מענה אוטומטי להודעות נכנסות בעת שהייה מחוץ למשרד

כאשר אינך נמצא ליד המחשב ואינך בודק הודעות דואר אלקטרוני, באפשרותך להגדיר את Microsoft Office Outlook 2007 כך שישלח תגובה אוטומטית לחלק מהאנשים השולחים לך הודעות או לכולם.

במאמר זה


באיזה סוג חשבון דואר אלקטרוני אתה משתמש?

סוג חשבון הדואר האלקטרוני (חשבון דואר אלקטרוני: שם השרת, שם המשתמש, הסיסמה וכתובת הדואר האלקטרוני המשמשים את Outlook בהתחברות לשירות דואר אלקטרוני. יצירת חשבון הדואר האלקטרוני ב- Outlook נעשית באמצעות המידע שסיפקו לך מנהל המערכת או ספק שירותי האינטרנט (ISP).)המשמש אותך קובע את הפונקציונליות הזמינה עבורך:

  • אם ידוע לך סוג שרת הדואר האלקטרוני אליו אתה מחובר, באפשרותך לדלג לסעיף המתאים.
  • אם אתה צריך לזהות את סוג החשבון המשמש אותך, המשך לקרוא סעיף זה.

אחת הדרכים הקלות ביותר לבדיקה אם אתה משתמש בחשבון Exchange היא לבדוק אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' קיימת בתפריט כלים. ודא שלחצת על לחצן 'הרחב' לחצן 'הרחב' בתחתית התפריט כך שכל הפקודות בתפריט כלים מוצגות.

אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' קיימת בתפריט כלים ובעת לחיצה עליה אתה רואה את תיבת הדו-שיח הבאה, אז יש לך חשבון ב- Exchange 2007. במקרה זה, התקדם לסעיף תשובות אוטומטיות מחשבונות Microsoft Exchange Server 2007.

תיבת הדו-שיח מסייע 'מחוץ למשרד'

אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' קיימת בתפריט כלים, ובעת לחיצה עליה אתה רואה את תיבת הדו-שיח הבאה, אז יש לך חשבון ב- Exchange Server 2003 או גירסה קודמת. במקרה זה, התקדם לסעיף תשובות אוטומטיות מחשבונות Microsoft Exchange Server 5.5-2003.

תיבת הדו-שיח מסייע 'מחוץ למשרד'

אם הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' אינה קיימת בתפריט כלים, אז כנראה שאין לך חשבון Exchange. עם זאת, באפשרותך להעריך את רוב ההתנהגות של מסייע 'מחוץ למשרד' על-ידי שימוש בכללים. כדי ללמוד כיצד לבצע זאת, התקדם לסעיף תשובות אוטומטיות עבור חשבונות POP3 ו- IMAP.

הצגדרך חלופית לזיהוי סוג חשבון הדואר האלקטרוני בו אתה משתמש?

באפשרותך לבחור את תיבת הסימון הגדרות חשבון ב- Outlook כדי לזהות את סוגי חשבונות הדואר האלקטרוני הקיימים בפרופיל Outlook שלך.

  1. בתפריט כלים, לחץ על הגדרות חשבון.
  2. בכרטיסיה דואר אלקטרוני, העמודה סוג מפרטת את סוג החשבון עבור כל אחת מכתובות הדואר האלקטרוני.

הכרטיסיה 'דואר אלקטרוני' של הגדרות חשבון

תכונות מסוימות עשויות לחייב שימוש בגירסאות מסוימות של Microsoft Exchange. לדוגמה, Outlook בכל מקום מחייב שימוש ב- Exchange 2003 ואילך.

כדי לזהות את הגירסה של Exchange אליה אתה מתחבר, ראה קביעת הגירסה של Microsoft Exchange אליה החשבון שלי מתחבר.

לראש הדף לראש הדף


תשובות אוטומטיות מחשבונות Microsoft Exchange Server 2007

תכונה זו מחייבת חשבון דואר אלקטרוני של Microsoft Exchange 2007. מרבית החשבונות הביתיים והפרטיים לא עושים שימוש ב-Exchange.

בסעיף זה


הפעלה או ביטול של מסייע 'מחוץ למשרד'

בעת השימוש ב- Outlook עם חשבון Exchange 2007, יש לך גישה לפונקציונליות חדשה של מסייע 'מחוץ למשרד' וכן מממשק משתמש משופר. התכונות החדשות כוללות:

  • עיצוב טקסט עשיר     שימוש בגופנים, בצבעים ובעיצוב בתשובות.
  • משלוח תשובות אוטומטיות לאנשים מחוץ לארגון     ניתן להתאים אישית תשובות אוטומטיות של 'מחוץ למשרד' עבור נמענים בתוך הארגון ומחוצה לו. לדוגמה, ייתכן שתעדיף שהודעה כללית יותר תישלח מחוץ לחברה  — למשל הודעה שאינה מפרטת שמות אנשי קשר חלופיים, מספרי טלפון חלופיים או כתובות דואר אלקטרוני חלופיות.
  • תזמון תשובות אוטומטיות של 'מחוץ למשרד' מראש עם שעות התחלה וסיום     מעתה לא תשכח יותר להפעיל (או לבטל) את הפונקציה של תשובות אוטומטיות של 'מחוץ למשרד'. תזמן את התאריכים ואת השעות בהם יישלחו התשובות האוטומטיות.
  1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

  1. לחץ על שלח תשובות 'מחוץ למשרד' אוטומטיות.
  2. בכרטיסיה בתוך הארגון שלי, הקלד את התגובה שברצונך לשלוח בעת שהייה מחוץ במשרד.

באפשרותך להשתמש בפקדים כדי לשנות את הגופן, גודל הגופן ועיצוב טקסט אחר.

לחלופין, באפשרותך לשלוח תשובות אוטומטיות לאנשים מחוץ לארגון. באפשרותך לבחור אם לשלוח תשובה אוטומטית לכל אדם השולח לך הודעת דואר אלקטרוני או רק לאנשים המפורטים בתיקיית אנשי הקשר שלך.

 הערה   איש הקשר חייב להתקיים בתיקיה אנשי קשר של Exchange. אם איש הקשר קיים רק בתיקיה המהווה חלק מהקובץ תיקיות אישיות (‎.pst), לא תישלח הודעת התשובה האוטומטית.

  1. בכרטיסיה מחוץ לארגון שלי, הקלד את התגובה שברצונך לשלוח בעת שהייה מחוץ למשרד.

באפשרותך להשתמש בפקדים כדי לשנות את הגופן, גודל הגופן ועיצוב טקסט אחר.

  1. בחר בתיבת הסימון השב אוטומטית לאנשים מחוץ לארגון שלי.
  2. לחץ על אנשי הקשר שלי בלבד או על כל אדם מחוץ לארגון שלי כדי לציין את האנשים אליהם יישלחו התשובות האוטומטיות.

בעת הבחירה בתיבת הסימון השב אוטומטית לאנשים מחוץ לארגון שלי, הכרטיסיה מחוץ לארגון שלי מציגה את (מופעל) לצד שם הכרטיסיה.

שימוש בכללים עם המסייע 'מחוץ למשרד'

תכונה זו מחייבת חשבון דואר אלקטרוני של Microsoft Exchange 2000‏, 2003 או 2007. מרבית החשבונות הביתיים והפרטיים לא עושים שימוש ב-Exchange. כדי לקבוע את הגירסה של Exchange אליה החשבון שלך מתחבר, ראה קביעת הגירסה של Microsoft Exchange אליה החשבון שלי מתחבר.

אם אינך מתכוון לבדוק הודעות דואר אלקטרוני כאשר תימצא מחוץ למשרד, השתמש במסייע 'מחוץ למשרד' באמצעות כללים לניהול אוטומטי של הודעות נכנסות על-ידי ציון הפעולה ש- Outlook צריך לבצע עבורן. לדוגמה, באפשרותך ליצור כללים להעברה או העתקה אוטומטיות של הודעות לתיקיות אחרות, למחיקת הודעות, לשליחת תשובות מותאמות אישית וכן הלאה.

אם אתה יוצר כללים, חשוב שתבין כיצד הם חלים ב- Outlook:

  • כללים חלים לפי סדר הופעתם ברשימת הכללים, מלמעלה למטה.
  • אם תבחר ביותר מתנאי אחד בתיבת הדו-שיח עריכת כלל, הכלל יחול רק על הודעות שעונות על כל התנאים הנבחרים. לדוגמה, אם תציין את יוסף לוי כשולח (תנאי) ו"פגישת שיווק" (תנאי) בתיבה נושא, הכלל יחול רק על הודעות שעונות על שני התנאים.
  • עם זאת, אם תקבע קריטריונים מרובים עבור תנאי יחיד, הכלל יחול על כל הודעה שעונה על קריטריון אחד לפחות עבור תנאי זה. לדוגמה, אם תציין "יוסף לוי;לאה פרנס" בתיבה מאת, הכלל יחול על הודעות מיוסף לוי או מלאה פרנס.
  1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.
  2. לחץ על הוספת כלל.
  3. תחת כאשר מגיעה הודעה העומדת בתנאים הבאים, ציין את התנאים בהם צריכה ההודעה לעמוד כדי שהכלל יחול.
  4. אם ברצונך לציין תנאים נוספים, לחץ על מתקדם, בחר באפשרויות הרצויות ולאחר מכן לחץ על אישור.
  5. אם ברצונך לציין שיש להחיל כלל זה אחרון, בחר בתיבת הסימון אל תעבד את הכללים הבאים.
  6. תחת בצע פעולות אלה, בחר את הפעולות הרצויות. באפשרותך לבחור יותר מפעולה אחת.

 הערה   אם ציינת שהודעה מסוימת חייבת להימחק, הכללים שבאים אחרי כלל המחיקה ברשימת הכללים בתיבת הדו-שיח מסייע "מחוץ למשרד" לא ישפיעו על ההודעה.

עריכת כללים הנמצאים בשימוש עם מסייע 'מחוץ למשרד'

תכונה זו מחייבת חשבון דואר אלקטרוני של Microsoft Exchange 2000‏, 2003 או 2007. מרבית החשבונות הביתיים והפרטיים לא עושים שימוש ב-Exchange. כדי לקבוע את הגירסה של Exchange אליה החשבון שלך מתחבר, ראה קביעת הגירסה של Microsoft Exchange אליה החשבון שלי מתחבר.

  1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

  1. כדי לערוך את הכללים, בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • שינוי כלל ספציפי    
      1. לחץ על כללים, בחר את הכלל ולאחר מכן לחץ על עריכת כלל.
      2. ערוך שינויים בתנאים ובפעולות עבור הכלל.
    • שינוי הסדר בו חלים כללים על הודעות נכנסות    
  1. תחת כללים אלה יחולו על הודעות נכנסות כאשר תימצא מחוץ למשרד, לחץ על הכלל שברצונך להזיז מעלה או מטה ברשימה.
  2. לחץ על הזז למעלה או הזז למטה.
  • מחיקת כלל    
  1. תחת כללים אלה יחולו על הודעות נכנסות כאשר תימצא מחוץ למשרד, לחץ על הכלל שברצונך למחוק.
  2. לחץ על מחק כלל.

הפעלה או ביטול של כללים הנמצאים בשימוש עם המסייע 'מחוץ למשרד'

תכונה זו מחייבת חשבון דואר אלקטרוני של Microsoft Exchange 2000‏, 2003 או 2007. מרבית החשבונות הביתיים והפרטיים לא עושים שימוש ב-Exchange. כדי לקבוע את גירסת Exchange אליה מתחבר החשבון שלך, ראה קביעת הגירסה של Microsoft Exchange אליה החשבון שלי מתחבר.

  1. כדי להפעיל או לבטל את כללי 'מחוץ למשרד', בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

  1. לחץ על כללים.
  2. בעמודה מצב, בחר או נקה את תיבת הסימון הסמוכה לכלל שברצונך להפעיל או לבטל.

לראש הדף לראש הדף


תשובות אוטומטיות עבור חשבונות Microsoft Exchange Server 2000 ו- Exchange Server 2003

תכונה זו דורשת חשבון Microsoft Exchange 2000 או 2003. רוב החשבונות הביתיים והאישיים אינם משתמשים ב- Exchange. כדי לקבוע את גירסת Exchange אליה החשבון שלך מתחבר, ראה קביעת הגירסה של Microsoft Exchange אליה החשבון שלי מתחבר.

בסעיף זה


הפעלה או ביטול של המסייע 'מחוץ למשרד'

  1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.
  2. לחץ על האפשרות אני מחוץ למשרד כעת.
  3. בתיבה השב אוטומטית פעם אחת בלבד לכל שולח עם הטקסט הבא, הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח לאנשים אחרים בעת שהייה מחוץ למשרד.
  4. באפשרותך ליצור כללים כדי לנהל את הדואר הנכנס שלך.
    1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

 הערה   הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' אינה מופיעה אלא אם כן אתה משתמש בחשבון דואר אלקטרוני של Exchange Server.

  1. לחץ על הוספת כלל.
  2. תחת כאשר מגיעה הודעה העומדת בתנאים הבאים, ציין את התנאים שבהם חייבת ההודעה לעמוד כדי שהפעולה המשויכת לכלל תתרחש.
  3. אם ברצונך לציין תנאים נוספים, לחץ על מתקדם, בחר באפשרויות הרצויות ולאחר מכן לחץ על אישור.
  4. אם ברצונך לציין שיש להחיל כלל זה אחרון, בחר בתיבת הסימון אל תעבד את הכללים הבאים.
  5. תחת בצע פעולות אלה, בחר באפשרויות הרצויות. ניתן לבחור ביותר מאפשרות אחת.

 הערה   אם ציינת שהודעה מסוימת חייבת להימחק, הכללים שבאים אחרי כלל המחיקה ברשימת הכללים בתיבת הדו-שיח מסייע "מחוץ למשרד" לא ישפיעו על ההודעה.

שימוש בכללים עם המסייע 'מחוץ למשרד'

תכונה זו דורשת חשבון Microsoft Exchange 2000 או 2003. כדי לקבוע את גירסת Exchange אליה החשבון שלך מתחבר, ראה קביעת הגירסה של Microsoft Exchange אליה החשבון שלי מתחבר.

אם אינך מתכוון לבדוק הודעות דואר אלקטרוני כאשר תימצא מחוץ למשרד, השתמש במסייע 'מחוץ למשרד' באמצעות כללים לניהול אוטומטי של הודעות נכנסות על-ידי ציון הפעולה ש- Outlook צריך לבצע עבורן. לדוגמה, באפשרותך ליצור כללים להעברה או העתקה אוטומטיות של הודעות לתיקיות אחרות, למחיקת הודעות, לשליחת תשובות מותאמות אישית וכן הלאה.

אם אתה יוצר כללים, חשוב שתבין כיצד הם חלים ב- Outlook:

  • כללים חלים לפי סדר הופעתם ברשימת הכללים, מלמעלה למטה.
  • אם תבחר ביותר מתנאי אחד בתיבת הדו-שיח עריכת כלל, הכלל יחול רק על הודעות שעונות על כל התנאים הנבחרים. לדוגמה, אם תציין את יוסף לוי כשולח (תנאי) ו"פגישת שיווק" (תנאי) בתיבה נושא, הכלל יחול רק על הודעות שעונות על שני התנאים.
  • עם זאת, אם תקבע קריטריונים מרובים עבור תנאי יחיד, הכלל יחול על כל הודעה שעונה על קריטריון אחד לפחות עבור תנאי זה. לדוגמה, אם תציין "יוסף לוי;לאה פרנס" בתיבה מאת, הכלל יחול על הודעות מיוסף לוי או מלאה פרנס.
  1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

  1. לחץ על כללים.
  2. לחץ על הוספת כלל.
  3. תחת כאשר מגיעה הודעה העומדת בתנאים הבאים, ציין את התנאים שבהם חייבת ההודעה לעמוד כדי שהפעולה המשויכת לכלל תתרחש.
  4. אם ברצונך לציין תנאים נוספים, לחץ על מתקדם, בחר באפשרויות הרצויות ולאחר מכן לחץ על אישור.
  5. אם ברצונך לציין שיש להחיל כלל זה אחרון, בחר בתיבת הסימון אל תעבד את הכללים הבאים.
  6. תחת בצע פעולות אלה, בחר באפשרויות הרצויות. ניתן לבחור ביותר מאפשרות אחת.

 הערה   אם ציינת שהודעה מסוימת חייבת להימחק, הכללים שבאים אחרי כלל המחיקה ברשימת הכללים בתיבת הדו-שיח מסייע "מחוץ למשרד" לא ישפיעו על ההודעה.

עריכת כללים הנמצאים בשימוש עם המסייע 'מחוץ למשרד'

גירסה זו דורשת חשבון Microsoft Exchange 2000 או 2003. כדי לקבוע את גירסת Exchange אליה החשבון שלך מתחבר, ראה קביעת הגירסה של Microsoft Exchange אליה החשבון שלי מתחבר.

  1. בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

הפקודה מסייע 'מחוץ למשרד' אינה מופיעה אלא אם כן אתה משתמש בחשבון דואר אלקטרוני של Exchange Server.

  1. כדי לערוך את הכללים, בצע אחת מהפעולות הבאות:
    • שינוי כלל ספציפי    
      1. בחר את הכלל ולאחר מכן לחץ על עריכת כלל.
      2. ערוך שינויים בתנאים ובפעולות עבור הכלל.
    • שינוי הסדר בו חלים כללים על הודעות נכנסות    
  1. תחת כללים אלה יחולו על הודעות נכנסות כאשר תימצא מחוץ למשרד, לחץ על הכלל שברצונך להזיז מעלה או מטה ברשימה.
  2. לחץ על הזז למעלה או הזז למטה.
  • מחיקת כלל    
  1. תחת כללים אלה יחולו על הודעות נכנסות כאשר תימצא מחוץ למשרד, לחץ על הכלל שברצונך למחוק.
  2. לחץ על מחק כלל.

הפעלה או ביטול של כללים הנמצאים בשימוש עם המסייע 'מחוץ למשרד'

תכונה זו דורשת חשבון Microsoft Exchange 2000 או 2003. כדי לקבוע את גירסת Exchange אליה החשבון שלך מתחבר, ראה קביעת הגירסה של Microsoft Exchange אליה החשבון שלי מתחבר.

  1. כדי להפעיל או לבטל את כללי 'מחוץ למשרד', בתפריט כלים, לחץ על מסייע 'מחוץ למשרד'.

הפקודה 'מחוץ למשרד' בתפריט 'כלים'

  1. בעמודה מצב, בחר או נקה את תיבת הסימון הסמוכה לכלל שברצונך להפעיל או לבטל.

לראש הדף לראש הדף


תשובות אוטומטיות עבור חשבונות POP3 ו- IMAP

אם הפרופיל שלך אינו כולל חשבון דואר אלקטרוני של Exchange Server, באפשרותך לשלב תבנית דואר אלקטרוני של Outlook עם הכללים של Outlook כדי לשחזר את הפונקציונליות של מסייע 'מחוץ למשרד'. באמצעות שילוב זה, באפשרותך להשתמש בחשבון דואר אלקטרוני של POP3 או של IMAP כדי לשלוח תשובות אוטומטיות להודעות נכנסות.

 חשוב   כדי שהתשובות האוטומטיות יישלחו, עליך להשאיר את המחשב ואת Outlook מופעלים.

בסעיף זה


יצירת תבנית הודעה

  1. בתפריט קובץ, הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על הודעת דואר.
  2. בכרטיסיה אפשרויות, בקבוצה עיצוב, לחץ על טקסט רגיל.
  3. בגוף ההודעה, הקלד את ההודעה שברצונך לשלוח כתשובה אוטומטית.
  4. בחלון ההודעה, לחץ על לחצן Office תמונת לחצן ולאחר מכן לחץ על שמירה בשם.
  5. בתיבת הדו-שיח שמירה בשם, ברשימה שמור כסוג, לחץ על Outlook Template (*.oft)‎.
  6. בתיבה שם הקובץ, הקלד שם עבור תבנית ההודעה ולאחר מכן לחץ על שמור.

יצירת כלל לתשובה אוטומטית להודעות דואר אלקטרוני חדשות

בצע אחת מהפעולות הבאות:

  1. בתפריט כלים, לחץ על כללים והתראות.
  2. בתיבת הדו-שיח כללים והתראות, לחץ על כלל חדש.
  3. תחת התחל מכלל ריק, לחץ על בדוק הודעות בעת הגעתן ולאחר מכן לחץ על הבא.
  4. תחת אילו תנאים ברצונך לבדוק, בחר את תיבת הסימון נשלחה אלי בלבד וקריטריונים אחרים בהם ברצונך להשתמש ולאחר מכן לחץ על הבא.
  5. כאשר תוצג תיבת דו-שיח לפיה כלל זה יחול על כל ההודעות שיתקבלו, לחץ על כן.
  6. תחת מה ברצונך לעשות עם ההודעה, בחר את תיבת הסימון השב באמצעות תבנית ספציפית.
  7. תחת שלב 2: עריכת תיאור הכלל (לחץ על ערך המסומן בקו תחתון), לחץ על תבנית ספציפית.
  8. בתיבת הדו-שיח בחירת תבנית תשובה, בתיבה חפש ב, לחץ על תבניות משתמש במערכת הקבצים.
  9. בחר את התבנית שיצרת בסעיף הקודם ולאחר מכן לחץ על פתיחה.
  10. לחץ על הבא.
  11. באפשרותך לבחור תיבות סימון עבור חריגים כלשהם לכלל התשובה האוטומטית.
  12. לחץ על הבא.
  13. תחת שלב 1: ציון שם עבור כלל זה, הקלד שם עבור כלל התשובה האוטומטית ולאחר מכן לחץ על סיום.

הכלל השב באמצעות תבנית ספציפית באשף הכללים ישלח את התשובה האוטומטית שלך פעם אחת בלבד לכל שולח במהלך הפעלה בודדת. כלל זה מונע מ- Outlook לשלוח תשובות חוזרות לשולח יחיד ממנו קיבלת הודעות מרובות. במהלך ההפעלה, מנהל Outlook מעקב אחר רשימת המשתמשים אליהם הוא השיב. עם זאת, אם תצא מ- Outlook ולאחר מכן תפעיל אותו מחדש, תתאפס הרשימה של השולחים אליהם נשלחו תשובות אוטומטיות.

 חשוב   כדי שאשף הכללים ישלח תשובה באופן אוטומטי, Outlook חייב לפעול ותצורתו חייבת להיות מוגדרת כך שיבדוק מדי פעם אם הגיעו הודעות חדשות.

לראש הדף לראש הדף

 
 
חל על:
Outlook 2007