שימוש בכלי תרשימי הזרימה הטוב ביותר עבור העבודה

מתייחס אל
Microsoft Office PowerPoint® 2003
Microsoft PowerPoint® 2002
Microsoft Office Visio® 2003
Microsoft Visio® 2002

אתה מכיר את כלי תרשימי הזרימה הנוחים הכלולים ב-Microsoft PowerPoint משום שאתה משתמש בתוכנית לעיתים קרובות ליצירת מצגות שקופיות.

אך שמעת גם על Microsoft Visio®‎, תוכנית המיועדת במיוחד לתמיכה ביצירת תרשימי זרימה ושרטוטים דיאגרמות אחרים.

תרשים זרימה המתאר תהליך עסקי מורכב

אם כן, בפעם הבאה שתרצה להשתמש בתרשים זרימה כדי לתעד תהליך עסקי או לתאר את הזרימה של מידע בארגון שלך, באיזו תוכנית תשתמש?

למרבה המזל (אולי זה לא נראה לך כמו מזל כרגע, אבל המשך לקרוא), לא מדובר במקרה פשוט של תוכנית אחת שהיא טובה יותר מהשנייה.

הן Visio והן PowerPoint מספקות כמה יתרונות זהים, כגון:

  • צורות תרשים זרימה מוכנות מראש, שאותן באפשרותך לשחרר בעמוד שרטוט או בשקופית.
  • קווים מחברים הנדבקים לצורות של תרשימי זרימה כך שבאפשרותך לשנות את תרשים הזרימה מבלי לאבד חיבורים.
  • שיטה נוחה של לחץ והקלד להוספת טקסט לצורות תרשים זרימה.
  • היכולת לשמור את תרשים הזרימה במגוון תבניות גרפיות או כדף אינטרנט.

ההחלטה באיזו תוכנית להשתמש, אם כן, תלויה לחלוטין בגודל ובמטרה של תרשים הזרימה המסוים שברצונך ליצור.

שאל את עצמך את השאלות הבאות:

  • כמה גדול או מורכב יהיה תרשים הזרימה?
  • מהו אורך החיים המיועד של תרשים הזרימה? האם זהו משהו חד-פעמי או האם תשנה ותעדכן אותו במשך הזמן?
  • האם אתה מרוצה מתרשים זרימה המספק תצוגה סטטית של התהליך או האם תעדיף תרשים זרימה דינאמי שבו תוכל להשתמש להערכת היעילות של תהליך?

התשובות שלך יקבעו אם עליך להשתמש ב-Visio או ב-PowerPoint, כמוצג בטבלה הבאה:

גודל תרשים הזרימה ומטרתו השתמש ב-Visio השתמש ב-PowerPoint
יצירת תרשים זרימה קטן לשימוש במצגת שקופיות X
יצירת תרשים זרימה גדול או מורכב X
יצירת תרשים זרימה שתוכל לשנות מעת לעת X
השוואה והערכה של תהליכים באמצעות מידע הנוסף לצורות של תרשים זרימה X

יצירת תרשים זרימה קטן לשימוש במצגת שקופיות

אם אתה מכין מצגת שקופיות וברצונך לכלול תרשים זרימה קטן באחת השקופיות, הכי יעיל ליצור תרשים זרימה ב-PowerPoint ישירות בשקופית שבה ברצונך לכלול אותו.

תרשים זרימה בשקופית PowerPoint שנוצר באמצעות צורות אוטומטיות של תרשים זרימה ומחברים

הצורות האוטומטיות של תרשים זרימה ומחברים ב-PowerPoint מקלים על הרכבת תרשים זרימה קטן. צורות תרשים הזרימה מקבלות באופן אוטומטי את ערכת הצבעים של השקופית.

 הערה   אם תרשים הזרימה הנחוץ לך נוצר כבר ב-Visio, אין צורך ליצור אותו מחדש ב-PowerPoint. באפשרותך פשוט להעתיק ולהדביק אותו בשקופית ב-PowerPoint.

יצירת תרשים זרימה גדול או מורכב

אם אתה יוצר תרשים זרימה גדול או מורכב, נחוץ לך מרחב הציור והגמישות הבלתי מוגבלים המסופקים על-ידי Visio.

שלוש דרכים לטיפול בתרשימי זרימה גדולים ב-Visio

ב-Visio, אם תרשים זרימה מתפרס מעבר לגבולותיו של עמוד בגודל Letter, עומדות בפניך מספר אפשרויות. באפשרותך:

  • לשנות את גודל עמוד הציור עבור Visio 2002, לשנות אותו עבור Visio 2003 או לשנות את גיוון ההדפסה של כל שהעמוד יכיל את תרשים הזרימה.
  • צייר כמה שניתן מתרשים הזרימה בעמוד. לאחר מכן, השתמש ב הפניה מחוץ לעמוד ב-Visio 2002 או ב-Visio 2003 כדי ליצור קישור אל עמוד שבו ממשיך תרשים הזרימה.
  • שינוי גודל תרשים הזרימה ב-Visio 2002 או ב-Visio 2003 כדי שהוא יתאים לגודל של עמוד אחד בגודל Letter.

יצירת תרשים זרימה שבאפשרותך לשנות במשך הזמן

אם אתה צופה שתרשים הזרימה יהיה בעל חיים ארוכים יחסית ושיהיה צורך לשנות אותו במשך הזמן, קיימים יתרונות לקיומו כמסמך עצמאי ולא כגרפיקה בשקופית.

בעוד שבאפשרותך לשמור תרשים זרימה שיצרת ב-PowerPoint (או Visio) במגוון תבניות גרפיות, תבניות אלה לא תומכות בתכונות המאפשרות עריכת שינויים בתרשימי הזרימה בקלות (לדוגמה, חיבור קווים הנדבקים לצורות ושיטת לחץ והקלד להוספת טקסט).

בעת יצירה ותחזוקה של תרשים זרימה ב-Visio, יש לך קובץ בלתי תלוי, שאותו באפשרותך:

  • לעדכן לכל אורך חיי הפרוייקט.
  • לקשר אל מסמך או מצגת שקופיות כדי שעדכונים שתבצע בתרשים הזרימה המקורי יופיעו תמיד במסמך או במצגת.

השוואה והערכה של תהליכים

אם ברצונך בתמונה סטטית של תהליך בסיסי, אחת משתי התוכניות PowerPoint או Visio תהיה מספקת. אך אם ברצונך שתרשים הזרימה יתפקד ככלי למדידת היעילות של תהליך, בחר ב-Visio.

צורות תרשימי זרימה ב-Visio מעוצבות כך שבאפשרותך לאחסן בהן מידע עבורVisio 2002 או עבור Visio 2003. לדוגמה, בכל שלב בתהליך באפשרותך לאחסן נתונים מספריים הקשורים לעלות, משך ומשאבים הנדרשים עבור אותו שלב. לאחר מכן, באפשרותך ליצור דוחות עבור Visio 2003 או עבור Visio 2003 בהתבסס על הנתונים.

בעת הוספת מידע לצורות של תרשימי זרימה, תרשים הזרימה הופך לכלי דינאמי שבאמצעותו באפשרותך לבצע משימות הערכה כגון:

  • השוואת שתי דרכים לטיפול בתהליך כדי לראות איזו מהן עולה יותר או אורכת זמן רב יותר
  • קבלת תצוגה מפורטת של מספר המשאבים המדויק המוקדש להשלמתה של משימה
  • איסוף נתונים אודות ניהול איכות והנדסה מחדש של תהליכים
 
 
חל על:
2007 Office System, Office 2003, PowerPoint 2003, Office XP, PowerPoint, Work Essentials