Microsoft Office Online
כניסה ל'Office Online שלי'‏ (מה זה?) | כניסה

 
 
Microsoft Office Project
חיפוש
חיפוש
 
סמל: ‎(c) Microsoft
מדריכים אינטראקטיביים
 
 
 
אזהרה: אתה מציג דף זה באמצעות דפדפן אינטרנט שאין בו תמיכה. אתר אינטרנט זה פועל באופן הטוב ביותר עם Microsoft Internet Explorer 6.0 ואילך או Netscape Navigator 8.0 ואילך. למד עוד אודות דפדפנים בהם יש תמיכה.

סקירת מידע העלות של פרוייקט
 

באמצעות Microsoft Office Project, באפשרותך להעריך מידע עלות (עלות: העלות המתוזמנת עבור פעילות, משאב או הקצאה, או עבור פרוייקט שלם. עלות מכונה לעיתים עלות נוכחית. ב-Project, עלויות בסיסיות מכונות בדרך כלל "תקציב".) בסיסי עבור הפרוייקט ולנהל אחריו מעקב. באפשרותך להשתמש במגוון סוגי עלויות ו-Project מחשב עלויות אלה עבורך עם התקדמות הפרוייקט.

במאמר זה


אילו סוגי עלויות זמינים ב-Project?

עלויות הן היבט חשוב בתזמון ובקרה של פרוייקט. Project מספק מספר סוגי עלויות. באמצעות Project באפשרותך להזין את סוגי העלויות הבאים ולנהל אחריהם מעקב:

 הערות 

לראש הדף לראש הדף

כיצד יוצרים תקציבים ומנהלים מעקב אחר העלויות עבורם?

ניתן ליצור תקציבים ולנהל אחריהם מעקב מאחד משני הכיוונים, באמצעות שיטת הערכה מלמטה-למעלה (הערכה מלמטה למעלה: שיטת הערכה שבה העלויות הבסיסיות של פריטי עבודה או משאבים ספציפיים מחושבות בסכומי העלויות של פעילויות, משאבים ופרוייקטים.) או מלמעלה-למטה (הערכה מלמעלה למטה: שיטת הערכה המשתמשת בעלויות בפועל של פרוייקט דומה קודם, כבסיס להערכת עלויות כוללות של פרוייקט נוכחי. בדרך כלל נעשה שימוש בשיטה זו כאשר המידע אודות הפרוייקט מוגבל.). Microsoft Office Project תומך בשתי השיטות.

יצירת תקציב באמצעות השיטה מלמטה-למעלה

בגישה של מלמטה-למעלה, מתבצעת הערכה של תעריפי בסיס או עלויות לשימוש עבור משאבים, ועלויות קבועות או משאבי עלויות (משאבי עלות: משאבים שאינם תלויים בכמות העבודה המושקעת בפעילות או במשך הפעילות, כגון כרטיסי טיסה או לינה.) עבור פעילויות (פעילות: משימה שיש לה התחלה וסוף. תוכניות Project מורכבות מפעילויות.) נפרדות. Microsoft Office Project מחשב סיכומי עלויות עבור משאבים, עבור פעילויות ועבור הפרוייקט כולו. שיטה זו (שנקראת גם הערכה מלמטה למעלה (הערכה מלמטה למעלה: שיטת הערכה שבה העלויות הבסיסיות של פריטי עבודה או משאבים ספציפיים מחושבות בסכומי העלויות של פעילויות, משאבים ופרוייקטים.)) מסייעת להפיק תוצאות אמינות ומדויקות.

כאשר אתה יוצר תקציב מלמטה-למעלה ב-Microsoft Office Project:

  • תחילה עליך להזין תעריפי תשלום, עלויות לשימוש, עלויות קבועות ומשאבי עלויות.
  • לאחר מכן, עליך להזין את העבודה או המשך המוערכים עבור כל פעילות.
  • לסיום, עליך להקצות משאבים לפעילויות.

 הערה   משאבי תקציבים מתאימים יותר לשימוש בתכנון מלמעלה-למטה. ניתן להחיל אותם ברמת הפרוייקט רק על-ידי הקצאת משאב תקציב (משאב תקציב: משאב תקציב מייצג את הקיבולת המרבית של צריכת יחידות כסף, עבודה או חומרים עבור פרוייקט. ניתן להחיל תקציבים ברמת הפרוייקט בלבד, על-ידי הקצאת משאב תקציב לפעילות הסיכום של הפרוייקט.) לפעילות הערסל של הפרוייקט (פעילות ערסל: פעילות המורכבת מתת פעילויות ומסכמת אותן. השתמש בחלוקה לרמות כדי ליצור פעילויות ערסל. Project קובע באופן אוטומטי מידע פעילות ערסל [כגון משך ועלות] באמצעות מידע שמקורו בתת הפעילויות.).

לאחר מכן, Microsoft Office Project מחשב את סיכום העלויות המוערכות של השלמת כל הפעילויות בפרוייקט. אם סיכום זה אינו תואם לתקציב, עליך להתאים את תעריפי התשלום, הקצאות המשאבים וכן הלאה.

לאחר תיקון העלויות המוערכות, באפשרותך לשמור תוכנית בסיסית (תוכנית בסיסית: תוכניות הפרוייקט המקוריות [עד 11 לכל פרוייקט] המשמשות למעקב אחר ההתקדמות בפרוייקט. התוכנית הבסיסית היא תמונה של לוח הזמנים שלך בעת שמירת התוכנית הבסיסית והיא כוללת מידע אודות פעילויות, משאבים והקצאות.), ועל-ידי כך ליצור תקציב עבור הפרוייקט.

לאחר יצירת התקציב, באפשרותך להשוות הוצאות בפועל לסכומים שתכננת להוציא ולאחר מכן לבצע שינויים נחוצים כדי לא לחרוג מהתקציב. ברוב המקרים, כל שעליך לעשות הוא להזין סכומי עלויות בפועל עבור כל פעילות. Microsoft Office Project מחשב את עלות הפעילות בהתבסס על התקדמות הפרוייקט. במקרה הצורך, באפשרותך להזין גם עלויות ספציפיות.

 הערה   באפשרותך להציג סיכומי עלויות למטרות ניהול מעקב בכל אחת משלוש הדרכים הבאות: בתיבת הדו-שיח מידע אודות פרוייקט, בתצוגות של Project (בעיקר התצוגות 'שימוש בפעילויות' ו'שימוש במשאבים') או בדוח. באמצעות 'דוחות חזותיים', באפשרותך גם לייצא מידע עלות זה לתוכניות אחרות, כגון Microsoft Office Excel 2007 ו-Microsoft Office Visio 2007.

יצירת תקציב באמצעות השיטה מלמעלה-למטה

בגישה של מלמעלה-למטה להערכת תקציב, משאב כולל, פעילות ופרוייקט, סיכומי עלויות מוערכים בהתבסס על ניסיון קודם עם פרוייקטים דומים. אם ברשותך סכום כסף מרבי קבוע שבאפשרותך להוציא על פרוייקט, שיטת תקצוב מלמעלה-למטה עדיפה על השיטה מלמטה-למעלה.

כאשר אתה יוצר תקציב מלמעלה-למטה עבור הפרוייקט:

לראש הדף לראש הדף

מהן עלויות המבוססות על תעריף וכיצד מחשבים אותן?

עלויות משאבים המבוססות על תעריף הן עלויות של משאבי עבודה (משאב עבודה: אנשים ומשאבי ציוד המבצעים עבודה לשם השלמת פעילות. משאבי עבודה צורכים זמן [שעות או ימים] כדי להשלים פעילויות.), כגון אנשים או ציוד להשכרה, שלהם אתה מקצה תעריפים סטנדרטים או תעריפי שעות נוספות (שעות נוספות: כמות העבודה על הקצאה המתוזמנת מעבר לשעות העבודה הרגילות של משאב מוקצה ומחויבת לפי תעריף שעות נוספות. עבודה בשעות נוספות מציינת את כמות העבודה על הקצאה, המוגדרת כעבודה בשעות נוספות.) (אם ניתן), הנאמדים בדרך כלל לפי שעות. כאשר אתה מקצה משאב לפעילות, Microsoft Office Project מחשב את סך כל עלות המשאב באמצעות תעריפי המשאבים הספציפיים לפי שעות והזמן (או המשך (משך: ההיקף הכולל של זמן העבודה בפעילות הדרוש לצורך השלמתה. מדובר בדרך כלל בזמן העבודה הנמשך מתחילת הפעילות עד לסיומה, כפי שהוגדר בלוח השנה של הפרוייקט והמשאב.)) שדרוש להשלמת הפעילות.

 הערה   כברירת מחדל, Microsoft Office Project משתמש בתעריפי משאבים סטנדרטים לחישוב עלויות עבור כמות העבודה הכוללת שבה נעשה שימוש להשלמת פעילות. Microsoft Office Project אינו מחשב באופן אוטומטי שעות נוספות כשעות עבודה נוספות, אלא אם אתה מקצה באופן ספציפי את השעות הנוספות כשעות עבודה נוספות.

מאחר שעבודה מייצגת תמיד את סך העבודה שהושלמה, כמות השעות הנוספות כלולה בכמות העבודה הכוללת, ולא נוספת אליה. לדוגמה, אם אדם אמור לעבוד 40 שעות במשך ארבעה ימים, המורכבות מ-8 שעות עבודה רגילה ושעתיים של שעות נוספות ליום, אתה מקצה 10 שעות עבודה ליום ולאחר מכן מקצה שעתיים מתוך 10 השעות האלה כשעות עבודה נוספות. Microsoft Office Project מחשב את עלות השעות המוגדרות כשעות עבודה נוספות באמצעות תעריף השעות הנוספות המוגדר. השעות הנותרות מחושבות לפי התעריף הסטנדרטי.

עלויות חומרים המבוססות על תעריף הן העלויות של משאבי חומרים מתכלים, כגון חומרי בניין או אספקה, שבאפשרותך להקצות להם תעריפים סטנדרטים (אך בדרך כלל תעריפים המחושבים לפי שעה). כדי להקצות עלויות עבור משאבי חומרים, עליך לקבוע את התעריף לכל יחידת חומרים, כגון תעריף ליארד או תעריף לטון. כאשר אתה מקצה משאב חומרים לפעילות, Microsoft Office Project מחשב את סך עלויות החומרים על-ידי הכפלת תעריף משאב החומרים המצוין במספר יחידות החומרים המשמשות להשלמת הפעילות.

על משאבי עבודה חלה לעתים טבלת תעריפים (טבלת תעריפים: אוסף של מידע הנוגע לתעריפי משאב, לרבות התעריף הסטנדרטי, תעריף שעות נוספות, עלות שימוש והתאריך שבו נכנס תעריף התשלום לתוקף. באפשרותך ליצור חמש טבלאות תעריפים שונות לכל היותר עבור כל משאב.) בעת חישוב העלויות. טבלת תעריפים היא אוסף של תעריפים ועלויות לשימוש עבור משאבי חומרים ועבודה. Microsoft Office Project מספק חמש טבלאות תעריפים, מ-A עד E (לא ניתן לשנות את שמותיהן), כך שאם משאב דורש תעריפים נפרדים עבור סוגי עבודה שונים, באפשרותך להקצות עד חמש קבוצות תעריפים נפרדות למשאב זה. לדוגמה, אם נגר גובה תעריף גבוה יותר עבור ליטוש מאשר עבור מסגור, באפשרותך להחיל טבלת תעריפים אחת להקצאת הליטוש וטבלת תעריפים אחרת להקצאת המסגור.

בכל טבלת תעריפים, ישנן עד 25 שורות שבהן באפשרותך להשתמש כדי להזין שינויי תעריפים עתידיים (כגון עליות בתעריפי התשלום או שינויים בעלות החומרים). עבור כל שינוי תעריף, עליך לציין את התאריך שבו השינוי נכנס לתוקף. לדוגמה, אם אתה יודע שתשלום של משאב יתייקר בעוד שישה חודשים, באפשרותך להגדיר ש-Microsoft Office Project יתחיל להשתמש באופן אוטומטי בתעריף החדש כאשר זה ייכנס לתוקף.

 הערה   אם אתה משתמש ב-Microsoft Office Project Professional 2003 ועובד עם משאבי ארגון (משאבים ארגוניים: משאבים המהווים חלק מרשימת המשאבים הכוללת של ארגון. ניתן לשתף משאבי ארגון בין פרוייקטים.), ייתכן שהארגון שלך ירצה להוסיף הגבלות לטבלאות תעריפים. לדוגמה, ייתכן שהארגון יקצה את טבלת התעריפים A לתעריפי חיוב ואת טבלת התעריפים B עבור תעריפים שאינם לחיוב. פנה למנהל המערכת (מנהל מערכת: מגדיר ומנהל חשבונות משתמשים, מקצה הרשאות ומסייע למשתמשים בבעיות של גישה לרשת או לשרת. לאדם זה יש גם אפשרות לנהל ולהתאים אישית מגוון רכיבים ב-Project Professional וב-Project Server.) לקבלת מידע נוסף.

לראש הדף לראש הדף

מהן עלויות לשימוש וכיצד מחשבים אותן?

עלויות לשימוש הן תשלומים חד פעמיים עבור השימוש במשאב, כגון ציוד. עלויות לשימוש אינן תלויות בכמות העבודה שהתבצעה. עלויות לשימוש הן עלויות חד פעמיות שמצטברות בכל פעם שנעשה שימוש במשאב. על אף שעלות לשימוש עבור משאב עבודה תלויה במספר יחידות ההקצאה (יחידות הקצאה: אחוז הזמן, או היחידות, של משאב עבודה המוקצה לפעילות.) שבשימוש, עלות לשימוש עבור משאב חומרים חלה פעם אחת בלבד. לדוגמה, אם לשכבת לבנים יש עלות לשימוש בסך 100$ (במקום תעריף לפי שעות) ונדרשות שלוש שכבות לבנים כדי להשלים את הפעילות, העלות היא 300$. אך עלות אספקה לשימוש בסך 100$ עבור משאב חומרים כגון מלט, חלה רק פעם אחת עבור כל אספקה, בין אם מסופקים 10 טון או 100 טון של מלט.

 הערה   עלויות לשימוש מוגדרות בכרטיסיה עלויות בתיבת הדו-שיח מידע אודות משאב.

לראש הדף לראש הדף

מהן עלויות קבועות וכיצד מחשבים אותן?

עלויות קבועות הן עלויות עבור פעילות, שנותרות קבועות ללא תלות במשך הפעילות, כמות העבודה שהתבצעה על-ידי המשאב ומספר יחידות ההקצאה.

 הערה   עלות משאב המבוססת על תעריף יכולה לעלות כאשר פעילות אורכת זמן רב מהמשוער, אך עלות קבועה לא יכולה לעלות. לדוגמה, אם נגר הוא משאב המבוסס על תעריף (כלומר, משלמים לו לפי שעה) ואמור להשלים את הפעילות תוך חמישה ימים אך למעשה משלים אותה תוך שבעה ימים, התשלום לנגר יהיה גבוה יותר ממה שנקבע בתקציב. עם זאת, אם התשלום לנגר היא עלות קבועה עבור העבודה, העלות אינה משתנה גם אם נדרש זמן רב יותר להשלמת הפעילות.

באפשרותך להקצות עלויות קבועות לפעילות שמוקצות לה גם עלויות משאב המבוסס על תעריף. לדוגמה, אם משאב המבוסס על תעריף שמוקצה לפעילות צובר גם עלויות נסיעה, באפשרותך להוסיף את עלויות הנסיעה לאותה פעילות כסכום קבוע. עלויות קבועות כלולות בסכומי העלויות, הן של שלבי הפרוייקט (בפעילויות ערסל (פעילות ערסל: פעילות המורכבת מתת פעילויות ומסכמת אותן. השתמש בחלוקה לרמות כדי ליצור פעילויות ערסל. Project קובע באופן אוטומטי מידע פעילות ערסל [כגון משך ועלות] באמצעות מידע שמקורו בתת הפעילויות.)) והן של הפרוייקט כולו.

 הערה   יש להגדיר עלויות קבועות בתצוגת פעילות (כגון 'תרשים גנט') על-ידי החלת טבלת התעריפים המתאימה ולאחר מכן הגדרת סכום העלות בשדה עלות קבועה.

לראש הדף לראש הדף

מהם משאבי עלויות וכיצד מחשבים אותם?

בשונה מעלויות קבועות ועלויות לשימוש, משאבי עלויות (כגון דמי טיסה או לינה) נוצרים כסוג של משאב ולאחר מכן מוקצים לפעילות. בשונה ממשאבי עבודה, לא ניתן להחיל לוח שנה על משאבי עלויות, לכן הם אינם משפיעים על תזמון הפעילות. כמות משאבי העלויות אינה תלויה בכמות העבודה שמתבצעת בפעילות.

נעשה שימוש במשאבי עלויות כאשר ברצונך להחיל (על פעילות אחת) עלויות שונות נפרדות מרובות שאינן משתנות על-ידי כמות העבודה שהתבצעה בפעילות. לדוגמה, ייתכן שעל מנהל שעובד על הצעת פרוייקט חדשה חלים שלושה משאבי עלויות שונים: אחד עבור דמי טיסה, אחד עבור הוצאות מזון ואחד עבור הוצאות לינה. באופן זה, מספר עלויות "קבועות" יכולות לחול על פעילות אחת. בשונה ממשאבי עבודה ומשאבי חומרים, תעריפי עלויות אינם יכולים לחול על משאבי עלויות.

 הערה   משאבי עלויות נוצרים ב'גיליון משאבים'. (בכרטיסיה כללי בתיבת הדו-שיח מידע אודות משאב , לחץ על עלות ברשימה סוג). לאחר יצירת משאב העלות, באפשרותך להקצות אותו לפעילויות כנדרש. לאחר שמשאב העלות מוקצה לפעילות, באפשרותך להגדיר את סכום העלות באמצעות תיבת הדו-שיח מידע אודות פעילות עבור פעילות זו, תיבת הדו-שיח מידע אודות הקצאה עבור פעילות זו או התצוגה 'שימוש בפעילויות' שחלה עליה טבלת התעריפים.

לראש הדף לראש הדף

כיצד ניתן להסדיר תזרים מזומנים?

בעת הקצאת עלויות לפעילויות ומשאבים, באפשרותך לציין מתי העלויות מצטברות (שיטת תשלום: קובעת את מועד התשלום עבור משאב ואת מועד חיוב העלויות בפועל של הפרוייקט. ניתן לבצע תשלומים בתחילת הפעילות [התחלה] או בסיומה [סיום], או לחלק אותם באופן יחסי [חלק יחסי לפי התקדמות] במהלך המשימה.). אם תזרים מזומנים הוא גורם קריטי בפרוייקט, ייתכן שתרצה לשנות את אופן הצטברותן של עלויות בפעילויות מסוימות, כדי לוודא שהן מצטברות רק כאשר יש ברשותך מספיק כסף כדי לשלם עבורן.

מלבד עלויות לשימוש שתמיד מצטברות בהתחלת הפעילות, Microsoft Office Project מחלק עלויות באופן יחסי כברירת מחדל, מחשב הצטברות של עלויות בהתבסס על אחוז הפעילות שהושלם, ומפיץ את ההצטברות על פני משך הפעילות. עם זאת, עלויות יכולות להצטבר בהתחלת הפעילות (אם ברשותך עלות סכום כולל שניתן לשלם אותה בהתחלה), או בסוף הפעילות (אם אתה מעכב את התשלום עד לסיום העבודה).

 הערה   ניתן להגדיר את שיטת התשלום באחת ממספר דרכים, בהתאם לסוג העלות. עבור מרבית סוגי המשאבים (לרבות משאבי עבודה, חומרים ועלויות ובנוסף עלויות לשימוש), ניתן להגדיר את שיטת התשלום בכרטיסיה עלות בתיבת הדו-שיח מידע אודות משאב. עבור עלויות קבועות, יש להגדיר את שיטת התשלום באמצעות השדה אופן תשלום של עלות קבועה.

לראש הדף לראש הדף

מודעה