חל על
Microsoft Access 2002

מאת גברת Office הנרגנת

הילדים של היום משתמשים בדואר אלקטרוני לכל דבר: להעביר פתקים, לכתוב לחברים ולשלוח כרטיסי ברכה, כך שהם לא יוכלו להתעלם ממך אם התחברת ואתה ממתין להם בתיבת הדואר הנכנס שלהם, עם שעורי בית. רק השתדל להתרחק מחדרי הצ'אט שלהם, בסדר?

---

הילדים מספיקים לברוח מהכיתה עוד לפני שהספקת להעביר בהם צמרמורת עם הציפורניים על הלוח ולומר "צפו לבוחן מתי שהוא בחודש הבא והוא יהווה 50% מהציון הסופי שלכם!" (כן, אתה חושב כל הזמן; בגלל זה אתה ואני מסתדרים כל כך טוב ביחד). אז איך תדע שהם הספיקו לשמוע את המשפט האחרון שלך?

טוב, כמובן שבאחריות הילדים להקשיב ולעקוב אחר ההנחיות, אבל זה כל כך פשוט להכשיל אותם. ואם נניח לרגע בצד את ההנאה הכרוכה בעניין, ילדים הם ילדים, ויש להם עוד כמה דברים בראש ("פירסינג באף? או אולי בגבה? אני ממש מתלבט").

מחנכים מנוסים יודעים שאחת הדרכים המאפשרות תקשורת אמיתית עם התלמידים היא לדבר בשפה שלהם. כמובן שלא מדובר באימוץ מביך של כל ביטוי או מטבע לשון שאתה מכיר, כמו למשל "מה קורה אחי? סוף הדרך, פצצות לגבות".

ממש לא! הרעיון הוא לדבר איתם באמצעות דואר אלקטרוני.

הערה  נכון שלרוב הילדים יש כבר חשבון דואר אלקטרוני שרק ממתין שתציף אותו בדואר שלך. אבל, אם יש תלמיד שאין לו עדיין חשבון דואר אלקטרוני, עודד אותו לפתוח חשבון דואר חינם ב-MSN® Hotmail®. ובסופו של דבר, כאשר יתקין גם את Microsoft Outlook® 2002, הוא יוכל לגשת לחשבון Hotmail שלו ישירות מתוך ה-Outlook. ואתה, אתה תמשיך לעבוד עם Outlook כדי שתוכל להנות מהעצות הטובות שלי.

התכונות של Outlook מבטלות את כל התירוצים

Outlook מאפשר לך להישאר מאורגן ומחובר, ולא לרדת מהתלמידים שלך לרגע, בעזרת:

• אנשי קשר - מעקב אחר כתובת הדואר האלקטרוני של כל התלמידים שלך.
• רשימות תפוצה - שלח הודעות דואר אלקטרוני ב"סיטונאות", מבלי להקליד את הכתובות של כל אחד ואחד מהנמענים.
• אישורי קריאה - מעתה תדע בוודאות מי לא קרא את ההודעה שלך אודות הבוחן ביום שני, ומי כן (גם אם הוא טוען שלא קרא).
• לוחות שנה מקוונים ותזכורות בלוח השנה - תוכל להבטיח ארגון מופתי (למה להחמיץ הזדמנות לעוד שיחה מרתקת עם הורי תלמיד זה או אחר?)
• Outlook היום - בדוק מה עומד לקרות השבוע הן בבית הספר והן בבית.

רשימות אנשי קשר: היצמד אליהן ואל תעזוב

הדבר הראשון שעליך לעשות הוא להרכיב רשימה של כל כתובות הדואר האלקטרוני של התלמידים שלך. התיקיה אנשי הקשר היא פנקס הכתובות של הדואר האלקטרוני שלך. השתמש בתיקיה זו כדי לאחסן את כתובת הדואר האלקטרוני, כתובות מגורים, מספרי טלפון שונים וכל מידע אחר הקשור לתלמיד, כמו למשל יום ההולדת שלו או יום השנה לשחרור שלו מהמוסד לעבריינים צעירים.

כאשר תזין שם או כתובת עבור איש קשר, Outlook יפריד את השם או את הכתובת לחלקים וימקם כל חלק בשדה נפרד. ניתן לבצע מיון, קיבוץ או סינון של אנשי קשר לפי כל חלק מהשם או מהכתובת שלהם.

הערה  אם תלמיד שולח לך הודעת דואר אלקטרוני לפני שהוספת את שמו לרשימת אנשי הקשר שלך, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על השם בשדה מאת, לחץ על הוסף לאנשי קשר בתפריט הקיצור, מלא את שאר השדות בטופס, ושמור אותו.

רשימות תפוצה: כדור הבאולינג שלך לדואר האלקטרוני

אם תנסה לשחק באולינג עם כדור ביליארד, תבלה הרבה זמן בנסיונות להפיל את כל הפינים.

כעת, נסה לחשוב על הפינים האלה כעל התלמידים שלך. אתה מעוניין להגיע אל כולם, בבת אחת. אם כדור הביליארד מסוגל להפיל פין יחיד, תאר לעצמך מה יוכל לעשות כדור באולינג. זריקה אחת והמשימה בוצעה. כדור הבאולינג הוא רשימת התפוצה שלך ב-Outlook.

המטרה שלך: לשלוח את ההודעה שלך לקבוצה גדולה.

כדור ביליארד: הודעת דואר אלקטרוני יחידה לאיש קשר יחיד.

כדור באולינג: רשימת התפוצה. הודעת דואר אלקטרוני אחת עושה את כל העבודה.

רשימת תפוצה היא אוסף של אנשי קשר. ברגע שתזין את פרטי התלמיד לתיקיה אנשי קשר, תוכל ליצור רשימת תפוצה אחת או יותר עבור כל קבוצת אנשים אליהם תרצה לשלוח הודעות דואר אלקטרוני. תוכל למשל להרכיב רשימה שבה יופיעו כל התלמידים שלך, לעומת רשימה שבה יופיעו רק החנפנים. רשימת תפוצה חוסכת לך הקלדה או בחירה מייגעת של שמות נמענים, אחד אחד (אני אישית מתה על רשימות תפוצה כי הן לא הורסות לי את המניקור וחוסכות לי כאבים בפרקי כפות הידיים).

לדוגמה, אם אתה שולח לעתים קרובות הודעות לתלמידים שנשארים קבוע אחרי שעות הלימודים כעונש, תוכל ליצור רשימת תפוצה בשם "ריתוק", שתכלול את השמות ואת כתובות הדואר האלקטרוני של החוליגנים בסיווג זה. כאשר תשלח הודעה לרשימת תפוצה זו, היא תגיע לכל אחד מחבריה. הנמענים יראו את שמם ואת שמות כל הנמענים האחרים הכלולים ברשימה זו בשורת אל של ההודעה, במקום לראות את שם רשימת התפוצה.

אישורי קריאה: כלב השמירה הפרטי שלך

"אבל לא אמרת לנו שיהיה בוחן! זה לא הוגן!" נשמע מוכר?

כעת, תוכל לעקוב אחר קריאת ההודעות ששלחת, באמצעות התכונה אישור קריאה ב-Outlook. בכל פעם שהודעה ששלחת תיפתח, תקבל על כך הודעת אישור. בדרך זו, אף אחד מהתלמידים לא יוכל לטעון שלא ראה את ההודעה שלך. יש לך הוכחות, להם נגמרו התירוצים, ואתה יצאת גדול!

לוחות שנה מקוונים ותזכורות בלוח השנה: מרענן הזיכרון הרשמי של Outlook

אם תרצה שהתלמידים שלך יראו את כל מה שמתוכנן להם השבוע, החודש או בשנה הקרובה ואף מעבר לכך, פרסום לוח השנה של Outlook יכול להיות בדיוק הדבר המתאים לעשות. כך לא תשכח את כל הפרטים האכזריים של העבודות שהטלת על התלמידים לעשות. וחוץ מזה, לוח שנה מקוון קל יותר לעדכון (כלומר: שינויים של הרגע האחרון) מאשר לוח שנה מסורתי מנייר. שומרי איכות הסביבה לעתיד היושבים בכיתה שלך עוד יודו לך על כך.

תזכורות

חלק מהדברים הבאים נשמעים לך מוכרים?

• "הבטחת לנו שיעור חופשי היום!"
• "אמרת לי להיות כאן עם ההורים בדיוק בשלוש!"
• "אחרי שלא הגעת לפגישה שלנו במסעדה בצהריים, נתתי את מתנת יום הנישואין שלך למלצרית".

לוח הזמנים שלך הולך ומתרופף? שוב הזנחת את בעלך (היצור הקטן והשעיר הזה במיטה שלך)?

כאשר הנך קובע פגישה או ישיבה, אתה יכול להגדיר תזכורת שתקפוץ למסך ותציק לך קצת לפני הפגישה. באפשרותך להגדיר מתי תופיע התזכורת (רבע שעה, שעה או שבוע לפני הפגישה, לדוגמה) וכשחלון התזכורת מופיע, תוכל ללחוץ על "השהה", בדיוק כמו בשעון מעורר.

Outlook היום: הארגונית שלך

הדף Outlook היום מספק תצוגה מקדימה של היום שלך. באמצעות תצוגה זו, תוכל לראות את סיכום הפגישות שלך, רשימת המשימות שלך וכמה הודעות דואר אלקטרוני חדשות ממתינות לך. תוכל להגדיר דף זה, כך שיהיה הדף הראשון שייפתח כאשר תפעיל את Outlook, ולשנות את המראה שלו. איזו דרך נפלאה לפתוח את היום: במבט חטוף תוכל לראות אילו דברים נחמדים אתה מתכנן לתלמידים שלך ברגע האחרון. זה רק לטובתם, כך הם ילמדו שהחיים מלאים בהפתעות.

נכון שהיית רוצה להדפיס את זה, למסגר ולתלות על הקיר?

---

אודות המחברת

גברת Office הנרגנת מקבלת את הרעיונות לטור שלה מההצעות והדרישות היותר נועזות שלכם. כתבו לה לכתובת crabby@microsoft.com. למרות שאינה יכולה לענות לדואר שלכם, ייתכן שתמצאו פתרון לבעיה שלכם בטור הבא שיתפרסם.

אני יודעת שיש לכם הרבה מה לומר. יש מקום שבו תוכלו להתבטא (וגם לשמוע מה יש לאחרים לומר, ואולי ללמוד דבר או שניים): קבוצות דיון של Microsoft Office(באנגלית).

---