לעיתים קרובות, עבודות מחקר דורשות מתלמידים לבצע יותר מאשר איסוף מידע מספרים וכתבי-עת. ניהול ראיונות עם אנשים ועריכת קבוצות מיקוד ודיון, יכולים לספק נתונים חיוניים. מורים יכולים לנצל את השילוב ש-Microsoft Outlook®‎ מציע, בין קביעת לוח זמנים, דואר אלקטרוני ורישום פתקים, כדי לעזור לייעל את מאמצי התלמידים.

נאמר שמסרת לכל אחד מהתלמידים שלך משימה, בה יש לראיין מספר אנשים, מחמש קבוצות בעלות רקע תרבותי שונה, אודות נושאים שונים. ביקשת שיראיינו את האנשים בנפרד ולאחר מכן בקבוצות מיקוד. הפרוייקט יארך מספר חודשים, כך שייתכן שהתלמידים ירצו להתבסס על דואר אלקטרוני כדרך לשמירת הקשר עם ה"נושאים" שלהם, וכן כדי ליידע קבוצות אודות פגישות ומצב הפרוייקט.

הגדרת רשימת אנשי קשר המאורגנת לפי קטגוריות

האנשים איתם יעבדו התלמידים הנם מהודו ומצרפת, וכן מירושלים, קריית שמונה, תל אביב ואילת, בישראל. הם מדענים, מורים לספרות, חקלאים, מהנדסים ואחיות, מכל מדינה. כאשר התלמידים נפגשים עם כל מרואיין בפעם הראשונה, כדי ללמוד מי הם, מאיפה הם ומה הם עושים, התלמידים יכולים להוסיף מידע זה לרשימות אנשי הקשר שלהם ב-Outlook, באמצעות שימוש בקטגוריות.

באמצעות שימוש בקטגוריות, לצורך זיהוי של כל איש קשר, תלמידים יכולים לקבץ אותם בקלות, ולאחר מכן ליצור רשימות תפוצה.

כדי לארגן את רשימת אנשי הקשר שלך

1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על איש קשר.
2. הזן את שם איש הקשר וכל מידע רלוונטי אחר, כגון כתובת דואר אלקטרוני.
3. לחץ על קטגוריות.
4. לחץ על הקטגוריות החלות לאיש קשר זה
5. לחץ על אישור.

ייתכן שהתלמידים יצטרכו ליצור קטגוריות חדשות, מותאמות אישית, עבור המרואיינים.

כדי ליצור קטגוריות מותאמות אישית

1. בחר פריט כלשהו ברשימה אנשי קשר.
2. בתפריט עריכה, לחץ על קטגוריות.
3. לחץ על רשימת קטגוריות ראשית.
4. בתיבה קטגוריה חדשה, הקלד שם עבור הקטגוריה.
5. לחץ על הוסף לרשימה.
6. כדי ליצור קטגוריות נוספות, חזור על שלבים 4 ו-5.
7. לחץ פעמיים על אישור.

כדי להציג אנשי קשר לפי קטגוריה

1. בתפריט תצוגה, הצבע על תצוגה נוכחית.
2. לחץ על לפי קטגוריה.

כעת התלמידים יכולים לראות את אנשי הקשר של הראיון לפי קטגוריה, ולהשתמש בתצוגה זו כדי לעזור להם ביצירת רשימות תפוצה. רשימות תפוצה הן דרך מצוינת לשלוח הודעות דואר אלקטרוני ביעילות לקבוצות של אנשים, ללא צורך להוסיף כל נמען לשורה אל בנפרד. התלמידים יכולים ליצור רשימת תפוצה עבור כל קטגוריה.

כדי ליצור רשימת תפוצה

1. בחר פריט כלשהו ברשימה אנשי קשר.
2. בתפריט פעולות, לחץ על רשימת תפוצה חדשה.
3. תן שם לרשימת התפוצה.
4. כדי להוסיף חברים, לחץ על בחירת חברים. (כאשר מופיע פנקס הכתובות, ודא שבחרת את פנקס הכתובות הנכון מהרשימה הנפתחת בראש החלון, במידה שיש יותר מפנקס כתובות אחד זמין).
5. בחר שם ולאחר מכן לחץ על חברים כדי להעתיק את השם לתיבה הוסף לרשימת תפוצה. חזור על שלב זה עבור כל שם שברצונך שיופיע ברשימת התפוצה.

קביעת לוח זמנים עבור ראיונות ופגישות

באמצעות שימוש ברשימות התפוצה שיצרו, תלמידים יכולים לקבוע לוח זמנים עבור פעילויות ולעקוב אחריהן בקלות עם המרואיינים, וכן להגדיר פגישות קבוצתיות. אם גם המרואיינים משתמשים ב-Outlook, התלמידים יכולים לשלוח הזמנות לפגישה ואף לקבוע פגישות באופן מקוון.

כדי לקבוע פגישה באמצעות רשימת תפוצה

1. בלוח שנה של Outlook, לחץ על היום שבו ברצונך לקיים את הפגישה ולאחר מכן לחץ פעמיים על שעה מסוימת.
2. בטופס הפעילות, לחץ על הזמנת משתתפים.
3. בתיבה אל, הוסף את שם רשימת התפוצה עבור קבוצת האנשים שברצונך שישתתפו.
4. אם תרצה, לחץ על הלחצן בדוק שמות כדי לוודא שכתובות הדואר האלקטרוני שהוספת הן נכונות.
5. הוסף הערה כדי להסביר את מטרת הפגישה.
6. לחץ על שלח.

פעולה זו תציב את הפגישה בלוח השנה של התלמידים, וכן תשלח הודעה למשתתפים, אשר יכולים לאשר השתתפות על-ידי לחיצה על הלחצן המתאים קבל, לא סופי או דחה. אנשים שאינם משתמשים בשרתי Microsoft Exchange, חייבים לקבל או לדחות את המועד שהוצע לפגישה באמצעות מענה להודעת הדואר האלקטרוני.

כדי ללמוד עוד אודות כיצד לקבוע לוח זמנים לפגישות או להגדיר פגישות באופן מקוון, עיין בעזרה של Outlook.

רישום פתקים במהירות

פתקים הם המקבילה האלקטרונית לפתקים נצמדים מנייר או פיסות הנייר שייתכן שפזורות כעת על שולחנך. כאשר תלמיד מנהל ראיון באמצעות הטלפון, הוא יכול בקלות לרשום ציטוטים והתרשמויות במהלך הראיון, באמצעות שימוש בפתקים של Outlook.

תלמידים יכולים להשאיר פתקים פתוחים על המסך בזמן עבודה על דברים אחרים. לאחר מכן, כאשר רעיונות עולים בראשם או כאשר הם אוספים פיסות מידע, הם יכולים להוסיף לפתק פתוח או ליצור אחד חדש.

כדי ליצור פתק

1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על פתק. לחלופין, השתמש בקיצור המקשים CTRL+SHIFT+N כדי לפתוח פתק חדש.
2. הקלד את הטקסט בפתק.
3. כדי לשמור את הפתק בתיקיה מסוימת, לחץ על הסמל בפינה השמאלית העליונה של הפתק, לחץ על שמירה בשם ולאחר מכן ציין תיקיה. עם זאת, באפשרותך פשוט לסגור את הפתק ולהעביר אותו מאוחר יותר מהתיקיה פתקים לתיקיה אחרת.

פתקים נשמרים באופן אוטומטי ב-Outlook, אך באמצעות שימוש באשף הייבוא והייצוא (בתפריט קובץ, לחץ על ייבוא וייצוא), תלמידים יכולים לייצא פתקים אל Microsoft Word ולהוסיף את המידע למסמך הפרוייקט. לקבלת מידע נוסף אודות אשף הייבוא והייצוא, עיין בעזרה של Outlook.