6 באוגוסט, 2007

אנייסקה גרלינג

אתם ודאי סבורים ש- PowerPoint הוא פשוט הדרך הטובה ביותר להגשת מצגת ולהעברת רעיונות (וזה נכון, כמובן). עם זאת, כותבת הטור השבועי, אנייסקה גרלינג, מסבירה כי אם אתם "מציגים טענה", עליכם להציג יותר מאשר רק טבלאות ונקודות כדי שהקהל שלכם באמת "יראה" את הדברים בדרך שלכם.

איני יודעת מה אתכם, אבל אני משתמשת קבועה של Microsoft PowerPoint. הסיבה לכך היא לא שאני כל כך אוהבת את היישום - אם כי אני באמת אוהבת אותו - אלא יותר משום שהעבודה שלי כרוכה בעיקר בפיתוח והעברה של ניתוחים עסקיים או טכניים מורכבים, ו- PowerPoint הוא הכלי הטוב ביותר שמצאתי, המאפשר לי לבצע את עבודתי על הצד הטוב ביותר.

PowerPoint הפך לתבנית מקובלת להעברת רעיונות, ליצירת תוכניות עבור פרוייקטים ולמעשה לכל מטרה אחרת, ולא רק ב- Microsoft. נראה שהעולם אימץ את PowerPoint כאמצעי להעברת מסרים, לפעמים במידה מוגזמת (למשל כשמנכ"ל החברה שלך מגיע למסיבת חנוכה עם הודעת חג שמח בתבנית של מצגת PPT או PPTX). אך אני סוטה מהנושא שלנו. למרות ש- PowerPoint מאפשר לך להעביר מצגות בצורה הטובה ביותר (ברוב המקרים), יישום זה אינו הכלי הטוב ביותר לסיוע בשלבים המוקדמים של ניסוח זרימת המצגת, כלומר, תכנון הצגת הטענה. עם זאת, שלב זה הוא הכרחי כדי להעביר טיעון משכנע ולהבטיח שהמסר שלך ייקלט היטב אצל הקהל.

לפני שאציע רעיונות לפתרון, הרשו לי להסביר למה אני מתכוונת במילים "תכנון הצגת הטענה". האם קרה לכם אחד מהמקרים הבאים תוך כדי העברת מצגת בפני קהל?

• אנשים שואלים אתכם לגבי נקודות שאתם עומדים להציג בהמשך (דבר זה גורם לכם לקפוץ קדימה ושוב אחורה, להציג בפניהם את שקופיות הנספחים וכנראה לאבד את סדר זרימת המצגת).
• אנשים שואלים אתכם שאלות שלא צפיתם מראש, הגורמות לכם לחשוב "אוי ואבוי! איך פספסתי את זה?"
• הקהל שלכם מתעכב על נושאים שהם לגמרי זניחים, וקשה להסיט אותם מנושאים אקראיים אלה לנושאים המרכזיים של המצגת.
• הקהל מצפה למשהו שונה ממה שאתם מציגים. לדוגמה, הקהל הבין בטעות שהמצגת תעסוק בנושא אחר (או שייתכן שאתם לא הבנתם כראוי במה המצגת היתה אמורה לעסוק).

בעיות מסוג זה מצביעות על תכנון לקוי של הצגת הטענה והן מפריעות לזרימת המצגת. אם כבר נתקלתם באחד מהמקרים שלעיל, ייתכן שאתם זקוקים לעזרה בתכנון הטענה כך שתהיה יעילה יותר; לכן, נא המשיכו לקרוא כדי לקבל שיטה שתעזור לכם להשיג מטרה זו.

בואו נבחן את הכלים הקיימים - או שאינם קיימים - המאפשרים לאנשים לפתח טענה מבוססת. להלן שקופית מספר 1 ושקופית מספר 2 בתבנית הכללית של PowerPoint: בדרך כלל זהו הדבר הראשון שתראו בעת הכנת מצגת (למרות שקיים מגוון של עיצובים, פריסות אפשריות או ערכות נושא של רקעים):

האם זה נראה לכם מוכר? בהנחה שאתם יודעים איזה שם ברצונכם להעניק למצגת, אתם מקלידים את השם מתוך מחשבה שתבדקו זאת שוב בהמשך (כאשר תהיו בטוחים לגמרי לגבי הכותרת הרצויה), וכשאתם מוסיפים שקופית נוספת, יש בה מסגרת להוספת תבליטים (או תרשימים או טבלאות), אך זה לא ממש עוזר לכם לתכנן את מה שייכלל בזרימת המצגת. אינני מנסה להיות ביקורתית, אך רוב האנשים משתמשים במסגרת של מצגת שאינה מסייעת ליצירת זרימה של טענה מבוססת. השקופיות הריקות משמשות כגורמים מכילים; עם זאת, המשימה שלנו כיוצרי מצגות היא ללכת צעד אחורה ולתכנן את זרימת הטענה לפני הכנת המצגת בפועל (פעולה המוכרת גם בשם "מילוי הגורמים המכילים"). עליכם לשקול צעד זה כדי להבטיח שהמצגת תזרום בצורה חלקה, תצפה מראש שאלות ותשיב עליהן בזמן המתאים. בדרך זו תוכלו להעביר טענה ברורה, מבוססת היטב ומתוכננת כהלכה לפרטי פרטים.

במסגרת ניסיוני האישי, כשניסיתי לתכנן זרימה של טענה מבוססת, עלה במוחי הרעיון של לוחות תכנון ב- PowerPoint (הנקראים גם "אזורי שרבוט"). הרעיון פשוט מאוד: בדיוק כפי שבמאי סרטים מפתחים תרשים חזותי פשוט כדי להמחיש את סדר הסצינות ולהפוך את הבימוי לברור יותר, כך יכולים יוצרי מצגות להשתמש בלוחות תכנון כדי לפתח תוכנית פשוטה, שתסייע להם ליצור מצגת ברורה ויעילה. אזורים אלה הם אזורי עבודה שניתן ליצור ב- PowerPoint כדי להדגיש את מטרתכם וכך לתכנן את הטענה לפני שתתחילו להכין את המצגת הרשמית.

הכל התחיל כשעבדתי על פרוייקט עם חברה שנשכרה לביצוע מחקר שוק. הבנתי שכדי למטב את הפעילויות של החוקרים, אני זקוקה לדרך כלשהי להמחיש להם את התוצאה הסופית. אולם, בשלב זה הבנתי שלא יכולתי להעלות בדעתי תוצאה סופית ברורה. עד לאותו שלב, ביליתי זמן רב במעבר על נתוני השוק בעצמי, בניסיון לזהות הזדמנות שיווקית למוצר חדש, אך ללא תוצאות. ההחלטה לשכור ספק שירותי מחקר היתה בעלת השפעה חיובית (עם מספר גדול יותר של אנשים, יכולנו לעבור על כמות גדולה עוד יותר של נתונים), אך היה צורך בהכוונה מסוימת. הצורך בפיתוח כלי לתיאור התוצאה הרצויה היה ברור הן עבורי והן עבור החוקרים שעמם עבדתי - וחשוב גם לציין שהצבת מטרה ברורה לפני תחילת העבודה היא הכרחית, בין אם אתם מנהלים את מאמצי היצירה של מצגת משלכם או של מישהו אחר. כך נולד לוח התכנון הראשון של PowerPoint.

אני משתמשת נלהבת של Tablet PC, ומרבה לנצל את יכולות העט האלקטרוני והלוח שלי; עם זאת, מאז ראיתי מספר לוחות תכנון שאחרים פיתחו ללא שימוש ב- Tablet PC, אשר שרתו את אותה מטרה בצורה לא פחות טובה. ניתן פשוט להשתמש בעט ובדף נייר או בלוח לבן ולאחר מכן לסרוק או לצלם את התוצאה, או להשתמש ביכולות המוכללות של PowerPoint כדי לתאר את סוגי הגרפים, התרשימים, ההודעות או הפריטים החזותיים האחרים שעולים בדמיונכם עבור המצגת הסופית - או פשוט להשתמש בצייר של Microsoft או בתוכנית ציור אחרת ולהדביק את ה"שרבוטים" באזור השרבוטים. זכרו, הרעיון שמאחורי אזור השרבוטים הוא פיתוח מהיר של מסגרת העוזרת לכם לבנות ולהעביר את הטענה שלכם; הפשטות היא הסיבה שבחרתי בתוכנית צייר, ולא ב- Adobe Photoshop, ככלי המתאים לרישום ה"שרבוטים" שלכם.

במקום להציג בפניכם לוחות תכנון שלמים, הרשו לי להתמקד בדוגמה אחת של שקופית "שרבוטים" שהובילה לשקופיות ברורות במצגת הסופית. לוח תכנון יחיד זה צויר כדי לתאר את תקינות ה- Ecosystem של מוצר X (פרטים ספציפיים אודות המוצר הושמטו כדי להגן על אופי הנתונים הרגיש):

זה לא נראה מרשים במיוחד, נכון? ובכל זאת, זה היה המנגנון שהניע את הדיון בשאלה אם החצים מייצגים את היחסים הנכונים בין ספקי הערך השונים. בנוסף, דבר זה גרם לנו לחשוב על מדידת הצמיחה (כלומר, אם המדד המתאים הוא דולרים, מספר לקוחות או אחוז נתח השוק שאנו מרוויחים או מפסידים מול מתחרים). הדיון התקדם הלאה למחשבה כיצד אנו מגדירים ספקי תשתית ויצרני רכיבים. דבר זה גם הגדיר עבורנו את תפקיד הפרסום (כלומר, אם הפרסום מהווה חלק אינטגרלי מהמודל העסקי עבור מוצר X, או פשוט פעילות נלווית המתקיימת בכל מצב). בנוסף, דבר זה העלה שאלות לגבי השימוש הרצוי בתרשים לאחר הכנתו. לבסוף, החלטנו שתחומי הצמיחה או הצמצום של ה- Ecosystem של מוצר X יעניקו לנו תובנה לגבי מקורות להזדמנויות עסקיות בעתיד, ולגבי מצבים שבהם השותפים העסקיים שלנו עלולים לעבור תקופות שפל שידרשו שינוי של המודל העסקי שלהם.

להלן אחד ממספר תרשימים שצמחו כתוצאה משקופית השרבוטים שלעיל:

הניתוח שביצענו לאחר מכן דרש שבועות ומקורות רבים של נתונים עד להשלמתו; אך תרשים השרבוט תמיד סיפק הכוונה והביא לקיומם של דיונים פורים רבים.

עליכם לזכור שתכנון הטענה שלכם אינו חקוק בסלע. תוך כדי פיתוח הרעיונות, הם עשויים לסטות במקומות מסוימים מהרעיון המקורי עבור הטענה, וזהו דבר מקובל וצפוי. עם זאת, תכנון הטענה המקורי הוא כלי חשוב ללכידת המטרה של העבודה, ולכן יכול לסייע במניעת דיונים בלתי מועילים ולהבטיח שרק הדיונים המועילים יתקיימו.

אודות המחברת

אנייסקה גרלינג עובדת כמתכננת מוצר ראשית ב- Microsoft. אנייסקה, ששימשה לפני כן כמנהלת תוכנית קבוצתית ב- Visual Studio, עברה לאחרונה מתפקיד טכני לתפקיד ממוקד-עסקים והחלה לעבוד על הגדרת אסטרטגיית מוצר עבור מוצרי תוכנה מבוססים ומתפתחים כאחד. אנייסקה היא משתמשת נלהבת בטכנולוגיה, כולל מכשירים ניידים וגם - כמובן - Tablet PC ו- PowerPoint! יש לה שני ילדים קטנים שאוהבים לצייר תמונות ב- Tablet PC.