחת בדיוק כפי שהייתה אמורה, אולם תיקיית אנשי הקשר אינה מופיעה. החיים נראים כל כך מתסכלים לפעמים.

אולם, במקרה זה, הדברים אינם כה עגומים כפי שהם נראים. אם אתה משתמש בחלונית המשימות, ישנן שתי סיבות עיקריות לכך שהתיקיה אנשי קשר אינה מופיעה בתיבת הדו-שיח. את שתיהן די קל לתקן ונבחן את שתיהן בהמשך. עם זאת, לפני שנעשה זאת, עלינו לטפל באפשרות נוספת.

הערה למשתמשים בסרגל כלים   אם אתה מאלה המעדיפים להשתמש בסרגל הכלים מיזוג דואר ומנסה להתחבר לתיקיה אנשי קשר על-יד לחיצה על לחצן פתח מקור נתונים בסרגל הכלים, ניסיון זה ייכשל. כדי לעבוד ישירות עם תיקיית אנשי הקשר של Outlook כקובץ הנתונים עבור מיזוג דואר, עליך להשתמש בחלונית המשימות מיזוג דואר. אם אתה נחוש להשתמש בסרגל הכלים, באפשרותך לייצא את רשימת אנשי הקשר של Outlook לגליון עבודה של Microsoft Office Excel. באפשרותך להתחבר לקובץ מיוצא זה על-ידי לחיצה על לחצן פתיחת מקור נתונים. למד עוד כיצד לייצא את אנשי הקשר של Outlook, על-ידי לחיצה על קישור בתיבה 'למידע נוסף'.

נחזור לענייננו, שתי הסיבות האחראיות לכך שתיקיית אנשי הקשר אינה מופיעה בתיבת הדו-שיח בחירת תיקיה של רשימת אנשי קשר:

  • ייתכן שעליך להפעיל מאפיין קטן ורב עוצמה זה כדי להתחבר לתיקיית אנשי הקשר בזמן מיזוג דואר.
  • ייתכן שאתה משתמש בפרופיל משתמש של Outlook השונה מזה שמכיל את התיקיה אנשי קשר שבה ברצונך להשתמש.
הפעלת המאפיין "הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני"

זה אחד מה"איך יכולתי לדעת זאת אם אף אחד לא אמר לי?" הנפוצים כל-כך בתוכנות. מסתבר שישנו מאפיין קטן ורב עוצמה הקשור לתיקיית אנשי הקשר, שנקרא הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני . אם מאפיין קטן זה אינו מופעל, לא תוכל להתחבר לתיקיית אנשי הקשר במהלך מיזוג דואר. כך תפעיל אותו:

  1. ב- Outlook, בתפריט מעבר אל, לחץ על אנשי קשר.
  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על התיקיה אנשי קשר המכילה את המידע שבו ברצונך להשתמש למיזוג דואר ולאחר מכן לחץ על מאפיינים.
  3. בכרטיסיה פנקס כתובות של Outlook, בחר את תיבת הסימון הצג תיקיה זו כפנקס כתובות דואר אלקטרוני. לחץ על אישור.
שינוי פרופיל משתמש של Outlook

פרופיל משתמש של Outlook הוא קבוצה של חשבונות דואר אלקטרוני ופנקסי כתובות. בדרך כלל תזדקק רק לאחד, אך אם אתה משתף את המחשב עם משתמשים אחרים או משתמש בפנקסי כתובות שונים למטרות שונות, באפשרותך להגדיר יותר מפרופיל אחד. אם בעת התחלת מיזוג הדואר אתה משתמש בפרופיל שאינו כולל את תיקיית אנשי הקשר שבה ברצונך להשתמש, תיקיה זו לא תופיע בתיבת הדו-שיח המתאימה. כך תחליף לפרופיל משתמש שונה:

  1. סגור את Outlook.
  2. בלוח הבקרה, לחץ פעמיים על חשבונות משתמשים ולאחר מכן לחץ על דואר.

    אם אתה משתמש ב- Windows 2000, בלוח הבקרה, לחץ פעמיים על דואר.

  3. לחץ על הצגת פרופילים.
  4. בכרטיסיה כללי, לחץ על הפרופיל שבו ברצונך להשתמש.
  5. כדי שתוצג הודעה המבקשת ממך לבחור פרופיל בכל הפעלה של Outlook, לחץ על הצג בקשה לבחירת פרופיל בו ייעשה שימוש ולאחר מכן לחץ על אישור.

כעת, כשתפעיל את Outlook, תוכל לבחור את הפרופיל המתאים למשימות שברצונך לבצע, כגון מיזוג דואר.

הערה  אם תבחר את האפשרות הצג בקשה לבחירת פרופיל, תוצג הודעה כאשר תפעיל את Outlook ולאחר מכן שוב כאשר תתחבר לתיקיית אנשי הקשר במהלך מיזוג דואר. אם כל ההודעות האלה נראות כמו טרדה גדולה מדי, באפשרותך להגדיר את הפרופיל הרצוי למיזוג דואר, כך שייעשה בו שימוש בכל פתיחה של Outlook. בשלב 4 בהליך למעלה, לחץ על הפרופיל הרצוי, לחץ על השתמש תמיד בפרופיל זה ולאחר מכן לחץ על אישור.


אני מקבל הודעות שגיאה אודות לקוחות דואר ורשימות של טבלאות

זהו אחד מהשיעורים של "מה שאתה מגדיר בתוכנית אחת משפיע על המתרחש בתוכנית אחרת". אם אתה מנסה להתחבר לתיקיית אנשי הקשר במהלך מיזוג דואר ב- Word ו- Outlook אינו מוגדר כעורך ברירת המחדל לדואר אלקטרוני ב- Microsoft Internet Explorer, תקבל את הודעת השגיאה:

"אין לקוח דואר המוגדר כברירת מחדל, או שלקוח הדואר הנוכחי אין אפשרות למלא את בקשת ההודעה. אנא הפעל את Microsoft Office Outlook והגדר אותו כלקוח הדואר המהווה ברירת מחדל."

כאשר תלחץ על אישור, תוצג הודעת שגיאה נוספת:

"לא ניתן לקבל רשימת טבלאות ממקור הנתונים."

כדי לא לקבל הודעות מטרידות אלה במהלך מיזוג דואר:

  1. בתפריט כלים ב- Internet Explorer, לחץ על אפשרויות אינטרנט.
  2. בכרטיסיה תוכניות, תחת דואר אלקטרוני בחר Microsoft Office Outlook ולחץ על אישור.

כאשר תפעיל שוב את Word ותנסה להתחבר לקובץ אנשי הקשר של Outlook במהלך מיזוג דואר, הדברים אמורים לפעול כהלכה.


ברצוני להשתמש בפנקס הכתובות של Outlook Express כרשימת אנשי הקשר שלי

ואתה בהחלט יכול. אינך יכול להתחבר ישירות לרשימת אנשי קשר זו במהלך מיזוג דואר. אך באפשרותך לייצא את רשימת אנשי הקשר של Outlook Express כקובץ טקסט ולאחר מכן להתחבר אליו בטופס נחמד וקריא זה.

כך תייצא את רשימת אנשי הקשר של Outlook Express‏:

  1. הפעל את Outlook Express. בתפריט קובץ, הצבע על ייצוא ולאחר מכן לחץ על פנקס כתובות.
  2. בתיבת הדו-שיח כלי ייצוא פנקס כתובות, לחץ על קובץ טקסט (ערכים מופרדים באמצעות פסיק) ולאחר מכן לחץ על ייצא.

    אל תפחד מהשם המוזר של סוג קובץ זה. פירושו רק קובץ טקסט שבו פסיקים מפרידים את כותרות העמודות זו מזו. הסיומת שלו תהיה ‎.csv והוא ייפתח ב- Excel‏.

  3. בתיבה שמור קובץ מיוצא כ, הקלד שם קובץ עבור קובץ אנשי הקשר שייצאת ולאחר מכן לחץ על עיון.
  4. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, עבור שמור ב, בחר את המקום שבו ברצונך לשמור את הקובץ ולאחר מכן לחץ על שמור.

    עצה לחיסכון בזמן   כדאי לשמור קבצי נתונים בתיקיה מקורות הנתונים שלי שבתיקיה המסמכים שלי. בתיקיה זו Word יחפש תחילה, כשתדפדף כדי לחפש נתונים במהלך מיזוג.

  5. לחץ על הבא. בחר את תיבות הסימון שליד קטגוריות המידע שברצונך לייצא ולאחר מכן לחץ על סיום.

    קח בחשבון   כאשר אתה מחליט אילו קטגוריות מידע לייצא, חשוב על המכתבים האחידים או הודעות הדואר האלקטרוני או התוויות שבכוונתך ליצור באמצעות מיזוג דואר. לדוגמה, אם אינך כולל כינויים או אתרי אינטרנט אישיים במסמכים הממוזגים, אל תייצא קטגוריות אלה.

  6. כשתוצג הודעה שהליך הייצוא הושלם, לחץ על אישור.
  7. כדי לסגור את תיבת הדו-שיח כלי ייצוא פנקס כתובות, לחץ על סגור ולאחר מכן סגור את Outlook Express.

כשתחזור ל- Word לביצוע מיזוג הדואר ותגיע לשלב שבו עליך להתחבר לקובץ נתונים, בחר באפשרות השתמש ברשימה קיימת ודפדף כדי לאתר את קובץ ה- ‎.csv שייצאת זה עתה. לפני שהקובץ ייפתח, תתבקש לבחור את התו המפריד שיפריד בין העמודות ברשימת הכתובות. בחר פסיק ולחץ על אישור.


איני מצליח להבין כיצד להוסיף חלק מהמידע ברשומות אנשי הקשר למסמך ממוזג.

לעתים ברצונך שבמסמכים ממוזגים יופיע יותר מאשר שמות וכתובות של אנשי קשר. לדוגמה, ייתכן שתשלח דיוור ללקוחותיך ותבקש מהם לאשר את דיוק מספרי הטלפון והפקס, כתובת הדואר האלקטרוני וכתובת אתר האינטרנט שלהם כפי שהם מופיעים אצלך.

הזנת את כל המידע הזה ברשימת אנשי הקשר והצלחת להתחבר לתיקיה אנשי קשר בתהליך מיזוג הדואר. אך כעת כשאתה מוכן לפעולה, אינך מצליח להכניס שדות עבור מספר פקס, כתובת דואר אלקטרוני וכתובת אתר אינטרנט לתוך המסמך הראשי. זה מה שעליך לעשות:

אם השתמשת בחלונית המשימות מיזוג דואר והתחברת לתיקיית אנשי הקשר, אתה נמצא בשלב כתיבה או ארגון, שבו אתה מוסיף איש קשר למסמך הראשי. לחץ על הקישור פריטים נוספים בחלונית המשימות. קישור זה פותח את תיבת הדו-שיח הוספת שדה מיזוג, אשר נראית כך:

תיבת הדו-שיח 'הוספת שדה מיזוג'

בעת לחיצה על שדות מסד נתונים, שדות רבים מרשימת אנשי הקשר מופיעים בתיבת הדו-שיח. אני אומר "רבים", משום ששדות אחדים מרשימת אנשי הקשר של Outlook אינם זמינים במיזוג דואר.

  • כדי להציג רשימה מלאה של שדות רשימת אנשי הקשר שאינם זמינים, לחץ על הקישור שדות רשימת אנשי קשר של Outlook בתיבה 'למידע נוסף'.

    פתרון מספר 1   באפשרותך לייצא מידע של רשימת אנשי קשר מתיקיית אנשי קשר של Outlook לגליון עבודה של Excel‏. רוב השדות שאינם זמינים כאשר אתה מתחבר ישירות לתיקיה אנשי קשר, מיוצאים. בעת התחברות לגליון עבודה במהלך מיזוג, באפשרותך להוסיף שדות אלה למסמך הראשי. למד עוד כיצד לייצא את אנשי הקשר של Outlook, על-ידי לחיצה על קישור בתיבה 'למידע נוסף'.

  • שדות המוגדרים על-ידי המשתמש הם בין השדות שאינם זמינים. פירושו של דבר שאם הוספת שדות מותאמים אישית לרשימת אנשי הקשר, לא תוכל למזג את המידע משדות אלה בפרסום שלך.

    פתרון מספר 2   מבין שדות שונים הזמינים באנשי הקשר של Outlook, תוכל למצוא ארבעה שדות הנקראים שדה משתמש 1, שדה משתמש 2, שדה משתמש 3 ושדה משתמש 4. החדשות הטובות הן שארבעה שדות אלה זמינים במיזוג דואר בעת התחברות ישירה לתיקיית אנשי הקשר. פירוש הדבר שהם מקום מושלם לאחסון מידע מותאם אישית ברשימת אנשי הקשר. למד כיצד להוסיף שדות אלה לתצוגת רשימת אנשי הקשר על-ידי לחיצה על קישור בתיבה 'למידע נוסף'.

באפשרותך להוסיף למסמך הראשי כל אחד מהשדות הרשומים בתיבת הדו-שיח הוספת שדה מיזוג על-ידי לחיצה על שדה בתיבת הדו-שיח כדי לבחור אותו ולאחר מכן לחיצה על הוסף.

הערה למשתמשים בסרגל כלים   אם אתה מאלה המעדיפים להשתמש בסרגל הכלים מיזוג דואר, באפשרותך לפתוח את תיבת הדו-שיח הוספת שדה מיזוג על-ידי לחיצה על לחצן הוסף שדות מיזוג.


שתזכה להרבה מיזוגים שמחים,

Connie, מפקחת תיבת התשובות

אודות המחבר

Connie Miller, כתבת בצוות הסיוע למשתמשי Microsoft Office, אוספת נושאים המגיעים לתשומת לב 'תיבת התשובות של Word' ועונה עליהם. כדי לשלוח שאלה מפורטת משלך שייתכן שנוכל לענות עליה, לחץ על משוב.

 
 
חל על:
Office 2003, Word 2003, Office XP, Word