Utiliser le processus de fusion et publipostage pour créer des lettres et autres documents

Le processus de fusion et publipostage permet de créer un ensemble de documents, par exemple une lettre type envoyée à un grand nombre de clients, ou une feuille contenant des étiquettes d'adresses. Chaque lettre ou étiquette possède le même type d'informations, mais chaque contenu est unique. Par exemple, dans les lettres adressées à vos clients, chaque lettre peut être personnalisée et afficher le nom du client. Les informations uniques de chaque lettre ou de chaque étiquette proviennent des entrées stockées dans une source de données.

Les principales étapes du processus de fusion et publipostage sont les suivantes :

  1. Définir le document de base Le document de base comporte des élements de texte et de graphisme communs à toutes les versions du document fusionné. Par exemple, l'adresse d'expéditeur ou une formule de salutation dans une lettre type.
  2. Connecter le document à une source de données. Une source de données est un fichier qui contient les informations à fusionner dans un document. Par exemple, les noms et adresses des destinataires d'une lettre.
  3. Affiner la liste des destinataires ou des éléments. Microsoft Office Word génère une copie du document de base pour chaque élément, ou enregistrement, dans votre fichier de données. Si votre fichier de données est une liste de publipostage, ces éléments sont probablement les destinataires de votre publipostage. Si vous souhaitez ne générer des copies que pour certains éléments dans votre fichier de données, vous pouvez choisir les éléments (enregistrements) à inclure.
  4. Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, au document. Lors du processus de fusion, les champs de fusion sont complétés avec les informations provenant de votre fichier de données.
  5. Afficher un aperçu et lancer le processus de fusion. Vous pouvez afficher un aperçu de chaque copie du document avant de lancer l'impression du lot.

Les commandes de l'onglet Publipostage vous permettent de lancer un processus de fusion et publipostage.

 Conseil   Vous pouvez également lancer un processus de fusion et publipostage en utilisant le Volet Office Fusion et publipostage, qui vous guide pas à pas tout au long du processus. Pour utiliser le volet Office, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage, puis cliquez sur Assistant Fusion et publipostage pas à pas.

Image du ruban Word

Définir le document de base

  1. Démarrez Word.

Un document vierge s'ouvre par défaut. Laissez-le ouvert. Si vous le fermez, les commandes de l'étape suivante ne seront pas disponibles.

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Démarrer la fusion et le publipostage.

Image du ruban Word

  1. Cliquez sur le type de document que vous souhaitez créer.

Par exemple, vous pouvez créer les éléments suivants :

  • Un lot d'enveloppes     L'adresse d'expéditeur est commune à toutes les enveloppes, mais l'adresse du destinataire est propre à chaque enveloppe. Cliquez sur Enveloppes, puis définissez vos préférences en ce qui concerne la taille des enveloppes et la mise en forme du texte sous l'onglet Options d'enveloppe de la boîte de dialogue Options pour les enveloppes.
  • Un lot d'étiquettes d'adresses    Chaque étiquette présente le nom et l'adresse d'une personne, mais le nom et l'adresse affiché sur chaque étiquette est unique. Cliquez sur Étiquettes, et définissez vos préférences en ce qui concerne le type d'étiquettes dans la boîte de dialogue Options pour les étiquettes .
  • Un lot de lettres types ou de messages électroniques     Le contenu de base est commun à toutes les lettres ou messages, mais chaque lettre ou message contient des informations spécifiques à chaque destinataire, telles que le nom, l'adresse ou d'autres renseignements personnels. Cliquez sur Lettres ou Messages électroniques pour créer ces types de document.
  • Un catalogue ou un répertoire    Le même type d'informations, telles que le nom et la description, est affiché pour chaque élément, mais dans chaque élément, le nom et la description sont uniques. Cliquez sur Répertoire pour créer ce type de document.

Reprendre un processus de fusion et publipostage

Si vous devez interrompre un processus de fusion et publipostage, vous pouvez enregistrer le document de base et reprendre le processus ultérieurement. Microsoft Office Word conserve la source de données et les informations contenues dans les champs. Si vous avez utilisé le volet Office Fusion et publipostage, Word vous renvoie dans le Volet Office, à l'emplacement que vous avez quitté, pour vous permettre de reprendre le processus.

  1. Lorsque vous êtes prêt à reprendre la fusion, ouvrez le document.

Un message s'affiche dans Word pour vous demander de confirmer l'ouverture du document, ce qui entraîne le lancement d'une commande SQL.

  1. Étant donné que ce document est connecté à une source de données, pour accéder aux données, cliquez sur Oui. Si vous avez ouvert un document sans remarquer qu'il était connecté à une source de données, vous pouvez cliquer sur Non pour éviter un accès aux données dans un but malveillant.

Le texte du document s'affiche, ainsi que les champs que vous avez éventuellement insérés.

  1. Cliquez sur l'onglet Publipostage, et poursuivez votre travail.

Haut de la page Haut de la page

Connecter le document à une source de données.

Pour fusionner les informations dans votre document de base, vous devez relier le document à une source de données ou à un fichier de données. Si vous ne possédez pas de fichier de données, vous pouvez en créer un au cours du processus de fusion et publipostage.

Choisir un fichier de données

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires.

Image du ruban Word

  1. Effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Si vous souhaitez utiliser votre liste de contacts Outlook, cliquez sur Sélectionner à partir des contacts Outlook.

AfficherConseils d'utilisation de la liste Contacts de Microsoft Outlook

Le lien avec le dossier Contacts de Microsoft Outlook est un processus généralement simple, mais qui peut parfois présenter un problème. Voici les solutions aux problèmes fréquemment signalés :

Je ne trouve pas mon dossier Outlook Contacts

Il se peut que vous deviez activer la propriété Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresses de messagerie dans Outlook, ou modifier votre profil d'utilisateur Outlook.

Activer la propriété Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresses de messagerie

  1. Dans Microsoft Office Outlook, dans le menu Atteindre, cliquez sur Contacts.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur le dossier Contacts, qui contient les informations à utiliser dans le publipostage, puis cliquez sur Propriétés.
    Propriétés des contacts dans Outlook
  3. Sous l'onglet Carnet d'adresses Outlook, vérifiez si la case à cocher Afficher ce dossier sous forme de carnet d'adresses de messagerie est activée, puis cliquez sur OK.

Retour aux conseils Outlook

Modifier votre profil utilisateur Outlook

Un profil utilisateur Outlook est un groupe de comptes et de carnets d'adresses électroniques. En règle générale, vous n'utilisez qu'un seul profil, mais si vous partagez votre ordinateur avec d'autres utilisateurs ou si vous utilisez plusieurs carnets d'adresses à des fins différentes, vous pouvez définir plusieurs profils. Si, lorsque vous démarrez le processus de fusion et publipostage, vous utilisez un profil qui n'inclut pas le dossier Contacts dont vous avez besoin, ce dossier ne sera pas disponible.

Pour basculer vers un autre profil utilisateur, redémarrez Outlook. Lorsque vous êtes invité à choisir un profil, choisissez celui qui inclut le dossier Contacts que vous souhaitez utiliser dans le processus de fusion et publipostage.

Si vous n'êtes pas invité à choisir un profil alors que vous en utilisez plusieurs, vous pouvez configurer Outlook de manière à afficher cette invite. Voici comment procéder :

  1. Fermez Outlook.
  2. Dans le Panneau de configuration, basculez vers l'affichage classique, puis cliquez sur Courrier.
  3. Cliquez sur Afficher les profils.
  4. Pour être invité à sélectionner un profil chaque fois que vous démarrez Outlook, cliquez sur Choisir le profil à utiliser, puis cliquez sur OK.


Retour aux conseils Outlook

Je reçois des messages d'erreur concernant les clients de messagerie et les tables.

Si vous tentez de vous connecter à votre dossier Contacts pendant un publipostage dans Word alors que Outlook n'est pas défini comme programme de messagerie par défaut dans Windows Internet Explorer, le message d'erreur suivant s'affiche :

« Soit il n'existe pas de client de messagerie par défaut, soit le client de messagerie actuel ne peut pas répondre à la demande de la messagerie. Exécutez Microsoft Office Outlook et définissez-le comme client de messagerie par défaut ».

Pour éviter ce message lors d'un processus de fusion et publipostage, procédez comme suit  :

  1. Fermez Word.
  2. Dans le menu Outils d'Internet Explorer, cliquez sur Options Internet, puis sur l'onglet Programmes.
  3. Sous Courrier électronique, cliquez sur Microsoft Office Outlook, puis cliquez sur OK.

Redémarrez Word, ouvrez votre document de fusion et publipostage et accédez à votre dossier Outlook Contacts.

Retour aux conseils Outlook

Je ne parviens pas à me connecter à un dossier Outlook Contacts sous Dossiers publics.

Si vous lancez un processus de fusion et publipostage dans Word et tentez de vous connecter à un dossier Outlook Contacts sous Dossiers publics, le message d'erreur suivant s'affiche :

« Action impossible à exécuter, à cause d'un échec de boîte de dialogue ou de moteur de base de données. Veuillez réessayer ultérieurement.»

Si vous réessayez plus tard, vous obtenez le même message.

Pour utiliser un dossier Outlook Contacts provenant de Dossiers publics comme fichier de données pour votre publipostage, vous devez démarrer le processus à partir d'Outlook.

Retour aux conseils Outlook

Je souhaite utiliser mon carnet d'adresses Outlook Express comme dossier Contacts

Vous ne pouvez pas vous connecter directement à ce type de carnet d'adresses lors d'un processus de fusion et publipostage. En revanche, vous pouvez exporter votre carnet d'adresses Microsoft Outlook Express sous forme de fichier texte .csv, puis vous y connecter sous cette forme.

Exporter votre carnet d'adresses Outlook Express

  1. Démarrez Microsoft Outlook Express.
  2. Dans le menu Fichier, pointez sur Exporter, puis cliquez sur Carnet d'adresses.
  3. Dans la boîte de dialogue Outil d'exportation du Carnet d'adresses, cliquez sur Fichier texte (valeurs séparées par des virgules), puis sur Exporter.
  4. Dans la zone Enregistrer le fichier exporté sous, tapez un nom pour le fichier exporté, puis cliquez sur Parcourir.
  5. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la liste Enregistrer dans, choisissez l'emplacement de stockage du fichier, puis cliquez sur Enregistrer. L'enregistrement des fichiers de données dans le dossier Mes sources de données du dossier Mes documents est une fonctionnalité très pratique. En effet, c'est dans cet emplacement que Word recherche d'abord les fichiers de données lorsque vous utilisez la fonction Parcourir lors d'un processus de fusion et publipostage.
  6. Cliquez sur Suivant. Activez les cases à cocher affichées en regard des champs à exporter, puis cliquez sur Terminer.

 Remarque   Lorsque vous choisissez les champs à exporter, pensez aux lettres, aux messages électroniques ou aux étiquettes que vous souhaitez créer pour votre publipostage. Par exemple, si vous n'incluez jamais de surnoms ni de sites Web personnels dans vos documents fusionnés, ne demandez pas l'exportation de ces champs.

  1. Lorsqu'un message vous informe que l'exportation est terminée, cliquez sur OK.
  2. Pour fermer la boîte de dialogue Outil d'exportation du Carnet d'adresses, cliquez sur Fermer, puis quittez Outlook Express.

De retour dans Word pour réaliser le publipostage, à l'étape de connexion à un fichier de données, choisissez l'option Utilisation d'une liste existante et recherchez le fichier .csv que vous venez d'exporter. Avant l'ouverture du fichier, vous êtes invité à indiquer le caractère de séparation utilisé pour séparer les colonnes de votre liste d'adresses. Choisissez Virgule (,) puis cliquez sur OK.


Retour aux conseils Outlook

  • Dans une feuille de calcul Microsoft Office Excel, une base de données Microsoft Office Access ou un autre type de fichier de données, cliquez sur Utiliser la liste existante, puis localisez le fichier dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données.

Avec Excel, vous pouvez sélectionner des données de n'importe quelle feuille de calcul ou plage nommée à l'intérieur d'un classeur. Avec Access, vous pouvez sélectionner des données de n'importe quelle table ou requête (requête : moyen de trouver tous les enregistrements stockés dans une source de données et correspondant à un ensemble de critères que vous définissez. Les requêtes peuvent contenir des opérateurs, des guillemets, des caractères génériques et des parenthèses pour vous aider à cibler votre recherche.) définie dans la base de données. Pour les autres types de fichiers de données, sélectionnez le fichier dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données. Si le fichier n'est pas repris dans la liste, sélectionnez le type de fichier approprié ou sélectionnez Tous les fichiers dans la zone Type de fichiers. Dans un processus de fusion et publipostage, vous pouvez utiliser les types de fichiers de données suivants :

AfficherConseils pour la mise en forme de données dans Excel

Si votre fichier de données est une feuille de calcul Excel qui comprend des pourcentages, des valeurs monétaires ou des codes postaux, vous pouvez conserver la mise en forme numérique des données en utilisant l'échange dynamique de données ou DDE (Dynamic Data Exchange) pour vous connecter à la feuille de calcul Excel à partir de Word. Vous pouvez vous assurer, par exemple, que le code postal à cinq chiffres 07865, provenant de votre fichier de données, ne s'affiche pas sous la forme du nombre 7865 (sans le zéro d'en-tête).

Avant de vous connecter à la feuille de calcul, effectuez l'opération suivante dans Word :

  1. Cliquez sur le bouton Microsoft Office Image du bouton, puis sur Options Word.
  1. Cliquez sur Options avancées.
  2. Dans la section Général, activez la case à cocher Confirmer la conversion du format de fichier lors de l'ouverture.
  3. Cliquez sur OK.
  4. Laissez le document principal de fusion ouvert et, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage de l'onglet Publipostage, cliquez sur Sélection des destinataires, puis sur Utiliser la liste existante.
  5. Recherchez la feuille de calcul Excel dans la boîte de dialogue Sélectionner la source de données, et double-cliquez dessus.
  6. Dans la boîte de dialogue Confirmer la source de données, cliquez sur Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls), puis cliquez sur OK.

 Remarque   Si l'option Feuilles de calcul MS Excel via un DDE (*.xls) n'est pas visible, activez la case àc cocher Afficher tout.

  1. Dans la boîte de dialogue Microsoft Office Excel, sous Nom ou plage de cellules, sélectionnez la plage de cellules ou la feuille de calcul contenant les informations à fusionner, puis cliquez sur OK.

 Remarque   Pour empêcher d'être averti chaque fois que vous ouvrez un fichier de données, vous pouvez désactiver l'option Confirmation des conversions lors de l'ouverture, une fois que vous êtes connecté à la feuille de calcul.

  • Si vous n'avez pas encore de fichier de données, cliquez sur Entrer une nouvelle liste, puis utilisez le formulaire qui s'affiche pour créer votre propre liste. La liste est enregistrée sous forme d'un fichier de base de données (.mdb), que vous pouvez réutiliser par la suite.

 Remarque   Si vous avez installé Microsoft Office System 2007 (au lieu de la version classique de Microsoft Word), vous pouvez également utiliser Microsoft Query pour créer une requête (requête : moyen de trouver tous les enregistrements stockés dans une source de données et correspondant à un ensemble de critères que vous définissez. Les requêtes peuvent contenir des opérateurs, des guillemets, des caractères génériques et des parenthèses pour vous aider à cibler votre recherche.) et extraire les données de votre choix d'une source de données externe (source de données externe : source de données contenant les données auxquelles un utilisateur veut avoir accès (par exemple, une liste Microsoft Excel ou une base de données Microsoft Access).).

Haut de la page Haut de la page

Affiner la liste des destinataires ou des éléments

Lorsque vous vous connectez à un fichier de données, il se peut que vous ne souhaitiez pas fusionner les informations provenant de tous les enregistrements de ce fichier dans vos documents de base.

Pour affiner la liste des destinataires ou utiliser un sous-ensemble des éléments dans votre fichier de données, procédez comme suit :

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquez sur Modifier la liste de destinataires.

Image du ruban Word

  1. Dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Sélectionner des enregistrements individuels    Cette méthode est la plus pratique si votre liste n'est pas trop longue. Activez les cases à cocher situées en regard des destinataires à inclure, et désactivez celles correspondant aux destinataires que vous souhaitez exclure.

Si vous souhaitez inclure uniquement certains enregistrements dans votre fusion, vous pouvez désactiver la case à cocher située dans la ligne d'en-tête et sélectionner uniquement les enregistrements souhaités. De même, si vous souhaitez inclure la majorité des éléments de la liste, activez cette même case à cocher puis désactivez les cases à cocher correspondant aux enregistrements à exclure.

  • Trier les enregistrements    Cliquez sur l'en-tête de colonne de l'élément devant servir de clé de tri. La liste est triée par ordre alphabétique croissant (de A à Z). Cliquez de nouveau sur l'en-tête de colonne pour trier la liste dans l'ordre alphabétique décroissant (Z à A).

Pour effectuer un processus de tri plus complexe, cliquez sur Trier dans la section Affiner la liste de destinataires et définissez vos préférences de tri sous l'onglet Trier les enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier. Par exemple, vous pouvez utiliser ce type de tri si vous souhaitez afficher la liste des destinataires par ordre alphabétique des noms de famille au sein de chaque code postal, et trier les codes postaux par ordre numérique.

  • Filtrer les enregistrements    Cette fonctionnalité est pratique si la liste contient des enregistrements que vous ne souhaitez pas afficher ou inclure dans la fusion. Après avoir filtré la liste, vous pouvez activer ou désactiver les cases à cocher pour inclure ou exclure les enregistrements.

Pour filtrer des enregistrements, procédez comme suit :

  1. Sous Affiner la liste de destinataires, cliquez sur Filtrer.
  2. Sous l'onglet Filtrer les enregistrements de la boîte de dialogue Filtrer et trier, choisissez le critère de tri à utiliser.

Par exemple, pour générer des copies de votre document de base uniquement pour les adresses qui ont l'Australie pour pays ou région, cliquez sur Pays ou région dans la liste Champ, Égal à dans la liste Comparaison, et Australie dans la liste Comparer à.

  1. Pour affiner davantage le filtre, cliquez sur Et ou sur Ou et spécifiez des critères supplémentaires.

Par exemple, pour créer des copies de votre document de base uniquement pour les sociétés situées à Munich, filtrez les enregistrements dont le champ Ville contient Munich et dont le champ Nom de la société est renseigné. Si vous utilisez Ou plutôt que Et dans ce filtre, votre processus de fusion et publipostage incluera toutes les adresses à Munich, ainsi que toutes les adresses comportant un nom de société, indépendamment de la ville.

 Remarque   Si vous avez installé un logiciel de validation d'adresses, vous pouvez cliquer sur Valider les adresses dans la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires pour valider les adresses de vos destinataires.

Haut de la page Haut de la page

Ajouter des espaces réservés, appelés champs de fusion, au document

Après avoir connecté votre document de base à un fichier de données, vous pouvez taper le texte de votre document et ajouter des espaces réservés indiquant où les informations uniques apparaîtront sur chaque copie du document.

Les espaces réservés, tels que les adresses et les salutations sont appelés champs de fusion. Les champs affichés dans Word correspondent aux en-têtes de colonne du fichier de données sélectionné.


Fichier de données avec colonnes (catégories) et lignes (enregistrements)

Légende 1 Dans un fichier de données, les colonnes représentent les catégories d'informations. Les champs ajoutés aux documents de base sont des espaces réservés pour ces catégories.
Légende 2 Dans un fichier de données, les lignes représentent les enregistrements d'informations. Word génère une copie du document de base pour chaque enregistrement lors du lancement d'un processus de fusion et publipostage.

En plaçant un champ dans votre document de base, vous indiquez que vous souhaitez afficher une certaine catégorie d'informations, par exemple le nom ou l'adresse, à cet emplacement.

Champs insérés dans un document Word

 Remarque   Lorsque vous insérez un champ de fusion dans le document de base, le nom du champ est toujours encadré de chevrons (« »). Ces chevrons ne seront pas affichés dans les documents fusionnés. Ils permettent uniquement de distinguer les champs du document de base du texte proprement dit.

Que se passe-t-il lors du processus de fusion ?

Lors du processus de fusion, les informations contenues dans la première ligne du fichier de données remplacent les champs de votre document de base pour créer le premier document fusionné. Les informations contenues dans la seconde ligne du fichier de données remplacent les champs pour créer le second document fusionné, et ainsi de suite.

Fusionner les informations du fichier de données dans le document

Utilisation des champs : Exemples

Vous pouvez ajouter n'importe quel en-tête de colonne au document de base en tant que champ. Ceci permet une plus grande flexibilité lors de la conception des lettres types, des étiquettes, des messages électroniques et d'autres documents fusionnés. Par exemple :

  • Supposons que vous créez une lettre pour informer des entreprises locales qu'elles ont été choisies pour figurer dans le guide annuel de votre municipalité. Si votre fichier de données comporte une colonne Société mentionnant le nom de chaque entreprise à contacter, vous pouvez insérer le champ «Société» plutôt que de retaper manuellement le nom de chaque société.
  • Imaginez que chaque trimestre, vous envoyez à vos clients des messages annonçant les nouveaux produits et les offres spéciales. Pour personnaliser ces messages en vue de les envoyer à vos meilleurs clients, vous pouvez ajouter une colonne PersonalNote (Note personnelle) à votre fichier de données, dans laquelle vous pouvez taper des commentaires du type « Mademoiselle Miller, ce nouvel accessoire correspond exactement à ce que vous cherchiez. ». En plaçant un champ «PersonalNote» dans le document de base, vous pouvez inclure ces notes au bas de certains messages.
  • Supposons que votre liste de publipostage soit destinée aux abonnés de votre bulletin d'informations, et que votre fichier de données comporte une colonne, appelée ExpireDate (Date d'expiration), mentionnant la date d'expiration de chaque abonnement. Si vous placez un champ «ExpireDate» dans le document de base de l'étiquette avant de lancer la fusion, les abonnés visualiseront leur propre date d'expiration sur l'étiquette de leur courrier.

Vous pouvez combiner des champs et les séparer par des signes de ponctuation. Par exemple, pour créer une adresse, vous pouvez définir les champs de votre document de base de la sorte :

« Prénom » « Nom »

« Adresse »

« Ville », « Pays » « Code postal »

En ce qui concerne les éléments fréquemment utilisés, tels que les blocs d'adresse et les lignes de salutations, Word fournit des champs composites regroupant plusieurs champs. Par exemple :

  • le champ Bloc d'adresse est une combinaison de plusieurs champs : Prénom, Nom, Adresse, Ville et code postal.

Éléments d'un champ Bloc d'adresse

  • Le champ Ligne de salutation peut inclure un ou plusieurs champs Nom, selon la formule de salutation choisie.

Vous pouvez personnaliser le contenu de chacun de ces champs. Par exemple dans l'adresse, vous pouvez sélectionner un format de nom conventionnel (M. Rémi Duval) ; dans la formule de salutation, vous pouvez utiliser « À l'attention de » au lieu de « Cher ».

Faire correspondre les champs de fusion à votre fichier de données

Pour vérifier si Word peut trouver, dans votre fichier de données, une colonne correspondant à chaque élément d'adresse ou de salutation, vous devrez peut-être faire correspondre les champs de fusion de Word aux colonnes de votre fichier de données.

Pour faire correspondre les champs, cliquez sur Faire correspondre les champs dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion de l'onglet Publipostage.

Image du ruban Word

La boîte de dialogue Faire correspondre les champs s'affiche.

Boîte de dialogue Faire correspondre les champs

Les éléments d'une adresse et d'une formule de salutation s'affichent sur la gauche. Les en-têtes de colonnes du fichier de données s'affichent sur la droite.

Word recherche la colonne correspondant à chaque élément. Dans l'illustration, Word a procédé à une mise en correspondance automatique des données de la colonne Nom du fichier de données vers la colonne Nom. Mais Word ne pouvait faire correspondre les autres éléments. Dans ce fichier de données, par exemple, Word n'a pu faire correspondre les éléments Prénom.

Dans la liste de droite, vous pouvez sélectionner la colonne du fichier de données qui correspond à l'élément de la partie gauche. Dans l'illustration, la colonne Nom correspond désormais à Prénom. Il est évident que Titre, Identificateur unique et Deuxième prénom ne correspondent pas. Votre enveloppe de publipostage ne doit pas utiliser chaque champ. Si vous ajoutez un champ qui ne contient pas de données provenant de votre fichier de données, il s'affichera dans le document fusionné en tant qu'espace réservé vide, généralement sous la forme d'une ligne vide ou d'un champ masqué.

Boîte de dialogue Faire correspondre les champs

Taper le contenu et ajouter des champs

  1. Dans le document de base, cliquez à l'endroit où vous souhaitez insérer le champ.
  2. Utilisez le groupe Champs d'écriture et d'insertion de l'onglet Publipostage.

Image du ruban Word

  1. Ajoutez un des éléments suivants :

AfficherBloc d'adresse avec nom, adresse et autres informations

  1. Cliquez sur Bloc d'adresse.
  2. Dans la boîte de dialogue Insertion du bloc d'adresse, sélectionnez les éléments d'adresse à inclure, ainsi que les formats souhaités, puis cliquez sur OK.
  3. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s'affiche, il se peut que Microsoft Word n'ait pas pu trouver certaines des informations nécessaires au bloc d'adresse. Cliquez sur la flèche située en regard de (sans correspondance) et sélectionnez, dans votre source de données, le champ qui correspond au champ requis pour le processus de fusion et publipostage.

AfficherLigne de salutation

  1. Cliquez sur Ligne de salutation.
  2. Sélectionnez le format de ligne de salutation, à savoir la salutation, le format de nom et la ponctuation qui suit.
  3. Sélectionnez le texte à afficher dans le cas où Microsoft Word ne parviendrait pas à interpréter le nom du destinataire. Cela peut se produire lorsque, par exemple, un destinataire répertorié dans la source de données ne comporte pas de prénom ou de nom de famille, mais seulement un nom de société.
  4. Cliquez sur OK.
  5. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s'affiche, il se peut que Microsoft Word n'ait pas pu trouver certaines des informations nécessaires à la ligne de salutation. Cliquez sur la flèche située en regard de (sans correspondance) et sélectionnez, dans votre source de données, le champ qui correspond au champ requis pour le processus de fusion et publipostage.

AfficherChamps individuels

Vous pouvez insérer des informations provenant d'autres champs, par exemple un prénom, un numéro de téléphone ou le montant d'une aide d'une liste de donateurs. Pour ajouter rapidement au document de base un champ provenant de votre fichier de données, cliquez sur la flèche affichée en regard du champ Insérer les champs de fusion, puis cliquez sur le nom du champ.

Pour accéder aux options supplémentaires d'insertion de champs individuels dans le document, procédez comme suit :

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, cliquez sur Insérer un champ de fusion.
  1. Dans la boîte de dialogue Insertion du champ fusionné, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Pour sélectionner des champs d'adresse qui correspondent automatiquement aux champs de votre source de données, même si les champs de la source de données ne possèdent pas le même nom que vos champs, cliquez sur Champs d'adresse.
    • Pour sélectionner des champs dont les données sont toujours directement extraites d'une colonne de votre fichier de données, cliquez sur Champs de base de données.
  2. Dans la zone Champs, cliquez sur le champ souhaité.
  3. Cliquez sur Insérer, puis sur Fermer.
  4. Si la boîte de dialogue Correspondance des champs s'affiche, il se peut que Microsoft Word n'ait pas pu trouver certaines des informations dont il a besoin pour insérer le champ. Cliquez sur la flèche située en regard de (sans correspondance), puis sélectionnez le champ de votre source de données correspondant au champ requis pour la fusion.

 Remarque   Si, après avoir inséré un champ de la liste Champs de base de données, vous passez à une source de données qui ne possède pas de colonne du même nom, Word ne peut pas insérer les informations de ce champ dans le document fusionné.

AfficherChamps personnalisés provenant des contacts d'Outlook

La seule manière de pouvoir inclure des champs personnalisés provenant de votre liste de contacts dans votre document de base consiste à démarrer le processus de fusion et publipostage dans Outlook. Définissez d'abord l'affichage de vos contacts avec les champs que vous souhaitez utiliser dans la fusion. Démarrez ensuite le processus de fusion et publipostage. Une fois vos paramètres définis, Word démarre automatiquement, et vous pouvez opérer la fusion.

Définir l'affichage des contacts avec des champs personnalisés

  1. Dans le menu Affichage de Outlook Contacts, pointez sur Affichage actuel et cliquez sur Liste téléphonique.
  2. Cliquez avec le bouton droit sur un en-tête de colonne, puis cliquez sur Sélecteur de champs.
  3. Dans la liste déroulante située dans la partie supérieure de la boîte de dialogue Sélecteur de champs, sélectionnez Champs définis par l'utilisateur dans le dossier.
  4. Faites glisser le champ ajouté de la boîte de dialogue vers les en-têtes de colonnes. Une petite flèche rouge s'affiche pour vous aider à positionner le champ à l'emplacement souhaité.
    Glissement du champ personnalisé de la boîte de dialogue Sélecteur de champ vers le dossier Contacts

 Remarque   Vous pouvez ajouter un nouveau champ dans la boîte de dialogue Sélecteur de champs en cliquant sur Nouveau dans la partie inférieure de la boîte de dialogue.

  1. Après la configuration de l'affichage de tous vos champs personnalisés, fermez la boîte de dialogue Sélecteur de champs.
  2. Pour supprimer un champ que vous ne souhaitez pas inclure dans le processus de fusion et publipostage, cliquez sur le nom de champ dans l'en-tête de colonne de la section Liste téléphonique, et faites-le glisser en-dehors de l'en-tête de colonne.

Lancez le processus de fusion et publipostage depuis Outlook

  1. Dans la section Contacts d'Outlook, sélectionnez les contacts de votre choix. Pour ce faire, maintenez la touche MAJ enfoncée et cliquez sur une plage pour la sélectionner ou maintenez la touche CTRL enfoncée et cliquez sur les noms pour les sélectionner. Si vous souhaitez inclure tous les contacts actuellement visibles dans l'affichage, ne cliquez pas sur les contacts.
  2. Dans le menu Outils, cliquez sur Fusion et publipostage.
  3. Si vous avez sélectionné des contacts individuels à inclure dans la fusion, cliquez sur Seulement les contacts sélectionnés. Si vous souhaitez inclure tous les contacts actuellement visibles dans l'affichage, cliquez sur Tous les contacts dans l'affichage en cours.
  4. Si vous avez défini l'affichage de la liste téléphonique de manière à présenter exactement les champs à utiliser dans la fusion, cliquez sur Champs des contacts dans l'affichage en cours. Dans le cas contraire, cliquez sur Tous les champs Contact pour rendre tous les champs Contact disponibles dans le processus de fusion et publipostage.
  5. Si vous souhaitez générer un nouveau document de base pour la fusion, cliquez sur Nouveau document. Dans le cas contraire, cliquez sur Document existant, puis sur le bouton Parcourir pour rechercher le document à utiliser comme document de base.
  6. Si vous souhaitez enregistrer les contacts et les champs sélectionnés de manière à pouvoir les réutiliser, activez la case à cocher Fichier permanent, puis cliquez sur Parcourir pour enregistrer le fichier. Les données sont enregistrées dans un document Word sous forme de données dont les éléments sont séparés par des virgules.
  7. Sélectionnez les options de fusion souhaitées.
    • Lettres types      Préparer un lot de lettres pour un publipostage massif
    • Étiquette      Configurer des étiquettes d'adresse pour un publipostage massif
    • Enveloppes      Configurer des enveloppes pour un publipostage massif
    • Catalogue      Créer un document unique contenant un catalogue ou une liste d'adresses
    • Nouveau document      Générer des documents fusionnés pouvant être modifiés individuellement dans Word
    • Imprimante      Envoyer directement les documents fusionnés à l'imprimante par défaut
    • Messages électroniques    Générer des documents fusionnés à utiliser comme messages électroniques. Lorsque vous êtes prêt à lancer la fusion dans Word, sous l'onglet Publipostage du groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis cliquez sur Envoyer des messages électroniques. La ligne Objet contient le texte que vous avez tapé dans la boîte de dialogue Fusion des contacts d'Outlook.
  8. Cliquez sur OK. Le document s'ouvre dans Word. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Champs d'écriture et d'insertion, cliquez sur la flèche située en regard de Insérer un champ de fusion, puis cliquez sur les champs que vous souhaitez ajouter dans le document.

 Remarques 

Mettre en forme des données fusionnées

Les programmes de base de données et les tableurs, tels que Microsoft Office Access et Microsoft Office Excel, stockent les informations que vous tapez dans des cellules sous forme de données brutes. La mise en forme que vous leur appliquez, telle que les polices et les couleurs, n'est pas stockée avec les données brutes. Lorsque vous fusionnez des informations d'un fichier de données dans un document Word, vous fusionnez les données brutes sans la mise en forme associée.

Pour mettre en forme les données du document, sélectionnez le champ de fusion et mettez-le en forme, comme vous le feriez pour un autre texte. Assurez-vous que votre sélection englobe les chevrons (« ») qui entourent le champ.

Haut de la page Haut de la page

Afficher un aperçu et lancer le processus de fusion

Une fois les champs ajoutés à votre document de base, vous pouvez afficher un aperçu des résultats de la fusion. Si l'aperçu vous convient, vous pouvez lancer le processus de fusion.

Afficher un aperçu de la fusion

Vous pouvez afficher un aperçu de vos documents fusionnés et y apporter des modifications avant de lancer le processus de fusion proprement dit.

Pour afficher un aperçu, effectuez une des opérations suivantes dans le groupe Aperçu des résultats de l'onglet Publipostage :

Image du ruban Word

  • Cliquez sur Aperçu des résultats.
  • Affichez chaque document fusionné en mode Page en cliquant sur les boutons Enregistrement suivant et Enregistrement précédent dans le groupe Aperçu des résultats.
  • Affichez l'aperçu d'un document spécifique en cliquant sur Rechercher un destinataire.

 Remarque   Cliquez sur Modifier la liste de destinataires dans le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, sous l'onglet Publipostage, pour accéder à la boîte de dialogue Fusion et publipostage : Destinataires, dans laquelle vous pouvez filtrer la liste ou supprimer des destinataires, si vous voyez le nom de destinataires que vous ne souhaitez pas inclure.

Image du ruban Word

Terminer la fusion

Vous pouvez imprimer les documents fusionnés ou les modifier un par un. Vous pouvez imprimer ou modifier tout ou partie des documents.

Imprimer les documents fusionnés

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Imprimer les documents.

Image du ruban Word

  1. Choisissez si vous souhaitez imprimer tous les documents, uniquement la copie actuellement affichée, ou une sélection des documents, que vous devez identifier par numéro d'enregistrement.

Modifier des copies individuelles du document

  1. Sous l'onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner, puis sur Modifier des documents individuels.

Image du ruban Word

  1. Choisissez si vous souhaitez modifier tous les documents, uniquement la copie actuellement affichée, ou une sélection de documents, que vous devez identifier par numéro d'enregistrement. Word enregistre les copies à modifier dans un fichier et insère automatiquement un saut de page entre chaque document.

Enregistrer le document de base

Gardez à l'esprit que les documents fusionnés que vous enregistrez sont différents du document de base. Il est recommandé d'enregistrer le document de base, si vous souhaitez l'utiliser ultérieurement, dans un autre processus de fusion et publipostage.

Lorsque vous enregistrez le document de base, vous enregistrez également sa connexion au fichier de données. Lors de la prochaine ouverture du document de base, un message s'affichera pour vous demander si vous souhaitez fusionner à nouveau les informations du fichier de données dans le document de base.

  • Si vous cliquez sur Oui, le document s'ouvre et affiche les informations provenant du premier enregistrement fusionné.
  • Si vous cliquez sur Non, la connexion entre le document de base et le fichier de données est interrompue. Le document de base devient un document Word standard. Les champs sont remplacés par les informations uniques du premier enregistrement.

Haut de la page Haut de la page

 
 
S'applique à :
Word 2007