אפשר למשתמש אחר לנהל את הדואר ואת לוח השנה שלך

תכונה זו מחייבת חשבון דואר אלקטרוני של Microsoft Exchange 2000‏, 2003 או 2007. מרבית החשבונות הביתיים והפרטיים לא עושים שימוש ב-Exchange. כדי לקבוע מהי הגירסה של Microsoft Exchange שאליה אתה מחובר, עיין במאמר קביעת הגירסה של Microsoft Exchange אליה מתחבר החשבון שלי.

בדומה לאופן בו עוזר מסייע לך לנהל את הדואר הרגיל הנכנס שלך, באפשרותך להשתמש ב- Microsoft Outlook כדי לאפשר לאדם אחר, הנקרא נציג (נציג: משתמש שהורשה לפתוח תיקיות של משתמש אחר, ליצור פריטים ולהשיב לבקשות עבור אותו משתמש. המשתמש המעניק את הרשאת הנציגות קובע מהן התיקיות שאליהן תהיה לנציג גישה ואת סוג השינויים שלנציג תהיה אפשרות לבצע.), לקבל ולהגיב לבקשות לפגישות או לתגובות לפגישות ולשלוח הודעות דואר אלקטרוני בשמך. באפשרותך גם להעניק הרשאות נוספות שיאפשרו לנציג שלך לקרוא, ליצור או לשלוט באופן מלא על הפריטים בתיבת הדואר (תיבת דואר: מיקום בשרת Microsoft Exchange שאליו מועבר הדואר האלקטרוני שלך. מנהל המערכת מגדיר תיבת דואר עבור כל משתמש. אם תציין קובץ של תיקיה אישית כמיקום שלך להעברת דואר אלקטרוני, הודעות מתיבת הדואר שלך ינותבו אליו.) של Exchange שלך.

התכונה 'גישה לנציגים' משמשת לעתים קרובות ביותר בין מנהל לעוזר שלו, כאשר העוזר (נציג) אחראי לעיבוד הבקשות הנכנסות לפגישות או הודעות הדואר האלקטרוני הנכנסות של המנהל ומתאם את לוח הזמנים שלו. מאמר זה נכתב תחת ההנחה של תרחיש זה לשם הסבר תכונה זו; עם זאת, ניתן להשתמש בתכונה 'גישה לנציגים' בין עמיתים.

במאמר זה


אודות גישה לנציגים

שני משתמשי Microsoft Office Outlook 2007 המשתמשים בחשבון Exchange באותו ארגון יכולים לשתף את תיקיות Exchange שלהם זה עם זה. שיתוף תיקיות היא אחת מהתכונות השיתופיות של Exchange. בעת הענקת גישה לתיקיות Outlook שלך למשתמש Outlook אחר, באפשרותך לקבוע אם לנציג תהיה הרשאה לקריאה בלבד או הרשאות מתקדמות יותר. כברירת מחדל, אף משתמש אחר לא יוכל לגשת לפריטים שתסמן כפרטיים.

 חשוב   הימנע מלהסתמך על התכונה 'פרטי' כדי למנוע מאנשים אחרים לגשת לפרטים של הפעילויות, אנשי הקשר או המשימות שלך באמצעות שיטות תוכניתיות או באמצעות תוכניות דואר אלקטרוני אחרות.

'גישה לנציגים' היא תכונה מתקדמת יותר משיתוף פשוט של תיקיות Outlook שלך. אם ברצונך להעניק הרשאות נוספות, כגון לספק לנציג יכולת ליצור הודעות דואר אלקטרוני או להגיב לבקשות לפגישות בשמך, עליך להשתמש ב'גישה לנציגים'.

 הערות 

כאשר לנציג יש הרשאות 'שליחה בשם', הנציג יכול לחבר הודעת דואר אלקטרוני ולהזין את שם המנהל בתיבה מאת. נמענים של הודעת הדואר האלקטרוני יראו את הטקסט שם הנציג בשם שם המנהל לצד מאת.

 הערה   קיימת תכונה מתקדמת של Exchange המאפשרת לאדם אחד או יותר לקבל הרשאות 'שליחה בשם' עבור תיבת דואר אחרת של Exchange. תכונה זו מאפשרת לאדם לשלוח הודעה כאילו היה בעלי תיבת הדואר. ניתן להשתמש בהרשאות 'שליחה בשם' עם או ללא 'גישה לנציגים'. כאשר הרשאות 'שליחה בשם' זמינות, הנמען יראה רק את שם המנהל לצד מאת. מנהל מערכת של Exchange או של Microsoft Windows חייב לקבוע את תצורת אפשרות זו. התרחיש נפוץ יותר במקרים בהם קיימת תיבת דואר משותפת של Exchange, כגון חבר צוות השולח הודעות דואר אלקטרוני ללקוחות מתיבת דואר משותפת של Exchange ולא מחשבון Exchange שלו.

הצגהוראות למנהל מערכת של Exchange להפיכת הרשאות 'שליחה בשם' לזמינות

  1. ב- Microsoft Windows Server 2003, פתח את Active Directory Users and Computers.
  2. בתפריט View, לחץ על Advanced Features.
  3. תחת צומת התחום, לחץ על Users.
  4. פתח את חשבון המשתמש אליו ברצונך להוסיף הרשאות 'שליחה בשם'.
  5. בכרטיסיה Security, לחץ על Add.
  6. בתיבה Enter the object names to select, הקלד את שם התצוגה או את שם המשתמש של האדם לו ברצונך להעניק הרשאות 'שליחה בשם'. ניתן להוסיף משתמשים מרובים על-ידי הפרדת כל ערך בסימן נקודה-פסיק.
  7. לחץ על אישור.
  8. ברשימה Permissions, לחץ על Send As ולאחר מכן בחר בתיבת הסימון Allow.

 עצה   כדי לקבוע אם לנציג יש הרשאות 'שליחה בשם' של Exchange או הרשאות 'שליחה בשם' של 'גישה לנציגים' של Outlook בלבד, בקש מהנציג ליצור הודעה חדשה ולשלוח אותה לחשבון הדואר האלקטרוני שלו. ודא שהנציג מזין את השם של תיבת הדואר האחרת בתיבה מאת, לדוגמה, שם המנהל. כאשר ההודעה תתקבל, אם שני השמות מופיעים בתיבה מאת ביחד עם הטקסט "בשם", לנציג יש הרשאות 'שליחה בשם' של 'גישה לנציגים' של Outlook בלבד.

כאדם המעניק הרשאה, אתה קובע את רמת הגישה לתיקיות שלך שתהיה לנציג. באפשרותך להעניק לנציג הרשאה לקרוא פריטים בתיקיות שלך או לקרוא, ליצור, לשנות ולמחוק פריטים. כברירת מחדל, בעת הוספת נציג, לנציג תהיה גישה מלאה לתיקיות לוח שנה ומשימות. הנציג יוכל גם להגיב לבקשות לפגישות בשמך.

אם ברצונך לאפשר לנציג לראות את כל ההודעות בתיבת דואר נכנס שלך, עליך להעניק הרשאות נוספות. הוראות להענקת הרשאות כלולות בסעיף הפעלת 'גישה לנציגים'.

אם תעניק לאדם אחר גישה לתיקיות Exchange שלך, לאדם זה תהיה גישה לכל הפריטים בתיקיות למעט הפריטים המסומנים כפרטיים. הוראות למתן אפשרות לנציגים להציג פריטים פרטיים כלולות בסעיף בחירת פריטים שאינם ניתנים להצגה על-ידי נציג. פריטים בתיקיות משנה אינם זמינים לנציגים אלא אם תשנה את הרשאות השיתוף בתיקיית המשנה או אם תיצור תיקיית משנה חדשה. תיקיות משנה חדשות יורשות את הרשאות הגישה של תיקיה מתיקיית האב.

לראש הדף לראש הדף

הפעלת 'גישה לנציגים'

נציג מקבל באופן אוטומטי הרשאות 'שליחה בשם'. פירוש הדבר שהנציג שלך יוכל לבצע את הפעולות הבאות:

  • שליחת תגובה לבקשה לפגישה שנשלחת אליך, המנהל.
  • קבלת תגובות לבקשות לפגישות שנשלחות אליך, המנהל.
  • חיבור ושליחה של הודעת דואר אלקטרוני אשר, בעת קבלתה, תכלול את הטקסט שם הנציג בשם שם המנהל לצד מאת.

כברירת מחדל, הנציג יכול לקרוא רק את הבקשות לפגישות והתגובות הנשלחות למנהל. לנציג אין גישה לקריאת הודעות אחרות בתיבת דואר נכנס שלך.

  1. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות.
  2. לחץ על הכרטיסיה נציגים ולאחר מכן לחץ על הוספה.

גישה לנציגים

הצגאם הכרטיסיה נציגים או לחצן הוספה חסרים

הכרטיסיה נציגים או לחצן הוספה עשויים להיות חסרים עקב אחד או יותר מהגורמים הבאים:

  • לא קיים חיבור פעיל בין Outlook ו- Exchange. שורת המצב של Outlook אמורה להציג מחובר ל- Microsoft Exchange או מקוון.
  • ההודעות שלך אינן מועברות לתיבת הדואר של Exchange שלך. יש להעביר את הדואר האלקטרוני שלך לתיבת הדואר של Exchange, ולא לקובץ תיקיות אישיות (‎.pst) בדיסק הקשיח.
  • ייתכן שהתוספת המכילה את התכונה 'גישה לנציגים' אינה מותקנת או אינה פועלת.
    1. בתפריט כלים, לחץ על מרכז יחסי האמון ולאחר מכן לחץ על תוספות.
    2. ברשימה נהל, לחץ על הרחבות של לקוח Exchange ולאחר מכן לחץ על ביצוע.
    3. בתיבת הדו-שיח מנהל התוספות, בחר בתיבת הסימון גישה לנציגים.

אם גישה לנציגים אינה מפורטת, עליך להתקין את התוספת.

  1. בתיבת הדו-שיח מנהל התוספות, לחץ על התקנה.
  2. בחר ב- dlgsetp.ecf ולאחר מכן לחץ על פתח.
  3. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח מנהל התוספות.

אנו ממליצים לך להפעיל מחדש את Outlook.

  1. הקלד את שם האדם שברצונך למנות כנציג או חפש את השם ולאחר מכן לחץ עליו ברשימת תוצאות החיפוש.

 הערה   הנציג חייב להיות אדם ברשימת הכתובות הכללית (רשימת כתובות כללית: פנקס הכתובות המכיל את כל כתובות הדואר האלקטרוני של המשתמשים, הקבוצות ורשימות התפוצה בארגון שלך. מנהל המערכת יוצר ומנהל פנקס כתובות זה, אשר עשוי להכיל גם כתובות דואר אלקטרוני מתיקיות ציבוריות.) של Exchange.

  1. לחץ על הוסף ולאחר מכן לחץ על אישור.
  2. בתיבת הדו-שיח הרשאות נציג, באפשרותך לקבל את הגדרות ההרשאה המשמשות כברירת מחדל או לבחור רמות גישה מותאמות אישית עבור תיקיות Exchange.

אם נדרשת לנציג הרשאה לעבוד עם בקשות לפגישות ותגובות בלבד, הגדרת ההרשאה המשמשת כברירת מחדל, כולל הנציג מקבל עותקים של הודעות הקשורות לפגישות אשר נשלחו אלי, מספקת. באפשרותך להשאיר את הגדרת ההרשאה של תיבת דואר נכנס באפשרות ללא. בקשות לפגישות ותגובות יעברו ישירות אל תיבת דואר נכנס של הנציג.

 הערה   כברירת מחדל, מוענקת לנציג הרשאת עורך (אפשרות לקרוא, ליצור ולשנות פריטים) לתיקיה לוח שנה שלך, מכיוון שלאחר שהנציג יגיב לפגישה בשמך, הפגישה תתווסף באופן אוטומטי לתיקיה לוח שנה שלך.

הצגתיאורים של רמות הרשאה של נציגים

  • בודק     עם הרשאה זו, הנציג יכול לקרוא פריטים בתיקיה של המנהל.
  • מחבר     עם הרשאה זו, לנציג יש אפשרות לקרוא וליצור פריטים וכן לשנות ולמחוק פריטים שיצרת. לדוגמה, נציג יכול ליצור בקשות למשימה ובקשות לפגישה ישירות בתיקיה משימות או לוח שנה של המנהל ולאחר מכן לשלוח את הפריט בשם המנהל.
  • עורך     עם הרשאה זו, הנציג יכול לבצע את כל הפעולות שיכול לבצע מחבר ובנוסף באפשרותו לשנות ולמחוק את הפריטים שהמנהל יצר.

הרשאות גישה לנציג

  1. כדי לשלוח הודעה שתיידע את הנציג באשר להרשאות שהשתנו, בחר בתיבת הסימון שלח לנציג באופן אוטומטי הודעה המסכמת הרשאות אלה.
  2. אם תרצה, בחר בתיבת הסימון הנציג יכול לראות את הפריטים הפרטיים שלי.

 חשוב   זו הגדרה כללית שמשפיעה על כל תיקיות Exchange שלך, כולל התיקיות 'דואר', 'אנשי קשר', 'לוח שנה', 'משימות', 'פתקים' ו'יומן'. אין באפשרותך לאפשר גישה לפריטים פרטיים בתיקיה אחת בלבד.

  1. לחץ על אישור.

 הערה   הודעות הנשלחות עם הרשאות 'שליחה בשם' כוללות את שם הנציג ואת שם המנהל לצד מאת. כאשר הודעה נשלחת עם הרשאות 'שלח כ', שם המנהל בלבד מופיע. עיין בסעיף אודות גישה לנציגים לקבלת מידע נוסף אודות הרשאות 'שלח כ'.

לראש הדף לראש הדף

שינוי הרשאות עבור הנציג שלך

  1. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה נציגים.

הצגהכרטיסיה נציגים חסרה

ייתכן שהכרטיסיה נציגים חסרה עקב אחד או יותר מהגורמים הבאים:

  • לא קיים חיבור פעיל בין Outlook ו- Exchange. שורת המצב של Outlook אמורה להציג מחובר ל- Microsoft Exchange או מקוון.
  • ההודעות שלך אינן מועברות לתיבת הדואר של Exchange שלך. יש להעביר את הדואר האלקטרוני שלך לתיבת הדואר של Exchange, ולא לקובץ תיקיות אישיות (‎‎.pst) בדיסק הקשיח.
  • ייתכן שהתוספת המכילה את תכונת גישה לנציגים אינה מותקנת או אינה פועלת.
    1. בתפריט כלים, לחץ על מרכז יחסי האמון ולאחר מכן לחץ על תוספות.
    2. ברשימה נהל, לחץ על הרחבות של לקוח Exchange ולאחר מכן לחץ על ביצוע.
    3. בתיבת הדו-שיח מנהל התוספות, בחר בתיבת הסימון גישה לנציגים.

אם גישה לנציגים אינה מופיעה, עליך להתקין את התוספת.

  1. בתיבת הדו-שיח מנהל התוספות, לחץ על התקנה.
  2. בחר ב- dlgsetp.ecf ולאחר מכן לחץ על פתח.
  3. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח מנהל התוספות.

אנו ממליצים לך להפעיל מחדש את Outlook.

  1. לחץ על שם הנציג שעבורו ברצונך לשנות הרשאות ולאחר מכן לחץ על הרשאות.

 הערה   אם ברצונך להסיר את כל הרשאות 'גישה לנציגים', לחץ על הסר ודלג על שאר שלבים אלה.

הרשאות גישה לנציג

  1. לחץ על ההרשאות עבור כל אחת מהתיקיות של Outlook שאליהן יש לנציג גישה.
  2. כדי לשלוח הודעה שתיידע את הנציג באשר להרשאות שהשתנו, בחר בתיבת הסימון שלח לנציג באופן אוטומטי הודעה המסכמת הרשאות אלה.

 הערה   אם ברצונך שעותקים של בקשות ותגובות לפגישה שאתה מקבל יישלחו לנציג, הקפד להקצות לנציג הרשאת עורך (אפשרות לקרוא, ליצור ולשנות פריטים) בתיקיה לוח שנה שלך ולאחר מכן בחר בתיבת הסימון הנציג מקבל עותקים של הודעות הקשורות לפגישות אשר נשלחו אלי.

לראש הדף לראש הדף

בחירת פריטים שאינם ניתנים להצגה על-ידי נציג

אם הענקת הרשאות לנציג כך שיוכל לגשת לתיקיות Outlook שלך, באפשרותך להסתיר מידע אישי בפעילויות, בפגישות, במשימות ובאנשי הקשר. פתח כל אחד מהפריטים האישיים ובקבוצה אפשרויות, לחץ על פרטי.

אם תרצה שנציג יראה את הפריטים האישיים שלך, בצע את הפעולות הבאות:

  1. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה נציגים.

הצגהכרטיסיה נציגים חסרה

ייתכן שהכרטיסיה נציגים חסרה עקב אחד או יותר מהגורמים הבאים:

  • לא קיים חיבור פעיל בין Outlook ו- Exchange. שורת המצב של Outlook אמורה להציג מחובר ל- Microsoft Exchange או מקוון.
  • ההודעות שלך אינן מועברות לתיבת הדואר של Exchange שלך. יש להעביר את הדואר האלקטרוני שלך לתיבת הדואר של Exchange, ולא לקובץ תיקיות אישיות (‎‎‎.pst) בדיסק הקשיח.
  • ייתכן שהתוספת המכילה את תכונת גישה לנציגים אינה מותקנת או אינה פועלת.
    1. בתפריט כלים, לחץ על מרכז יחסי האמון ולאחר מכן לחץ על תוספות.
    2. ברשימה נהל, לחץ על הרחבות של לקוח Exchange ולאחר מכן לחץ על ביצוע.
    3. בתיבת הדו-שיח מנהל התוספות, בחר בתיבת הסימון גישה לנציגים.

אם גישה לנציגים אינה מופיעה, עליך להתקין את התוספת.

  1. בתיבת הדו-שיח מנהל התוספות, לחץ על התקנה.
  2. בחר ב- dlgsetp.ecf ולאחר מכן לחץ על פתח.
  3. לחץ על אישור כדי לסגור את תיבת הדו-שיח מנהל התוספות.

אנו ממליצים לך להפעיל מחדש את Outlook.

  1. ברשימה, לחץ על שם הנציג אליו ברצונך להעניק גישה לראות את הפעילויות הפרטיות שלך.
  2. לחץ על הרשאות.
  3. בחר בתיבת הסימון הנציג יכול לראות את הפריטים הפרטיים שלי.

פריטים פרטיים של גישה לנציגים

 חשוב   אל תסמוך על התכונה 'פרטי' שתמנע מאנשים אחרים לגשת לפרטים של הפגישות, אנשי הקשר או המשימות שלך. כדי לוודא שלאנשים אחרים לא תהיה אפשרות לקרוא את הפריטים שסימנת כפרטיים, אל תעניק להם הרשאת בודק (אפשרות לקרוא פריטים) לתיקיות לוח שנה, אנשי קשר או משימות שלך. משתמש שלו הוענקה הרשאת בודק (אפשרות לקרוא פריטים) כדי לגשת לתיקיות שלך יכול להשתמש בשיטות תוכניתיות או בתוכניות דואר אלקטרוני אחרות כדי להציג את פרטי הפריט הפרטי. השתמש בתכונה 'פרטי' רק כאשר אתה משתף תיקיות עם אנשים בהם אתה נותן אמון.

לראש הדף לראש הדף

 
 
חל על:
Outlook 2007