מאמר זה מתאר כיצד תוכל להגביל הרשאות להודעות דואר אלקטרוני ב- Microsoft Office Outlook 2007 באמצעות התכונה 'ניהול זכויות מידע' (IRM), הזמינה ב- Microsoft Office System 2007. לקבלת מידע נוסף אודות האופן שבו תוכל להגביל הרשאות לתוכן במסמכים, חוברות עבודה ומצגות, ראה הגבלת הרשאות למידע חסוי בקבצים של Office.

---

• המטרה של IRM והמגבלות שלו

• הגדרת המחשב לשימוש ב- IRM

• הורדת הרשאות

• הצגת הודעות כאשר IRM אינו זמין

• סוגי קבצים שאת הזכויות שלהם ניתן לנהל באמצעות IRM כאשר הוא מצורף להודעות

---

המטרה של IRM והמגבלות שלו

ניהול זכויות מידע (IRM) מאפשר לאנשים לציין הרשאות גישה להודעות דואר אלקטרוני. שימוש ב- IRM מסייע למנוע הדפסה, העברה או העתקה של מידע רגיש על-ידי אנשים לא מורשים. לאחר שהרשאה להודעה הוגבלה באמצעות IRM, הגבלות הגישה והשימוש יאכפו, ללא תלות במיקום שבו נמצא המידע, מאחר שההרשאות לגשת להודעת דואר אלקטרוני מאוחסנות בקובץ ההודעה עצמו.

IRM מסייע לאנשים לאכוף את ההעדפות האישיות שלהם בנוגע להעברה של מידע אישי או פרטי. IRM גם מסייע לארגונים לאכוף מדיניות ארגונית החלה על פיקוח והפצה של מידע סודי או קנייני.

IRM מסייע לבצע את הפעולות הבאות:

• למנוע אפשרות שנמען לא מורשה של תוכן מוגבל יעביר, יעתיק, ישנה, ידפיס, יעביר בפקס, או יגזור וידביק את התוכן לשימוש לא מורשה
• למנוע העתקה של תוכן מוגבל באמצעות התכונה Print Screen של Microsoft Windows
• להגביל תוכל לכל מקום שבו הוא נשלח
• לספק את אותה רמת הגבלה לקבצים מצורפים לדואר אלקטרוני, כל עוד הקבצים המצורפים הם קבצים שנוצרו באמצעות תוכניות אחרות של Microsoft Office, כגון Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 או Microsoft Office PowerPoint 2007
• לתמוך בתפוגת קבצים כך שלא תהיה עוד אפשרות להציג תוכן במסמכים ובהודעות דואר אלקטרוני לאחר פרק זמן שצוין
• לאכוף מדיניות ארגונית המפקחת על השימוש בתוכן ועל הפצתו בתוך החברה

ל- IRM אין אפשרות למנוע:

• מחיקה, גניבה או לכידה של תוכן והעברתו על-ידי תוכניות זדוניות, כגון סוסים טרויאניים, רושמי הקשות וסוגים מסוימים של תוכנות ריגול
• אובדן תוכן או נזק לתוכן כתוצאה מפעולות של וירוסי מחשב
• העתקה ידנית או הקלדה חוזרת של תוכן מוגבל על-ידי צפייה במסך של נמען
• צילום תמונות דיגיטליות של התוכן המוגבל המוצג על המסך על-ידי נמען
• העתקה של תוכן מוגבל באמצעות תוכניות לכידת מסך של ספק חיצוני

 לראש הדף

הגדרת המחשב לשימוש ב- IRM

אם אתה משתמש במחשב שבו פועלת מערכת Windows Vista, ‏Windows Rights Management Services (RMS) Client כבר מותקן. אם אתה משתמש במחשב שבו פועלת מערכת Microsoft Windows XP‏, אתה או מנהל RMS חייבים להתקין את Windows Rights Management Services (RMS) Client Service Pack 1 (SP1)‎.

מנהל RMS יכול להגדיר מדיניות IRM ספציפית לחברה שמגדירה מי יכול לגשת למידע ואיזו רמת עריכה מותרת עבור הודעת דואר אלקטרוני. לדוגמה, מנהל חברה עשוי להגדיר תבנית זכויות בשם "תוכן סודי של חברה", המציינת שרק משתמשים בתוך התחום של החברה יכולים לפתוח הודעת דואר אלקטרוני המשתמשת במדיניות זו.

התקנת לקוח Windows Rights Management Services ‏(RMS)

 הערה   אם אתה משתמש במחשב שבו פועל Windows Vista, ‏Windows Rights Management Services (RMS) Client כבר מותקן.

1. ב- Windows XP, לחץ על לחצן התחל ולאחר מכן לחץ על לוח הבקרה.
2. לחץ על הוספה או הסרה של תוכניות ולאחר מכן לחץ על הוספה או הסרה של תוכניות.
3. לחץ על הוספת תוכניות חדשות.
4. מרשימת התוכניות, לחץ על Windows Rights Management Services Client ולאחר מכן לחץ על הוסף.

    הערה   בתצוגה קלאסית, לחץ פעמיים על הוספה או הסרה של תוכניות ולאחר מכן, בחלונית הימנית, לחץ על הוספת תוכניות חדשות. מרשימת התוכניות, לחץ על Windows Rights Management Services Client ולאחר מכן לחץ על הוסף.

לחלופין, כאשר תנסה לראשונה לפתוח קבצים שהזכויות שלהם מנוהלות באמצעות IRM,‏ מהדורת Office 2007 יציג לך הנחיה להוריד את Windows Rights Management Services Client אם אתה משתמש במחשב שבו תוכנה זו אינה מותקנת. לקבלת מידע נוסף אודות Windows Rights Management Services Client, בקר באתר האינטרנט של Windows Rights Management Services.

 לראש הדף

הורדת הרשאות

בפעם הראשונה שתנסה לפתוח הודעת דואר אלקטרוני המשתמשת בהרשאה מוגבלת, יהיה עליך להתחבר לשרת רישוי כדי לאמת את האישורים שלך וכדי להוריד רשיון שימוש. רשיון השימוש מגדיר את רמת הגישה שלך לקובץ. תהליך זה נדרש עבור כל קובץ המשתמש בהרשאה מוגבלת. במילים אחרות, אין אפשרות לפתוח תוכן בעל הרשאה מוגבלת ללא רשיון שימוש. הורדת הרשאות דורשת ש- Microsoft Office ישלח את האישורים שלך (הכוללים את כתובת הדואר האלקטרוני שלך) ומידע אודות זכויות ההרשאה שלך אל שרת הרישוי. מידע שהודעת הדואר האלקטרוני מכילה אינו נשלח לשרת הרישוי. לקבלת מידע נוסף, קרא את הצהרת הפרטיות.

 לראש הדף

הצגת הודעות כאשר IRM אינו זמין

אם עליך לקרוא או לפתוח תוכן בעל הרשאה מוגבלת, אך מהדורת Office 2007 אינו זמין במחשב שבו אתה משתמש, באפשרותך להוריד את הרחבת ניהול זכויות עבור Internet Explorer, המאפשרת לך להציג את ההודעות ב- Microsoft Windows Internet Explorer. באמצעות הרחבה זו, הנמענים יכולים רק להציג הודעות. הנמענים אינם יכולים להשיב, להעביר לנמענים אחרים, להעתיק או להדפיס את ההודעה.

 הערה   בעת שימוש בהרחבת ניהול הזכויות כדי להציג הודעות, אין אפשרות להציג את הקבצים המצורפים שייתכן שנשלחו יחד עם ההודעה.

 לראש הדף

סוגי קבצים מכוסים על-ידי מדיניות IRM כאשר הם מצורפים להודעות

כאשר סוגי הקבצים הבאים משויכים להודעת דואר אלקטרוני עם ניהול זכויות ב- Office Outlook 2007, ניהול זכויות מתבצע באופן אוטומטי גם עבורם.

 הערה   בעת צירוף קובץ הודעה (‎.msg) להודעת דואר אלקטרוני עם ניהול זכויות, ההודעה המצורפת אינה עם ניהול זכויות. IRM אינו מנהל זכויות של קבצים מסוג msg.

קבצי Word

סוג הקובץ	סיומת
מסמך	‎.doc
מסמך	‎.docx
מסמך מותאם מאקרו	‎.docm
תבנית	‎.dot
תבנית	‎.dotx
תבנית מותאמת מאקרו	‎.dotm

קבצי Excel

סוג הקובץ	סיומת
חוברת עבודה	‎.xls
חוברת עבודה	‎.xlsx
חוברת עבודה מותאמת מאקרו	‎.xlsm
תבנית	‎.xlt
תבנית	‎.xltx
תבנית מותאמת מאקרו	‎.xltm
חוברת עבודה בינארית שאינה XML	‎.xlsb
תוספת מותאמת מאקרו	‎.xla
תוספת מותאמת מאקרו	‎.xlam

קבצי PowerPoint

סוג הקובץ	סיומת
מצגת	‎.ppt
מצגת	‎.pptx
מצגת מותאמת מאקרו	‎.pptm
תבנית	‎.pot
תבנית	‎.potx
תבנית מותאמת מאקרו	‎.potm
הצג	‎.pps
הצג	‎.ppsx
תצוגה מותאמת מאקרו	‎.ppsm
ערכת נושא של Office	‎.thmx

 לראש הדף