מאמר זה מספק מבוא ל-Microsoft Office SharePoint Server 2007 ומתאר כיצד באפשרותך להשתמש בו להשגת שליטה ותובנה טובות יותר של התוכן שלך, ייעול התהליכים העסקיים ושיתוף מידע עם אנשים אחרים בארגון.

 הערה   מאמר זה לא מתאר את התכונות של Office SharePoint Server 2007 המיועדות עבור מומחי IT או מפתחים. באפשרותך למצוא קישורים למידע מפורט אודות ניהול Office SharePoint Server 2007 או הרחבת הפונקציונליות שלו בסעיף למידע נוסף.

---

• מבט כולל על Office SharePoint Server 2007

• קשרי הגומלין בין Office SharePoint Server 2007 ל-indows SharePoint Services

• שיתוף פעולה

• אנשים והתאמה אישית

• חיפוש

• ניהול תוכן

• תהליך עסקי וטפסים

• מודיעין עסקי

---

מבט כולל על Office SharePoint Server 2007

Office SharePoint Server 2007 הוא יישום שרת חדש המהווה חלק מ-2007 Microsoft Office system. הארגון שלך יכול להשתמש בו להקלה על שיתוף פעולה,אספקת תכונות לניהול תוכן, יישום תהליכים עסקיים ואספקת גישה למידע חיוני ליעדים ותהליכים ארגוניים.

באמצעות תבניות אתרים ותכונות אחרות ב-Office SharePoint Server 2007, באפשרותך ליצור במהירות ובקלות אתרים התומכים בפרסום תוכן ספציפי, ניהול תוכן, ניהול רשומות או צרכי מודיעין עסקי של הארגון. לדוגמה, ניתן ליצור אתרים ברמת הארגון, כגון אתרי פורטל ארגוניים או אתרי נוכחות באינטרנט, או אתרים המשמשים למטרה מסוימת, כגון מאגרי תוכן או סביבות עבודה של פגישה. אתרים אלה מאפשרים לך לשתף פעולה ולשתף מידע עם אחרים, בין אם הם נמצאים בתוך או מחוץ לארגון. בנוסף, באפשרותך להשתמש ב-Office SharePoint Server 2007 כדי לערוך חיפושים יעילים אחר אנשים, מסמכים ונתונים, לתכנן תהליכים עסקיים מונחי טפסים ולהשתתף בהם ולגשת ולנתח כמויות גדולות של נתונים עסקיים.

בין השאר, באפשרותך להשתמש ב-Office SharePoint Server 2007 כדי:

• לשתף פעולה באופן יעיל עם אנשים אחרים בארגון. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בלוחות שנה כדי לראות מתי מתקיימים אירועי צוות או להשתמש בספריות מסמכים כדי לאחסן מסמכים של צוותים, חטיבות או של הארגון. באפשרותך גם לדון בנושאים באמצעות בלוגים או ללכוד ולשמור מידע באתרי Wiki, שהם מאגרי מידע המנוהלים על-ידי המשתמש.
• ליצור אתרי אינטרנט אישיים, שבהם באפשרותך לנהל ולשתף מידע עם משתמשים אחרים. לדוגמה, באפשרותך ליצור פורטל משלך מסוג 'האתר שלי', שבו באפשרותך להציג ולנהל את כל המסמכים, המשימות והקישורים שלך, לוחות שנה של Microsoft Office Outlook 2007, עמיתים ומידע אישי אחר ממיקום מרכזי.
• לחפש אנשים, מומחיות ונתונים ביישומים עסקיים. לדוגמה, על-ידי חיפוש באתרים שלי ברשת האינטרא-נט שלך, באפשרותך לחפש אדם בעל כישורים או תחומי עניין ספציפיים, גם אם אינך יודע את שמו. ייתכן שתוכל גם לחפש נתונים במסד נתונים ארגוני או ביישום עסקי של הארגון, כגון ביישום ניהול קשרי לקוחות (CRM).
• לנהל מסמכים, רשומות ותוכן אינטרנט. לדוגמה, הארגון שלך עשוי לפתח תהליך לביטול ופקיעת תוקף של מסמכים לאחר שחלף פרק זמן מסוים.
• לארח טפסים עסקיים מבוססי XML, המשתלבים עם מסדי נתונים או יישומים עסקיים אחרים. לדוגמה, אם אתה עובד עבור משרד ממשלתי מקומי, אתה עשוי לתכנן טפסים ליישומי היתרים ב-Microsoft Office InfoPath 2007 ולארח אותם ב-Office SharePoint Server 2007 כדי שמשתמשים יוכלו למלא טפסים בדפדפן. את הנתונים המוזנים בטופס ניתן לשלוח אל מסד נתונים ברשת של הממשלה.
• לפרסם בקלות דוחות, רשימות ומחוונים לביצועי מפתח (KPI) על-ידי קישור אל יישומים עסקיים, כגון SAP, ‏Siebel ו-Microsoft SQL Server 2005.

כיצד Office SharePoint Server 2007 פועל עם תוכניות במערכת Microsoft Office

Office SharePoint Server 2007 מתוכנן לעבוד ביעילות עם תוכניות ושרתים אחרים ב-2007 Microsoft Office system. הרשימה שלהלן כוללת דוגמאות של הדברים שניתן לבצע.

• באמצעות Microsoft Office PowerPoint 2007, באפשרותך ליצור ספריה של שקופיות PowerPoint שאותן ניתן לשתף עם משתמשים אחרים באתר Office SharePoint Server 2007.
• באמצעות Microsoft Office Access 2007, באפשרותך לעבוד עם רשימת SharePoint במצב לא מקוון ולהשתמש בתכונות הדיווח ב-Office Access 2007 להצגת הנתונים וליצירת דוחות. אם אתה נמצא בנסיעות, לדוגמה, באפשרותך לתחזק עותק מקומי של רשימת SharePoint במחשב הנייד שלך ולערוך את הרשימה ולהפעיל עליה שאילתות כאילו היתה טבלה רגילה ב-Office Access 2007. טפסים ובדוחות העושים שימוש ברשימת ה-SharePoint הם אינטראקטיביים לחלוטין — ול-Office Access 2007 יש אפשרות לבצע לאחר מכן סינכרון של הרשימה המקומית עם הרשימה המקוונת, כאשר תחזיר את המחשב הנייד למצב מקוון.
• באמצעות Office Outlook 2007, באפשרותך לעבוד עם ספריות מסמכים במצב לא מקוון. תיקיות SharePoint מופיעות בדיוק כמו תיקיות אחרות של Outlook.
• באמצעות Office InfoPath 2007, באפשרותך לעצב תבניות טפסים התואמות לדפדפן, לפרסם אותן באתר Office SharePoint Server 2007 ולאפשר את השימוש בהן בדפדפן אינטרנט.
• באמצעות Microsoft Office Excel 2007, באפשרותך לשמור גליונות עבודה באתר SharePoint כדי שמשתמשים יוכלו לגשת אליהם באמצעות דפדפן. באפשרותך להשתמש בגליונות עבודה אלה כדי לתחזק ולשתף ביעילות גירסה עדכנית ומרכזית אחת, ובה בעת לעזור להגן כל מידע קנייני, כגון מודלים פיננסיים, המוטבעים בגליון העבודה.
• באמצעות Microsoft Office SharePoint Designer 2007, באפשרותך להתאים אישית אתרים וזרימות עבודה של Office SharePoint Server 2007 בסביבת עבודה אינטואיטיבית בסגנון 'מה שאתה רואה הוא מה שאתה מקבל' (WYSIWYG). באפשרותך להתאים אתרי SharePoint לצרכיך ולהגדיר דרישות מיתוג באמצעות טכנולוגיית ASP.NET עדכנית, תקני אינטרנט ידועים כגון קוד Extensible Hypertext Markup Language ‏(XHTML) וגליונות סגנונות מדורגים (CSS). לדוגמה, אם הנך מנתח עסקי, ייתכן שתתבקש להקים ולהתאים אישית אתר Office SharePoint Server 2007 מותאם אישית חדש, שישמש לשיתוף פעולה בעבודה על פיתוח מקרים לדוגמה של לקוחות המצולמים בווידאו. בתרחיש זה, באפשרותך להשתמש ב-Office SharePoint Designer 2007 כדי ליצור אתר Office SharePoint Server 2007 חדש לגמרי, שבו כותבים, צלמי וידאו וחברים בצוותי שיווק יוכלו לשתף פעולה על הפיתוח של מקרים לדוגמה המצולמים בווידאו.
• בתוכניות רבות של 2007 Office release, באפשרותך לעדכן את המאפיינים של מסמך שרת בלוח פרטי המסמך, המופיע כקבוצה של שדות ניתנים לעריכה בחלק העליון של מסמך. לדוגמה, במסמך Word, ייתכן שתידרש לערוך את המאפיינים עבור שם מחבר, תאריך יצירה וסוג מסמך. הדבר מקל על איתור הפריטים הרצויים בשרת. לדוגמה, באפשרותך לאתר במהירות את כל ההודעות לעיתונות שבהן מאפיין הלקוח תואם לשם של לקוח מסוים.
• בתוכניות רבות של 2007 Office release, באפשרותך ליזום או להשתתף בזרימות עבודה, שהן התנועה האוטומטית של מסמכים או פריטים ברצף ספציפי של פעולות או משימות הקשורות לתהליך עסקי. ניתן להשתמש בזרימות עבודה כדי לנהל באופן עקבי תהליכים עסקיים נפוצים, כגון אישור או סקירה של מסמכים.

 לראש הדף

Office SharePoint Server 2007 ו-Windows SharePoint Services

ייתכן שאתה תוהה מהו ההבדל בין Office SharePoint Server 2007 ל-Microsoft Windows SharePoint Services וכיצד הם קשורים זה לזה.

Office SharePoint Server 2007 הוא מוצר העושה שימוש בטכנולוגיית Windows SharePoint Services. כל התכונות הזמינות ב-Windows SharePoint Services זמינות גם ב-Office SharePoint Server 2007, לרבות היכולת ליצור רשימות וספריות מרוכזות, בלוגים, דפי Wiki וסביבות עבודה של צוותים, כגון סביבות עבודה של פגישה.

Office SharePoint Server 2007 מסתמך על Windows SharePoint Services כדי לספק מסגרת מוכרת ועקבית עבור רשימות וספריות מסמכים, ניהול אתרים והתאמה אישית של אתרים. עם זאת, Office SharePoint Server 2007 מספק תכונות משופרות או נוספות שאינן זמינות באתר Windows SharePoint Services site. לדוגמה, Office SharePoint Server 2007 משתמש באותה טכנולוגיה כמו Windows SharePoint Services אך כולל תכונות נוספות שהן שימושיות במיוחד עבור עובדים בארגונים גדולים, כגון היכולת לחפש נתונים עסקיים ב-יישומי SAP, ‏Siebel ויישומים עסקיים אחרים.

 לראש הדף

שיתוף פעולה

באמצעות התכונות הבאות ב-Office SharePoint Server 2007, באפשרותך לעבוד ביעילות רבה יותר עם אנשים אחרים בארגון.

שימוש בתבניות אתרים לשיתוף פעולה או ניהול פגישות  בעת יצירת אתר חדש ב-Office SharePoint Server 2007, באפשרותך להתחיל על-ידי בחירה באחד מהסוגים השונים של תבניות אתרים לשיתוף פעולה עם אנשים אחרים ולניהול פגישות. לדוגמה, תבניות האתרים שבקבוצה 'שיתוף פעולה' נועדו לעזור לצוותים בתוך ארגון לעבוד על פרוייקטים ולשתף פעולה בעבודה על מסמכים. לדוגמה, באמצעות תבנית האתר 'סביבת עבודה של מסמך', באפשרותך לעבוד עם אנשים אחרים על מסמך או על קבוצת מסמכים. תבניות האתרים שבקבוצה 'פגישות' נועדו לעזור לצוותים בארגון לנהל סוגים שונים של פגישות. התבניות בקבוצה זו תומכות בכל דבר, החל בפגישות בסיסיות וכלה בפגישות למטרת קבלת החלטות ואף אירועים חברתיים.

שיתוף מסמכים, אנשי קשר, משימות ולוחות שנה  באפשרותך לסנכרן את לוח השנה שלך ב-Office SharePoint Server 2007 עם Outlook. באפשרותך להזין אירועים של יום שלם ולציין סוגים נוספים של אירועים חוזרים. באפשרותך לנהל מעקב אחר פרוייקטי צוות ביעילות רבה יותר, עם תצוגות חזותיות של ימים וחודשים.

עריכת סיעור מוחות בקלות עם אתריWiki  אתר Wiki מאפשר לך לערוך סיעור מוחות של רעיונות, לשתף פעולה על תכנון צוות, להקים אנציקלופדיה של ידע או לאסוף מידע שוטף בתבנית קלה ליצירה ולשינוי. חברי הצוות שלך יכולים לתרום לאתרי Wiki מהדפדפנים שלהם — הם אינם זקוקים למעבד תמלילים או לידע טכני מיוחד.

שיתוף רעיונות באמצעות בלוגים    בלוג, המכונה לעתים יומן אינטרנט, מורכב מהצבות קצרות ותכופות. ההצבות מוצבות לפי הסדר, החל בהצבה האחרונה שפורסמה. באמצעות Office SharePoint Server 2007, דרושות כמה לחיצות בלבד כדי ליצור בלוג, להירשם לקבלת עדכונים לבלוג ולהתאים אישית בלוג. באפשרותך להגדיר בלוג לקבלת הערות או לבטל את האפשרות להעיר הערות. מספר שימושים אפשריים כוללים יומן של בכיר בארגון לשם שיתוף רעיונות וחזון, קהילה לבניית קשרי לקוחות או אתר לא רשמי שבו יוכלו צוותים לשתף חדשות ועצות.

קבלת עדכונים לרשימות וספריות באמצעות RSS  רשימות וספריות עושות שימוש בטכנולוגיית Really Simple Syndication ‏(RSS), כדי שחברים בקבוצת העבודה יוכלו לקבל עדכונים באופן אוטומטי. RSS היא טכנולוגיה המאפשרת לאנשים לקבל ולהציג עדכונים או הזנות של חדשות, בלוגים ופריטי עניין אחרים במיקום מאוחד.

ניהול פרוייקטים  באפשרותך ליצור רשימת משימות פרוייקט, הכוללת תרשים גנט. תרשים גנט הוא סוג של מבט כולל חזותי על משימות פרוייקט שבו באפשרותך להשתמש כדי לנטר את התאריכים וההתקדמות של משימות צוות.

קבלת גישה ניידת לתוכן  באפשרותך להציג פורטלים, אתרי צוותים ורשימות במכשיר נייד, מה שעוזר לך להישאר מעודכן לגבי פרוייקטי צוות ומשימות כאשר אתה נמצא בנסיעות. לדוגמה, רשימות מופיעות בטלפונים (או במכשירי טלקומוניקציה אחרים התומכים בתקנים בינלאומיים) בתבנית טקסט פשוט, עם קישור לגלילה בתוכנו של כל דף. באפשרותך גם לקבל התראות כאשר רשימות מעודכנות.

שליחת דואר אלקטרוני אל Office SharePoint Server 2007  באפשרותך להשתמש בדואר אלקטרוני כדי להשתתף בדיונים, פגישות ומסמכים באתר Office SharePoint Server 2007. בדיוק כפי שאתה שולח דואר אלקטרוני אל הצוות שלך כדי לדון במשימות ובפרוייקטים, באפשרותך גם לשלוח דואר אלקטרוני לאתר Office SharePoint Server 2007 או לרשימה או ספריה ספציפית. באפשרותך גם לאחסן בארכיון דואר אלקטרוני שנשלח לאתר או רשימה, כדי שחברי הצוות שלך יוכלו לעקוב בקלות אחר דיון באתר במקום לחפש הודעות בתיבות הדואר הנכנס העמוסות שלהם.

ניהול מסמכים וסוגים מסוימים של רשימות במצב לא מקוון  באפשרותך לקחת את העבודה החשובה שלך איתך לכל מקום. בתוכניות דואר אלקטרוני מסוימות, התואמות ל-Office SharePoint Server 2007, כגון Microsoft Office Outlook 2007, באפשרותך לעבוד במצב לא מקוון על קבצים בספריה ועל פריטים בסוגי הרשימות הבאים: לוחות שנה, אנשי קשר, משימות ודיונים. כאשר תתחבר שוב ותעבור למצב מקוון, תוכל לעדכן את הקבצים שלך בשרת. פריטי רשימות מתעדכנים באופן אוטומטי.

 לראש הדף

אנשים והתאמה אישית

באמצעות התכונות הבאות ב-Office SharePoint Server 2007, באפשרותך ליצור קשר עם אנשים בארגון שלך שהם בעלי הכישורים, הידע וניסיון הפרוייקטים המתאימים.

האתר שלי  'האתר שלי' הוא אתר אישי המספק לך מיקום מרכזי לאחסון התוכן, הקישורים ואנשי הקשר שלך. הוא גם משמש כנקודת קשר עבור משתמשים אחרים לחיפוש מידע אודותיך ולספקי תוכן להעביר אליך תוכן. 'האתרים שלי' מספקים אתר ייעודי לכל משתמש, הניתן להתאמה אישית על-ידי המשתמש ועבור המשתמש. ניתן להשתמש בכל אתר כדי לאחסן, להציג, לצפות ולנהל תוכן, מידע ויישומים בצורה מבוקרת. נוסף על כך, ניתן להשתמש בכל אתר להצגת מידע אודות המשתמש, כגון כישורים ותפקידים, עמיתים ומנהלים, קבוצות ורשימות תפוצה שהמשתמש שייך אליהן ומסמכים שעליהם עובד המשתמש. כמו כן, כל אתר מכיל בקרת פרטיות מחמירה ומנגנוני אבטחה, כך שכל משתמש יכול לבחור כמה מידע להציג ולמי. אתר נפרד של 'האתר שלי' זמין עבור כל משתמש של Office SharePoint Server 2007. להלן רשימת היתרונות של השימוש ב'אתר שלי'.

• הוא מספק מיקום מרכזי להצגה ולניהול של כל המסמכים, המשימות, הקישורים, לוח השנה של Microsoft Office Outlook, העמיתים ומידע אישי אחר שלך.
• משתמשים אחרים של SharePoint יכולים ללמוד כיצד ליצור איתך קשר, ללמוד אודות תחומי המומחיות שלך, הפרוייקטים הנוכחיים והאנשים שאתה מכיר, על-ידי הצגת הדף הציבורי שלך.
• ספקי תוכן יכולים להשתמש בפרופיל שלך, כגון תיאור התפקיד, המחלקה או תחומי העניין שלך, כדי להציב באתר שלך מידע שימושי לך.
• הוא מאפשר למנהלים לספק לך אתרי אינטרנט ורכיבי Web Part מותאמים אישית.

תכונות התקשרות חברתית  בדיוק כפי שאתה משתף מידע עם אנשים אחרים בארגון באמצעות דף הבית הציבורי שלך, באפשרותך גם לחפש וליצור קשר עם אנשים אחרים באמצעות דפי הבית הציבוריים של האתרים שלהם. כאשר שם מופיע באתר הפורטל, באפשרותך ללחוץ עליו כדי להציג את האתר האישי של אותו אדם. באפשרותך להציג את האתר ואת החברויות ברשימות התפוצה, הרשימות, הקישורים, הקישורים אל אתרים, אנשים ומסמכים שעשויים לעזור לך לבצע את עבודתך. באפשרותך גם לראות מידע שיש לכם במשותף.

פקדי פרטיות  באמצעות הגדרות הפרטיות החלות על תוכנו של האתר הציבורי שלך, אתה מאפשר ל-Office SharePoint Server 2007 להציג מידע רק לקטגוריות ספציפיות של אנשים המבקרים באתר. באמצעות קבוצות פרטיות, באפשרותך לציין שרק אנשים מסוימים יוכלו להציג חלק מהמידע האישי שאתה מספק בדף הבית של 'האתר שלי' שלך. הדבר יכול להיות שימושי כאשר ברצונך לשתף פרטים אישיים, כגון מספר הטלפון הנייד שלך, רק עם קבוצת העבודה או המנהל שלך. קיימות חמש קטגוריות של אנשים שבפניהם באפשרותך להציג תוכן — כולם, העמיתים שלי, קבוצת העבודה שלי, המנהל שלי ואני בלבד.

קהלי יעד  באמצעות קהלי יעד, באפשרותך להציג תוכן כגון פריטי רשימה או ספריה, קישורי ניווט ורכיבי Web Part שלמים בפני קבוצות אנשים ספציפיות. הדבר שימושי כאשר ברצונך להציג מידע רלוונטי רק בפני קבוצת אנשים מסוימת. לדוגמה, באפשרותך להוסיף לפורטל של המחלקה המשפטית Web Part המכיל רשימה של חוזים משפטיים, שיוצגו רק עבורם. כל פריט ברשימה או בספריה של SharePoint יכול להיות מכוון לקהל ספציפי, על-ידי שימוש ב-Web Part שאילתת תוכן. ניתן לכוון גם כל Web Part אחר ואת תוכנו לקהלי יעד מסוימים. בנוסף, באפשרותך לייעד קישורי ניווט באתר לקהל. ייעוד זה מפשט את ניסיונו של המשתמש, מפני שהוא יראה רק את קישורי הניווט הרלוונטיים עבורו.

נוכחות וזמינות  הסמל 'תג חכם של נוכחות בזמן-אמת', המוצג כמעט בכל מקום שבו מופיע שמו של אדם ב-Office SharePoint Server 2007, מציין אם אדם נמצא במצב מקוון וזמין להשתתף בשיחת טלפון או בשיחת ועידה, העברת הודעות מיידית או שיחת וידאו דו-כיוונית.

 לראש הדף

חיפוש

מטרתו של חיפוש היא איתור המידע או האדם המתאים. סעיף זה מספק מבט כולל על תכונות הקשורות לחיפוש ב-Office SharePoint Server 2007, כגון היכולת לחפש אנשים בעלי המומחיות הנחוצה לך לביצוע עבודה מסוימת.

מרכז החיפוש  מרכז החיפוש הוא אתר המספק מיקום מרכזי להפעלת שאילתות ועיון בתוצאות חיפוש. אם תוסיף מידע אודות עצמך לדף 'האתר שלי', ישתמשו אנשים אחרים בארגון במרכז החיפוש כדי לאתר אותך, ללמוד אודות הפרוייקטים שלך ולראות את מי אתה מכיר.Office SharePoint Server 2007 כולל את תבניות האתרים הבאות ליצירת מרכז החיפוש:

• מרכז החיפוש  בחר בתבנית אתר זו כאשר ברצונך ליצור אתר שיספק חוויית חיפוש. דף הפתיחה הראשי כולל תיבת חיפוש פשוטה במרכז הדף. אתר זה כולל דפים עבור תוצאות חיפוש וחיפוש מתקדם.
• מרכז החיפוש עם כרטיסיות  בחר בתבנית אתר זו כאשר ברצונך ליצור אתר שיספק חוויית חיפוש. דף הפתיחה הראשי כולל תיבת חיפוש פשוטה במרכז הדף. האתר כולל שתי כרטיסיות: אחת עבור חיפושים כלליים והשנייה עבור חיפוש אחר מידע אודות אנשים. באפשרותך להוסיף ולהתאים אישית כרטיסיות כדי להתמקד בטווחי חיפוש או סוגי תוצאות אחרים.

חיפוש מסמכים באינטרא-נט  באפשרותך לחפש מסמכים המכילים מילה או ביטוי ספציפיים, הכתובים בשפה ספציפית, שנוצרו ביישום ספציפי או בעלי מאפיינים ספציפיים. Office SharePoint Server 2007 גם כולל תכונות שימושיות לצמצום החיפוש. לדוגמה, באפשרותך לחפש רק מסמכים המכילים את הביטוי המדויק "חברה בינלאומית" הכתובים בספרדית או ביפנית.

חיפוש אנשים באינטרא-נט  חיפוש האדם המתאים עשוי להיות חיוני לביצוע משימות במהירות. באפשרותך לחפש אנשים לפי שם או להשתמש בפרטי פרופיל אחרים, כגון כישורים, פרוייקטים נוכחיים או תיאור תפקיד. באפשרותך גם לחפש אנשים ביישומים הארגוניים של החברה, כגון SAP, ‏Siebel ומסדי נתונים מותאמים אישית.

חיפוש נתונים עסקיים ביישומי SAP, ‏Siebel ויישומים ארגוניים אחרים  תכונות החיפוש ב-Office SharePoint Server 2007 יכולות לעזור לך לחפש מידע ביישומים הארגוניים של החברה. יישומים ארגוניים אלה הם תוכניות עסקיות מיוחדות עבור משימות כגון ניהול חשבונות, מעקב אחר מלאי וניהול שרשראות אספקה. היישומים כוללים SAP, ‏Siebel ומסדי נתונים מותאמים אישית שנוצרו עבור הארגון.

 לראש הדף

ניהול תוכן

תכונות ניהול התוכן ב-Office SharePoint Server 2007 מתחלקות לשלוש קטגוריות:

• ניהול מסמכים
• ניהול רשומות
• ניהול תוכן אינטרנט

Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 מספק את היסוד הבסיסי למשימות ניהול מסמכים, לרבות תכונות ניהול הגירסאות, תכונות מטה-נתונים תיאוריים, תכונות זרימת עבודה, סוגי תוכן, ביקורת ופקדי גישה מבוססי תפקידים ברמת ספריית המסמכים, התיקיה והמסמכים האינדיבידואליים.

Office SharePoint Server 2007 מרחיב יכולות אלה ומספק עריכה משופרת, עיבוד מסמכים עסקיים, ניהול ופרסום של תוכן אינטרנט, ניהול רשומות, ניהול מדיניות ותמיכה בפרסום רב-לשוני.

ניהול מסמכים

ניהול מסמכים מבקר את מחזור החיים של מסמכים בארגון — האופן שבו הם נוצרים, נסקרים, מפורסמים והאופן שבו מתבצעת אליהם גישה. לא משנה היכן אתה עובד, בוודאי נתקלת באתגרים של ניהול מסמכים. חשוב על מחזור החיים של מסמך ממוצע. תחילה המסמך נוצר, לאחר מכן נשמר, לאחר מכן אולי משותף עם משתמשים אחרים, לאחר מכן אולי משתנה על-ידי משתמשים אחרים. עם פיתוחן של גירסאות חדשות, יש לנהל אחריהן מעקב ולארגן אותן. באמצעות Office SharePoint Server 2007, הארגון שלך יכול לאפשר מדיניות מתאימה בכל שלב של מחזור חיי המסמך, להשתמש במאגרים מרוכזים לאחסון, ניהול וגשה אל מסמכים ולהשתמש בתוויות ובברקודים כדי לנהל מעקב יעיל אחר מסמכים.

Office SharePoint Server 2007 מספק את התכונות הבאות לתמיכה בניהול מסמכים.

תבנית האתר 'מרכז המסמכים'  תבנית האתר 'מרכז המסמכים' מאפשרת לארגונים ליצור אתרים של ניהול מסמכים בקנה מידה גדול, התומכים בתרחישי ניהול מסמכים מורכבים. הגדרות ברירת המחדל עבור תבנית האתר 'מרכז המסמכים' תומכות בבקרת תוכן קפדנית: הוצאת מסמכים נדרשת לפני עריכה, גירסאות ראשיות ומשניות מאופשרות, תמיכה בסוגי תוכן מרובים מאופשרת וביקורת מאופשרת כדי לנהל מעקב אחר שינויים בתוכן לאורך זמן.

ספריית ניהול תרגום  'ספריית ניהול תרגום' עוזרת לארגונים ליצור, לאחסן ולנהל מסמכים מתורגמים על-ידי אספקת הן תצוגות והן תכונות המקלות על תהליך התרגום הידני של מסמכים. ספריה זו מתאפיינת בתצוגה מותאמת אישית, המקבצת תרגומים לפי מסמך מקור וכוללת גם זרימת עבודה של ניהול תרגום שבה ניתן להשתמש לניהול תהליך התרגום הידני.

מסגרת להמרות מסמכים   Office SharePoint Server 2007 מספק תמיכה בהמרה בצד השרת של מסמכים מתבנית קובץ אחת לאחרת.

שילוב תוכניות לקוח של 2007 Microsoft Office system   תכונות רבות של ניהול מסמכים ב-Office SharePoint Server 2007 הורחבו בצורה רבת עוצמה על-ידי שילוב עמוק בתוכניות לקוח של 2007 Office release. מתוך תוכניות לקוח של Office 2007, משתמשים יכולים לבצע את הפעולות הבאות:

• הפעלה והשלמה של משימות זרימת עבודה
• עדכון המאפיינים של מסמכי שרת באמצעות לוח פרטי המסמך
• הצגת הצהרות מדיניות של ניהול מידע עבור מסמכי שרת בסרגל ההודעות
• השוואת גירסאות של מסמכי שרת ב-Microsoft Office Word
• הוספת ברקודים או תוויות למסמכי שרת

ניהול רשומות

ניהול רשומות הוא התהליך של איסוף, ניהול ומחיקה של רשומות ארגוניות (מידע שהוגדר כחשוב עבור ההיסטוריה, הידע או ההגנה המשפטית של חברה) באופן אחיד ועקבי, בהתבסס על המדיניות הנהוגה בחברה. מדיניות זו מוגדרת לפי סוג העבודה שבו עוסק הארגון, סוגי הסיכונים המשפטיים שעמם הוא מתמודד והחוקים והתקנות שלהם הוא כפוף. Office SharePoint Server 2007 מציג ערכת תכונות חדשה ליצירה ותמיכה ביכולות ניהול רשומות רשמיות בארגון.

מדיניות ניהול מידע  ארגונים יכולים להגדיר מדיניות ניהול מידע ולהשתמש בה באתרי Office SharePoint Server 2007 כדי לאכוף תאימות לתהליכים עסקיים של הארגון או לתקנות חקיקה או ממשל לניהול מידע. מדיניות ניהול מידע מאפשרת למנהלי אתר או למנהלי רשימות לבקר את אופן הניהול של התוכן. Office SharePoint Server 2007 כולל מספר תכונות מדיניות מוגדרות מראש, שבהן יכול ארגון להשתמש בנפרד או בשילוב, כדי להגדיר מדיניות ניהול מידע עבור האתרים שלו. תכונות מדיניות אלה, הניתנות להגדרה עבור אוסף אתרים שלם או עבור רשימה, ספריה או סוג תוכן ספציפיים, כוללות: ביקורת, ברקודים, תוויות, המרת טפסים לארכיון ותפוגה. בנוסף, ארגונים יכולים לפתח מדיניות ניהול מידע מותאמת אישית.

ניהול זכויות מידע (IRM)  ב-Office SharePoint Server 2007, ארגונים יכולים להשתמש ב-IRM כדי להגביל את הפעולות שאותן יכולים משתמשים לבצע על קבצים שהורדו מרשימות או מספריות של SharePoint. ‏IRM מצפין את הקבצים שהורדו ומגביל את קבוצת המשתמשים והתוכניות המורשים לפענח קבצים אלה. IRM גם מאפשר להגביל את הזכויות של המשתמשים שמורשים לקרוא קבצים כדי שלא יוכלו לבצע פעולות כגון להדפיס עותקים של הקבצים או להעתיק מהם טקסט.

תבנית אתר מרכז רשומות  תבנית האתר מרכז רשומות ב-Office SharePoint Server 2007 נועדה לעזור לארגונים ליישם את תוכניות ניהול והחזקת הרשומות שלהם. תבנית אתר זו מרחיבה תכונות סטנדרטיות של Office SharePoint Server 2007 עם תכונות נוספות של ניהול רשומות, כדי לספק את היכולות הבאות:

• יכולות Vault  תבנית האתר 'מרכז הרשומות' כוללת מספר תכונות המבטיחות את תקינות הרשומות המאוחסנות בו. הרשומות לעולם לא משתנות באופן אוטומטי על-ידי המערכת, ופירוש הדבר שהרשומות הנטענות לאתר ומורדות ממנו לאחר מכן יהיו תמיד זהות. הגדרות ברירת המחדל עבור אתר 'מרכז הרשומות' גם מונעות שינוי ישיר אל רשומות על-ידי ניהול גירסאות המתעדות את השינויים שנערכו בתוכנו של מסמך ובדיקת סוגי שינויים ספציפיים. מנהלי רשומות יכולים גם להוסיף ולתחזק מטה-נתונים אודות פריטים הנפרד מהמטה-נתונים של הרשומה. שינויים במטה-נתונים מתועדים גם הם על-ידי ניהול גירסאות.
• ניתוב רשומות  ארגונים יכולים להגדיר רשימת ניתוב רשומות כדי לנתב באופן אוטומטי רשומות הנשלחות למרכז הרשומות אל הספריה המתאימה.
• אכיפת מדיניות ניהול מידע  תכונות המדיניות ביקורת, תפוגה וברקוד, הכלולות ב-Office SharePoint Server 2007, שימושיות לניהול רשומות.
• חסימה   Office SharePoint Server 2007 מספק תמיכה בניהול תהליך הגילוי המשפטי, על-ידי מתן אפשרות לארגונים לחסום רשומות. ניתן להוסיף רשומות הנתונות תחת חקירה או התדיינות משפטית לרשימת החסימות ולהשעותן ממדיניות ניהול רשומות ומתפוגה. ניתן לחסום פריטים יותר מפעם אחת בכל פעם.
• ממשק איסוף רשומות   אנשים ומערכות ממוכנות יכולים לשלוח תוכן בקלות אל אתר מרכז רשומות מבלי שיהיו בהכרח בעלי גישה או הרשאה לתוכנו של האתר. ניתן לשלוח תוכן דרך שירות אינטרנט, באמצעות הפרוטוקול SOAP או דרך דואר אלקטרוני באמצעות הפרוטוקול SMTP.

שילוב עם Microsoft Exchange Server 2007  Office SharePoint Server 2007 משולב באופן מעמיק עם Exchange Server 2007. שילוב זה מאפשר לארגונים ליצור תיקיות דואר אלקטרוני מנוהלות ב-Exchange, החשופות בפני המשתמשים ב-Office Outlook 2007. ארגונים יכולים להגדיר מדיניות ניהול מידע עבור תיקיות אלה, המציינות דברים כגון תקופת אחזקה או מיכסה. משתמשים יכולים להשתמש בתיקיות אלה גם כדי לשלוח דואר אלקטרוני אל אתר מרכז רשומות שיושם ב-Office SharePoint Server 2007. משתמשים יכולים לגרור ולשחרר רשומות דואר אלקטרוני מתיבת הדואר הנכנס שלהם לתיקיית הדואר האלקטרוני המנוהלת המתאימה.

ניהול תוכן אינטרנט

Office SharePoint Server 2007 כולל תכונות רבות השימושיות לתכנון, פריסה וניהול פורטלי אינטרא-נט ארגוניים, אתרי אינטרנט ארגוניים של נוכחות באינטרנט ואתרי פורטל חטיבתיים. תכונות אלה מאפשרות לך לחבר ולפרסם תוכן אינטרנט ביעילות ובמהירות ויכול להפחית עד מאד את העלות והתקורה של ניהול אתרים מרובים.

דפי אינטרנט מבוססי תבניות  באמצעות תכונות ניהול תוכן האינטרנט ב-Office SharePoint Server 2007, באפשרותך ליצור, לערוך ולנהל דפי אינטרנט מבוססי תבניות. כדי לעשות זאת, צור פריסות דפים ובאופן זה צור ונהל את ה"תבניות" עבור דפי האינטרנט שלך, הם עבור מחברים והאופן שבו הם יוצרים תוכן והן עבור קוראים והאופן שבו הם מציגים תוכן.

פרסום תבניות אתרים  בעת יצירת אתר Office SharePoint Server 2007 חדש, באפשרותך להתחיל על-ידי בחירה באחד מהסוגים השונים של תבניות אתרים, כולל תבניות התומכות בצרכי פרסום תוכן ספציפיים שייתכן שישנם לארגון. תבניות האתרים שבקבוצה 'פרסום' מאפשרים לארגונים לתכנן, לפרוס ולנהל פורטלי אינטרא-נט, אתרי אינטרנט ארגונים לנוכחות באינטרנט ואתרי פורטל חטיבתיים. תבניות האתרים שבקבוצה 'פרסום' מוגדרות תכונות פרסום כזמינות, לרבות סרגל הכלים עריכת דף, עורך תוכן והוצאת קבצים.

• אתר חדשות  בחר בתבנית אתר זו כאשר ברצונך ליצור אתר שיספק מאמרי חדשות וקישורים אל מאמרי חדשות במהירות ובקלות. התבנית כוללת פריסות דפי חדשות לדוגמה וארכיון לאחסון פריטי חדשות ישנים. היא גם מתאפיינת בפריסה קלה לשימוש עבור קוראים וספקי חדשות. תבנית אתר זו גם כוללת שני רכיבי Web Part המאפשרים שליחת חדשות יעילה: 'מציג RSS' ו'השבוע בתמונות'.
• אתר פרסום עם זרימת עבודה  בחר בתבנית אתר זו כאשר ברצונך ליצור אתר לפרסום דפי אינטרנט בלוח זמנים מסוים, באמצעות זרימת עבודה של אישור. התבנית כוללת ספריות מסמכים ותמונות לאחסון תכני פרסום לאינטרנט. לדוגמה, באפשרותך ליצור אתר להצגת מאמרים טכניים שאותם צריכים לסקור מומחים בדבר לפני פרסומם.
• פורטל שיתוף פעולה  בחר באתר זה אם ברצונך ליצור היררכיית אתרים ראשונית עבור פורטל חטיבתי ברשת אינטרא-נט. התבנית כוללת דף בית, אתר חדשות, מדריך אתרים ומרכז חיפוש עם כרטיסיות. בדרך כלל, אתר זה הוא בעל תורמים רבים כמספר הקוראים ומשמש לאירוח אתרי צוות. סוג תבנית זו יכול לעזור כאשר ברצונך ליצור פורטל חטיבתי שבו עובדים יוכלו לשתף פעולה ולפרסם מסמכים ודפי אינטרנט. תבנית אתר זו זמינה רק בעת יצירת אוסף אתרים בתוך ניהול מרכזי.
• פורטל פרסום  בחר בתבנית זו אם ברצונך ליצור היררכיית אתר ראשונית עבור אתר הפונה לאינטרנט או פורטל אינטרא-נט גדול. אתר זה ניתן להתאמה אישית בקלות עם מיתוג ייחודי. הוא כולל דף בית, אתר משנה לדוגמה עבור מהדורות לעיתונות, מרכז חיפוש ודף כניסה. בדרך כלל, אתר זה הוא בעל קוראים רבים יותר מאשר תורמים והוא משמש לפרסום דפי אינטרנט עם זרימות עבודה לאישור. כברירת מחדל, באפשרותך ליצור רק אתרי משנה לפרסום עם זרימות עבודה תחת אתרים שנוצרו באמצעות תבנית אתר זו. תבנית אתר זו זמינה רק בעת יצירת אוסף אתרים בתוך ניהול מרכזי.

שילוב עם Office SharePoint Designer 2007   Office SharePoint Designer 2007 הוא מוצר חדש ליצירה ולהתאמה אישית של אתרי אינטרנט של Office SharePoint Server 2007 ולבניית יישומים המאפשרים זרימת עבודה המבוססים על טכנולוגיות SharePoint. באפשרותך להשתמש ב-Office SharePoint Designer 2007 כדי להתאים אישית אתר Office SharePoint Server 2007. כך באפשרותך לתכנן ולהרחיב אתרי פורטל או דפי פורטל עם גמישות ועוצמה רבים יותר מאי פעם. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בכלי עריכה מתקדמים כדי לערוך קבצים של גליונות סגנונות מדורגים (CSS) עבור אתרי SharePoint.

חיבור דפי אינטרנט לפי הקשר  באפשרותך ליצור דפי אינטרנט באמצעות עורך הטקסט העשיר המצורף ל-Office SharePoint Server 2007. במצב עריכת טקסט, באפשרותך להקליד ולערוך תוכן בדף באמצעות דפדפן. במצב עריכת מקור HTML, באפשרותך להקליד ולערוך תוכן דף באמצעות HTML סטנדרטי. תכונות נוספות כוללות:

• תכונה המאפשרת לך ליצור, לארגן ולעצב קישורים במהירות.
• Web Part המאפשר לך להציג תוכן מרחבי האתר.
• היכולת לבדוק את האיות של התוכן שאותו אתה מחבר.
• היכולת לנהל ולערוך תוכן סטנדרטי, כגון הצהרות זכויות יוצרים, במיקום אחד.

עריכת לקוח  Office SharePoint Server 2007 גם מספק לך את היכולת ליצור דפי אינטרנט על-ידי המרת מסמכים שאותם יצרת באמצעות תוכניות אחרות. לתכונה זו יתרונות רבים, בהתאם לתוכנית שבה אתה משתמש ליצירת המסמך המקורי. לדוגמה, באפשרותך להשתמש במסמכי Office Word 2007 כדי ליצור דפי אינטרנט עבור אוסף האתרים שלך. היתרונות לגישה זו כוללים:

• יצירה מהירה יותר   באפשרותך להפוך מסמכי Office Word 2007 חשובים — לדוגמה, סקירות טכניות או דוחות מצב — ישירות בדפי אינטרנט, במקום ליצור מסמכים אלה מחדש לשימוש באינטרנט.
• עבודה במצב לא מקוון   על-ידי יצירת דף אינטרנט ב-Office Word 2007, באפשרותך לעבוד בחופשיות על התוכן עם או בלי חיבור לאינטרנט.
• ערכת תכונות חיבור עשירה יותר   Office Word 2007 מספק תכונות רבות יותר של עיבוד תמלילים מאשר Office SharePoint Server 2007 לבדו.
• גמישות מסמכים   באפשרותך להשתמש במסמכי Office Word 2007 גם למטרות אחרות. לדוגמה, באפשרותך ליצור הכרזה על מוצר חדש באמצעות Word ולאחר מכן להפיץ הכרזה זו בהודעת דואר אלקטרוני ובאינטרנט.

וריאציות של אתר  הקהלים של אתרי אינטרנט יכולים להיות שונים זה מזה בדרכים רבות, כולל שפה, אזור גיאוגרפי, התקן דפדוף או שיוך לחברה. המשימה של הפקה ותחזוקה של וריאציות של אתר יכולה להיות קשה ולצרוך זמן רב. ב-Office SharePoint Server 2007, תכונת הווריאציות מאפשרת למנהלי אתרים לפשט את תהליך הניהול של וריאציות על-ידי שמירת עותקים ניתנים להתאמה אישית של התוכן מאתר מקור בכל אתר יעד. תכונה זו שימושית במיוחד לפרסום אתרים רב-לשוניים. לדוגמה, באפשרותך לציין מקור (לדוגמה, הודעות לעיתונות – אנגלית) ואתרי יעד מרובים (לדוגמה, הודעות לעיתונות – צרפתית, הודעות לעיתונות – יפנית) ו-Office SharePoint Server 2007 ישמור על סינכרון אתרי היעד עם אתר המקור.

ניווט באתר  Office SharePoint Server 2007 כולל תכונות המקלות על יצירה וניהול של מבנה הניווט של האתר.

דף 'מבנה ותוכן אתר'  השתמש בדף 'מבנה ותוכן אתר' כדי לנהל את התוכן והמבנה של אוסף אתרי SharePoint שלך. ב-Office SharePoint Server 2007, הניווט נוצר באופן דינאמי מהיררכיית אוסף האתרים. פירוש הדבר שבעת שינוי מבנה האתר (לדוגמה, אם תעביר אתר משנה), ייערך שינוי זה גם בניווט האתר. המקום שבו מופיע הפריט כעת בניווט האתר משקף את המיקום החדש של אתר המשנה שעליו הוא מבוסס. הפעולות שאותן ניתן לבצע על דף זה כוללות יותר מאשר שינוי מבנה האתר. באפשרותך לנהל תוכן על-ידי ביצוע פעולות אחרות על רשימות ופריטי רשימות. לדוגמה, הוצאה או הכנסה, פרסום והעתקה של פריטים.

כדי להבטיח שהממשק עבור הדף 'מבנה ותוכן אתר' יהיה מוכר לך, הוא תוכנן בדומה לסייר Windows. באפשרותך לראות את היררכיית אוסף האתרים בחלונית הניווט כתצוגת עץ בצד ימין של הדף מבנה ותוכן אתר. בצד שמאל מפורטים פריטים בחלונית הרשימה.

 לראש הדף

תהליך עסקי וטפסים

תהליכים עסקיים נמצאים במרכזו של כל ארגון וטפסים נמצאים בדרך כלל במרכזו של כל תהליך עסקי, כגון תהליך האישור של דוחות הוצאות. באמצעות טכנולוגיית InfoPath Forms Services ב-Office SharePoint Server 2007, באפשרותך לעצב תבניות טפסים תואמות לדפדפן ב-InfoPath ולאפשר אותן לשימוש באתר Office SharePoint Server 2007. כדי למלא טופס, אין למשתמשים צורך בהתקנה של InfoPath במחשב שלהם והם אינם נדרשים להוריד שום דבר נוסף מהאינטרנט. כל מה שדרוש להם הוא דפדפן, כגון Microsoft Internet Explorer, ‏Apple Safari או Mozilla Firefox.

InfoPath Forms Services  בעת עיצוב תבניות עם Office InfoPath 2007 ופריסתן באתר Office SharePoint Server 2007, באפשרותך לאפשר הגדרה המתירה למשתמשים למלא טפסים באמצעות דפדפן אינטרנט. זאת הודות לכך ש-Office SharePoint Server 2007 מכיל את טכנולוגיית InfoPath Forms Services,  — שבנוסף לכך שהיא מאפשרת פריסה של טפסים מבוססי דפדפן — היא מספקת מיקום מרכזי לאחסון ולניהול תבניות טפסים עבור הארגון. הטפסים שאותם אתה מארח בשרת נקראים טפסים המותאמים לשימוש בדפדפן.

בעת פרסום תבנית טופס באתר Office SharePoint Server 2007, באפשרותך להפיץ אותה לא רק באינטרא-נט של הארגון אלא גם באתרי אינטרנט חיצוניים, כגון אתרי אקסטרא-נט או אתרי אינטרנט ארגוניים. תכונה זו מאפשרת לך לאסוף נתונים מלקוחות, שותפים, ספקים ואחרים החיוניים להצלחת העסק או הארגון שלך. לדוגמה, חברת ביטוח גדולה יכולה להשתמש בתבנית טופס אחת המותאמת לשימוש בדפדפן כדי לאסוף ולעבד תביעות ביטוח ולאחר מכן לפרוס תבנית טופס זו באתרי האינטרנט והאינטרא-נט שלה. אם לקוח מבקר באתר האינטרנט של חברת הביטוח, הוא יכול למלא את טופס התביעה ב-InfoPath, על-ידי גישה אליו באתר פנימי לדיווח על תביעות. לחלופין, משרד ממשלתי יכול לאסוף נתונים מאזרחים על-ידי הצבת תבניות טופס מאופשרות דפדפן באתר האינטרנט שלו.

זרימות עבודה  זרימות עבודה עוזרות לאנשים לשתף פעולה בעבודה על מסמכים ולנהל משימות פרוייקטים על-ידי יישום תהליכים עסקיים ספציפיים במסמכים ופריטים באתר Office SharePoint Server 2007. זרימות עבודה עוזרות לארגונים להיצמד לתהליכים עסקיים עקביים והן גם משפרות את היעילות והפרודוקטיביות של הארגון על-ידי ניהול המשימות והשלבים הכרוכים בתהליכים עסקיים ספציפיים. Office SharePoint Server 2007 כולל מספר זרימות עבודה מוגדרות מראש שתוכננו לטפל בתרחישים עסקיים נפוצים:

• אישור  זרימת עבודה זו מנתבת מסמך או פריט אל קבוצת אנשים לשם אישור.
• איסוף משוב  זרימת עבודה זו מנתבת מסמך או פריט אל קבוצת אנשים לשם קבלת משוב.
• איסוף חתימות  זרימת עבודה זו מנתבת מסמך של Microsoft Office אל קבוצת אנשים לשם איסוף החתימות הדיגיטליות שלהם.
• אישור מחיקה  זרימת עבודה זו, התומכת בתהליכי ניהול רשומות, מנהלת את התפוגה של מסמכים ושמירתם, על-ידי מתן אפשרות למשתתפים להחליט אם לשמור או למחוק מסמכים שפג תוקפם.
• שלושה מצבים  ניתן להשתמש בזרימת עבודה זו לניהול תהליכים עסקיים המחייבים ארגונים לנהל מעקב אחר כמות גדולה של נושאים או פריטים, כגון נושאי תמיכה בלקוחות, לקוחות פוטנציאליים או משימות פרוייקטים.
• אישור קבוצתי  זרימת עבודה זו מספקת תרשים ארגוני היררכי שממנו ניתן לבחור את המאשרים ומאפשרת למאשרים להשתמש בפקד חותמת במקום בחתימה. פתרון זה תוכנן באופן ספציפי עבור שווקים במזרח אסיה.
• ניהול תרגום  זרימת עבודה זו מנהלת את התהליך הידני של תרגום מסמכים, על-ידי יצירת עותקים של המסמך שאותו יש לתרגם והקצאת משימות תרגום למתרגמים. זרימת עבודה זו זמינה רק עבור ספריות ניהול תרגום.

כניסה בודדת (SSO)  התכונה של כניסה בודדת מאפשרת לאדם להזין שם וסיסמה פעם אחת בלבד כדי להשתמש במגוון יישומים עורפיים. היא משמשת עבור מערכות משרדיות עורפיות ויישומים עסקיים המחייבים מסד נתונים נפרד של אישורים. שירותי הכניסה הבודדת של Office SharePoint Server 2007 תומכים בשימוש בספקי אישורים מותאמים אישית וכן ספקי אישורים חיצוניים הניתנים לחיבור.

 לראש הדף

מודיעין עסקי

בדרך כלל, הכלים לגישה אל כמויות גדולות של נתונים לא מובנים למטרת ניתוח, היו זמינים רק לאנשים עם שנות ניסיון רבות באחסון או איסוף נתונים. פרסום לאינטרנט באמצעות נתונים ממקורות מרובים הוא פעולה שהיתה בעבר מוגבלת למפתחים וליועצים. באמצעות התכונות החדשות הזמינות ב-Office SharePoint Server 2007, עובדי מידע יכולים לאסוף נתונים ממקורות מרובים ולפרסם אותם באינטרנט.

Office SharePoint Server 2007 יכול לקשר אל יישומים עסקיים, כגון SAP, ‏Siebel ו-Microsoft SQL Server 2005 ולאפשר לך לפרסם בקלות דוחות, רשימות ומחוונים לביצועי מפתח (KPIs).

בעת פרסום דוחות מהנתונים באחת ממערכות אלה, אתה מספק נתונים אסטרטגיים או תפעוליים למקבלי החלטות. דוגמאות של דוחות כוללות חוברות עבודה של Microsoft Office Excel, דוח שירותי דיווח של SQL Server או דוח של Microsoft Office Access. בכירים ומנהלי קווי מוצרים מסתמכים על דוחות מתוזמנים ומדויקים כדי לקבל החלטות נבונות.

מרכז דוחות  במרכזן של תכונות המודיעים העסקי החדשות של Office SharePoint Server 2007, עומד 'מרכז הדוחות'. 'מרכז הדוחות' הוא אתר המספק מיקום מרכזי לאחסון דוחות הנפוצים בקבוצה, בין אם מדובר בקבוצה קטנה של צוות אחד או קבוצה גדולה של ארגון שלם. אתר 'מרכז הדוחות' מכיל ספריות מסמכים מיוחדות לאחסון דוחות, רשימות וקישורים אל מקורות נתונים חיצוניים. הוא גם מספק גישה אל תבניות דפים ורכיבי WebPart כדי לעזור לך ליצור דפים ורשימות המכילים מידע עסקי. במרכז הדוחות, משתמשים יכולים לחפש פריטים באמצעות קטגוריות, להציג לוח שנה של דוחות שיפורסמו בקרוב ולהירשם לקבלת דוחות רלוונטיים.

שירותי Excel  'שירותי Excel' מאפשרים לך לאחסן חוברת עבודה של Excel בשרת ולאחר מכן לפרסם כל חלק של אותה חוברת עבודה בדף אינטרנט. משתמשים זקוקים רק לדפדפן כדי להציג את הנתונים החיים ולעבוד עימם. חוברת העבודה מפורסמת בדף האינטרנט באמצעות ה-Web Part מסוג ‏Excel Web Access ‏(EWA).

אחד היתרונות לפרסום חוברות עבודה ב-Web Part הוא שכל החישוב מבוצע בשרת. כתוצאה מכך, ההיגיון העסקי בחוברת העבודה לא נחשף לעולם. יתרון אחר הוא שקיים עותק אחד בלבד של חוברת העבודה והוא מאוחסן במקום מאובטח ומרכזי. מדף האינטרנט, באפשרותך להעניק למשתמשים זכויות ל"הצגה בלבד" כדי להגביל את הגישה אל חוברת העבודה. לדוגמה, באפשרותך למנוע ממשתמשים לפתוח חוברת עבודה באמצעות Excel או לשלוט על מה שמותר להם להציג.

Excel Services הוא טכנולוגיית שרת המקלה על השימוש, השיתוף והניהול של חוברות עבודה של Microsoft Office Excel 2007 כדוחות אינטראקטיביים באופן עקבי ברחבי הארגון. קיימים שלושה רכיבים מרכזיים של Excel Services המקיימים אינטראקציה זה עם זה ויחד מהווים את התכנון המבני הכולל של Excel Services.

• Excel Calculation Services ‏(ECS) הוא ה"מנוע" של Excel הטוען את חוברת העבודה, מחשב בנאמנות מלאה ל-Microsoft Office Excel 2007, מרענן נתונים חיצוניים ומתחזק הפעלות.
• Excel Web Access ‏(EWA) הוא Web Part המציג ומאפשר אינטראקציה עם חוברת העבודה של Microsoft Office Excel בדפדפן באמצעות Dynamic Hierarchical Tag Markup Language ‏(DHTML) ו-JavaScript, ללא צורך בהורדת פקדי ActiveX למחשב הלקוח ושאותו ניתן לחבר לרכיבי Web Part אחרים בלוחות מחוונים ובדפי Web Part אחרים.
• Excel Web Services ‏(EWS) הוא שירות אינטרנט המתארח ב-Microsoft Office SharePoint Services, המספק מספר שיטות שבהן יכולים מפתחים להשתמש בממשק תכנות יישומים (API) לבניית יישומים מותאמים אישית בהתבסס על חוברת העבודה של Excel.

עליך ליצור תחילה חוברת עבודה של Excel באמצעות Office Excel 2007 ולאחר מכן לשמור את חוברת העבודה ב-Excel Services. בעיקרון, Office Excel 2007 הוא כלי החיבור ו-Excel Services הוא כלי הדיווח.

מחבר של חוברת עבודה, שהוא בדרך כלל מנתח עסקי, משתמש ב-Office Excel 2007 כדי ליצור את חוברת העבודה של Excel וכן, באופן אופציונלי, כדי לציין פריטים בעלי שם להצגה ולהגדיר פרמטרים. מחבר חוברת העבודה שומר לאחר מכן את חוברת העבודה בספריית מסמכים (או בתיקיית רשת או אינטרנט) ב-Excel Services, שבה הוא מנוהל ומאובטח על-ידי מנהל SharePoint. מחבר חוברת העבודה ומשתמשים אחרים יכולים ליצור דוחות, דפי Web Part ולוחות מחוונים של מודיעים עסקי המשתמשים בחוברת העבודה. משתמשים עסקיים רבים יכולים לגשת אל חוברת העבודה על-ידי הצגתה בדפדפן ואף לרענן את הנתונים אם חוברת העבודה מקושרת אל מקור נתונים חיצוני. עם הרשאה מתאימה, משתמשים עסקיים יכולים גם להעתיק את המצב הנוכחי של חוברת העבודה וכל אינטראקציה שבוצעה במהלך ההפעלה הנוכחית, כגון מיון וסינון, אל מחשב לקוח לניתוח מעמיק יותר כחוברת עבודה של Excel או כתמונה של חוברת עבודה.

קישורים אל מקורות נתונים חיצוניים  בנוסף לשימוש במקורות נתונים חיצוניים בחוברות עבודה של Excel, באפשרותך להשתמש בנתונים מיישומים עסקיים אחרים, כגון SAP ו-Siebel, ברשימות, דפים ורכיבי Web Part של SharePoint.

מנהלים יוצרים בדרך כלל את חיבורי המערכת ויכולים לאחסן אותם בספריית חיבורי נתונים במרכז הדוחות. כך כל משתמש בעל הרשאות יכול לגשת בקלות אל מאגר החיבורים המרכזי ולעשות בו שימוש חוזר. עם זאת, באפשרותך ליצור ולאחסן חיבורי נתונים בכל מקום במערכת Office SharePoint Server 2007.

באמצעות קישורים אל מקורות נתונים חיצוניים, באפשרותך לבנות דפי אינטרנט ורשימות SharePoint המאפשרים למשתמשים לקיים אינטראקציה עם הנתונים במקור חיצוני מבלי לעזוב את הדף של SharePoint.

מחוונים לביצועי מפתח (KPI)  מחוון לביצועי מפתח (KPI) הוא רמז חזותי המציין את כמות ההתקדמות שהתבצעה כלפי מטרה מסוימת. מחוונים לביצועי מפתח הם רבי-ערך עבור צוותים, מנהלים ועסקים לשם הערכה מהירה של ההתקדמות שבוצעה כנגד יעדים ניתנים למדידה. באמצעות מחוונים לביצועי מפתח של SharePoint, באפשרותך להציג באופן חזותי תשובות לשאלות הבאות:

• באילו משימות אני מתקדם או נמצא בפיגור?
• כמה אני מתקדם או נמצא בפיגור?
• מהו המינימום שהשלמתי?

כל תחום עסקי יכול לבחור לנהל מעקב אחר סוגים שונים של מחווני ביצועים ראשיים, בהתאם ליעדים העסקיים שהוא מנסה להשיג. לדוגמה, כדי להגביר את שביעות הרצון של לקוחות, מוקד טלפוני עשוי להגדיר יעד לענות למספר שיחות בפרק זמן קצר יותר. דוגמה אחרת היא מחלקת מכירות, שעשויה להשתמש במחווני הביצועים הראשיים כדי להגדיר יעדי ביצועים, כגון מספר שיחות המכירות החדשות שבוצעו בחודש.

מחווני ביצועים ראשיים נוצרים באמצעות רשימות KPI ומוצגים לאחר מכן באמצעות רכיבי Web Part מיוחדים של KPI. באפשרותך לאחסן רשימות KPI במרכז הדוחות או בכל אתר אחר ב-Office SharePoint Server 2007, שבו כל משתמש בעל הרשאות יוכל לעשות בהם שימוש חוזר.

לוחות מחוונים  לוח מחוונים הוא דף גמיש המציג נתונים ממחווני ביצועים ראשיים וחוברות עבודה של Excel. לדוגמה, חטיבת משאבי אנוש עשויה לתכנן לוח מחוונים שבו ישתמשו העובדים להצגת מידע אישי, כגון המשכורת או היסטוריית ההטבות שלהם.

נתונים עסקיים ברשימות  באפשרותך לשלב בקלות מידע מיישומים עסקיים, כגון SAP, ‏Siebel ו-Microsoft SQL Server בסביבת שיתוף הפעולה של Office SharePoint Server 2007 על-ידי הוספת סוג העמודה של נתונים עסקיים לרשימת Office SharePoint Server 2007. כך תהיה לך רשימת פריטים המשתמשים בשילוב של עמודות מ-Office SharePoint Server 2007 ומיישום עסקי חיצוני. לדוגמה, אם אתה עובד עבור חברת ייעוץ המשתמשת במערכת CRM, אתה עשוי לאחסן מסמכים, כגון הצעות, חוזים ומצגות, ברשימות SharePoint ולשייך מסמכים אלה ללקוח המתאים במסד הנתונים של CRM. שיוך זה עוזר לשמור את כל מסמכי הלקוח במקום אחד ומאפשר לצופים בדף לנווט בקלות אל רשומת הלקוח ביישום העסקי.

 לראש הדף