הנחיות ודוגמאות למיון ולסינון נתונים לפי צבע

מיון וסינון נתונים לפי צבע הוא תכונה חדשה ב-Microsoft Office Excel 2007 אשר ציפו לה בקוצר רוח. ההנחיות והדוגמאות הבאות יכולות לסייע לך להפוך את הדוחות של Office Excel 2007 לברורים יותר.


אור העובר דרך מנסרה מציג 6 צבעים בגיליון עבודה

 כאשר אור לבן עובר דרך מנסרה, מתקבלים שישה צבעים: אדום, כתום, צהוב, ירוק, כחול וסגול.

במאמר זה


סקירה של מיון וסינון נתונים לפי צבע וערכת סמלים

מיון וסינון נתונים, יחד עם עיצוב נתונים מותנה, מהווים חלק בלתי נפרד מניתוח נתונים ויכולים לסייע לך לענות על שאלות כגון השאלות הבאות:

  • מי מכר שירותים בשווי של למעלה מ-$50,000‏‎‏ החודש?
  • לאיזה מוצרים יש גידול בהכנסות של למעלה מ-10% משנה לשנה?
  • מיהם הסטודנטים בעלי הביצועים הגבוהים ביותר והנמוכים ביותר בכיתת השנה הראשונה?
  • היכן נמצאים החריגים בסיכום רווחים של חמש השנים האחרונות?
  • מהי התפלגות הגילאים הכללית של עובדים?

מיון נתונים משמש לשם ארגון הנתונים ואיתור הנתונים הרצויים במהירות. סינון נתונים משמש לשם הצגת השורות העונות על הקריטריונים שציינת בלבד ולשם הסתרת השורות שאינך רוצה להציג, עבור עמודת נתונים אחת או יותר. עיצוב נתונים מותנה מסייע לך לסקור ולנתח נתונים באופן חזותי, לזהות בעיות קריטיות וכן תבניות ומגמות. יחדיו, מיון, סינון ועיצוב נתונים מותנה יכולים לסייע לך ולמשתמשיך לקבל החלטות יעילות יותר בהתבסס על הנתונים שלך.

באמצעות Office Excel 2007, באפשרותך למיין ולסנן לפי עיצוב, לרבות צבע תא וצבע גופן, בין אם עיצבת את התאים באופן ידני או באופן מותנה.


נתונים ממוינים ומסוננים לפי צבע עם מקרא


כמו כן, באפשרותך למיין ולסנן לפי ערכת סמלים שיצרת באמצעות עיצוב מותנה. השתמש בערכת סמלים כדי להוסיף ביאורים ולסווג נתונים לשלוש עד חמש קטגוריות המופרדות על-ידי ערך סף. כל סמל מייצג טווח ערכים. לדוגמה, בטבלה הבאה של ערכות סמלים, ערכת סמלים של 3 חצים, החץ הירוק המצביע כלפי מעלה מייצג ערכים גבוהים יותר, החץ הירוק לצד מייצג ערכים בינוניים והחץ האדום אשר מצביע כלפי מטה מייצג ערכים נמוכים יותר.

טבלה של ערכות סמלים

טבלה של ערכות סמלים

באופן כללי, תכונת העיצוב המותנה הורחבה במידה רבה ב-Office Excel 2007. באפשרותך לבצע את הפעולות הבאות: עיצוב תאים באמצעות סרגל דו-צבעי, סרגל תלת-צבעי, סרגלי נתונים וערכות סמלים; עיצוב תאים המכילים ערכים מסוימים של טקסט, מספרים, תאריך או שעה, ערכים מדורגים למעלה או למטה, מעל או מתחת לממוצע, ערכים ייחודיים או משוכפלים; יצירת כללים רבים וניהול כללים בקלות רבה יותר.

מצא קישורים למידע נוסף אודות מיון, סינון ועיצוב מותנה של נתונים בסעיף למידע נוסף.

לראש הדף לראש הדף

שימוש בצבעים ביעילות בעת ניתוח נתונים

כמעט כולם אוהבים צבעים. בכל מסמך, שימוש יעיל בצבע יכול לשפר בצורה ניכרת את האטרקטיביות של המסמך ואת הקריאות שלו. שימוש נכון בצבעים ובסמלים בדוחות של Excel מסייע למקד את תשומת הלב של המשתמשים במידע חשוב ומסייע למשתמשים להבין תוצאות באופן חזותי, ובאופן זה משפר את קבלת ההחלטות. שימוש נכון בצבעים יכול להעניק תחושה רגשית חיובית מרגע תחילת העבודה. מצד שני, שימוש לא נכון בצבעים יכול להסיח את דעת המשתמשים ואף לגרום לעייפות, אם נעשה בהם שימוש מוגזם. הסעיפים הבאים מספקים הנחיות שיסייעו לך להשתמש בצבעים בצורה נכונה ולהימנע משימוש לא נכון בצבעים.


מידע נוסף אודות ערכות נושא של מסמכים      ב-Office Excel 2007, קל ליצור ערכות נושא עקביות ולהוסיף סגנונות ואפקטים מותאמים אישית. אינך צריך להשקיע מחשבה רבה בשילוב של צבעים באופן יעיל הודות לשימוש בערכות נושא של מסמכים המוגדרות מראש, אשר משתמשות בערכות צבעים מושכות. באפשרותך לעצב במהירות ובקלות מסמך שלם במראה מקצועי ומודרני, על-ידי החלת ערכת נושא של מסמך. ערכת נושא של מסמך היא ערכה של אפשרויות עיצוב שכוללת ערכה של צבעי ערכת נושא, ערכה של גופני ערכת נושא (לרבות גופני כותרת וגוף הטקסט) וערכה של אפקטי ערכת נושא (לרבות אפקטי קווים ומילוי). מצא קישורים למידע נוסף אודות ערכות נושא בסעיף למידע נוסף     .


שימוש בצבעים סטנדרטיים והגבלת מספר הצבעים

בעת מיון וסינון לפי צבע, ייתכן שתבחר צבעים לפי העדפותיך והתוצאות ייראו לך יפות. אבל יש לשאול שאלה חשובה, "האם המשתמשים שלך מעדיפים ורואים את אותם הצבעים?" באפשרות המחשב להציג 16,777,216 צבעים במצב צבע של 24 סיביות. עם זאת, רוב המשתמשים יכולים להבחין רק בחלק קטן מהצבעים הללו. יתר על כן, איכות הצבע עשויה להשתנות במחשבים שונים. תאורת החדר, איכות הנייר, רזולוציית המסך והמדפסת והגדרות הדפדפן יכולות להיות שונות. עד 10% מהאוכלוסיה מתקשים להבדיל בין צבעים מסוימים ולראות אותם. אלה משתנים חשובים שקרוב לוודאי שאינך יכול לשלוט עליהם.

אולם, על משתנים כגון בחירת הצבע, מספר הצבעים ורקע גיליון העבודה או התא יש לך שליטה. באמצעות בחירות טובות המבוססות על מחקר בסיסי, באפשרותך לסייע לצבעיך להעביר את המסר ואת הפרשנות הנכונים של נתוניך. כמו כן, באפשרותך להוסיף לצבעים סמלים ומקרא כדי לסייע לוודא שמשתמשים יבינו את כוונתך.

שיקולים של ניגוד צבעים ורקע

באופן כללי, עליך להשתמש בצבעים בעלי רוויית צבע גבוהה, כגון צהוב בהיר, ירוק בינוני או אדום כהה. ודא שהניגוד בין הרקע לבין החזית גבוה. לדוגמה, השתמש ברקע גיליון עבודה בלבן או באפור עם צבעי תא, או צבע תא לבן או אפור עם צבע גופן. אם עליך להשתמש בצבע רקע או בתמונת רקע, השתמש בצבע או בתמונה בהירים ככל שניתן בכדי שצבע התא או צבע הגופן לא יהיה דהוי. אם אתה מסתמך על צבע גופן בלבד, שקול להגדיל את גודל הגופן או להגדיר את הגופן כמודגש. ככל שהגופן גדול יותר, כך קל יותר למשתמש לראות את הצבע או להבחין בו. במידת הצורך, התאם או הסר את הפסים, השורות או העמודות, משום שצבע הפסים עשוי להפריע לצבע התא או לצבע הגופן. כל השיקולים הללו יכולים לסייע לכל המשתמשים להבין ולפרש צבע כהלכה.

הימנע משימוש בשילובי צבעים שעשויים להגדיל את ניראות הצבעים או לבלבל את הצופה. אינך מעוניין ליצור בטעות יצירת אומנות מרשימה או אשליה אופטית. שקול להשתמש בגבול תא כדי להבחין בין צבעים בעייתיים, כגון אדום וירוק, אם לא ניתן למנוע מהם להיות בסמיכות זה לזה. השתמש בצבעים משלימים ומנוגדים כדי לשפר את הניגודיות וכדי להימנע משימוש בצבעים דומים. משתלם להכיר את גלגל הצבעים הבסיסי ואת אופן הקביעה של צבעים דומים, מנוגדים ומשלימים.


גלגל הצבעים הבסיסי

הסבר 1 צבע דומה הוא צבע הנמצא ליד צבע אחר בגלגל הצבעים (לדוגמה, סגול וכתום הם צבעים דומים לאדום).
הסבר 2 צבע מנוגד הוא צבע הנמצא במרחק שלושה צבעים מצבע (לדוגמה, כחול וירוק הם צבעים המנוגדים לאדום).
הסבר 3 צבעים משלימים הם צבעים הנמצאים זה מול זה בגלגל הצבעים (לדוגמה, כחול-ירוק הוא הצבע המשלים של אדום).

אם יש לך זמן, בחן את צבעיך, היוועץ בעמיתים אחדים, בדוק אותם בתנאי תאורה שונים ונסה אותם עם הגדרות מסך מחשב ומדפסת שונות.

 עצה   בעת הדפסת המסמך בצבע, ודא את קריאות צבע התא וגופן. אם צבע התא כהה מדי, שקול להשתמש בגופן לבן לצורך שיפור הקריאות.

לראש הדף לראש הדף

בחירת הצבעים המתאימים ביותר לצרכיך

“ אתה זקוק לסיכום קצר? השתמש באדום, צהוב, ירוק או כחול על רקע לבן או אפור.”

הקצה משמעות לצבעים שבחרת בהתבסס על הקהל ועל המטרה המיועדת שלך. במידת הצורך, ספק מקרא כדי להבהיר את משמעותו של כל צבע. מרבית האנשים יכולים להבחין בקלות בשבעה עד עשרה צבעים באותו גיליון עבודה. ניתן להבחין ב-50 צבעים או פחות, אבל דבר זה דורש הדרכה מיוחדת שאינה חלק ממאמר זה.

10 הצבעים העיקריים

בעת מיון וסינון נתונים לפי צבע, הסתייע בטבלה הבאה לקביעת הצבעים שבהם תבחר. צבעים אלה מספקים את הניגוד הדרמתי ביותר ובאופן כללי, אלה הצבעים הקלים ביותר להבחנה עבור מרבית האנשים.

טבלה של אפשרויות צבעים

באפשרותך להחיל בקלות צבעים אלה על תאים וגופנים באמצעות הלחצנים צבע מילוי או צבע גופן בקבוצה גופן בכרטיסיה בית.

הצבעים הסטנדרטיים

שימוש בצבעים המעבירים משמעות בצורה טבעית

בעת קריאת נתונים כספיים, מספרים מסומנים באדום (מספרים שליליים) או בשחור (מספרים חיוביים). צבע אדום מעביר משמעות משום שזו מוסכמה מקובלת. אם ברצונך לסמן מספרים שליליים, אדום הוא אפשרות הצבע הראשית. בהתאם לסוג הנתונים שברשותך, ייתכן שתוכל להשתמש בצבעים מסוימים משום שהם מעבירים משמעות לקהל שלך, או משום שאולי יש תקן מקובל עבור המשמעות שלהם. לדוגמה:

  • אם הנתונים שלך מתייחסים לרישומי טמפרטורות, באפשרותך להשתמש בצבעים החמים (אדום, צהוב וכתום) כדי לציין טמפרטורה גבוהה יותר, ובצבעים הקרים (ירוק, כחול וסגול) כדי לציין טמפרטורות נמוכות יותר.
  • אם הנתונים שלך הם נתונים טופוגרפיים, באפשרותך להשתמש בכחול כדי לציין מים, ירוק כדי לציין צמחייה, חום כדי לציין מדבר ולבן כדי לציין קרח ושלג.
  • אם הנתונים שלך הם נתוני תנועה ובטיחות, באפשרותך להשתמש באדום כדי לציין תנאי עצירה או הפסקה, כתום כדי לציין סכנת ציוד, צהוב כדי לציין התראה, ירוק כדי לציין בטיחות וכחול כדי לציין מידע כללי.
  • אם הנתונים שלך הם נתוני נגדים חשמליים, באפשרותך להשתמש בקוד הצבעים הסטנדרטי של שחור, חום, אדום, כתום, צהוב, ירוק, כחול, סגול, אפור ולבן.

לראש הדף לראש הדף

מעבר על דוגמאות אחדות

נניח שאתה מכין סדרת דוחות על תיאורי מוצרים, תמחור ורמות מלאי. הסעיפים הבאים מדגימים שאלות שתשאל בדרך כלל אודות נתונים אלה ואת אופן המענה על כל שאלה באמצעות ערכות צבעים וסמלים.

נתונים לדוגמה

הנתונים לדוגמה הבאים משמשים בדוגמאות.


נתונים לדוגמה המשמשים בדוגמאות


כדי להעתיק את הנתונים לחוברת עבודה ריקה, בצע את הפעולות הבאות:

הצגכיצד לשמור את הנתונים לדוגמה כקובץ ‎.xlsx

  1. הפעל את 'פנקס רשימות' של Microsoft.
  2. בחר את הטקסט לדוגמה ולאחר מכן העתק והדבק את הטקסט לדוגמה ב'פנקס רשימות'.
  3. שמור את הקובץ בשם קובץ וסיומת כגון Products.csv.
  4. צא מ'פנקס רשימות'.
  5. הפעל את Office Excel 2007.
  6. פתח את הקובץ ששמרת מ'פנקס רשימות'.
  7. שמור את הקובץ כקובץ xlsx.

הצגנתונים לדוגמה

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate  Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

מהם הסוגים השונים של אריזות מוצרים?

בעיה

ברצונך למצוא את הסוגים השונים של מכלים עבור המוצרים שלך, אבל לא קיימת עמודה 'מכל'. באפשרותך להשתמש בעמודה 'כמות ליחידה' כדי לצבוע באופן ידני כל תא ולאחר מכן למיין לפי צבע. כמו כן, באפשרותך להוסיף מקרא כדי להבהיר למשתמש מהי המשמעות של כל צבע.

תוצאות


תוצאות לדוגמה עבור סוגים שונים של בעיית אריזת מוצר


פתרון

  1. כדי לצבוע באופן ידני כל תא לפי ערכת הצבעים בטבלה הקודמת, לחץ על כל תא ולאחר מכן החל כל צבע באמצעות הלחצן צבע מילוי בקבוצה גופן בכרטיסיה בית.

 עצה   השתמש בלחצן מברשת עיצוב בקבוצה לוח בכרטיסיה בית כדי להחיל במהירות צבע שנבחר על תא אחר.

  1. לחץ על תא בעמודה כמות ליחידה ובכרטיסיה בית בעריכה, לחץ על מיין וסנן ולאחר מכן לחץ על מיון מותאם אישית.
  2. בתיבת הדו-שיח מיון, בחר כמות ליחידה תחת עמודה, בחר צבע תא תחת מיין לפי ולאחר מכן לחץ פעמיים על העתק רמה.
  3. תחת מיון, בשורה הראשונה, בחר בצבע האדום, בשורה השניה, בחר בצבע הכחול ובשורה השלישית, בחר בצבע הצהוב.

אם תא אינו מכיל אף אחד מהצבעים, כגון תאים הצבועים בלבן, שורות אלה נותרות במקומן.

 הערה   הצבעים המפורטים הם הצבעים הזמינים בעמודה. לא קיים סדר מיון של צבעים המשמש ברירת מחדל ואין באפשרותך ליצור סדר מיון מותאם אישית באמצעות רשימה מותאמת אישית.

  1. הוסף מקרא באמצעות תאים בצד הדוח כשהטבלה הבאה משמשת כמדריך.
מקרא:
אדום חבילות ותיבות
כחול קופסאות ופחים
ירוק צנצנות ובקבוקים
לבן (לא בטוח)

לאילו מוצרים יש סימון מעל 67% או מתחת ל-34%?

בעיה

ברצונך לראות במהירות את ערכי הסימון הגבוהים ביותר והנמוכים ביותר בראש הדוח.

תוצאות


תוצאות לדוגמה של בעיית סימון מוצר


פתרון

  1. בחר בתאים E2:E26 ובכרטיסיה בית, בקבוצה סגנונות, לחץ על החץ לצד עיצוב מותנה, לחץ על ערכות סמלים ולאחר מכן בחר בערכת הסמלים שלושה חצים (צבעוניים).
  2. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני בעמודה סימון, הצבע על מיין ולאחר מכן לחץ על מיון מותאם אישית.
  3. בתיבת הדו-שיח מיון, בחר סימון תחת עמודה, בחר סמל תא תחת מיין לפי ולאחר מכן לחץ על העתק רמה.
  4. תחת מיון, בשורה הראשונה, בחר בחץ הירוק המצביע כלפי מעלה ובשורה השניה, בחר בחץ האדום המצביע כלפי מעלה.

אילו מוצרים יש להזמין מחדש מיד?

בעיה

ברצונך ליצור במהירות דוח מוצרים שיש להזמין מחדש מיד, ולאחר מכן לשלוח את הדוח לצוות שלך.

תוצאות


תוצאות לדוגמה של בעיית מוצרים שיש להזמין מחדש


פתרון

  1. בחר את תאים I2:I26 ובכרטיסיה בית, בקבוצה סגנונות, לחץ על החץ לצד עיצוב מותנה, הצבע על כללי סימון תאים ולאחר מכן לחץ על שווה ל.
  2. הזן כן בתיבה הראשונה ולאחר מכן בחר במילוי אדום בהיר עם טקסט אדום כהה בתיבה השניה.
  3. לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על תא מעוצב כלשהו בעמודה, הצבע על סנן ולאחר מכן בחר סנן לפי צבע התא הנבחר.

 עצה   רחף מעל הלחצן 'סנן' בכותרת העמודה כדי לראות את אופן סינון העמודה.

מהם המוצרים בעלי המחירים והעלויות הגבוהים ביותר והנמוכים ביותר?

בעיה

ברצונך לראות את המחירים ואת העלויות הגבוהים ביותר והנמוכים ביותר כשהם מקובצים בראש הדוח.

תוצאות


תוצאות לדוגמה של בעיית מחירים ועלויות של מוצרים


פתרון

  1. עבור תאים C2:C26 ו-D2:D26, בצע את הפעולות הבאות:
    • בכרטיסיה בית, בקבוצה סגנונות, לחץ על החץ לצד עיצוב מותנה, הצבע על כללי עליונים/תחתונים ולאחר מכן לחץ על 10 פריטים עליונים.
    • הזן 1 בתיבה הראשונה ולאחר מכן בחר מילוי צהוב עם טקסט צהוב כהה מהתיבה השניה.
    • בכרטיסיה בית, בקבוצה סגנונות, לחץ על החץ לצד עיצוב מותנה, הצבע על כללי עליונים/תחתונים ולאחר מכן לחץ על 10 פריטים תחתונים.
    • הזן 1 בתיבה הראשונה ולאחר מכן בחר מילוי ירוק עם טקסט ירוק כהה בתיבה השניה.
  2. עבור העמודות 'עלות' ו'מחיר', בצע את הפעולות הבאות:
    • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הערך הנמוך ביותר, הצבע על מיין ולאחר מכן בחר מיין לפי צבע התא הנבחר.
    • לחץ באמצעות לחצן העכבר הימני על הערך הגבוה ביותר, הצבע על מיין ולאחר מכן בחר מיין לפי צבע התא הנבחר.

לראש הדף לראש הדף

 
 
חל על:
Excel 2007