לעתים תוכנית Microsoft Office נסגרת לפני שבאפשרותך לשמור שינויים בקובץ שעליו אתה עובד. מספר סיבות אפשריות לכך הן:

• מתרחשת הפסקת חשמל.
• המערכת שלך הפכה ללא יציבה על-ידי תוכנית אחרת.
• משהו משתבש עם תוכנית Microsoft Office עצמה.

למרות שלא תמיד באפשרותך למנוע מבעיות כאלה להתרחש, באפשרותך לנקוט בפעולות כדי להגן על עבודתך כאשר תוכנית Office נסגרת בצורה חריגה.

• ללמוד כיצד פועלות התכונות שחזור אוטומטי ושמירה אוטומטית

• הפיכת התכונות שחזור אוטומטי ושמירה אוטומטית לזמינות וכוונונן

• שמירה מוקדמת ושמירה בתדירות גבוהה

ללמוד כיצד פועלות התכונות שחזור אוטומטי ושמירה אוטומטית

האפשרות שחזור אוטומטי (בתוכניות Microsoft Office אלו: Word‏, Excel‏, PowerPoint‏, Publisher ו- Visio) והאפשרות שמירה אוטומטית (ב- Microsoft Office Outlook) יכולות לסייע לך להמנע מאיבוד עבודה בשתי דרכים:

• שמירת הנתונים באופן אוטומטי   אם תהפוך את התכונות שחזור אוטומטי או שמירה אוטומטית לזמינות, הקובץ (כגון מסמך Microsoft Office Word) או הפריט (כגון הודעת דואר אלקטרוני של Outlook) שלך יישמרו באופן אוטומטי בכל תדירות שתרצה. לכן, אם עבדת במשך זמן רב אך שכחת לשמור קובץ או אם מתרחשת הפסקת חשמל, הקובץ שעליו עבדת יכיל את כל העבודה שביצעת מאז השמירה האחרונה או לפחות חלק ממנה.

• שמירת מצב התוכנית באופן אוטומטי   ב- Microsoft Office Excel, ב- Microsoft Office Outlook, ב- Microsoft Office PowerPoint וב- Microsoft Office Word, קיים יתרון נוסף להפיכת התכונות שחזור אוטומטי או שמירה אוטומטית לזמינות. בתוכניות אלה, אם תהפוך אפשרויות אלה לזמינות, מספר היבטים של מצב התוכנית ישוחזרו בעת ההפעלה מחדש של התוכנית לאחר שהיא נסגרה בצורה חריגה.

  לדוגמה, אתה עובד על מספר חוברות עבודה של Excel באותו זמן. כל קובץ פתוח בחלון אחר, עם נתונים מסוימים הגלויים בכל חלון. באחת מחוברות העבודה, נבחר תא כדי לסייע לך לעקוב אחרי השורות שאותן כבר סקרת ולאחר מכן, Excel מתרסק. בעת ההפעלה מחדש של Excel, חוברות העבודה נפתחות שוב והחלונות משוחזרים באותו אופן בו היו לפני ש- Excel התרסק.

  למרות שלא ניתן לשחזר כל היבט של מצב התוכנית, במקרים רבים התכונה 'שחזור' יכולה לסייע לך לשחזר מהר יותר.

 לראש הדף

הפיכת התכונות שחזור אוטומטי ושמירה אוטומטית לזמינות וכוונונן

• Excel

• Outlook

• PowerPoint

• Publisher

• Visio

• Word

Excel

1. לחץ על לחצן Office ולאחר מכן לחץ על אפשרויות Excel.
2. לחץ על שמור.
3. בחר בתיבת הסימון שמור מידע שחזור אוטומטי כל x דקות.
4. ברשימה דקות, ציין באיזו תדירות ברצונך שהתוכנית תשמור את הנתונים שלך ואת מצב התוכנית.

    עצה   כמות המידע החדש שמכיל הקובץ המשוחזר תלויה בתדירות שבה תוכנית Microsoft Office שומרת את קובץ השחזור. לדוגמה, אם קובץ השחזור נשמר רק בכל 15 דקות, הקובץ המשוחזר שלך לא יכיל את 14 הדקות האחרונות של העבודה שלך לפני שאירעה הפסקת החשמל או בעיה אחרת.

5. באופן אופציונלי, באפשרותך לשנות את המיקום (המצויין בתיבה מיקום קבצי שחזור אוטומטי) שבו התוכנית שומרת באופן אוטומטי גירסה של הקבצים שעליהם אתה עובד.

 לראש הדף

Outlook

1. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות.
2. בכרטיסיה העדפות, לחץ על אפשרויות דואר אלקטרוני ולאחר מכן לחץ על אפשרויות דואר אלקטרוני מתקדמות.
3. בחר את תיבת הסימון שמירה אוטומטית של פריטים בכל x דקות.
4. ברשימה דקות, ציין באיזו תדירות ברצונך שהתוכנית תשמור את הנתונים שלך ואת מצב התוכנית.

    עצה   כמות המידע החדש שהפריט המשוחזר מכיל תלויה בתדירות בה תוכנית Microsoft Office שומרת את פריט השחזור. לדוגמה, אם פריט השחזור נשמר רק בכל 15 דקות, הפריט המשוחזר שלך לא יכיל את 14 הדקות האחרונות של העבודה שלך לפני שאירעה הפסקת החשמל או בעיה אחרת.

5. אופציונלית, בתפריט שמירה אוטומטית של פריטים ב, בחר את התיקיה בה ברצונך ש- Outlook ישמור פריטים באופן אוטומטי.

 לראש הדף

PowerPoint

1. לחץ על לחצן Microsoft Office ולאחר מכן לחץ על אפשרויות PowerPoint.
2. לחץ על שמור.
3. בחר בתיבת הסימון שמור מידע שחזור אוטומטי כל x דקות.
4. ברשימה דקות, ציין באיזו תדירות ברצונך שהתוכנית תשמור את הנתונים שלך ואת מצב התוכנית.

    עצה   כמות המידע החדש שמכיל הקובץ המשוחזר תלויה בתדירות שבה תוכנית Microsoft Office שומרת את קובץ השחזור. לדוגמה, אם קובץ השחזור נשמר רק בכל 15 דקות, הקובץ המשוחזר שלך לא יכיל את 14 הדקות האחרונות של העבודה שלך לפני שאירעה הפסקת החשמל או בעיה אחרת.

 לראש הדף

Publisher

1. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה שמירה.
2. בחר בתיבת הסימון שמור מידע שחזור אוטומטי כל x דקות.
3. ברשימה דקות, ציין באיזו תדירות ברצונך שהתוכנית תשמור את הנתונים שלך.

    עצה   כמות המידע החדש שמכיל הקובץ המשוחזר תלויה בתדירות שבה תוכנית Microsoft Office שומרת את קובץ השחזור. לדוגמה, אם קובץ השחזור נשמר רק בכל 15 דקות, הקובץ המשוחזר שלך לא יכיל את 14 הדקות האחרונות של העבודה שלך לפני שאירעה הפסקת החשמל או בעיה אחרת.

 לראש הדף

Visio

1. בתפריט כלים, לחץ על אפשרויות ולאחר מכן לחץ על הכרטיסיה שמירה/פתיחה .
2. בחר בתיבת הסימון שמור מידע שחזור אוטומטי כל x דקות.
3. ברשימה דקות, ציין באיזו תדירות ברצונך שהתוכנית תשמור את הנתונים שלך.

    עצה   כמות המידע החדש שמכיל הקובץ המשוחזר תלויה בתדירות שבה תוכנית Microsoft Office שומרת את קובץ השחזור. לדוגמה, אם קובץ השחזור נשמר רק בכל 15 דקות, הקובץ המשוחזר שלך לא יכיל את 14 הדקות האחרונות של העבודה שלך לפני שאירעה הפסקת החשמל או בעיה אחרת.

 לראש הדף

Word

1. לחץ על לחצן Office ולאחר מכן לחץ על אפשרויות Word.
2. לחץ על שמור.
3. בחר בתיבת הסימון שמור מידע שחזור אוטומטי כל x דקות.
4. ברשימה דקות, ציין באיזו תדירות ברצונך שהתוכנית תשמור את הנתונים שלך ואת מצב התוכנית.

    עצה   כמות המידע החדש שמכיל הקובץ המשוחזר תלויה בתדירות שבה תוכנית Microsoft Office שומרת את קובץ השחזור. לדוגמה, אם קובץ השחזור נשמר רק בכל 15 דקות, הקובץ המשוחזר שלך לא יכיל את 14 הדקות האחרונות של העבודה שלך לפני שאירעה הפסקת החשמל או בעיה אחרת.

5. באופן אופציונלי, באפשרותך לשנות את המיקום (המצויין בתיבה מיקום קבצי שחזור אוטומטי) שבו התוכנית שומרת באופן אוטומטי גירסה של הקבצים שעליהם אתה עובד.

 לראש הדף

שמירה מוקדמת ושמירה בתדירות גבוהה

התכונות שחזור אוטומטי ושמירה אוטומטית אינן מהוות תחליף לשמירת עבודתך בקביעות על-ידי לחיצה על שמור . שמירת הקובץ שלך באופן ידני היא הדרך הבטוחה ביותר לשמר את העבודה שביצעת.

קיצור מקשים  כדי לשמור קובץ, הקש CTRL+S.

 לראש הדף