Supprimer des informations personnelles ou masquées

Avant de distribuer une copie d'un document à d'autres utilisateurs, il est utile de revoir les informations personnelles et masquées afin de décider s'il convient ou non de les y inclure. Vous pouvez ainsi décider de supprimer certaines informations du document et des propriétés de fichier du document avant de partager le document avec d'autres utilisateurs.

 Remarque   Si vous enregistrez un document dans un format de fichier qui peut être lu par le plus grand nombre de programmes en dehors de Microsoft Word par exemple, au format .txt, .htm, .mht et .xml, les informations personnelles décrites dans la présente rubrique pourront facilement être affichées par les personnes autorisées à ouvrir le fichier. En enregistrant un document au format de fichier Word (.doc ou .dot), même les utilisateurs autorisés à ouvrir le fichier ne pourront pas nécessairement retrouver facilement ces informations personnelles. Par exemple, si les modifications du contenu sont protégées par mot de passe, seuls les utilisateurs qui connaissent le mot de passe pourront voir à qui a été accordée l'autorisation de modifier certaines parties d'un document.

AfficherEmplacement de stockage des informations personnelles ou masquées

Propriétés de fichier

Ces propriétés sont les suivantes : Auteur, Responsable, Société et Dernier enregistrement par.

Certaines fonctionnalités de Word utilisent les informations personnelles qui se trouvent dans les propriétés de fichier. Si vous supprimez ces informations, ces fonctionnalités risquent de ne plus fournir le résultat attendu. La suppression des informations personnelles a une incidence sur les fonctionnalités suivantes :

  • Envoyer au destinataire du message (pour révision)
  • Suivi des modifications
  • Gestion des droits relatifs à l'information
  • Collaboration en ligne
  • Sites d'espace de travail du document
  • Lettres et publipostage
  • Commentaires (les noms sont supprimés)
  • Les moteurs de recherche basés sur des métadonnées comme FindFast et Microsoft SharePoint Portal Server (les documents peuvent être indexés sur la base de données limitées uniquement, comme les contenus et les titres)

Autres informations masquées

Par exemple, le texte masqué, le texte modifié, les commentaires ou les codes de champ peuvent rester dans un document même si vous ne les voyez pas ou si vous souhaitez les conserver dans la version finale. Si vous saisissez des informations personnelles telles que votre nom ou votre adresse de messagerie, lorsque vous enregistrez votre logiciel, certains documents Microsoft Office stockent ces informations comme partie intégrante du document. Les informations contenues dans les champs personnalisés que vous ajoutez au document, tels que les champs « Auteur » ou « Propriétaire », ne sont pas supprimées automatiquement. Vous devez modifier ou supprimer les champs personnalisés pour supprimer les informations qu'ils contiennent.

Suppression d'informations personnelles des propriétés de fichier

Lorsque vous suivez cette procédure, les informations personnelles suivantes sont supprimées de votre document :

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Sécurité.
  2. Activez la case à cocher Supprimer les informations personnelles des propriétés du fichier lors de l'enregistrement.
  3. Enregistrez le document.

Suppression d'autres informations masquées

Supprimez des informations masquées en activant les fonctionnalités suivantes :

AfficherModifications et commentaires

  1. Pour afficher rapidement les modifications (modifications : marques qui indiquent l’endroit où une suppression, une insertion ou tout autre modification ont été effectuées dans un document.) ou les commentaires (commentaire : note ou annotation qu’un auteur ou un réviseur ajoute à un document. Microsoft Word affiche le commentaire dans une bulle dans la marge du document ou dans le volet Vérifications.), cliquez dans le menu Affichage sur Marques.
  2. Dans la barre d'outils Révision, cliquez sur Suivant Image du bouton, puis cliquez sur Accepter la modification Image du bouton ou sur Refuser la modification Image du bouton pour rendre les modifications permanentes.
  3. Acceptez ou refusez les modifications jusqu'à ce qu'il n'y ait plus aucune marque de révision dans le document.

 Remarques 

AfficherTexte mis en forme à l'aide de l'attribut Masqué

AfficherAnciennes versions d'un document

Si vous spécifiez que Microsoft Word enregistre une ou plusieurs versions de votre document dans le même fichier, ces versions sont enregistrées sous forme d'informations masquées dans le document, afin de les extraire ultérieurement. Dans la mesure où les versions d'un document sont disponibles à d'autres personnes et qu'elles ne restent pas masquées lorsque vous ou une autre personne enregistrez le document dans un autre format, vous pouvez supprimer ces versions avant de partager le document.

  • Si vous souhaitez conserver les anciennes versions, enregistrez la version actuelle sous la forme d'un document distinct, puis distribuez uniquement ce document.

AfficherProcédure

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Versions.
  2. Cliquez sur la version du document que vous souhaitez enregistrer dans un fichier distinct.
  3. Cliquez sur Ouvrir.
  4. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer sous.
  5. Tapez un nom dans la zone Nom de fichier, puis cliquez sur Enregistrer.
  • Si vous ne souhaitez pas conserver les anciennes versions, supprimez les versions inutiles, puis distribuez le document.

AfficherProcédure

  1. Dans le menu Fichier, cliquez sur Versions.
  2. Cliquez sur la version du document que vous souhaitez supprimer.
  3. Pour sélectionner plusieurs versions, cliquez sur chaque version tout en maintenant la touche CTRL enfoncée.
  4. Cliquez sur Supprimer.

AfficherInsertion automatique

Les insertions automatiques étant stockées dans des fichiers, ne les utilisez pas pour stocker des données sensibles dans des fichiers que vous distribuez.

AfficherCodes de champ

Effectuez l'une des opérations suivantes :

 Remarque   Les codes de champ pouvant être vus par n'importe quelle personne lisant votre document, assurez-vous que vous n'y placez pas des informations devant rester privées.

AfficherEnregistrement rapide

Si vous enregistrez un document alors que la case à cocher Autoriser les enregistrements rapides est activée et que vous l'ouvrez ensuite en tant que fichier texte, il est possible qu'il contienne certaines informations que vous aviez supprimées. Cela est dû au fait qu'un « enregistrement rapide » ajoute en fin de document les modifications apportées. Il n'ajoute pas ces modifications (notamment les informations supprimées) dans le document proprement dit.

Pour effacer définitivement les informations supprimées du document, procédez comme suit :

  1. Si vous ouvrez le document en tant que fichier texte, fermez ce fichier et ouvrez le document comme un document Word ordinaire.
  2. Cliquez dans le menu Outils sur Options, sur l'onglet Enregistrement , puis désactivez la case à cocher Autoriser les enregistrements rapides.
  3. Dans le menu Fichier, cliquez sur Enregistrer.

AfficherNombre aléatoire pour optimiser la fusion

Lorsque vous comparez et fusionnez des documents, Microsoft Word utilise des nombres générés de façon aléatoire afin de faciliter le suivi des documents correspondants. Bien que ces nombres soient masqués, ils peuvent être utilisés pour démontrer que deux documents sont liés. Si vous choisissez de ne pas stocker ces nombres, le résultat de la fusion des documents ne sera pas optimal.

  1. Dans le menu Outils, cliquez sur Options, puis sur l'onglet Sécurité.
  2. Désactivez la case à cocher Stocker un nombre aléatoire pour améliorer l'exactitude de la fusion.

AfficherExceptions relatives à la protection des documents

Si vous sélectionnez une partie d'un document protégé et que vous accordez le droit de modifier cette partie, cette information est stockée dans le document. Pour faire en sorte que cette information ne soit pas affichée, appliquez la protection en utilisant un mot de passe ou en cryptant le document.

  • Dans la boîte de dialogue Activer la protection, effectuez l'une des opérations suivantes :
    • Cliquez sur Mot de passe et tapez puis confirmez le mot de passe dans les zones prévues à cet effet.
    • Cliquez sur Authentification utilisateur.

Vos documents et Microsoft

Excepté si vous envoyez vos documents à Microsoft, Microsoft n'a accès à aucune information contenue dans vos documents.

 
 
S'applique à :
Word 2003