הצג הכל

הסתר הכל

באפשרותך להתחבר לספריה באתר SharePoint באמצעות Microsoft Office Outlook 2007 ולדפדף, לערוך ואף לחפש בקבצים. לאחר חיבור ספריית SharePoint שלך ל- Outlook, תוכל לעבוד על הקבצים בדיסק הקשיח שלך גם כאשר תהיה מחוץ למשרד.

 הערה   התכונות המתוארות במאמר זה פועלות בשילוב עם אתרי SharePoint שבהם פועל Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 או Microsoft Office SharePoint Server 2007. אם אינך בטוח אילו גירסאות של Microsoft פועלות ב'מוצרים והטכנולוגיות של Microsoft SharePoint' בשרת, שאל את מנהל השרת.

• מבט כולל

• חיבור ספריית SharePoint ל- Outlook

• הורדת קובץ מספריית SharePoint ל- Outlook

• פתיחת קובץ מספריית SharePoint באמצעותOutlook

• עריכת קובץ מספריית SharePoint באמצעות Outlook

• הסרת קובץ SharePoint מ- Outlook

• הסרת ספריית SharePoint מ- Outlook

• הוספת קובץ לספריית SharePoint על-ידי שליחת דואר אלקטרוני

מבט כולל

אם אתה משתמש בתכיפות ב- Outlook לניהול המידע שלך, ייתכן שתעדיף לעבוד על קבצים מספריית SharePoint שלך ישירות ב- Office Outlook 2007 במקום בדפדפן אינטרנט. לדוגמה, ייתכן שתוך כדי יצירת תגובה לדואר אלקטרוני, עליך לעיין בהנחיות צוות מסוימות באתר SharePoint שלך. אם חיברת את ספריית SharePoint שלך ל- Outlook, תוכל לדפדף ולהציג את הקובץ בדיוק כפי שהיית עושה עם הודעת דואר אלקטרוני, מבלי לצאת מ- Outlook.

 באפשרותך לסדר ולמיין את התצוגה של ספריית SharePoint בדרכים שונות ב- Outlook 2007.

 החץ האדום מופיע בעת עבודה על קובץ במצב לא מקוון. באפשרותך ללחוץ עליו כדי להציג מידע נוסף אודות מצב הקובץ, כגון מתי הוא שונה.

יתרון נוסף בעריכת הקבצים שלך מ- Outlook הוא שהקבצים שלך מאוחסנים בדיסק הקשיח שלך בזמן העבודה עליהם, מצב שהוא בדרך כלל מהיר יותר מאשר עבודה בשרת.

מתי לעבוד עם קבצים ב- Outlook

עבודה עם קבצים מאתר SharePoint שלך ב- Outlook טובה ביותר עבור דפדוף בתוך ועריכה של קבצים שגרתיים המאוחסנים בספריית מסמכים, כגון מסמכים, גליונות אלקטרוניים ומצגות. באפשרותך גם לדפדף בתןך קבצים בסוגים אחרים של ספריות, כגון ספריות של תמונות. פעולות נתונים מורכבות יותר, כגון עבודה עם רשימות מותאמות אישית או עדכון יישומי מסד נתונים, יטופלו טוב יותר ישירות באתר SharePoint . אם ברצונך לשנות את ההגדרות או המבנה של ספריה או ליצור ספריה חדשה, עליך לעבוד עם הספריה ישירות באתר SharePoint.

באפשרותך לפתוח קבצים מסוגים רבים של יישומים ב- Office Outlook 2007. אם הקובץ תואם Windows SharePoint Services 3.0 או תואם Office SharePoint Server 2007, באפשרותך גם לערוך את הקובץ ולעדכן את השינויים שלך בשרת כאשר תסיים. דוגמאות לקבצים תואמים הם גליונות עבודה של Microsoft Office Excel 2007, מצגות של Microsoft Office PowerPoint 2007 ומסמכי Microsoft Office Word 2007.

באפשרותך גם לקחת את הקבצים במצב לא מקוון כדי לעבוד עליהם, כגון בזמן טיסה. כשתחזור למשרד, תוכל לעדכן את הגירסאות באתר SharePoint שלך.

השינויים המבוצעים בקובץ אינם מעודכנים באופן אוטומטי בשרת בעת עריכה ושמירה של הקובץ. עובדה זו מאפשרת לך לעבוד מהר יותר עם קבצים לא מקוונים, כיוון שהמחשב שלך אינו צריך להתחבר לשרת תוך כדי עבודה. בעת סגירת קובץ, תתבקש לעדכן את השינויים בשרת. יעודכנו רק השינויים שביצעת בקבצים ספציפיים ומשמעות הדבר היא ש- Outlook אינו צריך לסנכרן שוב את הספריה כולה עם השרת.

אם אדם אחר יבצע שינויים בקובץ לפני שתעדכן אותו בשרת, התוכנית תבקש ממך למזג את שתי ערכות השינויים כאשר תעדכן את הקובץ בשרת או לציין איזו גירסה של הקובץ ברצונך לשמור. כדי למנוע מאחרים לבצע שינויים בקובץ, באפשרותך להוציא את הקובץ לפני שאתה עובד עליו.

היכן מופיעים הקבצים ב- Outlook

בעת חיבור ספריית SharePoint ל- Office Outlook 2007, הספריה מופיעה בתיקיה הנקראת רשימות SharePoint. משם, באפשרותך להשתמש בתכונות המעקב והתקשורת בהם אתה משתמש בדרך כלל ב- Outlook, כגון סימון קובץ בדגל למעקב, סיווג הקובץ לקטגוריות והעברת הקבצים לעמיתים. הדגלים והקטגוריות המוחלים באמצעות Outlook אינם זמינים בעת עבודה באתר שלך בדפדפן אינטרנט, אך הם יכולים לסייע לך בארגון העבודה שלך ב- Outlook.

בעת עבודה ב- Outlook, באפשרותך לחפש בקלות קבצים עמם אתה עובד באמצעות תיקיות חיפוש ש- Outlook מספק לך בתיקיה רשימות SharePoint. תיקיות חיפוש לא מאחסנות בפועל פריטים אלא הן תצוגות המסייעות לך לחפש במהירות פריטים המאוחסנים בתיקיות אחרות.

בדיוק כפי שבאפשרותך להציג את ההודעות בתיבת הדואר הנכנס שלך, באפשרותך להציג את הכותרות של הקבצים בספריה שלך, לחפש בהם ולפתוח אותם. כל מבני התיקיות בספריה מופיעים גם ב- Outlook. הקבצים אינם מוסיפים לגודל תיבת הדואר הנכנס שלך, אלא מאוחסנים במקום זאת בקובץ תיקיות אישיות (‎.pst) בדיסק הקשיח שלך.

באפשרותך גם להוריד קובץ בודד או תיקיה בודדת, אם ברצונך לעבור רק על אלה ב- Outlook. אם הקובץ או הקבצים עליהם אתה עובד נמצאים בתיקיות, Outlook מוריד גם את מבנה התיקיה. עם זאת, אין באפשרותך להוריד תצוגה מסוננת של ספריה, כגון הקבצים שנוצרו על-ידי מחלקה ספציפית.

הצגת קבצים בתצוגה מקדימה ב- Outlook

בחלונית התצוגה המקדימה ב- Office Outlook 2007, באפשרותך להציג בתצוגה מקדימה סוגים רבים של קבצים המאוחסנים בספריית SharePoint. מידע נוסף אודות מצב הקובץ, כגון מתי הוא נערך לאחרונה, עשוי להופיע בראש הקובץ.

 הערה   אם יש לך ספריה גדולה, מנהל מערכת יכול לקבוע אם להוריד את הכותרת העליונה (כגון הכותרת ומאפיינים מסויימים) של קובץ או את הקובץ כולו. אם ברירת המחדל היא להוריד את הכותרות בלבד, באפשרותך להוריד קבצים בודדים לפי הצורך.

 לראש הדף

חיבור ספריית SharePoint ל- Outlook

1. בדפדפן אינטרנט, פתח את הספריה באתר SharePoint.

   אם אין באפשרותך לאתר את הספריה שלך, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה שלך.

2. בתפריט פעולות , לחץ על התחבר ל-Outlook.

   

3. כאשר תתבקש לאשר שברצונך לחבר את הספריה ל- Outlook, לחץ על כן.

ב- Outlook, הספריה נוספת לרשימת התיקיות בתיקיה חדשה הנקראת רשימות SharePoint.

בעת לחיצה על הספריה שנוספה, הקבצים בה מופיעים באותו אופן בו מופיעות הודעות דואר אלקטרוני. לחץ פעמיים על קובץ כדי לפתוח אותו או לחץ עליו באמצעות לחצן העכבר הימני כדי לראות אפשרויות נוספות.

 הערות 

• אם הספריה שלך מכילה תיקיות וברצונך לחבר את כל התיקיות והקבצים ל- Outlook, הצג את הספריה ברמה העליונה שלה לפני חיבורה ל- Outlook. אם תדפדף בתוכן תיקיה בספריה בעת החיבור, יחובר רק תוכן התיקיה.
• כדי לחבר רק את תוכן התיקיה ל- Outlook, קיימות שתי אפשרויות. אם התיקיה המכילה את הקבצים שלך אינה פתוחה, הצבע על התיקיה, לחץ על החץ המופיע ולאחר מכן לחץ על התחבר אל Outlook. אם התיקיה שברצונך לחבר כבר פתוחה, בצע את השלבים לחיבור ספריה על-ידי לחיצה על התחבר אל Outlook בתפריט פעולות.

 עצה   לאחר חיבור ספריה ל- Outlook, באפשרותך לשלוח הודעת שיתוף המזמינה חברי צוות נוספים להתחבר לספריה. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על שם הספריה ב- Outlook ולאחר מכן לחץ על שיתוף שם הספריה. פעולה זו יוצרת הודעת דואר אלקטרוני המכילה קישור ופקודה להתחבר לספריה.

 לראש הדף

הורדת קובץ מספריית SharePoint ל- Outlook

עבור ספריות גדולות, Outlook עשוי להוריד את רשימת הקבצים הזמינים בלבד כך שתוכל להוריד רק את הקבצים הרצויים. לחלופין, הוא עשוי להוריד רק את רשימת הקבצים תחילה ולאחר מכן להוריד את כל הקבצים על פני פרק זמן מסויים. דבר זה מאפשר לך לראות רשימה של הקבצים שלך במהירות רבה יותר. באפשרותו של מנהל המערכת שלך גם לציין שכל הקבצים לא יורדו באופן אוטומטי.

אם לא הורדת קובץ, הוא מופיע בקבוצה זמין להורדה ברשימת ההודעות. באפשרותך לסמן את הקובץ להורדה במהלך הפקודה הבאה של שלח/קבל או שתוכל להורידו מיד אם יש לך חיבור לאתר SharePoint.

1. ברשימת ההודעות, בקבוצה זמין להורדה לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקובץ שברצונך להוריד.

    עצה   באפשרותך לבחור קבצים מרובים בו-זמנית על-ידי החזקת מקש CTRL לחוץ תוך לחיצה על כותרות הקבצים.

2. לחץ על סמן להורדת מסמכים בתפריט הקיצור.

 הערה   בתצוגה המקדימה של קובץ שטרם הורד, ייתכן שיוצג לחצן הורד מסמך זה שעליו תוכל ללחוץ כדי להוריד את המסמך אם יש לך חיבור לשרת.

 לראש הדף

פתיחת קובץ מספריית SharePoint באמצעות Outlook

כדי לפתוח קובץ ב- Office Outlook 2007, תחילה עליך לחבר את הספריה ל- Outlook. למידע נוסף, ראה חיבור ספריית SharePoint ל- Outlook במאמר זה.

לאחר הורדת קבצים ל-Outlook, באפשרותך לפתוח את הקבצים כאשר אינך במצב מקוון. כדי לאמת את זמינותם של הקבצים, עבור לתצוגה שמסדרת את הקבצים לפי הזמינות שלהם. כל הקבצים שלא ירדו מופיעים בקבוצה זמין להורדה. חפש קישורים למידע כללי אודות סידור התצוגות ב-Outlook במקטע למידע נוסף.

1. בדואר, בחלונית הניווט, הרחב את התיקיה רשימות SharePoint‏ ולאחר מכן בחר את השם של ספריית SharePoint שלך.

   אם אינך רואה את התיקיה רשימות SharePoint‏, לחץ על החץ לצד כל פריטי הדואר וודא שהאפשרות רשימות SharePoint‏ נבחרה.

2. לחץ פעמיים על שם הקובץ שלך כדי לפתוח אותו. אם תתבקש לאמת את מקור הקובץ, לחץ על פתח אם אתה סבור שניתן לפתוח את הקובץ בביטחה.
3. אם הקובץ עודכן בשרת לאחר שהורדת אותו אל Outlook, ייתכן שתתבקש לבחור אם ברצונך לפתוח את הגירסה החדשה ביותר של הקובץ. לחץ על כן או על לא, בהתאם להחלטתך אם לפתוח את העותק בדיסק הקשיח שלך או את העותק מהשרת.
4. הקובץ נפתח בתוכנית בה הוא נוצר, אם תוכנית זו מותקנת במחשב שלך.

 לראש הדף

עריכת מסמך מספריית SharePoint באמצעות Outlook

כדי לערוך קובץ ב- Office Outlook 2007, תחילה עליך לחבר את הספריה ל- Outlook. למידע נוסף, ראה חיבור ספריית SharePoint ל- Outlook במאמר זה.

 עצה   כדי למנוע מאדם אחר לבצע שינויים בקובץ בעת שאתה עובד עליו, באפשרותך להוציא את הקובץ תחילה מהספריה שבאתר SharePoint. אם תוציא את המסמך לפני שתפתח אותו, הקובץ ייפתח במצב עריכה ותוכל להתחיל לבצע שינויים מיד.

לאחר הורדת קבצים ל-Outlook, באפשרותך לפתוח את הקבצים כאשר אינך במצב מקוון. כדי לאמת את זמינותם של הקבצים, עבור לתצוגה שמסדרת את הקבצים לפי הזמינות שלהם. כל הקבצים שלא ירדו מופיעים בקבוצה זמין להורדה. חפש קישורים למידע כללי אודות סידור התצוגות ב-Outlook במקטע למידע נוסף.

1. בדואר, בחלונית הניווט, הרחב את התיקיה רשימות SharePoint‏ ולאחר מכן בחר את השם של ספריית SharePoint שלך.

   אם אינך רואה את התיקיה רשימות SharePoint‏, לחץ על החץ לצד כל פריטי הדואר וודא שהאפשרות רשימות SharePoint‏ נבחרה.

2. לחץ פעמיים על שם הקובץ שלך כדי לפתוח אותו. אם תתבקש לאמת את מקור הקובץ, לחץ על פתח אם אתה סבור שניתן לפתוח את הקובץ בביטחה.
3. אם הקובץ עודכן בשרת לאחר שהורדת אותו אל Outlook, ייתכן שתתבקש לבחור אם ברצונך לפתוח את הגירסה החדשה ביותר של הקובץ. לחץ על כן או על לא, בהתאם להחלטתך אם לפתוח את העותק בדיסק הקשיח שלך או את העותק מהשרת.

4. הקובץ נפתח בתוכנית בה הוא נוצר, אם תוכנית זו מותקנת במחשב שלך.

   אם הקובץ נוצר בתוכנית תואמת Windows SharePoint Services 3.0, כגון Word 2007, Excel 2007 או PowerPoint 2007, ייתכן שיופיע סרגל הודעות בראש הקובץ. סרגל הודעות מופיע מתחת לשורת הכותרת של הקובץ וכל סרגלי הכלים המוצגים בראש הקובץ. סרגל הודעות מכיל את הטקסט מסמך שרת לא מקוון ולחצן ערוך במצב לא מקוון.

5. לחץ על לחצן ערוך במצב לא מקוון.

   ייתכן שתופיע הודעה המספקת מידע אודות עבודה במצב לא מקוון, כגון קישורים לתיקיית הטיוטות של SharePoint בדיסק הקשיח שלך ולאפשרויות עריכה לא מקוונת עבור התוכנית שלך.

6. בצע את השינויים הרצויים בקובץ ולאחר מכן שמור את הקובץ כמו שאתה עושה בדרך כלל.
7. סגור את הקובץ.

   אם אתה מחובר לשרת בעת סגירת הקובץ, תיבת הדו-שיח עריכה לא מקוונת עשויה להופיע כדי לאפשר לך לשמור את השינויים שלך בשרת. אם אינך מחובר לשרת של אתר SharePoint שלך, תיבת הדו-שיח אינה מופיעה בעת סגירת הקובץ, אך היא עשויה להופיע בעת חיבור מחדש ואז לפתוח מחדש את הקובץ.

8. לחץ על עדכן אם אתה מוכן לעדכן את הקובץ בשרת.
9. אם הקובץ הוצא, אנשים אחרים אינם יכולים לראות את השינויים בשרת עד שתכניס את הקובץ חזרה פנימה. אם הקובץ הוצא, ייתכן שתתבקש להכניס חזרה את הקובץ. אם אתה מוכן להכניס את הקובץ, לחץ על כן.

   ייתכן שתתבקש להזין מידע נוסף, כגון הערות אודות השינויים שביצעת או פרטים נוספים אודות הקובץ.

10. אם אתה עובד על הקובץ בעת ניתוק מהשרת, לא תתבקש לעדכן את הקובץ בעת סגירתו. כאשר תהיה מוכן לעדכן את הקובץ בשרת, פתח שוב את הקובץ, בצע את כל השינויים הנוספים הרצויים ולאחר מכן סגור אותו. כאשר תיבת הדו-שיח עריכה לא מקוונת מופיעה, לחץ על עדכן.

 הערה   אם לא הוצאת את הקובץ לפני עבודה עליו ואדם אחר עידכן את הקובץ בשרת בזמן שעבדת עליו, מופיעה הודעת התנגשויות של השרת. בצע את ההוראות כדי להסדיר את השינויים.

 לראש הדף

הסרת קובץ SharePoint מ- Outlook

אם ברשותך ספריה גדולה, ייתכן שלא תרצה להציג את כל הקבצים שבה ב- Outlook 2007. באפשרותך להסיר קבצים או תיקיות בודדים מהתיקיה רשימות SharePoint ב- Outlook אם אינך צריך לעבוד עליהם. הליך זה אינו מוחק את הקבצים מספריית SharePoint.

1. בדואר, בחלונית ניווט, בתיקיה רשימות SharePoint, בחר את הספריה ממנה ברצונך להסיר קובץ אחד או יותר.
2. ברשימת ההודעות, בחר את הקובץ שברצונך להסיר.

   כדי לבחור קבצים מרובים, החזק את מקש CTRL לחוץ תוך לחיצה על כותרות הקבצים. כדי לבחור את כל הקבצים, הקש CTRL+A.

3. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הקטע הנבחר ולאחר מכן לחץ הסר עותק לא מקוון.

כותרות הקבצים שהוסרו עוברות לאחר מכן מהקבוצה מסמכים להורדה לקבוצה זמין להורדה. בעת לחיצה על הכותרת של הקובץ שהוסר, חלונית הקריאה לא תציג תצוגה מקדימה כיוון שהעותק המקומי של הקובץ הוסר.

 לראש הדף

הסרת ספריית SharePoint מ- Outlook

1. בדואר, בחלונית ניווט, בתיקיה רשימות SharePoint, בחר בספריה שברצונך להסיר.
2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הספריה ולאחר מכן לחץ על מחק את שם הספריה בתפריט הקיצור.
3. כאשר תתבקש לאשר את המחיקה, לחץ על כן.

    הערה   הליך זה מסיר את הספריה מ- Outlook בלבד, לא מאתר SharePoint.

 לראש הדף

הוספת קובץ לספריית SharePoint על-ידי שליחת דואר אלקטרוני

אם אתר וספריית SharePoint שלך מוגדרים לקבלת דואר אלקטרוני, באפשרותך להוסיף קובץ לספריה על-ידי שליחתו כקובץ מצורף בהודעת דואר אלקטרוני, בדומה לאופן בו אתה שולח קובץ מצורף בהודעת דואר אלקטרוני לעמית בעבודה. אינך צריך לחבר את הספריה שלך ל- Outlook.

לפני שתוכל לשלוח דואר אלקטרוני לספריה, עליך לדעת אם הספריה מוגדרת לקבלת דואר אלקטרוני ואם כן, להשיג את הכתובת.

1. בצע אחת או יותר מהפעולות הבאות כדי לקבל את כתובת הדואר האלקטרוני של הספריה:
• חפש בפנקס הכתובות. אם כתובת הדואר האלקטרוני אינה מופיעה בו, תוכל להשיגה מהאדם שהגדיר את הספריה. לאחר מכן תוכל להוסיפה לרשימת אנשי הקשר שלך, כך שתוכל למצוא אותה בקלות בהמשך.
• הצג את תיאור הספריה באתר SharePoint, המופיע בדיוק מתחת לכותרת הספריה. ייתכן כי בעל האתר שלך הוסיף את כתובת הדואר האלקטרוני של הספריה לתיאור שלה.
• הצג את הגדרות הדואר האלקטרוני של הספריה, אם יש לך הרשאה להציג את הגדרות הספריה:
  1. באתר שלך בדפדפן, לחץ על שם הספריה כדי לפתוח אותה.

     אם שם הספריה שלך אינו מופיע, לחץ על הצג את כל תוכן האתר ולאחר מכן לחץ על שם הספריה שלך.

  2. בתפריט הגדרות, לחץ על ההגדרות עבור סוג הספריה שאתה פותח.

     לדוגמה בספריית מסמכים, לחץ על הגדרות ספריית מסמכים.

  3. אם הספריה זמינה לקבלת דואר אלקטרוני, הכתובת שלה מופיעה תחת פרטי רשימה, לצד כתובת דואר אלקטרוני.
• השתמש בכתובת הדואר האלקטרוני של קבוצת SharePoint  (קבוצת SharePoint: קבוצת משתמשים אותה ניתן ליצור באתר SharePoint כדי לנהל הרשאות לאתר וכדי לספק רשימת הפצה של דואר אלקטרוני לחברי האתר. אתרים רבים באוסף אתרים אחד יכולים להשתמש באותה קבוצה.) שלך כדי לשלוח את הקובץ כקובץ מצורף. ייתכן שלארגון שלך יש רשימת דואר אלקטרוני משלו, הנקראת קבוצת SharePoint, המאפשרת לחברים בה לשלוח דואר זה לזה. הכתובת של קבוצת SharePoint יכולה להכיל את הכתובות של ספריות, כך שבעת שליחת דואר אלקטרוני לחברים בקבוצה, קבצים מצורפים להודעה נוספים באופן אוטומטי לאתר Windows SharePoint Services 3.0 שלך.
2. ב- Outlook, צרף את הקובץ, כגון מסמך או גליון עבודה, להודעת דואר אלקטרוני.
3. בתיבה אל או העתק, הוסף את כתובת הספריה. אם קבוצת SharePoint שלך כבר כוללת את הספריה, הוסף במקום זאת את כתובת הדואר האלקטרוני של קבוצת SharePoint.
4. לחץ על שלח.

 לראש הדף