ברחבי הארגון שלך משתמשים צוותים באתרי Microsoft SharePoint כדי לשתף פעולה במסמכים ולשתף מידע. ברצונך לבנות יישום SharePoint שישפר את הפרודוקטיביות ואת היעילות של הצוותים, אך אין ברצונך לכתוב קוד. היכן תתחיל?

באמצעות Microsoft Office SharePoint Designer 2007, תוכל לעצב זרימות עבודה המוסיפות לוגיקת יישום שאינה מכילה קוד לאתרים וליישומי SharePoint שלך. באמצעות מעצב זרימת העבודה, אתה יוצר כללים המשייכים תנאים ופעולות לפריטים ברשימות ובספריות SharePoint. שינויים בפריטים ברשימות או בספריות יגרמו לפעולות בזרימת העבודה.

לדוגמה, נניח שתחומי האחריות הראשיים של צוות הם כתיבה, תיקון ואישור של חוזים. חוזים אלה מאוחסנים בספריות מסמכים באתר הצוות. באמצעות Office SharePoint Designer 2007, תוכל ליצור זרימת עבודה השולחת הודעת דיווח בדואר אלקטרוני לסוקר בעת העלאת חוזה חדש לאתר. במקביל, זרימת העבודה יוצרת משימה ברשימת המשימות של הסוקר. כאשר אדם זה סוקר את החוזה ומסמן את המשימה כמשימה שהושלמה, מופעלות פעולות שונות בהתאם להקצאת מצב 'מאושר' או מצב 'נדחה' לחוזה.

הפרודוקטיביות והיעילות של הצוותים משתפרות כיוון שזרימת העבודה מניעה את התהליך כך שהצוות יכול להתמקד בביצוע העבודה במקום בניהול זרימת העבודה. בנוסף, לא נדרש כל תיכנות כדי לבנות פתרון כזה. על-ידי יצירת כללים במעצב זרימת עבודה, באפשרותך להוסיף במהירות אינטראקטיביות לפתרון או ליישום SharePoint.

מאמר זה מציג את יסודות זרימות העבודה. כאשר תבין את אבני הבניין הבסיסיות של זרימת עבודה — אירועים, פעולות, תנאים ושלבים — תוכל להוסיף במהירות לוגיקת יישום ליישומי SharePoint שלך.

 חשוב   כדי ליצור זרימת עבודה, אתר SharePoint שלך חייב להיות ממוקם בשרת בו פועל Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

---

• מהי זרימת עבודה?

• מהם אירועים, פעולות, תנאים ושלבים?

• מהם טפסי זרימת עבודה?

• היכן מאוחסנות זרימות עבודה?

• היכן באפשרותי לבדוק מצב של זרימת עבודה?

• השלבים הבאים המוצעים

---

מהי זרימת עבודה?

הצוות שלך משתמש באתר SharePoint כדי לשתף פעולה וכדי לאחסן מידע עסקי בעל ערך ברשימות ובספריות SharePoint. באמצעות Office SharePoint Designer 2007, באפשרותך כעת לצרף לוגיקת יישום למסמכים או לפריטים ברשימות ובספריות אלה.

באמצעות מעצב זרימת עבודה, באפשרותך לצרף רצף של תנאים ופעולות לרשימה או לספריה — רצף זה הוא זרימת עבודה. זרימת עבודה היא דרך טבעית לארגן ולהפעיל סדרה של פעולות התואמת לתהליך עבודה. תהליך זה יכול לשלוט כמעט בכל היבט של פריט רשימה ב- Microsoft Windows SharePoint Services 3.0, כולל במחזור החיים של פריט זה. זרימת העבודה יכולה לכלול גם פעולות המבוצעות על-ידי אנשים (או משתתפים בזרימת עבודה) וגם פעולות המבוצעות באמצעות זרימת העבודה. משתתפים בזרימת עבודה יכולים לקיים אינטראקציה עם זרימת העבודה דרך רשימת המשימות, בה יכולה זרימת עבודה ליצור משימה עבור מישהו ולהישאר בהשהיה עד לסימון המשימה כמושלמת.

זרימות עבודה יכולות להיות פשוטות או מורכבות ככל שדורשים תהליכי העסק שלך. באפשרותך ליצור זרימת עבודה שהמשתמש מאתחל או זרימת עבודה שמאותחלת אוטומטית על בסיס אירוע, כגון בעת יצירה או שינוי של פריט רשימה.

ככלל, בעת שימוש ב- Office SharePoint Designer 2007 כדי לעצב זרימת עבודה, עליך לבצע את השלבים הבסיסיים הבאים:

• השתמש במעצב זרימת העבודה כדי לבחור ולהרכיב את התנאים והפעולות המגדירים את שלבי זרימת העבודה.
• תן ל- Office SharePoint Designer 2007 להפיק אוטומטית את כל טפסי ASP.NET עבור אתחול זרימת עבודה או עבור כל משימה מותאמת אישית של SharePoint, אם יש בכך צורך.
• התאם אישית את טפסי זרימת העבודה, אם יש בכך צורך.

אפשר לחשוב על זרימת עבודה כעל תרשים זרימה של פעולות עם התחלה, סוף וזרימה רציפה מההתחלה ועד הסוף. זרימות עבודה יכולות לשלב ענפים מקבילים, אך בסופו של דבר הן מתקדמות מהפעולה ההתחלתית אל הפעולה הסופית.

לדוגמה, נניח שעליך להכין תרשים של זרימת העבודה המתוארת לעיל המנתבת מסמך ב- Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 לאישור. כאשר זרימת העבודה מופעלת, היא מדווחת אוטומטית על-ידי דואר אלקטרוני לסוקר שצוין כי יש לו מסמך לסקירה. הסוקר מבצע סקירה של המסמך ומשנה את מצב המסמך כדי לציין שהוא השלים את משימתו והאם הוא אישר או דחה את המסמך. על בסיס תגובת הסוקר, זרימת העבודה ממשיכה באחד משני ענפים מקבילים. אם הסוקר מאשר את המסמך, זרימת העבודה מעבירה את המסמך המאושר לספריית מסמכים ספציפית ולאחר מכן שולחת הודעת דואר אלקטרוני לכל הצוות המדווחת להם על המסמך המאושר. אם הסוקר דוחה את המסמך, זרימת העבודה מדווחת על כך למחבר. בכל מקרה, זרימת העבודה מגיעה אל סופה והתהליך מושלם.

 לראש הדף

מהם אירועים, פעולות, תנאים ושלבים?

אלה הם אבני הבניין של זרימת עבודה. זרימת עבודה מורכבת משלב אחד או יותר וכל שלב מורכב מפעולות ומכל התנאים המשויכים. כל זרימת עבודה מאותחלת על-ידי אירוע.

מהם אירועים?

אירוע הוא מה שמפעיל או מאתחל זרימת עבודה. קיימים בדיוק שלשה אירועים היכולים להפעיל זרימת עבודה:

• יצירת פריט
• שינוי פריט.
• משתתף בזרימת עבודה לוחץ על לחצן הפעלה באתר SharePoint.

חשוב להבין שזרימת עבודה שנוצרה באמצעות Office SharePoint Designer 2007 תמיד מצורפת לרשימה או לספריה אחת בדיוק באתר SharePoint. בעת עיצוב זרימת עבודה, אתה בוחר לאיזו רשימה לצרף אותה. אירוע ברשימה זו מפעיל את זרימת העבודה.

באפשרותך ליצור זרימת עבודה שמשתתף מפעיל אותה באופן ידני או זרימת עבודה המופעלת באופן אוטומטי בעת יצירה או שינוי של פריט רשימה. לדוגמה, בזרימת העבודה אישור מסמך, ברצונך לעצב את זרימת העבודה כך שתופעל באופן אוטומטי כל אימת שאדם כלשהו יוסיף מסמך לספריה 'מסמכים משותפים'. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על זרימת עבודה. במעצב זרימת העבודה, תראה את הדף הבא.

בעת שמשתתף בזרימת עבודה מפעיל זרימת עבודה באופן ידני, הוא מדפדף תחילה לרשימה או לספריה שאליה מצורפת זרימת העבודה. כל אדם בעל רמת הרשאה מינימאלית של 'השתתפות' יכול לאתחל זרימת עבודה המיועדת להפעלה ידנית. המשתתף לוחץ על פריט, לוחץ על זרימות עבודה בתפריט ולאחר מכן בוחר זרימת עבודה מדף המציג את כל זרימות העבודה המשויכות לפריט זה. המשתתף ממלא טופס אתחול זרימת עבודה אם יש בכך צורך ולאחר מכן מאתחל את זרימת העבודה על-ידי לחיצה על לחצן ההפעלה בטופס. הפעלת זרימת עבודה יוצרת מופע חדש של זרימת עבודה זו עבור הפריט הספציפי.

 הערה   הפקודה זרימות עבודה זמינה רק כאשר הפריט נמצא ברשימה או בספריה אשר מצורפת אליה זרימת עבודה אחת לפחות.

עבור זרימת עבודה המופעלת באופן ידני, טופס האתחול עשוי להיות פשוט כפי שמוצג להלן.

באפשרותך גם להוסיף שדות מותאמים אישית לטופס אתחול בעת עיצוב זרימת העבודה. משתתפים בזרימת עבודה יכולים לאחר מכן לספק מידע לזרימת העבודה על-ידי מילוי טופס זה והגדרות אלה מועברות לזרימת העבודה. מופע חדש של זרימת עבודה מופעל וזרימת עבודה זו יכולה לאחר מכן לבדוק את המידע המסופק באמצעות הטופס ולהשתמש בו בכל נקודה בזרימת העבודה.

מהן פעולות?

פעולה היא היחידה הבסיסית ביותר של עבודה בזרימת עבודה. Office SharePoint Designer 2007 מספק ערכה של פעולות מוכנות מראש וניתנות לשימוש חוזר שתוכל לשלבן בזרימת העבודה שלך. לדוגמה, זרימת עבודה יכולה:

• ליצור, להעתיק, לשנות או למחוק פריטי רשימה (כולל מסמכים).
• להכניס או להוציא פריטים.
• לשלוח הודעת דואר אלקטרוני
• ליצור משימה עבור מישהו ברשימת המשימות של אתר הצוות שלך.
• לאסוף נתונים ממשתתף שאפשר לבצע אליהם הפניה מאוחר יותר במהלך זרימת העבודה.
• להשהות או לעצור את זרימת העבודה.
• לרשום מידע על זרימת העבודה ברשימה 'היסטוריה' כדי להשתמש בה להתכחשות או איתור באגים בזרימת העבודה.
• להגדיר משתני זרימת עבודה או לבצע חישובים.

זרימת עבודה יכולה להכיל מספר כלשהו של פעולות. הפעולות הרשומות לעיל מבוצעות על-ידי זרימת העבודה אך פעולות אחרות עשויות להתבצע על-ידי משתתפים בזרימת עבודה. לדוגמה, זרימת העבודה של אישור מסמך מורכבת מחמש פעולות. ארבע מפעולות אלה מבוצעות באופן אוטומטי על-ידי זרימת העבודה, אך אחת מפעולות אלה — סקירה בפועל של המסמך — מבוצעת על-ידי משתתף בזרימת העבודה. פעולות המבוצעות על-ידי משתתף בזרימת עבודה מיוצגות על-ידי משימות המוקצות לאדם זה ברשימת המשימות. חמש הפעולות בזרימת העבודה שבדוגמה הן:

• שליחת הודעת דואר אלקטרוני כדי ליידע את הסוקר
• סקירת המסמך (משימה המוקצית למשתתף בזרימת עבודה)
• העברת המסמך לספריה 'מסמכים שאושרו'
• שליחת הודעת דואר אלקטרוני המיידעת את הצוות
• שליחת הודעת דואר אלקטרוני המיידעת את מחבר המסמך

במובן הבסיסי ביותר, בעת עיצוב זרימת עבודה, עליך לזהות את רצף הפעולות הנדרש ולאחר מכן עליך להרכיב רצף פעולות זה באמצעות מעצב זרימת העבודה. לדוגמה, בזרימת העבודה של אישור מסמך, הפעולה הראשונה הרצויה היא שליחת הודעת דואר אלקטרוני המיידעת את הסוקר.

לכן במעצב זרימת העבודה, עליך לבחור פעולה זו עבור השלב הראשון בזרימת העבודה.

מהם תנאים?

בעת עיצוב זרימת עבודה, באפשרותך להשתמש במעצב זרימת העבודה כדי ליצור כללים המחילים לוגיקה מותנית על רשימות ופריטי SharePoint. כלל יוצר תנאי לפיו זרימת העבודה מבצעת את הפעולה המשויכת רק אם התנאי מתקיים. לדוגמה, באפשרותך ליצור כלל לפיו זרימת העבודה תשלח הודעת דואר אלקטרוני לסוקר רק אם פריט נוצר על-ידי אדם ספציפי. באפשרותך להוסיף גם פסוקיות לתנאי. לדוגמה, באפשרותך ליצור כלל לפיו תישלח לסוקר הודעת דואר אלקטרוני רק אם פריט הן (1) נוצר על-ידי אדם ספציפי והן (2) כותרת המסמך כוללת מילות מפתח ספציפיות. לבסוף, באפשרותך לשייך פעולות מרובות לתנאי אחד. לדוגמה, באפשרותך ליצור כלל לפיו אם פריט נוצר על-ידי אדם ספציפי, אז (1) יישלח דואר אלקטרוני לסוקר ו- (2) מידע על זרימת העבודה יירשם ברשימה היסטוריה.

לסיכום, כלל הוא תנאי המשויך לפעולה אחת או יותר: אם כל הפסוקיות בתנאי מתקיימות, בצע את כל הפעולות המשויכות.

בדוגמה הקודמת, המשתמש ציין תנאי אחד בלבד. תנאים מרובים יוצרים ענפים בזרימת העבודה: אם תנאי א' מתקיים, בצע פעולה אחת; אם תנאי ב' מתקיים, בצע פעולה אחרת. כדי להוסיף ענף לשלב, לחץ על הוסף ענף תנאי 'אחרת אם'. לדוגמה, בזרימת העבודה של אישור מסמך, אם הסוקר מאשר מסמך, זרימת העבודה מבצעת פעולה אחת (או סדרה של פעולות); אם הסוקר דוחה מסמך, אותה זרימת עבודה מבצעת פעולה שונה. זהו ענף תנאי.

במעצב זרימת העבודה, לשלב זה שני ענפים והוא נראה כדלהלן. היהלום הירוק מציין שיש לשלב ענף תנאי.

באפשרותך גם ליצור ענף שאין לו תנאים ספציפיים. בדרך זו, זרימת העבודה מבצעת פעולה אחת אם תנאי מתקיים ופעולה אחרת אם תנאי אינו מתקיים. לדוגמה, השלב הבא בזרימת עבודה שולח הודעה לצוות רק אם התנאי מתקיים; אחרת, זרימת העבודה שולחת הודעה למחבר המסמך בלבד. על-ידי הוספת ענף ללא תנאים ספציפיים, זרימת העבודה מבצעת את הפעולה בענף זה בכל מקרה בו התנאי בענף הראשון אינו מתקיים.

 הערה   אין אפשרות להרחיב יצירת ענף בזרימת עבודה משלב אחד לאחר. ערכה של ענפי 'אחרת אם' מוכלת תמיד בשלב אחד.

Office SharePoint Designer 2007 מספק מספר תנאים מוכנים לשימוש וניתנים לשימוש חוזר שתוכל לשלבם בזרימת העבודה שלך. לדוגמה, באפשרותך לציין שזרימת העבודה תבצע את הפעולות המשויכות רק אם פריט:

• נוצר או שונה בטווח זמן ספציפי.
• נוצר או שונה על-ידי אדם ספציפי.
• כולל שדה כותרת המכיל מילות מפתח שצוינו.
• הוא קובץ מסוג ספציפי או שגודל הקובץ שלו הוא בטווח ספציפי. (תנאי זה זמין רק כאשר זרימת העבודה מצורפת לספריית מסמכים.)

בנוסף, באפשרותך ליצור תנאים מותאמים אישית ותנאים מתקדמים בהם תוכל לציין מגוון רחב של פרמטרים. באמצעות תנאים מותאמים אישית, תוכל להשוות שדה ברשימה הנוכחית לערך. לדוגמה, באפשרותך ליצור תנאי מותאם אישית לפיו אם השדה 'מצב אישור' שווה 'מאושר', בצע את הפעולה המשויכת. באמצעות תנאים מתקדמים, באפשרותך להשוות ערך אחד לערך אחר. דבר זה מאפשר לך ליצור השוואה בין שדה ברשימה כלשהי לבין ערך מרשימה אחרת. לדוגמה, באפשרותך ליצור תנאי מתקדם עבור הספריה 'מסמכים שאושרו' לפיו אם הערך של השדה 'מצב' ברשימה משימות שווה 'בהמתנה', בצע את הפעולה המשויכת.

 הערה   פעולה אינה דורשת תנאי. לדוגמה, בשלב הראשון של זרימת העבודה אישור מסמך נשלח דואר אלקטרוני כדי ליידע את הסוקר. לפעולה זו אין תנאי המשויך אליה.

פעולות מקבילות מול פעולות סדרתיות

כאשר יש יותר מפעולה אחת המשויכת לתנאי, אפשר להגדיר את הפעולות להפעלה באותו זמן (במקביל) או אחת אחרי השניה (בסדרה).

פעולות סדרתיות  לדוגמה, בזרימת העבודה של אישור מסמך, באפשרותך להגדיר שתי פעולות כך שבעת אישור מסמך, נשלחת הודעה ולאחר מכן המסמך מועתק לספריה 'מסמכים שאושרו'. במעצב זרימת העבודה, לאחר מכן מציין כי הפעולה השניה מתרחשת לאחר הראשונה.

פעולות מקבילות  לדוגמה, בזרימת העבודה של אישור מסמך, באפשרותך להגדיר שתי פעולות כך שבעת אישור מסמך, נשלחת הודעה וגם (באותו זמן) המסמך מועתק לספריה 'מסמכים שאושרו'. במעצב זרימת העבודה, וגם מציין כי הפעולה השניה מתרחשת בו-זמנית עם הראשונה.

 הערה   פעולות מקבילות אינן בו-זמניות לחלוטין; אי אפשר לציין את הסדר המדויק והוא עשוי להשתנות בכל פעם בו פועלת זרימת העבודה.

 הערות 

• בכל כלל נתון (תנאים ופעולות), כל הפעולות חייבות להיות סדרתיות או מקבילות.
• ערכה של פעולות סדרתיות או מקבילות חייבת להיות מוכלת בתוך שלב אחד.

מהם שלבים?

זרימת עבודה מורכבת משלב אחד או יותר. כל שלב יכול להכיל מספר כלשהו של פעולות ותנאים משויכים. אפשר להתייחס לשלבים כעל דפים במעצב זרימת העבודה. לדוגמה, לזרימת העבודה של אישור מסמך שני שלבים, כמוצג במעצב זרימת העבודה.

שלבים מאפשרים לך לקבץ תנאים ופעולות כך שערכה אחת של כללים (תנאים ופעולות) יכולה להיות מוערכת ומבוצעת לפני ערכה שניה.

שלב אחד או רבים? אפשר לעצב זרימות עבודה מסוימות כרצף של פעולות בתוך שלב אחד או כרצף של שלבים.

לדוגמה, שלוש הפעולות הבאות היו עשויות להיות שלב 1 של זרימת עבודה בסיסית בת שלב אחד.

אותן שלוש פעולות יכלו להיות מופרדות למספר שלבים.

השאלה כיצד תבנה את שלבי זרימת העבודה שלך תלויה במה שברצונך שכל שלב יבצע. הכללים בשלב אחד מעובדים למסקנות לפני מעבר לשלב הבא, כך שעליך לקבץ באותו שלב את כל הכללים הנחוצים להשפעה על הפעולה או הפעולות הספיציפיות הרצויות.

באופן ספציפי, כל שלב יכול להחזיק ערכה אחת של ענפי תנאי מסוג 'אחרת אם', לפיהן הפעולות בכל ענף מבוצעות רק כאשר התנאי המשויך מתקיים. במקרה זה, שלבים נוספים יהיו נחוצים רק כאשר:

• יש צורך להעריך ערכות מרובות של ענפי תנאי מסוג 'אחרת אם'.
• עליך להפריד בין משפט מסועף ובין משפט לא מסועף.

באפשרותך גם להשתמש בשלבים כדרך לארגן את זרימת העבודה שלך. לדוגמה, ייתכן שיהיו בזרימת עבודה פעולות רבות בשלב שאינו עושה שימוש בתנאים. במקרה זה, ייתכן שתרצה להפריד את הפעולות לשלבים רק כדי לארגן אותן טוב יותר.

 לראש הדף

מהם טפסי זרימת עבודה?

כדי להפוך את זרימת העבודה שלך לדינאמית וגמישה יותר, באפשרותך להוסיף לה טופס. באמצעות טופס, תוכל לאסוף מידע ממשתתפים בזרימת עבודה בזמנים שהוגדרו מראש בזרימת העבודה ולאפשר למשתתפים לקיים אינטראקציה עם המשימות עבור זרימת עבודה זו.

באמצעות Office SharePoint Designer 2007, באפשרותך ליצור שני סוגים של טפסי זרימת עבודה:

• טופס אתחול אוסף מידע מהמשתתפים בזרימת העבודה בעת שהם מפעילים את זרימת העבודה. טפסי אתחול מוצגים למשתמשים כאשר הם מפעילים זרימת עבודה באופן ידני בפריט נתון של SharePoint. באמצעות טופס אתחול, משתמשים יכולים לציין פרמטרים או מידע נוספים אודות זרימת העבודה כפי שהיא מוחלת על הפריט הנתון של SharePoint. לדוגמה, אתה עשוי להשתמש בטופס אתחול כדי לשאול מי צריך לסקור מסמך ועד מתי יש להשלים את הבדיקה. לא לכל זרימות העבודה נדרשים טפסי אתחול. אם אתה צריך טופס, Office SharePoint Designer 2007 יוצר באופן אוטומטי טופס אתחול של ASP.NET בהתאם למפרט האתחול שלך.
• טופס משימה מותאם אישית מאפשר למשתתפים בזרימת עבודה לקיים אינטראקציה עם משימות ברשימה 'משימות' באתר SharePoint. באמצעות האשף משימה מותאמת אישית, תוכל ליצור בקלות שדות טופס מותאמים אישית ולהוסיפם לטופס משימה מותאמת אישית. בעת שתסיים לעצב את זרימת העבודה, Office SharePoint Designer 2007 יצור באופן אוטומטי את טופסי ASP.NET עבור המשימות המותאמות אישית. לאחר מכן, בעת הפעלת זרימת העבודה ויצירת משימות, המשתמש מדפדף לרשימה 'משימות' שבאתר SharePoint, מסמן את המשימה כמשימה שהושלמה ומזין כל מידע אופציונלי או נדרש הספציפי לזרימת העבודה. זרימת העבודה יכולה לאחר מכן להגיב לשינויים אלה כפי שצוין בזרימת העבודה או לבדוק ולהעריך מידע זה בשלבים מאוחרים יותר בזרימת העבודה.

לאחר ש- Office SharePoint Designer 2007 יוצר באופן אוטומטי את טפסי ASP.NET, באפשרותך להתאימם אישית. טפסי זרימת עבודה הם דפי ASP.NET עם ה- Web Part טופס נתונים ועמוד בסיס שחל עליו. קבצי ‎.aspx אלה מאוחסנים באתר SharePoint עם קבצי המקור של זרימת העבודה. באפשרותך לפתוח טפסים אלה ולהתאימם אישית כפי שהיית עושה עם כל קובץ ‎.aspx אחר.

 לראש הדף

היכן מאוחסנות זרימות עבודה?

זרימות עבודה מאוחסנות בספריית מסמכים ברמת אתר בשם 'זרימות עבודה'. ספריית מסמכים זו נוצרת באופן אוטומטי על-ידי Office SharePoint Designer 2007. ברשימה תיקיות, ספריית המסמכים 'זרימות עבודה' מציגה את הסמל של זרימת עבודה במקום הסמל הרגיל של רשימה או של ספריית מסמכים. כברירת מחדל ספריית המסמכים 'זרימות עבודה' מוסתרת מהדפדפן ואין לה 'תצוגות רשימה', כגון AllItems.aspx או EditForm.aspx. ספריית מסמכים זו מכילה תיקיה עבור כל זרימת עבודה שנוצרה באמצעות Office SharePoint Designer 2007. התיקיה מכילה את כל קבצי המקור הדרושים לזרימת העבודה, כולל:

• קובץ הסימון (‎.xoml) של זרימת העבודה (נחוץ רק כאשר זרימת העבודה משתמשת בתנאים).
• קובץ הכללים של זרימת העבודה.
• קובץ התצורה של זרימת העבודה.
• כל טפסי ‎.aspx הנחוצים, כגון טפסי אתחול (עבור זרימות עבודה המופעלות באופן ידני) או טופסי משימה מותאמת אישית.

כדי לשנות זרימת עבודה קיימת, באפשרותך ללחוץ על פתיחת זרימת עבודה בתפריט קובץ או ללחוץ פעמיים על קובץ ה- ‎.xoml ברשימה 'תיקיות'. פעולה זו פותחת את זרימת העבודה בשלב הראשון שלה במעצב זרימת העבודה. אם תלחץ על הקודם כדי להציג את הגדרות האתחול של זרימת העבודה, תראה שאין באפשרותך לשנות את הרשימה או הספריה אליה מצורפת זרימת העבודה. לאחר צירוף זרימת עבודה לרשימה או לספריה באמצעות Office SharePoint Designer 2007, אין אפשרות לשנות שיוך זה.

מעצב זרימת העבודה מספק פעולה בשם 'רשום ברשימה היסטוריה'. ייתכן שתשתמש בפעולה זו כשתרצה לשמור רשומה של היסטוריית זרימת העבודה למטרות של חקירת שגיאות או למטרות מעקב והתכחשות. בעת יצירת זרימת עבודה המשתמשת בפעולה רשום ברשימת היסטוריה, Office SharePoint Designer 2007 יוצר באופן אוטומטי רשימה בשם היסטוריית זרימת עבודה. ברשימה זו עמודות עבור מידע כגון קוד משתמש, תאריך, אירוע ותיאור שגיאה. כמו ספריית המסמכים זרימות עבודה, הרשימה היסטוריה מוסתרת, כברירת מחדל, מהדפדפן אך אפשר לראותה ברשימה תיקיות.

מעצב זרימת העבודה מספק שלוש פעולות המקיימות אינטראקציה עם הרשימה 'משימות': 'הקצה פריט לביצוע', 'אסוף נתונים ממשתמש' ו'הקצה סקר קבוצה'. בעת יצירת זרימת עבודה המשתמשת בפעולה כלשהי משלוש פעולות אלה, Office SharePoint Designer 2007 יוצר באופן אוטומטי טופס ‎.aspx, יוצר את סוג התוכן עבור המשימה ואת הרשימה 'משימות' אם יש צורך. כברירת מחדל, אפשר להציג את הרשימה 'משימות' בדפדפן, שלא כמו ספריית המסמכים 'זרימות עבודה' והרשימה 'היסטוריה של זרימות עבודה'.

 לראש הדף

היכן באפשרותי לבדוק מצב זרימת עבודה?

באפשרותך להציג בקלות את ההתקדמות של זרימות עבודה בפריט נבחר באמצעות הדפדפן. התצוגה 'כל הפריטים' של רשימה או של ספריית מסמכים מציגה את המצב הנוכחי של זרימות עבודה המופעלות על פריט. בנוסף, לכל פריט יש דף זרימות עבודה בו תוכל להציג את המידע הבא:

• כל זרימות העבודה המופעלות בזמן הנוכחי על פריט זה.
• כל זרימות העבודה שהופעלו על הפריט בעבר.
• כל זרימות העבודה הזמינות עבור הפריט.

כדי להציג את דף זרימות העבודה לפריט, לחץ על הפריט ברשימה ולאחר מכן לחץ על זרימות עבודה בתפריט.

 הערה   הפקודה זרימות עבודה זמינה רק כאשר הפריט נמצא ברשימה או בספריה אשר מצורפת אליה זרימת עבודה אחת לפחות.

כאשר משתמש מפעיל זרימת עבודה על פריט, Windows SharePoint Services 3.0 מוסיף עמודה חדשה לפריט זה. כברירת מחדל, שם העמודה תואם לשם זרימת העבודה. עמודה זו הניתנת לקריאה בלבד מציגה את המצב הנוכחי של הפריט בתוך זרימת העבודה. עמודת מצב זו נוספת באופן אוטומטי עבור כל זרימת עבודה בפעם הראשונה בה היא מופעלת.

בכל עמודה, מצב זרימת העבודה הוא קישור. בעת לחיצה על מתבצע, לדוגמה, תראה את דף מצב זרימת העבודה עבור מופע זה של זרימת העבודה.

אין אפשרות להציג זרימת עבודה שנוצרה ב- Office SharePoint Designer 2007 ברשימות מרובות. זה חוקי רק עבור הרשימה שעבורה היא נוצרה. עם זאת, זרימות עבודה מרובות יכולות להיות מצורפות לרשימה אחת ולהיות זמינות עבור פריט נתון. זרימות עבודה מרובות יכולות לפעול בו-זמנית על אותו פריט רשימה, אך רק מופע אחד של זרימת עבודה ספציפית יכול לפעול על פריט ספציפי בכל זמן נתון. לדוגמה, ייתכן שיהיו שתי זרימות עבודה, זרימת עבודה א' וזרימת עבודה ב', זמינות עבור רשימה ספציפית. למרות ששתי זרימות העבודה יכולות לפעול בו-זמנית על פריט ספציפי ברשימה, לא יכולים להיות שני מופעים של זרימת עבודה א' או זרימת עבודה ב' הפועלים על אותו פריט בו-זמנית.

 לראש הדף

השלבים הבאים המוצעים

זרימות עבודה הן דרך רבת-עוצמה להוסיף לוגיקת יישום לאתרים ויישומים של SharePoint. כעת, משהבנת את יסודות זרימת העבודה, ייתכן שתרצה להתחיל ביצירת זרימת עבודה:

• לקבלת מידע אודות שיקולי עיצוב חשובים והליך כללי ובסיסי, עיין במאמר יצירת זרימת עבודה.
• לקבלת קישורים למאמרים המציגים דוגמאות של זרימות עבודה מלאות, עיין בסעיף למידע נוסף.

 לראש הדף