קטגוריה היא מילת מפתח או צירוף מילים שמסייעים לך לעקוב אחרי פריטים כך שתוכל לבצע בקלות חיפוש, מיון, סינון או קיבוץ שלהם.

לשם הקצאת קטגוריה בעת יצירת פריט

לשם הקצאת קטגוריה לפריט קיים  

הערה  אם הקטגוריה הרצויה אינה מופיעה ברשימה, באפשרותך להוסיף במהירות קטגוריה חדשה לרשימת הקטגוריות הראשית (רשימת קטגוריות ראשית: רשימת הקטגוריות שבה ניתן להשתמש לשם קיבוץ או חיפוש פריטים. רשימה זו כוללת קטגוריות כלליות כגון עבודה, אישי ושיחות טלפון. באפשרותך להוסיף קטגוריות לרשימה זו או למחוק קטגוריות ממנה.). הקלד את שם הקטגוריה בתיבה הפריטים שייכים לקטגוריות אלה ולאחר מכן לחץ על הוסף לרשימה.

1. בתפריט כלים, הצבע על חפש ולאחר מכן לחץ על חיפוש מתקדם.
2. בתיבה חפש, לחץ על כל סוג של פריט Outlook.
3. אם התיקיה שבה ברצונך לערוך חיפוש אינה מופיעה בתיבה ב או שברצונך לערוך חיפוש ביותר מתיקיה אחת, לחץ על עיון כדי לבחור מתוך רשימה. בתיבה תיקיות, בחר בתיבות הסימון לצד התיקיות בהן ברצונך לערוך חיפוש ונקה את תיבות הסימון לצד התיקיות בהן אין ברצונך לערוך חיפוש. לחץ על אישור.
4. לחץ על הכרטיסיה אפשרויות נוספות.
5. לחץ על קטגוריות ולאחר מכן בחר בתיבת הסימון לצד הקטגוריה הרצויה לך.

   אם הקטגוריה הרצויה אינה זמינה בתיבה קטגוריות זמינות, לחץ על רשימת קטגוריות ראשית, הקלד שם עבור הקטגוריה, לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.

6. לחץ על אישור ולאחר מכן לחץ על חפש כעת.

• כדי לבחור פריטים (פריט: פריט הוא הרכיב הבסיסי המכיל מידע ב- Outlook (בדומה לקובץ בתוכניות אחרות). פריטים כוללים הודעות דואר אלקטרוני, פעילויות, אנשי קשר, משימות, ערכים ביומן, פתקים, פריטים שהוצבו ומסמכים.) סמוכים, לחץ על הפריט הראשון ולאחר מכן החזק את מקש SHIFT לחוץ ולחץ על הפריט האחרון.
• כדי לבחור פריטים שאינם סמוכים זה לזה, לחץ על הפריט הראשון ולאחר מכן החזק את מקש CTRL לחוץ ולחץ על הפריטים הנוספים.
• כדי לבחור את כל הפריטים, לחץ על תפריט עריכה ולאחר מכן לחץ על בחר הכל.

הערה  שינוי התצוגה (תצוגה: תצוגות מציעות מגוון אופנים להצגה של אותו המידע בתיקיה, על-ידי ארגונו בדרכים ובתבניות שונות. בכל תיקיה קיימות תצוגות סטנדרטיות. כמו כן ניתן ליצור תצוגות מותאמות אישית.) עבור פריטים יכול להקל את הבחירה בפריטים מסוימים. לדוגמה, אם ברצונך לבחור את כל ההודעות שלהן אותו נושא, בתיקיה המכילה את ההודעות, בתפריט תצוגה, הצבע על סדר לפי ולאחר מכן לחץ על שיחה. בחר את ההודעות הרצויות בתצוגה.