| | מידע אודות המוצר עזרה ו'כיצד לבצע' מוצרים וטכנולוגיות קשורים תמיכה ומשוב משאבים טכניים משאבים נוספים | אזהרה: אתה מציג דף זה באמצעות דפדפן אינטרנט שאין בו תמיכה. אתר אינטרנט זה פועל באופן הטוב ביותר עם Microsoft Internet Explorer 6.0 ואילך או Netscape Navigator 8.0 ואילך. למד עוד אודות דפדפנים בהם יש תמיכה.
מעקב אחר פריטים ומשימות לביצוע
אנשים רבים מכינים רשימה של דברים לביצוע — על נייר, בגליון אלקטרוני או על-ידי שימוש בשילוב של נייר ושיטות אלקטרוניות. ב- Microsoft Office Outlook 2007 תוכל לשלב את רשימותך השונות לרשימה אחת המשופרת בתזכורות ומעקב.
במאמר זה
אודות פריטי משימות ופריטים לביצוע
משימה היא פריט שתיצור ב- Outlook כדי לעקוב אחריו עד להשלמתו. פריט לביצוע הוא כל פריט של Outlook — כגון משימה, הודעת דואר אלקטרוני או איש קשר — שסומן בדגל עבור מעקב. כברירת מחדל, כל המשימות מסומנות בדגל עבור מעקב בעת יצירתן, גם אם אין להן תאריך התחלה או תאריך סיום. לכן, בכל פעם שתיצור משימה או תסמן בדגל הודעת דואר אלקטרוני או איש קשר, פריט לביצוע יווצר באופן אוטומטי.
כשתצטרך לציין במהירות שפריט ידרוש את תשומת הלב שלך בשלב מאוחר יותר, סימון בדגל הוא האפשרות הטובה ביותר. שכתסמן פריט בדגל, הוא יוצג עם דגל בתצוגה 'דואר', ב'משימות', ב'שורת משימות לביצוע' וב'רשימת משימות יומית' ב'לוח שנה'. סימון הודעה או איש קשר בדגל אינו יוצר משימה חדשה. כיוון שפריט לביצוע הוא עדיין הודעת דואר אלקטרוני או איש קשר גם לאחר הסימון בדגל, אין לך יכולת להקצות אותו כמשימה למישהו אחר, או לציין את התקדמותו או את אחוזי השלמתו.
משימה יכולה להתרחש פעם אחת או באופן חוזר. משימה חוזרת (חזרה: התרחשות חוזרת של פריטים. לדוגמה, ניתן להגדיר פעילות או משימה המתרחשת על בסיס קבוע כפעילות או משימה חוזרת, למשל פגישת עדכון שבועית או תור חודשי לספר.) יכולה לחזור במרווחים קבועים או שהיא יכולה לחזור תוך התבססות על התאריך שתסמן כתאריך השלמת המשימה. לדוגמה, באפשרותך ליצור משימה חוזרת שהיא שליחת דוח מצב למנהל שלך ביום שישי האחרון בכל חודש או ליצור משימה חוזרת להסתפר חודש לאחר התספורת האחרונה.
הן משימות והן פריטים לביצוע מופיעים ב'משימות', ב'שורת משימות לביצוע' וב'רשימת משימות יומית' ב'לוח שנה'. ללא קשר בתצוגה בה אתה נמצא, 'שורת המשימות לביצוע' מעדכנת אותך לגבי פריטים של לוח שנה, פריטי משימה ופריטים לביצוע.
קיימות מספר דרכים ליצירת משימה חדשה ב- Outlook. באפשרותך להשתמש בפקודה משימה (לחץ על חדש בתפריט קובץ), הזן משימה בתיבת הטקסט הקלד משימה חדשה ב'שורת משימות לביצוע' בכל תצוגה ב- Outlook, הקלד בכל רווח ריק ב'רשימת משימות יומית' ב'לוח שנה' או לחץ והקלד בתיבת הטקסט לחץ כאן כדי להוסיף משימה חדשה בחלק העליון של התצוגה 'משימות'. מכל אלה, הדרך המהירה ביותר לשימוש היא 'שורת משימות לביצוע'.
באפשרותך גם ליצור משימה על-ידי גרירת פריט, כגון הודעת דואר אלקטרוני, למשימות בחלונית הניווט (חלונית הניווט: העמודה בצד השמאלי של חלון Outlook הכוללת חלוניות כגון 'קיצורי דרך' או 'דואר', וכן את קיצורי הדרך והתיקיות בתוך כל חלונית. לחץ על תיקיה כדי להציג את הפריטים בה.). עותק של הודעת הדואר האלקטרוני נוצר לאחר מכן כמשימה.
בין אם אתה מנהל מעקב אחר משימות שהוקצו לך (כגון תזכורות לענות להודעות דואר אלקטרוני) ובין אם אחר משימות שהוקצו לאנשים אחרים (כגון התקדמות פרוייקט של מישהו), משימות של Outlook הן הפתרון עבורך. תוכל במהירות להוסיף ולעדכן משימות או לסמן אותן כמושלמות. כאשר משימות משולבות בתצוגה 'לוח שנה', עומד לרשותך ממשק עשיר למעקב לא רק אחר הפגישות שלך, אלא גם אחר משימות שתצטרך להשלים ביום נתון.
 לראש הדף
יצירת משימה מתפריט 'קובץ'
- בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על משימה.
קיצור מקשים כדי ליצור משימה חדשה, הקש CTRL+SHIFT+K.
- בתיבה נושא, הקלד שם עבור המשימה.
הערה הזנת כעת די מידע כדי ליצור משימה. השלבים הבאים הם אופציונליים, אך יסייעו לך לנהל באופן משופר את המשימות שלך ב- Outlook.
- בכרטיסיה משימה, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור או המשך בשלבים הבאים כדי להתאים אישית את המשימה שלך.
- הגדר את האפשרויות תאריך התחלה ותאריך יעד עבור המשימה, אם ברצונך בכך.
אם תציין תאריך התחלה, השדה תאריך יעד יוגדר באופן אוטומטי לאותו תאריך. תוכל לשנות את השדה תאריך יעד לכל תאריך שתרצה.
- אם ברצונך להפוך את המשימה למשימה חוזרת, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר.
- בתיבת הדו-שיח משימה חוזרת, לחץ על התדירות (יומית, שבועית, חודשית או שנתית) בה המשימה צריכה לחזור על עצמה ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:
- הפיכת משימה לחוזרת על בסיס מרווח קבוע במקטע תבנית מופע חוזר, בחר באפשרויות עבור תדירות פרק הזמן הרצויה. אל תבחר בצור משימה חדשה או שהמשימה לא תחזור במרווחים קבועים.
- הפיכת המשימה למשימה חוזרת לפי תאריך השלמה בחר באפשרות צור משימה חדשה והקלד בתיבה את משך הזמן שאחריו יש ליצור משימה חדשה.
בכל פעם שתסמן משימה כמושלמת, משימה חדשה נוצרת לפי המפרט שלך. עצה זו הבחירה הטובה ביותר במקרים בהם אין ברצונך שהתזכורת הבאה עבור משימה תופיע עד שהמשימה הקודמת תסומן כמשימה שהושלמה. אם לא תסמן את המשימה כמשימה שהושלמה, התזכורת הבאה לא תופיע אף פעם. לדוגמה, אם יש לך תזכורת לשלם את חשבון החשמל שלך ביום ה- 15 בכל חודש ולא תסמן את המופע ב- 15 באפריל כפריט שהושלם, בחודש מאי עדיין תראה את המשימה הלא מושלמת של 15 באפריל. רק לאחר שתסמן את המשימה של 15 באפריל כמשימה שהושלמה יופיע המופע של 15 במאי.
- לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח משימה חוזרת.
- אם ברצונך להוסיף התראת תזכורת, בחר בתיבת הסימון תזכורת ולאחר מכן הזן את התאריך והשעה עבור התזכורת.
- באפשרותך לציין צליל מותאם אישית שיופעל עם התזכורת. לחץ על
 , לחץ על עיון, בחר בקובץ הצליל להפעלה, לחץ על פתיחה ולאחר מכן לחץ על אישור. פעולות אלה משנות את צליל התזכורת עבור משימה זו בלבד.
- אם ברצונך לעקוב אחר ההתקדמות שלך במשימה זו, בתיבות מצב, עדיפות ו% ביצוע, הזן את הערכים הרצויים.
השדות מצב ו% ביצוע מקושרים. בעת שינוי הערך בשדה אחד, הערך בשדה האחר משתנה בהתאם.
| מצב |
% ביצוע |
| לא התחיל |
0 |
| מתבצע |
1-99 |
| הסתיים |
100 |
| ממתין למישהו אחר |
0-100 |
| נדחה |
0-100 |
- אם ברצונך להקצות קטגורית צבע למשימה שלך, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על חלק לקטגוריות ולאחר מכן לחץ על אחד מקטגוריות הצבעים בתפריט. לקטגוריות צבעים נוספות, לחץ על כל הקטגוריות.
בפעם הראשונה שתשתמש בקטגוריית צבע, תקבל הודעה לספק שם עבור קטגוריית הצבע החשובה לך. תוכל ליצור קטגוריות צבעים מותאמות אישית, לשייך צבעים מותאמים אישית לקטגוריות צבעים ולהקצות קיצורי מקשים לקטגוריות הצבעים. לחץ על אישור כדי לחזור לחלון 'משימה'.
עצה האם שינית את דעתך בנוגע להקצאת קטגוריית צבע? לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הצבע או על שם קטגוריית הצבע ולאחר מכן לחץ על נקה את שם קטגוריה או על נקה את כל הקטגוריות.
- אם המשימה שלך מערבת אדם או ארגון באנשי הקשר שלך, באפשרותך ליצור קישור מהיר אל איש הקשר על-ידי לחיצה על אנשי קשר בתחתית החלון ולאחר מכן בחירת ערך. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת אנשי קשר.
הערה כברירת מחדל, הקישור 'אנשי קשר' אינו מופיע בחלונות ההודעה, אנשי הקשר והמשימות. כדי להפעיל קישור של אנשי קשר, בכרטיסיה משימה, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור. בחלון הראשי של Outlook, בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות. בכרטיסיה העדפות, לחץ על אפשרויות אנשי קשר ולאחר מכן בתיבת הדו-שיח אפשרויות אנשי קשר תחת קישור אנשי קשר, בחר בתיבת הסימון הצג קישור אנשי קשר בכל הטפסים. פתח את המשימה כדי להמשיך בהליך זה.
- אם אין ברצונך שאנשים אחרים יראו ערך משימה משותף, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על פרטי.
- אם ברצונך להזין מרחק, שעות עבודה ומידע חיוב אחר, בכרטיסיה משימה, בקבוצה הצג, לחץ על פרטים. הקלד את המידע בתיבות הטקסט סה"כ עבודה, עבודה בפועל, מרחק ומידע חיוב.
- בכרטיסיה משימה, בקבוצה שמור, לחץ על שמור וסגור.
לראש הדף יצירת משימה או פריט לביצוע מהודעת דואר אלקטרוני
קיימות מספר דרכים להפוך הודעת דואר אלקטרוני למשימה או לפריט לביצוע.
בצע אחת מהפעולות הבאות:
- סימון הודעת דואר אלקטרוני בדגל למעקב
סימון הודעה בדגל היא האפשרות הטובה ביותר כאשר אתה צריך לסמן פריט לתשומת לבך בשלב מאוחר יותר. בעת סימון פריט בדגל, הוא מוצג בתצוגה 'דואר' עם דגל, ב'משימות', ב'שורת משימות לביצוע' וב'רשימת משימות יומית' בלוח השנה. סימון הודעה או איש קשר בדגל אינו יוצר משימה חדשה. כיוון שפריט לביצוע עדיין נותר הודעת דואר אלקטרוני או איש קשר לאחר הסימון בדגל, אין באפשרותך להקצות אותו כמשימה למישהו אחר או לציין את התקדמותו או את אחוזי השלמתו.
- בדואר, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על עמודת הדגלים עבור הודעת דואר אלקטרוני.
- בחר בתאריך הסיום.
עצה כדי להוסיף דגל למעקב במהירות, לחץ על עמודת הדגלים ליד הודעת הדואר האלקטרוני. תאריך התחלה ותאריך סיום של היום יוגדרו באופן אוטומטי.
הערה כדי לשנות את מועד התזכורת, צליל התזכורת, תאריך ההתחלה, תאריך הסיום או את טקסט הדגל המופיע בסרגל המידע או כדי לנקות את דגל התזכורת, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על עמודת הדגלים ליד הודעת הדואר האלקטרוני ולאחר מכן לחץ על התאמה אישית או על הוספת תזכורת. שתי האפשרויות יפתחו את אותה תיבת דו-שיח, אך כאשר תשתמש בהוספת תזכורת, תיבת הסימון של התזכורת תסומן באופן אוטומטי.
- גרירת הודעת דואר אלקטרוני ל'שורת משימות לביצוע' כדי ליצור פריט לביצוע
'שורת משימות לביצוע' צריכה להיות מסודרת לפי תאריך התחלה או לפי תאריך יעד כדי לעשות שימוש בהליכים אלה.
- לחץ על הודעת דואר אלקטרוני כדי לבחור אותה ולאחר מכן גרור את ההודעה למקטע רשימת המשימות ב'שורת משימות לביצוע'.
- כאשר תראה קו אדום עם חצים בשני צדדיו הממוקם במקום בו ברצונך למקם את המשימה, שחרר את לחצן העכבר.
- גרירת הודעת דואר אלקטרוני ללחצן 'משימות' כדי ליצור משימה חדשה
בעת גרירת הודעת דואר אלקטרוני למשימות בחלונית הניווט, באפשרותך להשתמש בכל התכונות של פריט משימה והתוכן של הודעת הדואר האלקטרוני, מלבד קבצים מצורפים, מועתק לגוף המשימה. גם אם הודעת הדואר האלקטרוני המקורית תימחק מאוחר יותר, המשימה, כולל התוכן המועתק, מלבד קבצים מצורפים, של הודעת הדואר האלקטרוני, עדיין זמינה.
- לחץ על הודעת דואר אלקטרוני כדי לבחור אותה ולאחר מכן גרור אותה ללחצן משימה בחלונית הניווט.
עצה כדי להוסיף את ההודעה כקובץ מצורף למשימה במקום הדבקת הטקסט לתוך גוף המשימה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על ההודעה וגרור אותה לרשימת המשימות. בתפריט הקיצור, לחץ על העתק לכאן כמשימה עם קובץ מצורף.
חלון פריט משימה חדש יופיע ועותק של תוכן הודעת הדואר האלקטרוני יודבק לגוף המשימה. נושא הודעת הדואר האלקטרוני יהפוך לנושא המשימה. אם תרצה, תוכל לשנות את הנושא.
הערה הזנת כעת די מידע כדי ליצור משימה. השלבים הבאים הם אופציונליים, אך יסייעו לך לנהל באופן משופר את המשימות שלך ב- Outlook.
- בכרטיסיה משימה, בקבוצה פעולות, לחץ על שמור וסגור או המשך בשלבים הבאים כדי להתאים אישית את המשימה שלך.
- הגדר את האפשרויות תאריך התחלה ותאריך יעד עבור המשימה, אם ברצונך בכך.
אם תציין תאריך התחלה, השדה תאריך יעד יוגדר אוטומטית עבור אותו יום. באפשרותך לשנות את תאריך יעד לתאריך רצוי.
- אם ברצונך להפוך את המשימה למשימה חוזרת, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר.
- בתיבת הדו-שיח משימה חוזרת, לחץ על התדירות (יומית, שבועית, חודשית או שנתית) בה המשימה צריכה לחזור על עצמה ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:
- הפיכת המשימה למשימה חוזרת במרווחי זמן קבועים במקטע תבנית מופע חוזר, בחר את האפשרויות עבור מרווח התדירות הרצוי. אל תבחר באפשרות צור משימה חדשה, מכיוון שהמשימה לא תחזור על עצמה במרווחי זמן קבועים.
- הפיכת המשימה למשימה חוזרת לפי תאריך השלמה בחר באפשרות צור משימה חדשה והקלד בתיבה את משך הזמן שאחריו יש ליצור משימה חדשה.
בכל פעם שתסמן את המשימה כמשימה שהושלמה, תיווצר משימה חדשה בהתבסס על הבחירות שלך. עצה זוהי הבחירה הטובה ביותר במקרים בהם אין ברצונך שהתזכורת הבאה עבור משימה תופיע עד שהמשימה הקודמת תסומן כמשימה שהושלמה. אם לא תסמן את הפריט כפריט שהושלם, התזכורת הבאה לא תופיע אף פעם. לדוגמה, אם יש לך תזכורת לשלם את חשבון החשמל שלך ביום ה- 15 בכל חודש ולא תסמן את המופע של 15 באפריל כפריט שהושלם, בחודש מאי תראה עדיין את המשימה של 15 באפריל. לאחר שתסמן את המשימה של 15 באפריל כמשימה שהושלמה, יופיע המופע של 15 במאי.
- לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח משימה חוזרת.
- אם ברצונך להוסיף תזכורת, בחר בתיבת הסימון תזכורת כדי להפעיל התראת תזכורת. הזן את התאריך והשעה הרצויים עבור התזכורת.
- באפשרותך לציין צליל מותאם אישית שיושמע עם התזכורת. לחץ על , לחץ על עיון, בחר את קובץ הצליל, לחץ על פתח ולאחר מכן לחץ על אישור. פעולה זו תשנה את צליל התזכורת עבור משימה זו בלבד.
- אם ברצונך לעקוב אחר ההתקדמות שלך במשימה זו, בתיבות מצב, עדיפות ו% ביצוע הקלד או בחר את האפשרויות הרצויות.
השדות מצב ו% ביצוע תלויים זה בזה. על-ידי שינוי הערך בשדה אחד, הערך בשדה השני ישתנה בהתאמה.
| מצב |
% ביצוע |
| לא התחיל |
0 |
| מתבצע |
1-99 |
| הסתיים |
100 |
| ממתין למישהו אחר |
0-100 |
| נדחה |
0-100 |
- אם ברצונך להקצות קטגוריית צבע למשימה, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על חלק לקטגוריות ולאחר מכן לחץ על אחד מהערכים מהתפריט. לקבלת קטגוריות צבעים נוספות, לחץ על כל הקטגוריות.
בפעם הראשונה בה תשתמש בקטגוריית צבע, תתבקש לספק שם בעל משמעות רבה יותר עבורך. באפשרותך ליצור קטגוריות צבעים מותאמות אישית, לשייך צבעים מותאמים אישית לקטגוריות צבעים ולהקצות מקשי קיצור. לחץ על אישור כדי לחזור אל החלון 'משימה'.
עצה האם שינית את דעתך בנוגע להקצאת קטגוריית צבע? לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הצבע או על שם קטגוריית הצבע ולאחר מכן לחץ על נקה את שם קטגוריה או על נקה את כל הקטגוריות.
- אם המשימה שלך מערבת אדם או ארגון באנשי הקשר שלך, באפשרותך ליצור קישור מהיר אל איש הקשר על-ידי לחיצה על אנשי קשר בתחתית החלון ולאחר מכן בחירת ערך. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת אנשי קשר.
- אם אין ברצונך שאנשים אחרים יראו ערך משימה משותף, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על פרטי.
- אם ברצונך להזין מרחק, שעות עבודה ומידע חיוב אחר, בכרטיסיה משימה, בקבוצה הצג, לחץ על פרטים. הקלד את המידע בתיבות הטקסט סה"כ עבודה, עבודה בפועל, מרחק ומידע חיוב.
- בכרטיסיה משימה, בקבוצה שמירה, לחץ על שמור וסגור.
לראש הדף יצירת פריט לביצוע מאיש קשר
סימון בדגל איש קשר הוא האפשרות הטובה ביותר כשתצטרך לסמן במהירות איש קשר לתשומת לבך בשלב מאוחר יותר. סימון איש קשר בדגל ייצור פריט לביצוע, עם טקסט הדגל ב'שורת המידע'. איש הקשר המסומן בדגל יופיע גם ברשימה 'משימות', ב'שורת משימות לביצוע' וב'רשימת משימות יומית' של לוח השנה. סימון איש קשר בדגל אינו יוצר פריט משימה חדש. כיוון שהפריט לביצוע נותר עדיין איש קשר, אין באפשרותך להקצות אותו כמשימה למישהו אחר או להצביע על התקדמותו או על אחוזי השלמתו.
- באנשי קשר, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על איש הקשר.
- הצבע על המשך טיפול בתפריט הקיצור ולאחר מכן לחץ על תאריך הסיום.
עצה כדי לשנות את שעת התזכורת, צליל התזכורת, תאריך ההתחלה, תאריך הסיום או טקסט הדגל שיופיע ב'סרגל המידע' או כדי לנקות את דגל התזכורת, לחץ על התאמה אישית או על הוספת תזכורת. (שתי האפשרויות יפתחו את אותה תיבת דו-שיח, אך בעת שימוש בהוספת תזכורת, תיבת הסימון של התזכורת מסומנת באופן אוטומטי).
לראש הדף יצירת משימה ב'שורת משימות לביצוע'
'שורת משימות לביצוע' מופיעה בכל התצוגות של Outlook כברירת מחדל. באפשרותך להפעיל או לבטל את 'שורת משימות לביצוע'. בנוסף לכך, באפשרותך לבחור להציג גירסה מוקטנת של 'שורת משימות לביצוע', שעושה שימוש בפחות שטח במסך. כאשר תפעיל או תבטל את 'שורת משימות לביצוע' או כאשר תמזער אותה בתצוגה מסוימת, ההגדרה תחול על תצוגה זו בלבד. לדוגמה, אם תבטל את 'שורת משימות לביצוע' בתצוגה 'דואר', היא תהיה מבוטלת בכל פעם שתהיה בתצוגה 'דואר', כולל בפעם הבאה שתפעיל את Outlook. עם זאת, היא תמשיך לפעול בכל התצוגות האחרות כגון 'לוח שנה', 'פתקים' ו'משימות'.
- כדי להחליף בין מצב פועל ומבוטל של 'שורת משימות לביצוע', לחץ על תצוגה, הצבע על שורת משימות לביצוע ולאחר מכן לחץ על רגיל, ממוזער או מבוטל.
- כדי ליצור משימה חדשה ב'שורת משימות לביצוע', לחץ בתיבת הטקסט הקלד משימה חדשה (הנקראת 'לוח קלט משימות'), הקלד נושא עבור המשימה ולאחר מכן הקש ENTER.
כברירת מחדל, למשימה יוקצה תאריך סיום ותאריך התחלה המבוססים על הגדרת הדגל קביעת לחיצה מהירה. כאשר תתקין בפעם הראשונה את Outlook, הגדרה זו נקבעת כהיום.
אם תיצור משימה ותשנה את הדגל לבחירת 'תאריך יעד' אחר, כל המשימות העתידיות שתזין ב'שורת משימות לביצוע' ישתמשו בהגדרה החדשה. תוכל תמיד לעקוף את הבחירה שמוצגת ולבחור באפשרות אחרת. עם זאת, כאשר תפעיל מחדש את Outlook, המשימה הראשונה שהוזנה תקבע כברירת מחדל את הגדרות הדגל קביעת לחיצה מהירה.
עצה כדי לשנות את הגדרות ברירת המחדל של דגל, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על עמודת הדגלים בכל תצוגה, לחץ על קביעת לחיצה מהירה ולאחר מכן בחר בהגדרת הדגלים הרצויה. האפשרויות כוללות את ללא תאריך. בחירת הדגל ללא תאריך תגרום לפריט להופיע בקבוצה ללא תאריך ב'שורת המשימות לביצוע'.
הערה הזנת כעת די מידע כדי ליצור משימה. השלבים הבאים הם אופציונליים, אך יסייעו לך לנהל באופן משופר את המשימות שלך ב- Outlook.
- המשך בשלבים הבאים כדי להתאים אישית את המשימה על ידי לחיצה פעמיים על המשימה ב'שורת משימות לביצוע'.
- הגדר את האפשרויות תאריך התחלה ותאריך יעד עבור המשימה, אם ברצונך בכך.
אם תציין תאריך התחלה, השדה תאריך יעד יוגדר אוטומטית עבור אותו יום. באפשרותך לשנות את תאריך יעד לתאריך רצוי.
- אם ברצונך להפוך את המשימה למשימה חוזרת, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר.
- בתיבת הדו-שיח משימה חוזרת, לחץ על התדירות (יומית, שבועית, חודשית או שנתית) בה המשימה צריכה לחזור על עצמה ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:
- הפיכת המשימה למשימה חוזרת במרווחי זמן קבועים במקטע תבנית מופע חוזר, בחר את האפשרויות עבור מרווח התדירות הרצוי. אל תבחר באפשרות צור משימה חדשה, מכיוון שהמשימה לא תחזור על עצמה במרווחי זמן קבועים.
- הפיכת המשימה למשימה חוזרת לפי תאריך השלמה בחר באפשרות צור משימה חדשה והקלד בתיבה את משך הזמן שאחריו יש ליצור משימה חדשה.
בכל פעם שתסמן את המשימה כמשימה שהושלמה, תיווצר משימה חדשה בהתבסס על הבחירות שלך. עצה זוהי הבחירה הטובה ביותר במקרים בהם אין ברצונך שהתזכורת הבאה עבור משימה תופיע עד שהמשימה הקודמת תסומן כמשימה שהושלמה. אם לא תסמן את הפריט כפריט שהושלם, התזכורת הבאה לא תופיע אף פעם. לדוגמה, אם יש לך תזכורת לשלם את חשבון החשמל שלך ביום ה- 15 בכל חודש ולא תסמן את המופע של 15 באפריל כפריט שהושלם, בחודש מאי תראה עדיין את המשימה של 15 באפריל. לאחר שתסמן את המשימה של 15 באפריל כמשימה שהושלמה, יופיע המופע של 15 במאי.
- לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח משימה חוזרת.
- אם ברצונך להוסיף תזכורת, בחר בתיבת הסימון תזכורת כדי להפעיל התראת תזכורת. הזן את התאריך והשעה הרצויים עבור התזכורת.
- באפשרותך לציין צליל מותאם אישית שיושמע עם התזכורת. לחץ על , לחץ על עיון, בחר את קובץ הצליל, לחץ על פתח ולאחר מכן לחץ על אישור. פעולה זו תשנה את צליל התזכורת עבור משימה זו בלבד.
- אם ברצונך לעקוב אחר ההתקדמות שלך במשימה זו, בתיבות מצב, עדיפות ו% ביצוע הקלד או בחר את האפשרויות הרצויות.
השדות מצב ו% ביצוע תלויים זה בזה. על-ידי שינוי הערך בשדה אחד, הערך בשדה השני ישתנה בהתאמה.
| מצב |
% ביצוע |
| לא התחיל |
0 |
| מתבצע |
1-99 |
| הסתיים |
100 |
| ממתין למישהו אחר |
0-100 |
| נדחה |
0-100 |
- אם ברצונך להקצות קטגוריית צבע למשימה, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על חלק לקטגוריות ולאחר מכן לחץ על אחד מהערכים מהתפריט. לקבלת קטגוריות צבעים נוספות, לחץ על כל הקטגוריות.
בפעם הראשונה בה תשתמש בקטגוריית צבע, תתבקש לספק שם בעל משמעות רבה יותר עבורך. באפשרותך ליצור קטגוריות צבעים מותאמות אישית, לשייך צבעים מותאמים אישית לקטגוריות צבעים ולהקצות מקשי קיצור. לחץ על אישור כדי לחזור אל החלון 'משימה'.
עצה שינית את דעתך לגבי הקצאת קטגוריית צבע? לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הצבע או על שם קטגוריית הצבע ולאחר מכן לחץ על נקה שם הקטגוריה או על נקה את כל הקטגוריות.
- אם המשימה שלך מערבת אדם או ארגון באנשי הקשר שלך, באפשרותך ליצור קישור מהיר אל איש הקשר על-ידי לחיצה על אנשי קשר בתחתית החלון ולאחר מכן בחירת ערך. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת אנשי קשר.
- אם אין ברצונך שאנשים אחרים יראו ערך משימה משותף, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על פרטי.
- אם ברצונך להזין מרחק, שעות עבודה ומידע חיוב אחר, בכרטיסיה משימה, בקבוצה הצג, לחץ על פרטים. הקלד את המידע בתיבות הטקסט סה"כ עבודה, עבודה בפועל, מרחק ומידע חיוב.
- בכרטיסיה משימה, בקבוצה שמירה, לחץ על שמור וסגור.
עצה כדי להזיז משימה כלפי מעלה או מטה ברשימה, לחץ על הפריט וגרור אותו אל המיקום הרצוי. בעת גרירת המשימה, קו אדום עם חצים מציין היכן תמוקם המשימה כאשר תשחרר את לחצן העכבר.
לראש הדף יצירת משימה ב'רשימת משימות יומית' בלוח שנה
'רשימת משימות יומית' מופיעה רק בתצוגות 'יום' ו'שבוע' של לוח השנה של Outlook. כדי לעבור בין מצב פעיל למצב מבוטל של 'רשימת משימות יומית', ב'לוח שנה', לחץ על תצוגה, הצבע על רשימת משימות יומית ולאחר מכן לחץ על רגיל, ממוזער או מבוטל.
כדי להציג רק את המספר הכולל של המשימות, בצע אחת מהפעולות הבאות:
- ב'לוח שנה', לחץ על תצוגה, הצבע על רשימת משימות יומית ולאחר מכן לחץ על ממוזער.
- הצבע על הקצה העליון של 'רשימת משימות יומית'. כאשר המצביע יהפוך ל
 , גרור את הקצה לתחתית החלון.
עצה כדי ליצור משימות חדשות ב'רשימת משימות יומית', עליך להשתמש בהגדרה רגיל של 'רשימת משימות יומית'.
- ב'רשימת משימות יומית', כאשר המצביע מרחף, האפשרות לחץ כדי להוסיף משימה תוצג.
- לחץ על כל מקום ריק מתחת לעמודה של יום.
- הקלד נושא עבור המשימה ולאחר מכן הקש ENTER.
כברירת מחדל, למשימה יוקצה תאריך התחלה ותאריך סיום לפי היום בעמודה שמעל ל'רשימת משימות יומית'. כדי לשנות את תאריך ההתחלה או תאריך הסיום של המשימה, גרור את המשימה שנוצרה ליום שבו המשימה אמורה להסתיים. במקום לגרור את המשימה, באפשרותך לפתוח את המשימה ולאחר מכן לשנות את תאריכי ההתחלה והסיום. לשם כך, תוכל ללחוץ באמצעות לחצן העכבר הימני על המשימה ולאחר מכן ללחוץ על פתיחה, או לבחור את הפריט , להקיש ESC ולאחר מכן להקיש ENTER.
- אם ברצונך להפוך את המשימה למשימה חוזרת, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על מופע חוזר.
- בתיבת הדו-שיח משימה חוזרת, לחץ על התדירות (יומית, שבועית, חודשית או שנתית) בה המשימה צריכה לחזור על עצמה ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:
- הפיכת המשימה למשימה חוזרת במרווחי זמן קבועים במקטע תבנית מופע חוזר, בחר את האפשרויות עבור מרווח התדירות הרצוי. אל תבחר באפשרות צור משימה חדשה, מכיוון שהמשימה לא תחזור על עצמה במרווחי זמן קבועים.
- הפיכת המשימה למשימה חוזרת לפי תאריך השלמה בחר באפשרות צור משימה חדשה והקלד בתיבה את משך הזמן שאחריו יש ליצור משימה חדשה.
בכל פעם שתסמן את המשימה כמשימה שהושלמה, תיווצר משימה חדשה בהתבסס על הבחירות שלך. עצה זוהי הבחירה הטובה ביותר במקרים בהם אין ברצונך שהתזכורת הבאה עבור משימה תופיע עד שהמשימה הקודמת תסומן כמשימה שהושלמה. אם לא תסמן את הפריט כפריט שהושלם, התזכורת הבאה לא תופיע אף פעם. לדוגמה, אם יש לך תזכורת לשלם את חשבון החשמל שלך ביום ה- 15 בכל חודש ולא תסמן את המופע של 15 באפריל כפריט שהושלם, בחודש מאי תראה עדיין את המשימה של 15 באפריל. לאחר שתסמן את המשימה של 15 באפריל כמשימה שהושלמה, יופיע המופע של 15 במאי.
- לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח משימה חוזרת.
- אם ברצונך להוסיף תזכורת, בחר בתיבת הסימון תזכורת כדי להפעיל התראת תזכורת. הזן את התאריך והשעה הרצויים עבור התזכורת.
- באפשרותך לציין צליל מותאם אישית שיושמע עם התזכורת. לחץ על , לחץ על עיון, בחר את קובץ הצליל, לחץ על פתח ולאחר מכן לחץ על אישור. פעולה זו תשנה את צליל התזכורת עבור משימה זו בלבד.
- אם ברצונך לעקוב אחר ההתקדמות שלך במשימה זו, בתיבות מצב, עדיפות ו% ביצוע הקלד או בחר את האפשרויות הרצויות.
השדות מצב ו% ביצוע תלויים זה בזה. על-ידי שינוי הערך בשדה אחד, הערך בשדה השני ישתנה בהתאמה.
| מצב |
% ביצוע |
| לא התחיל |
0 |
| מתבצע |
1-99 |
| הסתיים |
100 |
| ממתין למישהו אחר |
0-100 |
| נדחה |
0-100 |
- אם ברצונך להקצות קטגוריית צבע למשימה, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על חלק לקטגוריות ולאחר מכן לחץ על אחד מהערכים מהתפריט. לקבלת קטגוריות צבעים נוספות, לחץ על כל הקטגוריות.
בפעם הראשונה בה תשתמש בקטגוריית צבע, תתבקש לספק שם בעל משמעות רבה יותר עבורך. באפשרותך ליצור קטגוריות צבעים מותאמות אישית, לשייך צבעים מותאמים אישית לקטגוריות צבעים ולהקצות מקשי קיצור. לחץ על אישור כדי לחזור אל החלון 'משימה'.
עצה האם שינית את דעתך בנוגע להקצאת קטגוריית צבע? לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הצבע או על שם קטגוריית הצבע ולאחר מכן לחץ על נקה את שם קטגוריה או על נקה את כל הקטגוריות.
- אם המשימה שלך מערבת אדם או ארגון באנשי הקשר שלך, באפשרותך ליצור קישור מהיר אל איש הקשר על-ידי לחיצה על אנשי קשר בתחתית החלון ולאחר מכן בחירת ערך. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח בחירת אנשי קשר.
- אם אין ברצונך שאנשים אחרים יראו ערך משימה משותף, בכרטיסיה משימה, בקבוצה אפשרויות, לחץ על פרטי.
- אם ברצונך להזין מרחק, שעות עבודה ומידע חיוב אחר, בכרטיסיה משימה, בקבוצה הצג, לחץ על פרטים. הקלד את המידע בתיבות הטקסט סה"כ עבודה, עבודה בפועל, מרחק ומידע חיוב.
- בכרטיסיה משימה, בקבוצה שמירה, לחץ על שמור וסגור.
עצה כדי להזיז משימה כלפי מעלה או מטה ברשימה, לחץ על הפריט וגרור אותו אל המיקום הרצוי. בעת גרירת המשימה, קו אדום עם חצים מציין היכן תמוקם המשימה כאשר תשחרר את לחצן העכבר.
|
ישראל
גירסה מתאימה להדפסה
הצג הכל
הסתר הכל
