ככלי שיתופי, Microsoft Office OneNote 2007 מציע הרבה מעבר לשיתוף עמודי מחברת סטטיים דרך הדואר האלקטרוני. בהתאם לצוות שלך ולאופי הפרוייקטים שלך, באפשרותך להשתמש ב- OneNote לצורך סיעור מוחות משותף בפגישה, להשתמש בעמודי המחברת כלוח ציור או להגדיר מחברות משותפות בהן כולם יוכלו להציג, להוסיף ולערוך מידע.

---

• הגדרת מחברת משותפת

• אירוח או השתתפות בהפעלת שיתוף חיה

---

הגדרת מחברת משותפת

OneNote מציע את היכולת לאחסן ולתחזק מחברות משותפות בשרת רשת או במיקום משותף של קבצים, בהם משתמשים מרובים יוכלו לגשת בו-זמנית להערות משותפות ולתרום להן על בסיס מתמשך. רישום הערות כקבוצה הוא תהליך שיתופי, ויישומים רבים אחרים ה"נועלים" קבצים לעריכה על-ידי משתמש אחד בכל פעם אינם מתאימים למשימה. OneNote מאפשר לכולם לגשת לקבוצת הערות משותפות בו-זמנית ומסנכרן אוטומטית את השינויים שמבצעים כולם במחברת. התוצאה היא מחברת עדכנית תמיד המסייעת לכולם להיות באותו עמוד, תרתי משמע.

הגדרת מחברת משותפת היא תהליך קל. אשף המחברות החדשות ינחה אותך לאורך שלבי יצירת מחברת משותפת במיקום רשת אליו יש לך ולחברי הצוות שלך גישה. לחלופין, באפשרותך ליצור את המחברת במיקום משותף של קבצים במחשב שלך.

כאשר משתמשים מרובים ניגשים למחברת משותפת, OneNote מסנכרן ברציפות את השינויים המתבצעים במחברת. בנוסף, OneNote שומר עותק לא מקוון נפרד במחשב של כל אחד מן המשתמשים. באופן זה, המשתתפים יכולים לערוך הערות באופן מקומי גם כאשר הם אינם מחוברים לרשת. בפעם הבאה שהם יתחברו למחברת המשותפת, OneNote ימזג אוטומטית את השינויים שלהם עם השינויים של המשתמשים האחרים.

יצירת מחברת משותפת חדשה

1. בתפריט קובץ הצבע על חדש ולאחר מכן לחץ על מחברת.
2. באשף המחברות החדשות, בצע את הפעולות הבאות:
   • בתיבה שם, הזן שם עבור המחברת המשותפת (לדוגמה, דוחות מצב שבועיים של הצוות או הערות של קבוצת לימודי פילוסופיה).
   • באפשרותך לבחור צבע עבור כריכת המחברת, אשר יוצג בתור סמל בסרגל הניווט מחברות.
   • ברשימה מתבנית, באפשרותך לבחור תבנית ברירת מחדל אשר תשמש עבור העמודים במחברת המשותפת.
3. לחץ על הבא.
4. תחת מי ישתמש במחברת זו?, לחץ על אנשים מרובים ישתפו את המחברת ולאחר מכן בצע אחת מהפעולות הבאות:
   • לחץ על בשרת אם לך ולאנשים שישתמשו במחברת המשותפת יש הרשאה לגישה ולשינוי של קבצים בשרת או בשיתוף קבצים ברשת.

      הערה   ייתכן שתצטרך לפנות אל מנהל הרשת שלך כדי לקבל הרשאה לגשת לשיתוף קבצים בשרת.

   • לחץ על בתיקיה משותפת במחשב זה כדי ליצור במחשב שלך שיתוף קבצים אליו יוכלו לגשת אחרים. עליך להיכנס למחשב שלך כמנהל כדי ליצור תיקיה משותפת בכונן הקשיח.

      הערה   עליך לבחור באפשרות זו רק אם המחשב שלך זמין ברשת רוב הזמן. אם אתה מעביר את המחשב שלך למצב לא מקוון או שאתה לוקח אותו לנסיעות לעתים קרובות, שקול ליצור את המחברת המשותפת במיקום משותף של קבצים ברשת, במקום זאת.

5. לחץ על הבא.
6. החלט לגבי מיקום משותף מתאים עבור המחברת החדשה. המיקומים הבאים מומלצים עבור אחסון מחברות משותפות של OneNote:
   • מיקום משותף של קבצים, פנימי או ציבורי, ברשת המחשבים של החברה או של בית הספר שלך
   • תיקיה משותפת במחשב בו אתה בעל הרשאות מנהל
   • ספריית מסמכים באתר אינטרנט של Microsoft Windows SharePoint Services
   • כונן USB (אפיק טורי אוניברסלי) בעל קיבולת אחסון גבוהה

    שים לב   מומלץ שלא תשתמש במחברות משותפות יחד עם טכנולוגיות אחרות של שיתוף וסינכרון של קבצים או תיקיות.

7. בתיבה מיקום, ודא את המיקום המוצע עבור המחברת המשותפת.

    הערה   שם המחברת שהזנת בשלב 2 יתווסף אוטומטית לנתיב המיקום.

8. כדי לחבר הודעת דואר אלקטרוני הכוללת קישור למיקום של המחברת המשותפת, שתוכל לשלוח למשתמשים אחרים, בחר בתיבת הסימון צור דואר אלקטרוני עם קישור למחברת זו שבאפשרותי לשלוח לאנשים אחרים.

    עצה   כדי לשלוח קישור למחברת המשותפת לאחר יצירתה, בתפריט שתף, לחץ על שליחת קישור למחברת משותפת אל אחרים.

9. לחץ על צור.

    הערה   OneNote ייצור מחברת משותפת במיקום שציינת. בהתאם לאפשרויות שבחרת באשף המחברות החדשות, OneNote יציג תיבת דו-שיח ונושא עזרה נוסף כדי להנחות אותך לאורך שלבי הגדרת ההרשאות עבור משתמשים אחרים.

שיתוף מחברת קיימת

אם יצרת כבר מחברת של OneNote במחשב שלך וברצונך להעניק לאחרים הרשאה להציג ולערוך אותה, בצע את הפעולות הבאות:

1. ב- OneNote, סגור את המחברת שברצונך לשתף. בסרגל הניווט מחברות, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על כותרת המחברת ולאחר מכן לחץ על סגור מחברת זו בתפריט הקיצור.
2. בתפריט קובץ, לחץ על יציאה כדי לצאת מ- OneNote.
3. בשורת המשימות של Windows, לחץ על התחל, הצבע על כל התוכניות, הצבע על עזרים ולאחר מכן לחץ על סייר Windows.
4. בתיקיה המסמכים שלי, לחץ פעמיים על מחברות של OneNote.

    הערה   אם שינית את מיקום ברירת המחדל עבור המחברות במהלך התקנת OneNote, נווט אל התיקיה המכילה את המחברות של OneNote.

5. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיית המחברת שברצונך לשתף ולאחר מכן לחץ על גזור בתפריט הקיצור.
6. באמצעות סייר Windows, נווט אל המיקום המשותף בו אחרים יוכלו לגשת למחברת שלך. בתפריט עריכה בסייר Windows, לחץ על הדבק.

    הערה   גזירה והדבקה של תיקיית מחברת קיימת מהוות שיטה יעילה להעברת התיקיה מהדיסק הקשיח של המחשב שלך אל המיקום המשותף שבחרת. איננו ממליצים כי תעתיק מחברות למטרה זו.

7. לאחר שסייר Windows יעביר את תיקיית המחברת למיקומה החדש, סגור את סייר Windows והפעל את OneNote.
8. בתפריט קובץ ב- OneNote הצבע על פתח ולאחר מכן לחץ על מחברת.
9. בתיבת הדו-שיח פתיחת מחברת, דפדף אל המיקום המשותף אליו העברת את המחברת בשלבים הקודמים, לחץ כדי לבחור את תיקיית המחברת ולאחר מכן לחץ על פתח.

    עצה   באפשרותך לשלוח הודעת דואר אלקטרוני למשתמשים אחרים כדי להודיע להם היכן יוכלו לגשת למחברת שלך במיקומה המשותף. בתפריט שתף ב- OneNote, לחץ על שליחת קישור למחברת משותפת אל אחרים.

הפסקת השיתוף של מחברת קיימת במחשב שלך

1. ב- OneNote, נווט אל עמוד במחברת משותפת במחשב שלך שברצונך להפסיק לשתף.
2. בתפריט שתף, לחץ על הפסקת שיתוף מחברת.
3. בתיבת הדו-שיח לאישור, לחץ על כן כדי להפסיק לשתף את המחברת הנבחרת.

    הערה   ייתכן שהמחברת שלך תהיה עדיין נגישה לאנשים אחרים אם שיתפת תיקיה זו עם שמות מרובים או אם המחברת כלולה בתיקיה משותפת אחרת. במקרים כאלה, לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תיקיית המחברת המשותפת בסייר Windows ולאחר מכן לחץ על שיתוף ואבטחה בתפריט הקיצור. בכרטיסיה שיתוף של תיבת הדו-שיח מאפיינים של התיקיה, לחץ על אל תשתף תיקיה זו ולאחר מכן לחץ על אישור.

 לראש הדף

אירוח או השתתפות בהפעלת שיתוף חיה

כאשר המחשב שלך מחובר לאינטרנט או לרשת, באפשרותך להשתתף בהפעלות משותפות של רישום הערות עם משתמשי OneNote אחרים, כגון עמיתים לעבודה, חברים לכיתה או ידידים. הפעלות משותפות של רישום הערות מאפשרות לכל המשתתפים להציג ולערוך את הערות המשתתפים האחרים בזמן אמת.

במהלך הפעלה משותפת של רישום הערות, באפשרותך לשתף מקטע ספציפי אחד או יותר במחברת. טקסט מוקלד ודיו דיגיטלי בכתב יד מועברים בזמן אמת, כאילו היית צופה במשתתף עובד במחשב שלו. מומלץ להשתמש בשיטת תקשורת נוספת במהלך הפעלה משותפת של רישום הערות, כגון שיחת טלפון או העברת הודעות מיידיות. אפשרות זו מסייעת למסור מידע נוסף ולקבוע אילו משתתפים מוסיפים או עורכים הערות.

כמשתמש OneNote, באפשרותך להתחיל הפעלה משותפת חדשה של רישום הערות או להצטרף להפעלה קיימת כמשתתף. בעת השתתפות בהפעלה משותפת של רישום הערות, שמות כל המשתתפים מפורטים בחלונית המשימות שיתוף חי נוכחי. אם אתה יזמת את ההפעלה המשותפת של רישום ההערות, באפשרותך להגדיר סיסמה עבור ההפעלה, כך שרק משתתפים שיזינו את הסיסמה יוכלו להצטרף.

אם תיזום הפעלה משותפת של רישום הערות, באפשרותך לבחור את המקטע שברצונך לשתף ולאחר מכן להזמין את המשתתפים איתם ברצונך לשתף פעולה. אם OneNote מותקן במחשב שלך, בעת הזמנת אחרים להפעלה משותפת של רישום הערות, נוצרת אוטומטית הודעת דואר אלקטרוני המכילה את ההזמנה להפעלה, את כתובת ה- IP של המחשב של מארח ההפעלה ואת סיסמת ההפעלה, אם יש צורך בסיסמה. לאחר סקירת ההודעה, תוכל לשלוח אותה למשתתפים.

משתתפים יכולים לעזוב הפעלה משותפת של רישום הערות בכל עת.

 הערות 

• השתמש בסיסמאות שמשלבות אותיות רישיות וקטנות, מספרים וסמלים. סיסמאות חלשות אינן משלבות רכיבים אלה. סיסמה חזקה: Y6dh!et5. סיסמה חלשה: House27. על הסיסמאות להיות באורך של 8 תווים או יותר. ביטוי סיסמה שעושה שימוש ב-14 תווים או יותר עדיף. לקבלת מידע נוסף, ראה סייע בהגנה על המידע האישי שלך באמצעות סיסמאות חזקות.

  חשוב מאוד שתזכור את הסיסמה שלך. אם תשכח את הסיסמה, Microsoft לא תוכל לאחזר אותה. שמור את הסיסמאות שאתה כותב במקום בטוח והרחק מהמידע שעליו הן עוזרות להגן.

• אם ברצונך לשלוח את הסיסמה או את כתובת ה- IP עבור הפעלה משותפת של רישום הערות, מומלץ שתשתמש בתוכנית דואר אלקטרוני התומכת בניהול זכויות מידע, כגון Microsoft Office Outlook 2007. על-ידי יצירה של הודעת דואר אלקטרוני בעלת הרשאה מוגבלת, באפשרותך לסייע באבטחת הסיסמה או כתובת ה- IP עבור הפעלה משותפת של רישום הערות. אם במחשב של הנמענים לא מותקן Microsoft Office Outlook 2007, באפשרותם להוריד את הרחבת ניהול הזכויות של Windows עבור Internet Explorer או תוכנית אחרת התומכת בתוכן בעל הרשאה מוגבלת.

אירוח הפעלה משותפת של רישום הערות

אם אתה מארח הפעלה משותפת של רישום הערות, באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

התחלה של הפעלת שיתוף חיה

1. פתח את המחברת ואת המקטע שברצונך לשתף עם אחרים.
2. בתפריט שתף, הצבע על הפעלת שיתוף חיה ולאחר מכן לחץ על התחלת שיתוף מקטע נוכחי.

   חלונית המשימות הפעלת שיתוף חי נפתחת.

3. כדי להקצות סיסמה שהמשתתפים יצטרכו לספק כדי להצטרף להפעלת השיתוף החיה, הקלד סיסמה בתיבה סיסמת הפעלה בחלונית המשימות הפעלת שיתוף חי.

    הערה   

   השתמש בסיסמאות שמשלבות אותיות רישיות וקטנות, מספרים וסמלים. סיסמאות חלשות אינן משלבות רכיבים אלה. סיסמה חזקה: Y6dh!et5. סיסמה חלשה: House27. על הסיסמאות להיות באורך של 8 תווים או יותר. ביטוי סיסמה שעושה שימוש ב-14 תווים או יותר עדיף. לקבלת מידע נוסף, ראה סייע בהגנה על המידע האישי שלך באמצעות סיסמאות חזקות.

   חשוב מאוד שתזכור את הסיסמה שלך. אם תשכח את הסיסמה, Microsoft לא תוכל לאחזר אותה. שמור את הסיסמאות שאתה כותב במקום בטוח והרחק מהמידע שעליו הן עוזרות להגן.

4. לחץ על הפעלת שיתוף חי.
5. בחלונית המשימות שיתוף חי נוכחי הגדר את האפשרויות הרצויות.

הזמנת משתתפים להפעלת שיתוף חיה

1. בחלונית המשימות שיתוף חי נוכחי, בצע אחת מהפעולות הבאות:
   • כדי לאפשר למשתתפים בהפעלת השיתוף החיה לערוך את העמודים שאתה משתף, בחר בתיבת הסימון אפשר למשתתפים לבצע עריכה.
   • כדי לאפשר למשתתפים בהפעלת השיתוף החיה להציג, אך לא לשנות, את העמודים שאתה משתף, נקה את תיבת הסימון אפשר למשתתפים לבצע עריכה.
2. לחץ על הזמנת משתתפים.
3. בתיבה אל בהודעת הדואר האלקטרוני שנפתחת, הקלד את כתובות הדואר האלקטרוני של המשתתפים שברצונך להזמין ולאחר מכן לחץ על שלח.

 הערות 

• באפשרותך ליצור הודעות דואר אלקטרוני בעלות הרשאה מוגבלת באמצעות תוכנית דואר אלקטרוני התומכת בניהול זכויות מידע, כגון Office Outlook 2007. על-ידי יצירה של הודעת דואר אלקטרוני בעלת הרשאה מוגבלת, באפשרותך לסייע באבטחת הסיסמה או כתובת ה- IP עבור הפעלה משותפת של רישום הערות. אם במחשב של הנמענים לא מותקן Outlook, באפשרותם להוריד את הרחבת זכויות הניהול של Windows עבור Internet Explorer או תוכנית אחרת התומכת בתוכן בעל הרשאה מוגבלת.
• אם במחשב שלך לא מותקן Outlook, בעת לחיצה על הזמנת משתתפים, תופיע תיבת דו-שיח המכילה מידע אודות ההפעלה המשותפת של רישום ההערות. עליך לשלוח למשתתפים את המידע הרלוונטי — כגון הסיסמה או כתובת ה- IP — באמצעות שיטת תקשורת מאובטחת.

• השתמש בסיסמאות שמשלבות אותיות רישיות וקטנות, מספרים וסמלים. סיסמאות חלשות אינן משלבות רכיבים אלה. סיסמה חזקה: Y6dh!et5. סיסמה חלשה: House27. על הסיסמאות להיות באורך של 8 תווים או יותר. ביטוי סיסמה שעושה שימוש ב-14 תווים או יותר עדיף. לקבלת מידע נוסף, ראה סייע בהגנה על המידע האישי שלך באמצעות סיסמאות חזקות.

  חשוב מאוד שתזכור את הסיסמה שלך. אם תשכח את הסיסמה, Microsoft לא תוכל לאחזר אותה. שמור את הסיסמאות שאתה כותב במקום בטוח והרחק מהמידע שעליו הן עוזרות להגן.

יציאה מהפעלה משותפת של רישום הערות

• בחלונית המשימות שיתוף חי נוכחי לחץ על עזוב שיתוף חי.

   הערה   סגירת חלונית המשימות שיתוף חי נוכחי אינה מסיימת את ההפעלה.

השתתפות בהפעלה משותפת של רישום הערות

אם אינך המארח של הפעלה משותפת של רישום הערות, באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות:

הצטרפות להפעלה משותפת של רישום הערות

1. בתפריט שתף, הצבע על הפעלה משותפת ולאחר מכן לחץ על הצטרף להפעלה.
2. בתיבה כתובת הפעלת השיתוף החי בחלונית המשימות הצטרפות לשיתוף חי, הקלד את כתובת ה- IP של המחשב של מארח ההפעלה.
3. אם נדרשת סיסמה כדי להצטרף להפעלה, בתיבה סיסמת הפעלה, הקלד את הסיסמה.
4. לחץ על הצטרף להפעלה.

    הערה   פנה אל מארח ההפעלה אם אינך יודע את הסיסמה.

יציאה מהפעלה משותפת של רישום הערות

• בחלונית המשימות שיתוף חי נוכחי לחץ על עזוב שיתוף חי נוכחי.

   הערה   סגירת חלונית המשימות שיתוף חי נוכחי אינה מסיימת את ההפעלה.

 לראש הדף