איש הקשר יצורף לתיקיה Contacts. לדוגמה, אם יצרת איש קשר בשם אלי מזרחי וקיים כבר איש קשר בשם זה, יהיו לך שני אנשי קשר בעלי אותו שם. כדי להבדיל בין השניים באפשרותך להוסיף את האות הראשונה של השם השני לאחד מהם.

Outlook משווה בין כל השדות המכילים נתונים ומעתיק את הנתונים מתוך איש הקשר החדש אל כל השדות המכילים נתונים מתנגשים. לדוגמה, אם קיים איש קשר בשם אלי מזרחי בעל מספר טלפון ‎555-0112‎ ומתקבל איש קשר עם מספר טלפון חדש, המספר החדש יועתק לתוך איש הקשר הקיים ושאר השדות יישארו ללא שינוי.

כל הקטגוריות שהוקצו וכל טקסט שהוקלד בתיבת ההודעה של איש הקשר החדש לא יועתקו לתוך איש הקשר הקיים. אם ברצונך להעתיק שדות אלה מתוך איש קשר חדש לאיש קשר קיים, עליך להעתיק אותם באופן ידני. אישורים (אישור: אמצעי דיגיטלי להוכחת זהותך. בעת שליחת הודעה שנחתמה בחתימה דיגיטלית, נשלחים גם האישור והמפתח הציבורי שלך. אישורים מונפקים על-ידי רשות אישורים ובדומה לרשיון נהיגה, תוקפם עלול לפוג או להתבטל.) וקישורים לאנשי קשר בכרטיסיה פעילויות יועתקו מתוך איש הקשר החדש ויצורפו לאיש הקשר הקיים ללא החלפת המידע המקורי. קישורים בכרטיסיה פעילויות לפריטים אחרים שאינם אנשי קשר, כגון למשימות ולפעילויות, לא יועתקו.

אם עליך לחזור למידע באיש הקשר המקורי לקדמותו, עותק של איש הקשר המקורי מאוחסן בתיקיה פריטים שנמחקו בכל פעם ש- Outlook מעתיק נתונים חדשים.