Microsoft Office SharePoint Server 2007 מספק תכונות רבות שיכולות לעזור לך לשלב ולפשט תהליכים עסקיים:

• טפסים מבוססי-דפדפן שנוצרו באמצעות InfoPath Forms Services ו- Microsoft Office InfoPath 2007
• זרימות עבודה
• שילוב טוב יותר עם תוכניות שולחן העבודה של Microsoft Office system 2007

במאמר זה מתוארות תכונות אלה בקצרה.

איסוף נתונים באמצעות פריסה של טפסים מבוססי-דפדפן

באפשרותך להשתמש בטכנולוגיית שרת של InfoPath Forms Services ב- Office SharePoint Server 2007 ליצירה של טפסים מבוססי-דפדפן ולאיסוף נתונים מארגונים שאינם משתמשים ב-Office InfoPath 2007‏. אנשים בארגונים אלה יכולים למלא טפסים באמצעות מכשיר נייד המותאם לשימוש בדפדפן אינטרנט או ב- HTML.

 הערה   מאמר זה מתייחס לאתר SharePoint לדוגמה שנוצר על-ידי Adventure Works, חברה פיקטיבית שמייצרת אופניים, רכיבי אופניים ואביזרי אופניים.

באמצעות Office SharePoint Server 2007, באפשרותך לספק טפסים עקביים ללא תלות במקום שבו נעשה בהם שימוש. Office InfoPath 2007 משתמש בפקדים מוכללים כדי לספק טפסים נוחים לשימוש עם התנהגות צפויה, תיאורי מסך ואימות נתונים.

לדוגמה, צוות השיווק של חברת Adventure Works החליף דוחות הוצאות מנייר בטופס מבוסס-דפדפן:

כאשר עובד שולח את הטופס המקוון, זרימת עבודה מותאמת אישית מנתבת את הטופס למנהל לצורך אישור ולאחר מכן לניהול חשבונות. תהליך אוטומטי זה מפחית שגיאות וצריכת נייר ומאיץ את תהליך האישור.

הפיכת תהליכים עסקיים לפשוטים יותר באמצעות זרימות עבודה

ב- Office SharePoint Server 2007‏, זרימת עבודה היא תהליך שמעביר באופן אוטומטי מסמכים או פריטים דרך רצף של פעולות או משימות הקשורות לתהליך עסקי. זרימות עבודה מחברות לוגיקה עסקית, כלומר, הוראות שמציינות את הפעולות שמתרחשות במסמך או בפריט ושולטת עליהן, לקבצים או לפריטים בספריה או רשימה של SharePoint‏. זרימות עבודה יכולות לייעל את עלויות התיאום של תהליכים עסקיים נפוצים, כגון אישור פרוייקט או סקירת מסמך, על-ידי ניהול ומעקב אחר המשימות המבוצעות על-ידי אנשים אשר מעורבות בתהליכים אלה.

צוות התיעוד הטכני בחברת Adventure Works משתמש בזרימות עבודה במספר דרכים. לדוגמה, כמה מהמדריכים הטכניים במרכז המסמכים משתמשים בזרימת העבודה 'אישור', זרימת עבודה מוגדרת מראש שמנתבת מסמך לבודקים ומאשרים. כאשר מחבר המסמך מפעיל את זרימת העבודה 'אישור', היא יוצרת משימות לאישור, מקצה משימות אלה למשתתפים בזרימת העבודה ושולחת להם הודעות דואר אלקטרוני עם הוראות למשימות וקישור למסמך שממתין לאישור. במהלך ביצוע זרימת העבודה, הבעלים של זרימת העבודה והמשתתפים יכולים לבדוק את מצב זרימת העבודה כדי לראות אילו משתתפים השלימו את משימותיהם. לאחר שהמשתתפים משלימים את משימותיהם, זרימת העבודה מסתיימת והבעלים מיודע על כך באופן אוטומטי.

Office SharePoint Server 2007 מספק ערכה של זרימות עבודה מוגדרות מראש. באפשרותך גם להשתמש במעצב זרימת העבודה ב- Microsoft Office SharePoint Designer 2007 כדי ליצור זרימות עבודה מותאמות אישית לצרכים הייחודיים של הארגון שלך.

שימוש בזרימות עבודה ישירות מתוכניות של מהדורה 2007 של Office

באפשרותך להפעיל זרימות עבודה ולבצע בהן פעולות ישירות בחלק מהתוכניות של מהדורה 2007 של Office שברשותך וכן באפשרותך לאסוף מטה-נתונים של מסמכים באמצעות לוח פרטי המסמך. לדוגמה, באתר של חברת Adventure Works, באפשרותך להשלים משימת זרימת עבודה ולהוסיף מטה-נתונים ישירות ב- Microsoft Office Word 2007‏. אינך חייב לצאת מתוכנית כדי להשלים משימת זרימת עבודה.

התפריטים והפקודות באיורים שלהלן מופיעים ב- Microsoft Office Excel 2007‏, PowerPoint 2007 ו- Word 2007. כדי להציג תפריטים ופקודות אלה, עליך לעבוד בקובץ השוכן בספריה באתר של Office SharePoint Server 2007‏.

לדוגמה, בחברת Adventure Works, איימי רוסקו, מנהלת התיעוד הטכני, יוזמת זרימת עבודה מ- Excel 2007,‏ PowerPoint 2007 ו- Word 2007‏. זרימות העבודה החדשות שלה חלות על המסמך הפתוח.

זרימת העבודה מיידעת את מרטין, אחד מהעובדים של אמי, על משימת זרימת העבודה החדשה שלו באמצעות שליחת הודעת דואר אלקטרוני. ב- Microsoft Office Outlook 2007, מרטין לוחץ על הקישור לפתיחת המסמך ומ- Word 2007‏, הוא יכול להציג ולהשלים את משימות זרימת העבודה שלו, כמוצג באיור שלהלן.

שימוש בתכונות שרת נוספות ישירות מתוכניות של מהדורה 2007 של Office

בנוסף לזרימות עבודה, באפשרותך להשתמש גם בתוכניות של מהדורה 2007 של Office כדי להשתמש בתכונות שרת אחרות, כגון פרסום קובץ בבלוג או בשרת ניהול מסמכים. באמצעות PowerPoint 2007‏, באפשרותך לארוז חבילת שקופיות עבור תקליטור וליצור דפי מידע ב- Word 2007‏. כדי להשתמש בתכונות אלה, עליך לעבוד בקובץ השוכן בספריה באתר של Office SharePoint Server 2007‏.

באפשרותך גם להשתמש בלוח פרטי המסמך כדי להגדיר או לשנות מטה-נתונים של קובץ. האיור שלהלן מציג לוח פרטי מסמך עבור אחד מהמדריכים למשתמש של חברת Adventure Works.

אם תזין מידע בשדה ותשמור את הקובץ, Office SharePoint Server 2007 יעתיק את השינויים שלך לשדות בספריית המסמכים, כמוצג באיור שלהלן.

Outlook 2007 גם משתלב עם Office SharePoint Server 2007. לדוגמה, זרימת עבודה יכולה להתריע בפני משתמשים כאשר הוקצתה להם משימה. באפשרותך לחבר את Outlook 2007 לספריית מסמכים ולבצע פעולות רבות שאין באפשרותך לבצע מ- Office SharePoint Server 2007‏. לדוגמה, באפשרותך להשתמש ב- Windows Desktop Search כדי למצוא תוכן בקבצים שלך. באפשרותך גם להפעיל את חלונית הקריאה ב- Outlook 2007‏ ולעיין בכל אחד מהקבצים בספריה, בתנאי שמותקן אצלך יישום התומך בכל סוג קובץ. האיור שלהלן מציג כמה מהמדריכים למשתמש של חברת Adventure Works בחלונית הקריאה של Outlook 2007‏.

אלה רק כמה מהדרכים שבאמצעותן Office SharePoint Server 2007 יכול להשתלב עם Microsoft Office‏.